Handleiding Planning & Control Particulier 2015 Voor justitiële particuliere FPC's Datum 22 augustus 2014 Status Definitief
Colofon Afzendgegevens Directie Forensische Zorg Zorginkoop Turfmarkt 147 2511 EM Den Haag Postbus 30132 2500 GC Den Haag www.forensischezorg.nl T 088 07 25000 Ons kenmerk 553140 Auteur DForZo Pagina 3 van 53
Inhoud Colofon 3 1 Inleiding 7 1.1 Leeswijzer 7 1.2 Van inkoopplan naar handleiding Planning & Control 8 2 Offerte Tbs-dwang 9 2.1 Indiening middels FORZA 9 2.2 Onderdelen offerte 9 2.3 Totaal productievoorstel 9 2.4 Offerte DBBC 10 2.5 Offerte ZZP 11 2.6 Prestatie-indicatoren DJI 11 2.7 Speerpunten FPC 201511 2.8 Veiligheid 11 2.9 Begroting 12 2.10 Renovatie- en bouwplannen 12 2.11 Voorwaarden indienen offerte 12 3 Contractsoorten en onderaanneming 13 4 Financiering, registratie en verantwoording 14 4.1 Financiering 14 4.1.1 DBBC 14 4.1.2 Budgetberekening naast DBBC 17 4.1.3 ZZP 18 4.2 Registratie 19 4.2.1 Prestatie-indicatoren 19 4.2.2 Gevolgen bij niet, niet tijdig en onjuist aanleveren prestatie-indicatoren Forensische Psychiatrie 22 4.2.3 Gevolgen bij het niet voldoen aan de gestelde normen op de prestatie-indicatoren Forensische Psychiatrie 22 4.2.4 Afrekening over alle prestatie-afspraken 23 4.2.5 Registratiesystemen 23 4.3 Verantwoording 25 4.3.1 Jaarverslag 25 4.3.2 Jaarrekening 25 Bijlagen 27 Pagina 5 van 53
1 Inleiding 1.1 Leeswijzer Voor u ligt de Handleiding Planning & Control 2015 voor Particuliere FPC s (hierna Handleiding P&C particulier 2015). Onlangs is het Inkoopplan Forensische Zorg 2015 (hierna Inkoopplan 2015) gepubliceerd op de website www.forensischezorg.nl U wordt geadviseerd om het Inkoopplan 2015 te lezen alvorens u de Handleiding P&C particulier 2015 gaat lezen en een offerte gaat indienen. De onderliggende analyses en keuzes uit het Inkoopplan 2015 zijn van belang om inzicht te krijgen in het doel en de achtergrond van de uitgangspunten van de offerte. Voor wie is de Handleiding P&C Particulier 2015 bedoeld? Het document is bestemd voor justitiële particuliere Forensisch Psychiatrische Centra (FPC s). Voor rijks FPC s is een aparte handleiding opgesteld, de Handleiding Planning & Control 2015 voor Rijks FPC s (hierna Handleiding P&C 2015 Rijks). Waarom een aparte handleiding? Het ministerie van Veiligheid & Justitie (V&J) heeft, met betrekking tot de Tbscapaciteit, een subsidierelatie met justitiële particuliere FPC s. Aangezien binnen het subsidiekader andere eisen worden gesteld aan de contractering, financiering en verantwoording, wordt een aparte handleiding gepubliceerd. Met de niet-justitiële particuliere FPC s heeft het ministerie V&J een inkooprelatie. De informatie over contractering, financiering en verantwoording van Tbs-dwang voor niet-justitiële FPC s is ondergebracht in de Offerteaanvraag 2015 en Handleiding Financiering & Registraie 2015. Met de inwerkingtreding van de Wet Forensische Zorg (Wfz) wordt de inkoop van de tbs-capaciteit geregeld. De subsidierelatie met de particuliere justitiële FPC s verdwijnt met inwerkingtreding van de Wfz. Zoals in het Inkoopplan 2015 is te lezen, is thans nog niet bekend wanneer de wet in werking treedt. In de Algemene Maatregel van Bestuur (AmvB) is voorzien in overgangsrecht, omdat met inwerkingtreding van de wet niet direct overgegaan kan worden naar het inkoopkader. Zowel de subsidie- als de inkoopsystematiek dient per boekjaar gecontracteerd te worden. Invoering van de WFZ per 1 januari 2015 betekent dat vanaf die datum een inkoopprocedure - gebaseerd op de Wfz - gestart kan worden. Daarmee is het niet mogelijk om met ingang van die datum een inkoopcontract te starten. Derhalve zal bij inwerkingtreding per 1 januari of later in 2015, geheel 2015 binnen het subsidiekader worden gecontracteerd. De eerste inkoopcontracten kunnen dan per 1 januari van het volgende boekjaar worden gesloten. Ten behoeve van de inkoop van Tbs-capaciteit voor justitiële particuliere FPC s, zal op dat moment een harmonisatie van inkoopdocumenten plaatsvinden van de Tbsdwang voor justitiële FPC s met de Tbs-dwang voor niet-justitiële FPC s en de Overige Forensische Zorg (OFZ). Alhoewel er formeel nog geen sprake is van inkoop bij de justitiële FPC s, wordt in dit documenten gemakshalve wel gesproken over inkopen, daar waar het afspreken van capaciteit in het kader van de subsidierelatie wordt bedoeld. Pagina 7 van 53
Welke informatie vindt u waar? In hoofdstuk 2 vindt u informatie over de uitgangspunten voor de offerte Tbsdwang. In hoofdstuk 3 vindt u informatie over de contractsoorten en onderaanneming bij de Tbs-dwang voor justitiële particuliere FPC s. In hoofdstuk 4 vindt u informatie over de financiering, registratie en verantwoording van de Tbs-dwang voor justitiële particuliere FPC s. 1.2 Van inkoopplan naar handleiding Planning & Control In het Inkoopplan 2015 is een verkenning gedaan naar de mogelijkheden en beperkingen binnen de kaders voor de forensische zorg om de speerpunten uit het Meerjarenbeleid Inkoop Forensische Zorg 2014 2017 na te streven, ten einde de doelstellingen van het stelsel van forensische zorg te realiseren. Op basis van de ontwikkelingen, analyses en onderzoeken met betrekking tot de bekostigingssystematiek en de kwaliteitsontwikkelingen in de forensische zorg zijn conclusies getrokken en zijn in het Inkoopplan 2015 de speerpunten voor het inkoopbeleid voor de forensische zorg 2015 geformuleerd. De volgende speerpunten zijn geformuleerd: 1. Meer ambulante en laag-beveiligde klinische zorg en minder hoog-beveiligde klinische zorg en een betere doorstroming In de inkoop 2015 wil DForZo een goedkopere productmix realiseren. Hiertoe neemt DForZo de volgende maatregelen: Sturen op de mix van ZZP GGZ-C en ZZP VG; Sturen op verblijfsintensiteiten mix in de klinische OFZ-zorg; Aangaan van duurzame samenwerkingsrelaties met zorgaanbieders om ambulantisering van zorg te realiseren; Bijstellen productmix begeleidingsparameters. Beleidsrijke invulling efficiencykorting Doordat DForZo in 2015 zal sturen op een goedkopere zorgmix, ontstaan besparingen. Deze besparingen gebruikt DForZo om de efficiencykorting, volgens afspraak in de Meerjarenovereenkomst Forensische Zorg 2013-2017 (hierna convenant), deels beleidsrijk in te kunnen vullen om zodoende de korting op het budget in 2015 niet verder op te laten lopen. 2. Inkopen en differentiëren op kwaliteit In de inkoop 2015 wil DForZo sturen op kwaliteit. Hiertoe zet DForZo de volgende middelen in: Prestatie-indicatoren Doelmatigheid (TBS); Prestatie-indicatoren Forensische Psychiatrie (OFZ en TBS). 3. Bijdragen aan de verbetering van de continuïteit van zorg In de inkoop 2015 wil DForZo bijdragen aan de verbetering van de continuïteit van zorg. Hiertoe zet DForZo de volgende middelen in: Inkoop capaciteit ten behoeve van het waterbedeffect ; Uitvoering geven aan de NZa beleidsregel inzake schuifcapaciteit. In deze Handleiding P&C 2015 Particulier zijn de speerpunten vertaald naar uitgangspunten voor de offerte. Pagina 8 van 53
2 Offerte Tbs-dwang 2.1 Indiening middels FORZA De offerte voor de Tbs-dwang 2015 dient, net als de Overige Forenische Zorg, middels de webapplicatie FORZA aangeleverd te worden. In tegenstelling tot voorgaande jaren, hoeft u geen papieren versie van de offerte aan te leveren. Voorheen werden alle vereiste onderdelen samengebracht tot één document, het zogenoemde jaarplan. De verschillende onderdelen dienen nu als aparte bijlagen te worden geupload in FORZA. Daar DForZo - vooruitlopend op de volledige inkoop van Tbs-capaciteit met invoering van de Wfz - de inkoopsystematiek van Tbs-dwang wil integreren in de inkoopsystematiek van de OFZ en Tbs-dwang voor niet justitiële FPC s, zal in het vervolg de term offerte en niet langer de term jaarplan worden gehanteerd. 2.2 Onderdelen offerte De offerte van uw FPC dient minimaal de volgende onderdelen te omvatten: 1. Ingevulde checklist & akkoord verklaring (bijlage 1) 2. Gegevens met betrekking tot uw zorginstelling (bijlage 2) 3. Totaal productievoorstel, bestaande uit: DBBC-offerte (Productiesheet Tbs-capaciteit in FORZA) ZZP-offerte (Productiesheet Tbs-capaciteit in FORZA) Budgetberekening Tbs justitiële FPC s 2015 (bijlage 3) 4. Onderbouwing offerte DBBC en ZZP (bijlage 4) 5. Substitutievoorstel (indien van toepassing, bijlage 5) 6. Prestatie-indicatoren DJI (bijlage 6) 7. Speerpunten FPC voor 2015 (gebruik het format in bijlage 7): huidige situatie; gesignaleerde knelpunten per najaar 2014; te ondernemen activiteiten in 2015. 8. Veiligheid (bijlage 8) 9. Begroting 10. Renovatie- en bouwplannen (indien van toepassing) De verschillende onderdelen dienen nu als aparte bijlagen te worden geupload in FORZA en er hoeft geen papieren versie aangeleverd te worden. Daar waar een format beschikbaar is gesteld om het onderdeel op te stellen, dient u dit format te gebruiken. 2.3 Totaal productievoorstel Prognose gemiddelde bezetting Met de invoering van het regionaal plaatsingsbeleid in 2014 is een nieuwe dynamiek ontstaan met betrekking tot de capaciteitsbehoefte per FPC. Dientengevolge wordt, naar analogie van de Overige Forensische Zorg, jaarlijks capaciteit afgesproken op de specifieke capaciteitsbehoefte per FPC. De vaste afspraken in de vorm van basis- en tendercapaciteit komen hiermee te vervallen. Op basis van de te verwachten in- en uitstroom wordt de gemiddelde bezetting per FPC over 2015 bepaald. Hierin worden de over te plaatsen patiënten uit de te sluiten FPC s meegenomen. In februari 2014 zijn de FPC s per brief geïnformeerd over het besluit over de toedeling van de over te plaatsen patiënten 2014 in het kader van het Masterplan DJI en de gevolgen voor uw capaciteit. In de brief is toegezegd dat Pagina 9 van 53
de FPC s in de loop van 2014 worden geïnformeerd over de toedeling van de over te plaatsen patiënten 2015 en de gevolgen voor de capaciteit in 2015. U ontvangt uiterlijk 15 september 2014 een brief over de toedeling van de over te plaatsen patiënten 2015 en de voorlopige verwachting van de gemiddelde bezetting over 2015 bij uw FPC. U dient deze brief als uitgangspunt te nemen voor het opstellen van uw offerte 2015. Bij het inkoopgesprek 2015 wordt op basis van de meest recente prognose de definitieve gemiddelde bezetting aan u gecommuniceerd. Doelgroepen U hoeft in uw offerte geen aparte doelgroepen aan te leveren. Alleen de FPC s met EVBG-capaciteit dienen in de DBBC-offerte alleen het aantal EVBG plaatsen (uitgedrukt in dagen) als aparte doelgroep inzichtelijk te maken. Andere doelgroepen binnen de Tbs-dwang kennen geen aparte deelprestatie dan wel toeslag binnen de DBBC-systematiek. Indien u een afspraak op de doelgroep Longstay heeft, dient u deze wel in parameters in de Budgetberekening 2015 op te nemen. Afdeling Plaatsing van DForZo heeft een overzicht van de doelgroepen per FPC en houdt zicht op de beschikbaarheid van capaciteit. Indien uw FPC in het kader van het Masterplan DJI nieuwe doelgroepen toegewezen heeft gekregen bij de overplaatsing van patiënten dan komt uw FPC in het vervolg ook in aanmerking voor eerste opnames van de betreffende doelgroep. Efficiencykorting In 2014 hebben de convenantspartijen geconstateerd dat een beleidsrijke invulling van de efficiencykorting (nog) niet haalbaar was. Derhalve is voor 2014 een korting van 4,5% op het budget doorgevoerd. Voor 2015 zijn wederom de mogelijkheden verkend en is met GGZ Nederland de wijze voor beleidsrijke invulling van (een deel van) de taakstelling overeengekomen. Het resultaat van de beleidsrijke invulling van een deel van de efficiencykorting is dat het niet nodig is om in 2015 de korting ten opzichte van 2014 te verhogen. De korting blijft in 2015 gehandhaafd op 4,5%. De korting wordt op uw totaal gerealiseerde productie 2015 toegepast, maar wordt (net als vorig jaar) wel vooraf in uw afspraak 2015 verwerkt. U hoeft de korting niet zelf in uw offerte te verwerken. Deze wordt in de sheets automatisch onder aan de streep toegepast. De efficiencykorting is niet van toepassing op de thans nog lopende tenders in 2015. 2.4 Offerte DBBC Offreren op basis van de budgetberekening naast DBBC Voor forensische zorg met een behandelcomponent geldt in 2015 dat 70% van de omzet wordt bepaald op basis van de budgetberekening en 30% op basis van DBBC s. Derhalve dient u in 2015 zowel een offerte in DBBC als een budgetberekening in. De Excelsheet Budgetberekening justitiële FPC s 2015 vindt u op www.forensischezorg.nl, onder Zorginkoop en financiering, Documenten 2015 (bijlage 3). Voor de budgetberekening is geen invulsheet in FORZA beschikbaar. De Excelsheet voegt u als bijlage bij de offerte in FORZA. Indien u gebruik wil maken van substitutie binnen uw afspraak Tbs-capaciteit, dient u bijlage 5 in te vullen en bij uw offerte te voegen. Mix verblijfsintensiteiten Zoals in het Inkoopplan 2015 is beschreven, zal DForZo in tegenstelling tot de Overige Forensische Zorg - in 2015 geen productmix voor de DBBC verblijfsintensiteiten toepassen bij de Tbs. Reden hiervoor is dat bij de FPC s Pagina 10 van 53
verschillende beveiligingsniveaus ingekocht zijn ten behoeve van de verschillende fasen binnen het behandeltraject van een Tbs-gestelde. ZZP bekostiging Tot op heden worden alle fasen van de behandeling binnen de DBBC-systematiek gefactureerd door het FPC. Zoals in het Inkoopplan 2015 is beschreven, worden in 2015 bij de FPC s ook ZZP s ingekocht. Dit heeft tot gevolg dat een deel van de zorg die nu in DBBC s wordt ingekocht vanaf 2015 in ZZP s wordt ingekocht. Daarmee zal de in 2014 ingekochte verblijfsintensiteitenmix wijzigen en kan dit niet als uitgangspunt gebruikt worden om een productmix vast te stellen. Uiteraard zal bij de inkoop van verblijfsintensiteiten bij de Tbs wel beoordeeld worden in hoeverre de mix wenselijk is. 2.5 Offerte ZZP Zoals in het Inkoopplan 2015 is beschreven, wordt voor 2015 ook bij de FPC s in ZZP ingekocht. Uitgangspunt is dat patiënten die verblijven in een transmurale voorziening als een RIBW of VG verblijfsinstelling, een ZZP GGZ-C dan wel ZZP VG dienen te factureren voor wat betreft het verblijf. Dit kunnen voorzieningen zijn in eigen beheer of plaatsen die door het FPC bij derden worden ingekocht. Met betrekking tot de behandeling die door het FPC (mogelijk) naast het verblijf wordt gegeven aan de patiënt, kan naast de ZZP een ambulante DBBC gefactureerd worden. In uw offerte dient u het hetzelfde aantal verblijfsdagen dat u in ZZP offreert, bij de DBBC verblijfsdagen in mindering te brengen. Tevens dient u in de Budgetberekening 2015 hetzelfde aantal bedden die u in ZZP offreert (dagen omrekenen naar bedden), in mindering te brengen op het aantal bedden Tbs bedden. U mag, in geval er nog sprake is van behandeling van de patiënt die op een ZZP verblijft, tevens het Behandeltarief TMV ZZP-patiënten hanteren (zie de parameter in de sheet Budgetberekening 2015, bijlage 3). De dagbesteding dient u - afhankelijk van wie de dagbesteding levert in uw offerte DBBC of als code F 125b in uw offerte ZZP te factureren. In tegenstelling tot de Overige Forensische Zorg zal DForZo in de inkoop TBS 2015 niet een productmix voor de ZZP toepassen. Uiteraard zal bij de inkoop van ZZP s bij de Tbs wel beoordeeld worden in hoeverre de mix wenselijk is. U dient bij uw offerte de onderbouwing ZZP te voegen (bijlage 4). 2.6 Prestatie-indicatoren DJI U dient in uw offerte doelstelling op te nemen voor de prestatie-indicatoren DJI. Deze doelstelling is de af te spreken score van een prestatie-indicator voor 2015. De doelstelling kan afwijken van andere FPC s en andere jaren. U wordt verzocht de doelstelling te relateren aan de scores van de afgelopen jaren en deze toe te lichten.(u dient hiervoor het format in bijlage 5 te gebruiken). 2.7 Speerpunten FPC 2015 U dient net als voorgaande jaren speerpunten voor uw FPC voor 2015 te formuleren. Dit doet u door per speerpunt: 1. de huidige situatie te beschrijven; 2. op basis van de huidige situatie het gesignaleerde knelpunt te beschrijven; 3. Aan te geven met welke acties het gesignaleerde knelpunt in 2015 wordt aangepakt. Gebruik hiervoor het format in bijlage 6. 2.8 Veiligheid Veiligheid omvat onder andere informatiebeveiliging, fysieke beveiliging, uitval van stroom- en ICT-voorzieningen. Voor het jaarplan in 2014 heeft u hierop een uitgebreide toelichting gegeven. Alleen indien er wijzigingen ten opzichte van 2014 zijn opgetreden, dient u dit in uw offerte aan te geven. Gebruik hiervoor bijlage 7. Pagina 11 van 53
2.9 Begroting U dient een budgetberekening op te stellen en een DBBC/ZZP sheet op te stellen. Deze maken onderdeel uit van de gehele offerte. Hieronder staan de onderdelen weergegeven die u minimaal dient op te nemen. een raming van baten en lasten, bestaande uit: o een berekening van de integrale bijdrage op basis van de verwachte productie gekoppeld aan de meest recente tarieven zoals opgenomen in de budgetberekening; o de door u aangeboden tarieven voor eventuele nog van toepassing zijn tijdelijke capaciteit uitbreidingen; o een specificatie van de boven normatieve toeslagen en toevoegingen die niet vallen onder de vergoedingen in DBBC s, ZZP s of NHC s: zoals Commissie van Toezicht. o DBBC offerte sheet (productiesheet in FORZA) o ZZP offerte sheet (productiesheet in FORZA) Gebruik het Excel-bestand Budgetberekening Tbs justitiële FPC s 2015 (bijlage 3) op www.forensischezorg.nl, Zorginkoop en financiering, onder Documenten 2015. De ingevulde Budgetberekening 2015 dient u als bijlage (in Excel) bij uw offerte te voegen. 2.10 Renovatie- en bouwplannen U wordt verzocht eventuele renovatie- en bouwplannen, ter kennisgeving, in volgorde van gewenste prioritering als bijlage bij de offerte te voegen. Door de invoering van NHC s is het FPC zelf verantwoordelijk voor de financiering van eventuele renovatie of bouwplannen. Het ministerie van Veiligheid en Justitie dient echter wel geïnformeerd te blijven over eventueel voorgenomen renovatie- en bouwplannen. 2.11 Voorwaarden indienen offerte De volgende voorwaarden zijn van toepassing op de indiening van uw offerte: De offerte moet zijn ingediend met behulp van de Forensische Zorg Applicatie (FORZA). Op de website http://www.forensischezorg.nl vindt u een link om in te kunnen loggen. In de applicatie vindt u een handleiding die u ondersteunt bij het indienen van uw offerte. De documenten waarbij ondertekening vereist is, dienen ondertekend als Pdf-bestanden te worden bijgevoegd in FORZA. De bijlagen waarbij ondertekening niet vereist is, kunnen in Word / Excel bestanden worden bijgevoegd in FORZA. U dient tevens de productiesheets in FORZA in te vullen. De ontvangst van uw offerte wordt automatisch digitaal via FORZA met een emailbericht aan u bevestigd. Indien u geen bevestiging heeft ontvangen, dient u contact op te nemen met DForZo. Bij de offerte dienen alle gevraagde onderdelen uit bijlage 1 Checklist en akkoordverklaring ingevuld en bijgevoegd te zijn. De formats zijn in het bestandsformaat Word / Excel op de website www.forensischezorg.nl geplaatst. U wordt verzocht deze formats te gebruiken. Zorgaanbieder verklaart zich middels ondertekening van bijlage 1 Checklist en akkoordverklaring akkoord met de vormvoorwaarden van de contracteringsprocedure. De complete offerte inclusief bijlagen dient uiterlijk op de sluitingsdatum 13 oktober 2014 om 16.00 uur bij DForZo ingediend te zijn. Offertes die niet tijdig, onvolledig of onjuist zijn ingediend, worden niet in behandeling genomen. Er bestaat geen mogelijkheid tot wijziging of aanvulling van de offerte na de sluitingsdatum. Op deze manier biedt DForZo alle aanbieders een gelijke uitgangspositie. Uw offerte moet rechtsgeldig ondertekend worden ingezonden via de webapplicatie FORZA. Pagina 12 van 53
3 Contractsoorten en onderaanneming Contract Tbs voor justitiële FPC s Als gevolg van de invoering van de wet Forensische Zorg en anticiperend op de overgang van een subsidie- naar inkooprelatie, zijn eind 2011 de verpleegovereenkomsten met de justitiële particuliere FPC s opgezegd. Met inachtneming van een opzegtermijn van 2 jaar is de overeenkomst voor nagenoeg alle FPC s per 1 januari 2014 beëindigd. Aangezien de wet nog niet in werking is getreden heeft DForZo, naast de lopende tender-afspraken, voor 2014 een éénjarige subsidieovereenkomst met de justitiële FPC s gesloten. Ook voor 2015 zal DForZo een éénjarige subsidieovereenkomst met de justitiële particuliere FPC s sluiten. Indien de opzegtermijn van de opgezegde verpleegovereenkomst nog niet is verstreken op 1 januari 2015, wordt de productieafspraak nog op basis van de verpleegovereenkomst gemaakt. De voorbeeld overeenkomst is in bijlage 9 van deze handleiding opgenomen. Deze voorbeeld overeenkomst dient u niet te ondertekenen en in te zenden bij de offerte. De overeenkomst wordt u toegezonden nadat uw ingediende offerte is goedgekeurd. De voorbeeld overeenkomst is onder voorbehoud; de inhoud van de definitieve versie kan nog wijzigen. Tender contract In 2015 lopen bij enkele FPC s nog tender contracten (Tender IIIb en IV). Tender V is op 31 december 2014 volledig beëindigd. DForZo zal in het vervolg geen Tbscapaciteit meer contracteren op basis van tender contracten. Daar waar in 2015 nog Tbs-capaciteit is gecontracteerd op tender basis, dient de capaciteit geleverd te worden onder de in het tender contract overeengekomen afspraken. Inzetten bekwaamheden van derden (onderaanneming) Indien er sprake is van vormen van onderaanneming door de inzet van bekwaamheden van derden, dient de instelling die fungeert als hoofdaannemer dit vooraf te melden aan DForZo. Het betreft onderaanneming die door de gecontracteerde zorgaanbieder zelf wordt georganiseerd. In uw offerte dient u aan te geven wat de omvang van de ingekochte forensische zorg is en bij welke onderaannemer deze zorg wordt ingekocht. Dit mogen geen zelfstandig gevestigden zijn. Het moet duidelijk zijn welke zorgfuncties en hoeveelheid u inkoopt (in DBBC s, ZZP s). Daarnaast dient u te onderbouwen hoe u de regiefunctie vanuit uw positie als hoofdaannemer vormgeeft. Bij onderaanneming geldt dat de hoofdaannemer verantwoordelijk en aansprakelijk is voor de dienstverlening van de onderaannemer. Voor alle onderaannemers dient een bewijs van inschrijving in het nationaal beroeps-/handelsregister te worden overlegd. Na inschrijving mag een onderaannemer alleen worden ingeschakeld en/of vervangen na voorafgaande schriftelijke goedkeuring van DForZo. Zie tevens de beleidregels NZa over onderaanneming. Pagina 13 van 53
4 Financiering, registratie en verantwoording 4.1 Financiering 4.1.1 DBBC In deze paragraaf vindt u informatie over de DBBC bekostigingssystematiek. In het jaar 2015 wordt voor het vijfde achtereenvolgende jaar zorg ingekocht op basis van DBBC s. De DBBC-offerte vormt de basis voor de inkoop en bekostiging (registratie, validatie, facturatie en verantwoording) van de forensische zorg voor klinische zorg en ambulante behandeling in een strafrechtelijk kader. Voor de specifieke en actuele afbakening van het domein waarvoor de bekostiging in DBBC, ZZP dan wel extramurale AWBZ van toepassing is, wordt u verzocht de beleidsregels van de NZa te volgen op www.nza.nl. Een toelichting op de DBBCspelregels vindt u op de website www.dbconderhoud.nl. Verblijfsintensiteiten In het jaar 2014 is de verblijfsmatrix gewijzigd. Het aantal verblijfssoorten is gewijzigd van 3 naar 7 intensiteiten. Hiermee wordt aansluiting gemaakt op de indeling van de verblijfintensiteiten de GGZ. Beveiligingsniveaus In de definitie van de DBBC-beveiligingsniveaus worden materiële en immateriële aspecten onderscheiden. Er zijn 4 beveiligingsniveaus, te weten: Laag (1), Gemiddeld (2), Hoog (3) en Zeer Hoog (4). Het materiële aspect is onderdeel van de Normatieve Huisvesting Component (NHC). Normatieve Huisvestings Component De invoering van de Normatieve Huisvestings Component (NHC) in de forensische zorg vindt gelijktijdig met de invoering van de NHC in de GGZ plaats. De invoering van de NHC is gelijk aan de overgangsregeling in de GGZ. De overgangsregeling zorgt er voor dat de kapitaallastenvergoeding geleidelijk wordt afgebouwd en de bekostiging van kapitaallasten middels NHC geleidelijk wordt opgebouwd. De bekostiging van de kapitaallasten vindt vanaf het jaar 2018 volledig plaats in NHC s. Pagina 14 van 53
Jaar Bedrag Bedrag NHC Kapitaallasten 2013 80% 20% 2014 70% 30% 2015 50% 50% 2016 30% 70% 2017 15% 85% 2018 0% 100% Verrekenbedrag NHC Het verrekenbedrag NHC is het verschil tussen het bedrag kapitaallastenvergoeding en de omzet NHC. Het verrekenbedrag wordt na afloop van elk kalenderjaar vastgesteld door de NZa. Zie hiervoor de beleidsregels en de nadere regels van de NZa. Tarieven DBBC Voor de maximumtarieven DBBC wordt u verwezen naar de tariefbeschikking DBBC van de NZa op www.nza.nl. Regeling voor tijdelijke crisisopname en afwezigheidsdagen In de spelregels voor de DBBC s staan de regeling opgenomen inzake de te registreren tijd in geval van tijdelijke crisisopnamen en afwezigheidsdagen. De spelregels zijn te vinden op de website van de NZa www.nza.nl. Afrekenen contractjaar 2015 Indien het contractjaar volledig is gefactureerd, zal een vaststelling van dat contractjaar plaatsvinden. De verwachting is dat de laatste factuur binnen 2 jaar na de startdatum van de DBBC is gefactureerd. Budgetoverschrijding van het contract die niet vooraf akkoord is bevonden door DForZo zal worden teruggevorderd. Tendercontracten Een tendercontract valt buiten de transitieregeling Forensische Zorg van de NZa (zie ook beleidsregels en nadere regels van de NZa). Een tendercontract zal op basis van 100% budgetparameteromzet door DForZo worden vastgesteld. Dit houdt in dat de liquiditeitsafrekening van een tender door DForZo wordt bepaaldop basis van 100% Budget parameter omzet van het tender contract minus 100% DBBC omzet voor het tender contract. In geval van een tender is het van belang dat clienten tijdig op het juiste contractsoort worden geboekt. Bij dreigende overschrijding van de Tbs capaciteit dient de client niet meer op de reguliere Tbs-afspraak te worden geboekt maar op het tender contract. Visa versa geldt dit ook. (Tussentijdse) Verantwoordingen met betrekking tot de DBBC s DForZo zal, voor een betere monitoring van het onderhanden werk en de dbbc facturatie, vanaf 2015 nog frequenter een uitvraag doen gerelateerd aan DBBC s dan in voorgaande jaren. Voorlopig vraagt DForZo voor het jaar 2015 op een viertal momenten in een kalenderjaar een tussentijdse verantwoording op. De peildata waarop de verantwoordingen moet worden aangeleverd zijn als volgt: - Stand 30-4-2015, in te dienen uiterlijk 1 juni 2015 zonder Controleverklaring - Stand 31-8-2015, in te dienen uiterlijk 1 oktober 2015 zonder Controleverklaring - Stand 31-12-2015, in te dienen uiterlijk 15-02-2016 zonder Controleverklaring - Stand 31-12-2015, in te dienen uiterlijk 01-04-2016 met Controleverklaring Pagina 15 van 53
De (tussentijdse) verantwoording DBBC s op SKN-niveau omvat de volgende uitvraag: a. Stand of mutatie van het onderhanden werk (OHW); b. Stand of mutatie van afgesloten maar nog niet gefactureerd dan wel gefactureerd maar nog niet goedgekeurd (ANG); c. Stand goedgekeurde facturatie; d. Dagen NHC. a) Waardebepaling OHW De waardebepaling van het onderhanden werk vindt plaats op basis van de normen van de productstructuur DBBC s voor de forensische zorg. Uitgegaan moet worden van: - Een door de zorgaanbieder berekend uurtarief (opbrengstwaarde) voor geregistreerde activiteiten en verrichtingen ten aanzien van de behandeltabel; - Voor de overige subonderdelen (verblijf, NHC, dagbesteding, FPT, EVBG) van het OHW dient de waarde bepaald te worden op basis van de door de NZa afgegeven tarieven voor DBBC s. b) Waardebepaling ANG Dit zijn DBBC's die wel zijn afgesloten voor de peildatum, maar nog niet zijn gefactureerd of waarvan op de peildatum nog geen retourbericht van de ingediende factuur van DForZo is ontvangen. Deze DBBC s dienen te worden gewaardeerd tegen het (te verwachten) werkelijke factuurbedrag volgens de productstructuur en de geldende declaratiebepalingen. Voor alle duidelijkheid: deze post heeft nog geen retourinformatie/omschrijving goedgekeurd ontvangen en heeft dus nog de status van nog te factureren DBBC s. Deze DBBC s worden na de peildatum gefactureerd. c) Waarde stand goedgekeurde facturatie Onder goedgekeurde gefactureerde DBBC s wordt verstaan: Alle DBBC facturen die bij DForZo in de betreffende verantwoordingsperiode (betrekking hebbende op de verschillende contractjaren) zijn ingediend en waarbij de zorgaanbieder de retourinformatie goedgekeurd in de betreffende verantwoordingsperiode heeft ontvangen. Inhoudende dat: indien de datum van de retourinformatie/omschrijving goedgekeurd na afloop van de verantwoordingsperiode is ontvangen, dient de waarde van de gefactureerde DBBC s opgenomen te worden in stand ANG (onder het betreffende contractjaar). d) Dagen NHC De dagen NHC en het bijbehorende NHC bedrag dienen ook in de periodieke verantwoording te worden opgenomen. Controleverklaring DBBC 2015 Een externe accountant controleert elk jaar of de stand OHW DBBC s per peildatum 31 december (jaar t), de stand ANG DBBC s per peildatum 31 december (jaar t) en de stand facturatie per boekjaar en de NHC juist zijn. De controleverklaring vindt plaats op basis van een de door het Ministerie van Veiligheid en Justitie op te leveren Aanwijzing Controleprotocol DBBC s Forensische Zorg. Hierin staat vermeld welke aanwijzingen de accountant dient te volgen bij het controleren van verantwoordingsheet DBBC 2015. Zorgaanbieders dienen uiterlijk op 1 april 2016 (jaar t+1) deze controleverklaring en de daarbij behorende verantwoordingsheet DBBC 2015 bij DForZo aan te leveren. Pagina 16 van 53
Tijdslijn DBBC s In onderstaand overzicht is samengevat wanneer welke informatie opgeleverd dient te worden in het kader van DBBC s. DBBC s Inhoud Wanneer 1 Indienen DBBC factuur DBBC volgens productstructuur Zo spoedig mogelijk na afsluiting van de DBBC. 2 Standen OHW DBBC s / ANG DBBC s peildatum 30-4- 2015,goedgekeurde facturatie tot en met 30-04- 2015 en NHC. 3 Standen OHW DBBC s / ANG DBBC s peildatum 31-8- 2015, goedgekeurde facturatie tot en met 30-08- 2015 en NHC. 4 Mutatie OHW DBBC s / ANG DBBC s peildatum 31-12- 2015, goedgekeurde facturatie tot en met 30-12- 2015 en NHC.Plus omzet DBBC 2015 en omzet NHC 5 Mutatie OHW DBBC s / ANG DBBC s peildatum 31-12- 2015, goedgekeurde facturatie tot en met 30-12- 2015 en NHC.Plus omzet DBBC 2015 en omzet NHC OHW, ANG, Goedgekeurde Facturatie en NHC OHW, ANG, Goedgekeurde Facturatie en NHC OHW, ANG, Goedgekeurde Facturatie en NHC OHW, ANG, Goedgekeurde Facturatie en NHC Uiterlijk 1 juni 2015 Betreft een verantwoording zonder controle verklaring van de accountant Uiterlijk 1 oktober 2015 Betreft een verantwoording zonder controle verklaring van de accountant Uiterlijk 15 februari 2016. Betreft een verantwoording zonder controle verklaring van de accountant Uiterlijk 1 april 2016 Betreft een verantwoording met controle verklaring van de accountant Relevante documenten met betrekking tot DBBC s De volgende documenten met betrekking tot DBBC s zijn terug te vinden op de website www.forensischezorg.nl: Kaderregeling AO/IC DBBC. De NZa stelt de beleidsregels en de nadere regels voor de forensische zorg op. De NZa publiceert deze beleidsregels en de nadere regels op www.nza.nl De NZa kan de beleidsregels en de nadere regels met terugwerkende kracht opstellen. Het is voor de zorgaanbieder van belang dat de website van de NZa goed in de gaten wordt gehouden voor aanpassing van de huidige geldende beleidsregels en nadere regels. 4.1.2 Budgetberekening naast DBBC Leegstandsregeling reguliere capaciteit De leegstandsregeling is in 2015 van toepassing conform het percentage van de overgangsregeling naar DBBC s. Dit houdt in dat 70% van leegstandsregeling in budgetparameters wordt vergoed. De overige 30% zit al in de DBBC s. In zowel het DBBC tarief als in de NHC is een percentage opgenomen voor dekking van de leegstand. De leegstandsregeling vervalt bij volledige invoer van de DBBC s. De leegstand zal op basis van de volgende formule worden bepaald: De laatst afgesproken capaciteit -/- de gerealiseerde capaciteit (totaal aantal gerealiseerde dagen gedeeld door 365 dagen) = leegstand. Pagina 17 van 53
Aan de leegstandsregeling worden de volgende voorwaarden verbonden: Nadrukkelijk wordt gewezen op het gegeven dat expliciet gekeken zal worden of er afwijzingen van patiënten hebben plaatsgevonden. Naast het gegeven dat patiënten niet meer mogen worden geweigerd zal ook de beoordelingstermijn van langer dan vier weken niet worden toegestaan. Daarnaast dienen de FPC s na het verstrijken van de beoordelingstermijn de patiënt binnen afzienbare tijd moeten opnemen, uiterlijk binnen 14 dagen. Indien deze termijnen worden overschreden, kan geen aanspraak worden gemaakt op de leegstandsregeling. Indien er sprake is van een wachtlijst gedurende 2015, dan zal de reguliere kortingsregeling worden toegepast gedurende het bestaan van die wachtlijst. Hierbij wordt de onderproductie niet veroorzaakt door het ontbreken van toeleiding van patiënten vanuit DForZo. De leegstandsregeling is van toepassing indien er ondanks de flexibele plaatsingsafspraken sprake is van onderproductie als gevolg van het ontbreken van toeleiding van patiënten vanuit DForZo. De leegstandsregeling is niet van toepassing op een transmurale voorziening. Indien sprake is van een leegstandsvergoeding wordt het volgende vergoed: de kosten inzake de huisvesting (kapitaallasten (ad 50 per dag plus indexatie (indien van toepassing), RGD-huur, energie, OZB); de hoge bedprijs TBS/FPK (in alle gevallen). 4.1.3 ZZP Een ZZP is een volledig pakket van zorg met verblijf dat aansluit op de kenmerken van de justitiabele en de zorg die deze nodig heeft. Een ZZP bestaat uit een beschrijving van het type cliënt (een cliëntprofiel), het aantal uren zorg dat bij dit cliëntprofiel beschikbaar wordt gesteld en een beschrijving van die zorg. Vanaf het jaar 2015 wordt volledig ingekocht, bekostigd, gefactureerd en afgerekend in ZZP s. Er is geen vangnet/overgangsregeling van toepassing. Zie paragraaf 2.5 voor de uitgangspunten van de ZZP offerte. Productstructuur en tarieven ZZP DForZo heeft een keuze gemaakt in de ZZP s die worden ingekocht. Voor de geestelijke gezondheidszorg (GGz) is dit de C-reeks ZZP s, voor de verstandelijk gehandicaptenzorg (VG) worden de ZZP s VG ingekocht. De GGZ-B reeks is uitgesloten, omdat binnen deze ZZP s tevens behandeling wordt geleverd. Een aantal ZZP s omvat tevens somatische zorg, dit valt echter buiten het inkoopkader van de forensische zorg. Tarieven ZZP De NZa stelt de tarieven en prestatiebeschrijvingen voor de ZZP s vast. De ZZP tarieven worden gepubliceerd op de website van de NZa, www.nza.nl. Normatieve Huisvestings Component De invoering van de NHC in de forensische zorg vindt gelijktijdig met de invoering van de NHC in de GGZ plaats. De invoering van de NHC vindt gelijk aan de overgangsregeling in de GGZ plaats. De overgangsregeling draagt er zorg voor dat de kapitaallastenvergoeding geleidelijk wordt afgebouwd en de bekostiging van kapitaallasten middels NHC geleidelijk wordt opgebouwd. De bekostiging van de kapitaallasten vindt vanaf het jaar 2018 volledig plaats in NHC s. Pagina 18 van 53
Jaar Bedrag Bedrag NHC Kapitaallasten 2013 80% 20% 2014 70% 30% 2015 50% 50% 2016 30% 70% 2017 15% 85% 2018 0% 100% Facturatie en bevoorschotting Voor 2015 is de door de NZa opgestelde regeling Declaratiebepalingen prestaties ZZP s en extramurale parameters FZ 2015 van toepassing. Doelstelling is om in 2015 de te declareren ZZP s middels digitale facturatieafhandeling plaats te laten vinden. Naar verwachting zal het facturatieproces van DForZo medio 2015 hierop ingericht zijn. Omdat het moment van implementatie van de digitale factuurafhandeling nog niet exact bekend is, blijft de bekostiging middels maandelijkse bevoorschotting van 1/12 deel van 100% van de met de zorgaanbieder gemaakte productieafspraak in ZZP s voorlopig van toepassing. Dit wordt, zodra de facturatie mogelijk is, verrekend. Over de voortgang van de implementatie, de gevolgen voor u als ZZP-zorgaanbieder en de planning met betrekking tot de implementatie zullen wij u nader informeren. Relevante documenten over ZZP De volgende documenten in het kader van ZZP zijn terug te vinden op de website www.forensischezorg.nl: Kaderregeling AO/IC ZZP. De NZa stelt de beleidsregels en de nadere regels voor de forensische zorg op. De NZa publiceert deze beleidsregels en de nadere regels op de website van de NZa: www.nza.nl De NZa kan de beleidsregels en de nadere regels met terugwerkende kracht opstellen. Het is voor de zorgaanbieder van belang dat de website van de NZa goed in de gaten wordt gehouden voor aanpassing van de huidige geldende beleidsregels en nadere regels. 4.2 Registratie 4.2.1 Prestatie-indicatoren In het jaar 2015 dient u drie sets prestatie-indicatoren te registreren: prestatie-indicatoren van DJI; prestatie-indicatoren voor de Forensische Psychiatrie prestatie-indicatoren Doelmatigheid tbs Prestatie-indicatoren DJI Hieronder worden de voor particuliere Fpc s van toepassing zijnde prestatieindicatoren van DJI weergegeven. U rapporteert over deze prestatie-indicatoren in uw jaarverslag (jaardocument Maatschappelijke Verantwoording). Alle prestatieindicatoren dienen, waar van toepassing, op basis van MITS te worden vastgesteld. Zoals eerder is vermeld komt in 2015 de viermaandsrapportage te vervallen. Pagina 19 van 53
Prestatie-indicatoren DForZo 2015 voor particuliere fpc s 1 Bezettingsgraad X 2 Ontvluchtingen X 3 Overige Onttrekkingen X 4 Aantal geweldsincidenten onderling X 5 Aantal geweldsincidenten tegen personeel X 6 Gegronde klachten X 7 Financieel jaarresultaat X 8 Instroom, voldoen aan aantal afgesproken te vergoeden eerste opnames X 9 Doorstroom X 10 Uitstroom per vertrekcategorie per fpc X 11 Bijzonder voorval X 12 Aantal recidives tijdens uitvoering TBS maatregel X De indicator gemiddelde behandelduur is voor 2015 niet meer opgenomen in lijst van DJI prestatie-indicatoren, omdat deze indicator middels de prestatie-indicatoren Doelmatigheid inzichtelijk worden gemaakt Voor de achtergrondinformatie over de systematiek van de prestatie-indicatoren wordt verwezen naar de uitgave Besturingsmodel DJI en de P&C-cyclus, te vinden op www.forensischezorg.nl Tevens vindt u op deze website bovenstaande prestatieindicatoren voorzien van de bijbehorende definities. Prestatie-indicatoren Forensische Psychiatrie Voor de FPC s gelden twee sets van prestatie-indicatoren, namelijk de prestatieindicatoren forensische psychiatrie en prestatie-indicatoren Doelmatigheid. Per 1 januari 2014 is de registratie en aanlevering van de prestatie-indicatoren forensische psychiatrie verplicht voor alle zorgaanbieders met een contract met DForZo. Doorontwikkeling en normering van de prestatie-indicatoren heeft onder leiding van het Expertisecentrum Forensische Psychiatrie (EFP) plaatsgevonden. De totale set van prestatie-indicatoren forensische psychiatrie voor registratiejaar 2015 betreft: FPC Indicator Nummer Naam indicator Wel/niet genormeerd Normeringspercentage 1. Het op systematische wijze meten van de verandering van de ernst van de problematiek bij patiënten 2 Continuïteit van zorg na afloop van de strafrechtelijke titel Genormeerd Conform 2014: Minimaal 25% van de beginmetingen is geldig en binnen de gestelde termijn verricht. n.v.t. - 3. Het op systematische wijze meten van het recidiverisico Pagina 20 van 53 Genormeerd Conform 2014: Voor de ambulante settingen, overige
klinische settingen en PPC s: Minimaal 35% van de beginmetingen is geldig en binnen de gestelde termijn verricht. 4 Het meten van de verandering van het recidiverisico Voor de FPC s 1 : Minimaal 70% van de beginmetingen is geldig en binnen de gestelde termijn verricht. Genormeerd Voor de overige klinische settingen en PPC s: Minimaal 35% van de metingen is geldig en binnen de gestelde termijn verricht. 5 Recidive tijdens en na de strafrechtelijke titel 6 Voortijdige beëindiging van de behandel- of begeleidingsovereenkom st Voor de FPC s 2 : Minimaal 70% van de metingen is geldig en binnen de gestelde termijn verricht. n.v.t - n.v.t. - 7 Geweldsincidenten n.v.t - 8 Patiëntwaardering over de (voortgang van de) behandeling/begeleiding n.v.t - Niet alle indicatoren gelden voor alle zorgsettingen. In de indicatorengids verslagjaar 2015 vindt u welke indicatoren voor uw instelling van toepassing zijn. U vindt de indicatorengids vanaf september 2014 op www.forensischezorg.nl. Daarnaast vindt u een verdere toelichting in het Inkoopplan 2015. Ten aanzien van de aanlevering van de prestatie-indicatoren forensische psychiatrie wordt het volgende verwacht: Het tijdig en juist aanleveren van de prestatie-indicatoren forensische psychiatrie die op uw zorg van toepassing zijn in het daartoe gebouwde dataportaal bereikbaar via www.forensischezorg.nl Indien uw zorginstelling meerdere typen zorg levert aan patiënten met een forensische zorgtitel (bijvoorbeeld FPC, klinisch overig en beschermd wonen), dan is registratie van de prestatie-indicatoren over de twee typen zorg met de grootste contractwaarde verplicht. De registratie en aanlevering van de indicatoren dient separaat plaats te vinden. Dat wil zeggen dat er aparte 1 Dit betreft zowel justitiële als niet-justitiële FPC s. 2 Dit betreft zowel justitiële als niet-justitiële FPC s. Pagina 21 van 53
registratie en aanlevering dient te geschieden voor bijvoorbeeld FPC en FPA (klinische overig). De indicatoren hebben alleen betrekking op patiënten met een forensische zorgtitel / forensische zorg. De gegevens die aangeleverd worden via de portal dienen dan ook alleen betrekking te hebben op patiënten met een forensische zorgtitel. 4.2.2 Gevolgen bij niet, niet tijdig en onjuist aanleveren prestatie-indicatoren Forensische Psychiatrie In 2015 hanteert DForZo wanneer de zorgaanbieder niet tijdig (volledige / juiste) gegevens aanlevert ten behoeve van de prestatie-indicatoren forensische psychiatrie een kortingspercentage. Dit kortingspercentage wordt toegepast over het totale realisatiebudget / eindafrekening 2015. Indien u de prestatie-indicatoren forensische psychiatrie niet, niet-tijdig of onvolledig aanlevert, vindt er een korting plaats van 2%. 4.2.3 Gevolgen bij het niet voldoen aan de gestelde normen op de prestatie-indicatoren Forensische Psychiatrie Indien de prestatie-indicatoren forensische psychiatrie (tijdig / volledig / juist) aangeleverd zijn, wordt bekeken of voldaan wordt aan de normen op een aantal indicatoren. Afhankelijk van het segment waarover u verantwoording dient af te leggen betreft dit twee (ambulant) of drie (klinisch: FPC, klinisch overig, PPC) indicatoren. 3 Segment: 1. Ambulant: als blijkt dat u op één of beide indicatoren (indicator 1 en 3) niet voldoet aan de norm, vindt er een korting plaats van 1% over uw realisatiebudget / eindafrekening 2015 op dat deel van het budget waar de indicatoren betrekking op hebben (segment ambulant). 2. Klinisch (FPC, klinisch overig, PPC): als blijkt dat u op twee of drie van de drie indicatoren (indicator 1, 3 en 4) niet voldoet aan de norm, vindt er een korting plaats van 1% over uw realisatiebudget / eindafrekening 2015 op dat deel van het budget waar de indicatoren betrekking op hebben (segment klinisch). Prestatie-indicatoren Doelmatigheid Tbs De prestatie-indicatoren Doelmatigheid betreft de volgende indicatoren: Indicator Naam indicator Nummer 1. Percentage begeleid verlof < 2 jaar 3. Percentage onbegeleid verlof < 4 jaar 4 Percentage transmuraal verlof < 6 jaar 5 Percentage proefverlof / voorwaardelijke beëindiging < 8 jaar 3 De genormeerde indicatoren zijn niet van toepassing voor aanbieders van ZZP s (beschermd wonen) en extramurale parameters. Pagina 22 van 53
De prestatie-indicatoren Doelmatigheid over 2015 worden door DJI uiterlijk 1 april 2016 aangeleverd. Op 23 juli 2014 hebben de directeur Forensische Zorg en voorzitter ODO en LBHIV overlegd om te komen tot afspraken over de normering van de prestatie-indicatoren Doelmatigheid en de financiële consequenties die worden verbonden aan het al dan niet behalen hiervan vanaf registratiejaar 2014. Na definitieve afstemming hierover augustus 2014 wordt over de normen en het te hanteren kortingspercentage over registratiejaar 2014 en 2015 separaat gecommuniceerd. 4.2.4 Afrekening over alle prestatie-afspraken De afrekening over alle prestatie-afspraken (prestatie-indicatoren Forensische Psychiatrie, prestatie-indicatoren Doelmatigheid) vindt plaats op hetzelfde moment, namelijk bij de eindafrekening over 2015 (welke plaatsvindt rond oktober 2016). Augustus 2016 wordt u geïnformeerd over de (totale) korting waarbij over uw realisatiebudget bij de eindafrekening 2015 sprake van zal zijn. 4.2.5 Registratiesystemen DForZo heeft een zestal ondersteunende systemen/applicaties waaruit informatie wordt gehaald, te weten: MITS Dienstenportaal RePaD IFZO FCS FORZA MITS Het FPC heeft een registratieverplichting inzake MITS. Dit houdt in dat alle mogelijke informatie met betrekking tot de patiënt in MITS bijgehouden dient te worden. MITS wordt door DForZo gebruikt als informatiebron voor allerlei doeleinden, onder meer voor rapportages naar de Tweede Kamer. Tevens is MITS in principe leidend bij onder meer het bepalen van het totaal aan verzorgingsdagen bij de eindafrekening. Bij het vervallen van de viermaands rapportage is het tijdig, volledig, juist en accuraat registreren in MITS nog meer van belang. Dienstenportaal Indien u, als nieuwe zorgaanbieder, voor 2015 een overeenkomst sluit met DForZo dient u via het dienstenportaal toegang te krijgen tot het Informatiesysteem Forensische Zorg (IFZO) en registratiesysteem Realisatie en Patiëntstromen DForZo (RePaD). Het Dienstenportaal is een beveiligde omgeving waarin diverse systemen/applicaties van het ministerie van Veiligheid en Justitie zijn ondergebracht. Om toegang te krijgen tot het Dienstenportaal is een UZI-account en pas nodig. Dit houdt onder meer in dat voor iedere medewerker die in IFZO en/of RePaD gaat werken een op naam gestelde UZI-pas dient te worden aangevraagd bij het UZI-register http://uziregister.nl/. U kunt met dezelfde UZI-pas registeren in zowel RePaD als in IFZO. Een uitgebreide beschrijving van het aanvragen van een Uzi-pas staat op de website www.forensischezorg.nl. RePaD Tot op heden worden alle fasen van de behandeling binnen de DBBC-systematiek gefactureerd door het FPC. Zoals in het Inkoopplan 2015 is beschreven, worden in 2015 bij de FPC s ook ZZP s ingekocht. Dit heeft tot gevolg dat een deel van de zorg die nu in DBBC s wordt ingekocht vanaf 2015 in ZZP s wordt ingekocht. Deze ZZP s Pagina 23 van 53
dienen te worden geregistreerd in RePaD. Hieronder staat vermeld hoe toegang krijgt tot dit registratiesysteem. De verantwoording over de productie en de patiëntstromen dient door gecontracteerde zorgaanbieders maandelijks te worden aangeleverd in het systeem Registratie Patiëntenstromen Directie Forensische Zorg (RePaD). Voor de verantwoordingsgegevens is een handleiding digitaal beschikbaar via www.forensischezorg.nl bij hoe werkt het/systemen. RePaD is ontworpen voor de registratie van 2 soorten gegevens: -De door een zorginstelling gerealiseerde zorg per prestatie (zorgcode) -De in een zorginstelling verblijvende patiënten met een strafrechtelijke titel Voor iedere medewerker die in RePaD gaat werken dient apart autorisatie te worden aangevraagd. Informatie en het aanvraagformulier Autorisatie RePaD kunt u vinden op de website www.forensischezorg.nl Mocht u daarnaast nog vragen hebben over de registratie in RePaD kunt u deze ook stellen via de mailbox: RePaD@dji.minjus.nl. IFZO DForZo bepaalt het inkoopbeleid mede op basis van de geaggregeerde zorgbehoefte die kan worden bepaald uit het totaal aantal indicatiestellingen. Het proces van indicatiestelling en plaatsing wordt ondersteund door de centrale registratie en vastlegging van gegevens in IFZO. Op basis van deze gegevens kan tevens inzicht worden verkregen in de actuele vraagontwikkeling en de mogelijkheden tot plaatsing bij gecontracteerde zorgaanbieders. Het is daarom van essentieel belang en derhalve verplicht voor zorgaanbieders om de gegevens over het gecontracteerde zorgaanbod in IFZO actueel te houden gedurende de looptijd van de overeenkomst. Voor iedere medewerker die in IFZO wil gaan werken dient net als bij RePaD via een autorisatieformulier toegang tot het systeem te worden aangevraagd. Informatie en het aanvraagformulier Autorisatie IFZO kunt u vinden op de website www.forensischezorg.nl Mocht u daarnaast nog vragen hebben over de registratie in IFZO kunt u deze ook stellen via de mailbox: FPL@dji.minjus.nl. FCS De in DBBC s geleverde forensische zorg dient digitaal gefactureerd te worden bij DForZo. Hiertoe dient uw registratie-, validatie- en facturatiesysteem middels de externe integratie standaard Vektis via VECOZO te kunnen communiceren met het Factuur Controle Systeem (FCS) van DForZo. Uw instelling moet hiervoor de beschikking hebben over een AGB-code en een contractnummer. Dit (jaar gebonden) contractnummer ontvangt u na het sluiten van het inkoopcontract met DForZo. FORZA FORZA is een applicatie voor offerte-indiening en afhandeling. Op de website http://www.forensischezorg.nl vindt u een link om in te kunnen loggen. In de applicatie vindt u een handleiding die u ondersteunt bij het indienen van uw offerte. Pagina 24 van 53
4.3 Verantwoording Jaarverslag en jaarrekening In het kader van de verantwoording 2015 wordt u gevraagd kwantitatieve en kwalitatieve informatie aan te leveren. In dit hoofdstuk wordt beschreven welke informatie dit betreft. Deze informatie wordt voor verschillende doeleinden gebruikt, waaronder: 1. het bewaken van het (macro)budget; 2. het bewaken van de realisatie op gemaakte productieafspraken; 3. het verzamelen van informatie ten behoeve van tussentijdse herschikking; 4. het verzamelen van informatie over de kwaliteit van de geleverde zorg; 5. het verzamelen van informatie ten behoeve van plaatsing en zorgtoeleiding in de forensische zorg. 6. ter onderbouwing van het verstrekt voorschot De eisen voor de jaarverslaglegging voor instellingen in de forensische zorg zijn conform de WTZi. Daarom wordt voor de jaarverslaglegging gebruik gemaakt van het document Jaarverantwoording zorginstellingen 2015. Het document bestaat uit drie onderdelen: het jaarverslag, de jaarrekening en de informatie die moet worden ingevuld via DigiMV. In het jaardocument 2015 zijn enkele onderdelen toegevoegd die specifiek voor de forensische zorg dienen te worden ingevuld. Indien met u aanvullende specifieke afspraken gemaakt zijn over het aanleveren van informatie dient u deze ook in het jaarverslag op te nemen. De eisen met betrekking tot het opstellen van de jaarrekening zijn niet aangepast. 4.3.1 Jaarverslag DForZo sluit voor wat betreft het verantwoordingsdeel uit de P&C-cyclus aan bij het Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording Zorginstellingen dat door het ministerie van VWS is ontwikkeld. Verantwoording over alle door DForZo gefinancierde zorg verloopt via het Jaardocument. In het jaarverslag wordt over verslagjaar 2015 gerapporteerd conform de Jaarverantwoording Zorginstellingen. U dient uw gegevens aan te leveren aan het CIBG. De prestatie-indicatoren van DJI dient u ook in het jaardocument maatschappelijke verantwoording op te nemen. 4.3.2 Jaarrekening Naast het jaarverslag dient u ook de jaarrekening over het afgeronde jaar in te dienen. Indien met u aanvullende specifieke afspraken zijn gemaakt over het verantwoorden van bepaalde gelden (bijvoorbeeld BONO s ) dient u dit ook in de jaarrekening herkenbaar op te nemen. De DBBC omzet dient ook onderdeel te vormen van de jaarrekening. In de jaarrekening wordt, voor zover bij de FPC meerdere financiële geldstromen van toepassing zijn, een aparte gesegmenteerde jaarrekening opgenomen met alleen de financiële geldstromen DForZo met betrekking tot de TBS cliënten. Uw jaarverslag en jaarrekening, over boekjaar 2015, dienen uiterlijk 1 juni 2016 in tweevoud bij de directeur Forensische Zorg ingediend te zijn. Daarnaast dient u het jaarverslag te versturen via email naar het volgende adres: SecretariaatDForZo@dji.minjus.nl. Pagina 25 van 53