TOETSINGSKADER VERBINDINGEN. Woonstad Rotterdam van 10

Transcriptie

1 TOETSINGSKADER VERBINDINGEN Woonstad Rotterdam van 10

2 Inleiding De IAD heeft in het auditprogramma een IC opgenomen op de verbindingen. In 2009/2010 was er, ten gevolge van fusie- en integratiewerkzaamheden, een tekort aan capaciteit om deze controle uit te voeren. Deloitte heeft daarom in het voorjaar 2010 in opdracht van de IAD een verbijzonderde interne controle verbindingen uitgevoerd. Ten tijde van controle 2011 is een vervolgonderzoek uitgevoerd met een nieuwe rapportage. Dit heeft geleid tot aanvullende maatregelen in de interne procedures. Verder is medio 2011 het concept van de Herziene Woningwet gereed gekomen. Hierin worden aanvullende regels gesteld voor het beheer en toezicht van verbindingen. In deze notitie wordt dat beheer en toezicht van verbindingen besproken. De notitie gaat in op: 1. Afwegingscriteria 2. Governance en rapportage 3. Evaluatie en opheffen 4. Toetsingskader In bijlage 1 wordt een overzicht gegeven van de bestaande verbindingen, de classificatie en verdere informatie. In bijlage 2 is een beslisboom verbindingen opgenomen. 1. Afwegingscriteria verbindingen Een belangrijke vraag bij het aangaan van verbindingen is: onder welke omstandigheden is voor Woonstad Rotterdam een verbinding wel of niet gunstig? Wat zijn de afwegingscriteria om te beslissen tot een deelneming over te gaan? Het is goed eerst te kijken naar wat een verbinding is. Een verbinding is, in de meest strikte zin, een belang van een bedrijf in een ander bedrijf. In het BBSH wordt aangegeven wat verstaan wordt onder een verbinding bij een toegelaten instelling (TI). Er worden 3 vormen genoemd: 1. En dochtermaatschappij als bedoeld in artikel 2:24a BW 2. Een deelneming als bedoeld in artikel 2:24c BW 3. Een band met een andere rechtspersoon die bestaat uit een financiële-, bestuurlijke- of stemrechtrelatie op zodanige wijze dat er een duurzame band ontstaat met grote mate van zeggenschap. Ad 1. Er is sprake van een dochtermaatschappij als er direct of indirect meer dan de helft van het stemrecht is in de algemene vergadering of meer dan de helft van de bestuurders of commissarissen kunnen worden benoemd of ontslagen. Een onder eigen naam optredende vennootschap waar de TI volledig aansprakelijk is voor de schulden, wordt gelijk gesteld aan een dochteronderneming van 10

3 Ad 2. Er is sprake van een deelneming als er een duurzame kapitaalverschaffing is van tenminste 20% (direct of indirect) en de werkzaamheden van de deelneming zijn ten behoeve van de werkzaamheden van de TI. Uit deze voorschriften en interpretaties kan een definitie voor een verbinding worden afgeleid. Een verbinding is een rechtspersoon die een dochtermaatschappij of deelneming is van Woonstad Rotterdam, dan wel een rechtspersoon waarbij Woonstad Rotterdam een duurzame financiële- of bestuurlijke band heeft met grote mate van zeggenschap. Een TI is niet vrij in het aangaan van verbindingen. Het is ook niet zonder meer eenduidig voor welke soort activiteiten een TI een verbinding kan of moet oprichten. In principe hebben TI s geen goedkeuring nodig om een verbinding aan te gaan. Er zijn echter wel kaders. Vanuit het BBSH zijn voorwaarden verbonden aan een verbinding. Uit het BBSH volgt dat een TI alleen een verbinding mag oprichten als daarmee een bijdrage wordt geleverd aan de kerntaken van de TI en hetzelfde resultaat niet op een andere manier kan worden bereikt. Dit betekent dat niet elke verbinding is toegestaan. In de artikelen 11, 12a en 12b staat aangegeven wat de kerntaken van een TI zijn. Artikel De toegelaten instelling is uitsluitend werkzaam op het gebied van de volkshuisvesting. Zij neemt bij haar werkzaamheden het bepaalde in de paragrafen 2 tot en met 6 in acht. 2. Het gebied van de volkshuisvesting omvat, behoudens de artikelen 12a, tweede lid, en 12b, tweede lid, uitsluitend: a. het bouwen, verwerven, bezwaren en slopen van woongelegenheden en onroerende aanhorigheden; b. het in stand houden van en het treffen van voorzieningen aan haar woongelegenheden en onroerende aanhorigheden, en aan woongelegenheden en onroerende aanhorigheden van derden; c. het in stand houden en verbeteren van de direct aan de woongelegenheden en aanhorigheden, bedoeld in onderdeel b, grenzende omgeving; d. het beheren, toewijzen en verhuren van woongelegenheden en onroerende aanhorigheden; e. het vervreemden van woongelegenheden en onroerende aanhorigheden; f. het aan bewoners van bij de toegelaten instelling in beheer zijnde woongelegenheden verlenen van diensten die rechtstreeks verband houden met de bewoning, alsmede het, aan personen die te kennen geven een zodanige woongelegenheid te willen betrekken, verlenen van diensten die rechtstreeks verband houden met het huisvesten van die personen, en g. de werkzaamheden die noodzakelijkerwijs voortvloeien uit het verrichten van de werkzaamheden, genoemd in de onderdelen a tot en met f van 10

4 Artikel 12a 1. De toegelaten instelling draagt bij aan de leefbaarheid in de buurten en wijken waar haar woongelegenheden gelegen zijn. 2. Ter uitvoering van het eerste lid kan de toegelaten instelling, naast de werkzaamheden, genoemd in de artikelen 11, tweede lid, en 12b, tweede lid, uitsluitend overgaan tot: a. het bouwen, verwerven, bezwaren en slopen van andere gebouwen dan woongelegenheden; b. het in stand houden van en het treffen van voorzieningen aan andere gebouwen dan woongelegenheden; c. het in stand houden en verbeteren van de omgeving buiten de directe nabijheid van woongelegenheden; d. het verhuren van andere gebouwen dan woongelegenheden; e. het vervreemden van andere gebouwen dan woongelegenheden; f. het verrichten van andere werkzaamheden die ten goede komen aan het woongenot in een buurt of wijk en Artikel 12b 1. De toegelaten instelling draagt bij aan het volgens redelijke wensen tot stand brengen van huisvesting voor ouderen, gehandicapten en personen die zorg of begeleiding behoeven. 2. Ter uitvoering van het eerste lid kan de toegelaten instelling, naast de werkzaamheden, genoemd in de artikelen 11, tweede lid, en 12a, tweede lid, uitsluitend overgaan tot: a. het bouwen en exploiteren van woonzorgcomplexen en de daarbij behorende gemeenschappelijke ruimten en fysieke zorginfrastructuur, van projecten voor begeleid wonen, en van vastgoed met een woon- of verblijffunctie voor de bewoners van instellingen in de verzorging, verpleging of opvang; b. het leveren van een bijdrage aan de totstandkoming van arrangementen met betrekking tot wonen, zorg- en dienstverlening, die, zoveel mogelijk naar wens van de in het eerste lid bedoelde personen, het zelfstandig wonen bevorderen; In de toelichting op artikel 11 van het BBSH staat: In het tweede lid van artikel 11 is [ ] een limitatieve opsomming gegeven van de zaken die tot het gebied van de volkshuisvesting behoren. Werkzaamheden die niet in de artikelen 11, tweede lid, zijn genoemd, zijn noch aan toegelaten instellingen noch aan hun verbindingen toegestaan. Daarbij kan worden gedacht aan het uitoefenen van enige vorm van makelaardij, het verrichten van werkzaamheden als assurantietussenpersoon, het realiseren van bedrijfspanden anders dan het eigen kantoor/bedrijfsgebouw of bedrijfspanden en het optreden als bankier van 10

5 In ieder geval mogen de activiteiten van de verbinding er niet toe leiden dat het interne en externe toezicht van Woonstad Rotterdam wordt belemmerd. Bovendien is bepaald dat, als een TI nevenactiviteiten wil gaan ontplooien, dat vooraf dient te worden gemeld aan de Inspectie Volkshuisvesting. De meest voorkomende redenen voor een TI om een verbinding aan te gaan zijn simpelweg juridische en fiscale motieven. Er is echter in de afgelopen jaren veel kritiek op de sector gekomen vanwege de vele verbindingen en de slechte prestaties ervan. Er was te weinig toezicht en er werden te grote risico s gelopen. Ook hadden de activiteiten van de deelnemingen onvoldoende relatie met de kerntaak van de TI. Dat heeft tot allerlei aanvullende regels geleid. In de nieuwe woningwet zouden deze worden opgenomen. Echter de belangrijkste regelgeving moet nog komen. De nieuwe woningwet verwijst naar de nog te maken Algemene Maatregelen van Bestuur( AMvB) waarin dit zal worden geregeld. Dit geldt ook voor de verbindingen. Met name indien een verbinding niet-daeb activiteiten uitvoert, zullen er regels komen over financieringen en aandeel van TI in de verbinding. Toetsingvragen bij het aangaan van verbindingen - Wat is doelstelling van de verbinding. - De reden om de verbinding aan te gaan. - De activiteiten van de verbinding sluiten aan op de kerntaak en het strategisch plan van Woonstad Rotterdam. - De motivatie van het bestuur om deze activiteiten onder te brengen in een verbinding. - Het kapitaalbelang (de rechtstreekse investering). - Hoe is de financiering van de verbinding geregeld. - Sluit het risicoprofiel van de verbinding aan op de gekozen juridische vorm. - De te verwachten risico s en rendementen zijn bekend en sluiten aan met de kaders van Woonstad Rotterdam. - De fiscale- en juridische aspecten zijn inzichtelijk en acceptabel. - De organisatorische inbedding / juridische structuur is bekend en geaccepteerd. - Een weergave van de hoofdlijnen uit overeengekomen governance documenten. - Weergave van financiële soliditeit, reputatie, kwaliteit beleids- en bedrijfsvoering van de verbinding. - De verbinding is verankerd in de P&C cyclus van Woonstad Rotterdam. - De verwachte looptijd van de voorgenomen samenwerking. Indien in de verbinding een project is opgenomen zijn de aanvullende toetsingsvragen: - De omschrijving van het project. - De toets met de strategie en de doelstellingen van 10

6 - Het rendement van het project. - De risicoanalyse ten aanzien van prijs, politiek, draagvlak, planning, milieu etc.. - De fiscale en juridische aspecten. - De financiering van het project. - De interne- en externe mandatering. - De wijze van rapportering. Het bestuur van Woonstad Rotterdam zal deze vragen bespreken en beantwoorden bij het aangaan van een verbinding. De RvC zal deze toetsingvragen hanteren bij het toezicht. Heel belangrijk punt hierbij is de mate van zeggenschap, in relatie tot het aantal betrokken partijen. Bij een aandeel van minder dan 50% moeten er andere zwaarwegende argumenten zijn en moeten de risico s extra goed afgezekerd zijn om toch op een verantwoorde wijze de samenwerking aan te kunnen gaan. Bijlage 2 geeft een zogenaamde beslisboom. 2. Governance en rapportage Onder governance wordt in essentie verstaan het goed besturen van een organisatie. Governance bij TI s kent als bijzonderheid dat de TI s maatschappelijke doelen hebben, onder toezicht staan van de rijksoverheid, geen aandeelhouders kennen en minder ervaring met intern toezicht hebben als het bedrijfsleven. Als governance raamwerk kunnen vier onderdelen worden onderscheiden, namelijk: besturen, beheersen, verantwoording afleggen en toezicht houden. Het raamwerk richt zich op beheerst risico s nemen, bezien vanuit interne governance. Goede beheersing is van levensbelang voor de continuïteit en het succes van elke onderneming en dus ook voor Woonstad Rotterdam. Het Centraal Fonds heeft medio 2003 een publicatie naar buiten gebracht over verbindingen. Het kernbegrip dat in die publicatie steeds opduikt, is de kwaliteit van de informatievoorziening. Een adequate uitvoering van de toezichttaak valt of staat met de kwaliteit van de aangedragen informatie. Dat geldt zowel voor interne als externe toezichthouders. De formele toezichthouder op Woonstad Rotterdam is de Minister van Binnenlandse Zaken (BZK). Materieel is het toezicht verdeeld over het Centraal Fonds Volkshuisvesting (CFV) en BZK. Andere belanghebbenden zijn de externe accountant, de IAD en de RvC. De externe accountant is een belangrijke schakel bij intern en extern toezicht. Elk van de toezichthouders heeft haar eigen rol. Belangrijke rollen zijn bijvoorbeeld het controleren van naleving van externe en van 10

7 interne regels en toetsing of er voldoende checks en balances zijn binnen Woonstad Rotterdam. Ten aanzien van het toezicht op verbindingen is de volgende vraag dan ook relevant: wanneer is een verbinding relevant voor een toezichthouder? Een mogelijk antwoord is dat een verbinding voor de RvC relevant is als deze een mogelijk effect heeft op de winst-en verliesrekening van Woonstad Rotterdam en een bijdrage levert aan de volkshuisvestelijke doelstellingen. Echter ook als dit niet het geval is, zou bijvoorbeeld effect op het imago van Woonstad Rotterdam een reden kunnen zijn dat de verbinding relevant is voor de RvC. Aannemelijk lijkt het dat alle verbindingen die op één of andere wijze een significante invloed hebben op Woonstad Rotterdam, onafhankelijk op welk vlak, relevant zijn voor de RvC. De RvC is verantwoordelijk voor het interne toezicht op Woonstad Rotterdam. Het functioneren van toezichthouders door de buitenwacht wordt, vanwege het belang dat hieraan wordt toegedicht, steeds kritischer gevolgd. Belangrijke taken van toezichthouders zijn het toezicht op de strategische koers, de maatschappelijke prestaties, de verankering in de samenleving, de financiële weerbaarheid en ook het toezicht op de adequaatheid en effectiviteit van de interne beheersing en het risicomanagement. De rol van de RvC ten aanzien van verbindingen moet zijn dat hij zich ervan verzekert dat het bestuur van Woonstad Rotterdam in control is. Dit betekent dat de RvC zich ervan vergewist dat Woonstad Rotterdam weet welke risico s zij neemt met haar verbindingen, wat de mogelijke kans is dat deze risico s zich voordoen, hoe groot de mogelijke gevolgen zijn als deze risico s zich voordoen, wat de maatregelen zijn om de risico s te beheersen of Woonstad Rotterdam de mogelijke risico s kan dragen dat de verbinding het beleid met betrekking tot de kernactiviteiten van Woonstad Rotterdam niet doorkruist. Verbindingen zijn vaak op afstand geplaatst van de kernactiviteiten van Woonstad Rotterdam. Dit mag er niet toe leiden dat voor verbindingen aparte regels gelden. Woonstad Rotterdam zal vaststellen dat de interne beheersing van de verbinding voldoet aan de standaarden die ook aan de eigen organisatie zijn oplegt. Woonstad Rotterdam heeft een verantwoordingplicht te verzorgen per verbinding, zoals vermeld in de Woningwet, het BBSH, het Accountantsprotocol en de circulaires van BZK. Voor het periodiek rapporteren moet een duidelijk overzicht bestaan en de rapportage moet inzicht geven op het niveau van de afzonderlijke verbinding. De rapportage geeft in ieder geval inzicht in hoeverre de verbindingsdoelstellingen worden gerealiseerd, binnen de planning en het budget blijven, of de van tevoren bepaalde kwaliteit wordt gehaald of er eventuele zaken zijn die bijzondere aandacht vragen van 10

8 Een periodieke rapportage wordt ook toegestuurd aan de RvC. Uit de rapportage moet blijken of er afwijkingen zijn en waardoor deze worden veroorzaakt. Het onderwerp verbindingen moet een vast onderdeel zijn op de agenda van de RvC of Audit Commissie. Om de sturing en monitoring goed te kunnen uitoefenen is er een classificatie opgezet gerelateerd aan de risico s en belangen van de verbindingen. Deze classificatie wordt ook toegepast bij de periodieke rapportageverplichtingen. De classificatie is: 1. Groot risico en groot belang 2. Groot risico en beperkt belang 3. Beperkt risico en groot belang 4. Beperkt risico en beperkt belang. Bij de rapportageverplichting is een onderscheid gemaakt tussen bestuur en RvC. Bij het aangaan van een nieuwe verbinding zal in de te maken afspraken de rapportageverplichting een vast onderdeel zijn in het contract. De P&C cyclus van de verbinding moet gelijk zijn aan de P&C cyclus van Woonstad Rotterdam. Voor het bestuur Klasse 1. Groot risico en groot belang Per kwartaal aanleveren van balans en resultatenrekening met toelichting en vergelijking met begroting. De actuele prognose van het jaarresultaat en een beschrijving van de ontwikkelingen. Klasse 2. Groot risico en beperkt belang Per kwartaal aanleveren van de belangrijke ontwikkelingen en de prognose jaarresultaat, met eventuele toelichting. Klasse 3. Beperkt risico en groot belang Per kwartaal aanleveren van eventuele afwijkingen van de prognose jaarresultaat en een toelichting op materiële mutaties. Klasse 4. Beperkt risico en beperkt belang Per jaar de balans en resultatenrekeningen aanleveren. Voor de Raad van Commissarissen Klasse 1. Groot risico en groot belang Per kwartaal materiële afwijkingen van de begroting en majeure transacties. Per half jaar aanleveren van balans en resultatenrekening met toelichting en vergelijking met begroting. De actuele prognose van het jaarresultaat van 10

9 Klasse 2. Groot risico en beperkt belang Per halfjaar aanleveren van de belangrijke ontwikkelingen en de prognose jaarresultaat, met eventuele toelichting. Klasse 3. Beperkt risico en groot belang Per jaar de balans en resultatenrekeningen aanleveren. Klasse 4. Beperkt risico en beperkt belang Per jaar de balans en resultatenrekeningen aanleveren. 3. Evaluatie en opheffen Voor het adequaat besturen van Woonstad Rotterdam, is het van belang de verbindingen periodiek te evalueren. Er kan worden nagaan of de verbinding nog binnen de strategie past en of er veranderingen in de omgeving zijn die tot aanpassing van de verbindingsactiviteiten zouden moeten leiden. De RvC moet zich er in discussie met het bestuur van Woonstad Rotterdam van vergewissen dat de beheersing van verbindingen adequaat en effectief is. Na de evaluatie van een verbinding kan het bestuur besluiten om de verbinding te beëindigen. Ook hier zijn een aantal onderwerpen van belang om besproken en gerapporteerd te worden. Deze onderwerpen zijn opgenomen in Toetsingsvragen bij het beëindigen / opheffen van verbindingen. Toetsingsvragen bij het beëindigen / opheffen van verbindingen - Het kapitaalbelang dat wordt ontvangen, gerelateerd aan de investering, is acceptabel. - De fiscale-, juridische- en financiële consequenties - De reputatie -, beleids- en bedrijfsvoeringconsequenties - De consequentie van verbreken t.o.v. de kerntaak van de corporatie - De verwachte looptijd van de opheffing. 4. Toetsingskader In de nieuwe governancecode is opgenomen onder Principe II.1 (Uitwerking II 1.4 f) dat de TI een toetsingskader hanteert waarin wordt vastgelegd welke criteria er worden gehanteerd bij het aangaan en beëindigen van verbindingen. Verder is opgenomen onder Uitwerking II 1.7 dat De Raad van Commissarissen keurt dit toetsingskader goed en ziet toe op de naleving van uitgangspunten hierin. Ten aanzien van het toezicht is in de code opgenomen Uitwerking III 1.6 h Het toezicht van de raad van commissarissen op het bestuur omvat in ieder geval.. de beheersing van de verbindingen van 10

10 Het bestuur is van mening dat deze notitie inclusief de toetsingvragen de invulling is van het genoemde toetsingskader. Dit toetsingskader bestaat dus uit: 1. Toetsingvragen bij het aangaan van verbindingen 2. Rapportageafspraken bestuur en RvC 3. Toetsingsvragen bij het beëindigen / opheffen van verbindingen van 10