Investeringsstatuut. Stichting Woonbedrijf SWS.Hhvl. Versie 2.3 Vastgesteld door het bestuur dd. Goedgekeurd door de RvC dd. 1

Transcriptie

1 Investeringsstatuut Stichting Woonbedrijf SWS.Hhvl Versie 2.3 Vastgesteld door het bestuur dd. Goedgekeurd door de RvC dd. 1

2 1 Inleiding 1.1 Algemeen Dit is het Investeringsstatuut van Stichting Woonbedrijf SWS.Hhvl (hierna Woonbedrijf) als toegelaten instelling in de zin van de Woningwet. Dit investeringsstatuut is van toepassing op alle in dit statuut benoemde activiteiten van Woonbedrijf en haar verbindingen op het gebied van investeringen ten behoeve van de volkshuisvesting. Investeringen ten behoeve van de organisatie (zoals ICT, kantoorhuisvesting, e.d.) vallen buiten het investeringsstatuut. Het investeringsstatuut maakt deel uit van de governancestructuur van Woonbedrijf en voldoet aan de principes van de Governancecode Woningcorporaties en is onlosmakelijk verbonden met de statuten van Woonbedrijf, het Bestuurs- en directiereglement, het Reglement van de RvC, het Reglement Financieel Beleid en Beheer, het Treasurystatuut en het Verbindingenstatuut De besluitvormingsprocedures, investeringskaders en operationele procedures waarbinnen Woonbedrijf haar investeringsactiviteiten uitvoert worden vastgelegd in de volgende documenten. Deze documenten staan in de volgende hiërarchische verhouding: 1.2 Definities 1. De notarieel vastgelegde statuten van Woonbedrijf; in dit document zijn de interne rechtsverhoudingen en organisatieregels in verhouding met de organisatiedoelen van de stichting vastgelegd. Uit dit statuut komt het Bestuurs- en directiereglement en het Reglement Raad van Commissarissen voort, waarin verantwoordelijkheden en taken zijn belegd. 2. Investeringsstatuut; dit wordt vastgesteld door het Bestuur en goedgekeurd door de Raad van Commissarissen (hierna RvC). 3. Het toetsingskader voor investeringen in nieuwbouw en renovatie; hierbij worden kaders (indicatoren) weergegeven waaraan investeringsvoorstellen in algemene zin moeten voldoen. 4. Procesbeschrijvingen: hierin zijn de taken en verantwoordelijkheden binnen de verschillende processen vastgelegd Bestuur: het bestuur van de stichting. Het Bestuur van de stichting is conform de statuten belast met het besturen van de stichting en de algemene leiding van Woonbedrijf. De taken en verantwoordelijkheden van de het bestuur zijn vastgelegd in de statuten artikel 2

3 7 van de statuten en zijn verder uitgewerkt in het Bestuurs- en directiereglement Raad van Commissarissen: de Raad van Commissarissen van de Stichting, dit is de Raad van Toezicht als bedoeld in artikel 30 van de Woningwet. De Raad van Commissarissen (RvC) houdt toezicht op het beleid van het Bestuur en de algemene gang van zaken in de stichting en op de met de stichting verbonden ondernemingen en/of rechtspersonen. Daarnaast adviseert de RvC het bestuur op strategische vraagstukken. De taken en verantwoordelijkheden van de RvC zijn vastgelegd in artikel 17 van de statuten en zijn verder uitgewerkt in het Reglement van de RvC Directieteam: team bestaande uit bestuur en directeur(en) welke onder eindverantwoordelijkheid van het bestuur verantwoordelijk is voor de aansturing van de organisatie. De verantwoordelijkheid van de directeuren en het directieteam is vastgelegd in het bestuurs- en directiereglement en de mandaterings- en procuratieregeling Management: manager die eindverantwoordelijk is voor een district of afdeling binnen Woonbedrijf. Bij investeringen in vastgoed is dit de districtsmanager, welke (intern) de opdrachtgever is voor de ontwikkeling en uitvoering van nieuwbouw en renovatieprojecten Investering: investering (in vastgoed) ten behoeve van de volkshuisvesting. Een (vastgoed) investering is de inzet van (financiële) middel die gericht is op een verandering van het vastgoed, in termen van nieuwbouw, verwerving, sloop of renovatie, die leidt tot waardevermeerdering voor de klant, het vastgoed, het vermogen en/of de maatschappij. In het financieel beleid zijn criteria opgesteld voor het onderscheid tussen onderhoud en investering 1.3 Wettelijk kader Investeringsstatuut Woonbedrijf is een toegelaten instelling in de zin van artikel 19 van de Woningwet en heeft als doel uitsluitend werkzaam te zijn op het gebied van de volkshuisvesting. Het wettelijk kader is vastgelegd in de Woningwet, het Besluit Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting (BTIV) en ministeriële regelingen Waar dit investeringsstatuut strijdig is met de Statuten of Nederlands recht, prevaleren deze laatsten. Waar dit reglement verenigbaar is met de Statuten, maar strijdig met Nederlands recht, prevaleert dit laatste. 3

4 1.4 Doel investeringsstatuut Het investeringsstatuut heeft tot doel: 1. Scheppen van formele kaders voor investeringsbeslissingen binnen Woonbedrijf; 2. Vaststellen van de verantwoordelijkheid van de RvC, het Bestuur en het management bij investeringsbeslissingen; 3. Vaststellen van beoordelingscriteria voor investeringsbeslissingen; 4. Een toetsingskader te bieden aan onder andere de RvC om haar toezichthoudende rol in te vullen. 1.5 Vaststelling, goedkeuring en wijziging Het investeringsstatuut is vastgesteld door het Bestuur en goedgekeurd door de RvC Wijzigingen van het investeringsstatuut worden door het Bestuur vastgesteld en ter goedkeuring voorgelegd aan de RvC. 1.6 Accountantscontrole De accountant die de jaarrekening controleert kan van de RvC separaat de opdracht krijgen om de juiste toepassing van het investeringsstatuut te controleren. 4

5 2 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden 2.1 Opstellen investeringsbesluit Woonbedrijf kiest voor een klant- en gebiedsgerichte organisatiestructuur. Daarom zijn de taken en verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie belegd. Het management heeft een integrale managementverantwoordelijkheid binnen de eigen afdeling / district In het kader van investeringsbeslissingen stelt het management, in de persoon van de (district) manager, het beslisdocument afsluiting definitiefase op. Op basis van dit beslisdocument stelt het Bestuur het investeringsbesluit vast. 2.2 Vaststellen investeringsbesluit Bestuur Het bestuur is verantwoordelijk voor het aangeven van de (strategische) koers en het beleid. Investeringsbeslissingen worden vastgesteld door het Bestuur. Investeringsbesluiten worden door het Bestuur getoetst aan de koers en het beleid. Hiervoor heeft het Bestuur een toetsingskader voor investeringen nieuwbouw en renovatie vastgesteld. Het staat het Bestuur vrij om met een gedegen argumentatie van het toetsingskader af te wijken. Deze argumentatie wordt meegenomen in de toetsing van de RvC ten behoeve van de goedkeuring. Het toetsingskader wordt jaarlijks vastgesteld door het Bestuur en goedgekeurd door de RvC Directieteam Het directieteam bestaande uit de Algemeen directeur / Bestuurder, de directeur Wonen, de directeur Vastgoed en de directeur Financiën en Bedrijfsvoering, is onder eindverantwoordelijkheid van het bestuur verantwoordelijk voor de aansturing van de organisatie. Het Bestuur heeft conform de mandaterings- en procuratieregeling bevoegdheden bij de directeuren neergelegd. Investeringsbesluiten worden besproken in het Directieteamoverleg. Naast de leden van het directieteam zijn hierbij ook de concerncontroller en de bestuurssecretaris aanwezig. Investeringsbesluiten worden in het Directieteamoverleg genomen op basis van het consentbeginsel. Het Bestuur blijft hierbij eindverantwoordelijk voor het te nemen investeringsbesluit. De concerncontroller en bestuurssecretaris nemen niet deel aan de besluitvorming. Zij hebben hierbij een toetsende en (gevraagd en ongevraagd) adviserende rol. 5

6 2.2.3 Concerncontroller De concerncontroller is het (financiële) geweten van de organisatie, geeft gevraagd en ongevraagd advies (agenderen en attenderen) en kijkt gevraagd en ongevraagd mee bij het maken van afwegingen (dwarskijker). In het kader van investeringsbesluiten toetst de concerncontroller de werking van de organisatie, met bijzondere aandacht voor de interne beheersing en control en compliance. De concerncontroller stelt voor iedere investering een schriftelijk advies op voor de besluitvorming door het directieteam. Op basis van het control- en auditprogramma kan de concerncontroller audits uitvoeren naar de werking van dit Investeringsstatuut Bestuurssecretaris De Bestuurssecretaris toetst de investeringsbesluiten aan de statutaire / maatschappelijke doelstelling van de organisatie (doen we de goede dingen?) en bewaakt de werking van de governancestructuur. In dit kader toetst de bestuurssecretaris of het investeringsbesluit voldoet aan de criteria die hiervoor zijn opgesteld en of het proces van de besluitvorming verloopt binnen de kaders die in de governancestructuur zijn vastgesteld. De bevindingen van de bestuurssecretaris worden schriftelijk vastgelegd in het verslag van het Directieteamoverleg. Het verslag van het Directieteamoverleg maakt onderdeel uit van het investeringsbesluit. 2.3 Goedkeuren investeringsbesluit Conform de statuten en het bestuurs- en directiereglement stelt het bestuur, na verkegen goedkeuring door de RvC, het investeringsstatuut en het toetsingskader voor nieuwbouw en renovatie en mogelijke wijzigingen hierin vast Op basis van de statuten en het bestuursreglement worden investeringsbesluiten ter goedkeuring voorgelegd aan de RvC voorgelegd indien: - met de investering een bedrag van tenminste (exclusief BTW) gemoeid is; - met de investering een bedrag van tenminste (exclusief BTW) gemoeid is én deze niet is opgenomen in de goedgekeurde begroting en/of meerjarenprognose; - de investering een verhoogd risicoprofiel heeft. Dit verhoogde risicoprofiel volgt uit het risicomanagementsysteem (Naris) en is ter beoordeling van de opdrachtgever (i.c. de (districts)manager) en / of de leden van het directieteam Voordat een investeringsbesluit in de vergadering van de RvC wordt behandeld, wordt deze besproken met de investeringscommissie. De 6

7 investeringscommissie adviseert de RvC omtrent haar taak zoals beschreven in artikel 7.1 van de statuten en bereidt de besluitvorming van de raad van commissarissen daaromtrent voor. Primair richt de investeringscommissie zich op het beoordelen van en adviseren over (vastgoed)investeringen, de integrale afweging tussen klant-, vastgoed- en bedrijfswaarde die daaraan ten grondslag ligt en de beleidskaders die hierbij gehanteerd worden Goedkeuring van het investeringsbesluit vindt plaats door toetsing aan het toetsingskader voor nieuwbouw en renovatie. Bestuur en RvC hanteren hetzelfde toetsingskader. Goedkeuring door de RvC is in beginsel digitaal (keurt goed of keurt niet goed), maar bij goedkeuring kan worden gewezen op spanning met een bepaald onderdeel van het investeringskader. Dat kan leiden tot heroverweging van het besluit of van het toetsingskader Naast het geven van goedkeuring op het moment van het investeringsbesluit (i.c. afsluiting definitiefase) kan de RvC in een eerdere fase (i.c. afsluiting prestatiefase) om goedkeuring gevraagd worden bij projecten met een hoog risicoprofiel op het vlak van financiën en/of het imago van Woonbedrijf. 2.4 Uitvoering investeringsbesluit De uitvoering van de investeringsactiviteiten op het gebied van vastgoedinvesteringen ligt bij de afdeling Vastgoed. Alle operationele taken en bevoegdheden op het gebied van investeringen en investeringsactiviteiten zijn nader uitgewerkt in de kaders van het projectmatig werken vastgoedprojecten Woonbedrijf. De (districts-)manager die het investeringsbesluit heeft opgesteld blijft eindverantwoordelijke voor het projectresultaat Afwijkingen (in programma, kwaliteit en budget) ten opzichte van het goedgekeurde investeringsbesluit die in de ontwerp- of realisatiefase naar voren komen, worden in binnen de mandaterings- en procuratieregeling afgehandeld indien het afwijkingen ten opzichte van het financiële kader / budget betreffen. Relevante afwijkingen ten opzichte van programma en/of kwaliteit leiden in beginsel tot aanpassing van het investeringsbesluit. 2.5 Administratieve Organisatie / Interne Beheersing Algemeen De inrichting van de Administratieve Organisatie en Interne Beheersing stelt Woonbedrijf in staat om de risico s, te identificeren, te prioriteren, te analyseren en te beheersen. Risico s kunnen het behalen van doelstellingen, gekoppeld aan de strategie, bedreigen. Daarvoor wordt bij Woonbedrijf gebruik gemaakt van beheersingsinstrumenten, zoals procesbeschrijvingen, periodieke managementinformatie, interne en externe audits en risicomanagement. 7

8 2.5.2 Risicomanagement Binnen besluitvormingsprocessen worden risico s inzichtelijk gemaakt. Periodiek worden risico s benoemd en maatregelen geadresseerd. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de Naris methodiek. De grootste (strategische) risico s worden opgenomen in de strategiekaart waarover in de tertiaalrapportage wordt gerapporteerd. In de beslisdocumenten wordt altijd expliciet melding gemaakt van de belangrijkste risico s, welke effecten deze risico s hebben op het investeringsbesluit en welke beheersingsmaatregelen er zijn genomen Uitgangspunten AO/IC bij investeringsactiviteiten In het kader van de investeringsfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne beheersing: 1. De verantwoordelijkheden, bevoegdheden en mandatering van investeringsactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd in de mandaterings- en procuratieregeling en het bestuurs- en directiereglement. 2. Bij de uit te voeren investeringsactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met betrekking tot de autoriserende, controlerende, registrerende en uitvoerende functionarissen. 3. Een (financiële) verplichting wordt terstond geregistreerd door de functionaris die de overeenkomst heeft afgesloten. Alle financiële overeenkomsten worden aangegaan in euro s. Het aangaan van financiële overeenkomsten in buitenlandse valuta s is derhalve niet toegestaan. 8

9 3 Procesgang investeringsbesluiten 3.1 Algemeen Woonbedrijf onderscheidt de volgende investeringscategorieën: 1. Renovatie 2. Nieuwbouw 3. Sloop 4. Verkoop 5. Aankoop gronden / vastgoed 6. Organisatie Investeringen die projectmatig worden opgepakt doorlopen de volgende fasen volgens de beschrijving projectmatig werken vastgoedprojecten Woonbedrijf: Initiatief Prestatie Definitie Ontwerp Realisatie Nazorg In de definitiefase wordt, naast de keuze van de beste oplossing voor de aanpak van het project, het financiële kader van het project vastgesteld. Op basis van het beslisdocument afsluiting definitiefase wordt aan de hand van het toetsingskader, voortkomend uit dit investeringsstatuut, de formele investeringsbeslissing genomen. Deze beslissing wordt het investeringsbesluit genoemd. 3.2 Toetsingskader Nieuwbouw en Renovatie Investeringsbeslissingen worden getoetst aan bestaand beleid, afspraken en (financiële) mogelijkheden van de organisatie. Realisatie van de ambitie van Woonbedrijf vertaald in Koers, strategie en beleid; Realisatie van de volkshuisvestelijke opgave vertaald in prestatieafspraken en convenanten met gemeenten en belanghouders; Inzetten van het vermogen van Woonbedrijf vertaald in financiële criteria op project- en concernniveau en het inzetten van de capaciteit van de organisatie. Denk hierbij o.a. aan de begroting. Daarbij worden beslissingen ook getoetst aan bestaande wet- en regelgeving Het toetsingskader van Woonbedrijf wordt gevormd op basis van de begrippen klantwaarde, vastgoedwaarde en bedrijfswaarde. Ieder investeringsbesluit wordt genomen op basis van een integrale afweging van de klant-, vastgoeden bedrijfswaarde Klantwaarde Klantwaarde is de waarde die de klant toekent aan een product of dienst. In het perspectief van consumentengedrag is dit wat hij ervoor over heeft. De klantwaarde kan op verschillende manieren worden uitgedrukt: in euro s, 9

10 waardering, wachttijd (als woningzoekende), zelfwerkzaamheid, etc. Vanuit het perspectief van de klant is klantwaarde verder uitgewerkt in de volgende aspecten: Betaalbaarheid Beschikbaarheid Kwaliteit van de woning, de woonomgeving en de dienstverlening Vastgoedwaarde Dit is de directe opbrengstwaarde (marktwaarde) van een vrij te aanvaarden woning. Deze wordt in hoge mate bepaald door de courantheid en adaptiviteit van de afzonderlijke woningen. Hierbij wordt gekeken naar de bouwtechnische, gebruikstechnische en locatiekwaliteit. Duurzaamheid is onderdeel van bouwtechnische kwaliteit Bedrijfswaarde De bedrijfswaarde zoals die bij Woonbedrijf wordt gehanteerd, is gesplitst in een bedrijfswaarde in enge zin en de bedrijfswaarde in ruimere zin. De bedrijfswaarde in enge zin wordt gezien als de financiële bedrijfswaarde. In financiële zin richt de bedrijfswaarde zich op toekomstige kasstromen die met een passende rendementseis contant worden gemaakt naar heden. Bij de beoordeling van nieuwe investeringen wordt voor de toetsing van de bedrijfswaarde gebruik gemaakt van de volgende grootheden: 1. Intern Rendement (IRR) 2. Toets Stichtingskosten t.o.v. Marktwaarde verhuurde staat De bedrijfswaarde in ruime zin richt zich naast de financiële bedrijfswaarde op de waarde van de onderneming, in de zin van imago capaciteit (competenties) van de organisatie en informatie In het toetsingskader wordt een vertaling gemaakt van klantwaarde, vastgoedwaarde en bedrijfswaarde naar concrete indicatoren en normen waaraan een investeringsvoorstel wordt getoetst. Deze indicatoren en normen zijn gebaseerd op het beleid van Woonbedrijf, zoals onder meer: - Koersplan - Investeringsstrategie - Huurbeleid - Verhuurbeleid - Portfoliobeleid - Kwaliteitsbeleid - Duurzaamheidsbeleid - Financieel beleid 10

11 3.3 Het Investeringsbesluit Ieder investeringsbesluit bestaat ten minste uit de conclusie van de overwegingen en afwegingen die de (districts-)manager heeft gemaakt, waarbij de effecten voor klant-, vastgoed- en bedrijfswaarde in beeld zijn gebracht. Daarbij wordt in het investeringsbesluit een financierings-, fiscaleen risicoparagraaf opgenomen. Bij gemengde projecten van DAEB en niet- DAEB worden voor beide delen separate investeringsbesluiten genomen In de financieringsparagraaf wordt ingegaan op de financiering van het investeringsbesluit door middel van bij het WSW geborgde leningen, in het geval van DAEB investeringen. Bij niet-daeb investeringen wordt de haalbaarheid van financiering en het risico hiervan in beeld gebracht In de fiscale paragraaf worden de fiscale gevolgen van het investeringsbesluit inzichtelijk gemaakt In de risicoparagraaf worden de risico's in beeld gebracht en gekwantificeerd. Woonbedrijf maakt onderscheid tussen imago en financiële risico's. 3.4 Besluitvormingsproces Opstellen besluit door (districts-)manager De (districts-)manager stelt een beslisdocument op bij afsluiting van de definitiefase. De (districts-) manager maakt hierbij een integrale afweging. In deze afweging worden de adviezen van de afdeling Vastgoed (planontwikkelaar), de afdeling Financiën & Controlling (inclusief Fiscaal advies) en de Treasury Commissie (financieringsadvies) meegewogen. De schriftelijke adviezen van Financiën & Controlling en de Treasury Commissie worden aan het beslisdocument toegevoegd Integrale toetsing door directieteam Op basis van het beslisdocument wordt een investeringsbesluit genomen. Het investeringsbesluit wordt voorzien van een advies van de concerncontroller en getoetst aan de beleidskaders door het directieteam. De bestuurssecretaris toetst de governance aspecten en meldt eventuele bevindingen tijdens de bespreking in het Directieteamoverleg. De leden van het directieteam wegen het investeringsbesluit op concernniveau De verslaglegging van de bespreking van het investeringsbesluit in het Directieteamoverleg en het advies van de concerncontroller aan het Directieteam vormt integraal onderdeel van investeringsbesluit dat door het Bestuur wordt ondertekend Vaststellen door het Bestuur Het bestuur neemt het investeringsbesluit op basis van het beslisdocument van de (districts)manager en het advies van de concerncontroller met daarin: 11

12 1. Toetsing van de investeringsbeslissing op de geformuleerde criteria op klant-, vastgoed- en bedrijfswaarde in het investeringskader 2. Toelichting op eventuele afwijking van de criteria 3. Toelichting op de integrale afweging 4. Identificatie van de risico s met beheersingsmaatregelen Advies investeringscommissie Investeringsbesluiten die conform de statuten en het Bestuursreglement ter goedkeuring moeten worden voorgelegd aan de RvC worden eerst integraal besproken in de investeringscommissie. De investeringscommissie formuleert op basis van deze bespreking een advies aan de RvC. Van de bespreking in de investeringscommissie wordt een verslag gemaakt. Dit verslag maakt onderdeel uit van het goedkeuringsbesluit van de RvC. De investeringscommissie komt in principe 2 weken voorafgaand aan een RvC vergadering bijeen. Hiervoor wordt jaarlijks een planning gemaakt die in de Managementgids intern wordt gepubliceerd Goedkeuring RvC Investeringsbeslissingen die ter goedkeuring moeten worden voorgelegd aan de RvC worden in beginsel behandeld in de RvC vergadering. Op basis van het beslisdocument, schriftelijke adviezen van F&C en de Treasury Commissie, advies van de concerncontroller, investeringsbesluit bestuur, verslag investeringscommissie, de toelichting door het bestuur tijdens de vergadering en het advies van de investeringscommissie neemt de RvC haar besluit. Van de bespreking in de RvC wordt een verslag gemaakt. De planning van de RvC vergaderingen is leidend voor de behandeling van de investeringsbesluiten. In voorkomende gevallen kan hiervan worden afgeweken. In overleg met de voorzitter van de RvC en de voorzitter van de investeringscommissie wordt dan een alternatief uitgewerkt. De behandeling van een investeringsbesluit kan ook digitaal (per mail) of met een conference call of video vergadering geschieden. 12

13 3.5 Algemene voorwaarden bij besluitvormingsproces Besluitvorming zal in formele zin plaatsvinden binnen het Bestuur en de RvC Besluitvorming van het bestuur vindt plaats in het Directieteamoverleg, waarbij naast de leden van het directieteam ook de concerncontroller en de bestuurssecretaris deelnemen. Het Bestuur neemt kennis van het advies van de concerncontroller alvorens het investeringsbesluit vast te stellen Het management is verplicht melding te maken van bij hem of haar bekende onvolkomenheden of onjuistheden in de aan het Bestuur voorgelegde investeringsvoorstellen Handelingen als advies, goedkeuring, verantwoording en verslaglegging hebben plaats zoals vastgelegd in het Statuten van Woonbedrijf en verder uitgewerkt in het Bestuurs- en directiereglement en het reglement RvC. 3.6 Controle op het proces Onder verantwoordelijkheid van de directeur Financiën en Bedrijfsvoering draagt de manager Financiën & Controlling zorg voor: - De administratieve organisatie en de maatregelen van interne controle van het investeringsproces; - Controle op correcte toepassing van de financiële rekenmodellen; - De managementrapportages en de jaarrekening, waarbij inbegrepen de investeringsactiviteiten. 13

14 Bijlage Toetsingskader Investeringen Nieuwbouw en Renovatie Het toetsingskader wordt jaarlijks geactualiseerd en vastgesteld door het Bestuur en goedgekeurd door de RvC. De meest actuele versie van het toetsingskader is te vinden op het intranet van Woonbedrijf. 14