Handreiking Casuïstiekoverleggen Welzijn Doel van de casuïstiekoverleggen Welzijn is concretisering van beleidsthema s die vallen onder Welzijn (de prestatievelden 1 t/m 5 van de Wmo): het vertalen van beleid naar een gemeenschappelijke opdrachtformulering. In sommige gevallen kan een problematiek stedelijk worden geduid, daar waar mogelijk wordt dit doorvertaald naar de Rotterdamse deelgemeenten en wijken. In 2009, 2010 en 2011 zijn in Rotterdam in het kader van professionalisering van het gebiedsgericht opdrachtgeverschap (hierna te noemen Welzijnstraject) een aantal van deze casuïstiekoverleggen gehouden. Uit ieder casuïstiekoverleg komt een opdrachtformulering die herkenbaar en bruikbaar is door alle Rotterdamse deelgemeenten (en waar van toepassing bij de gemeentelijke diensten). Het betreft per februari 2011 de volgende thema s waarvoor een opdrachtformulering is opgesteld: Mantelzorg, Vroeg- en Voorschoolse Educatie, Opbouwwerk, Jongerenwerk, Ouderenwerk, Toeleiding naar Taal en Algemeen Maatschappelijk Werk. Uit verschillende gebiedsgerichte pilots Welzijn-Wmo zijn ook specifieke opdrachtformuleringen gevolgd: Taalontwikkeling-Conversatielessen (pilot Delfshaven 2009), Toeleiding naar Taal (Charlois 2009), Opvoedondersteuning 0-6 jarigen (Noord 2010). Deze opdrachtformuleringen worden gebruikt door de desbetreffende deelgemeente, maar zijn tevens beschikbaar gesteld voor de andere deelgemeenten. Hierdoor kunnen alle deelgemeenten gebruik maken van de expertise die in één gebied is ontwikkeld/opgedaan. In deze handreiking wordt beschreven hoe een casuistiekoverleg kan worden georganiseerd en welke stappen er nodig zijn om te komen tot een opdrachtformulering: Kader en uitgangspunten doelstellingen rolverdeling tussen betrokken partijen opzet en processtappen resultaten Kader en uitgangspunten voor de casuïstiekoverleggen Het kader voor de casuïstiekoverleggen wordt gevormd door het Meerjarenplan Wmo 2010-2014, het Uitvoeringsprogramma Verbetering Welzijnssector en het gebiedsgericht werken. Het Meerjarenplan Wmo stelt brede algemene kaders, het Welzijnstraject levert een systematiek van werken en de maatschappelijke problematiek in de deelgemeenten (buurten en wijken) levert de inhoudelijke component. Kerngedachte is dat gebieden op veel terreinen gelijk zijn, maar ook een uniek karakter bezitten. Het voeren van beleid kan algemeen zijn waar mogelijk, maar dient specifiek te zijn waar nodig. Tijdens een casuïstiekoverleg wordt uitgegaan van beschikbare en meetbare gegevens, landelijk, stedelijk en waar mogelijk specifiek op basis van de analyse van het gebied. Kortom, problemen of uitdagingen zijn niet overal gelijk en beleid dient aan te sluiten bij de problemen en kansen in een gebied. Gegevensbronnen als Iwaps, gebiedsvisies en Sociale Index leveren input voor het bepalen van de omvang van een maatschappelijke problematiek. De beleidsdocumenten leveren informatie voor het bepalen van de gewenste effecten en doelstellingen. Doelstellingen A. Concretisering van de Wmo op een welzijnsthema door het maken van een analyse van problematiek en deze te vertalen naar gebiedsgerichte doelstellingen en resultaten. De uitkomst is een opdrachtformulering voor een specifiek maatschappelijk probleem. B. Faciliteren van verbetering van het gebiedsgericht professioneel opdrachtgeverschap. C. Ontwikkelen van nieuwe instrumenten die bruikbaar zijn voor alle deelgemeenten (zgn. exportproducten). D. Op het moment dat gemeenschappelijke opdrachtformuleringen beschikbaar zijn, met identieke resultaatindicatoren en prestatie-eenheden, wordt het mogelijk te gaan benchmarken. Hiermee gaan opdrachtgevers over meer sturingsinformatie beschikken. Handreiking casuïstiekoverleggen Welzijn/24-02-2011/jc 1
Rolverdeling De regie ligt bij de partijen (deelgemeenten en diensten) die gezamenlijk de input leveren voor het thema dat wordt aangepakt via een casuïstiekoverleg. Enerzijds betreft het stedelijke problematieken en oplossingen, anderzijds de specifieke inkleuring door de deelgemeenten. Deelgemeenten zijn in veel gevallen opdrachtgever, terwijl diensten vaak verantwoordelijk zijn voor stadsbrede (beleids)kaders. Ook beschikken diensten veelal over stadsbrede inhoudelijke expertise. Derhalve zijn deelgemeenten en diensten voor een casuïstiekoverleg de leveranciers van de inhoud, en heeft JOS (vanuit het Verbetertraject) expertise op het gebied van werkvormen en methodiek. Ook in 2011 faciliteert het team van JOS, zij ondersteunen bij het maken van een stedelijke- en gebiedsanalyse, ondersteunt bij het in kaart brengen van relevante doelstellingen en resultaten om problemen op te lossen en bij het in kaart brengen van kwaliteitseisen en randvoorwaarden (die stadsbreed kunnen worden geïmplementeerd). Daar waar gebiedsteams actief zijn, al dan niet samen met andere diensten, werkt JOS in haar faciliterende rol samen met deze andere partijen. Opzet en processtappen Optimaal zijn er twee bijeenkomsten noodzakelijk om tot een opdrachtformulering te komen (met betrokken inhoudelijke deskundigen, veelal medewerkers van deelgemeenten en in een aantal gevallen ook van andere diensten). Een voorbeeld met twee bijeenkomsten is in deze handreiking uitgewerkt. In de praktijk kunnen het ook drie of (zelfs) meer bijeenkomsten zijn. Het programma wordt dan gespreid over de verschillende bijeenkomsten. Processtappen 1. Bepaal het thema voor een casuïstiekoverleg. 2. Nodig de deelgemeenten en diensten uit (medewerkers die dit thema in portefeuille hebben). 3. Stel een programma op voor bijeenkomst 1 (neem niet meer dan 3 onderwerpen uit de linkerkolom van de opdrachtformulering). 4. Vraag deelnemers informatie te verzamelen over hoe het thema in hun gebied (of deelgemeente) wordt vormgegeven. Sluit dit aan bij de wijze van werken in het Welzijnstraject? 5. Organiseer bijeenkomst 1 (zie programma-opzet), maak hierbij gebruik van de Opzet (bijlage 1). Sluit de bijeenkomst af met een afspraak voor een vervolgbijeenkomst. 6. Verwerk gegevens en stuur deze (met vraagpunten als deze er zijn) toe aan alle deelnemers met verzoek om feedback tijdens bijeenkomst 2. Genodigden die niet aanwezig zijn, wordt gevraagd per mail hun opmerkingen in te dienen. Hiermee kan eenieder input leveren voor een opdrachtformulering. 7. Organiseer bijeenkomst 2 (zie programma-opzet) volgens de Opzet (Bijlage 1). 8. Verwerk resultaten bijeenkomst 2 en maak een mailronde om nog ontbrekende informatie (voor zover beschikbaar) boven tafel te krijgen. 9. Sluit de opdrachtformulering af door de eindversie ter laatste akkoord voor de leggen aan de deelnemers (noem hierbij ook een deadline). 10. Maak de opdrachtformulering compleet en laat deze op Sjaan-portal Welzijn plaatsen. Opdrachtformulering (vormgeving en inhoud) Een opdrachtformulering heeft de volgende vormgeving: Maatschappelijk Opdrachtgever formuleert hetgeen als een belangrijk Probleem vraagstuk/maatschappelijk probleem wordt ervaren, dat aan de basis ligt voor het gevraagde resultaat. Hier worden opgenomen: Wettelijke en gemeentelijke kaders (indien aanwezig, met bronvermelding) Omschrijving van het probleem (met vermelding van relevante indicatoren met specifieke gegevens over het formaat, waar, wat, hoe met bronvermelding). Voorbeelden van bronnen zijn: Sociale Index, Vrijetijdsomnibus, COS-databankgegevens, Politie & Justitiegegevens, Veiligheidsiondex, gegevens over onderwijs, uitkeringen etc. Het is van belang dit zo consequent mogelijk op te nemen, hierdoor kan Handreiking casuïstiekoverleggen Welzijn/24-02-2011/jc 2
Maatschappelijk effect per jaar (of per periode) een herhaalde inventarisatie informatie opleveren over hoe het probleem zich ontwikkeld (zodat toetsbaar wordt welke instrumenten hierop wel/geen effect hebben gehad). Een globale ambitie = de beoogde verandering in de maatschappelijke omgeving dan wel bij de beoogde doelgroep de gemeente op langere termijn wil bereiken. Het gaat over Rotterdammers. Streef ernaar om te benoemen wat je in relatie tot het probleem het liefst zou willen voor de Rotterdammer. Beleidsdoelstelling Doelgroep Resultaat Resultaatindicatoren Transparante kostprijsberekening NB. Dit moet door opdrachtnemer ingevuld worden. Kwaliteitseisen en randvoorwaarden Een maatschappelijk effect is vaak op het niveau van algemeen droombeeld (lange termijn). Dit kan zijn op sociaal-economisch, sociaal-maatschappelijk of sociaal-cultureel terrein. Beleidsdoelstelling = beleidsvoornemen dat wordt beschreven op het niveau van concrete doelstellingen binnen een gedefinieerde tijdshorizon, waar mogelijk Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden (SMART). Aan het realiseren ervan wordt door meerdere maatschappelijke organisaties bijgedragen. Hierbij wordt aangesloten bij het beschikbare stedelijke en deelgemeentelijke beleid. Nadere beschrijving doelgroep en specifieke kenmerken en in welk gebied. De gedefinieerde doelgroep bestaat uit inwoners van 1. Rotterdam 2. deelgemeente X 3. de buurten van de deelgemeente X (of wijk noemen) die zijn. Een aanwijsbare verandering cq. gerealiseerde baat bij cliënt/cliëntgroep die een of meerdere diensten/producten teweegbrengt en daarmee bijdraagt aan de beleidsdoelstelling. SMART geformuleerd. Moet door 1 maatschappelijke organisatie gerealiseerd kunnen worden. Kies hier voor aantallen en niet voor percentages. Bij percentages blijft het vaak de vraag wat 100% is, en derhalve zegt het weinig. Deze gegevens tonen aan dat het resultaat kwantitatief en kwalitatief bereikt is. Het gaat om inhoudelijke verantwoording. Bij resultaatindicatoren gaat het veelal over aantallen. Opdrachtgever vraagt om een transparante opbouw van de kostprijs, bv. onderscheiden lasten voor personeel, overhead, huisvesting, activiteiten, organisatie etc. (ic integrale kostprijs). Prestatie-eenheden dienen door opdrachtnemer op output niveau geformuleerd te worden. Kostprijs op basis van prestatie-eenheden of op basis van product. Noteer toetsbare eisen en voorwaarden die aan de kwaliteit van het product gesteld worden.. Voor voorbeelden hiervan kunnen beschikbare opdrachtformuleringen worden geraadpleegd (zie Sjaan-portal Welzijn). Flexibiliteit en innovatie Bijv: 15% van het reguliere bedrag/prestatie wordt vrijgehouden om in te kunnen spelen op nieuwe ontwikkelingen etc. Handreiking casuïstiekoverleggen Welzijn/24-02-2011/jc 3
Wijze van verantwoorden Wijze van afrekenen / vaststellen Tenminste 2 keer per jaar vindt er overleg met de opdrachtnemer plaats (tussentijdse rapportage en eindrapportage). De opdrachtnemer is verantwoordelijk bij significante afwijkingen van meer dan 10% van de opdracht tussentijds contact te zoeken met de opdrachtgever. Eventuele audit/benchmark. Bij subsidies wordt er tevens een formulier aanvraag subsidievaststelling ingediend. Ten aanzien van de vaststelling van de subsidie dient gesteld te worden dat er gekort wordt op de subsidie indien de prestaties zoals in de uitvoeringsovereenkomst genoemd, in onvoldoende mate geleverd worden. De verwijtbaarheid speelt een belangrijke rol bij de vaststelling van de korting. Indien de kostprijs aansluit bij de prestatie-eenheden of de te leveren producten, dan volgt bij onderprestatie een lagere vaststelling. Handreiking casuïstiekoverleggen Welzijn/24-02-2011/jc 4
Bijlage 1. Opzet programma De opbouw van een programma om te komen tot een opdrachtformulering is als volgt: Bijeenkomst 1 10.00 uur Inloop koffie/thee 10.05 uur Welkom en toelichting programma 10.10 uur Context schetsen, kennismakingsronde 09.55 uur Werken aan een gezamenlijke formulering * van Maatschappelijke problemen Maatschappelijke effecten Beleidsdoelstelling Doelgroep 11.15 uur Plenaire terugkoppeling en vervolg 11.30 uur Afsluiting Bijeenkomst 2 10.00 uur Inloop koffie/thee 10.05 uur korte introductie voor degenen die bij de eerste bijeenkomst niet aanwezig waren 10.10 uur Terugkoppeling en reactie ** Maatschappelijke probleem Maatschappelijke effect Beleidsdoelstelling Doelgroep 10.45 uur Werken aan een gezamenlijke formulering van Resultaat Resultaatindicatoren Kwaliteitseisen en randvoorwaarden 11.45 uur Terugkoppeling en vervolg 12.00 uur Afsluiting Idealiter is hiermee een opdrachtformulering (behoudens een ronde per mail en telefoon om de laatste commentaren en reacties op te halen) inhoudelijk klaar. Vervolgens dient de opdrachtformulering in het stramien voor intranet te worden geplaatst. * Het heeft de voorkeur om input voor te bereiden, bv. aan de hand van een subsidieverstrekking/opdrachtformulering van een deelgemeente of dienst of. Ook een beschikbare productdefinitie kan veel informatie leveren voor de eerste bijeenkomst. Een start zonder informatie levert een vertraging in het proces op. ** Met de deelnemers wordt gekeken of zij zich herkennen en kunnen vinden in de geformuleerde teksten (problemen, effecten en doelstellingen). Handreiking casuïstiekoverleggen Welzijn/24-02-2011/jc 5
Bijlage 2. Opzet inhoud casuïstiekoverleg Om ervoor zorg te dragen dat de casuïstiekoverleggen een eenduidige vormgeving kennen, is hieronder de inhoudelijke opzet nader uitgewerkt. Deze informatie kan worden uitvergroot (bv. één A4 per probleem, doel of resultaat) en aan deelnemers worden gegeven, zodat er een duidelijke focus komt op de verschillende fasen van het opstellen van een opdrachtformulering. Voorbeelden hiervan zijn te vinden op Sjaan-portal Welzijn, waar uitgewerkte opdrachtformuleringen zijn geplaatst. Maatschappelijk probleem Opdrachtgever formuleert hetgeen als een belangrijk vraagstuk/maatschappelijk probleem wordt ervaren, dat aan de basis ligt voor het gevraagde resultaat. Is er een wettelijk kader? is er een gemeentelijk beleid van toepassing? Wat is het maatschappelijk probleem. Gaat het over kennis, houding of gedrag? Is het psychisch, fysiek? Is het sociaal, economisch? Wat zijn relevante gegevens en relevante bronnen voor het benoemen van het probleem? Zijn er indicatoren in de sociale index te vinden die het probleem inkleuren? Maatschappelijk effect Een globale ambitie = de beoogde verandering in de maatschappelijke omgeving dan wel bij de beoogde doelgroep de gemeente op langere termijn wil bereiken. Beleidsdoelstelling Beleidsdoelstelling = beleidsvoornemen dat wordt beschreven op het niveau van concrete doelstellingen binnen een gedefinieerde tijdshorizon, waar mogelijk Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden (SMART). Aan het realiseren ervan wordt door meerdere maatschappelijke organisaties bijgedragen. Doelgroep Nadere beschrijving doelgroep en specifieke kenmerken en in welk gebied. Resultaat Een aanwijsbare verandering cq. Gerealiseerde baat bij de cliënt/cliëntengroep die een of meerdere diensten/producten teweegbrengt en daarmee bijdraagt aan de beleidsdoelstelling. SMKART geformuleerd. Moet door 1 maatschappelijke organisatie gerealiseerd kunnen worden Resultaatindicatoren Deze gegevens tonen aan dat het resultaat kwantitatief en kwalitatief bereikt is. Het gaat om inhoudelijke verantwoording. Kwaliteitseisen en randvoorwaarden Noteer toetsbare eisen en voorwaarden die aan de kwaliteit van het product gesteld worden. Handreiking casuïstiekoverleggen Welzijn/24-02-2011/jc 6