jaarverslag 1 Vlaams-Brabants steunpunt e-government
2 Jaarverslag
INHOUD VOORWOORD 5 1: VERA-NDERING IN 6 1. Samenwerken: een befaamd recept 6 2. Maatwerk: ook een geliefde formule 8 3. Ons motto: in nauw overleg met 9 onze besturen 2: SAMENWERKEN LOONT! 12 1. Verbreding van de bestaande samenwerkingsverbanden 12 2. Nieuwe samenwerking: Lambiek 13 3. Vaarwel VCS SOCiAL 13 4. Verdieping van de bestaande samenwerkingsverbanden 14 5. Samenwerkingsprojecten @ 15 - Website 15 - IP-telefonie 16 - Monitoring 18 - Externe audit Vlaanderen 19 - RFID voor bibliotheken 20 - Integratie gemeente OCMW 22 - Elektronische dienstverlening 23 6. Besparingen voor lokale besturen 2 26 - Tijdsbesparing 26 - Financiële besparing 28 3: INZETTEN OP KENNISDELING 32 1. VERA informeert 33 - Infodag website 33 - Academische zitting Cipal 34 - Infodag IP-telefonie 35 - Infodag monitoring 35 - Collegagroep Kortom 36 - Infodag informatieveiligheid 36 - Infodag informatiebeheer 37 2. VERA informeert samen met de provincie 38 - Opleiding IT-beheerder i.s.w.m. PIVO 38 - Informatieveiligheid voor beleid 38 - GIS-samenwerkingsverband 39 3. VERA rond de tafel 40 - VERA aan tafel bij verschillende overheden 40 - Hefboomproject 40 - VERA aan tafel bij de lokale overheden 41 4. News@VERA 44 5. VERA komt naar je toe 48 - Avonden voor Beleid 48-15 jaar VERA 49 4: DIENSTVERLENING AAN BESTUREN 54 1. Diensten op maat van de lokale besturen 55 - ICT-beheerder 55 - ICT-projectleider/ICT-architect 56 2. Servicedesk VERA 57 3. Informatieveiligheid 59 4. Hosted mail 60 5: IT-PUNT: EEN INTERLOKALE VERENIGING 64 1. Waarom? 64 2. Hoe? 66 6: VERANKERING IN DE PROVINCIE 68 1. Raad van bestuur 69 2. Directiecomité 70 3. Beleids- en beheerscyclus (BBC) 71 7: VERA in cijfers 72 3
4 Jaarverslag
Voorwoord Beste lokaal bestuur van Vlaams-Brabant, Bedankt voor! Bedankt voor de intense samenwerking tijdens dit vruchtbare jaar! De slagzin van het afgelopen jaar is zonder twijfel nog méér samen. We bereiken met meer projecten en meer dienstverlening op maat een steeds grotere doelgroep bij meer gemeentes, OCMW s en politiezones. Bovendien werken we ook steeds hechter met hen samen. Meer lokale besturen zijn lid van onze Virtuele Centrumsteden! Dankzij de oprichting van VCS Lambiek, onze nieuwste telg, maken intussen maar liefst 61 van de 65 Vlaams-Brabantse gemeentes deel uit van onze samenwerkingsverbanden. In totaal brengt dat ons ledenaantal op 122 lokale besturen. Meer samenwerkingsprojecten en raamcontracten! Met maar liefst 7 nieuwe projecten hebben we in vele aspecten van e-government behandeld: IP-telefonie, websites, monitoring, elektronische dienstverlening, RFID voor bibliotheken, integratie gemeente-ocmw en externe audit Vlaanderen. Meer tijd bespaard! We hebben bovendien door de projecten samen te doen 289,5 werkdagen bespaard, tijd die jullie medewerkers kunnen besteden aan andere uitdagingen. Meer dienstverlening op maat bij steeds meer besturen! De druk vanuit hogere overheden en publiek neemt toe om steeds meer diensten digitaal aan te bieden met minder mensen. Om jullie te helpen deze uitdaging aan te gaan, vragen jullie steeds meer dienstverlening op maat. Een vraag die wij met ons multidisciplinair team graag beantwoorden! Echter, om te kunnen blijven voldoen aan deze groeiende vragen zal VERA in 2016 nog meer investeren in mensen en middelen in opleiding van medewerkers in ondersteuning zoals werkruimte en uitrusting in communicatie om onze steeds uitgebreidere doelgroepen te bereiken Voor nog meer samenwerking in 2016 en daarna! Hartelijke groet! Meer geld bespaard! Dankzij deze samenwerkingsprojecten en raamcontracten hebben we ook meer geld bespaard voor jullie, namelijk 830.000 in totaal! Een aanzienlijk budget dat vrijkomt en jullie als bestuur nu voor andere doeleinden kunnen gebruiken. Véronique Janssens Directeur VERA Tie Roefs Voorzitter VERA, gedeputeerde voor informatica 5
1 2.VERA-ndering in Informatie, informatiebeheer, digitale transacties, e-dienstverlening, winnen op alle overheidsniveaus aan belang. De federale en, vooral, de Vlaamse overheid hebben zeer duidelijke doelstellingen geformuleerd rond digitale dienstverlening met het Vlaanderen Radicaal Digitaal 2020-programma. Meer dan ooit dienen lokale overheden in te zetten op het digitaliseren van hun processen. Zo kunnen ze de efficiëntie verhogen, kosten drukken en klantvriendelijkere dienstverlening aanbieden. De doelstelling is snel uitgesproken, de weg ernaartoe echter niet. Vele overheden zijn niet klaar voor de digitale sprong, hebben hun informatie(huishouding) nog niet op orde, werken volgens omslachtige processen, Zij zien een metershoge berg werk en kosten opdoemen om de doelstellingen te halen. 1 - samenwerken: een befaamd recept VERA houdt als steunpunt e-government de vinger aan de pols en zet verder in op samenwerking tussen de lokale besturen. Sinds 2011 verenigen we de besturen in Virtuele Centrumsteden om de krachten te bundelen. Ondertussen zijn maar liefst 61 van de 65 Vlaams-Brabantse gemeentebesturen lid van een Virtuele Centrumstad! In het totaal zijn er zelfs al 122 lokale besturen toegetreden, gaande van gemeenten, over OCMW s tot politiezones, intercommunales en zelfs hulpverleningszones. Zij genieten allemaal van gratis dienstverlening zoals de analyse van hun ICT-behoeften, het zoeken naar een geschikte oplossing en het uitvoeren van die oplossing met de meest geschikte leverancier doelgerichte overlegmomenten en kennisdeling, zoals onze IT-overlegmomenten, infodagen en discussiegroepen veel tijd- en geldwinst dankzij onze samenwerkingsprojecten en de leidraden, overzichtslijsten en raamcontracten: 6 Jaarverslag
1 4 nieuwe raamcontracten: websites, IP-telefonie, een monitoringtool en een RFID-oplossing voor de slimme bibliotheek nieuwe leidraden als voorbereiding op de externe audit van Vlaanderen Zo hebben we in totaal maar liefst 830.000 euro bespaard voor onze besturen. Dat is een stevig budget dat kan ingezet worden voor andere projecten. Geïnspireerd door dit succes en bouwend op de overtuiging dat samenwerken loont, wil VERA stappen zetten in de richting van een meer verregaande samenwerking met de lokale besturen en hen zo nog meer ontzorgen van hun verantwoordelijkheden met betrekking tot hun ICT-omgeving. We willen de besturen graag ondersteunen en stimuleren om steeds verder te stappen op het continuüm van samenwerken. Bij de start van onze Virtuele Centrumstedenwerking hebben we de eerste stap gezet op dit continuüm: we maakten los-vast netwerken van besturen. In sommige samenwerkingsprojecten evolueerden deze netwerken naar partnerships, denk maar aan het hosted kennisplatform TOPdesk en onze hosted monitoringtool. In bereidden we volop de volgende stap voor: naar een alliantie in de vorm van een interlokale vereniging samen met lokale besturen uit Vlaams-Brabant. Uiteraard zal de snelheid waartegen de besturen deze weg afleggen verschillend zijn. Als VERA vinden we het belangrijk een dienstenaanbod te kunnen uitwerken dat aansluit bij de verschillende besturen en de verschillende gradaties van samenwerken. Alliantie Partnership Netwerk In september keurde de raad van bestuur van VERA de oprichting van een interlokale vereniging goed. Deze hechtere vorm van samenwerken werd enthousiast onthaald door onze besturen tijdens onze feestmomenten van 15 jaar VERA. Onze interlokale vereniging it-punt werd begin 2016 dan ook snel een feit! 7
1 VERA-ndering in 2 - maatwerk: ook een geliefde formule Veel lokale besturen hebben moeite om grip te houden op hun ICT-infrastructuur en de ondersteuning er van. Tegelijkertijd groeit echter het besef dat ICT onontbeerlijk is om de dienstverlening te optimaliseren. Het mag dan ook niet verwonderen dat in de vraag naar individuele ondersteuning sterk is gestegen. Een trend die zich de komende jaren zal verderzetten. VERA kan deze kwaliteitsvolle dienstverlening immers aanbieden vanuit de rol van neutraal ICT-steunpunt en zo onafhankelijke ondersteuning en advies verlenen. We bieden deze dienstverlening via een kostendelende formule aan en vullen op die manier een niche in de markt. VERA stelt een team ter beschikking dat helemaal vertrouwd is met de werking van de lokale besturen: afhankelijk van de vraag zetten we dé expert in die beschikt over de juiste vaardigheden en kennis. Deze dienstverlening gebeurt door een multidisciplinair team: ICT-beheerder Projectleider Veiligheidsconsulent ICT-architect Servicedeskmedewerker Afhankelijk van de noden van het bestuur kunnen deze personen worden ingezet voor korte of langere termijn. Op die manier geven we de besturen extra tijd, extra competenties en extra handen. In gingen onze VERA-medewerkers al bij heel wat gemeenten en OCMW s aan de slag, in 2016 breiden we deze diensten verder uit naar de politiezones, hulpverleningszones, gemeentescholen en bibliotheken. Concrete hands-on ondersteuning in alle geledingen van de lokale besturen. Ook daar wil VERA een betrouwbare partner zijn. 40 35 30 25 20 15 10 5 Aantal besturen Groei in kostendelende dienstverlening 2014 0 servicedeskmedewerker ICT-beheerder Projectbegeleiding ICT-architect Veiligheidsconsulent 8 Jaarverslag
1 3 - ons motto: in nauw overleg met onze besturen Via dialoog en interactie met onze besturen hebben we ook in de noden en zorgen van onze besturen zo zorgvuldig mogelijk gecapteerd en hierop antwoorden geformuleerd. Tijdens de verschillende overlegmomenten dachten onze besturen mee na over hoe VERA hen nog meer kan ondersteunen om van ICT een sterk instrument te maken waarmee ze hun dienstverlening kunnen inrichten. Ook wij grijpen deze overlegmomenten aan om te voelen wat er leeft bij de verschillende besturen en aan welke projecten we prioriteit moeten verlenen. Op deze manier houden we een vinger aan de pols bij onze steeds groeiende doelgroep. Eén van de onderwerpen die sterk leeft bij nagenoeg elk bestuur, is de moeilijke interactie tussen de verschillende softwarepakketten en de leveranciers die deze aanbieden. Daarom formuleerde de secretaris van Machelen een krachtige oproep in onze nieuwsbrief van juni tot meer samenwerking tussen deze leveranciers, met VERA als ideale bemiddelaarster. Een oproep die intussen uitmondde in een nieuw project koppelingen. gekoppeld. Front-, mid- en backoffice leven hun eigen leven. En dat in een omgeving die op zich niet zo groot en verscheiden is. Tenslotte zijn er in Vlaanderen maar 308 gemeenten en maar 308 OCMW s (momenteel). Die hebben allemaal met dezelfde wetgeving te maken en worstelen met dezelfde problematiek. De soms onbegrijpelijke en halsstarrige houding van de softwarebedrijven op de markt is hier een cruciale en belemmerende factor. Het lijkt wel alsof we op de Titanic staan: het schip dreigt ten onder te gaan terwijl een viertal orkestjes in kakafonie blijven verder spelen waardoor de kapitein letterlijk het noorden kwijtraakt. In plaats van met één groot harmonieus samenspel het schip een goede en veilige koers te laten varen. Daarom een oproep: laat ons, Vlaamse overheid, softwarebedrijven en lokale besturen nu eens meer de koppen bij elkaar steken. VERA kan hier als koppelaarster letterlijk en figuurlijk een rol spelen. Edito Nieuwsbrief juni : Koppelaarster gezocht! Een gemeente levert vele diensten, maakt beleid, beheert, voert taken uit opgelegd door hogere overheden. En dit in zeer uiteenlopende domeinen, die allemaal ook ergens raakpunten hebben. Burgers worden mondiger, de hogere overheid legt ons op meer te doen met minder. En laat daar nu net het schoentje wringen. Wij willen wel spreken met de hogere overheden en met onze burgers. Maar onze toepassingen laten spreken met elkaar, dat lukt niet. IT-toepassingen geraken maar niet met elkaar Daniël Schell, secretaris gemeente Machelen In de nieuwsbrief van november kaartte de korpschef van politiezone Pajot op een gelijkaardige manier de huidige situatie van de lokale politiezones aan. Zij hebben immers steeds meer nood aan ondersteuning van derden nu de steun en middelen vanuit de federale politie sterk verminderen. Ook deze oproep hebben we intussen ter harte genomen door het oprichten van een nieuw samenwerkingsverband politie. Dit nieuwe samenwerkingsverband is volledig op hun leest geschoeid zodat we hun specifieke uitdagingen op een gepaste manier kunnen beantwoorden! 9
1 VERA-ndering in Edito Nieuwsbrief november : Vernieuwde IT-strategie voor de lokale politie De werking van lokale politiezones op het vlak van beleid en beheer wordt geregeld door federale regelgeving en dit terwijl haar financiering toch vooral door de gemeenten en steden wordt gedragen. De meeste politiezones zijn meer-gemeenten-politiezones en beschikken over een eigen rechtspersoon terwijl de mono-gemeente-politiezones integraal deel uitmaken van de gemeente of stad. Een politiezone is duidelijk een buitenbeentje. Onder druk van de budgettaire toestand van de gemeenten ontstaan er intussen associaties of nieuwe politiezones uit fusies. Federale besparingen ontmantelen steeds verder de ondersteuning van de federale politie aan de lokale. De oprichting van een eigen gerechtelijk arrondissement voor Halle-Vilvoorde vraagt aan de politiezones om zich in te schrijven in vernieuwende werkingsprocedures. De maatschappelijke ontwikkelingen op technologisch (e-loket, sociale media, ) en op sociaal gebied (werkbalans, permanente bereikbaarheid, ) dwingen de politiezones hun informaticatoepassingen aan hoge snelheid (en hoge kosten) aan te passen. Al deze nieuwe uitdagingen vereisen een nog grotere samenwerking en ondersteuning op het vlak van IT, niet alleen tussen de politiezones onderling, maar ook met de verschillende besturen en partners. De zelfredzaamheid van politiezones toont steeds duidelijker haar beperkingen. Indien we de trein niet willen missen is het opzetten van een gezamenlijk actieprogramma en coördinatie onontbeerlijk. Ik ben er van overtuigd dat de knowhow en kennis van VERA in deze ons een flink stuk op weg kan helpen. Hieruit blijkt ook dat VERA niet alleen inzet op samenwerken, raamcontracten en hands-on-ondersteuning. We denken ook mee met de besturen en de hogere overheden over grote thema s die het beleid op een concrete manier in een bepaalde richting sturen. Exponenten van deze strategische aanpak op lange termijn zijn onze projecten elektronische dienstverlening en integratie van het OCMW en de gemeente. Deze projecten overstijgen het niveau van ICT en vragen een sterke betrokkenheid van de beleidsmensen en een duidelijke visie. VERA wil de besturen actief begeleiden bij dit denkproces. Een weldoordacht concept is immers een noodzakelijke voorwaarde voor een geslaagd e-loket op maat van de burgers of een harmonieuze en efficiënte integratie van OCMW en gemeente. Daarom brengen we de beleidsmensen van de verschillende besturen rond de tafel en stimuleren we zo samenwerken en samen denken. Marc Hellinckx, Korpschef politiezone Pajottenland 10 Jaarverslag
11
2 2.samenwerken loont 1 - Verbreding van de bestaande samenwerkingsverbanden Eind : 122 besturen = lid van één van onze 8 samenwerkingsverbanden + 9 besturen t.o.v. 2014 Nieuwe virtuele centrumstad Lambiek - regio Zennevallei: gemeente Dilbeek + gemeente Halle + gemeente Sint-Pieters-Leeuw Toetreding tot bestaande virtuele centrumsteden: OCMW & gemeente Kraainem => VCS Groene Rand OCMW Ternat => VCS ADD-ICT Gemeente Herent => VCS Luchthaven Helics (samenwerking op ICT-vlak tussen stad Leuven en Hasselt) => VCS STAD Hulpverleningszone Oost => VCS Brabantse Kouters Hulpverleningszone West => VCS STAD NIEUW: Hulpverleningszones Oost en West = nieuwe organisatiestructuur van de brandweerzones 2 zones in provincie Vlaams-Brabant: Oost & West 1 januari Een volledig nieuwe organisatiestructuur, gebaseerd op intergemeentelijke samenwerking. Waarom sluiten ze aan bij onze samenwerkingsverbanden? Voor een audit: een neutrale analyse van de bestaande IT-infrastructuur & noodzakelijke ingrepen om te evolueren naar een geïntegreerde zone Voor kennisdeling, want ondersteuning op technisch vlak is nodig Voor aankopen, want onze raamcontracten zijn ook voor hen heel interessant Om samen te werken, want hulpverleners kijken per definitie verder dan hun eigen grenzen 12 Jaarverslag
2 2 - nieuwe samenwerking: Lambiek Eind 2014 : 12 kleinere gemeenten en bijhorende OCMW s richten de virtuele centrumstad ADD-ICT op de grotere besturen in de regio gaan niet mee Eind : Gemeente Dilbeek + gemeente Halle + gemeente Sint-Pieters-Leeuw richten de virtuele centrumstad Lambiek op Waarom sluiten ze aan bij onze samenwerkingsverbanden? Voor aankopen, want onze raamcontracten zijn ook voor hen heel interessant Vb.: aankoop multifunctionals Om samen nieuwe projecten op te starten Vb.: verdere uitbouw e-loket 3 - vaarwel vcs social 2012 : De 13 OCMW s van koepelvereniging SOCiAL richten samen met VERA virtuele centrumstad SOCiAL op Eerste project - dringend & ambitieus: geschikte leverancier zoeken voor het nieuwe pakket voor Beleids- en Beheerscyclus (= BBC) : De overkoepelende vereniging SOCiAL wordt op 31/12/ beëindigd Gelijknamige virtuele centrumstad wordt eveneens op 31/12/ ontbonden 9 van de 13 OCMW s zijn ook lid van andere virtuele centrumstad 4 van de 13 OCMW s krijgen uitnodiging om tot een bestaande virtuele centrumstad toe te treden: OCMW s van Bierbeek, Herent, Rotselaar & Kortenberg Virtuele Centrumsteden Vlaams-Brabant - Gemeenten & OCMW s 13
2 Samenwerken loont 4 - verdieping van de bestaande samenwerkingsverbanden Meer politiezones treden toe! 8 politiezones zijn reeds lid van onze huidige virtuele centrumsteden Expliciete vraag van deze politiezones: meer & specifieke ondersteuning nood aan eigen projecten en IT-overleg - kennisdeling Politiezones willen zoektocht naar nieuwe hard- en software niet apart doorlopen krachten bundelen VERA polst bij de politiezones naar het nut / wens / nood voor een nieuw samenwerkingsverband politie Virtuele Centrumsteden Vlaams-Brabant - Politiezones & Intercommunales Meer informatievergaring & kennisdeling tussen de samenwerkingsverbanden Kennisdeling en ondersteuning is één van onze belangrijkste taken. De leden van de virtuele centrumsteden delen hun ervaringen en vragen met ons & onderling Meest gebruikte platform voor ICT-verantwoordelijken: ICT-kennisplatform & Monitoring ICT-kennisplatform is in uitgegroeid tot een soort virtuele koffiehoek waar allerlei kleine & grote weetjes en probleempjes worden besproken. Van 26 29 besturen: ook Stad Zoutleeuw, politiezone Wokra en gemeente Kortenaken maken gebruik van het ICT-kennisplatform Bij de start: meer afnemers om kosten te drukken 20% bespaard In : meer kennisdelen tussen de gebruikers van het platform Meer interactie => meer kennisdeling & informatie-uitwisseling Nood aan afspraken tussen alle deelnemers => de facto standaarden Ook in 2016 veel aandacht voor via oa. het project Zelfredzaamheid in IT 14 Jaarverslag
2 5 - samenwerkingsprojecten@ Websites Mijlpalen Project website = de zoektocht naar een geschikte oplossing en bijhorende beheertools voor een moderne responsieve website, inclusief CMS-systeem en aansluitende huisstijl Projectleider Kristof Brams Doelstellingen Budgetvriendelijke oplossing voor een hedendaagse website voor lokale besturen Beheer door verschillende medewerkers en via verschillende redactiestappen Belangrijkste parameters Makkelijk beheer Integratie met de productencatalogus voor besturen Geïntegreerde linken met sociale media Responsief Eigen look & feel voor elke site April 2014 oprichting werkgroep om de mogelijkheden van een webbeheertool te onderzoeken Begin mei opstellen vragenlijst 2014 => ervaringen met huidige website => vereisten voor een nieuwe website Eind mei kleine marktstudie naar bestaande 2014 raamcontracten Begin juni antwoorden vragenlijst + informatie 2014 marktstudie = basis voor het lastenboek 30/06/2014 publicatie overheidsopdracht type: Europese onderhandelingsprocedure 06/08/2014 13 kandidaten 29/09/2014 7 offertes ontvangen 13/11/ 5 kandidaten worden geselecteerd voor onderhandelingen 11/03/ gunning! 30/03/ infodag @Villa Beverbos - Wemmel 15
2 Samenwerken loont Contract is gegund aan: LCP, een Vlaamse webontwikkelaar uit Brugge Gespecialiseerd in overheidswebsites Contract loopt tot maart 2018 Aantal gepresteerde dagen door: VERA: 37,5 (2014) & 12,5 () Werkgroep: max. 5 dagen per persoon IP-telefonie Project IP-telefonie = het begeleiden van besturen die een nieuwe telefooncentrale nodig hebben en kiezen voor voice over IP: telefoneren via internet. Samenstelling werkgroep Nadia Gijsemans - Gemeente Tremelo Karin Verlinden - Gemeente Keerbergen Koenraad Debecker - Gemeente Oud-Heverlee Winnie Ceulemans - Gemeente Oud-Heverlee Paul Pues - Gemeente Oud-Heverlee Johan Dierinck - Gemeente Wemmel Peter Gysemans - OCMW Huldenberg Pascal Van Der Mynsbrugge - Gemeente Merchtem Daan Moonens - Gemeente Lennik Erg technisch dossier: IP-telefonie = hardware & software Oplossing moet volledig zijn: digitale telefooncentrales + apparatuur (= telefoons) + integratie met bestaande software Belangrijkste parameters: SIP-trunk goedgekeurd door Infrax Zowel fysieke als virtuele centrale mogelijk Software integratie: profielen per gebruiker, integratie smartphone, Pc integratie: telefoneren via jouw pc Telefoons voor slechthorenden Opties en uitbreidingen mogelijk Projectleider Stefan Wuyts Doelstellingen Toekomstgerichte oplossing: technologisch vernieuwend Verbeterde communicatie Verschillende mogelijkheden zodat besturen telkens meest geschikte oplossing kunnen kiezen: Fysieke & virtuele centrale Huren & kopen Voordelen: 16 Jaarverslag
2 Kostenbesparing: Gratis bellen tussen verschillende vestigingen Aan zonaal tarief naar het buitenland bellen Bereikbaarheid: onafhankelijk van het klassieke telefoonnetwerk Locatieonafhankelijk: via software ook buiten de organisatie bellen (softphone) Contract is gegund aan: Dezelfde winnaar voor de 2 percelen: Damovo met MiTel als product. Damovo is een internationale speler en levert, installeert en onderhoudt zakelijke communicatieoplossingen Contract loopt tot maart 2018 Mijlpalen 21/03/2014 oprichting werkgroep 22/04/2014 eerste overleg werkgroep: start voor onderzoek 16/06/2014 samen het lastenboek opmaken 2 percelen (lokaal + hosted oplossing) 27/06/2014 publicatie overheidsopdracht type: Europese onderhandelingsprocedure Aantal gepresteerde dagen door: VERA: 33 (2014) & 12,5 () Werkgroep: max. 6 dagen per persoon Samenstelling werkgroep Benny Moens - Gemeente Grimbergen Patrick Vissers - Gemeente Boortmeerbeek Kristof Vanheukelom - Gemeente Bierbeek Carl Van Overberghe - OCMW Grimbergen Geert De Roover - Gemeentebestuur Rotselaar 30/07/2014 11 kandidaten 14/11/2014 9 offertes ontvangen 14/01/ 3 kandidaten worden geselecteerd voor onderhandelingen 11/03/ gunning 12/03/ kick-off meeting: - Rapport afname dossier - Communicatie PR - Semestriële update meetings - Draaiboek en informatiedocument VoIP 05/05/ infodag @Provinciehuis - Leuven 17
2 Samenwerken loont Monitoring Project monitoring = een oplossing voor het implementeren en ondersteunen van een lokaal monitoringsysteem voor IT-componenten en dataverbindingen Doelstellingen Tool om op een neutrale en overzichtelijke manier de werking van de verschillende ICT-componenten te controleren Toekomstgerichte oplossing: technologisch vernieuwend Neutrale ICT-partner: leverancier onafhankelijk zodat bestaande software en hardware aan het systeem kunnen worden toegevoegd Kostendelend werken voor checks & set-up Integratie van de bestaande servicedesk connectiviteit Deel 2 van het project ICT-kennisplatform - TOPdesk = goed hulpmiddel, maar geen ICT-monitoring ICT-omgevingen worden steeds complexer door mix van lokale en hosted oplossingen & mix van virtuele en fysieke toepassingen Nood aan overzicht en controle wordt steeds groter Belangrijkste parameters: Beheer in handen van lokale besturen: monitoringtoestel bij het bestuur + dashboard voor de IT-ers Centrale infrastructuur bij VERA met back-up Maatwerk per bestuur mogelijk Compatibel met de nieuwste technologieën en applicaties Verzamelen van informatie Mijlpalen 04/03/2014 oprichting werkgroep 12/03/2014 samen het lastenboek opmaken 14/04/2014 publicatie overheidsopdracht type: Onderhandelingsprocedure met Belgische bekendmaking 10/05/2014 6 kandidaten 19/06/2014 3 offertes ontvangen 06/11/2014 gunning 05/05/ infodag @Provinciehuis Leuven Projectleider Stefan Wuyts 14/12/ gemeente Machelen, gemeente Keerbergen, gemeente Glabbeek, OCMW Grimbergen en natuurlijk VERA zelf ook maken gebruik van dit raamcontract 18 Jaarverslag
2 Contract is gegund aan: BA, een Leuvense softwareontwikkelaar Gespecialiseerd in IT-infrastructuur op maat Contract loopt tot maart 2018 Omdat er geen systeem bestond dat voldeed aan de eisen, heeft VERA samen met BA een concept uitgewerkt op maat van de lokale besturen: BA: ontwikkeling software op basis van bestaande open source software & installatie ter plaatse op maat van het bestuur & ondersteuning en hosting VERA: cocreatie concept & eerstelijnsondersteuning Aantal gepresteerde dagen door: VERA: 10 (2014) & 11 () Werkgroep: max. 4 dagen per persoon Samenstelling werkgroep Jan Gruyaert - Stad Scherpenheuvel-Zichem Wendi Goethuys - Stad Tienen Kurt Jans - Gemeente Kampenhout Nico De Belder - Gemeente Grimbergen Luc Wijns - Gemeente Opwijk Externe audit Vlaanderen Project externe audit Vlaanderen = het opstellen van een leidraad om lokale besturen bij te staan bij het voorbereiden van deze audit De Vlaamse overheid zal de interne controle van de lokale besturen evalueren Lokale besturen kunnen vooraf zelfevaluatie doen via Leidraad Interne controle Leidraad = 10 thema s => focus op thema 10 = ICT Projectleider Kristof Brams Doelstellingen Vragenlijst opstellen die het bestuur kan gebruiken als zelfevaluatie Leidraad voor het opstellen van een rapport door het bestuur ter voorbereiding van de audit Plan van aanpak opstellen voor het beheer van risico s Concrete voorbeelden van toepassing van de beheersmaatregelen verzamelen Volledige ICT-omgeving in kaart brengen Basis voor een ICT-beleidsplan opstellen Enquête voor medewerkers: peiling noden ICT voor dagelijkse werking 19
2 Samenwerken loont Mijlpalen 20/01/ eerste vergadering werkgroep 29/04/ toelichting eerste versie document voor as-is beschrijving 02/06/ analyse as-is beschrijvingen van de leden van de werkgroep Juli finaliseren eerste versie document met voorbeeldbeschrijvingen Augustus uitbreiding document met mogelijkheid voor risicobepaling en opstellen vragenlijst voor interne enquête omtrent IT 30/09/ publicatie leidraad & vragenlijst & enquête Aantal gepresteerde dagen door: VERA: 12,5 dagen Werkgroep: 2 dagen per persoon RFID voor bibliotheken Project RFID voor bibliotheken = het begeleiden van bibliotheken bij hun zoektocht naar een ontleensysteem op basis van RFID. Radio-frequency identification = een technologie om vanop afstand informatie op te slaan in en af te lezen van speciale dragers, namelijk RFID-tags De boeken krijgen een tag (een chip) waar alle informatie op staat. De RFID-software kan deze informatie lezen via een scanner die geïnstalleerd staat aan de ingang, de boekenschuif of de balie Afhandeling door de lezer aan een zelfbalie of door personeel aan balie Nieuwe doelgroep: het bestuur hoeft het hele traject niet zelf te doorlopen & scherpere prijs mogelijk gezien de grotere potentiële afzetmarkt Begeleiding procedure wegens de specifieke materie & technische complicatie Samenstelling werkgroep Erik Bergen - Gemeente Zaventem Peter Gysemans - OCMW Huldenberg Pascal Van der Mynsbrugge - Gemeente Merchtem Jan Antipoff - Gemeente Meise Projectleider Kristof Brams Doelstellingen Compatibiliteit met het provinciaal bibliotheeksysteem Gebruiksvriendelijk systeem voor ontlener & personeel: niet langer manueel de barcodes scannen om te registeren welke boeken ontleend zijn of teruggebracht Detectie van niet-uitgecheckte materialen Oplossingen voor elk budget 20 Jaarverslag
2 Afname RFID-tags Technische begeleiding bij opstellen raamcontract & check compatibiliteit met andere software van de aangeboden systemen Mijlpalen 22/06/ kick-off met de bibliotheken van Wemmel, Zaventem, Keerbergen, Dilbeek, Halle, Meise, Gooik en Sint-Pieters-Leeuw 7/08/ bestek klaar & goedgekeurd bestaat uit 4 percelen 10/08/ publicatie overheidsopdracht type: Open offerteaanvraag Europees 02/10/ 6 offertes ontvangen Aantal gepresteerde dagen door: VERA: 24,5 dagen Werkgroep max. 2 dagen per persoon Samenstelling werkgroep Marina Van Lombeek - Bibliotheek Zaventem Kris Dehaes - Bibliotheek Zaventem Leen Cleynhens - Bibliotheek Keerbergen Ann Baeckelandt - Bibliotheek Meise Ellen De Broyer - Bibliotheek Gooik Els Debroyer - Bibliotheek Halle Ward Kerckhof - Bibliotheek Halle Katja Grammens - Bibliotheek Sint-Pieters-Leeuw Lies Morren - Bibliotheek Dilbeek Patricia Hautain - Bibliotheek Wemmel Katie Pieters - SBB Geert Lievens - SBB Oktober - begin november 5 kandidaten worden geselecteerd 26/11/ gunning Contract is gegund aan: Het bestek bestaat uit 4 percelen & is gegund aan 3 verschillende leveranciers: perceel 1: software & hardware voor RFID = Kno-Tech bv perceel 2: software & hardware voor RFID met extra vereisten = Aturis Belgium perceel 3: betaalsystemen = Tracs Systems nv perceel 4: RFID-tags = Aturis Belgium Contract loopt tot november 2018 21
2 Samenwerken loont Integratie gemeente OCMW Mijlpalen 12/02/ kick-off & oprichting van 3 werkgroepen: 1) Infrastructuur & applicaties 2) Samenwerking gemeente-ocmw op de werkvloer & personeel/kennis 3) Informatieveiligheid Project integratie gemeente - OCMW = het begeleiden van gemeente en OCMW bij het integratieproces door het opstellen van een leidraad 2019: deadline integratie van de OCMW s in de gemeentebesturen volgens Vlaams regeerakkoord Het meest logische startpunt: samenvoegen van gelijkaardige diensten, zoals ICT Projectleider Hans Hubin Doelstellingen Opstellen van een praktische leidraad over de weg naar integratie verdeeld over 5 domeinen: 1: infrastructuur 2: applicaties 3: personeel/kennis 4: informatieveiligheid 5: samenwerking op de werkvloer Opsomming en beschrijving van verschillende scenario s met bijhorende aandachtspunten, vooren nadelen Identificatie van risico s en gevaren Beschrijving van best practices en praktijkvoorbeelden Maart - april vergadering werkgroep per categorie over inhoud & werkverdeling 29/04/ eerste draft van de leidraad 25/08/ overleg met 4 leveranciers: Remmicom CEVI/Logins Schaubroeck Cipal Overzicht applicaties voor gemeente & OCMW Bedrijfsvisie integratie gemeente & OCMW Technische ondersteuning integratie Maart 2016 beoogde datum voor aflevering van de uiteindelijke leidraad: samenvoeging van de resultaten van de verschillende onderdelen Samenstelling werkgroep 1 infrastructuur & applicaties: Paul Van Droogenbroeck Gemeente Wemmel Sabine Wijns Gemeente Machelen Sven Aeyels Gemeente Roosdaal Thomas Gauchie Gemeenten Galmaarden en Herne Daan Moonens Gemeente Lennik Tom Segers Gemeente Rotselaar 22 Jaarverslag
2 Samenstelling werkgroep 2 samenwerking & personeel/kennis: Lobke Dubois Gemeente Drogenbos Sara Tock Gemeente Machelen Kathleen Huyberechts Gemeente Rotselaar Laurien Martens OCMW Kampenhout Johan Verbist OCMW Drogenbos Elektronische dienstverlening Samenstelling werkgroep 3 informatieveiligheid: Geert De Roover Gemeente Rotselaar Anne-Mie Maton Gemeente Machelen Laurien Martens OCMW Kampenhout Chantal Musch OCMW Lennik Sven Van Der Stappen OCMW Linkebeek Gwen Colemont Gemeente Linkebeek Project elektronische dienstverlening = begeleiding lokale besturen bij zoektocht naar optimale manier om diensten digitaal aan te bieden aan burgers, organisaties en bedrijven. Er bestaat geen uniforme aanpak die geschikt is voor alle besturen. Daarom ziet VERA het als haar taak om instrumenten uit te werken die besturen helpen om de juiste keuzes te maken als ze hun elektronische dienstverlening willen uitbouwen. E-dienstverlening = een programma met meerdere projecten, elk met hun eigen inhoud, autonomie, werkgroep en timing. Elk project past in een ruimere visie op elektronische dienstverlening en sluit zo aan bij de andere projecten. Centraal in deze visie staat een planmatige en doordachte benadering van de eigen dienstverlening. Projectleider Jeroen Devlieghere Doelstellingen Bedrijfsprocessen van besturen in kaart brengen Analyse- en beslissingsinstrumenten opstellen Realiseren van concreet bruikbare uitkomsten zoals marktverkenningen, raamcontracten, productoverzichten, beslissingsdiagrammen 23
2 Samenwerken loont Startproject: E-dienstverlening & procesmanagement As-is en to be analyse van verschillende diensten bij pilootbesturen, met het oog op het faciliteren van het digitaliseringstraject bij andere besturen Veel aandacht voor de achterliggende bedrijfsprocessen => digitalisering is niet louter een technische oefening Oplijsting van de diensten en voorzieningen die het meest in aanmerking komen voor digitalisering & de belangrijkste struikelblokken => input voor vervolgprojecten Opstellen van analyse- en beslissingsinstrumenten => raamwerk zodat besturen zelfstandig een verbetertraject kunnen uitvoeren Vervolgprojecten: Bouwstenen voor elektronische dienstverlening Voorbereidende gesprekken met diensten van de Vlaamse Overheid over digitale bouwstenen In concreto uitwerken van concrete implementatieprojecten rond de digitale bouwstenen zoals elektronische handtekening, access & identity management, e-depot enz. Mijlpalen Augustus eerste nota s i.v.m. nood aan project 2014 rond e-dienstverlening September bepaling concept & voorbereiding projectuitvoering November voorbereidende gesprekken met december Vlaamse Overheid over faciliteiten voor e-dienstverlening Lente 2016 samenstelling werkgroep(en) & start project 24 Jaarverslag
25 2
2 Samenwerken loont 6 - besparingen voor lokale besturen 2 Raamcontract VERA = tijdsbesparing x geldbesparing Besturen hoeven geen medewerkers in te zetten voor de verplichte maar tijdrovende procedure - opstellen van lastenboeken, opvolgen van offertes en gunningen Besturen kunnen profiteren van enorme schaalvoordelen - vooral voor kleinere spelers heel belangrijk Eendracht maakt macht - ook bij onderhandelingen met leveranciers TIJDSBESPARING Elk project wordt bij VERA begeleid door een technisch geschoolde projectleider met jaren ervaring. Dit staat borg voor een scherp inzicht en efficiënte werkwijze. De tijdsbesteding per project kan sterk verschillen naargelang het onderwerp, de werkgroep en de gevolgde procedure. Maar voor elk project noteren we nauwgezet de geïnvesteerde tijd: voorafgaande interne vergaderingen, opzoekwerk, overleg met de werkgroep, opvolging van leveranciers, terugkoppeling en opvolging van de besturen die gebruik maken van het raamcontract,. voorwaarden om rekening mee te houden. Anderzijds boeken onze mensen wel tijdswinst doordat ze meer ervaring hebben met dergelijke dossiers. Rekening houdend met deze factoren komen we op de volgende ruwe schatting die de lokale besturen hebben bespaard qua tijd dankzij de coördinatie van VERA: Omdat bij elk VERA-project meerdere besturen betrokken zijn, kruipt er vanzelfsprekend meer tijd in besprekingen en coördinatie. Er zijn immers meer spelers en 26 Jaarverslag
2 Project website VERA + werkgroep 50 50 Project IP-telefonie VERA + werkgroep 45,5 30 Project monitoring VERA + werkgroep 21 20 Project externe audit Vlaanderen VERA + werkgroep 12,5 8 Project RFID voor bibliotheken VERA + werkgroep 24,5 28 100 75,5 41 20,5 52,5 289,5 werkdagen werkdagen werkdagen werkdagen werkdagen werkdagen 27
2 Samenwerken loont FINANCIËLE BESPARING Vermenigvuldigen door te delen Deze slogan geldt des te meer voor de financiële voordelen van samenwerken. De besturen besparen dankzij onze virtuele centrumsteden niet alleen omdat ze zelf geen medewerkers moeten inzetten voor die projecten, maar ook dankzij de schaalvoordelen van onze nieuwe en bestaande raamcontracten. Project indoor & outdoor draadloos netwerk: Perceel 1: indoor 333 access points 145.635 21 besturen Perceel 2: outdoor 4 besturen Project ICT-materiaal: Laptops & opties: 156 laptops & 42 tablets 27 besturen 14.000 62.860 In hebben we ook een aantal projecten afgesloten waarvoor we geen harde kortingen kregen, maar wel meer diensten en opties voor dezelfde prijs. Het raamcontract websites is daar een goed voorbeeld van. Bovendien zorgt de blijvende opvolging door de projectleider van nieuwe koppelingen en updates van de software ook voor winst bij de besturen. In het overzicht nemen we enkel de besparingen op die we zwart op wit kunnen bewijzen: Pc s en schermen: 203 pc s en 246 schermen 37 besturen Project multifunctionals: 213 multifunctionals 30 besturen Project hosted ICT-kennisplatform: 32 softwarelicenties via een samenaankoop formule 6 nieuwe besturen => 32 92.111 254.155 7.400 x 32 = 236.800 Project monitoring: 5 appliances en bijhorende ondersteuning 5 besturen 6.000 Project IP-telefonie 105 toestellen 1 digitale telefooncentrale 1 bestuur 19.000 Project firewalls: 4 besturen 5.000 28 Jaarverslag
2 In totaal hebben we in maar liefst 835.531 bespaard voor onze besturen! 29
Samenwerken loont...dankzij onze projectleiders Kristof Bams Ik woon in de schaduw van de Suikerfabriek, samen met mijn auto, 2 laptops en 3 tablets 33 jaar Mijn job? Ik begeleid projecten en de bijhorende werkgroepen. Het ene project en werkgroep loopt wat vlotter dan de andere maar dat houdt het afwisselend! Mijn IT-tip voor? Denk goed na alvorens apps en andere software te installeren bezint eer ge begint 15 jaar geleden? Had ik nooit gedacht dat gsm s slimmer gingen worden dan hun gebruikers ;-) 30 Jaarverslag
Samenwerken loont...dankzij onze samenwerkingsbeheerders Mijn job? Ik begeleid 5 virtuele centrumsteden of samenwerkingen. Hiervoor organiseer ik allerlei overlegmomenten, zowel voor de IT-verantwoordelijken, secretarissen als mandatarissen. Het is hierbij belangrijk dat er naast informatie vanuit VERA, ook wisselwerking binnen de groep zelf ontstaat en gemeenschappelijke behoeften worden gededecteerd die we dan alweer samen met de projectleiders van VERA- kunnen uitwerken. Het resultaat is dan voor iedereen beschikbaar! Het organiseren, begeleiden, ondersteunen, coördineren van dit alles, is mijn taak. Samenwerken zit dus echt wel in mijn DNA ;-) Ilse Van Mello Ik woon in Leuven en kom elke dag met de fiets naar VERA. Ik heb 3 puberdochters, 1 motoman, 4 kippen, 3 katten, 1 hond - ik hou van lekker en exotisch eten, de wereld verkennen in al haar facetten en ik blijf de wereld positief zien! 48 jaar Mijn IT-tip van het jaar? Werk zoveel mogelijk paperless 15 jaar geleden? Kreeg ik mijn eerste gsm ;-) 31
3 3.inzetten op kennisdeling vera kruispunt van kennis en informatie op vlak van ICT en informatieveiligheid Noodzakelijke voorwaarde om lokale besturen optimaal te ondersteunen Logisch gevolg van constructieve ondersteuning besturen, zowel op gezamenlijk als individueel vlak Toegevoegde waarde van onze samenwerkingsverbanden en projecten Duidelijk geformuleerde opdracht in onze missie Alles zelf doen is optellen, samenwerken is vermenigvuldigen 32 Jaarverslag
3 1 - VERA informeert Infodag website Wanneer? 30/03/ @ Villa Beverbos - Wemmel Infodag website = toelichting aan de lokale besturen over het nieuwe raamcontract met LCP De website is het visitekaartje van een bestuur bij uitstek. De lat voor een nieuwe site ligt dan ook hoog: responsief, integratie van sociale media, moderne look & feel, aangepaste landingspagina s voor burgers, toeristen, handelaars... Wat biedt het raamcontract? Een modulaire opbouw Een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding Modern en responsief ontwerp Alle gebruikelijke tools: een nieuwsbriefmodule, een handige mailingtool, een enquêtemodule, een activiteitenkalender, een bibliotheek met invulformulieren,... Sprekers Waarom een raamcontract website @Kristof Brams - VERA Hoe hebben we dit aangepakt @Kristof Brams Wat vond de werkgroep er van @ Nadia Gijsemans gemeente Tremelo Wat vinden de huidige klanten er van @Kristien Six gemeente Boutersem Do s & dont s bij websites @Kristof Brams Wat stelt LCP voor @Mieke Vande Kerckhove - LCP Ideaal voor communicatiemedewerkers, schepenen communicatie of ICT, IT-verantwoordelijken & secretarissen van lokale besturen Aantal aanwezigen 46 33
3 Inzetten op kennisdeling Academische zitting CIPAL: Naar een sterkere dienstverlening dankzij ICT-samenwerking Infodag IP-telefonie Wanneer? 20/04/ @ VAC Leuven Wanneer? 04/05/ @ Provinciehuis Leuven Academische zitting sterkere dienstverlening dankzij ICT-samenwerking = een congres van Cipal met verschillende sprekers over ICT-diensten en de voordelen van samenwerken Sturen en beslissen, dat moet de kerntaak zijn van een gemeente. Wil een gemeente een overheid zijn die ertoe doet, dan moet zij de regie durven nemen en niet alles zelf doen wat een ander beter kan. Deel 1 - Infodag IP-telefonie = toelichting aan de lokale besturen over het nieuwe raamcontract IP-telefonie met Damovo Plan je een nieuwbouw, is jouw telefooncentrale aan een update toe of wil je gewoon efficiënter werken? Op deze infodag vernamen de deelnemers alle details van het nieuwe raamcontract IP-telefonie & kon men ook de centrales van MiTel en toebehoren testen. Welke kennis en vaardigheden heeft een lokale overheid nodig? Lokale besturen leveren in se dezelfde dienstverlening naar de burgers toe. Samenwerken kan een oplossing zijn vanuit technisch en budgettair standpunt. Een nieuwe rol voor de ICT-dienst? Samenwerken tussen gemeenten en OCMW s vereist een goede vertrekbasis en goede afspraken, ook op het vlak van IT. Wat doet VERA? Wij begeleiden gemeenten en OCMW s in onze samenwerkingsverbanden en zetten volop in op kennisdelen en elkaar versterken. Hoe en waarom hebben we toegelicht tijdens deze academische zitting. Wat biedt het raamcontract IP-telefonie? Huur/aankoop en onderhoud van een IP-telefooncentrale Digitale centrales van MiTel Telefoontoestellen en ander toebehoren van MiTel en Sennheizer Wat doet VERA? VERA neemt de rol op van opdrachtencentrale. Besturen die lid zijn van de virtuele centrumsteden kunnen gebruik maken van deze voordelige voorwaarden. 34 Jaarverslag Ideaal voor beleidsmakers & secretarissen van lokale besturen
3 Sprekers Waarom een raamcontract IP-telefonie @ Stefan Wuyts - VERA Hoe hebben we dit aangepakt @ Stefan Wuyts Wat vinden de huidige klanten er van @ Patrick Vissers gemeente Boortmeerbeek Wat stellen Damovo en MiTel voor @ Walter Goovaerts & Alexander Janssens - Damovo Ideaal voor ICT-verantwoordelijken & secretarissen van lokale besturen Aantal aanwezigen 77 Infodag monitoring Wanneer? 04/05/ @ Provinciehuis Leuven Deel 2 Infodag monitoring = toelichting aan de lokale besturen over het nieuwe raamcontract monitoring met BA Hoe kan je nog een overzicht behouden op de grote hoeveelheid hard- en software van jouw bestuur? Door een monitoringtool te installeren die over het volledige netwerk waakt! Dat is eigenlijk een digitale IT-medewerker die alles nauwlettend in de gaten houdt en je verwittigt zodra er afwijkingen zijn. Wat biedt het raamcontract monitoring? VERA heeft samen met een Leuvense softwarespecialist een systeem ontworpen op maat van de lokale besturen, op basis van open source software. Aankoop en installatie van monitoring appliances (kleine toestellen) die waken over de servers en de diensten en applicaties die op die servers draaien intern en extern. Ondersteuning en hosting door BA Wat doet VERA? VERA neemt de rol op van opdrachtencentrale. Besturen die lid zijn van de virtuele centrumsteden kunnen gebruik maken van deze voordelige voorwaarden. Eerstelijnsondersteuning Sprekers Waarom een raamcontract monitoring @ Stefan Wuyts - VERA Hoe hebben we dit aangepakt @ Stefan Wuyts Hoe werkt die nieuwe monitoringtool? @ Jan Guldentops BA Ideaal voor ICT-verantwoordelijken & secretarissen van lokale besturen Aantal aanwezigen 77 35
3 Inzetten op kennisdeling Collegagroep Kortom: Analoog of digitaal? Ideaal voor communicatieverantwoordelijken van de Vlaams-Brabantse lokale besturen Wanneer? 08/10/ @ Flanders DC Leuven Infodag informatieveiligheid Periodiek overleg van Kortom, vakvereniging van communicatiemedewerkers bij lokale besturen collegagroep regio Vlaams-Brabant = een discussienamiddag rond actuele thema s Hamvraag van de discussienamiddag was de keuze tussen analoog en dialoog: moet een lokaal bestuur blijven investeren in papieren infobladen of brochures? Websites zijn natuurlijk de hoeksteen van een communicatieplan en kunnen doorslaggevend zijn bij de keuze tussen analoog en digitaal. Wat biedt ons raamcontract websites met LCP? Responsieve websites met een moderne look & feel, haalbaar voor elke Vlaams-Brabantse gemeente, OCMW of politiezone. De verschillende tools en modules zorgen voor een gepersonaliseerde website volgens de behoefte van elk bestuur. De mogelijkheden van dit aanbod werden geïllustreerd aan de hand van verschillende cases. Wat biedt VERA? Dankzij ons raamcontract websites kunnen lokale besturen een responsieve website laten maken door LCP, een Vlaamse webontwikkelaar gespecialiseerd in websites voor lokale besturen. Er zijn verschillende modules beschikbaar, aangepast naar ieders noden en budget. Wanneer? 08/12/ @ Provinciehuis Leuven Deel 1 - Infodag informatieveiligheid = bespreking van actuele thema s i.v.m. informatieveiligheid VERA heeft in 2014 een raamcontract afgesloten met stad Tienen om haar diensten als veiligheidsconsulent aan te bieden. Het organiseren van een infodag was één van de punten op de agenda. De voormiddag was dan ook exclusief voorbehouden aan de besturen waarvoor wij optreden als veiligheidsconsulent. Wat stond er op het programma? De veiligheid van websites, wachtwoorden en gegevensuitwisseling. Toelichting van onze enquête i.v.m. paswoordenbeleid bij onze besturen want deze geven een duidelijk beeld van de dagelijkse omgang met informatieveiligheid. Wat is informatie eigenlijk en hoe organiseer je die op een goede & veilige manier? 36 Jaarverslag
3 Sprekers Resultaten enquête wachtwoorden @ Johan Soons - VERA Classificatie van informatie en informatiesystemen @ Sarah Smolders - VERA VTC: wie zijn we wat doen we, nu en in de toekomst @ Anne Teughels - VTC Veilig(heid) op internet @ Philippe De Ryck - Distrinet Ideaal voor ICT-verantwoordelijken, leden van de veiligheidscel, archivarissen, secretarissen van lokale besturen en communicatie-ambtenaren Aantal aanwezigen 30 Infodag informatiebeheer Waar moet je (als medewerker) aandacht voor hebben en hoe kan je hen als bestuur hierbij helpen? En hoe krijg je uiteindelijk greep op al deze data en organiseer je die optimaal? De namiddag was bestemd voor alle lokale besturen van Vlaams-Brabant. Wat stond er op het programma? Het werk vooraf: de grote denkoefening over de optimale organisatie van files De praktische organisatie van informatie: hoe geef je de filestructuur vorm en welke software kies je daarvoor? Praktische tips over de opbouw van een filestructuur. Voor- en nadelen van SharePoint versus een klassieke filestructuur - voor een groot & een klein bestuur. Sprekers Basisprincipes informatiebeheer @ Quincy Oeyen Informatie Vlaanderen SharePoint: deus ex machina of overroepen? @ Eddy Buyck - HeLics Opbouw filestructuur en archief @ Yehudi Bosmans HeLics & Caroline Vleugels Stad Leuven Opbouw filestructuur lokaal bestuur @ Tom Segers Gemeente Rotselaar Vragen @ Kristof Brams VERA Wanneer? 08/12/ @ Provinciehuis Leuven Deel 2 - Infodag informatiebeheer = bespreking mogelijkheden beheer informatie en data Ideaal voor ICT-verantwoordelijken, leden van de veiligheidscel, archivarissen & secretarissen van lokale besturen Aantal aanwezigen 60 Lokale besturen komen voortdurend in aanraking met persoonsgegevens en beheren massa s informatie. Hoe ga je hiermee op een efficiënte én veilige manier om? 37
3 Inzetten op kennisdeling 2 - VERA informeert samen met de provincie Opleiding IT-beheerder i.s.w.m. PIVO Opleiding IT-beheerder = een hands-on cursus met belangrijke begrippen, concepten en leidraden & ook niet-technische vaardigheden Opleiding van 2 dagen @ provinciehuis Leuven Deelnemers: VERA-collega s Een brandweercommandant ICT-verantwoordelijken van OCMW, gemeente & politiezone Administratief personeel en secretarissen Gegeven door Stefan Wuyts, ICT-adviseur IT-beheerder als allround ICT-expert bij een lokaal bestuur Waarom methodieken? Een introductie tot ITIL, Cobit, Prince2, TOGAF, ITIL: begrippen zoals service management, service strategy, service design, Leidraad organisatiebeheersing Vlaamse Overheid: wat zegt deze en hoe deze omzetten naar ICT ICT-architect: hoe bepaal je een strategie en beheer je budgetten, hoe diensten en processen uitwerken, ICT-projectleider: taken plannen, beheren, controleren en evalueren, specifieke tips bij ICT-overheidsopdrachten en onderhandelingen, ICT-systeembeheerder: delegeren, rapportering en monitoring, beveiliging, communicatie Ideaal voor alle medewerkers van lokale besturen die te maken hebben met beleid en ICT Informatieveiligheid voor beleid Opleiding informatieveiligheid voor beleid = een niet-technische opleiding voor beleid en management zodat zij organisatorisch aan de slag kunnen met informatieveiligheid Waarom moet je werk maken van informatieveiligheid? Welke risico s loop je als je dit niet doet? Dus niet alleen omdat het in de wet staat. Enkele basisbegrippen (incl. wetgeving) en belangrijke instanties Taken en verantwoordelijkheden binnen het lokaal bestuur 38 Jaarverslag
3 Hoe begin je aan een informatieveiligheidsbeleid en welke maatregelen neem je? En wat kost dat? Raakvlakken met andere domeinen binnen een lokaal bestuur & hoe optimaal te integreren. Audit Vlaanderen (leidraad organisatiebeheersing): wat heeft informatieveiligheid te maken met organisatiebeheersing? Ideaal voor alle beleidsmensen en managers van lokale besturen Partijen aan tafel: Provincie Vlaams-Brabant Interleuven Haviland VERA VERA is adviseur in ICT-aangelegenheden bij de implementatie van GIS-projecten. Opleiding van 2 dagen @ provinciehuis Leuven & @ PIVO Asse Gegeven door Margot Schepens, veiligheidsconsulent GIS-samenwerkingsverband GIS samenwerkigsverband = een samenwerkingsovereenkomst voor GIS-ondersteuning aan de lokale besturen 39