Inhoudsopgave Inleiding 3 Uitgangspunten 4 Hoofdstuk 2 Profiel van de Organisatie 2.1. Algemene identificatiegegevens 5 2.2. Structuur van het concern 5 2.3. Kerngegevens 8 2.4. Samenwerkingsrelaties 11 Hoofdstuk 3 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1. Normen voor goed bestuur 14 3.2. Raad van Bestuur 14 3.3. Toezichthouders 15 3.4. Bedrijfsvoering 19 3.5. Cliëntenraad 23 Hoofdstuk 4 Beleid, inspanningen en prestaties 4.1. Meerjarenbeleid 24 4.2. Algemeen beleid 25 4.3. Algemeen kwaliteitsbeleid 26 4.4. Kwaliteitsbeleid cliënten 30 4.5. Kwaliteitsbeleid medewerkers 33 4.6. Samenleving en belanghebbenden 37 4.7. Financieel beleid 38 4.8. Slotwoord 42 Jaarrekening De jaarrekening is middels een bijlage opgenomen in het jaardocument 2
Inleiding Onze focus in 2015 heeft gelegen op kwaliteit van zorg- en dienstverlening maar ook de veranderingen binnen de WLZ en WMO, waaronder het scheiden van wonen en zorg. Onder andere wordt het langer zelfstandig thuis blijven wonen gestimuleerd en door Vrijwaard ondersteund met aanvullende diensten zoals de gemaksdiensten, kortdurende opname en ondersteuning in de huishouding. In 2015 is het kleinschalige wooncomplex Westhoek geopend. Een fonkelnieuwe locatie voor 24 bewoners midden in het centrum van Den Helder. Bewoners worden ondersteund met een enthousiast zelfstandig team. Op locatie De Golfstroom heeft in 2015 een ontwikkeling plaatsgevonden in het kader van de herontwikkeling van de begane grond en de situering van het gezondheidscentrum. De verhuizing van de bewoners van de begane grond hebben plaatsgevonden in het verslagjaar. De bouwactiviteiten zijn geactiveerd waarvan de volledige afronding in 2016 zal plaatsvinden. Onze bedrijfsactiviteiten zijn er op gericht om een betrouwbare en gezonde toekomstbestendige organisatie te zijn met diensten en producten die met kwaliteit en bevlogenheid worden ontplooid en ingezet. Bij Vrijwaard staat ondernemen, het zien van vragen en realiseren van kansen centraal. Onze organisatie wordt meer ingericht een aangestuurd op basis van zelfstandige teams. Dit betekent dat teams de verantwoordelijkheid krijgen en nemen om de klant optimaal te ondersteunen. Door deze methode wordt men gestimuleerd om vernieuwingen in de producten en diensten, klantbenadering en werkmethodes van de organisatie te realiseren. Dit vraagt om een professionele attitude met een onderlinge verbinding, vertrouwen en samenwerking in alle teams en verbindingen binnen de organisatie. In onze zorgverlening richt Vrijwaard zich op mensen die zorg- en dienstverlening nodig hebben op kwetsbare momenten. De klant en diens netwerk staan centraal met eigen regie en ondersteuning in de zelfstandigheid door de teams. Vrijwaard is ondernemend en bestaat uit een sterk team met zeer gemotiveerde medewerkers en vrijwilligers, als ambassadeurs van de organisatie. Bij Vrijwaard blijft gedrevenheid, bezieling en kwaliteit de rode draad vormen naar de toekomst, waarin wordt gewoond, geleefd en gewerkt met plezier. Met de basis op orde met daarin centraal kwalitatief goede zorg en een gezonde financiële positie gaan wij voor een toekomstbestendig Vrijwaard! Den Helder, 18 mei 2016 Coert Veenstra MA Voorzitter Raad van Bestuur 3
1. Uitgangspunten van de verslaggeving De samenstelling en het verplichte karakter van het maatschappelijke deel van het jaardocument is sinds verslagjaar 2012 gewijzigd. Aanbieders (stichtingen) zijn niet langer verplicht om een maatschappelijk verslag op te stellen. Vrijwaard heeft er voor gekozen om jaarlijks het hierna volgend verslag te deponeren met dezelfde uitgangspunten als het maatschappelijke deel van het jaardocument zoals deze voorheen bestond. Het jaardocument is tot stand gekomen middels een projectaanpak. De in het Jaardocument verwerkte informatie is verkregen aan de hand van een tijdsplanning. De opgenomen cijfermatige informatie is samengesteld vanuit de diverse geautomatiseerde systemen van Stichting Vrijwaard. De teksten zijn aangeleverd door de diverse leden van het projectteam en vervolgens gescreend door de projectcoördinator en de Raad van Bestuur. Bij het voldoen aan de gestelde criteria vermeldt de accountant dit in de controleverklaring. Het document is vastgesteld door de Raad van Bestuur en goedgekeurd door de Raad van Toezicht van Vrijwaard. 4
2 Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Stichting Vrijwaard Adres Timorlaan 139 Postcode 1782 DR Plaats Den Helder Telefoonnummer 0223-6808 24 Identificatienummer Kamer van Koophandel 37136887 E-mailadres info@vrijwaard.nl Internetpagina www.vrijwaard.nl 2.2 Structuur van het concern Voor de juridische structuur is gekozen voor een stichting. Stichting Vrijwaard is opgericht op 31 oktober 2007 en is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel en Fabrieken voor Noordwest Holland te Alkmaar onder nummer 37136887. De stichting is gevormd vanuit de fusie van Stichting Ouderenzorg De Nieuwstad en woon- en zorgcentrum de Golfstroom, beiden gevestigd te Den Helder. De organisatorische structuur is vastgelegd in bijgaand organogram. De bedrijfsvoering op de locaties werd in 2015 uitgevoerd door twee manager wijk en zorg en coaches. De managers wijk en zorg worden aangestuurd door de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur staat onder toezicht van de Raad van Toezicht. Het bedrijfsbureau, de welzijnsdienst, de voedingsdienst en het servicebureau zijn stafafdelingen. Het bedrijfsbureau bestaat uit het marketing en communicatie, bestuurssecretariaat, de economische en administratieve dienst, HR en service. Stichting Vrijwaard is een stichting, in 2015 bestaande uit de volgende locaties; - Woonzorgcentrum Ten Anker - Woon- en zorgcentrum De Golfstroom - Wooncomplex Lyceumhof - Wooncomplex Westhoek - Wooncomplex Parkzicht - Wooncomplex Goede Ree - Paviljoen van Toen - De Soos - De Verbinding Stichting Vrijwaard is erkend op de functies: - Persoonlijke verzorging - Verpleging - Begeleiding 5
- Verblijf - Behandeling Naast de WLZ-functies levert Vrijwaard ook thuiszorg, VPT en MPT en huishoudelijke ondersteuning in het kader van de wet WMO. Stichting Vrijwaard kent in het verslagjaar als inspraakorganen de centrale cliëntenraad en de ondernemingsraad. Cliëntenraad De cliëntenraad is centraal georganiseerd. De cliëntenraad bestaat uit vrijwilligers, maatschappelijk betrokken mensen die een eigen specifieke achtergrond en interesse hebben met betrekking tot de zorgverlening. Zij staan klaar voor de cliënten vanuit een gedeelde missie: gelukkig leven in een kansrijke omgeving. Ondernemingsraad Vrijwaard heeft per 15 januari 2015 officieel een ondernemingsraad geformeerd. De ondernemingsraad bestaat uit 9 medewerkers uit diverse locaties en wijken. 6
Organogram Vrijwaard in verslagjaar 2015 7
2.3 Kerngegevens 2.3.1 Kernactiviteiten en nadere typering Vrijwaard biedt een ruim aanbod van functies en activiteiten aan. Door ontwikkeling van diverse producten en diensten wordt het zo lang mogelijk zelfstandig wonen ondersteund. De kern bij Vrijwaard is het menselijk geluk en behoud van eigen regie. In de ontwikkeling van diensten en producten streven wij er naar dit gevoel zo veel mogelijk te kunnen bewerkstelligen. Vrijwaard biedt een breed pakket aan met de volgende functies: Woonfunctie appartementen die zijn aangepast aan de problematiek van de doelgroep technisch en bouwkundig onderhoud faciliteiten voor alarmering en communicatie collectieve ruimten facultatief beschikbaar stellen Zorgfunctie de algemene dagelijkse levensverrichtingen ondersteunen medicijnen bestellen, distribueren en eventueel toedienen huishoudelijke werkzaamheden verrichten was- en linnenverzorging maaltijden, koffie, thee en dergelijke verstrekken Verpleegfunctie in opdracht van de arts verpleegkundige en geneeskundige (somatische) handelingen eerste- en tweedelijns geneeskundige voorzieningen coördineren terminale zorg voorwaarden scheppen voor paramedische zorg nazorg bij ontslag uit ziekenhuis of verpleeghuis, voor zover het geen langdurige intensieve (specialistische) zorg of revalidatie betreft behandelfunctie Begeleidingsfunctie individuele en groepsgerichte psychosociale en psychogeriatrische begeleiding individuele praktische begeleiding, bijvoorbeeld bij noodzakelijke aankopen voorwaarden scheppen voor levensbeschouwelijke begeleiding activiteitenbegeleiding kapel winkel, kapsalon en pedicure 8
Wijkgerichte functie sociaal-culturele activiteiten aanbieden ontmoetingspunten kapel winkel, kapsalon, schoonheidspecialist en pedicure restaurants Vrienden van Vrijwaard Bewegen voor senioren Gemaksdiensten Verblijfs- en preventieve functie dagverzorging en dagopvang intervalzorg kortdurende opvang nachtopvang 24-uurs alarmeringsopvolging Mobiel Verpleegkundig Team 2.3.2 Patiënten/cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Kerngegevens Aantal/bedrag Cliënten Aantal Aantal cliënten in de instelling op basis van een zzp 211 Aantal cliënten met verblijf op basis van een volledig pakket thuis (VPT) 6 Aantal cliënten op basis van een Modulair Pakket Thuis (MPT) 16 Aantal cliënten Zvw op basis van wijkverpleging 157 Capaciteit Intramurale capaciteit per einde verslagjaar 243 Productie Aantal Aantal dagen zorg met verblijf 71.852 Aantal dagen zorg op basis van een volledig pakket thuis (VPT) 2.514 Omzet zorg op basis van Modulair Pakket Thuis of extramurale zorg op basis 288.852 van overgangsrecht gedurende het verslagjaar Omzet zorg op basis van eerstelijnsverblijf 380.592 Persoonlijke verzorging 1.658.082 Verpleging 141.561 Wijkgericht werken 49.500 MSVT 8.263 Personeel Aantal Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar 423 Aantal FTE personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar 222,10* *de formatie is exclusief extra gewerkte uren en betreft alleen vaste contracturen per einde verslagjaar 9
2.3.3 Werkgebieden Werkgebied locatie woonzorgcentrum Ten Anker Locatie Ten Anker bevindt zich op loopafstand van het centrum van Den Helder. Werkgebied locatie woon- en zorgcentrum De Golfstroom Locatie De Golfstroom bevindt zich in de wijk De Schooten in Den Helder. Werkgebied locatie woonzorgcomplex Goede Ree Locatie Goede Ree bevindt zich midden in het centrum van Den Helder. Werkgebied locatie Paviljoen van Toen Locatie Paviljoen van Toen bevindt zich op loopafstand van het centrum van Den Helder en is gesitueerd tegenover de locaties Ten Anker en Parkzicht en het Timorpark. Werkgebied locatie Parkzicht Locatie Parkzicht bevindt zich op loopafstand van het centrum van Den Helder. Parkzicht is door middel van een sluis verbonden aan de locatie Ten Anker. Hierdoor kunnen bewoners gebruik maken van de diensten en faciliteiten die in Ten Anker worden geboden. Werkgebied locatie Westhoek Locatie Westhoek bevindt zich in het centrum van Den Helder, nabij het stadscentrum en het havengebied van Den Helder. Werkgebied locatie Lyceumhof Locatie Lyceumhof bevindt zich tegenover locatie Ten Anker en is centraal gelegen nabij het centrum van Den Helder en het Timorpark. Werkgebied locatie De Soos Locatie De Soos bevindt zich in de wijk De Schooten in Den Helder. De Soos zit aan de achterzijde van De Golfstroom. Werkgebied locatie De Verbinding Locatie De Verbinding bevindt zich in Julianadorp. Vrijwaard levert daar dagbesteding. Vrijwaard richt zich op de thuiszorg, zorg, WMO (huishoudelijke ondersteuning) en welzijnsfuncties in de wijk. Vrijwaard is werkzaam in de zorgkantoorregio Noord-Holland Noord. 10
2.4 Samenwerkingsrelaties Toezichthoudend Zorgkantoor Het maken van productieafspraken. Voorleggen van begroting en budget. Verantwoording over gemaakte productie. Financiële ontwikkelingen. NZA Uitvoering van de activiteiten door middel van de vastgestelde tarieven. Voldoen aan te behalen productiecijfers. CIZ Naar aanleiding van afgifte van indicatie verzorgt Vrijwaard de vastgestelde zorg. Vrijwaard dient, indien noodzakelijk, herindicaties in bij het CIZ, wanneer de huidige zorglevering (indicatie) niet langer toereikend is. Het CIZ controleert de lopende indicaties en de geldigheid ervan. CAK Controle op de geleverde zorg extramuraal en intramuraal. Zorgverzekeraars (coöperaties): VGZ Menzis Zilveren Kruis Multizorg DSW CZ Ministerie VWS Hanteren landelijke richtlijnen. Inspectie Gezondheidszorg Verantwoording afleggen voor verantwoorde zorg. Gemeente De gemeente beoordeelt of de organisatie voldoet aan de eisen, zoals gesteld in de aanbesteding WMO. Naar aanleiding van afgifte van indicatie huishoudelijke ondersteuning (WMO) van de gemeente (zorgloket) levert Vrijwaard de vastgestelde diensten. Raad van Toezicht Sociale verantwoording. Financiële verantwoording. Bestuursmatige verantwoording. Toezicht op en inspraak in ontwikkelingen en voortgang van lopende projecten. 11
Samenwerkend GGZ Samenwerkingsverband op het gebied van aanvullende zorg psychiatrie. Stichting Geriant Op het gebied van aanvullende zorg (Project Meer dan Wonen) en de functie behandeling. Helderse Huisartsen De zorg-, service- en dienstverlening op elkaar af te stemmen ten behoeve van de cliënten. Zorggroep Tellus Een samenwerkingsovereenkomst omtrent het door Vrijwaard leveren van nachtzorg en alarmering. Omring Incidenteel op onderdelen. Woningstichting Woningstichting op het gebied van (toekomstige) huisvesting. Woontij Woontij op het gebied van (toekomstige) huisvesting en afstemming van zorg- en dienstverlening binnen de huidige complexen van Woontij. Gemini Ziekenhuis Gemini Ziekenhuis op het gebied van kortdurende zorg en doorverwijzing. Woonzorg Nederland Woningstichting op het gebied van huidige en toekomstige huisvesting. Informerend Samenleving De samenleving in zijn geheel wordt geïnformeerd omtrent ontwikkelingen binnen Vrijwaard door middel van de website, brochures, advertenties, krantenartikelen maar ook door Social Media (Twitter en Facebook). Bewoners De bewoners van Vrijwaard worden geïnformeerd over wijzigingen, reglementen, ontwikkelingen, nieuws en activiteiten door middel van het Vrijwaard-magazine Thuis, de publicatieborden, kabelkrant, cliëntenraad en bewonersbijeenkomsten. 12
Medewerkers Medewerkers van Vrijwaard worden geïnformeerd over wijzigingen, reglementen, ontwikkelingen, nieuws, activiteiten en evenementen door middel van het portaal, het Vrijwaard-magazine Thuis, de publicatieborden, website, Social Media, werkoverleggen, coaches en management. Vrijwilligers De vrijwilligers van Vrijwaard worden geïnformeerd over wijzigingen, reglementen, ontwikkelingen, nieuws, activiteiten en evenementen door middel van het Vrijwaardmagazine Thuis, de publicatieborden, website en werkoverleggen. Vrijwaard voorziet haar interne publieksgroepen breed van informatie door middel van het Vrijwaard-magazine Thuis dat verzonden wordt naar bewoners, cliënten, vrijwilligers, medewerkers en Vrienden van Vrijwaard. 13
3 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1 Normen voor goed bestuur Vrijwaard hanteert de zorgbrede Governance Code. Dit betekent dat de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht de normen in deze code onderschrijven, hanteren en uitvoeren. Conform de Governance Code heeft in er 2015 een evaluatie plaats gevonden binnen de Raad van Toezicht, de uitkomsten zijn door de voorzitter Raad van Toezicht schriftelijk vastgelegd. Daarnaast is er aandacht geweest voor het rooster van aftreden. In 2015 heeft er een jaargesprek plaatsgevonden tussen de Raad van Bestuur en de voorzitter en twee leden van de Raad van Toezicht. Het gesprek is schriftelijk vastgelegd. 3.2 Raad van Bestuur / Directie 3.2.1 Raad van Bestuur In 2015 was er een eenhoofdige Raad van Bestuur, de heer Coert Veenstra. De heer Veenstra trad in dienst per 16 januari 2008. De Raad van Bestuur heeft zich gehouden aan de gedragscode opgesteld door de NVZT. Daarnaast staan de taken en bevoegdheden van de Raad van Bestuur beschreven in de statuten van Vrijwaard. Conform de laatstgenoemde code wordt de bezoldiging gehanteerd. De beloning van de Raad van Bestuur wordt vermeld in de jaarrekening van Vrijwaard. 3.2.2 Nevenfuncties De Raad van Bestuur had in 2015 geen nevenfuncties. De nevenfuncties van de leden Raad van Toezicht zijn bekend en staan beschreven onder hoofdstuk 3.3 van dit document. Zowel Raad van Bestuur als Raad van Toezicht hebben geconcludeerd dat er geen sprake is van belangenverstrengeling. Naam Bestuursfunctie Nevenfuncties Coert Veenstra Voorzitter Raad van Bestuur Geen 3.2.3 Managementteam De Raad van Bestuur maakt deel uit van het managementteam. Daarnaast bestaat het team uit de volgende functionarissen; - managers wijk en zorg (Petra Alders en Wilma Meertens) - Businesscontroller (Jym Chan) - Manager HR (Marije Bruijstens) - Manager Marketing en Communicatie (Linda van der Eijk) - Servicemanager (Ruud Jekkers) Vergaderingen met het managementteam vinden iedere 14 dagen plaats. Voorgenomen besluiten en definitieve besluiten worden genomen in het managementoverleg. Besluiten en voorgenomen besluiten worden, indien van toepassing, besproken of ter advies/instemming voorgelegd aan de cliëntenraad en/of ondernemingsraad. 14
In 2015 is de vergaderstructuur tussentijds geëvalueerd en is de frequentie aangehouden van iedere 14 dagen regulier managementoverleg en eens in de maand een monitoroverleg waar de managementrapportage, formatie en cijfers worden besproken. 3.2.4 Informatieprotocol Raad van Bestuur Raad van Toezicht Er vindt maandelijks overleg plaats tussen de voorzitters Raad van Bestuur en Raad van Toezicht. Daarnaast vindt er minimaal vijf keer per jaar een vergadering plaats met de voltallige Raad van Toezicht en Raad van Bestuur. Strategie, ontwikkeling en exploitatie worden tussentijds afgestemd. Calamiteiten en crisis worden direct afgestemd tussen Raad van Bestuur en Raad van Toezicht en tussen Raad van Bestuur, managementteam en het team. 3.3 Toezichthouders Per 1 januari 2015 bestond de Raad van Toezicht uit vijf leden. Op 1 april zijn twee aspirant leden tot de Raad toegetreden. Met zeven leden heeft de Raad de werkzaamheden in 2015 verricht. Volgens het in 2010 vastgestelde schema van aftreden zijn eind 2015 twee leden, waaronder de voorzitter, afgetreden. Daarnaast gaf één van de toezichthouders aan, eerder dan het einde van zijn zittingstermijn te willen vertrekken. Met de benoeming in december tot volwaardig lid van de twee aspirant leden, bestaat de Raad van Toezicht op 31 december 2015 uit vier leden. De samenstelling van de Raad van Toezicht is zodanig dat de continuïteit en kwaliteit geborgd blijft. Alle leden fungeren zonder last en ruggespraak in de Raad van Toezicht. Het functioneren van de leden van de Raad van Toezicht wordt gekenmerkt door integriteit en onafhankelijkheid. De leden van de Raad van Toezicht hebben in de uitoefening van hun functie geen ander belang dan het uitoefenen van de rol als toezichthouder van Stichting Vrijwaard. De Raad van Toezicht legt over zijn handelen extern verantwoording af in het Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording. De beloning van de leden Raad van Toezicht staat opgenomen in DIGI MV en in de jaarrekening van Vrijwaard. De bestuurder verschaft de Raad van Toezicht tijdig de informatie die nodig is voor een adequaat functioneren. Dit geschiedt als voorbereiding op of tijdens de vergaderingen van de Raad van Toezicht. Wanneer daartoe aanleiding is voorziet de bestuurder de Raad van Toezicht tussentijds van relevante informatie. Daarnaast wordt vier tot vijf keer per jaar een uitgebreide managementrapportage geleverd. Maandelijks heeft de voorzitter van de Raad van Toezicht een bilateraal overleg gevoerd met de bestuurder over alle lopende zaken volgens een vaste agenda. Het hierin besprokene wordt naar relevantie weergegeven in de genoemde managementrapportage. De voorzitter informeert de leden tussentijds schriftelijk als er specifieke zaken in het bilateraal overleg aan de orde geweest zijn. Hiermee wordt eenieder steeds gelijktijdig van dezelfde informatie voorzien. De Raad van Toezicht heeft in 2015 zes keer gepland en twee keer tussentijds vergaderd. De agendapunten van de geplande vergaderingen worden tevoren vastgesteld in een jaaragenda zodat de bestuurder zijn rapportages kan afstemmen op dit schema. Uiteraard was er altijd mogelijkheid om zaken die om welke reden dan ook aandacht vroegen op de agenda te plaatsen en hiervoor soms een aparte vergadering te beleggen. 15
In 2015 heeft de Raad van Toezicht één keer overleg gevoerd met de Cliëntenraad en twee keer met de Ondernemingsraad. Aan de bestuurder is in de overlegvergadering verslag gedaan van hetgeen met de Cliëntenraad en de Ondernemingsraad is besproken. In de overleggen zijn afspraken gemaakt over de samenwerking onderling en is de voortgang van zaken doorgesproken. Op 18 november 2015 hebben de Raad van Toezicht, Cliëntenraad, Ondernemingsraad, MT en coaches deelgenomen aan de jaarlijkse beleidsdag. Het centrale thema van deze dag was Een klantgericht Vrijwaard. Er werd gesproken over het steeds opnieuw aanpassen van het aanbod aan de wensen van de klant, investeren in klantbinding, sturen op klantwaarde, klanttevredenheid, kwaliteit en het doen van een gedifferentieerd aanbod op maat. Aanbevelingen en conclusies vinden hun plek in beleids- en werkprogramma s. Op 16 december heeft de Raad van Toezicht, onder begeleiding van een externe expert, een zelfevaluatie gedaan conform de richtlijnen van de NVTZ. Hieruit is een aantal persoonlijke en gezamenlijke leerpunten gebleken waaraan mede door het volgen van trainingen en cursussen invulling wordt gegeven. De Raad van Toezicht-leden, de heren Van de Water en Van Tongeren en mevrouw Streumer (aspirant-lid) hebben 2 december 2015 het jaarlijkse functioneringsgesprek gevoerd met de bestuurder. Hierin zijn, naast de bespreking van de algehele gang van zaken en zijn rol hierin, ook de voor 2015 gedefinieerde doelstellingen getoetst aan hun resultaat. De raad heeft over deze resultaten zijn tevredenheid uitgesproken. Er zijn concrete afspraken gemaakt over de doelstellingen voor 2016. De honorering van de bestuurder conform de wetgeving (WNT1) is actueel gemaakt en voor 2016 vastgesteld naar de nieuwe richtlijnen in de Wet Normering Topinkomens 2. Hierover zijn met de bestuurder zodanige afspraken gemaakt en schriftelijk vastgelegd dat altijd binnen het kader van bedoelde wetgeving wordt gehonoreerd. Door de voorzitter en leden van de Raad van Toezicht worden de vergaderingen, symposia, congressen en bijscholingsdagen van o.a. de NVTZ bezocht zodat de raad steeds goed geïnformeerd is en ook, middels contacten met collega s, weet wat er leeft op toezichtgebied. De Governance Code voor zorginstellingen wordt naar letter en geest nauwkeurig in acht genomen. De Raad van Toezicht heeft in haar vergadering overlegd met de externe accountant over hun managementletter en het jaarplan en de begroting 2015 besproken en definitief gemaakt. De algemene- en financiële rapportages, de kwaliteit van zorg en de algemene gang van zaken in Vrijwaard zijn in elke vergadering besproken met de bestuurder, geregeld vergezeld door de controller of een lid van het managementteam, afhankelijk van het te bespreken item. De kwaliteit van zorg in relatie tot de exploitatie was daarbij steeds aan de orde, evenals de taakstelling. Regelmatig heeft de Raad van Toezicht gesproken over de strategie van de organisatie en de daarmee samenhangende risico s. Na onderzoek, toetsing en kwaliteitstrajecten heeft de Inspectie voor Gezondheidszorg de toezichtinspectie in woon- en zorgcentrum de Golfstroom in december 2015 met positief resultaat afgesloten. In heel geregeld overleg met de bestuurder, zijn team, de ondernemingsraad en cliëntenraad heeft de Raad van Toezicht de voortgang van de toezichtinspectie nauwlettend gevolgd en doorgesproken. Intensievere begeleiding, veranderprocessen en adequate communicatie waren speciale aandachtspunten. Ook de aanbevelingen van de IGZ vinden een plek in aansturing, beleid en werkplannen. De Raad van Toezicht is trots op de geleverde inzet en prestaties en heeft alle vertrouwen in de toekomst van Vrijwaard. 16
Voorts is in het verslagjaar vaak gesproken over de risico s en effecten van de wijzigingen in de bekostigingssystematiek (ZZP), het scheiden van wonen en zorg en de effecten daarvan op zorgkwaliteit en kosten, de huisvestingskosten in samenhang met de gewijzigde wetgeving, de relatie met Woonzorg Nederland, Woningstichting Den Helder, de WMO en de extramurale zorgverlening. De voortgang van de diverse (nieuw)bouw- en verhuisplannen, gerelateerd aan het strategisch vastgoedbeleid, is een vast item op de agenda geweest. In november en december heeft de Raad van Toezicht in twee speciale bijeenkomsten gesproken over de kwaliteit en veiligheid in de zorg en over het dynamisch toezichthouden. Kwaliteit, veiligheid en de kwaliteitsontwikkeling in de zorg zijn kerntaken van medewerkers, organisatie, bestuurder en toezichthouders. De Raad van Toezicht ziet er voortdurend op toe dat de belangrijkste waarde van de organisatie vraaggericht, doelmatig en doeltreffend is en gericht blijft op kwaliteitsontwikkelingen. Hoe neemt de Raad van Toezicht waar en hoe krijgen de dagelijkse praktijk en de ontwikkelingen in de zorg een plek op de toezichtagenda? In een snel veranderende omgeving, dichtbij cliënten en tussen de interne en externe stakeholders wil de Raad van Toezicht komen tot een goede dialoog over de vraag of men een gerechtvaardigd vertrouwen heeft in de kwaliteit van zorg. Het landelijk debat over het nieuwe toezichthouden bepleit een omslag in bestuursstijl. De Raad van Toezicht is onafhankelijkheid, niet uitvoerend en staat op relatieve afstand, maar baseert zich niet meer louter op de Bestuurder. Zij kijkt zelfstandig en namens de samenleving naar de organisatie, de zorg en dienstverlening en de omgeving. De Raad van Toezicht is zelf verantwoordelijk voor de informatievergaring. Dit betekent contact met de Ondernemingsraad en Cliëntenraad, voldoende contactmomenten met cliënten, professionals en externe stakeholders. Op basis van de uitkomsten van de bijeenkomsten is de Visie op Toezicht actueel gemaakt, zijn aandachtgebieden opnieuw verdeeld en zijn afspraken gemaakt over contacten en samenwerking. Andere zaken die aan de orde geweest zijn in willekeurige volgorde: De cliënttevredenheid en medewerkerstevredenheid aan de hand van alle aspecten De relatie met het zorgkantoor, de gemeente en de verhuurder van de panden Het beleid risicobeheersing Prognose, onderzoek en financiële consequenties eerstelijns verblijf met en zonder behandeling De crisiscommunicatie Ontwikkelingen en voortgang Zorginkoop Ontwikkelingen binnen de thuiszorg Deskundigheidsbevordering en opleidingsplan Benoemingen leden en voorzitter Raad van Toezicht De gevolgen van de wijzigingen in de ZZP-systematiek en scheiden van wonen en zorg. Ontwikkeling van aanbod van extramurale zorg in verhouding tot aanbod van intramurale zorg Ontwikkelingen in de samenleving en politieke keuzes over de zorg en hoe daar mee om te gaan 17
De Raad van Toezicht bedankt de bestuurder en allen binnen de organisatie voor de bijzondere inzet en prestaties van het afgelopen jaar. De Raad van Toezicht heeft veel waardering voor deze inspanningen en merkt op dat kwalitatief goede zorg met grote betrokkenheid en inzet is verricht en verbeterd. Een prestatie van formaat. Samenstelling Raad van Toezicht 2015 Naam Dhr/ mw Bestuursfunctie Functie en nevenfuncties H. van de Water Dhr Voorzitter Interim-manager/Organisatieadviseur Commissaris Rabobank Schagen-Wieringerland R.W.M.M. Jansen Dhr lid Klinisch geriater MGG N.A. Bais Dhr Lid Lid Raad van Commissarissen, Den Helder Airport Lid Raad van Toezicht Stichting Kopwerk, Primair PC Basisonderwijs Kop van Noord- Holland Voorzitter Voedselbank Den Helder Voorzitter Vrienden van Vrijwaard Voorzitter Federatie Het Buurtcollectief Voorzitter WMO-Platform P.A.J. van Klaveren Mw Lid Manager HRM en Facilitaire zaken Triversum Manager Flexbureau Triversum Lid Bezwaren Commissie, Academisch Centrum de Bascule te Amsterdam Gastdocent Human Resource Management Hogeschool InHolland M.E. van Tongeren Dhr Lid Zorgmanager (Ziekenhuis Tjongerschans) J. van Wees Dhr Lid (aspirant) Lid Raad van Toezicht Stichting Top van Holland A.F.T. Streumer Mw Lid (aspirant) Voorzitter Raad van Toezicht Westfriese Bibliotheken Onafhankelijk voorzitter Maatschappelijke Adviesraad Woningstichting t Grootslag te Wervershoof Voorzitter Ombudsteam Medemblik Bestuurslid afdeling PvdA Medemblik 18
3.4 Bedrijfsvoering Activiteitenplanner De activiteiten worden SMART weergegeven in de activiteitenplanner. De planner is de basis voor sturing en input op managementniveau. In de planner wordt op hoofdlijnen de activiteiten en strategische stappen vastgelegd en gekoppeld aan projectgroepen. Terugkoppeling vindt plaats in managementoverleg. De sturing en input op managementniveau wordt geleverd vanuit het strategisch beleid, het kwaliteitssysteem en de meest recente klant- en medewerkerstevredenheidsonderzoeken en de zorginhoudelijke prestatie-indicatoren. Planning en Control De uitvoering van de planning- en controlfunctie en de bestuurlijke informatievoorziening wordt door de businesscontroller, manager HR en manager Marketing en Communicatie gezamenlijk uitgevoerd. De producten waar voor zij zorg dragen betreffen de financiële rapportage, formatie, managementrapportage, interne controle en economisch advies. De ondersteunende diensten werken continu aan de verbetering van het administratieve proces en professionalisering van dienstverlening. De diensten profileren zich als ontwikkelaar en leverancier van managementinformatie en stuurinformatie. De managementinformatie met betrekking tot kwaliteit, veiligheid, tevredenheid en ontwikkeling van zorg worden met name gestuurd vanuit de afdeling service. De sturing en input van de managementinformatie wordt geleverd vanuit de klant- en medewerkerstevredenheidsonderzoeken en de zorginhoudelijke indicatoren. Planning en Controlcyclus De cyclus van planning en control is bedoeld om de Raad van Bestuur in staat te stellen om bestuurlijke verantwoordelijkheden te nemen. Dit geldt zowel intern als extern. De verantwoordelijkheden betreffen de sturing (planning) en de beheersing (control) van de zorginstelling. Planning en control houdt in het maken van afspraken op lange en korte termijn; dit wordt respectievelijk strategische en tactische planning genoemd. In de planning komt aan bod hoe beschikbare middelen verdeeld gaan worden, budgetten worden vastgesteld, te leveren prestaties en dergelijke. De begroting is een financiële planning voor het komende jaar. Het is een planning op tactisch niveau (korte termijn planning). De controle of de begroting nog steeds aangehouden wordt, gebeurt door het tussentijds opstellen van voorgekomen financiële zaken, het opstellen van de financiële resultaten tot nu toe (verslaglegging). Op deze manier kan de Raad van Bestuur en het management op tijd bijsturen in het geval dat er te veel wordt afgeweken van de opgestelde begroting. De jaarlijkse planning- en controlcyclus kent een aantal fasen die door het jaar heen doorlopen worden. Per locatie kunnen deze fasen verschillende doorlooptijden hebben of een andere indeling maar de opzet is bij alle instellingen gelijk. Hieronder is de globale jaarlijkse planning- en controlcyclus chronologisch weergegeven. 19
Budget afspraken Productieafspraken maken met het zorgkantoor voor wat betreft het leveren van zorg in het volgend jaar. Strategisch beleidsplan/jaarplan Verkenning naar de belangrijkste activiteiten/ontwikkelingen op korte en lange termijn. Begroting Aanvragen van formatie, investeringen en exploitatie. 20
Maandrapportages en verantwoording aan externe partijen Per maand wordt van de locaties een financiële rapportage gemaakt. Dit dient voor het management, de teams en Raad van Bestuur als beheersinstrument om tijdig afwijkingen tussen begroting en realisatie te constateren en bij te sturen. Tevens wordt er maandelijks middels speciale formats verantwoording afgelegd op de gerealiseerde productie (belangrijkste geldstroom). Jaardocument en Jaarrekening Het jaarverslag is het sluitstuk van het jaarlijkse planning- en controleproces. In dit verslag wordt verantwoording afgelegd over het gevoerde beleid. Eén van de belangrijkste onderdelen van het jaarverslag is de jaarrekening. De jaarrekening bevat de verantwoording over de bereikte financiële resultaten. Externe Controle De jaarrekening wordt jaarlijks gecontroleerd door een externe accountant. In het najaar vindt een tussentijdse controle plaats en in het voorjaar de eindcontrole inclusief controle verantwoording zorgproductie. Per maand verantwoordt de Raad van Bestuur zich over het gevoerde (met name financiële) beleid. Risico De budgetopbrengsten zijn gekoppeld aan inzet personeel en daarmee ook aan personele kosten. Door het volgen van de beleid- en controlcyclus heeft Vrijwaard dit volledig onder controle. Bij nieuwe en huidige huurovereenkomsten wordt er rekening gehouden met de effecten die de invoering van de Normatieve Huisvestingscomponent met zich meebrengen. Regeling AO/IC De beleidsregel Regeling Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC) vereist dat zorgaanbieder zorgdragen voor een voortdurend en volledige, juist een actuele vastlegging van zorgprestaties. Het doel van de regeling is dat gecontroleerd en vastgesteld wordt dat een zorgaanbieder rechtmatig gelden heeft verkregen. Een van de elementen van de regeling AO/IC is een periodieke toetsing en controle op de naleving van voorschriften op basis van een IC-plan (Interne Controlefunctie). 21
Jaarplanning De uitvoering van werkzaamheden in het kader van de planning en controlcyclus wordt bewaakt aan de hand van de Raad van Bestuur vastgelegde planning. In de jaarplanning zijn de momenten benoemd waarop belangrijke P&C producten, zoals bijvoorbeeld Jaardocument en de activiteitenplanner, door en voor management, worden geleverd. Deze stafafdelingen zijn primair verantwoordelijk voor betrouwbare, tijdige en volledige administratie van personeel, productie, kosten en opbrengsten. Per twee maanden verantwoordt de Raad van Bestuur zich over het gevoerde beleid en wordt er een resultatenrekening van baten en lasten gepresenteerd, voorzien van een toelichting en risicoanalyse. Voor nieuwe projecten wordt een risicoanalyse / businessplan geschreven. Bestuurlijke informatievoorziening De informatievoorziening die nodig is om de doelstelling van Vrijwaard op strategisch, tactisch en operationeel niveau te realiseren en bij te sturen, is afkomstig uit bronregistratie die door de verschillende afdelingen worden bijgehouden. De gegevens worden voornamelijk via geautomatiseerde systemen (zoals NEDAP), periodiek in het systeem van Vrijwaard ingelezen. Vanuit deze informatie worden periodiek rapportages gemaakt voor de Raad van Toezicht, Raad van Bestuur, management en externe stakeholders. De prestaties van Vrijwaard worden gemeten en inzichtelijk gemaakt door middel van prestatie-indicatoren die voor afdelingen en Raad van Bestuur periodiek worden aangeleverd. 22
3.5 Cliëntenraad In 2015 heeft de Cliëntenraad voor het eerst gefunctioneerd als centrale cliëntenraad voor alle intramurale en extramurale locaties van Vrijwaard. Ieder lid van de cliëntenraad werkt nu met een eigen aandachtsgebied en is daarbij gekoppeld aan één of meerdere locaties van Vrijwaard. Om de week bezoeken de leden van de cliëntenraad tijdens de koffie de verschillende locaties. Op deze wijze hebben de cliënten de gelegenheid om direct met de leden van de cliëntenraad te spreken over het wel en wee in hun woon en leefomgeving. In 2015 heeft de Cliëntenraad een belangrijke eerste aanzet gegeven voor mantelzorgbeleid vanuit de optiek van de mantelzorger(s). Onze bijdrage is in zijn geheel geïncorporeerd in het beleid van Vrijwaard. In 2016 zal vanuit de jaarplanning hier verder uitvoering aan worden gegeven. Op uitnodiging van het Zorgkantoor heeft de Cliëntenraad in 2015 deel genomen aan twee bijeenkomsten inzake de inkoop van zorg. Onze inbreng heeft ertoe geleid dat er een hogere vergoeding kon worden verkregen. Verder heeft de Cliëntenraad een aantal bijeenkomsten van het LOC bijgewoond. Een van de bijeenkomsten had als thema Eisen aan nieuwbouw en verbouwing van zorginstellingen met kleinschalig wonen. Gewapend met de hier opgedane kennis hebben wij het LOC de bouwtekeningen van onze nieuwbouw locaties ter beoordeling voorgelegd. De uitkomsten hebben wij met de projectleider binnen Vrijwaard besproken. De Cliëntenraad heeft op 18 november 2015 deelgenomen aan de beleidsdag van Vrijwaard. Het thema was een klantgericht Vrijwaard. De Cliëntenraad heeft daar de stelling De ruime toepassing van flex-contracten staat het verhogen van de klanttevredenheid in de weg verdedigd. Aan de hand van deze stelling hebben wij betoogd dat de klantgerichtheid verhoogd kan worden door het aantal vreemde gezichten per klant dag te verminderen naar maximaal 7 per klant eind 2016. De Cliëntenraad heeft een drietal adviezen gegeven inzake de prijzen in het restaurant, integriteitscode en een wijziging in de organisatie. Op 29 oktober 2015 heeft de Cliëntenraad een convenant gesloten met Vrijwaard. Hierin zijn de taken van de Cliëntenraad formeel vastgelegd. De cliëntenraad heeft frequent overleg met bestuurder en management. In 2015 kwam de Centrale Cliëntenraad 10 maal bijeen. De Raad van Bestuur heeft alle vergaderingen bijgewoond. Daarnaast heeft de Voorzitter van de Cliëntenraad maandelijks informeel overleg met de Raad van Bestuur In 2015 vond er één bijeenkomst plaats tussen de Raad van Toezicht en Cliëntenraad. Op informele wijze wordt daarin besproken wat de lopende zaken zijn en hoe deze verlopen. De cliëntenraad heeft een budget waarvan zij zaken bekostigen zoals deelname aan LOCvergaderingen, lidmaatschappen en eventuele kantoorbenodigdheden Vertrouwenspersoon Vrijwaard beschikt over haar eigen vertrouwenspersoon die stichtingsbreed ingezet wordt voor alle interne publieksgroepen. Daarnaast bestaat er lidmaatschap aan de klachtencommissie van Facit waarmee de klachtenprocedure gewaarborgd is. 23
4 Beleid, inspanningen en prestaties 4.1. Meerjarenbeleid In de afgelopen jaren heeft Vrijwaard nadrukkelijk de keuze gemaakt om zich niet te richten op het uitbreiden van intramurale zorg, maar zich te richten op de uitbreiding van extramurale zorg, om de steeds groter wordende groep thuisblijvers van dienst te kunnen zijn. Daarnaast is gekozen voor het uitbreiden van niet primaire zorgactiviteiten door het openstellen van sociale en ontspanningsactiviteiten voor thuisblijvers. Vrijwaard richt zich op preventie met activiteiten en ontmoeting voor senioren. Het door ontwikkelen van de kleinschalige ontmoetingspunten en woonvormen voor senioren van Den Helder vindt de komende jaren plaats. De gekozen weg van Vrijwaard om de thuiszorg uit te breiden wordt de komende jaren voortgezet en verder vormgegeven. Vrijwaard kijkt waar mogelijk in levensloopbestendige complexen en geschikte aanleunwoningen om dit product uit te breiden. Onderdelen in het meerjarenbeleid zijn: - Scheiden van wonen en zorg - Omslag naar kleine zelfstandige teams - Zorgzwaartebekostiging (ZZP) - Domotica - Huisvesting - Decentralisatie, transitie en transformatie begeleiding in de WMO - Naamsbekendheid Missie Vrijwaard is een zorgorganisatie die in Den Helder wonen, welzijn en zorg met een menselijke maat aanbiedt. Onze inzet daarbij is om de eigen regie in stand te houden en een bijdrage te leveren aan menselijk geluk. 24
4.2. Algemeen beleid verslagjaar Groei vrienden van Vrijwaard De vrienden van Vrijwaard blijft groeien qua aantal leden. Het jaar 2015 is geëindigd met 1.301 leden. Voor 2016 zijn er diverse initatieven vanuit de Vrienden van Vrijwaard vastgesteld. Eén van de doelstellingen is het behalen van 1.400 leden aan het einde van 2016. Productie en inzet Managers en teamleiders hebben de doorlopende opdracht om binnen de begroting te werken en ook binnen de begroting FTE in te zetten. Risicomanagement en beheersing Op het gebied van risicomanagement en beheersing (compliance) werkt de projectgroep conform een vastgesteld beleidsplan. Het beleidsplan geeft de kaders weer op dit gebied en hoe Vrijwaard omgaat met risicoinschatting en het beperken er van. Er is een sjabloon ontwikkeld voor de risicoanalyse. Deze is voor een deel ingevuld voor de vastgestelde top 10 risico s. De uitkomsten van de analyses worden meegenomen in het plan van aanpak van het betreffende onderdeel, waarbij de analyse minimaal eens per half jaar opnieuw wordt ingevuld om de voortgang te bepalen. Daarnaast is voortvloeiende uit het project, een bedrijfscode opgesteld inclusief geheimhoudingsplicht, sanctiebeleid en klokkenluidersregeling. In 2015 is de bedrijfscode volledig geïmplementeerd bij alle medewerkers als onderdeel van de arbeidsovereenkomst. Actief in de Wijk en Welzijn In 2015 heeft Actief in de Wijk naast het ontwikkelen van nieuwe activiteiten ingezet op momenten van ontmoeten. De activiteiten waren gericht op vitaliteit bij senioren met als uitgangspunt om zolang mogelijk fit en gezond te blijven. Activiteiten in de wijk worden op diverse centrale locaties in Den Helder aangeboden in de zogenoemde ontmoetingspunten. In het verslagjaar heeft de focus gelegen op: - Het door ontwikkelen van de mogelijkheden voor bewegen door middel van de fitnessruimtes, de beweegtuin en Zumba voor senioren. - Het project zingeving en koffie op de boerderij waarmee invulling is gegeven aan ontmoeting en sociale activering. - Inzet van vrijwilligers bij activiteiten in de wijk op basis van een toenemende vraag vanuit de doelgroep voor ondersteuning bij meer betrokkenheid in de maatschappij. - Inzetten van de voorbereiding op de transitie van de dagopvang naar een nieuwe bestemming. - Voortzetten van projecten zoals Bureau Opstap, de BoodschappenPlusBus en diverse activiteiten op de locaties in de wijken van Den Helder. 25
Gebouwen / Nieuwbouw / Verbouw In het verslagjaar is het nieuwbouwcomplex Westhoek in gebruik genomen. In 2015 is een aanvang gemaakt met de herontwikkeling van de begane grond van De Golfstroom. Met Woonzorg Nederland is een aanvang gemaakt met de transitie van locatie Ten Anker in het kader van scheiden wonen en zorg, hetgeen in 2016 nader vorm zal krijgen. Met Woningstichting Den Helder zijn intentieovereenkomsten gesloten voor de nieuwbouw van een tweetal kleinschalige wooncomplexen aan het Molenplein en in Nieuw Den Helder. Milieu Leveranciers worden door Vrijwaard beoordeeld op hun mate van duurzaamheid. Bij de inkoop van grondstoffen kijkt Vrijwaard kritisch naar het duurzame karakter van omzetting van deze middelen en het geproduceerde afval. 4.3. Algemeen kwaliteitsbeleid Alle kwaliteitsdocumenten zijn te vinden op het kwaliteitsplein en is voor medewerkers toegankelijk op de werkplek. Door het kwaliteitsplein worden documenten eerder en makkelijker gevonden en kunnen de formulieren digitaal worden ingevuld en opgeslagen. Hierdoor is het systeem voor de medewerker een stuk vriendelijker geworden. Daarnaast worden formulieren vereenvoudigd en samengevoegd. Tevens biedt het systeem de mogelijkheid dat wijzigen van bestaande documenten en het ontwikkelen van nieuwe documenten digitaal kan plaatsvinden op het kwaliteitsplein. In 2015 is het plein verder geïmplementeerd binnen Vrijwaard. Managementreview / Managementrapportage Het functioneren van het kwaliteitsmanagementsysteem komt o.a. tot uiting in het tweemaandelijks managementreview en activiteitenplanner. Het managementreview levert input om kwaliteitsverbeteringen richting cliënt uit te voeren en te monitoren richting management. Het managementreview wordt tweemaandelijks besproken door het MIC commissie lid in het team om incidenten te analyseren en te beoordelen of de genomen acties leiden tot het gewenste effect gaat het aantal incidenten op langere termijn naar beneden. Zijn de risico s op cliëntniveau beschreven in het zorgplan, is het proces te volgen waarbij de risico s voor de cliënt zijn verkleind of de situatie verbeterd. De managementreview bevat de volgende prestatie-indicatoren; klachten, MIM meldingen, MIC meldingen, mancoregistraties, evaluaties met cliënten en/of familieleden, Leveranciersbeoordelingen, interne audits etc. De acties naar aanleiding van de managementreview worden beschreven in de activiteitenplanner evenals de voortgang van verbetertrajecten. De verbetertrajecten zijn terug te vinden in de jaarplannen van de locaties. 26
Ethische Veiligheid Met betrekking tot de veiligheid van persoonsgegevens werkt Vrijwaard volgens een aantal vastgestelde procedures en richtlijnen, waaronder; Met betrekking tot de veiligheid van persoonsgegevens werkt Vrijwaard volgens een aantal vastgestelde procedures en richtlijnen, waaronder; - Archiveerbeleid, in het beleid staat omschreven op welke wijze omgegaan dient te worden met dossiers van bewoners, medewerkers en vrijwilligers en de bewaartermijnen hiervan. - Privacyreglement op basis wetgeving en ontwikkelingen in de organisatie. - Missie en visie en kernwaarden - Zorgvisie en visie op ethische aangelegenheden. - Procedure systeembeheer Algemene veiligheid De veiligheidsmaatregelen zoals genoemd in de gebruiksvergunningen van de locaties van Vrijwaard zijn door de brandweer geaccordeerd. Arbobeleidsplan In 2015 is een arbobeleidsplan 2015-2017 geschreven. Onderdeel van dit arbobeleidsplan zijn de arbo-onderwerpen en een planning van de onderwerpen arbobeleid in de werkoverleggen. Andere onderdelen zijn het jaarplan en PAGO (Periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek). Bedrijfshulpverlening (BHV) In 2015 zijn binnen Vrijwaard totaal 105 medewerkers gecertificeerd tot bedrijfshulpverlener en 4 tot ploegleider. De 24-uurs bezetting intramuraal is zo geregeld dat altijd 1 of meerdere medewerkers met een BHV-opleiding aanwezig zijn. Daarnaast is de mobiele nachtdienst ook opgeleid bedrijfshulpverlener. 99 medewerkers hebben de herhalingstraining BHV gevolgd en 10 medewerkers zijn nieuw opgeleid. De opleiding bestond in 2015 voor het eerst uit een e-learning deel en een praktijktoetsing op locatie. Voorheen werd zowel theorie als praktijk op locatie gegeven en getoetst. Voor de nieuwe locatie Westhoek is een calamiteitenplan geschreven en zijn calamiteiteninstructies georganiseerd. Daarnaast zijn op alle intramurale locaties verschillende calamiteiteninstructies op de werkplek georganiseerd voor medewerkers zijnde niet BHV er. Hierbij lag de nadruk op wat de medewerker zonder opleiding bedrijfshulpverlener wel en niet moet en kan doen bij een calamiteit. De basisprincipes van alarmeren en ontruimen zijn hierbij aan bod gekomen. De BHV- en ontruimingsplannen van Ten Anker en de Golfstroom zijn in 2015 geëvalueerd, aangepast en opnieuw voorzien van goedkeuring afdeling Preventie Gemeente Den Helder. AED Op alle locaties van Vrijwaard bevindt zich een Automatische Externe Defibrillator (AED). De software van de AED s is in 2015 geüpdatet, enkele batterijen zijn vervangen. 27
Fysieke belasting Lichamelijke overbelasting is een van de belangrijkste veroorzakers van verzuim en arbeidsongeschiktheid. Fysiek zwaar werk hoeft echter niet te leiden tot problemen als rugklachten, ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid. Daarvoor is een goed preventiebeleid fysieke belasting nodig. De Praktijkrichtlijnen fysieke belasting geven iedereen duidelijkheid over de grenzen tussen toelaatbare - en niet meer toelaatbare belasting tijdens het werk. Ze vormen daarmee de basis voor het preventieve beleid fysieke belasting binnen Vrijwaard. Om het preventief beleid fysieke belasting te waarborgen is een preventiemedewerker aangesteld met de volgende taken: - Onderhouden van contact met de aanwezige ergocoaches en regeltakers binnen de teams; - Onderhouden van contacten met leveranciers van hulpmiddelen; - Jaarlijkse controle van alle hulpmiddelen op de locaties regelen; - Trainingen coördineren op gebied van Arbo; - Adviseren bij vragen met betrekking tot arbeidsomstandigheden, (bijna) ongevallen en onveilige situaties; - Adviseren bij het gebruik van hulpmiddelen op de werkplek. In 2015 zijn onder andere de volgende zaken gerealiseerd: Aanschaf hulpmiddelen; o.a. stofzuigers, accu s, tilbanden, toileteverhogers, bedhekbeschermers; Jaarlijks onderhoud hulpmiddelen; NEN-keuring hoog-laagbedden; Opfriscursus gebruik BEA naar aanleiding van ingevulde MIM op TA; Scholing ADL medewerkers in gebruik van de BEA en verplaatsing van bed naar stoel; Stoelen van glijdoppen voorzien op de huiskamers van TA ; Verschillende probleemanalyses gemaakt naar aanleiding van ervaren problematiek bij verplaatsingen binnen de zorg en ondersteunende dienst. ICT De zorgteams werken met de tablets die in het verslagjaar in MobileIron zijn geplaatst waardoor deze afstand voorzien kunnen worden van updates en beveiliging. De tablets zijn voorzien van dezelfde programma s en apps. Tevens is er nu de mogelijkheid om ze op afstand te wissen in geval van verlies of diefstal. Ook kan worden uit gelezen waar deze tablets zich bevinden. Er is een beging gemaakt om de tablets van een toetsenbord te voorzien zodat er eenvoudiger teksten kunnen worden ingevoerd. De mobiele telefoons in de wijk zijn uitgewisseld door een standaard toestel zodat er geen verwarring in het gebruik meer is. De Comserver is geüpdatet zodat deze kan werken met de meldkamer. Door deze update is het mogelijk om op afstand via in cq-live het systemen automatisch in de gaten te houden en te controleren op de juiste werking. 28
Verder is er is een begin gemaakt voor het inrichten van de meldkamer deze zal in 2016 in bedrijf zijn. De uitwisseling van zorgalarmen in de wijk voor Neo s bij de cliënt is in volle gang en zal verder in 2016 plaatsvinden. Tevens is een start gemaakt met gepland onderhoud van de zorgalarmen. Op locatie Westhoek zijn de zorgalarmen in het verslagjaar vervangen door zorgvrij wonen van KPN. Dit is uitgevoerd met deels nieuwe en deels bestaande onderdelen. Doordat wij hebben gekozen om de apparatuur zo standaard mogelijk te houden is het eenvoudiger geworden om deze te onderhouden of te vervangen. Het onderhoud van de serversystemen zijn door de firma Nedvice uitgevoerd. Er is een begin gemaakt met een nieuw spamfilter die in 2016 via de Cloud wordt geüpdatet Hierdoor zal er minder spam binnen op ode systemen komen. Beveiliging ICT De beveiliging is centraal geregeld, bestaande uit een beveiligingssysteem Sophos antivirus en Firewall, een anti-spam programma van GFI en een centraal back-up systeem voor de dagelijkse back-up van de servers. De werknemers kunnen toegang krijgen tot het computersysteem door in te loggen met een unieke gebruikersnaam en wachtwoord. Door middel van dit gebruikersaccount wordt bepaald welke rechten de gebruiker heeft op het netwerk. De rechten van de gebruiker worden door de systeembeheerder in overleg met de applicatie beheerders of de leidinggevende ingesteld. De beveiliging van de applicaties wordt door de applicatie beheerders gedaan. Om toegang te krijgen tot deze applicatie moet men gebruikersnaam en wachtwoord van deze applicatie hebben. Voor iedere applicatie is er een toegangsaccount nodig. Het is mogelijk om via een beveiligde VPN-verbinding contact te maken met een van de servers. Hiervoor moet de gebruiker worden gemachtigd. In geval van storingen kunnen externe bedrijven ingeschakeld worden. Tevens wordt gebruik gemaakt van zorg alarmering voor de diverse locaties en de wijkteams (Zorgvrij Wonen KPN). Ook wordt voor de telefooncommunicatie het Zorgvrij Wonen platform van KPN gebruikt. 29