INVESTERINGSSTATUUT. DE RAAD VAN BESTUUR, het Directieteam gehoord, met goedkeuring van de Raad van Commissarissen, STELT VAST:

Transcriptie

1 INVESTERINGSSTATUUT VAN: 1. Stichting Woonbron 2. nummer Handelsregister: datum laatste statutenwijziging: 19 januari datum goedkeuring RvC 17 maart datum inwerkingtreding 1 april 2015 DE RAAD VAN BESTUUR, het Directieteam gehoord, met goedkeuring van de Raad van Commissarissen, STELT VAST: 1. Inleiding 1.1. Algemeen Dit is het investeringsstatuut van Woonbron als toegelaten instelling in de zin van de Woningwet. Dit investeringsstatuut is van toepassing op alle in dit statuut benoemde activiteiten van Woonbron en haar verbindingen op het gebied van Investeringen. Dit investeringsstatuut maakt deel uit van de governancestructuur van Woonbron die voldoet aan de principes van de Governancecode Woningcorporaties De hoofdlijnen van de besluitvormingsprocedures, operationele procedures en kaders waarbinnen Woonbron haar investeringsactiviteiten uitvoert worden vastgelegd in de volgende documenten. Deze documenten staan in de volgende hiërarchische verhouding: 1. De notarieel vastgelegde statuten van Woonbron; in dit document zijn de interne rechtsverhoudingen en organisatieregels in verhouding met de organisatiedoelen vastgelegd. Uit de statuten komt het Bestuursreglement en het Reglement Raad van Commissarissen voort, waarin verantwoordelijkheden en taken zijn belegd. 2. Mandaatbesluit; de jaarlijks bij het jaarplan aangegeven limieten voor het autonoom aangaan van verplichtingen door de Raad van Bestuur, aangegeven per aangegane verplichting en per onderwerp. Op basis van statuten goedgekeurd door de Raad van Commissarissen. 3. Dit investeringsstatuut; dit wordt vastgesteld door de Raad van Bestuur en goedgekeurd door de Raad van Commissarissen. 4. Het toetsingskader Investeringen Renovatie en nieuwbouw: de jaarlijks vast te stellen parameters voor investerings- en exploitatieberekeningen, zoals de te hanteren rentevoet en de afwijkingsmarge In dit statuut wordt onder Investeringen (zie voor de definitie 1.2.5) ook begrepen onderhoudsingrepen die meer dan ,00 totaal kosten of meer dan ,00 per eenheid kosten (beide bedragen inclusief BTW) Definities Bestuur 1

2 Raad van Bestuur volgens de statuten van Woonbron. De Raad van Bestuur bestaat thans uit twee bestuursleden die zijn belast met het besturen en de algemene leiding van Woonbron. De RvC stelt het aantal leden van de Raad van Bestuur vast en benoemt de Bestuursleden. De taken en verantwoordelijkheden van de Raad van Bestuur zijn vastgelegd in de statuten, artikel Raad van Commissarissen Raad van Commissarissen volgens de statuten van Woonbron. De Raad van Commissarissen (hierna RvC) houdt toezicht op het beleid van de Raad van Bestuur en de algemene gang van zaken in de stichting en op de met de stichting verbonden ondernemingen en/of rechtspersonen. Daarnaast adviseert de RvC de Raad van Bestuur met betrekking tot strategische vraagstukken. De taken en verantwoordelijkheden van de RvC zijn vastgelegd in de statuten, artikel Directieteam Het directieteam is het overleg dat de directeuren van Woonbron hebben met de Raad van Bestuur, zoals bepaald in het Directiereglement Woonbron. De functie van het Directieteam is het integreren van regio- en domeinvisies met het concernbelang tot een complete beoordeling van besluiten. Volgens artikel 4.4 van het directiereglement wordt het Directieteam door de Raad van Bestuur geconsulteerd voor investeringsbesluiten van de Woonbrongroep Staf Voor investeringsbesluiten wordt Staf gedefinieerd als: de bestuurssecretaris (tevens manager Juridische Zaken), de manager Finance en Control, de manager Vastgoedsturing & Beleid en de manager Projectenbureau. De Staf heeft een zodanige samenstelling dat alle perspectieven voor toetsing (de maatschappelijke, vastgoed- en vermogenskant, alsmede het fiscale en juridische oogpunt en kennis van administratieve organisatie) vertegenwoordigd zijn. De Staf adviseert het Directieteam en de Raad van Bestuur bij het nemen van strategische- en investeringsbesluiten waarbij de Staf investeringsbesluiten integraal toetst aan de koers, het beleid en de regelgeving Investering Een vastgoedinvestering is de inzet van (financiële) middelen die gericht is op een verandering van het bestaande vastgoed, die leidt tot waardevermeerdering van het vastgoed. In dit Investeringsstatuut vallen naast nieuwbouw, renovatie en verwerving ook investeringen gecombineerd met onderhoud en desinvesteringen onder dit begrip. Naast investeringen in vastgoed heeft dit statuut betrekking op investeringen ten dienste van de onderneming ( investeringsbesluiten Organisatie 3.1.3, met name ICT-investeringen) met een minimumwaarde van ,00 per investering. Voor de reikwijdte van dit statuut zijn de omvang van de kosten en het risico voor Woonbron bepalend Investeringsbesluit 2

3 Voor dit investeringsstatuut zijn investeringsbesluiten besluiten met betrekking tot de Investeringen waarbij statutair de goedkeuring van de RvC nodig is, of waarvan de gevolgen van het besluit zodanige impact en/of risico (zie 3.3.4) hebben dat volgens de normen die krachtens dit investeringsstatuut zijn gesteld, de Raad van Bestuur het besluit moet nemen. De Raad van Commissarissen wordt voorts betrokken bij het besluit als aan bepaalde criteria wordt voldaan (zie 3.4.4) of als de Raad van Bestuur daartoe besluit Besluiten in alle fasen van een project kunnen een Investeringsbesluit zijn (zie 3.1.2) Wettelijk kader Investeringsstatuut Woonbron heeft als doel uitsluitend werkzaam te zijn op het gebied van de volkshuisvesting. Het wettelijke kader waarin Woonbron acteert is de Woningwet die wordt geoperationaliseerd in het Besluit Beheer Sociale Huursector (hierna BBSH). Het BBSH zal in 2015 vervangen worden door Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting 2015 (hierna BTIV). Artikel 11 lid 1 en 2 van hoofdstuk III van het BBSH geeft het werkveld weer waar het stelt: de toegelaten instelling is uitsluitend werkzaam op het gebied van volkshuisvesting. In dat artikel wordt het werkveld volkshuisvesting helder ingekaderd Indien een verandering of uitbreiding van de wettelijke externe kaders plaatsvindt waardoor strijdigheid met het investeringsstatuut ontstaat, zal het investeringsstatuut worden aangepast. De Raad van Bestuur zal zo spoedig mogelijk voorstellen doen om deze strijdigheid op te heffen. Als een verandering of uitbreiding van de externe kaders plaatsvindt die een verlichting betekenen ten opzichte van de bestaande situatie, blijft het Investeringsstatuut onveranderd geldig Doel investeringsstatuut Dit investeringsstatuut heeft tot doel: Het scheppen van kaders voor investeringsbesluiten binnen Woonbron; Het nader vaststellen van de verantwoordelijkheid van RvC, Bestuur, Directieteam en Staf bij investeringsbesluiten, binnen statuten, bestuurs- en directiereglement ; Het vaststellen van beoordelingscriteria voor investeringsbesluiten; De indeling van de risicocategorieën die aan investeringsbesluiten zijn verbonden teneinde de risico s te kunnen beheersen; Een toetsingskader te bieden aan onder andere de RvC om zijn toezichthoudende rol in te vullen Governance Met het investeringsstatuut geeft Woonbron invulling aan de Governancecode Woningcorporaties. Het investeringsstatuut maakt onderdeel uit van de governancestructuur van Woonbron en is onlosmakelijk verbonden met de statuten, het reglement RvC, het bestuursreglement, het directiestatuut, het treasurystatuut en het verbindingenstatuut. 3

4 1.6. Vaststelling, goedkeuring en wijziging Het investeringsstatuut is vastgesteld door de Raad van Bestuur en goedgekeurd door de RvC Wijzigingen van het investeringsstatuut worden ter goedkeuring voorgelegd aan de RvC en door de Raad van Bestuur vastgesteld Accountantscontrole De accountant die de jaarrekening controleert kan van de RvC separaat de opdracht krijgen om de juiste toepassing van het investeringsstatuut te controleren. 2. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden 2.1. Behandelaar van voorstellen De behandelaar van investeringsbesluiten kunnen zijn: De managers van de Staf De general manager van de afdeling Onderhoud Een directeur De Raad van Bestuur De behandelaar formuleert het investeringsvoorstel, vraagt advies aan de Staf, vraagt een besluit van het Directieteam en verzoekt de Raad van Bestuur om het investeringsbesluit in te dienen en vast te stellen Uitvoering investeringsactiviteiten binnen Woonbron Elk investeringsbesluit geeft aan wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van het besluit en wanneer een volgend besluit in het project verwacht wordt Administratieve Organisatie en Interne Beheersing Algemeen Risico s kunnen het behalen van doelstellingen, gekoppeld aan de strategie, bedreigen. Administratieve Organisatie en Interne Beheersing stellen Woonbron in staat om de risico s te identificeren, te prioriteren, te analyseren en te beheersen. Bij de beheersing wordt gebruik gemaakt van procesbeschrijvingen, periodieke managementinformatie, interne en externe audits en risicomanagement In het kader van investeringen gelden de volgende uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne beheersing: De verantwoordelijkheden, bevoegdheden en mandatering van investeringsactiviteiten zijn vastgelegd in de procuratieregeling, het directiestatuut en het bestuursreglement. Bij de uit te voeren investeringsactiviteiten is functiescheiding tussen de autoriserende, controlerende, registrerende en uitvoerende functionarissen toegepast. Een (financiële) verplichting wordt terstond geregistreerd door de functionaris die de overeenkomst heeft afgesloten. 4

5 3. Investeringsactiviteiten en besluitvorming 3.1. Algemeen Woonbron onderscheidt de volgende investeringscategorieën: Renovatie en onderhoud Nieuwbouw Sloop Verkoop Aankoop gronden / vastgoed Organisatie Investeringen die projectmatig worden opgepakt (met uitzondering van Aankoop gronden/vastgoed en Verkoop) doorlopen de volgende fasen van de projectenaanpak: Projectstructuur: startbesluit programma besluit uitvoeringsbesluit afwikkelbesluit evaluatiedocument De investeringscategorie Organisatie betreft Investeringen in ICT-faciliteiten (hardware, software en orgware) en overige Investeringen ten dienste van de organisatie. Deze categorie is divers, de besluitneming over Investeringen vindt zoveel mogelijk overeenkomstig die van Vastgoed plaats Kader van investeringsbesluiten Voorstellen tot investeringsbesluiten worden getoetst aan Wet- en regelgeving. Mag het? Aangegane verplichtingen met gemeenten en belanghouders. In prestatieafspraken en convenanten is de ambitie van Woonbron geconcretiseerd tot volkshuisvestelijke opgaven van Woonbron. Moeten we het? Realisatie van de koers, strategie en beleid. De ambitie van Woonbron voor zover niet opgenomen in externe prestatieafspraken en convenanten. Vastgelegd in visie, bedrijfsplan en portefeuillestrategie. Willen we het? Tijdgebondenheid. Is nu het juiste moment voor dit besluit en is deze planning wijs? De governancekaders en het risicobeheersingssysteem. Is het verstandig en ethisch? 5

6 Inzetten van het vermogen van Woonbron, vertaald in financiële criteria op project- en concernniveau en het inzetten van de capaciteit van de organisatie. Kunnen we het? Hebben de leden van de besluitnemende en toezichthoudende organen de verwachting dat het voorstel uitvoerbaar is gegeven de uiteindelijke randvoorwaarden en dat dat bijdraagt aan het doel van Woonbron, met andere woorden: gaat het werken? Daarnaast wordt het toetsingskader gevormd op basis van de begrippen maatschappelijke kamer, vermogenskamer en vastgoedkamer ( 3- kamermodel ) aangevuld met een bestuurlijke kamer, alsmede fiscale en juridische aspecten. Ieder (investerings)besluit wordt genomen op basis van een integrale afweging van deze waarden en aspecten Investeringsvoorstel De behandelaar voorziet het voorstel van zijn overwegingen en afwegingen alsmede van de effecten op maatschappelijke kamer, vermogenskamer en vastgoedkamer. Hij neemt een financierings-, fiscale- en risicoparagraaf op In de financieringsparagraaf wordt ingegaan op de financiering van het investeringsbesluit door middel van bij het WSW geborgde leningen, in het geval van DAEB-investeringen. Bij niet-daeb-investeringen wordt de haalbaarheid van financiering en het risico hiervan in beeld gebracht In de fiscale paragraaf worden de fiscale gevolgen van het investeringsbesluit inzichtelijk gemaakt In de risicoparagraaf worden de risico's in beeld gebracht en gekwantificeerd. Woonbron maakt onderscheid tussen imago, financiële en juridische risico's Besluitvormingsproces De besluitvorming over een project en het daaraan verbonden investeringsbesluit vindt als volgt plaats: 0 voorstel en advies 1 directieteam 2 besluit 3 goedkeuring staf concern bestuur RvC Stap 0: Voorstel en advies door de behandelaar De behandelaar bereidt een investeringsvoorstel voor en haalt advies akkoord op bij de regio Stap 1: Integrale toetsing door Directieteam. Het Directieteam weegt het investeringsbesluit op concernniveau ( wat betekent een investeringsbesluit voor het gehele concern? ), waarbij de adviezen van de Staf worden meegenomen. In het directiereglement is bepaald dat de Raad van Bestuur kan bepalen dat een behandelaar de vergadering van het DT bijwoont. De verslaglegging van de behandeling van het investeringsbesluit in het Directieteam vormen met de adviezen van de Staf het beslisdocument voor de Raad van Bestuur Stap 2: Besluit door de Raad van Bestuur 6

7 De Raad van Bestuur stelt het investeringsbesluit vast op basis van het voorstel met daarin: In geval van een Programmabesluit: Toetsing van het investeringsbesluit op de geformuleerde criteria op maatschappelijke kamer, vermogenskamer en vastgoedkamer. Toelichting op eventuele afwijking van de criteria. Toelichting op de integrale afweging. Identificatie van de risico s. In het bestuursreglement (artikel 20 d) is bepaald dat de Raad van Bestuur de RvC informeert bij een besluit dat afwijkt van de adviezen van de Staf en het Directieteam Stap 3: Toetsing en goedkeuring RvC Alle Investeringen tot 3,0 miljoen inclusief BTW die voldoen aan de hierboven genoemde kaders, kunnen door de Raad van Bestuur worden genomen. Investeringen boven 3,0 miljoen inclusief BTW, of die een hoog risicoprofiel hebben, of die buiten de hierboven genoemde criteria vallen, worden door de Raad van Bestuur ter goedkeuring voorgelegd aan de RvC. Algemene voorwaarden bij besluitvormingsproces Besluitvorming zal in formele zin plaatsvinden binnen de Raad van Bestuur en de RvC De Raad van Bestuur neemt kennis van de adviezen van Directieteam en Staf alvorens het investeringsbesluit vast te stellen De behandelaar, het Directieteam en de Staf zijn verplicht melding te maken van bij hem of haar bekende onvolkomenheden of onjuistheden in de aan de Raad van Bestuur voorgelegde investeringsvoorstellen Handelingen als advies, goedkeuring, verantwoording en verslaglegging vinden plaats met inachtneming van de statuten van Woonbron Controle Onder verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur draagt de manager F&C zorg voor: De administratieve organisatie en de maatregelen van interne controle van het investeringsproces; Controle op correcte toepassing van de financiële rekenmodellen; De managementrapportages en de jaarrekening, waarbij inbegrepen de investeringsactiviteiten; De uitvoering van de interne audits. 4. Toetsingskader Investeringen Het toetsingskader Investeringen Renovatie en Nieuwbouw is een jaarlijks vast te stellen document. De meest actuele versie van het toetsingskader is te vinden op het intranet van Woonbron. 7