Inhoudsopgave. Jaardocument Inleiding 3. Uitgangspunten 4

Transcriptie

1

2 Inhoudsopgave Inleiding 3 Uitgangspunten 4 Hoofdstuk 2 Profiel van de Organisatie 2.1. Algemene identificatiegegevens Structuur van het concern Kerngegevens Samenwerkingsrelaties 11 Hoofdstuk 3 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1. Normen voor goed bestuur Raad van Bestuur Toezichthouders Bedrijfsvoering Cliëntenraad Ondernemingsraad 21 Hoofdstuk 4 Beleid, inspanningen en prestaties 4.1. Meerjarenbeleid Algemeen beleid Algemeen kwaliteitsbeleid Kwaliteitsbeleid cliënten Kwaliteitsbeleid medewerkers Samenleving en belanghebbenden Financieel beleid 38 Hoofdstuk 5 Jaarrekening De jaarrekening is middels een bijlage opgenomen in het jaardocument 2

3 Inleiding Voor Vrijwaard was 2012 een jaar waarin een beroep werd gedaan op de flexibiliteit van zorgaanbieders. Een ontwikkeling in de verschuiving van de ZZP niveaus heeft geleid tot een grote beweging in zorgland en bij Vrijwaard. Beweging in de huidige structuur van de verzorgingshuizen, maar ook in het uitbreiden van thuiszorg en diensten die het langer zelfstandig blijven wonen ondersteunen. In 2012 heeft Vrijwaard een aanzet gedaan tot het ontwikkelen van zogenoemde gemaksdiensten om de zelfstandigheid van de inwoners van Den Helder te stimuleren. In 2012 is het Paviljoen van Toen geopend, een herinneringsmuseum gekoppeld aan een ontmoetingscentrum. Een van de welzijnslocaties van Vrijwaard dat onderdeel is van Actief in de Wijk. Het Paviljoen is een plek voor ontmoeting en ontspanning. Direct naast het Paviljoen is het nieuwbouwcomplex Lyceumhof gesitueerd. Lyceumhof zal begin 2013 officieel worden geopend waarbij Vrijwaard gebruik maakt van de begane grond met drie groepen en een zelfstandig team. Door de positieve en creatieve inzet van ons team, kon Vrijwaard aan de zorgvraag blijven voldoen. Door efficiënte inzet van formatie, maar belangrijk ook het lage ziekteverzuim en de kwaliteit van personeel en scholing, kon Vrijwaard zorg bieden van een hoog niveau. Vernieuwingen werden toegepast, maar ook werd per klant gekeken naar het afgesproken arrangement en in hoeverre dit aansluit bij de vraag en wens van de klant. De uitdaging is en blijft om klanten uit te nodigen om te blijven bewegen, zoveel mogelijk zelf te doen en te ondersteunen in hun levensgeluk. Vrijwaard is ondernemend en bestaat uit een sterk team met zeer gemotiveerde medewerkers en vrijwilligers, als ambassadeurs van de organisatie. Bij Vrijwaard blijft gedrevenheid, bezieling en kwaliteit de rode draad vormen naar de toekomst, waarin wordt gewoond, geleefd en gewerkt met plezier. Coert Veenstra MA Voorzitter Raad van Bestuur 3

4 1. Uitgangspunten van de verslaggeving De samenstelling en het verplichte karakter van het maatschappelijke deel van het jaardocument is sinds verslagjaar 2012 gewijzigd. Aanbieders (stichtingen) zijn niet langer verplicht om een maatschappelijk verslag op te stellen. Echter heeft Vrijwaard gekozen, mede op aanraden van de accountant, een verkorte versie van het maatschappelijk verslag op te leveren. Daarbij is uitgegaan van een samenstelling van de belangrijkste onderdelen vanuit de opzet van voorgaande verslagjaren en de belangrijkste ontwikkelingen van Vrijwaard. Het jaardocument is tot stand gekomen middels een projectaanpak. De in het Jaardocument verwerkte informatie is verkregen aan de hand van een tijdsplanning. De opgenomen cijfermatige informatie is samengesteld vanuit de diverse geautomatiseerde systemen van Stichting Vrijwaard. De betrouwbaarheid van de gegevens is hierdoor volledig gedekt. De teksten zijn aangeleverd door de diverse leden van het projectteam en vervolgens gescreend door de projectcoördinator en de Raad van Bestuur. Het daaruit voortvloeiende concept is voor goedkeuring ingezien door de accountant, vastgesteld door de Raad van Bestuur en goedgekeurd door de Raad van Toezicht van Stichting Vrijwaard. 4

5 2 Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Stichting Vrijwaard Adres Timorlaan 139 Postcode 1782 DR Plaats Den Helder Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel adres Internetpagina Structuur van het concern Voor de juridische structuur is gekozen voor een stichting. Stichting Vrijwaard is opgericht op 31 oktober 2007 en is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel en Fabrieken voor Noordwest Holland te Alkmaar onder nummer De stichting is gevormd vanuit de fusie van Stichting Ouderenzorg De Nieuwstad en woon- en zorgcentrum de Golfstroom, beiden gevestigd te Den Helder. De organisatorische structuur is vastgelegd in bijgaand organogram. De bedrijfsvoering op de locaties wordt uitgevoerd door locatiemanagers. De locatiemanagers worden aangestuurd door de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur staat onder toezicht van de Raad van Toezicht. Het bedrijfsbureau, de welzijnsdienst, de voedingsdienst en het servicebureau zijn stafafdelingen. Het bedrijfsbureau bestaat uit het bestuurssecretariaat, PR en communicatie, de economische en administratieve dienst, personeel en opleidingen, kwaliteit en ICT. Stichting Vrijwaard is een stichting, bestaande uit zes locaties; - Woonzorgcentrum Ten Anker - Woon- en zorgcentrum De Golfstroom - Verzorgingshuis Prinses Margriet - Wooncomplex Goede Ree - Paviljoen van Toen - Wooncomplex Parkzicht Stichting Vrijwaard is AWBZ erkend op de functies: - Persoonlijke verzorging - Verpleging - Begeleiding - Verblijf Naast de AWBZ-functies levert Vrijwaard ook huishoudelijke ondersteuning in het kader van de wet WMO. Stichting Vrijwaard kent als inspraakorganen de Procesgroepen en de Cliëntenraden. 5

6 Cliëntenraad De cliëntenraden zijn decentraal georganiseerd. Daarnaast is er een centrale cliëntenraad actief, in deze samenstelling zit van iedere decentrale cliëntenraad een vertegenwoordiging. De medezeggenschapstructuur is zodanig dat er frequent vergaderd wordt met locatiemanagement en Raad van Bestuur. Eenmaal per jaar vindt er een informele bijeenkomst plaats met een delegatie van de Raad van Toezicht. Procesgroepen Samen komen tot beter doen! Vrijwaard is in oktober 2010 gestart met de pilot procesgericht werken. Met deze werkwijze is de medezeggenschap zo geregeld dat inspraak en participatie in een vroegtijdig stadium geregeld wordt. Er zijn voor verschillende gebieden procesgroepen samengesteld. Deze procesgroepen bestaan altijd uit een of meerdere managementleden, leden cliëntenraad en leden ondernemingsraad en op uitnodiging medewerkers, cliënten, partners of gebruikers. Bij procesgericht werken en organiseren wordt er vanuit meerdere uitgangsposities gekeken naar een bepaald proces, project of beleid. Er wordt gekeken naar de noodzaak en de samenhang. Werkt een proces wel in de praktijk? Is het begrijpelijk? Weten betrokkenen wat er verwacht wordt? Mogelijk kunnen zaken efficiënter aangepakt worden of zijn er bepaalde onderdelen die overbodig zijn of juist missen. De kennis die onderling gedeeld wordt, is dan ook van grote waarde voor het uiteindelijk tot stand komen van het proces. Het invoeren zal soepeler verlopen aangezien vanaf de start draagvlak is gecreëerd bij de achterban. Dit maakt de kans op weerstand ook kleiner. Maar ook bij de ontwikkeling van nieuw beleid of projecten is, om dezelfde redenen, afstemming over de gang van zaken en communicatie van groot belang. Daarnaast worden de verbeterpunten die vanuit de diverse tevredenheidsonderzoeken naar voren komen, gekoppeld aan de procesgroepen. De procesgroep wordt aangestuurd door de procesleider (managementlid). Gemiddeld komen de procesgroepen vier maal per jaar samen. De terugkoppeling van de besproken punten vindt plaats in het managementoverleg, werkoverleggen en via de nieuwsbrief die bij het blad Thuis wordt meegezonden. In totaal heeft Vrijwaard acht procesgroepen, namelijk Restaurant & Voeding, Zorg & Ontwikkeling, Personeel & Opleidingen, PR & Communicatie, Financiën, Bouw, Service & KAM (Kwaliteit, Arbo en Milieu) en Welzijn. In 2012 heeft er een evaluatie plaatsgevonden met alle betrokken procesgroepen en haar leden. Op basis van de uitkomsten is gezamenlijk besloten om deze wijze van medezeggenschap definitief voort te zetten binnen de organisatie 6

7 Organogram Vrijwaard 2.3 Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering Stichting Vrijwaard bestaat uit zes locaties. Vrijwaard biedt een ruim aanbod van functies en activiteiten aan. Door ontwikkeling van diverse producten en diensten wordt het zo lang mogelijk zelfstandig wonen ondersteund. De kern bij Vrijwaard is het menselijk geluk. In de ontwikkeling van diensten en producten streven wij er naar dit gevoel zo veel mogelijk te kunnen bewerkstelligen. De stichting biedt de volgende functies aan: Woonfunctie appartementen die zijn aangepast aan de problematiek van de doelgroep technisch en bouwkundig onderhoud faciliteiten voor alarmering en communicatie collectieve ruimten facultatief beschikbaar stellen 7

8 Zorgfunctie de algemene dagelijkse levensverrichtingen ondersteunen medicijnen bestellen, distribueren en eventueel toedienen huishoudelijke werkzaamheden verrichten was- en linnenverzorging maaltijden, koffie, thee en dergelijke verstrekken Verpleegfunctie in opdracht van de arts verpleegkundige en geneeskundige (somatische) handelingen eerste- en tweedelijns geneeskundige voorzieningen coördineren terminale zorg voorwaarden scheppen voor paramedische zorg nazorg bij ontslag uit ziekenhuis of verpleeghuis, voor zover het geen langdurige intensieve (specialistische) zorg of revalidatie betreft Begeleidingsfunctie individuele en groepsgerichte psychosociale en psychogeriatrische begeleiding individuele praktische begeleiding, bijvoorbeeld bij noodzakelijke aankopen voorwaarden scheppen voor levensbeschouwelijke begeleiding activiteitenbegeleiding kapel winkel, kapsalon en pedicure Wijkgerichte functie sociaal-culturele activiteiten aanbieden ontmoetingspunten kapel winkel, kapsalon, schoonheidspecialist en pedicure restaurants Vrienden van Vrijwaard Bewegen voor senioren Verblijfs- en preventieve functie dagverzorging en dagopvang intervalzorg tijdelijke opvang nachtopvang 24-uurs alarmeringsopvolging Mobiel Verpleegkundig Team 8

9 2.3.2 Patiënten/cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Kerngegevens Aantal/bedrag Cliënten Aantal Aantal cliënten in de instelling op basis van een zzp met dagbesteding 206 Aantal cliënten in de instelling op basis van een zzp zonder dagbesteding 24 Aantal cliënten met verblijf op basis van een volledig pakket thuis (VPT) 10 Aantal extramurale cliënten (inclusief begeleiding en dagbesteding) 150 Capaciteit Aantal beschikbare bedden/plaatsen met verblijfszorg per einde verslagjaar 243 Productie Aantal Aantal dagen met zorg en dagbesteding Aantal dagen met verblijf zonder dagbesteding Aantal dagen zorg op basis van een volledig pakket thuis (VPT) Aantal dagdelen dagbesteding Aantal uren extramurale productie in verslagjaar (exclusief dagbesteding en WMO-zorg) Personeel Aantal Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar 422 Aantal FTE personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar 239,09 Kosten ingehuurd personeel en zelfstandigen 0 Bedrijfsopbrengsten Bedrag in euro's Totaal bedrijfsopbrengsten in verslagjaar Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten Waarvan overige bedrijfsopbrengsten

10 2.3.3 Werkgebieden Werkgebied locatie woonzorgcentrum Ten Anker Locatie Ten Anker bevindt zich op loopafstand van het centrum van Den Helder. Werkgebied locatie woon- en zorgcentrum De Golfstroom Locatie De Golfstroom bevindt zich in de wijk De Schooten in Den Helder. Werkgebied locatie verzorgingshuis Prinses Margriet Locatie Prinses Margriet bevindt zich op loopafstand van de maritieme leefomgeving van Den Helder. Werkgebied locatie woonzorgcomplex Goede Ree Locatie Goede Ree bevindt zich midden in het centrum van Den Helder. Werkgebied locatie Paviljoen van Toen Locatie Paviljoen van Toen bevindt zich op loopafstand van het centrum van Den Helder en is gesitueerd tegenover de locaties Ten Anker en Parkzicht en het Timorpark. Werkgebied locatie Parkzicht Locatie Parkzicht bevindt zich op loopafstand van het centrum van Den Helder. Parkzicht is door middel van een sluis verbonden aan de locatie Ten Anker. Hierdoor kunnen bewoners gebruik maken van de diensten en faciliteiten die in Ten Anker worden geboden. Stichting Vrijwaard richt zich op de thuiszorg, zorg, WMO (huishoudelijke ondersteuning) en welzijnsfuncties in de wijk. Stichting Vrijwaard is werkzaam in de zorgkantoorregio Noord-Holland Noord. 10

11 2.4 Samenwerkingsrelaties Toezichthoudend Zorgkantoor Het maken van productieafspraken. Voorleggen van begroting en budget. Verantwoording over gemaakte productie. Financiële ontwikkelingen. NZA Uitvoering van de activiteiten door middel van de vastgestelde tarieven. Voldoen aan te behalen productiecijfers. CIZ Naar aanleiding van afgifte van indicatie verzorgt Vrijwaard de vastgestelde zorg. Vrijwaard dient, indien noodzakelijk, herindicaties in bij het CIZ, wanneer de huidige zorglevering (indicatie) niet langer toereikend is. Het CIZ controleert de lopende indicaties en de geldigheid ervan. CAK Controle op de geleverde zorg extramuraal en intramuraal. Ministerie VWS Hanteren landelijke richtlijnen. Inspectie Gezondheidszorg Verantwoording afleggen voor verantwoorde zorg. Gemeente De gemeente beoordeelt of de organisatie voldoet aan de eisen, zoals gesteld in de aanbesteding WMO. Naar aanleiding van afgifte van indicatie huishoudelijke ondersteuning (WMO) van de gemeente (zorgloket) levert Vrijwaard de vastgestelde diensten. Raad van Toezicht Sociale verantwoording. Financiële verantwoording. Bestuursmatige verantwoording. Toezicht op en inspraak in ontwikkelingen en voortgang van lopende projecten. CBZ Toetsing van aanvragen tot verbouw, nieuwbouw of renovatie. Toetsing van aanvragen tot overgangsregeling extramurale zorgverlening. 11

12 Samenwerkend Samen Samenwerkingsverband op het gebied van medisch adviseurschap. GGZ Samenwerkingsverband op het gebied van aanvullende zorg psychiatrie. Stichting Geriant Op het gebied van aanvullende zorg (Project Meer dan Wonen) WIO Op het gebied van het project Wonen van Indische Ouderen. Helderse Huisartsen en Zorggroep Tellus De zorg-, service- en dienstverlening op elkaar af te stemmen ten behoeve van de cliënten. Informerend Samenleving De samenleving in zijn geheel wordt geïnformeerd omtrent ontwikkelingen binnen Vrijwaard door middel van de website, brochures, advertenties, krantenartikelen maar ook door Social Media (Twitter en Hyves). Bewoners De bewoners van Vrijwaard worden geïnformeerd over wijzigingen, reglementen, ontwikkelingen, nieuws en activiteiten door middel van de publicatieborden, kabelkrant, cliëntenraad en bewonersbijeenkomsten. Medewerkers Medewerkers van Vrijwaard worden geïnformeerd over wijzigingen, reglementen, ontwikkelingen, nieuws, activiteiten en evenementen door middel van de publicatieborden, website, Social Media, werkoverleggen, leidinggevenden. Vrijwilligers De vrijwilligers van Vrijwaard worden geïnformeerd over wijzigingen, reglementen, ontwikkelingen, nieuws, activiteiten en evenementen door middel van de publicatieborden, website en werkoverleggen. Vrijwaard voorziet haar interne publieksgroepen breed van informatie door middel van het huisblad Thuis dat verzonden wordt naar bewoners, cliënten, vrijwilligers, medewerkers en Vrienden van Vrijwaard. 12

13 3 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1 Normen voor goed bestuur Vrijwaard hanteert de zorgbrede Governance Code. Dit betekent dat de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht de normen in deze code onderschrijven, hanteren en uitvoeren. Conform de Governance Code heeft in er 2012 een evaluatie plaats gevonden binnen de Raad van Toezicht, de uitkomsten zijn door de voorzitter Raad van Toezicht schriftelijk vastgelegd. Daarnaast is er aandacht geweest voor het rooster van aftreden. In 2012 heeft er een jaargesprek plaatsgevonden tussen de Raad van Bestuur en de voorzitter en twee leden van de Raad van Toezicht. Het gesprek is schriftelijk vastgelegd. 3.2 Raad van Bestuur / Directie Raad van Bestuur In 2012 was er een eenhoofdig Raad van Bestuur, de heer Coert Veenstra. De heer Veenstra trad in dienst per 16 januari De Raad van Bestuur heeft zich gehouden aan de gedragscode opgesteld door de NVZT. Daarnaast staan de taken en bevoegdheden van de Raad van Bestuur beschreven in de statuten van Vrijwaard. Conform de laatstgenoemde code wordt de bezoldiging gehanteerd. De beloning van de Raad van Bestuur wordt vermeld in de jaarrekening van Vrijwaard Nevenfuncties De Raad van Bestuur had in 2012 geen nevenfuncties. De nevenfuncties van de leden Raad van Toezicht zijn bekend en staan beschreven onder hoofdstuk 3.3 van dit document. Zowel Raad van Bestuur als Raad van Toezicht hebben geconcludeerd dat er geen sprake is van belangenverstrengeling. Naam Bestuursfunctie Nevenfuncties Coert Veenstra Voorzitter Raad van Bestuur Geen Managementteam De Raad van Bestuur maakt deel uit van het managementteam. Daarnaast bestaat het team uit de volgende functionarissen; - locatiemanager Ten Anker/Prinses Margriet / De Golfstroom (Ineke Kloos) - manager Thuiszorg (Anneke Buis) - HEAD (Jym Chan) - Hoofd Personeel en Opleidingen (Marije Bruijstens) - PR & Communicatiefunctionaris (Linda van der Eijk) - Beleidsmedewerker zorg en innovatie (Ruud Jekkers) - Servicemanager (Wilma Meertens) - Chef voeding en restaurant ( Ivar Borst / Grietje de Vries) - Welzijnscoördinator (Petra Alders) 13

14 Vergaderingen met het managementteam vinden iedere 14 dagen plaats. Voorgenomen besluiten en definitieve besluiten worden genomen in het managementoverleg. Binnen maximaal één week worden de notulen van het managementoverleg gepubliceerd. Besluiten en voorgenomen besluiten worden, indien van toepassing, besproken met de procesgroepen en cliëntenraden Informatieprotocol Raad van Bestuur Raad van Toezicht Er vindt maandelijks overleg plaats tussen de voorzitters Raad van Bestuur en Raad van Toezicht. Daarnaast vindt er vijf keer per jaar een vergadering plaats met de voltallige Raad van Toezicht en Raad van Bestuur. Strategie, ontwikkeling en exploitatie worden tussentijds afgestemd. Calamiteiten en crisis worden direct afgestemd tussen Raad van Bestuur en Raad van Toezicht en tussen Raad van Bestuur, managementteam en het team. 3.3 Toezichthouders In 2012 bestond de Raad van Toezicht uit zes leden. Per einde jaar is het aantal leden gereduceerd tot vier. Eén lid is afgetreden volgens rooster en de ander moest door ziekte een jaar eerder aftreden. Volgens het in 2010 vastgestelde schema van aftreden zal de Raad van Toezicht per 2013 bestaan uit vijf leden en tegelijkertijd zodanig zijn samengesteld dat de continuïteit en kwaliteit geborgd wordt. De Raad van Toezicht is onafhankelijk. Alle leden fungeren zonder last en ruggespraak in de Raad van Toezicht. Het functioneren van de leden van de Raad van Toezicht wordt gekenmerkt door integriteit en onafhankelijkheid. De leden van de Raad van Toezicht hebben in de uitoefening van hun functie geen ander belang dan het uitoefenen van de rol als toezichthouder van Stichting Vrijwaard. De Raad van Toezicht legt over zijn handelen extern verantwoording af in het Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording en de jaarrekening. De bestuurder verschaft de Raad van Toezicht tijdig de informatie die nodig is voor een adequaat functioneren. Dit geschiedt als voorbereiding op of tijdens de vergaderingen van de Raad van Toezicht. Wanneer daartoe aanleiding is voorziet de bestuurder de Raad van Toezicht steeds tussentijds van relevante informatie. Daarnaast wordt 5 tot 6 keer per jaar een uitgebreide managementrapportage geleverd. Maandelijks heeft de voorzitter van de Raad van Toezicht een bilateraal overleg gevoerd met de bestuurder over alle lopende zaken volgens een vaste agenda. Het hierin besprokene wordt naar relevantie weergegeven in de genoemde managementrapportage. Naar aanleiding van de besproken zaken is er soms overleg geweest tussen de voorzitter en één of meerdere leden van de raad om reden van extra informatie of verheldering. De Raad van Toezicht heeft in 2012 vijf keer gepland vergaderd met de bestuurder. De agendapunten van deze vergaderingen worden tevoren vastgesteld in een jaaragenda zodat de bestuurder zijn rapportages kan afstemmen op dit schema. Uiteraard was er altijd mogelijkheid om zaken die om welke reden dan ook aandacht vroegen op de agenda te plaatsen en hiervoor soms een aparte vergadering te beleggen. Op 7 november is er overleg geweest tussen de Raad van Toezicht en de vertegenwoordigers van de procesgroepen, voorheen de centrale cliëntenraad en de ondernemingsraad. Tevens was er op die dag een gezamenlijke vergadering met de bestuurder en het management over de effecten van de gevolgde strategie en kwaliteit van de zorg in relatie tot de actuele politieke inzichten. 14

15 Er was een presentatie van groepen bestaande uit MT- en RvT-leden aan de hand van tevoren geformuleerde stellingen en er was sprake van een levendige discussie waaruit ook conclusies getrokken zijn ten aanzien van het beleid. Hiervan is een verslag gemaakt. Op 12 december zijn er individuele evaluatiegesprekken tussen leden en voorzitter geweest en heeft de Raad van Toezicht een zelfevaluatie gedaan conform de richtlijnen van de NVTZ. Hieruit zijn wederom een aantal persoonlijke en gezamenlijke leerpunten gebleken waaraan door het volgen van trainingen en cursussen invulling wordt gegeven. Besloten is om in 2012 een evaluatie te doen onder begeleiding van externe experts. Door omstandigheden is deze doorgeschoven naar 27 maart De heren Van de Water, Mein en Bais (remuneratiecommissie van de RvT) hebben 12 december het jaarlijkse functioneringsgesprek gevoerd met de bestuurder. Hierin zijn, naast de bespreking van de algehele gang van zaken en zijn rol hierin, ook de voor 2012 gedefinieerde doestellingen getoetst aan hun resultaat. De raad heeft over deze resultaten zijn tevredenheid uitgesproken. Er zijn afspraken gemaakt over de doelstellingen voor De Raad van Toezicht heeft in 2012 herbevestigd dat de honorering van Raad van Toezicht en de bestuurder conform de adviesregeling van de NVTZ c.q. NVZD (BBZ-code) wordt uitgevoerd. Daarnaast zijn, conform de richtlijnen van de NVTZ, afspraken gemaakt over de hantering van de nieuwe wetgeving aangaande btw-afdracht door toezichthouders per 1 januari Door de voorzitter en leden van de Raad van Toezicht worden de vergaderingen en bijscholingsdagen van de NVTZ bezocht zodat de raad steeds goed geïnformeerd is en ook, middels contacten met collega s, weet wat er leeft op toezichtgebied. De governance-code voor zorginstellingen wordt naar letter en geest nauwkeurig in acht genomen. De Raad van Toezicht heeft in haar vergadering overlegd met de externe accountant over hun positief getoonzette managementletter en het jaarplan en de begroting 2012 besproken. Gezien de hoeveelheid en aard van de vragen, de actualiteit van de benodigde informatie en de impact van de snel veranderende overheidsmaatregelen is besloten in april 2013 een extra vergadering te beleggen om de begroting actueel en definitief te maken. De algemene- en financiële rapportages, de kwaliteit van zorg en de algemene gang van zaken in Vrijwaard zijn in elke vergadering besproken met de bestuurder, veelal vergezeld door de controller. De kwaliteit van zorg in relatie tot de exploitatie was daarbij steeds aan de orde, evenals de taakstelling. Regelmatig heeft de Raad van Toezicht gesproken over de strategie van de organisatie en de daarmee samenhangende risico s. In het verslagjaar is specifiek gesproken over de wijzigingen in de bekostigingssystematiek (ZZP) en de effecten daarvan op zorgkwaliteit en kosten, de huisvestingskosten in samenhang met de gewijzigde wetgeving, de relatie met Woningstichting Den Helder, de WMO en de extramurale zorgverlening. De voortgang van de diverse (nieuw)bouw- en verhuisplannen, gerelateerd aan het strategisch vastgoedbeleid, is een vast item op de agenda geweest. Andere zaken die aan de orde geweest zijn in willekeurige volgorde: De verbetering van de cliënttevredenheid aan de hand van alle aspecten Uitkomsten van het medewerkerstevredenheidsonderzoek in relatie tot de personele samenstelling en organisatie De relatie met het zorgkantoor, de gemeente en de verhuurder van de panden Wijzigingen in de ZZP-systematiek in relatie tot interne ondersteunende systemen en de kwalitatieve en kwantitatieve personele samenstelling Ontwikkelingen in de samenleving en politieke keuzes over de zorg en hoe daar mee om te gaan 15

16 Mogelijkheden om samen met het Gemini ziekenhuis een herstelhotel te ontwikkelen wanneer zij nieuwbouw realiseren; dit is vooralsnog verder naar de toekomst verschoven Ontwikkeling van aanbod van extramurale zorg in verhouding tot aanbod van intramurale zorg De beloning van de leden Raad van Toezicht staat opgenomen in DIGI MV en in de jaarrekening van Vrijwaard. Samenstelling Raad van Toezicht 2012 Naam Dhr/ mw Bestuursfunctie Nevenfuncties H. van de Water Dhr Voorzitter Commissaris Rabobank Schagen-Wieringerland N.G. Mein 1) Dhr Vice-voorzitter Lid Raad van Toezicht Stichting Geriant te Heerhugowaard N.A. Bais Dhr Lid Lid Raad van Commissarissen, Den Helder Airport Lid Raad van Toezicht Stichting Kopwerk, Primair PC Basisonderwijs Kop van Noord- Holland Voorzitter Voedselbank Den Helder Voorzitter Vrienden van Vrijwaard Voorzitter Federatie Het Buurtcollectief Voorzitter WMO-Platform H. Visser Dhr Lid Relatiemanager bij Alvi fusie en overnames Adviseur in de zakelijke- en privé financiële dienstverlening A.E. Koster Dhr Lid Advocaat, partner Prins & Koster advocaten M. Feenstra 2) Mw Lid Maatschappelijk werker Therapeut voor gedragsveranderingen Traumadeskundige kampsyndromen/ oorlogsgetroffenen Wereld Oorlog Zuid-Oost Azië Vertrouwenspersoon bij diverse stichtingen en organisaties. 1) afgetreden wegens ziekte 2) afgetreden volgens rooster 16

17 3.4 Bedrijfsvoering Jaarplan De sturing en input van de jaarplannen op managementniveau wordt geleverd vanuit het strategisch beleid, het kwaliteitssysteem en de meest recente klant- en medewerkerstevredenheidsonderzoeken en de zorginhoudelijke prestatie-indicatoren. De jaarplannen op locatie en afdelingsniveau vormen de basis van het jaarplan van Vrijwaard. Planning en Control De uitvoering van de planning- en controlfunctie en de bestuurlijke informatievoorziening wordt door de HEAD en bestuurssecretariaat gezamenlijk uitgevoerd. De producten waar voor zij zorg dragen betreffen de financiële rapportage, managementrapportage, interne controle en economisch advies. De ondersteunende diensten werken continu aan de verbetering van het administratieve proces en professionalisering van dienstverlening. De diensten profileren zich als ontwikkelaar en leverancier van managementinformatie en stuurinformatie. De managementinformatie met betrekking tot kwaliteit, veiligheid, tevredenheid en ontwikkeling van zorg worden met name gestuurd vanuit de afdeling service. De sturing en input van de managementinformatie wordt geleverd vanuit de klant- en medewerkerstevredenheidsonderzoeken en de zorginhoudelijke indicatoren. Planning en Controlcyclus De cyclus van planning en control is bedoeld om de Raad van Bestuur in staat te stellen om bestuurlijke verantwoordelijkheden te nemen. Dit geldt zowel intern als extern. De verantwoordelijkheden betreffen de sturing (planning) en de beheersing (control) van de zorginstelling. Planning en control houdt in het maken van afspraken op lange en korte termijn; dit wordt respectievelijk strategische en tactische planning genoemd. In de planning komt aan bod hoe beschikbare middelen verdeeld gaan worden, budgetten worden vastgesteld, te leveren prestaties en dergelijke. De begroting is een financiële planning voor het komende jaar. Het is een planning op tactisch niveau (korte termijn planning). De controle of de begroting nog steeds aangehouden wordt, gebeurt door het tussentijds opstellen van voorgekomen financiële zaken, het opstellen van de financiële resultaten tot nu toe (verslaglegging). Op deze manier kan de Raad van Bestuur en het management op tijd bijsturen in het geval dat er te veel wordt afgeweken van de opgestelde begroting. De jaarlijkse planning- en controlcyclus kent een aantal fasen die door het jaar heen doorlopen worden. Per locatie kunnen deze fasen verschillende doorlooptijden hebben of een andere indeling maar de opzet is bij alle instellingen gelijk. Hieronder is de globale jaarlijkse planning- en controlcyclus chronologisch weergegeven. Budget afspraken Productieafspraken maken met het zorgkantoor voor wat betreft het leveren van zorg in het volgend jaar. Strategisch beleidsplan/jaarplan Verkenning naar de belangrijkste activiteiten/ontwikkelingen op korte en lange termijn. 17

18 Begroting Aanvragen van formatie, investeringen en exploitatie Maandrapportages en verantwoording aan externe partijen Per maand wordt van de locaties een financiële rapportage gemaakt. Dit dient voor het management en Raad van Bestuur als beheersinstrument om tijdig afwijkingen tussen begroting en realisatie te constateren en bij te sturen. Tevens wordt er maandelijks middels speciale formats verantwoording afgelegd op de gerealiseerde productie (belangrijkste geldstroom). Jaarrekening Het jaarverslag is het sluitstuk van het jaarlijkse planning- en controleproces. In dit verslag wordt verantwoording afgelegd over het gevoerde beleid. Eén van de belangrijkste onderdelen van het jaarverslag is de jaarrekening. De jaarrekening bevat de verantwoording over de bereikte financiële resultaten. Externe Controle De boekhouding en dus de begroting, tussentijdse rapportages en het jaarverslag worden jaarlijks gecontroleerd door een externe accountant. In het najaar vindt een tussentijdse controle plaats en in het voorjaar de eindcontrole inclusief controle verantwoording zorgproductie. Per maand verantwoordt de Raad van Bestuur zich over het gevoerde (met name financiële) beleid. Risico De budgetopbrengsten zijn gekoppeld aan inzet personeel en daarmee ook aan personele kosten. Door het volgen van de beleid- en controlcyclus heeft Vrijwaard dit volledig onder controle. Bij nieuwe en huidige huurovereenkomsten wordt er rekening gehouden met de effecten die de invoering van de Normatieve Huisvestingscomponent met zich meebrengen. In het kader van de overheveling van de functie begeleiding vanuit de AWBZ naar de WMO is een projectgroep gestart binnen Vrijwaard die zich richt op de ontwikkelingen en invoering van de maatregelen. Regeling AO/IC AWBZ Zorgaanbieders Op grond van beoordeling van het opgestelde verantwoordingsdocument en de onafhankelijke toetsing van de uitkomsten van steekproeven, is door onze externe accountant vastgesteld dat Stichting Vrijwaard voldoet aan de eisen zoals opgenomen in de Regeling Administratieve Organisatie en Interne Controle AWBZ-zorgaanbieders. Jaarplanning De uitvoering van werkzaamheden in het kader van de planning en controlcyclus wordt bewaakt aan de hand van de Raad van Bestuur vastgelegde planning. In de jaarplanning zijn de momenten benoemd waarop belangrijke P&C producten, zoals bijvoorbeeld Jaardocument en tweemaandelijkse rapportages, door en voor management, worden geleverd. De jaarplanning is een product van samenwerking tussen de financiële administratie, P&O, kwaliteit en bestuurssecretariaat. 18

19 Deze afdelingen zijn primair verantwoordelijk voor betrouwbare, tijdige en volledige administratie van personeel, productie, kosten en opbrengsten. Per twee maanden verantwoordt de Raad van Bestuur zich over het gevoerde beleid en wordt er een resultatenrekening van baten en lasten gepresenteerd, voorzien van een toelichting en risicoanalyse. Voor nieuwe projecten wordt een risicoanalyse / businessplan geschreven. Bestuurlijke informatievoorziening De informatievoorziening die nodig is om de doelstelling van Vrijwaard op strategisch, tactisch en operationeel niveau te realiseren en bij te sturen, is afkomstig uit bronregistratie die door de verschillende afdelingen worden bijgehouden. De gegevens worden voornamelijk via geautomatiseerde systemen (zoals NEDAP), periodiek in het systeem van Vrijwaard ingelezen. Vanuit deze informatie worden periodiek rapportages gemaakt voor de Raad van Toezicht, Raad van Bestuur, management en externe stakeholders. De prestaties van Vrijwaard worden gemeten en inzichtelijk gemaakt door middel van prestatie-indicatoren die voor afdelingen en Raad van Bestuur periodiek worden aangeleverd. 19

20 3.5 Cliëntenraad Vrijwaard had in het verslagjaar in totaal drie decentrale cliëntenraden, namelijk; - cliëntenraad Ten Anker - cliëntenraad De Golfstroom - cliëntenraad Thuiszorg Overkoepelend voor de cliëntenraden is er een centrale cliëntenraad. Hier neemt een delegatie van de decentrale cliëntenraden zitting in. De vergaderstructuur is daarmee dusdanig dat de vergaderingen met decentrale cliëntenraden in aanwezigheid van het locatiemanagement plaatsvindt. De vergaderingen met de centrale cliëntenraad vinden plaats in aanwezigheid van de Raad van Bestuur. De cliëntenraden van Vrijwaard hebben ieder een budget waarvan zij zaken bekostigen zoals deelname aan LOC-vergaderingen, lidmaatschappen en eventuele kantoorbenodigdheden. De cliëntenraden van Ten Anker, De Golfstroom en de Thuiszorg komen frequent bij elkaar. Delegaties van de cliëntenraden hebben een jaarlijkse bijeenkomst gehad met de Raad van Toezicht van Vrijwaard. Op informele wijze is daarin besproken wat de lopende zaken zijn en hoe deze verlopen. In 2012 kwam de Centrale Cliëntenraad vier maal bijeen. De vergaderingen werden bijgewoond door de Raad van Bestuur en de zes leden van de Centrale Cliëntenraad. Vergaderingen werden om en om geleid door de Raad van Bestuur en de voorzitter van de Centrale Cliëntenraad. Vertrouwenspersoon Vrijwaard beschikt over haar eigen vertrouwenspersoon die stichtingsbreed ingezet wordt voor alle interne publieksgroepen. Daarnaast bestaat er lidmaatschap aan de klachtencommissie van Facit waarmee de klachtenprocedure gewaarborgd is. 3.6 Ondernemingsraad Door het werken met de methodiek procesgericht werken en organiseren is er geen traditionele ondernemingsraad actief binnen de organisatie. Het medezeggenschap is geborgd door middel van deelname van medewerkers in de diverse procesgroepen. De onderlegger medezeggenschap bij Vrijwaard is door alle partijen akkoord bevonden. Hierin zit tevens de WOR ingekapseld (adviesrecht, instemmingsrecht en regeling van geschillen). 20

21 4 Beleid, inspanningen en prestaties 4.1. Meerjarenbeleid In de afgelopen jaren heeft Stichting Vrijwaard nadrukkelijk de keuze gemaakt om zich niet te richten op het uitbreiden van intramurale zorg, maar zich te richten op de uitbreiding van extramurale zorg, om de steeds groter wordende groep thuisblijvers van dienst te kunnen zijn. Daarnaast is gekozen voor het uitbreiden van niet primaire zorgactiviteiten door het openstellen van sociale en ontspanningsactiviteiten voor thuisblijvers. Vrijwaard richt zich op preventie met activiteiten en ontmoeting voor senioren. Het door ontwikkelen van de kleinschalige wijksteunpunten / ontmoetingspunten voor senioren van Den Helder vindt de komende jaren plaats. Voorbeelden hiervan zijn het herinneringsmuseum, het buurtrestaurant Goede Ree en De Soos (2013). Dit onder de noemer Actief in de Wijk. De gekozen weg van Stichting Vrijwaard om de thuiszorg uit te breiden wordt de komende jaren voortgezet en verder vormgegeven. Vrijwaard kijkt waar mogelijk in levensloopbestendige complexen en geschikte aanleunwoningen om dit product uit te breiden. Onderdelen in het meerjarenbeleid zijn: - Scheiden van wonen en zorg - Zorgzwaartebekostiging (ZZP). - Domotica - Huisvesting - Decentralisatie, transitie en transformatie begeleiding in de WMO - Naamsbekendheid Missie Vrijwaard is een organisatie voor en van mensen. Mensen worden uitgenodigd om het beste uit zichzelf te halen. Vertrouwen en verbinden zijn de uitgangspunten. Vrijwaard streeft naar kwaliteit van leven. Wonen, welzijn, verzorging en verpleging zijn essentiële ingrediënten die moeten bijdragen tot een zeker gevoel van geluk. Positieve energie en inzet is wat de organisatie kenmerkt. Vrijwaard zorgt er voor dat gasten zich thuis voelen bij Stichting Vrijwaard. Er wordt gewerkt met een menselijke maat; dit betekent dat de organisatie de bewoner kent maar ook het team. Vrijwaard biedt zorg en dienstverlening van hoge kwaliteit en wil hier in uitblinken. Vrijwaard ziet haar bewoners en cliënten als gasten. Door deze benadering in het denken en handelen biedt Vrijwaard net dat beetje extra. De teamleden voelen zich én zijn ambassadeur van Stichting Vrijwaard. Klanttevredenheid In de zomermaanden heeft het klanttevredenheidsonderzoek plaatsgevonden binnen Vrijwaard. Het onderzoek is uitgevoerd volgens de nieuwste methodiek waarbij het aantal vragen aan de cliënten intramuraal aanzienlijk verminderd is. De cliënten in de thuiszorg en vertegenwoordigers van psychogeriatrische cliënten intramuraal hebben allen een vragenlijst ontvangen om de cliënttevredenheid te meten. 21

22 Aangezien in 2012 de vertegenwoordigers van psychogeriatrische cliënten intramuraal voor het eerst zijn geënquêteerd kunnen de resultaten het beste vergeleken worden met de landelijke uitkomsten. 22

23 Thuiszorg: Vrijwaard neemt deel aan de landelijke benchmark van brancheorganisatie Actiz. In 2012 heeft Vrijwaard deelgenomen aan de najaarsronde. De resultaten van 2012 worden opgepakt door middel van diverse verbeterplannen en het traject naar Groen en Doen. Om een hoge score te bereiken én te behouden op totaal niveau van de organisatie is de aanpak op te splitsen in een aantal onderdelen, namelijk: Landelijk niveau Resultaten vanuit de benchmark worden vergeleken met andere organisatie waardoor gestuurd kan worden op landelijke ontwikkelingen, trends en veranderingen. De relevante punten worden meegenomen in het strategisch beleid van Vrijwaard. Dit beleid wordt meestal voor een periode van vijf jaar opgesteld en wordt tussentijds op basis van ervaring en ontwikkelingen bijgesteld. Locatie / afdelingsgebonden De managementleden stellen jaarlijks een jaarplan op waarin per locatie en / of afdeling ingegaan wordt op verbeterpunten die puur voor de locatie en / of afdeling van toepassing zijn. Deze punten zijn dus ook gebaseerd op de klanttevredenheid, medewerkertevredenheid en de prestatie indicatoren norm verantwoorde zorg. Organisatieniveau Op basis van de uitkomsten van het cliënttevredenheidsonderzoek, medewerkerstevredenheidsonderzoek (benchmark) en ontwikkeling in de V&V sector is in 2012 met het managementteam gebrainstormd over verschillende verbeterideeën onder de noemer naar Groen & Doen. Hierdoor is een koppeling ontstaan tussen de uitkomsten van het tevredenheidonderzoek en het vertalen ervan naar daadwerkelijke verbeterpunten op organisatieniveau, oftewel overstijgend voor Vrijwaard. De uitkomsten hiervan worden begin 2013 vastgesteld in overleg met de procesgroepen en managementteam. 23

24 4.2. Algemeen beleid verslagjaar Groei vrienden van Vrijwaard De vrienden van Vrijwaard blijft groeien qua aantal leden. Het jaar 2012 is geëindigd met bijna leden. Een groei van bijna 250 leden in een jaar tijd. Voor 2013 zijn er diverse initatieven vanuit de Vrienden van Vrijwaard vastgesteld. Eén van de doelstellingen is het behalen van leden aan het einde van jarig bestaan Ten Anker / 10 jarig bestaan Golfstroom In 2012 waren er maar liefst 2 jubilea te vieren, namelijk voor het 25-jarig bestaan van het gebouw Ten Anker op 9 november en het 10-jarig bestaan van het gebouw De Golfstroom in oktober. Beiden mijlpalen zijn feestelijk gevierd. Productie en inzet De lijn van een duidelijke overproductie van geleverde zorg heeft zich doorgezet in Managers en teamleiders hebben de doorlopende opdracht om binnen de begroting te werken en ook binnen de begroting FTE in te zetten. Compliance Compliance is een nieuw onderdeel binnen de bedrijfsvoering van Vrijwaard. Compliance staat voor de naleving van wet- en regelgeving. Het vak compliance richt zich op het vertalen van wet- en regelgeving naar goede procedures en afspraken. De focus ligt met name op regelgeving met een hoog risicoprofiel. Het heeft raakvlakken met governance maar ook met risico- en veiligheidsmanagement. Actiz heeft een handboek Compliance uitgegeven dat fungeert als hulpmiddel bij het vormgeven en uitvoeren van het complianceprogramma. Besloten is om het compliancebeleid binnen Vrijwaard vorm te gaan geven met een projectgroep met de bestuurssecretaresse als projectleider. Met name zal er gericht worden op het actualiseren van wet- en regelgeving en het integreren van de bedrijfscode / geheimhoudingsplicht. Eind 2012 is het plan van aanpak opgesteld en vastgesteld door het management. In 2013 wordt het project verder vorm gegeven. Klantendag Op woensdag 19 december is er een klantenmiddag georganiseerd voor de mensen die momenteel op de wachtlijst staan voor Ten Anker, Prinses Margriet en De Golfstroom. Met de huidige ontwikkelingen en kabinetsplannen zijn er vele veranderingen op komst op het gebied van wonen, welzijn en zorg. Vrijwaard heeft de mensen op de wachtlijst uitgenodigd om toelichting te geven op de veranderingen en de visie vanuit de organisatie daarop te geven. Daarnaast werd tijdens de middag ingegaan op de vragen die bij de mensen leefden en is een kort onderzoek uitgezet over de wensen en behoeften op het gebied van (toekomstige) huisvesting, service en nieuw te ontwikkelen gemaksdiensten. De aanwezigen hebben de klantenmiddag als positief en informatief ervaren. De resultaten van het onderzoek worden verwerkt en zullen de basis vormen voor een breder uit te zetten onderzoek in het voorjaar Procesgericht werken en organiseren Interne communicatie en medezeggenschap zijn belangrijke onderdelen binnen Vrijwaard. Samenwerking en verbinding met de achterban en haar vertegenwoordiging (procesgroepen en cliëntenraad) staat daarbij centraal. 24

25 Om te komen tot een passende structuur waardoor doelmatig en efficiënt gestuurd en gecommuniceerd kan worden, is met de leden van het managementoverleg en medezeggenschapsorganen eind 2010 gekeken naar een andere opzet voor medezeggenschap. Vervolgens zijn de procesgroepen, en daarmee het procesgericht werken en organiseren, in de vorm van een pilot (proef) ingevoerd. Deze pilot had een looptijd van oktober 2010 tot oktober Met elkaar hebben we deze periode gebruikt om te ervaren of deze vorm van medezeggenschap voldoende aansluit en voldoet aan ieders verwachtingen. Op 2 november 2012 is het procesgericht werken en organiseren geëvalueerd met deelnemers van de procesgroepen. Op basis van de positieve ervaringen is gezamenlijk besloten om de medezeggenschap van Vrijwaard door middel van het procesgericht werken en organiseren, permanent te handhaven. Met de verbeterpunten vanuit de evaluatie gaan de procesgroepen actief aan de slag. De resultaten van de evaluatie zijn besproken binnen de werkoverleggen en procesgroepen. Het document medezeggenschap bij Vrijwaard is aangepast en vastgesteld in december. Overstap bank van ING naar Rabobank Vrijwaard heeft de keuze gemaakt om van leverancier voor de bankzaken over te stappen van de ING naar de Rabobank. Belangrijkste overweging hiervoor was de voorkeur om te werken met een lokaal verankerde bank met een regio functie. Wijksteunpunt Centrum / Actief in de Wijk Na de sluiting van het Wijksteunpunt Centrum is middels afstemming met gebruikers en vrijwilligers een doorstart gemaakt met het aanbod van activiteiten en de restaurantvoorziening. De activiteiten worden op diverse centrale locaties in Den Helder aangeboden, de zogenoemde ontmoetingspunten. Onder de noemer Actief in de Wijk wordt dit concept verder ontwikkeld. De verdere ontwikkeling en in standhouding is afhankelijk van de gemeentelijke subsidie. In 2012 is een nieuw ontmoetingspunt geopend, namelijk het Paviljoen van Toen. Het Paviljoen van Toen is een herinneringsmuseum annex theehuis, gelegen aan de overkant van locatie Ten Anker en naast het nieuwbouwcomplex Lyceumhof. In oktober van het verslagjaar is de locatie feestelijk geopend. Gebouwen / Nieuwbouw / Verbouw Per 2014 is de huurovereenkomst voor het huidige verzorgingshuis Prinses Margriet beëindigd. Dit heeft tot gevolg dat er nieuwe locaties worden ontwikkeld voor de herbezetting van de huidige en toekomstige klanten. In 2012 is het nieuwbouwcomplex Lyceumhof bouwkundig afgerond. Hier komen 3 groepen kleinschalig wonen die per maart 2013 zullen inhuizen. Naast Lyceumhof lopen er diverse nieuwbouwtrajecten, te weten Kop Beatrixstraat, De Garst en op basis van vraag van de klant levensloopbestendige woningen / complexen. 25

26 ICT De ICT en de inrichting hiervan is ook in 2012 een item geweest. De ICT moet zo goed mogelijk aansluiten op de toekomstige ontwikkelingen. Hierin zijn diverse stappen ondernomen waaronder het meer werken met de IPad (paperless), het digitale leefplan en het optimaliseren van een aantal pakketten. Traject In voor Zorg In 2012 is Vrijwaard een samenwerking aangegaan met In voor Zorg. Dit traject is een initiatief vanuit de overheid waarbij instellingen financieel en beleidsmatig worden ondersteund bij nieuwe projecten. Vrijwaard wordt ondersteund door een externe coach Er zijn een aantal projecten vastgesteld waar de focus op is komen te liggen voor 2012 / 2013, namelijk het ontwikkelen van kleine zelfstandige teams en gastvrijheid. Milieu Leveranciers worden door Vrijwaard beoordeeld op hun mate van duurzaamheid. Bij de inkoop van grondstoffen kijkt Vrijwaard kritisch naar het duurzame karakter van omzetting van deze middelen en het geproduceerde afval. Project meer dan wonen In 2010 ging een klein pilotproject van start onder de naam Meer dan wonen. Het project was een initiatief van een vijftal verzorgingshuizen en Geriant. De betrokken huizen waren De Nieuwpoort (Alkmaar), Avondlicht/Wilgaerden (Hoorn), Vrijwaard (Den Helder), De Pieter Raat Stichting (Heerhugowaard) en De Kooimeer (Alkmaar). Financiering van het project verliep via het Zorgkantoor Noord-Holland-Noord. Aanleiding van het project was de toename van aantal verzorgingshuisbewoners met dementie, de toenemende ernst van de problematiek en de behoefte van de verzorgingshuizen hun dementiezorg aan te passen aan deze nieuwe werkelijkheid. Het pilotproject zou in het bijzonder vormgeven aan de volgende vijf deelprojecten: - vroegsignalering/casefinding - scholing - familie/vrijwilligers - domotica - casemanagement dementie. Uit de in 2012 gehouden evaluatie met betrokken partijen is gebleken dat de werkwijze een positief effect heeft op het team, huisartsen, cliënten en mantelzorgers. Er is structuur en continuïteit in het behandeladvies door de combinatie van twee sterke partners, namelijk de huisarts en Geriant. Deze werken samen als team in het begeleidingen behandelingsadvies met de specialist ouderengeneeskunde, casemanager en verantwoordelijk verzorgende van Vrijwaard. 26

27 4.3. Algemeen kwaliteitsbeleid Het kwaliteitsmanagementsysteem is in 2012 geïntegreerd in een applicatie van Infoland i- Document waardoor het systeem geautomatiseerd is. Eind 2012 is men begonnen met de implementatie van het kwaliteitsplein. Door het kwaliteitsplein worden documenten eerder en makkelijker gevonden en kunnen de formulieren digitaal worden ingevuld en opgeslagen. Daarnaast biedt het systeem de mogelijkheid dat wijzigen van bestaande documenten en het ontwikkelen van nieuwe documenten digitaal kan plaatsvinden op het kwaliteitsplein. Managementreview / Managementrapportage Het functioneren van het kwaliteitsmanagementsysteem komt o.a. tot uiting in het tweemaandelijks managementreview en managementrapportage. Het managementreview levert input om kwaliteitsverbeteringen op de locatie uit te voeren en te monitoren. Het managementreview wordt tweemaandelijks besproken op de locatie met de leidinggevende om incidenten te analyseren en te beoordelen of de genomen acties leiden tot het gewenste effect ( de herbeoordeling). De managementreview bevat de volgende prestatie-indicatoren; klachten, MIM meldingen, MIC meldingen, mancoregistraties, evaluaties met cliënten en/of familieleden, leveranciersbeoordelingen, interne audits etc. De acties naar aanleiding van de managementreview worden beschreven in de managementrapportage evenals de voortgang van verbetertrajecten. De verbetertrajecten zijn terug te vinden in de jaarplannen van de locaties. Ethische Veiligheid Met betrekking tot de veiligheid van persoonsgegevens werkt Vrijwaard volgens een aantal vastgestelde procedures en richtlijnen, waaronder; - Archiveerbeleid, in het beleid staat omschreven op welke wijze omgegaan dient te worden met dossiers van bewoners, medewerkers en vrijwilligers en de bewaartermijnen hiervan. - Privacyreglement op basis wetgeving en ontwikkelingen in de organisatie. - Missie en visie en kernwaarden - Zorgvisie en visie op ethische aangelegenheden. - Procedure systeembeheer Algemene veiligheid De veiligheidsmaatregelen zoals genoemd in de gebruiksvergunningen van de locaties van Vrijwaard zijn door de brandweer geaccordeerd. 27

28 Arbobeleidsplan In januari 2012 is een arbobeleidsplan geschreven. Onderdeel van dit arbobeleidsplan zijn de arbo-onderwerpen en een planning van de onderwerpen arbobeleid in de werkoverleggen Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) In het najaar van 2012 is een RI&E uitgevoerd binnen Vrijwaard. Het plan van aanpak is in het voorjaar 2013 gereed. Onderstaande belangrijke arbo-onderwerpen zijn in 2012 continu onder de aandacht geweest: Fysieke belasting Psychische arbeidsbelasting, werkdruk Incidenten met agressie, geweld of intimidatie Voorlichting en (herhaling)instructie op het gebied van arbeidsomstandigheden Bedrijfshulpverlening (BHV) In 2012 zijn binnen Vrijwaard totaal 112 medewerkers gecertificeerd tot bedrijfshulpverlener. Alle intramurale locatie beschikken eind 2012 over 2 of 3 ploegleiders BHV. De 24-uurs bezetting intramuraal is zo geregeld dat altijd 1 of meerdere medewerkers met een BHV-opleiding aanwezig zijn. Daarnaast is de mobiele nachtdienst ook opgeleid bedrijfshulpverlener. In 2012 zijn intramuraal een aantal algemene calamiteiteninstructies gehouden voor alle medewerkers. Voor de medewerkers van Thuiszorg Vrijwaard is een algemene calamiteiteninstructie aanwezig waardoor ook zij veilig aan de slag gaan bij de cliënt in de wijk. In 2012 is een nieuwe opzet voor de herhalingstrainingen BHV voortgezet. In samenwerking met VSK uit Den Helder worden trainingen verzorgd in de vorm van themablokken. Medewerkers moeten om gecertificeerd te blijven verplicht 3 blokken volgen. De themablokken zijn: 1. Ontruiming, communicatie en evacuatie op de eigen locatie (verplicht blok) 2. EHBO, motorische eerste hulpvaardigheden met AED reanimatie (keuze blok) 3. Brand, gebouwtechnische voorzieningen en blusmiddelen (keuze blok) 4. Eindoefening op de eigen locatie (verplicht blok) AED Op alle locaties van Vrijwaard bevindt zich een Automatische Externe Defibrillator (AED). Deze apparatuur is geüpdatet in het najaar van Fysieke belasting Lichamelijke overbelasting is een van de belangrijkste veroorzakers van verzuim en arbeidsongeschiktheid. Fysiek zwaar werk hoeft echter niet te leiden tot problemen als rugklachten, ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid. Daarvoor is een goed preventiebeleid fysieke belasting nodig. De Praktijkrichtlijnen fysieke belasting geven iedereen duidelijkheid over de grenzen tussen toelaatbare - en niet meer toelaatbare belasting tijdens het werk. Ze vormen daarmee de basis voor het preventieve beleid fysieke belasting binnen Stichting Vrijwaard. Om het preventief beleid fysieke belasting te waarborgen zijn op iedere locatie Ergocoaches aangesteld. De ergocoach heeft per locatie 2 uur per maand tot haar beschikking voor het uitvoeren van haar taken. 28

29 Daarnaast nemen de ergocoaches stichtingsbreed, 4 keer per jaar, deel aan het ergocoachoverleg, onder leiding van een beleidsmedewerker met ondersteuning van een projectmedewerker Servicebureau. Taken van het ergo coach overleg zijn: Protocollen en procedures ontwikkelen; Voorlichting, advies en instructie geven aan collega s en cliënten; Advies geven over aan te schaffen materialen; Informatie en ervaringen uitwisselen. In 2012 zijn de volgende zaken gerealiseerd:. Aanschaf hulpmiddelen; o.a. tillift, tilbanden, glijzeilen, hoog-laag douchestoel Onderhoud hulpmiddelen NEN-keuring hoog-laagbedden Tilthermometer ingevuld Aanpassing bureaustoelen n.a.v. gehouden werkplekonderzoeken kantoorfuncties Beveiliging ICT De beveiliging is centraal geregeld, bestaande uit een beveiligingssysteem Sophos antivirus en firewall. Een antispam programma van GDI. Dagelijkse backup van de servers wordt centraal geregeld. De beveiliging van de applicaties wordt door debetreffende applicatiebeheerders uitgevoerd. Binnen Vrijwaard wordt gewerkt met I-pads binnen een beveiligd Wi-Fi netwerk. Het totale netwerk is beveiligd volgens de NEN normering. 29

30 4.4. Kwaliteitsbeleid ten aanzien van patiënten/cliënten Kwaliteit van zorg Implementatie EPD In 2012 heeft de implementatie van het EPD binnen Vrijwaard verder gestalte gekregen. Binnen de Thuiszorg Vrijwaard werkt de locatie Parkzicht en de locatie Goede Ree met het EPD. In de aankomende jaren zal het EPD worden ingevoerd op de andere locaties. Daarnaast wordt er gebruik gemaakt van CAREN. Een persoonlijk zorgportaal voor de mantelzorger. De mantelzorger kan met toestemming van de cliënt inloggen op een zorgportaal en krijgt dan inzage in het EPD en kan hier informatie delen, taken plannen etc. Het informeren en betrekken van cliënten en mantelzorgers bij de ontwikkeling, uitvoering en implementatie van het EPD vindt plaats in de cliëntenraden en in het blad Thuis. Samenwerking tussen de Helderse Huisartsen, Zorggroep Tellus en Stichting Vrijwaard Ook in 2012 zijn er verschillende overleggen geweest tussen de huisartsen, Zorggroep Tellus en Stichting Vrijwaard met betrekking tot de zorg voor de ouderen in het verzorginghuis en in de wijk. Het doel is om efficiënter werkzaam te zijn en samen verder op te trekken. Met name polyfarmacie is een aandachtpunt. Dit heeft geleid tot gezamenlijk beleid m.b.t vrijheidsbeperkende maatregelen en beleid op het gebied van medisch verpleegtechnische handelingen. Daarnaast is er een pilot gestart in woonzorgcentrum De Golfstroom waar de praktijkondersteuner van de huisartsenpraktijk de Schooten het eerste aanspreekpunt is voor bewoners (van die praktijk) en medewerkers. De praktijkondersteuner is twee tot drie keer per week op vaste tijden in het verzorgingshuis aanwezig. De afspraken verlopen plezierig en zowel bewoners als medewerkers weten de praktijkondersteuner steeds beter te vinden. Samenwerking tussen Stichting Geriant en Stichting Vrijwaard In Prinses Margriet, Ten Anker en De Golfstroom wordt psychogeriatrische (PG) meerzorg geboden onder verantwoordelijkheid van de specialist ouderengeneeskunde en casemanager van Geriant. Alle ondersteuning en eindverantwoordelijkheid voor de psychogeriatrische meerzorg ligt bij Geriant. Tegelijkertijd participeren Vrijwaard en Geriant ook in het project meer dan wonen waarin alle zorg voor mensen met dementie in het verzorgingshuis onder de loep wordt genomen en er verschillende plannen voor verbetering daarvan van start gaan. In dit project is Geriant actief binnen de locaties van Vrijwaard. Daarin moet goede afstemming met de al bestaande zorg in de meerzorg worden bereikt. 30

31 4.4.2 Klachten Klachtenprocedure/klachtencommissie Stichting Vrijwaard heeft één klachtenprocedure voor cliënten, medewerkers, vrijwilligers, mantelzorgers en overige gasten. Deze procedure bestaat uit de folder Opgelost staat netjes en is specifiek geschreven voor cliënten en medewerkers. In deze folder worden de mogelijkheden geboden op welke wijze er met een klacht kan worden omgegaan. De cliënt en/of medewerker kan aanbevelingen, verbeterpunten en klachten melden en daarbij ook de gewenste oplossing aangeven. Alle meldingen worden behandeld door de leidinggevende en na ongeveer 2 maanden opnieuw herbeoordeeld. Tijdens de herbeoordeling wordt geverifieerd of de afhandeling naar tevredenheid is verlopen. De folder Opgelost staat netjes is beschikbaar bij de recepties en ontvangen nieuwe cliënten bij binnenkomst. In totaliteit zijn er in het jaar schriftelijke klachten geuit binnen Stichting Vrijwaard. Deze klachten hebben geleid tot verbeteracties op de verschillende locaties en zijn naar tevredenheid van de indiener van de klacht opgelost. Klachtencommissie De klachtencommissie bestaat uit tenminste drie leden en ten hoogste zeven leden van het bureau FACIT. Onder deze leden is een onafhankelijk voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. De deskundigheid van de leden bestaat in ieder geval uit een jurist, verpleeghuisarts en een lid dat wordt voorgedragen door Zorgbelang Noord-Holland (cliëntenbelangenorganisatie). Alle leden zijn niet werkzaam voor of bij Stichting Vrijwaard. Bij de behandeling van klachten wordt niet deelgenomen door een persoon op wiens gedraging de klacht rechtstreeks betrekking heeft, dit wordt gewaarborgd door de externe klachtencommissie van Facit. De klachtencommissie brengt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen dertig dagen na indiening van de klacht, aan de directie schriftelijk advies uit. Een afschrift van het advies wordt terstond gezonden aan de klager alsmede aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft. Indien het de klachtencommissie niet mogelijk is binnen dertig dagen een advies uit te brengen, doet zij daarvan schriftelijk en met redenen omkleed mededeling aan de klager, aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft en aan de directie, met vermelding van de termijn waarbinnen het advies uitgebracht zal worden. De klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, worden door de klachtencommissie in de gelegenheid gesteld de op de klacht betrekking hebbende stukken in te zien en, al dan niet in elkaars tegenwoordigheid, te worden gehoord. 31

32 De klager kan zich doen vertegenwoordigen door een ieder die hiertoe door de klager is gemachtigd. De klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, kunnen zich doen bijstaan door elk van hen aan te wijzen persoon. Voor alle personen die schriftelijk een klacht willen indienen over Stichting Vrijwaard is er het klachtenregistratieformulier onderdeel van de folder Opgelost staat netjes. Dit formulier is onderdeel van de klachtenprocedure. Mocht de klacht niet naar tevredenheid worden afgehandeld binnen Vrijwaard dan wordt de klager doorverwezen naar de externe klachtencommissie van Facit. 32

33 4.5. Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Personeelsbeleid Doelstellingen, inspanningen en gerealiseerde prestaties personeels- en opleidingsbeleid Als algemene hoofddoelstelling heeft de afdeling P&O gesteld: De continuïteit van de uitvoering van het personeels- en opleidingsbeleid waarborgen. Aanleveren van noodzakelijk periodieke managementinformatie. De ontwikkeling van het personeels- en opleidingsbeleid waarborgen. Voor wat betreft de ontwikkeling van het personeels- en opleidingsbeleid zijn de volgende doelstellingen behaald/ prestaties gerealiseerd: Verzuim Op alle niveaus wordt aandacht besteed aan de gezondheid van onze medewerkers en het terugdringen van verzuim, dit zie je terug in onze verzuimcijfers. De afdeling P&O begeleidt leidinggevenden en medewerkers als dit nodig is en de bedrijfsarts wordt ingezet indien leidinggevende, medewerker of P&O dit van belang vindt en er een deskundig advies gewenst is. Een verzuimende medewerker wordt gestimuleerd zelf na te denken over reintegratiemogelijkheden of vervangende werkzaamheden. Dit doet de medewerker ook en dit resulteert in veel gevallen in een snelle terugkeer op de werkplek. De grote betrokkenheid van de medewerker bij het werk/ team is hierin te herkennen. Medewerkers zijn positief betrokken bij de ingezette daling van het verzuim. Er is een attentie verstrekt aan alle medewerkers en het hele jaar is er wederom fruit verstrekt. De verzuimbonus is in 2012 voortgezet. De bonus wordt halfjaarlijks uitgekeerd in de maanden juli en januari. In juli 2012 is de verzuimbonus uitgekeerd aan medewerkers die gedurende de periode januari 2012 tot en met juni 2012 niet hebben verzuimd. Alle inspanningen leveren een positief resultaat op. Kijkend naar de Vernet verzuimcijfers doen wij het op gebied van verzuim als organisatie heel erg goed. Ons Vernetverzuimcijfer bedraagt voor ,36% waar de branche op 5,08% uitkomt. Daarmee scoren wij een 8,4 en behoren wij tot de beste van de branche! De uitdaging voor het komende jaar (2013) is dit cijfer vast te houden. Investering langdurige zorg Het kabinet heeft extra middelen ter beschikking gesteld met als doel de kwaliteit van zorg voor cliënten met een verblijfsindicatie te verbeteren. Om dit doel te bereiken dienen extra medewerkers te worden opgeleid en/of aangenomen. Via een verhoging op de maximumtarieven van de ZZP krijgt Vrijwaard via de reguliere contractafspraken extra middelen toebedeeld. Wanneer wij deze extra middelen willen behouden dient een onderbouwde aanvraag te worden ingediend. Hierin wordt aangegeven hoe de middelen besteed gaan worden en welke resultaten worden nagestreefd. 33

34 De investeringen via het opleiden en/of aannemen van extra personeel dienen te leiden tot een verhoging van de kwaliteit van zorg. De voortgang van de realisatie van deze doelstellingen wordt door het zorgkantoor gevolgd. Als zodanig is binnen Vrijwaard een plan van aanpak Investeringen Langdurige Zorg De evaluatie van het plan van aanpak over het jaar 2012 heeft in november/december 2012 plaatsgevonden en is door de cliëntenraad bekrachtigd door middel van een verklaring. De verklaring en evaluatie is ingediend bij het Zorgkantoor waardoor Vrijwaard heeft voldaan aan de gestelde eisen. Reorganisatie / nieuwbouw locatie Prinses Margriet Met betrekking tot de nieuwbouw van de locatie Prinses Margriet en de consequenties voor de medewerkers is een stappenplan uitgewerkt. Er is een medezeggenschapscommissie (MC) samengesteld vanuit de leden van de procesgroepen (medewerkers) aangevuld met drie medewerkers van de locatie Prinses Margriet. Er heeft een informatiebijeenkomst plaatsgevonden voor medewerkers van de locatie Prinses Margriet. In overleg met de MC is een reorganisatie en formatieplaatsenplan een sociaal plan en belangstellingregistratie opgesteld. Uitvoering van deze verschillende plannen zal de komende jaren plaatsvinden, startend eind Belangstellingregistratie is verspreid en alle medewerkers hebben individueel een gesprek gehad met de manager intramuraal over hun belangstelling en de mogelijke invulling hiervan. Eenmaal per 4-6 weken vind er een overleg plaats met de MC om de voortgang te bewaken. Het nieuwe Team zelfstandig werken binnen Vrijwaard Vrijwaard wil meer groeien en werken met het zogenoemde nieuwe team. In het nieuwe team draait het om ondernemen, het zien van vragen en realiseren van kansen. Kleine en zelfstandige teams die de verantwoordelijkheid krijgen en nemen om de klant optimaal te ondersteunen. Door deze methode wordt men gestimuleerd om vernieuwingen in de producten en diensten, klantbenadering en werkmethodes van de organisatie te realiseren. Er is een klankbordgroep van 35 enthousiaste medewerkers, een aantal MO leden, teamleiders en beleidsmedewerkers die actief met het nieuwe team aan de slag zijn gegaan. De eerste stappen richting zelfstandig werken binnen Vrijwaard zijn hiermee gezet. Er is een plan van aanpak opgesteld en er is een werkgroep geformeerd vanuit procesgroepleden en deelnemers van de klankbordgroep. Er is een start gemaakt met het uitwerken van verschillende kaders en normen voor het team. Lyceumhof zal als eerst gaan starten als zelfstandig team in de pilot fase. Zij worden intensief begeleid en gecoacht door de manager intramuraal. 34

35 Werkkostenregeling Onder externe begeleiding/advisering van PGGM HR Advies heeft de inventarisatie voor de werkkostenregeling plaatsgevonden. Op basis van de presentatie van de resultaten is besloten om de werkkostenregeling per 1 januari 2014 in te voeren. Er is een plan van aanpak opgesteld en er heeft een informeel onderzoek plaatsgevonden onder de medewerkers over hun wensen rondom secundaire arbeidsvoorwaarden. De uitkomsten zijn gepubliceerd en vormen het uitgangspunt in het traject naar een passend secundaire arbeidsvoorwaardenpakket, binnen de werkkostenregeling, voor medewerkers van Vrijwaard. Fase 1 en 2 uit het plan van aanpak zijn afgerond. Fase 3 wordt begin 2013 verder uitgezet. Raetonline: HR Self Service Eind 2012 zijn de voorbereidingen getroffen voor het live gaan van HR Self Service. Alle personeelsmutaties (in,- door,- en uitstroom) worden door temleider en managers via dit systeem digitaal via verschillende workflows verwerkt. Zelfroosteren Er heeft een eerste introductie plaatsgevonden voor het systeem roosterweb. Roosterweb is een zelfroostersysteem wat onderdeel is van Raet Online. Er is een projectformulering opgesteld en vastgesteld in MO. In 2013 wordt het project in de vorm van een pilot binnen de thuiszorg en welzijnsdienst opgepakt. E-learning Projectformulering opgesteld en vastgesteld in MO Wordt project opgepakt en uitgevoerd. Nieuw ingevoerde personeelsinstrumenten Er zijn in 2012 een aantal nieuwe personeelsinstrumenten ingevoerd die als handvatten dienen in specifieke situaties: - Contractenbeleid CAO artikel 4.3 van het contractbeleid is besproken binnen de procesgroep P&O. Er is besproken hoe er vorm aan gegeven kan worden/ wordt binnen Vrijwaard. Het document is voor akkoord ingebracht in het MO waar het vervolgens is aangenomen. Het document is reeds opgenomen in het kwaliteitshandboek. - Plan van aanpak evaluatie functiebeschrijvingen Meldcode ouderenmishandeling Voor de implementatie wordt een kort implementatietraject beschreven. Invoering van het beleid is een verplichting. 35

36 Naast de behaalde doelstellingen/prestaties zijn de volgende documenten geëvalueerd en opnieuw vastgesteld: Competentiekompas en de koppeling aan de jaargesprekken, Jaargesprekken, Competentieboek Vrijwaard opgenomen in het kwaliteitshandboek, Verzuimbeleid, Circulaire in verband met ontslag, Aanvraagformulier ter zake vergoeding lidmaatschap vakbond, Procedure opvang en nazorg medewerkers bij schokkende gebeurtenis, Medewerker uit dienst checklist, Verlofprocedure en beleid, Werkoverleg, Begeleidingsprocedure medewerker Beschikbaarheid van personeel / kwaliteit van het personeel In, -door, -en uitstroom Het aantal medewerkers aan het einde van het jaar ligt hoger als aan het begin van het jaar. Er zijn 74 medewerkers in dienst gekomen en er zijn 40 medewerkers uit dienst gegaan. De uitdiensttredingen betroffen veelal tijdelijke vakantie invalkrachten om onder andere te voorzien in de vakantieplanningen, maar ook het niet verlengen van tijdelijke arbeidsovereenkomsten omdat medewerkers niet (meer) konden voldoen aan de functie gestelde eisen. De indiensttredingen betroffen veelal inval- en uiteindelijk vaste krachten binnen de zorgdienst. Deze medewerkers zijn aangenomen om te kunnen voldoen aan de stijgende zorgvraag op de locaties en binnen de thuiszorg. De vaste formatie is nu in verhouding met de productie/zzp. Vacatures Onderstaand het overzicht van openstaande vacatures over het jaar 2012: Maanden Totaal Nieuw Vorige Vervuld Vervallen Openstaand periode jan - feb maart - april mei - juni juli - aug sept - okt nov - dec De vacatures zijn allemaal intern uitgezet. Een aantal vacatures zijn gelijktijdig ook extern uitgezet op onze eigen website en selectief bij het UWV Werkbedrijf. In het kader van de investering langdurige zorg is voor het werven van (nieuw) personeel is eind 2011 een wervingsplan opgesteld. De werving is gestart in december 2011 met o.a. een vacature in de zaterdageditie van het Noord Hollands dagblad. De verschillende vacatures zijn in de maanden maart en april vervuld. In oktober is er een vacatureplaatsing in het Noord-Hollands dagblad geweest ten behoeve van het wervingsplan voor de nieuwe locatie Lyceumhof en ter opvulling van interne doorstroming. Deze werving en selectieprocedure is in december volledig afgerond. 36

37 4.6. Samenleving en belanghebbenden Vrijwaard stelt zich als maatschappelijke onderneming actief op in de samenleving op het gebied van zorg en welzijn. De doelen en uitgangsposities op dit gebied staan volledig opgenomen in missie, visie en kernwaarden van de organisatie en worden uitgedragen door de medewerkers en vrijwilligers van Vrijwaard. Vrijwaard onderhoudt structureel contact met diverse andere organisaties zoals de gemeente Den Helder, Woningstichting, Gemini Ziekenhuis, huisartsen en collega zorginstellingen. Vrijwaard heeft met de Helderse huisartsen structureel overleg om te komen tot een intensievere en efficiënte samenwerking tussen huisartsen en verzorgingshuizen in Den Helder, onder het motto Samen naar beter. In de lijn van de missie en visie wordt actief en betrokken opgetreden op het gebied van welzijn. De ontwikkeling van het concept Actief in de Wijk is hierbij het uitgangspunt. Onder de noemer Actief in de Wijk worden diverse ontmoetingspunten ontwikkeld. Vrijwaard biedt op diverse locaties een restaurantfunctie aan. Vrijwaard neemt deel aan verbeterprojecten en managementleden en medewerkers nemen deel aan vakgroepen voor deskundigheidsbevordering. De Vrienden van Vrijwaard krijgt een steeds grotere omvang qua ledenaantal maar ook qua kortingen en services. In 2012 was er een stijging van ruim 200 leden. Door lidmaatschap aan de Vrienden van worden leden vroegtijdig verbonden aan de organisatie. Zo wordt er kennis gedeeld en gaat men Vrijwaard zien als expert. Hierdoor wordt vertrouwen opgebouwd en zal men bij behoefte aan meer of ander dienstverlening als eerste aan Vrijwaard denken. 37

38 4.7. Financieel beleid Stichting Vrijwaard beschouwt het financiële beleid als integraal onderdeel van de totale besturing van de organisatie. Dat is zichtbaar bij de vormgeving van de planning- en controlecyclus en het verzorgen van managementinformatie. Het beleid is gericht op een gezonde exploitatie en behoud van voldoende reserves voor de komende jaren. Financiële positie Ook 2012 is een financieel gezond jaar geweest voor Stichting Vrijwaard. Het exploitatieresultaat van de stichting bedraagt in ,-. Resultaat Resultaat Verschil Een van de oorzaken voor de stijging van het resultaat is de verbouwing van locatie Ten Anker. In 2011 is er ,- direct ten laste van het resultaat geboekt. In 2012 gaat het om 0,-, een daling van ,-. Ontwikkeling bedrijfsopbrengsten Een andere oorzaak voor de stijging van het resultaat is het extra budget dat werd verkregen door een zwaarder wordende cliëntpopulatie. Dit heeft geleid tot een sterke stijging van het AWBZ budget. Het wettelijke budget is in 2012 gestegen met ,- (stijging van 9,7 %). Ontwikkeling bedrijfslasten De belangrijkste kostencomponent wordt gevormd door de personeelslasten: deze stegen met 11,1% procent naar ,-. De personeelsbezetting steeg van 222 fte naar 240 fte. De stijging heeft voor het grootste gedeelte te maken met de inzet personeel en omscholing personeel in het kader van het beleid intensiveringsmiddelen. De overige bedrijfskosten zijn gedaald: 0,6%. Dit komt voornamelijk door terugontvangen energiekosten over voorgaande jaren, ,-. In 2012 valt de inhaalafschrijving (in 2011 verwerkt) van weg. Hiertegenover staat wel een extra afschrijving in 2012 op vaste activa van de locaties Ten Anker en Prinses Margriet ad ,-. Samen met enkele investeringen in 2012 daalt de post afschrijvingen uiteindelijk met 9.149,-. Investeringen In het verslagjaar lag het totaal aan investeringen op ,-. Er is geïnvesteerd in zorginfrastructuur in de thuiszorg Het restant zijn investeringen in inventaris en computerapparatuur. Vermogenspositie Het Eigen Vermogen is in 2012 gegroeid tot ,-. Het resultaat over 2012 ad wordt aan het Eigen Vermogen toegevoegd. Het Eigen Vermogen bedraagt 69 procent van het balanstotaal tegenover 67 procent in Het vermogensratio (eigen vermogen/totaal opbrengsten) was in 2012 gestegen naar 21,8 procent ten opzichte van 20,4 procent in Het werkkapitaal (vlottende activa minus kortlopende schulden, volgens de NZa definitie) stijgt met naar

39 Informatie over financiële instrumenten Voor een toelichting op het gebruik financiële instrumenten, risicobeheer en afdekkingsbeleid en de met het houden van financiële instrumenten samenhangende prijskrediet-, liquiditeits- en kasstroomrisico s wordt verwezen naar de toelichting op de jaarrekening. Vooruitblik 2013 In 2013 gaat Vrijwaard verder met het Nedap/ICT project. Doel van het project is transparantie van informatie voor cliënt en medewerker. Het project loopt echter vertraging op. In het 1 e halfjaar van 2013 vindt er overleg plaats tussen interne partijen en softwareleveranciers. Hierbij loopt het contract met Pinkroccade eind 2013 af. Het is nog niet duidelijk of het contract verlengd wordt. In 2013 worden de volgende zaken opgepakt en uitgewerkt: - Scheiden wonen en zorg - Verhuren appartementen - Gemaksdiensten en kostprijzen - Liquiditeitsbegroting (2014) Huurovereenkomsten Stichting Vrijwaard heeft geen vastgoed in eigendom. De huurovereenkomsten van Stichting Vrijwaard voldoen aan het aspect van operational lease. In 2011 heeft Stichting Vrijwaard de afschrijvingstermijnen bijgesteld. Hieronder een weergave van de afschrijvingstermijnen per onderdeel gebaseerd op de economische levensduur. Economische levensduur Vrijwaard investeert in verbouwingen en instandhoudingen en bezit installaties, inventaris, computerapparatuur en vervoersmiddelen. De afschrijvingstermijnen van de vaste activa zijn met ingang van 2011 op de te verwachten economische gebruiksduur gebaseerd en niet meer op de oude bekostigingssystematiek. De verwachting is dat onder andere ICT en inventaris minder lang meegaan dan de oude regelgeving. Voor computers is de investeringstermijn 5 jaar, in de praktijk is 4 jaar meer de realiteit. In de directe zorgverlening wordt steeds meer gebruik gemaakt van ICT. In 2012 vindt tevens een aanpassing plaats van de economische levensduur vaste activa locaties Ten Anker en Prinses Margriet. Voor Ten Anker is dit april 2016, voor Prinses Margriet is dit januari

40 Stichting Vrijwaard hanteert de volgende termijnen voor vaste activa: Waardering afschrijvingstermijn - Gebouwen historische kostprijs 30 jaar - Verbouwingen historische kostprijs 16 jaar - Installaties historische kostprijs 16 jaar - Instandhouding historische kostprijs 8 jaar - Inventarissen historische kostprijs 8 jaar - Computerapparatuur historische kostprijs 4 jaar - Vervoersmiddelen historische kostprijs 4 jaar - Zorginfrastructuur historische kostprijs 5 jaar 40