Investeringsstatuut 4 december 2013 0
ARTIKEL 1 ALGEMEEN Per 1 juli 2011 is de nieuwe Governance code woningcorporaties van kracht. In deze code is onder meer opgenomen dat iedere corporatie een toetsingskader voor investeringen moet opstellen en ter goedkeuring moet voorleggen aan de Raad van Commissarissen. De ambities die wij hebben op het gebied van de volkshuisvesting betekenen dat ons financieel beleid en beheer zich richten op het optimaal beheer van de geldstromen, kostenbeheersing, het verminderen van financiële onzekerheden en het bevorderen van investeringen. Het verkrijgen van voldoende financieringsmiddelen is essentieel voor het realiseren van de volkshuisvestelijke doelstellingen van onze organisatie en voor de financiële continuïteit op lange termijn. Omdat het realiseren van de volkshuisvestelijke doelstellingen vaak gepaard gaat met een lagere rendement dan de markt, is een juiste balans tussen het bedrijfseconomisch en maatschappelijk rendement een belangrijke voorwaarde om op langere termijn ons voortbestaan te waarborgen. ARTIKEL 2 BEPALINGEN Wettelijke bepalingen De voor het investeringsstatuut van belang zijnde artikelen uit het Besluit Beheer Sociale Huursector zijn opgenomen in de bijlage bij dit investeringsstatuut. Statutaire bepalingen De voor het investeringsstatuut van belang zijnde bepalingen uit de statuten van de stichting zijn opgenomen in de bijlage bij dit investeringsstatuut. ARTIKEL 3 DOEL INVESTERINGSSTATUUT Dit Investeringsstatuut heeft tot doel het kader te scheppen waarbinnen de investeringsactiviteiten binnen Woonstede dienen plaats te vinden. Het statuut geeft inzicht in de beheersing van de taken en de verantwoordelijkheid over en het toezicht op de investeringsactiviteiten en de hieraan verbonden risico s binnen Woonstede. Ook zijn de verantwoordelijkheden van de Raad van Commissarissen, de directie en het management met betrekking tot investeringsbeslissingen opgenomen. ARTIKEL 4 DOELSTELLINGEN INVESTERINGEN a. Om de strategische doelstelling van Woonstede te realiseren wordt concreet investeringsbeleid geformuleerd. De formulering en vaststelling van het investeringsbeleid en de nadere uitwerking in activiteiten op het gebied van investeringen vinden plaats binnen de kaders zoals aangegeven in dit Investeringsstatuut en binnen de kaders van de jaarplannen en (meerjaren)begrotingen van Woonstede. b. Voor een goed investeringsbeleid geldt tevens dat er voldoende maatregelen zijn getroffen voor een juiste inrichting van de administratieve organisatie, het opstellen van procedures en een goede interne controle. De bevoegdheden, taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de uitvoering van het investeringsbeleid zijn kort in dit statuut uitgewerkt en zijn uitgebreider terug te vinden in de procesbeschrijvingen. c. De verantwoording over het gevoerde investeringsbeleid en de gerealiseerde (trans)acties vindt extern onder andere plaats in de jaarrekening en intern in de kwartaalrapportage. d. Onder investeringen wordt in dit statuut verstaan nieuwbouw van vastgoed, herstructureringen en groot onderhoud voor zover het een investeringselement bevat. 1
ARTIKEL 5 GOVERNANCE Met het investeringsstatuut geeft Woonstede invulling aan de Governancecode woningcorporaties. Het investeringsstatuut maakt onderdeel uit van de governancestructuur van Woonstede en is onlosmakelijk verbonden met de statuten, het reglement Raad van Commissarissen, het directiereglement en het financieel reglement, waar het treasurystatuut onderdeel van uitmaakt. Raad van Commissarissen De Raad van Commissarissen (RvC) houdt toezicht op het beleid van de directie en de algemene gang van zaken in de stichting en op de met de stichting verbonden ondernemingen en/of rechtspersonen. Daarnaast adviseert de RvC de directie op strategische vraagstukken. De taken en verantwoordelijkheden van de RvC zijn vastgelegd in de statuten en het reglement RvC. Vooruitlopend op de aanstaande wijziging van de Woningwet hebben de RvC en de directie de behoefte om duidelijkheid te verschaffen over de goedkeuringsbevoegdheid voor vastgoedprojecten van Woonstede met een investering boven het bedrag dat in de herziene Woningwet is genoemd. Naast het geven van goedkeuring bij op het moment van het investeringsbesluit boven het bedrag dat in de herziene Woningwet is genoemd, kan de RvC om goedkeuring gevraagd worden bij projecten met een hoog risicoprofiel op het vlak van financiën en/of het imago van Woonstede. Managementteam projecten Het MT Projecten bestaat uit de directie en de managers Wonen, Vastgoed en Financiën. Het MT Projecten komt maandelijks bijeen. Hiermee zijn alle perspectieven uit het investeringskader ( de directie, wonen, vastgoed en financiën) vertegenwoordigd. MT Projecten adviseert de directie bij het nemen van strategische- / investeringsbesluiten. In het kader van de advisering wordt een investeringsbesluit (fasedocument) door de leden van MT Projecten integraal getoetst aan de koers en het beleid. ARTIKEL 6 INVESTERINGSACTIVITEITEN Investeringen die projectmatig worden opgepakt, doorlopen de volgende fasen: I Initiatief Haalbaarheid VO/DO Realisatie Nazorg In de VO/DO fase wordt, naast de keuze van de beste oplossing voor de aanpak van het project, het financiële gevolg van het project vastgesteld door middel van het bepalen van de bedrijfs- en vastgoedwaarde (stichtingskosten en marktwaarden). In deze fase wordt aan de hand van het investeringskader, voortkomend uit het investeringsstatuut, de formele investeringsbeslissing genomen. Iedere fase wordt afgesloten met een fasedocument dat een vast format kent. In de fasedocumenten worden de GOTIK-elementen (geld, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit) benoemd. Verder is in het format een paragraaf over projectrisico s opgenomen. De belangrijkste projectrisico s en beheersingsmaatregelen worden benoemd. Elke fasedocument wordt voorgelegd aan MT projecten en na goedkeuring aangeboden aan de directie. = beslissingsbevoegd o = adviserend / controlerend aan directie en RvC = adviserend aan de directie 2
Directie MT projecten Vastgoedcontroller 0-fase o Initiatief fase o Haalbaarheidsfase o VO/DO fase o Voorbereidingsfase o Realisatiefase o Nazorgfase o ARTIKEL 7 VERANTWOORDELIJKHEDEN INVESTERINGSACTIVITEITEN De directie van Woonstede is eindverantwoordelijk inzake de uitvoering van het investeringsbeleid. Besluiten over concrete transacties op het gebied van investeringen vinden, binnen de geldende kaders en afspraken, volgens de daarvoor geldende procedures. Op het gebied van investeringen worden per kwartaal middels kwartaalrapportage de volgende gegevens beschikbaar gesteld aan de directie en de RvC: de projecthistorie; de opbouw van de stichtingskosten; de ontwikkeling van de liquiditeitsbehoefte vanuit de investeringsactiviteiten; de realisatie en prognose van kosten en opbrengsten per project; de projectplanning per project per fase; risico s inclusief mogelijk impact voor het project en Woonstede; fiscaliteit per project; directiebesluiten per fasedocument; de aantallen en de oppervlakte per project. ARTIKEL 8 MANDATERING Voor verplichtingen die de dienst Vastgoed aangaat in het kader van nieuwbouw en onderhoud is het uitgangspunt het door de directie goedgekeurde projectenplan inclusief projectenbegroting. In de mandateringsregeling worden de bevoegdheden van de directie, het MT en de afdelingshoofden beschreven met betrekking tot registergoederen, het aangaan van geldleningen, inkopen, personeel en betalingen. Mandatering is nader uitgewerkt in de mandateringsregeling. ARTIKEL 9 ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE / INTERNE BEHEERSING Bij de uit te voeren investeringsactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met betrekking tot de autoriserende, controlerende, registrerende en uitvoerende functionarissen. Alle operationele taken en bevoegdheden op het gebied van investeringsactiviteiten zijn nader uitgewerkt in de procesbeschrijving. Administratieve Organisatie en Interne Beheersing is het systeem dat Woonstede in staat stelt om de risico s te identificeren, prioriteren, analyseren en beheersen. Daarvoor wordt bij Woonstede gebruik gemaakt van beheersingsinstrumenten, zoals procesbeschrijvingen, periodieke managementinformatie, interne- en externe audits en risicomanagement. ARTIKEL 10 RISICOMANAGEMENT Aangezien de ontwikkelingen in de vastgoedsector snel gaan, kunnen de uitgangspunten van projecten wijzigen. Hierdoor kan het nodig zijn om tussentijds de RvC om goedkeuring te vragen op de gewijzigde uitgangspunten. 3
De verantwoordelijkheid om te bepalen of de uitgangspunten dusdanig zijn gewijzigd dat het project ter goedkeuring aan de RvC moet worden voorgelegd, ligt bij de directie. Als bij gewijzigde uitgangspunten de plannen ter goedkeuring aan de RvC worden voorgelegd, gebeurt dit voordat het Voorlopig Ontwerp wordt goedgekeurd. In deze fase kunnen namelijk nog relatief gemakkelijk wijzigingen worden meegenomen zonder dat dit tot onoverkomelijke bezwaren leidt. Bij risico s per project wordt een aparte passage gewijd aan fiscale en juridische aspecten. Op basis van interne inschatting wordt er per project advies ingewonnen bij externe fiscalist en/of jurist. Ieder kwartaal worden in het MT projecten de risico s van de totale ontwikkelportefeuille besproken. Deze bespreking levert een risicoanalyse op. Dit ontwikkelrisico wordt opgenomen in het risico op organisatieniveau. Naast deze risicoanalyse wordt per kwartaal een (korte) tekstuele toelichting op de projecten in ontwikkeling opgesteld. Zowel de risicoanalyse als de toelichtingen worden opgenomen in het kwartaalverslag, dat per kwartaal wordt verstrekt aan de RvC. ARTIKEL 11 AANBESTEDINGSREGELS Voor dienst Vastgoed is ons inkoop- en aanbestedingsbeleid van toepassing. Voor investeringen in zorg moet er op grond van de geldende Europese regelgeving Europees worden aanbesteed. Alle operationele taken en bevoegdheden op het gebied van de inkoop van investeringen zijn nader uitgewerkt in het aanbestedingsbeleid. ARTIKEL 12 ORGANISATORISCHE TOETS Het is de verantwoordelijkheid van de manager Vastgoed om zorg te dragen of de organisatie voldoende capaciteit en kwaliteit heeft om het investeringsproject ook daadwerkelijk uit te voeren. Bij de beoordeling daarvan speelt een aantal zaken een rol: de gewenste ontwikkelportefeuille; de kennis van en de risico s in het te ontwikkelen vastgoed; de beschikbare interne capaciteit; de mogelijkheid tot inhuur van extra capaciteit. Jaarlijks wordt bij opstellen van de begroting en de financiële meerjarenraming de capaciteitsvraag op organisatieniveau uitgewerkt. Naast deze jaarlijkse afweging voor de noodzakelijke capaciteit wordt in ieder fasedocument specifiek aandacht aan het organisatorische aspect gegeven. Er wordt niet alleen aandacht geschonken aan het volume van de capaciteit (kwantiteit), maar ook aan de kwaliteit van de capaciteit. Inzichtelijk moet worden gemaakt welke capaciteiten intern en/of extern worden gevraagd bij de uitvoering van het project in het onderdeel samenstelling van het projectteam en op welke wijze dit wordt ingevuld. ARTIKEL 13 STRATEGISCHE TOETS Een project moet passen binnen de strategie zoals deze is goedgekeurd door de RvC. Hiertoe zal de doelstelling van het project nadrukkelijk moeten worden opgenomen in het fasedocument. Zowel in de Aanleiding van het project als de Doelstelling dient duidelijk te worden aangegeven wat met het project wordt beoogd. Tevens worden de prestatieafspraken en convenanten met de gemeenten en belanghouders in acht genomen. De strategische toets houdt in dat het project past in de portefeuillestrategie en dat het project is bedoeld voor de doelgroep. Indien dit niet het geval is, geeft de projectleider aan waarom het project toch bijdraagt aan het bereiken van onze doelstellingen. 4
De hoofdlijnen van de uitkomsten van de toets worden benoemd in het fasedocument zodat dit transparant is voor de beslissers. Het document wordt voorgelegd aan MT Projecten en ter goedkeuring aangeboden aan de directie. ARTIKEL 14 FINANCIËLE TOETS Toetsing In het projectplan wordt door Financiën het volgende opgenomen: De stichtingskosten en de opbouw ervan. De rendementseis en de onderbouwing ervan. De rendementsverwachting en de gehanteerde uitgangspunten (IRR). De marktwaarde in verhuurde staat en de gehanteerde uitgangspunten. De BAR. De NAR. De toetsing van de projectcontroller en zijn bevindingen. De projectleider geeft hierbij aan of de het project voldoet aan de gestelde normen. Als dit niet het geval is, geeft hij aan waarom het toch verantwoord is in het project te investeren. De juistheid en aanvaardbaarheid van de berekeningen en aannames worden gecontroleerd door de Projectcontroller. Hij geeft in het fasedocument zijn oordeel over de berekening. Meerjarenbegroting Nadat er inzichtelijk is gemaakt of het project voldoet aan het financieel kader op projectniveau, moet nog worden gewogen of op organisatieniveau de investeringen kunnen worden gedragen. Dit gebeurt bij het opstellen van de meerjarenbegroting. Hierin wordt de gehele ontwikkelportefeuille doorgerekend en vertaald naar de geprognosticeerde kasstromen voor de komende vijf jaren. Marktwaarde in verhuurde staat Voor de waardering van het vastgoed in onze jaarrekening hanteren wij de marktwaarde in verhuurde staat. De marktwaarde in verhuurde staat is als volgt gedefinieerd. Marktwaarde is het geschatte bedrag waarvoor een object op de taxatiedatum zou worden overgedragen door een bereidwillige verkoper aan een bereidwillige koper in een marktconforme transactie, na behoorlijke marketing, waarbij de partijen geïnformeerd, zorgvuldig en zonder dwang hebben gehandeld. De marktwaarde in verhuurde staat wordt berekend op basis van marktconforme uitgangspunten. Het verschil tussen de stichtingskosten en de marktwaarde in verhuurde staat is de afwaardering van het project en wordt in de jaarrekening verantwoord. Bruto aanvangsrendement en netto aanvangsrendement Het bruto aanvangsrendement (de BAR) geeft de verhouding weer tussen de huuropbrengsten in het eerste jaar en de investering. Het netto aanvangsrendement (de NAR) geeft de verhouding weer van de huuropbrengsten minus de directe exploitatielasten in het eerste jaar en de investering. De NAR geeft meer inzicht in de te verwachten jaarlijkse rendementen dan de BAR. Ten laste van de NAR komen nog de externe financieringslasten, waarna het rendement voor het eigen vermogen resteert. Als norm voor de NAR hanteren we de 10-jaars rente op geborgde leningen plus opslagpercentage. De opslagpercentage wordt jaarlijks bij de begroting vastgesteld. De peildatum is 1 juni van elk jaar. Rendementseis De rendementseis bij nieuwe investeringen is afhankelijk van de volgende variabelen: 5
De verhouding eigen vermogen vreemd vermogen zoals deze uit de meest recente jaarrekening blijkt. De Koopgarantwoningen en de terugkoopverplichting voor de Koopgarantwoningen worden hierin niet meegenomen. Het gewenste rendement op het eigen vermogen. Dit is afgeleid van de verwachte inflatie en verhoogd met een percentage voor risico-opslag. Het risico-opslagpercentage wordt jaarlijks bij de begroting vastgesteld. De 10-jaars rente op geborgde leningen zoals deze wordt gepubliceerd. Type vastgoed, ligging en kwaliteit. De basisrendementseis is voor een eengezinswoning met een brutovloeroppervlakte van 100 vierkante meter met een goede ligging. Afwijkingen hierop zorgen voor een hogere rendementseis. Om te veel fluctuaties in de rendementseis in de verschillende jaren te voorkomen, is de minimumrendementseis gelijk aan het gemiddelde rentepercentage van de leningportefeuille. Rendementsverwachting Voor elk project wordt een rendementsverwachting opgesteld. Deze rendementsverwachting maakt onderdeel uit van het projectplan. De rendementsverwachting is gebaseerd op een realistische kasstroomprognose specifiek voor het project. In de rendementsverwachting worden meegenomen de stichtingskosten, dan wel de aankoopprijs, de verwachte inkomsten, de verwachte directe exploitatielasten die drukken op het complex en de restwaarde aan het einde van beschouwde exploitatieperiode. We beschouwen de restwaarde (exit yield) aan het einde van het vijftiende jaar. De ingeschatte kasstroomprognoses worden verdisconteerd tegen een percentage waarbij de ingaande en uitgaande kasstroom aan elkaar gelijk zijn. Dit berekende percentage is de internal rate of return (IRR). De gehanteerde uitgangspunten die beïnvloedbaar zijn (vooral huur en onderhoud), zijn voor de complexbeheerder taakstellend. De juistheid en aanvaardbaarheid van de berekeningen en aannames worden gecontroleerd door de Projectcontroller. Hij geeft in het projectplan zijn oordeel over de berekening. Voor de inschatting van de verwachte leegwaardeontwikkeling van de woningen wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van onafhankelijk en zo objectief mogelijke marktinformatie. ARTIKEL 15 GOEDKEURING EN WIJZIGING Het Investeringsstatuut en de eventuele wijzigingen daarop worden goedgekeurd door de RvC en vervolgens vastgesteld door de directie. Het Investeringsstatuut wordt jaarlijks geëvalueerd en, afhankelijk van de bevindingen, aangepast. ARTIKEL 16 VASTSTELLING EN INWERKINGTREDING Dit reglement is op 10 december 2013 goedgekeurd door de RvC. Dit reglement is op 10 december 2013 vastgesteld door de directie. Dit reglement treedt in werking op 11 december 2013. M. Teer W. Sterkenburg directeur directeur 6
BIJLAGE WETTELIJKE EN STATUTAIRE BEPALINGEN Bepalingen uit het Besluit Beheer Sociale Huursector a. Woonstede heeft als doel uitsluitend werkzaam te zijn op het gebied van de volkshuisvesting. Het wettelijke kader wordt onder meer gevormd door het Besluit Beheer Sociale Huursector (hierna BBSH). Artikel 11 lid 1 en lid 2 van hoofdstuk III is relevant inzake investeringsactiviteiten en luidt als volgt: 1. De toegelaten instelling is uitsluitend werkzaam op het gebied van de volkshuisvesting. Zij neemt bij haar werkzaamheden het bepaalde in de paragrafen 2 tot en met 6 in acht. 2 Het gebied van de volkshuisvesting omvat, behoudens de artikelen 12a, tweede lid,en 12b, tweede lid, uitsluitend: a. het bouwen, verwerven, bezwaren en slopen van woongelegenheden en onroerende aanhorigheden; b. het in stand houden van en het treffen van voorzieningen aan haar woongelegenheden en onroerende aanhorigheden, en aan woongelegenheden en onroerende aanhorigheden van derden; c. het in stand houden en verbeteren van de direct aan de woongelegenheden en aanhorigheden, bedoeld in onderdeel b, grenzende omgeving; Indien een verandering of uitbreiding van de wettelijke externe kaders plaatsvindt, die een verzwaring betekent ten opzichte van de bestaande situatie, en waardoor strijdigheid met het huidige Investeringsstatuut ontstaat, zal het statuut daaraan ondergeschikt zijn. Deze situatie blijft bestaan totdat het Investeringsstatuut aangepast is. De directie zal zo spoedig mogelijk voorstellen doen om deze strijdigheid op te heffen. Als een verandering of uitbreiding van de externe kaders plaatsvindt, die een verlichting betekent ten opzichte van de bestaande situatie, blijft het Investeringsstatuut onveranderd geldig. De herziene Woningwet zal het BBSH uiteindelijk vervangen. b. De investeringen geschieden uitsluitend binnen de statutaire bepalingen van Woonstede Statutaire bepalingen Artikel 6.2 Binnen het kader van de vastgestelde ondernemings-, beleids- en andere plannen is de directie belast met de dagelijkse leiding van de stichting en oefent zij haar taak zelfstandig uit. De directie legt aan de Raad van Commissarissen rekening en verantwoording af over de wijze waarop zij haar taak heeft vervuld. Artikel 6.3 De directie is bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten tot het verkrijgen, vervreemden of bezwaren van registergoederen, en tot het aangaan van overeenkomsten waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt. Artikel 6.4 De directie behoeft de voorafgaande goedkeuring van de Raad van Commissarissen voor besluiten van de directie omtrent: a. de vaststelling van de jaarbegroting, de investeringsbegroting, het jaarverslag en de jaarrekening. k. het doen van financiële transacties, waaronder begrepen het aangaan van geldleningen, anders dan die zijn opgenomen in de vastgestelde en goedgekeurde jaar- en/of investeringsbegroting, dan wel tot bedragen hoger dan voorzien in de vastgestelde en goedgekeurde jaar- en/of investeringsbegroting 7