Antwoorden VRAAG1 Pagina 6/63 I.2 Voorwerp en classificatie van de opdracht Met gasverbruiksinstallaties wordt bedoeld (niet-limitatieve lijst): Verwarmingsinstallatie (CV, SWW) WKK-installatie Grootkeukeninstallatie Installaties m.b.t. hernieuwbare energie Wat verstaat u onder Installaties m.b.t. hernieuwbare energie aangezien u WKK - installaties reeds apart hebt vermeld? Hieronder wordt verstaan alle mogelijke installaties die hernieuwbare energie opwekken met behulp van aardgas. Een WKK-installatie of een combi aardgas-warmtepomp -installatie zijn hier voorbeelden van, maar eventueel installaties die beroep doen op mogelijks nieuwe technologieën die op de markt komen, kunnen hier ook onder vallen. VRAAG2 Pagina 8/63 I.6 Overige algemeen toepasselijke bepalingen (punt 1) Voorliggende opdracht heeft een looptijd van twee (2) jaar, te rekenen vanaf één juli 2013 (1/7/2013) of, indien op 24 mei 2013 (24/5/2013) de opdracht nog niet gesloten is, op de eerste (1ste ) of vijftiende (15de ) kalenderdag van de maand volgend op 25 werkdagen vanaf de datum volgend op de dag waarop de sluiting van de opdracht is gegeven. Deze 25 werkdagen zijn inclusief feestdagen (niet zaterdag en zondag). Fictieve voorbeelden ter duiding: Bv. Sluiting op 1/8/2013 -> Aanvangsdatum 15/9/2013 Bv. Sluiting op 8/8/2013 -> Aanvangsdatum 15/9/2013 Bv. Sluiting op 14/8/2013 -> Aanvangsdatum 1/10/2013 Bv. Sluiting op 26/8/2013 -> Aanvangsdatum 1/10/2013 Bv. Sluiting op 27/8/2013 -> Aanvangsdatum 15/10/2013 Teneinde een correcte prijsopgave te kunnen maken, dient de leveringsperiode duidelijk bepaald te worden. Kan U ons een officiële startdatum opgeven voor dit contract. Leveringspunten met kwartiergelezen en maandelijks gelezen meteropname kunnen enkel op de 1 e dag van de maand van leverancier veranderen. Een aanvangsdatum op bv 15/9 is bijgevolg niet mogelijk. Kan u bevestigen dat de aanvangsdatum van de levering op 1 e van de maand zal vastgelegd worden? - De datum van sluiting van de opdracht kan bij een Overheidsopdracht nooit op voorhand vastgelegd worden gezien dit eigen is aan de gunningsprocedure van de opdracht. Voor deze aanbesteding wordt bovendien een gestanddoeningstermijn van 180 dagen gevraagd. Deze termijn is mede bepaald door de interne procedures van het Bestuur. Het Bestuur kan dus tot sluiting van de opdracht overgaan binnen deze termijn, rekening houdend met de wachttermijn volgens artikel 65/8, 2. Indien deze termijn overschreden wordt kan het Bestuur om verlenging van de gestanddoeningstermijn verzoeken. Voor verdere uitleg omtrent deze procedure verwijs ik u naar de betreffende teksten in het KB van 8 januari 1996. -Wij respecteren de bepalingen van het technisch reglement. Wettelijke bepalingen of restricties hebben voorrang op de bepalingen. Artikel I.6-1 (p.8) van het bestek wordt als volgt gewijzigd: Voorliggende opdracht heeft een looptijd van twee (2) jaar, te rekenen vanaf één juli 2013 (1/7/2013) of, indien op 24 mei 2013 (24/5/2013) de opdracht nog niet gesloten is, op de eerste (1ste ) kalenderdag van de maand volgend op 25 werkdagen vanaf de datum volgend
op de dag waarop de sluiting van de opdracht is gegeven. Deze 2 werkdagen zijn inclusief feestdagen (niet zaterdag en zondag). Fictieve voorbeelden ter duiding: Bv. Sluiting op 1/8/2013 -> Aanvangsdatum 1/10/2013 Bv. Sluiting op 8/8/2013 -> Aanvangsdatum 1/10/2013 Bv. Sluiting op 14/8/2013 -> Aanvangsdatum 1/10/2013 Bv. Sluiting op 26/8/2013 -> Aanvangsdatum 1/10/2013 Bv. Sluiting op 27/8/2013 -> Aanvangsdatum 1/11/2013 VRAAG 3 Pagina 8/63 I.6 Overige algemeen toepasselijke bepalingen (punt 2 en 3) Er is mogelijkheid tot verlenging van de opdracht, door het Bestuur, met 6 maanden aan identieke condities, voor overgang naar een nieuwe opdrachtnemer. Gelet op eventuele marktschommeling legt een eenzijdige verlengingsmogelijkheid een groot risico bij de leverancier. U zal begrijpen dat dit een impact zal hebben op de prijszetting. Kan u akkoord gaan dat de leverancier een prijsaanpassing kan doorvoeren indien de aanbestedende overheid gebruik maakt van deze verlengingsoptie? Wij verwijzen hiervoor naar de bepalingen van het bestek. Er is mogelijkheid tot verlenging van de opdracht, door het Bestuur, met 6 maanden aan identieke condities. Deze procedure van aanbesteden laat niet toe te onderhandelen. VRAAG 4 Pagina 10/63 I.6 Overige algemeen toepasselijke bepalingen (punt 9) De leverancier heeft wel recht op een schadevergoeding indien het Bestuur / de Vlaamse entiteit / de lokale overheid beslist leveringspunten te schrappen tijdens de loop van de overeenkomst om prijstechnische redenen (bv. veranderen naar een andere leverancier), tenzij bovenstaande punten van toepassing zijn. Het bedrag van de schadevergoeding wordt als volgt bepaald: Indien de looptijd van de hoofdopdracht nog maximum 6 maanden bedraagt: 50 per leveringspunt. Indien de looptijd van de hoofdopdracht nog langer dan 6 maanden bedraagt: 75 per leveringspunt. De datum van aanvraag stopzetting (bv. via verhuisformulier) bij de leverancier is hierbij bepalend. Deze schadevergoedingen zijn logischerwijs niet van toepassing wanneer het contract vroegtijdig wordt opgezegd door het Bestuur conform artikel I.6 2 Zoals u begrijpt heeft het aantal leveringspunten een belangrijke invloed op de globale volumeafname en het globale afnameprofiel. In dit verband dient de gegunde leverancier de nodige schikkingen te treffen om het aardgaskwantum voor de klant(en) voor een welbepaalde periode te reserveren op de groothandelsmarkt van aardgas en/of vast te leggen via sourcingcontracten. Gezien het wegnemen van bepaalde leveringspunten enkel een recht geeft op een forfaitaire vergoeding van respectievelijk 50 of 75 per leveringspunt (wat geenszins de werkelijke schade dekt), zonder dat er rekening gehouden wordt met de volumeafname op het leveringspunt noch met het type van meetinstallatie, betekent dit een groot risico voor de leverancier. Dit terwijl de op pagina 28 en volgende (art. II.2.J) voorziene straffen, die in vele gevallen zelfs de essentie van het contract, met name de levering van aardgas, niet aantasten, vele malen hoger en strenger zijn. Graag uw bevestiging dat in geval van schrapping van leveringspunten om prijstechnische redenen, de leverancier bovendien het recht heeft op een schadevergoeding voor de effectief geleden schade. U zal begrijpen dat indien het antwoord negatief is, dit een impact zal hebben op de prijszetting. -Artikel I.6-9 (p.11) van het bestek wordt als volgt gewijzigd: De datum van aanvraag stopzetting (bv. via verhuisformulier) bij de leverancier is hierbij bepalend. Deze schadevergoedingen zijn logischerwijs niet van toepassing wanneer het contract vroegtijdig wordt opgezegd door het Bestuur conform artikel I.6 3.
-Elke inschrijving geschiedt onvoorwaardelijk, dus wij kunnen uw standpunt niet aanvaarden. VRAAG 5 Pagina 14/63 II.1.D. ART.86. Prijsbepaling De inschrijver dient in stuk 5 het maandelijks overzicht in van de waarde van de parameter H. Door middel van lineaire extrapolatie ( VOORSPELLEN functie van het programma Microsoft Excel) wordt een predictie gedaan van de volgende waarden van H: H0,p = waarde van H, in maand waarin de openingszitting plaatsvindt H1,p = waarde van H, na 1 jaar, te starten vanaf maand waarin de openingszitting plaatsvindt (H0,p) Kan u bevestigen dat H 0,p de index die van toepassing is op de leveringsperiode april 2013? Kan u bevestigen dat H 1,p de index die van toepassing is op de leveringsperiode april 2014? De openingszitting vindt plaats in april 2013. Bijgevolg: H0,p = waarde van H, na 0 jaar, zijnde de maand waarin de openingszitting plaatsvindt -> april 2013 H1,p = waarde van H, na 1 jaar, te starten vanaf maand waarin de openingszitting plaatsvindt (H0,p) -> april 2014 VRAAG 6 Pagina 16/63 II.1.F. ART.89 en 90. Vorm en inhoud van de offerte Stuk 4: Ingeval bepaalde indexen enkel te bekomen zijn via abonnement zal de inschrijver voor de periode van de gestandsdoening een login & paswoord beschikbaar stellen aan het Bestuur. De eventuele kosten voor het beschikbaar stellen zitten inbegrepen in deze opdracht. Kan u akkoord gaan dat de leverancier u maandelijks de index die van toepassing is via mail ter beschikking zal stellen? Voor het ter beschikking stellen van de index(en) zijn de bepalingen van artikel II.1.D.1 (p.35) van toepassing. Echter dient het Bestuur de mogelijkheid te hebben om de index(en) individueel onafhankelijk te controleren (zie bepalingen Stuk 4). Ingeval bepaalde indexen dus enkel te bekomen zijn via abonnement zal de inschrijver voor de periode van de gestandsdoening een login & paswoord beschikbaar stellen aan het Bestuur voor onafhankelijke controle. VRAAG 7 Pagina 17/63 II.1.F. ART.89 en 90. Vorm en inhoud van de offerte Stuk 10: een kopij van de leveringsvergunning uitgereikt door de regulatoren voor het Vlaams Gewest (VREG) en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (BRUGEL) voor perceel 1. Een kopij van de leveringsvergunning uitgereikt door de regulatoren voor het Vlaams Gewest (VREG) voor perceel 2. (zie II.1.B) Kan u akkoord gaan dat wij u als bewijs een uittreksel uit het Belgisch Staatsblad aanleveren? Ja, gezien het wettelijk karakter van het Belgisch Staatsblad.
VRAAG 8 Pagina 18/63 II.1.G. ART.97. Inventaris ART. II.1.G van het Bestek voorziet voor perceel 1 dat de leverancier recht heeft op een schadevergoeding ten bedrage van 1.000 EUR per procent onder de minimale drempel. Dit recht vervalt evenwel indien de leverancier of het Bestuur de hoofdopdracht vroegtijdig beëindigt. Mogen we ervan uitgaan dat het de uitoefening van het recht door een partij om jaarlijks een einde aan de opdracht te stellen, zoals voorzien in art. I.6 van het Bestek, niet als een vroegtijdige beëindiging wordt beschouwd? De bepalingen opgenomen in artikel I.6-3 worden aanzien als een vroegtijdige beëindiging van de opdracht. VRAAG 9 Pagina 21/63 II.1.N. ART.116 Gestanddoeningstermijn voor de inschrijvers In afwijking van artikel 116 van het K.B. van 8.1.1996 wordt de termijn van 60 kalenderdagen gedurende dewelke de inschrijvers gebonden blijven door hun offerte, voor deze opdracht op 180 kalenderdagen gebracht. Een gestanddoeningstermijn van 180 kalenderdagen legt, gezien de marktschommelingen, een groot risico bij de leverancier. U zal begrijpen dat dit een impact zal hebben op de prijszetting. Kan u akkoord gaan met een kortere gestanddoeningstermijn? -De datum van sluiting van de opdracht kan bij een Overheidsopdracht nooit op voorhand vastgelegd worden gezien dit eigen is aan de gunningsprocedure van de opdracht. Voor deze aanbesteding wordt bovendien een gestanddoeningstermijn van 180 dagen gevraagd, die ingaat op de dag na de zitting voor de opening van de offertes. Deze termijn is mede bepaald door de interne procedures van het Bestuur. Het Bestuur kan dus tot sluiting van de opdracht overgaan binnen deze termijn, rekening houdend met de wachttermijn volgens artikel 65/8, 2. Indien deze termijn overschreden wordt kan het Bestuur om verlenging van de gestanddoeningstermijn verzoeken. Voor verdere uitleg omtrent deze procedure verwijs ik u naar de betreffende teksten in het KB van 8 januari 1996. -Elke inschrijving geschiedt onvoorwaardelijk, dus wij kunnen geen afwijking aangaande de gestanddoeningstermijn aanvaarden. VRAAG 10 Pagina 23/63 II.2.C. ART.5, 1 Bedrag van de borgtocht Voor Perceel 2 dient op verzoek van de bestellende lokale overheid een borg gesteld te worden conform de bepalingen van dit artikel. De bestellende lokale overheid en de leverancier staan in voor deze administratie verbonden aan de borgstelling. Het bedrag van de borgtocht wordt bepaald door middel van volgende berekening: Aardgasverbruik van de leveringspunten die de desbetreffende bestellende lokale overheid toevoegt in het 2de jaar voorafgaand aan de datum van toetreding (MWh) * goedgekeurde leveringsprijs ( /MWh). Bijvoorbeeld: Datum toetreding 24/9/2013 Verbruiken van het jaar 2011 komen in aanmerking voor bepaling van de borg. Met een maximum van 100.000,00 per borgtocht. Dit betekent dat het totaalbedrag van deze borgstellingen mogelijks enkele miljoenen euro s kan bedragen. Echter, indien we de forfaitaire borgtocht die wordt gevraagd voor perceel 1 (vastgesteld op 200.000 EUR) evenredig volgens de opgegeven jaarlijkse vermoedelijke hoeveelheden zouden toepassen op perceel 1 komen we uit op een bedrag van ongeveer 45.000 EUR voor het volledige perceel 2. Mogen we ervan uitgaan dat het totale bedrag aan borgtochten dat voor perceel 2 kan worden gevraagd niet meer dan 100.000 EUR kan bedragen (pro rata te verdelen volgens verbruik in 2011)?
-Artikel II.2.C (p.23) van het bestek wordt als volgt gewijzigd: Perceel 2: Voor Perceel 2 dient op verzoek van de bestellende lokale overheid een borg gesteld te worden conform de bepalingen van dit artikel. De bestellende lokale overheid en de leverancier staan in voor deze administratie verbonden aan de borgstelling. Het bedrag van de borgtocht wordt bepaald door middel van volgende berekening: Aardgasverbruik van de leveringspunten die de desbetreffende bestellende lokale overheid toevoegt in het 2de jaar voorafgaand aan de datum van toetreding (MWh) * goedgekeurde leveringsprijs ( /MWh) * factor 0,2. Bijvoorbeeld: Datum toetreding 24/9/2013 Verbruiken van het jaar 2011 komen in aanmerking voor bepaling van de borg. Met een maximum van 75.000,00 per borgtocht. VRAAG 11 Pagina 25-26/63 II.2.F. ART.13 2 Prijsherziening Jaarlijks uitgelezen punten Voorbeeld 2(fictief) Hierin wordt gesteld dat er dient rekening gehouden te worden met de SLP-profielen opgelegd door de desbetreffende aardgasregulatoren en de door de ANB opgegeven verbruiken per deelperiode. Wij onderschrijven dit principe. Wij zijn zo vrij u te herinneren wat een SLP profiel aardgas inhoudt : een SLP is een curve of een cijfertabel die per uur van een volledig jaar het relatieve verbruik weergeeft van een bepaald type van klanten of maw een schatting maakt van hoeveel aardgas in een bepaalde periode verbruikt wordt. Zo kan het jaargemeten verbruik verspreid worden over de betreffende periode. De cijfertabellen van de gehanteerde SLP s worden in de regel jaarlijks door de VREG gepubliceerd. Daar tegenover wordt in het voorbeeld 2 (fictief) gesteld: Deelperiode met opgave van kwh. Dit is contradictorisch met een jaaropgenomen meetinstallatie. Voor een jaaropgenomen meetinstallatie krijgt de leverancier een jaarverbruik binnen voor de volledige jaarperiode en het is de bijhorende SLP welke de verdeling maakt o.m. rekening houdend met de dagindelingen en de klimatologische omstandigheden. Als er gewerkt wordt met een maandindexeringsmechanisme dan worden op basis van de uurwaarden van de cijfertabel van de SLP de jaarverbruiken omgezet naar de maandverbruikswaarden waaraan het maandindexeringsmechanisme gerelateerd wordt. In het voorbeeld wordt o.a. de formule 23/10/2012-31/1/2013: P1 = [(Pbasis,_ x (0,7 x Hoktober_2012/ H0,nov2011 + 0,3)) + (Pbasis,_ x (0,7 x Hnovember_2012/H0,nov2011 + 0,3)) + (Pbasis,_ x (0,7 x Hdecember_2012/ H0,nov2011 + 0,3)) + (Pbasis,_ x (0,7 x Hjanuari_2013/H0,nov2011 + 0,3))] /4 * 20.000kWh voorgesteld en hier knelt het o.i. in het voorbeeld. De formule neemt de maanden apart wat het indexeringsmechanisme betreft maar deelt de som dan door vier wat juist in tegenspraak is met het SLP model. Het SLP model is net geen lineaire verdeling van het verbruik,en hieraan dan gekoppeld het maandindexeringsmechanisme, maar geeft een gewicht aan de maandverbruiken, bvb volgens het graaddagenmechanisme (klimatologische omstandigheden), zodat er geen sprake kan zijn van een lineaire toepassing. Kan er dan ook met dit systeem rekening gehouden worden aub zodat er correct kan gefactureerd worden op basis van het SLP systeem waaraan het gekozen indexeringsmechanisme gekoppeld is. Uiteindelijk is dit o.i. ook de bedoeling van de regelgever. -Het aangehaalde (fictieve) voorbeeld 2 is fictief uitgaande van een aantal veronderstellingen die het Bestuur gemaakt heeft. Echter wijst het Bestuur op artikel II.2.F B (p.25) aangaande de bepaling van de parameter H voor jaarlijks uitgelezen punten, waarbij de inschrijver zelf in stuk 11 de berekeningswijze dient voor te leggen rekening houdend met een aantal opgelegde regels: Voor facturatie wordt de parameter H voor jaarlijks uitgelezen punten bepaald op identieke manier als voor maandelijks uitgelezen punten. Hierbij dient rekening gehouden te worden
met de SLP-profielen opgelegd door de desbetreffende aardgasregulatoren en de door de ANB doorgegeven verbruiken per deelperiode. Wat betreft de koppeling van de leveringsprijzen (P) aan deze deelverbruiken dient de inschrijver zijn berekeningswijze gedetailleerd op te geven in stuk 11. Hierbij gelden volgende regels: De leveringsprijzen gekoppeld aan de deelverbruiken dienen op basis van een maandelijkse uitmiddeling te gebeuren. Het koppelen van een leveringsprijs (P) aan het verbruik in een bepaalde deelperiode kan bv. niet geschieden a.d.h.v. de hoogste maandelijkse berekende leveringsprijs in die bepaalde deelperiode. Deze berekeningswijze dient transparant op de factuur te worden vermeld VRAAG 12 Pagina 28-29/63 II.2.J. ART.20 4 Straffen Mogen we ervan uitgaan dat geen straf zal worden opgelegd voor rechtzetting van facturen, niet tijdig opmaken kwartaalrapporten, foutieve kwartaal verbruiksrapporten als gevolg van beslissingen door derden, zoals bijvoorbeeld de netbeheerders of bevoegde overheden? Het principe van toepassing van straffen maakt deel uit van de Wet op Overheidsopdrachten. Voor de toepassing van een straf wordt gewerkt via de procedure zoals beschreven in artikel 20 van de algemene aannemingsvoorwaarden (bijlage KB van 26/9/1996). Fouten ten gevolge informatie aangereikt door derden is overmacht. VRAAG 13 Pagina 36/63 II.1.D.2 Factuur op papier De gevraagde facturatiegegevens zijn leverbaar indien zij ter beschikking worden gesteld door de netbeheerder. -Het Bestuur wijst als antwoord op deze opmerking dat elke inschrijving onvoorwaardelijk dient te geschieden. Het Bestuur is zich bewust van de afhankelijkheid van de netbeheerder, en diens wettelijk geregelde positie. VRAAG 14 OFFERTEFORMULIER Kan u ons een word versie van het offerteformulier ter beschikking stellen zodat we dit op een duidelijke en overzichtelijke manier kunnen invullen. -Conform de bepalingen in e-procurement kunnen wij enkel deze formaten hanteren.