Planning & Control 2012 Handleiding Forensisch Psychiatrische Centra Particuliere inrichtingen. Datum 15 augustus 2011

Transcriptie

1 Planning & Control 2012 Handleiding Forensisch Psychiatrische Centra Particuliere inrichtingen Datum 15 augustus 2011 Status Definitief

2

3 Colofon Afzendgegevens Directie Forensische Zorg Schedeldoekshaven EM Den Haag Postbus GC Den Haag Contactpersoon Directie Forensische Zorg Ons kenmerk /11 T F inkoopforensischezorg@dji.minjus.nl Auteurs Dienst Justitiële Inrichtingen Directie Forensische Zorg Pagina 3 van 26

4

5 Inhoud Colofon 3 Inleiding 7 1 Speerpunten en ontwikkelingen TBS Speerpunten TBS Recidivevermindering Ketensamenwerking en continuïteit van zorg 8 Kwaliteitsverbetering van de geboden zorg Ontwikkelingen tbs Wet Forensische zorg Capaciteitsontwikkelingen Financiering transmurale plaatsen Longstay en longcare 11 2 Jaarplan Opbouw van het jaarplan 13 Toelichting op de speerpunten en ontwikkelingen Productie- en plaatsingsafspraken 13 Productieafspraken Plaatsingsafspraken Leegstandsregeling Doelstelling prestatie-indicatoren van DJI Begroting 17 Diagnose behandel- en beveiligingscombinaties (DB(B)C s) Inkoopkader DB(B)C 17 Uitvoeringsregels DB(B)C s Bevoorschotting Relevante documenten 20 Bijlage jaarplan: renovatie- en bouwplannen 20 3 Viermaandsrapportage Rapportageproces Planning managementgesprekken 21 4 Jaarverslag en jaarrekening Opbouw van het jaarverslag Jaarrekening 23 Bijlage 1 Checklist DB(B)C 25 Bijlage 2 Informatienummers 26 Pagina 5 van 26

6

7 Inleiding De minister van Veiligheid en Justitie is verantwoordelijk voor forensische zorg in een strafrechtelijk kader en heeft deze verantwoordelijkheid belegd bij de directie Forensische Zorg (DForZo) van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI). Voor de uitvoering van deze verantwoordelijkheid maakt DForZo afspraken met zorgaanbieders in de geestelijke gezondheidszorg, de gehandicaptenzorg en de opvang over forensische zorg. Met de Forensisch Psychiatrische Centra (FPC s) worden op basis van een subsidierelatie afspraken gemaakt voor de tbs met dwangverpleging. Voor andere strafrechtelijke zorgtitels worden op basis van contracten afspraken gemaakt. Hiertoe stelt DForZo jaarlijks drie handleidingen op: de Handleiding Planning & Control 2012 Forensisch Psychiatrische Centra (particuliere inrichtingen); de Handleiding Planning & Control 2012 Forensisch Psychiatrische Centra (Rijksinrichtingen); de Handleiding inkoop forensische zorg Voor u ligt de Handleiding Planning & Control 2012 Forensisch Psychiatrische Centra (particuliere inrichtingen). In deze handleiding wordt beschreven op welke wijze u het jaarplan van uw FPC dient op te stellen en op welke wijze u zich in 2013 hierover dient te verantwoorden. De A3-besturingsmethodiek is voor de particuliere FPC s facultatief. De uitwerking van de A3-methodiek en de bijbehorende bijlagen vindt u op Deze handleiding is mede gebaseerd op de nota Uitgangspunten zorginkoop forensische zorginkoop 2012 waarin de ontwikkelingen en knelpunten in de forensische zorg zijn beschreven. Opbouw handleiding In deze handleiding worden de geldende P&C-cyclus beschreven. Ook wordt ingegaan op de speerpunten voor en de ontwikkelingen in de tbs. Daarnaast worden de onderdelen van de P&C-cyclus, zoals het jaarplan, de viermaandsrapportages, de DB(B)C s en het jaarverslag behandeld. De definities van prestatie-indicatoren, de in te vullen formats inclusief de bijbehorende toelichtingen en algemene teksten zoals financiële kaderregelingen en de financiële begrippenlijst worden gepubliceerd op De formats voor de voortgangsrapportages zijn vanaf april 2012 beschikbaar en de formats en toelichting voor het jaarverslag ten slotte vanaf december Pagina 7 van 26

8 1 Speerpunten en ontwikkelingen TBS 1.1 Speerpunten TBS Recidivevermindering Het primaire doel van zorg binnen een strafrechtelijk kader is het voorkomen van (strafrechtelijke) recidive. DForZo beschouwt het voorkomen van recidive als een resultaat van basiszorg in combinatie met behandeling gericht op risicofactoren. Een aantal jaren geleden is gestart met het ontwikkelen van een systeem dat FPC s de mogelijkheid geeft om feedback te krijgen op de behandeling in de vorm van informatie over recidive op cliëntniveau van ex-tbs gestelden. Met behulp van die informatie kan de behandeling en beoordeling van het delictrisico door de kliniek worden geëvalueerd, wat indien wenselijk tot aanpassing van de werkwijze kan leiden. De gegevens kunnen tevens geanonimiseerd gebruikt worden voor forensisch wetenschappelijk onderzoek. Op termijn kan onderzoek bijdragen aan de evaluatie van behandelingen en aan het verkrijgen van meer inzicht in recidives en de omstandigheden waarin deze plaatsvinden. Vanaf 1 januari 2012 zal een structurele terugkoppeling van ernstige recidive van ex-tbs-gestelden tot vijf jaar na afloop van de titel naar de laatste FPC waar de tbs-gestelde verbleef mogelijk zijn. Het voornemen is de terugkoppeling van recidive rechtstreeks te laten verlopen van de Justitiële Informatie Dienst (JustID) aan het desbetreffende FPC Ketensamenwerking en continuïteit van zorg DForZo acht het van belang dat alle betrokken partijen bij een forensisch zorgtraject hun interventies op elkaar afstemmen, gezamenlijk de voortgang van de behandeling monitoren en informatie uitwisselen over de naleving van eventuele bijzondere voorwaarden. Hiernaast vindt DForZo het belangrijk dat hulpverleningsen zorgtrajecten (indien nodig) worden gecontinueerd wanneer een strafrechtelijke titel wordt opgelegd, of deze afloopt. Om bovenstaande doelen te bereiken, dienen de FPC s afspraken te maken met ketenpartners over de continuïteit van zorg (tijdens en na afloop van strafrechtelijke titel), informatie-uitwisseling tussen ketenpartners en crisissituaties Kwaliteitsverbetering van de geboden zorg DForZo ziet kwaliteitsverbetering van de forensische zorg als een belangrijk middel om de recidive terug te dringen en de maatschappelijke veiligheid te vergroten. DForZo ziet het als haar taak om initiatieven van zorgaanbieders op het gebied van innovatie en onderzoek naar de effectiviteit van forensische zorg te stimuleren. Hiertoe zijn in 2011 innovatiebudgetten toegekend voor de periode De wijze waarop het innovatiebudget uitgezet is en de toekenning van het budget heeft plaatsgevonden in overleg met de drie brancheorganisaties die de instellingen vertegenwoordigen waarmee DForZo een inkooprelatie heeft, te weten de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland, Federatie Opvang en GGz Nederland. Aan een van de leden van de Federatie Opvang is het innovatievoorstel goedgekeurd over Critical Time Intervention als innovatieve methodiek ter voorkoming van recidive bij (ex) gedetineerden die na detentie (begeleid) zelfstandig gaan wonen. Aan de leden van de VGN zijn twee voorstellen goedgekeurd. Het betreft het voorstel Forensische (F) ACT voor LVB en het voorstel Overgangsvoorziening voor justitiabelen met drievoudige diagnose. Pagina 8 van 26

9 In samenspraak met haar leden heeft GGz Nederland aangegeven het innovatiebudget te willen inzetten ten behoeve van een kwaliteitsprogramma voor het forensische veld, het zogenaamde Kwaliteitsprogramma Forensische Zorg. In het kwaliteitsprogramma zal door de instellingen gezamenlijk, gedurende een meerjarig traject, verder worden gewerkt aan het vergroten van de wetenschappelijke onderbouwing, de zogenaamde evidence base, van de forensische behandeling. Daarnaast ziet het programma er op toe dat resultaten van forensische zorg inzichtelijk worden gemaakt. Belangrijke uitkomstmaten van het programma zullen recidivevermindering en afname van delictrisico zijn. Net als in voorgaande jaren contracteert DForZo uitsluitend zorgaanbieders met een WTZi-toelating waarop de Kwaliteitswet zorginstellingen en/of de Wet BIG van toepassing is. Hiermee wordt tevens geregeld dat de Inspectie voor de Gezondheidszorg toezicht kan houden op de kwaliteit van zorg. Tevens dienen zorgaanbieders te beschikken over een nationaal en/of internationaal erkend kwaliteitssysteem, dat onafhankelijk wordt getoetst. 1.2 Ontwikkelingen tbs Wet Forensische zorg Als gevolg van het Wetsvoorstel Forensische Zorg dat momenteel ter bespreking in de Tweede Kamer ligt, verandert de relatie tussen DForZo en de FPC s van een subsidierelatie naar een inkooprelatie. De inkooprelatie zal bestaan uit reguliere inkoopcontracten en tendercontracten. Deze overgang wordt geleidelijk vorm gegeven. Als eerste stap zal DForZo de overeenkomsten met de FPC s voor 1 januari 2012 opzeggen. Vervolgens wordt per FPC een plan opgesteld om de vaste capaciteit om te zetten naar capaciteit gebaseerd op contractuele afspraken Capaciteitsontwikkelingen De verwachte capaciteitsontwikkeling in de tbs toont een dalende trend. Dit betekent dat Tender III-capaciteit, die afloopt op 1 januari 2013, niet opnieuw volledig wordt uitgezet. De omvang van het opnieuw in te kopen deel van de huidige Tender III-capaciteit wordt in hoge mate bepaald door de behoefte aan specifieke tbs-capaciteit voor longstay-gestelden en tbs-gestelden met een verstandelijke beperking. Tender III omvat veel van de huidige longstay-capaciteit. De capaciteitsprognose voor dit segment laat een afname zien. Dit is in hoge mate het gevolg van de uitvoering van het beleidskader longstay forensische zorg. In het bijzonder gaat het hierbij om de effecten van de driejaarlijkse herbeoordeling van de noodzaak van verblijf in de longstay. De herbeoordelingen leiden tot meer doorstroom naar de tbsbehandeling en de langdurige forensisch psychiatrische zorg 1 (LFPZ). Voor 1 januari 2012 worden alle FPC s geïnformeerd over de besluitvorming over Tender III. 1 Zorgprogramma langdurige forensisch psychiatrische zorg (EFP, 2009). Hierin worden de verschillende varianten van LFPZ beschreven. Enerzijds de tbs-variant die longstay heet. Anderzijds de GGZ-varianten waarbij de beveiliging van de maatschappij eveneens een grote rol speelt, maar waar het er ook om gaat de patiënten te helpen in de toekomst een zo gewoon mogelijk leven te laten leiden. Pagina 9 van 26

10 Reservecapaciteit De huidige capaciteitsontwikkeling leidt momenteel tot een overschot aan TBScapaciteit. De capaciteit kan echter weer aantrekken in de toekomst. Om tijdig in te kunnen spelen op deze fluctuaties in de capaciteitsbehoefte is reservecapaciteit gecreëerd. Bij het afstoten van overcapaciteit bestaat echter het risico dat in de toekomst niet tijdig kan worden geanticipeerd op een eventuele toename in het aanbod van patiënten. DForZo wil hierop anticiperen door FPC s de mogelijkheid te bieden om een gedeelte van de operationele capaciteit af te bouwen en onder bepaalde voorwaarden om te zetten in reservecapaciteit. DForZo wil vanaf januari 2012 met de FPC s afspraken maken over reservecapaciteit. De belangrijkste voorwaarden zijn dat het FPC de capaciteit beschikbaar houdt voor tbs-gestelden en binnen maximaal zes maanden weer operationeel kan maken. Daarnaast bestaat de vergoeding voor de reserve capaciteit uit maximaal het lage vaste bedtarief, vergoeding voor de normatieve m2 (zoals energie, jaarlijkse instandhoudingsbedrag en investeringsbedrag inventaris) en de kapitaallasten voor de aangewezen reservecapaciteit. Het aantal plaatsen reservecapaciteit dat wordt aangewezen is beperkt. Hierdoor is DForZo genoodzaakt de opgegeven reservecapaciteit conform een beoordelingskader te beoordelen en te verdelen. De uitwerking van dit beoordelingskader wordt zo spoedig mogelijk na het verschijnen van de handleiding separaat gecommuniceerd aan de FPC s en FPK s. De reservecapaciteit zal geen deel uitmaken van de offerte in DB(B)C s en zal dan ook niet conform de DB(B)C systematiek kunnen worden gefinancierd. Vergoeding zal op basis van maandelijkse bevoorschotting plaatsvinden. Andere forensische zorgtitels in FPC s DForZo maakt het voor FPC s mogelijk de TBS-capaciteit in te zetten voor andere forensische zorgtitels. Momenteel kan dit alleen worden toegepast bij reeds toegekende uitbreiding van hoogbeveiligde forensische zorg. Indien in de toekomst de vraag naar dit type zorg toeneemt, kunnen de FPC s in aanmerking komen voor de realisatie ervan. Om andere forensische zorgtitels te kunnen opnemen dient de aanwijzing als inrichting voor de verpleging van ter beschikking gestelden voor deze capaciteit (tijdelijk) te worden ingetrokken. Zodoende ontstaan binnen het FPC verschillende afdelingen met elk een verschillende rechtspositionele regeling. Op deze manier worden patiënten die onder de Beginselenwet verpleging ter beschikking gestelden (Bvt) vallen strikt gescheiden van patiënten die onder de Wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen (BOPZ) vallen. DForZo stelt de scheiding van deze groepen patiënten als strikte voorwaarde voor het aanwenden van de capaciteit in uw FPC voor andere strafrechtelijke titels. Indien er sprake is van een uitbreiding van hoogbeveiligde forensische zorg, zal DForZo nadere randvoorwaarden stellen aan de gescheiden huisvesting, de beveiliging, de personele bezetting, de opleiding van personeel, de financiële consequenties en de periode waarbinnen de capaciteit weer omgezet moet kunnen worden naar TBScapaciteit. Pagina 10 van 26

11 1.2.3 Financiering transmurale plaatsen In de Handleiding inkoop forensische zorg 2011 is het voornemen van DForZo beschreven om de zorg en behandeling van tbs-gestelden tijdens de transmurale fase rechtstreeks in te kopen bij de instelling waar de patiënt verblijft. Ter voorbereiding hiervan loopt in 2011 en begin 2012 een pilot. Hierin maakt DForZo met de transmurale voorziening afspraken over de bekostiging van het verblijf. Met het FPC worden afspraken gemaakt over de activiteiten die zij in deze fase verricht. Op basis van de resultaten van deze pilot vindt in 2012 besluitvorming plaats Longstay en longcare In mei 2009 is het zorgprogramma Langdurige forensisch psychiatrische zorg (LFPZ) gepubliceerd. Hierin worden verschillende varianten van LFPZ beschreven. Enerzijds de TBS-variant die longstay forensische zorg heet. Anderzijds de GGz-variant die GGz-longcare heet. Hierbij speelt de beveiliging van de maatschappij eveneens een grote rol, maar gaat het er ook om gaat de patiënten te helpen in de toekomst een zo gewoon mogelijk leven te laten leiden. Op basis van het beleidskader longstay forensische zorg worden momenteel de driejaarlijkse herbeoordelingen van TBS-gestelden uitgevoerd. TBS-gestelden die drie jaar of een veelvoud daarvan de longstay-status hebben, hebben recht op de herbeoordeling van hun longstay-status. De verwachting is dat voor 20% van de huidige longstay-populatie 2 de herbeoordeling leidt tot de conclusie dat de longstaystatus kan worden opgeheven. Vervolgens kunnen deze TBS-gestelden doorstromen naar de GGz-longcare. Dit is een tijdelijk verblijf in een gemiddeld beveiligde inrichting met psychiatrische behandeling. Het doel van dit verblijf is binnen vier jaar door te stromen naar een afdeling voor langdurig zorgafhankelijke psychiatrische patiënten in de reguliere (forensische) GGZ of een beschermde woonvorm. Met het volgende wordt het verzoek aan u ingeleid. Voor de huidige longstaypopulatie is tevens de verwachting dat van 30% de longstay-status wordt gehandhaafd, maar dat zij binnen de TBS kunnen verblijven op een afdeling voor langdurig zorgafhankelijke psychiatrische patiënten met een lage behoefte aan structurerende beveiliging. Dit is de TBS-longcare. Indien u hiertoe een voorstel wilt doen, kunt u in het jaarplan aangeven op welke wijze binnen de bestaande TBS-capaciteit kan worden voorzien in een afdeling voor TBS-longcare. Naar verwachting betreft het 12 plaatsen TBS-longcare. Afhankelijk van de effecten van uitvoering van de driejaarlijkse herbeoordeling kan dit aantal wijzigen binnen de bestaande TBS-capacteit. De geldende tarieven voor longstay zijn van toepassing op het zorgaanbod. Het gaat dus niet om GGz-capaciteit, maar om TBS-capaciteit. De doelgroep wordt onder andere gekenmerkt door: Een longstay-status met de indicatie dat zij een lage behoefte aan structurerende beveiliging hebben; Psychotische stoornissen; Verstandelijke beperking of autistische stoornissen; Psychiatrische- en bejegeningsproblematiek. 2 De huidige longstay-capaciteit omvat 202 plaatsen in 2011 Pagina 11 van 26

12 Relevant voor het TBS-longcare zorgaanbod is: Resocialisatie binnen afzienbare tijd is niet aan de orde; Gebouwelijke voorzieningen en mogelijkheden op het terrein van de instelling moeten vrijheden op het terrein en begeleid verlof mogelijk maken; De zorg wordt geleverd conform het behandelplan; Risicotaxatie en risicomanagement worden uitgevoerd; De doelgroep behoeft een supportief sociotherapeutisch milieu; Geschiktheid van het zorgaanbod wordt per casus besproken met de longstayafdeling van het FPC op basis van de inschatting van de zorgzwaarte en risicomanagement. Pagina 12 van 26

13 2 Jaarplan In het jaarplan doet het FPC voorstellen voor afspraken in U wordt verzocht het jaarplan voor 3 oktober 2011 digitaal en in vijfvoud per post te versturen naar: Ministerie van Veiligheid en Justitie Directie Forensische Zorg t.a.v. dhr. G.V.M. van Gemert Postbus GC in Den Haag In november vindt een gesprek plaats tussen u en DForZo waarin uw jaarplan wordt besproken. De afspraken die in dit gesprek worden gemaakt vinden hun weerslag in de managementafsprakenbrief en het verslag van het jaarplangesprek. 2.1 Opbouw van het jaarplan Het jaarplan van uw FPC dient de volgende onderdelen te omvatten: inleiding (interne ontwikkelingen, trajecten etc.) toelichting op speerpunten voorstel productie- en plaatsingsafspraken voorstel diagnose behandel- en beveiligingscombinaties (DB(B)C) doelstelling prestatie-indicatoren van DJI begroting bijlage: inventarisatie huisvestingsvoorzieningen DForZo plaatst het format Financiële overzichten DForZo particulier 2012 op Dit kunt u gebruiken ter ondersteuning van uw jaarplan. 2.2 Toelichting op de speerpunten en ontwikkelingen In dit onderdeel van het jaarplan gaat u in op ontwikkelingen en speerpunten zoals genoemd in hoofdstuk 3 van deze handleiding. Daarnaast stellen wij het op prijs als u ingaat op eventuele interne speerpunten van uw FPC. DForZo verzoekt u deze speerpunten op de volgende aspecten te beoordelen: huidige situatie; gesignaleerde knelpunten per najaar 2011; te ondernemen activiteiten in Productie- en plaatsingsafspraken In deze paragraaf vindt u nadere informatie die betrokken dient te worden bij het opstellen van een voorstel voor productie- en plaatsingsafspraken Productieafspraken In uw jaarplan doet u een voorstel voor de in het planjaar te leveren productie per producttype. Graag verneemt DForZo van u de door u gewenste verhouding tussen de volgende parameters: risicointerventie-patiënten en longstay patiënten (absolute aantallen); longstay-basis/longstay-intensief (o.b.v. LAP plaatsingsadvies en plaatsingsbesluit van de Minister); aantal tijdelijke tbs-plaatsen -III en/of IV; indien van toepassing: aantal tijdelijke tbs-plaatsen tender II. Ten aanzien van uw vaste capaciteit ontvangt u ten behoeve van de budgetbepaling van DForZo de verhouding tussen doorstroom- en verblijfsplaatsen. U ontvangt een Pagina 13 van 26

14 overzicht van alle tbs-gestelden die langer dan zes jaar in de tbs verblijven (peildatum 1 september 2011). U geeft het totaal aantal plaatsen voor de te leveren capaciteit aan per en per Vervolgens berekent u de gewogen gemiddelde capaciteit over 2012 (berekening op dagbasis). Hierbij houdt u rekening met de periode waarin u een eventuele capaciteitsuitbreiding of -inkrimping van het betreffende product verwacht. Indien u wijzigingen verwacht in de capaciteit per (ten opzichte van het lopende jaar) en per (ten opzichte van ) verzoekt DForZo u hierop een toelichting te geven waarin u aangeeft waarom u deze wijziging verwacht Plaatsingsafspraken Voor het bepalen van het aantal eerste opnames verwijst DForZo u naar de definitie van een eerste opname. Deze kunt u vinden in de betreffende NZA-beleidsregel. Bij het opstellen van uw voorstel is het belangrijk uw verwachte uitstroom te betrekken. Naast het aantal (eerste) opnames verzoekt DForZo u aan te geven wat voor uw FPC de verhouding is tussen: man/vrouw persoonlijkheidsgestoorden psychotici IQ< 80 De plaatsing van tbs-gestelden geschiedt conform de aselecte plaatsingssystematiek. Binnen de doelgroepen van patiënten met een psychotische stoornis, persoonlijkheidsstoornis en zwakbegaafdheid worden patiënten aselect geplaatst. Hiernaast wordt rekening gehouden met de bezettingsgraad van de FPC s. FPC s met een bezettingsgraad van minder dan 95 procent worden geprioriteerd bij de toewijzing van nieuwe opnames. Volledigheidshalve wordt vermeld dat gezien de beperkte wachtlijst DForZo uiterste flexibiliteit van de FPC s verlangt bij het opnemen van tbs-gestelden Leegstandsregeling Vanwege de geschetste capaciteitsontwikkelingen in de tbs, is de leegstandsregeling ook in 2012 van toepassing. In deze paragraaf wordt de afrekensystematiek van deze regeling beschreven. Nacalculatie op basis van gerealiseerde productie De productieafspraken worden nagecalculeerd, indien er geen sprake is van onvoldoende toeleiding. Dit houdt in dat het budget wordt verminderd als de gerealiseerde totale productie lager ligt dan de afgesproken totale productie die in het budget is opgenomen. In een formule wordt de vermindering van het budget als volgt berekend: (1 -/- (gerealiseerde productie / afgesproken totale productie)) * (budget conform P x Q). Een hoger gerealiseerde totale productie dan overeengekomen, dient vooraf afgestemd te worden en zal, na schriftelijke instemming van de directeur Forensische Zorg, tot aanpassing van het budget leiden. In beginsel wordt een hogere productie alleen afgesproken in het kader van uitbreiding tijdelijke tendercapaciteit. Pagina 14 van 26

15 Met betrekking tot de nacalculatie op de tijdelijke capaciteitsuitbreiding geldt het volgende. Indien de gerealiseerde productie minder is dan de in totaal afgesproken productie zal het niet geproduceerde deel van het budget terugvloeien naar DForZo. Bij het eventuele terugvloeien van budget wordt eerst gerekend met P*Q - budget indien van toepassing van de tijdelijke capaciteit -IV, vervolgens indien van toepassing van de tijdelijke capaciteit -III, vervolgens indien van toepassing van de tijdelijke capaciteit -II en vervolgens indien van toepassing van de reguliere capaciteit. Voorwaarden leegstandsregeling in 2012 Volgens de leegstandsregeling wordt zoals hierboven beschreven, eerst de P*Q op de laatst afgesproken en goedgekeurde tender in mindering gebracht. Aan de leegstandsregeling worden de volgende voorwaarden verbonden: 1 nadrukkelijk wordt gewezen op het gegeven dat expliciet gekeken zal worden of er afwijzingen van patiënten hebben plaatsgevonden. Naast het gegeven dat patiënten niet meer mogen worden geweigerd zal ook de beoordelingstermijn van langer dan vier weken niet worden toegestaan. Daarnaast dienen de FPC s na het verstrijken van de beoordelingstermijn de patiënt binnen afzienbare tijd moeten opnemen, uiterlijk binnen 14 dagen. Indien deze termijnen worden overschreden, kan geen aanspraak worden gemaakt op de leegstandsregeling. 2 indien er sprake is van een wachtlijst gedurende 2012, dan zal de reguliere kortingsregeling worden toegepast gedurende het bestaan van die wachtlijst. Hierbij wordt de onderproductie niet veroorzaakt door het ontbreken van toeleiding van patiënten vanuit DForZo; 3 indien er ondanks de meer flexibele plaatsingsafspraken sprake is van onderproductie als gevolg van het ontbreken van toeleiding van patiënten vanuit DForZo, wordt niet de gehele P*Q op het budget in mindering gebracht. Vergoeding leegstandsregeling Indien sprake is van een leegstandsvergoeding worden de volgende kosten vergoed: 1 de kosten inzake de huisvesting (kapitaallasten, RGD-huur, energie, OZB); 2 hierbij zal DForZo het tarief voor de vaste bedprijs niet in mindering brengen op het budget. DForZo vergoed in alle gevallen de hoge bedprijs TBS/FPK. De kosten van instandhouding, inventaris en de geoormerkte kosten die separaat worden afgerekend worden buiten beschouwing gelaten. 2.4 Doelstelling prestatie-indicatoren van DJI In 2012 worden voor de FPC s twee sets prestatie-indicatoren gehanteerd: prestatie-indicatoren van DJI; prestatie-indicatoren voor de forensische zorg van Zichtbare Zorg. Hieronder worden de voor particuliere FPC s van toepassing zijnde prestatieindicatoren van DJI weergegeven. U rapporteert over deze prestatie-indicatoren in uw viermaandsrapportage en in uw jaarverslag (jaardocument Maatschappelijke Verantwoording). (Zie hoofdstuk 5 en 6 van deze handleiding). DForZo verzoekt u in uw jaarplan een doelstelling op te nemen per indicator. Deze doelstelling is de af te spreken score van een prestatie-indicator voor De doelstelling kan afwijken van andere FPC s en andere jaren. U wordt verzocht de doelstelling te relateren aan de scores van de afgelopen jaren en deze toe te lichten. Alle prestatie-indicatoren dienen waar van toepassing op basis van MITS en MIP/TBS te worden vastgesteld. Pagina 15 van 26

16 Ten tijde van het opstellen van deze handleiding is DForZo samen met het LBHIV (Landelijk Beraad Hoogst Inhoudelijk Verantwoordelijken) bezig om veranderingen aan te brengen in de registratie van incidenten in MITS met als doel een meer eenduidige en gelijke registratie bij de FPC s. Dit kan leiden tot aanpassing van de definities van enkele prestatie-indicatoren uit onderstaande tabel. Naar alle waarschijnlijkheid betreft het geweldsincidenten, ontvluchtingen, onttrekkingen, bijzondere voorvallen en aantal recidives. Het uitgangspunt is dat de registraties in MITS en in de prestatie-indicatoren op elkaar worden aangesloten. U wordt schriftelijk op de hoogte gesteld van het resultaat. Prestatie-indicatoren DForZo 2012 voor particuliere FPC s FPC Frequentie Prestatie-indicatoren (relevant) uit informatieprotocol bestuursdepartement 1 Bezettingsgraad X 3 2 Ontvluchtingen X 3 3 Overige Onttrekkingen X 3 4 Aantal geweldsincidenten onderling X 3 5 Aantal geweldsincidenten tegen personeel X 3 6 Gegronde klachten X 3 7 Gemiddelde behandelduur X 1 8 Financieel jaarresultaat X 3 DForZo-sectorale prestatie-indicatoren voor tbs Instroom, voldoen aan aantal afgesproken te vergoeden eerste 9 opnames X 3 10 Doorstroom X 3 11 Uitstroom per vertrekcategorie per fpc X 3 12 Bijzonder voorval X 3 13 Aantal recidives tijdens uitvoering tbs maatregel X 1 Voor de achtergrondinformatie over de systematiek van de prestatie-indicatoren wordt verwezen naar de uitgave Besturingsmodel DJI en de P&C-cyclus, te vinden op Tevens vindt u op bovenstaande prestatie-indicatoren voorzien van de bijbehorende definities. Naast deze prestatie-indicatoren van DJI zijn eveneens van toepassing de prestatieindicatoren Zichtbare Zorg die voor de gehele forensische zorg gelden. De directie Forensische Zorg verzoekt u deze indicatoren te verwerken in uw jaardocument maatschappelijke verantwoording Meer informatie over deze prestatieindicatoren Zichtbare Zorg kunt u vinden op en Prestatie-indicatoren doelmatigheid In het regeerakkoord is een passage opgenomen over versobering van de tbs. Aan de versobering wordt invulling gegeven door de doelmatigheid van de behandeling inzichtelijk te maken. Hiertoe worden in overleg met het veld prestatie-indicatoren opgesteld. Het uitgangspunt hierbij is dat zoveel mogelijk wordt uitgegaan van bestaande informatiebronnen. Pagina 16 van 26

17 Er is met vertegenwoordigers van het veld overeenstemming over potentieel geschikte prestatie-indicatoren. In de tweede helft van 2011 worden deze indicatoren getest. Begin 2012 wordt u nader geïnformeerd over de uitkomsten van deze testfase. 2.5 Begroting Bij dit onderdeel worden richtlijnen en financiële overzichten gegeven voor het opstellen van de begroting van uw FPC. De onderdelen van de begroting zijn: 3 een onderbouwde raming van het vermoedelijk beloop in 2012; 4 een raming van baten en lasten, bestaande uit: a een berekening van de integrale bijdrage op basis van de verwachte productie gekoppeld aan de meest recente tarieven zoals opgenomen in de meest recente verstuurde budgetbrief van uw fpc, de eventuele door u aangeboden tarieven voor tijdelijke capaciteit uitbreidingen en aangevraagde (boven)normatieve toeslagen en toevoegingen; b een specificatie van de bovennormatieve toeslagen en toevoegingen voor beleidsintensivering en /of bijzondere omstandigheden per hoofdkostensoort; c een berekening van de bovennormatieve toevoeging i.v.m. afschrijvingskosten initiële investeringen huisvesting/infra; 5 een onderbouwde raming van de totale integrale uitgaven en ontvangsten voor het begrotingsjaar. De begroting dient te bestaan uit onderbouwde ramingen. Per onderdeel van de begroting betekent dit: cijfermatig(e) overzicht(en) met de uitkomsten van de ramingen; toelichtingen met een duidelijke onderbouwing van de ramingen. Zonder een onderbouwing van de ramingen is het financiële gedeelte van het jaarplan niet volledig. De financiële overzichten kunnen van worden gedownload. 2.6 Diagnose behandel- en beveiligingscombinaties (DB(B)C s) In deze paragraaf wordt beschreven op welke wijze de DB(B)C-systematiek in 2012 wordt toegepast en wat u in uw jaarplan hierover dient op te nemen. Bijlage 1 is de checklist DB(B)C s die u dient mee te sturen met uw jaarplan Inkoopkader DB(B)C In 2012 wordt voor het tweede jaar ingekocht op basis van DB(B)C s. De basis hiervoor is de DB(B)C-productstructuur De DB(B)C s zijn de basis van de facturatie van forensische zorg, waarbij de productieafspraak in budgetparameters (voorheen NZa parameters genoemd) bepalend is voor het budget Ter ondersteuning van de inkoop op basis van DB(B)C s en het inkoopgesprek is de Inen verkoopgids DB(B)C s 2012 opgesteld. De inkoop 2012 heeft tevens tot doel meer inzicht te krijgen in de DB(B)C s die worden geleverd in het kader van forensische zorg. Met andere woorden, welke hoofdbehandelgroepen worden geboden en hoe zijn binnen deze behandelgroepen de verschillende productgroepen verdeeld? Tevens willen wij met u nagaan in hoeverre de gepresenteerde profielen aansluiten bij uw instelling. Pagina 17 van 26

18 U dient bij uw jaarplan een ingevuld productiesheet DB(B)C in te dienen. Hierin kunt u aangeven hoe u tot dit productievoorstel bent gekomen. U wordt verzocht dit inhoudelijk te onderbouwen en hierbij, waar mogelijk, een verbinding te maken met uw behandelaanbod. Dit geldt zowel voor de behandelgroepen als voor het verblijf (inclusief de te verwachten verblijfsoorten). Tevens wordt u verzocht voor een behandelgroep extra informatie aan te leveren. U kunt hierbij kiezen uit de behandelgroep aan een middel gebonden stoornissen of de behandelgroep met de diagnose persoonlijkheidstoornissen. Voor deze behandelgroepen is gekozen omdat dit de meest voorkomende zijn. U wordt gevraagd voor de toegelichte behandelgroep een vergelijking te maken met de zorgprofielen in de In- en verkoopgids DB(B)C s Deze zorgprofielen geven de belangrijkste kenmerken en activiteiten per behandelgroep weer. Graag verneemt DForZo in welke mate het betreffende profiel van toepassing is op uw organisatie voor de volgende aspecten: bijbehorende nevendiagnoses; welk aandeel hebben deze productgroepen in het totaal van uw DB(B)C s; in welke mate is er sprake van afwijkingen ten aanzien van: de gemiddelde uren directe én indirecte patiëntenzorg; de belangrijkste activiteiten; de gemiddelde mix van de beroepsbeoefenaren; het gemiddeld aantal verblijfsdagen; waardoor kunnen eventuele afwijkingen worden verklaard; in hoeverre is het niet-gereguleerde tarief toereikend voor uw kosten, zowel van de behandeling als het verblijf. Daarnaast wordt u gevraagd om voor een aantal cliënten de behandeltrajecten in kaart te brengen (maximaal vijf). Hierbij wordt gedacht aan het in kaart brengen van de duur van de behandeling van een cliënt in een bepaalde productgroep met de eventueel verschillende verblijfsoorten waarin de cliënt gedurende het behandeltraject verblijft. Dit vormt de basis om op den duur een schatting te kunnen maken van onder meer de kosten voor een bepaald behandeltraject binnen een bepaalde productgroep. Beveiligingsniveaus Eind 2010 en 2011 heeft een beveiligingsinventarisatie plaatsgevonden onder instellingen die in de DB(B)C-beveiligingsniveaus 2 en 3 (FPA s en FPK s) vallen. Op basis van deze inventarisatie zijn de definities van de DB(B)C-beveiligingsniveaus aangescherpt. In deze definitie worden materiële (gebouwelijke) aspecten onderscheiden van immateriële aspecten. In augustus en september 2011 worden door het ministerie van Veiligheid en Justitie in consultatie met de instellingen de definities van alle DB(B)C-beveiligingsniveaus nog nader gespecificeerd. In de bekostiging van instellingen komt de immateriële beveiliging tot uitdrukking in de DB(B)C s. De materiële beveiliging is daarin op dit moment nog niet in opgenomen, maar zal in de toekomst naar alle waarschijnlijkheid tot uitdrukking komen in de Normatieve Huisvestings Component (NHC). De in september 2011 vast te stellen definities van de beveiligingsniveaus worden gehanteerd bij de uitvraag van de gegevens voor de kostprijzen van 2013 en verder. Pagina 18 van 26

19 2.6.2 Uitvoeringsregels DB(B)C s De uitvoeringsregels forensische zorg 2012 bevatten de uitwerkingen van de bekostigingssystematiek die vanaf 1 januari 2011 in de forensische zorg is ingevoerd en in 2012 nader wordt gecontinueerd. Deze uitvoeringsregels gelden voor alle aanbieders van forensische zorg die hiervoor een contract hebben met DForZo. Het contract is de juridische grondslag voor de uitvoeringsregels. Hieronder wordt kort beschreven wat de inhoud en het doel van een aantal uitvoeringsregels is. Alle uitvoeringsregels zijn terug te vinden op Vangnet In 2012 geldt evenals in 2011 een vangnetconstructie voor de forensische zorg om het risico van de overgang naar een nieuwe bekostigingssystematiek voor zowel de zorgaanbieder als DForZo te beperken. Dit betekent dat in 2012 volgens de nieuwe bekostigingssystematiek wordt gefinancierd, maar in de eindafrekening over 2012 wordt afgerekend op basis van de budgetparameters. Voor een gedetailleerde uitwerking van deze regel zie de uitvoeringsregel vangnet. Tender- en aanbestedingscontracten Naast de reguliere contracten in de forensische zorg kent DForZo ook tender- en aanbestedingsafspraken. De gevolgen van de wijzigingen in de bekostigingssystematiek voor deze contracten staan beschreven in de uitvoeringsregel tenders en aanbestedingen. Minimale dataset (MDS) voor de forensische zorg Voor het beheer van de DB(B)C structuur en het verkrijgen van inzicht in de geleverde forensische zorg op geaggregeerd niveau moeten er gegevens door de zorgaanbieders aangeleverd worden aan het DBC-Informatiesysteem (DIS). Vanuit het DIS wordt onder strikte voorwaarden aan verschillende partijen, waaronder het ministerie van Veiligheid en Justitie en het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS), op geaggregeerd niveau informatie uitgeleverd. De gevraagde gegevens en de wijze van aanlevering zijn beschreven in de uitvoeringsregel MDS Bevoorschotting Om een vervolgstap te zetten in de afbouw van de bevoorschotting is besloten om het voorschot in 2012 te beperken tot maximaal 50% van de gemaakte DB(B)Cinkoopafspraken van Hiermee wordt de DB(B)C-offerte en daarmee ook de kwaliteit van de offerte centraal gesteld. Financiering vindt plaats op basis van facturatie. Dit verplicht de zorgaanbieder om te factureren in DB(B)C s in De bevoorschotting (maximaal 50% van de gemaakte DB(B)C-afspraken) dient door de zorginstellingen, in de (DB(B)C)-offerte, zelf bij DForZo te worden aangevraagd. Indien u nog niet heeft gefactureerd in 2011 is het belangrijk aan te geven wanneer u de afgesloten DB(B)C s van 2011 gaat factureren. In 2012 zal DForZo het afgesproken voorschot in februari en mei uitbetalen. Het overgebleven percentage (minimaal 50% van de DB(B)C offerte) dat niet wordt bevoorschot kan door de zorgaanbieder worden verkregen middels het indienen van DB(B)C-facturen. Aangezien DForZo ervoor heeft gekozen de zorginstellingen te gaan bevoorschotten, wordt er geen rentevergoeding nodig geacht. DForZo zal in 2012 dan ook geen rentevergoeding verstrekken. Voor de zorgaanbieders wordt de noodzakelijkheid (en verplichting) van factureren in DB(B)C s verder benadrukt. Omdat in 2011 reeds 90% is bevoorschot zullen facturen pas daadwerkelijk betaalbaar worden gesteld nadat dit reeds betaalde voorschot (2011) volledig is Pagina 19 van 26

20 verrekend met de ingediende facturen. Dit kunnen facturen uit zowel 2011 als uit 2012 zijn Relevante documenten De volgende documenten met betrekking tot de DB(B)C-systematiek zijn van toepassing voor 2012: Uitvoeringsregels Forensische Zorg 2012, te vinden op de website ( Kaderregeling AO/IC DB(B)C, te vinden op de website ( Productstructuur DB(B)C FZ 2012, te vinden op de website ( Spelregels DB(B)C-registratie voor de Forensische Zorg in strafrechtelijk kader, versie 2012, te vinden op de website ( Kostprijsmodel DB(B)C s voor Forensische Zorg in strafrechtelijk kader versie 2012, te vinden op de website ( Productiesheet 2012, te vinden op de website ( Onderhanden werk ( U wordt op de hoogte gebracht indien er wijzigingen optreden ten aanzien van één van bovenstaande onderwerpen. Deze wijzigingen zullen onverkort van toepassing zijn. 2.7 Bijlage jaarplan: renovatie- en bouwplannen U wordt verzocht eventuele renovatie- en bouwplannen in volgorde van gewenste prioritering als bijlage in het jaarplan toe te voegen. Alleen de in het jaarplan ingebrachte renovatie- en bouwplannen worden in behandeling genomen. Pagina 20 van 26

21 3 Viermaandsrapportage 3.1 Rapportageproces De uitvoeringsfase van de P&C-cyclus is verdeeld in drie controleperioden van vier maanden. Binnen twee weken na het einde van elke viermaandelijkse periode zendt het FPC een viermaandsrapportage aan DForZo. De rapportages zijn opgebouwd aan de hand van de inhoud van het jaarplan. De rapportage omvat: de scores op de prestatie-indicatoren (inclusief toelichting); de voortgang van acties op het gebied van alle van toepassing zijnde speerpunten; de voortgang op eventuele bijzondere aandachtspunten/afspraken; de financiën. Aan de resultaten op de prestatie-indicatoren van DJI wordt een korte toelichting toegevoegd waarin met name aandacht wordt besteed aan die resultaten die vooruitlopen op of achterblijven bij de doelstellingen. 3.2 Planning managementgesprekken In het kader van de viermaandsrapportages vinden per jaar drie managementgesprekken plaats tussen het FPC en DForZo. Deze worden door uw zorginkoper geïnitieerd. Pagina 21 van 26

22

23 4 Jaarverslag en jaarrekening 4.1 Opbouw van het jaarverslag DForZo sluit voor wat betreft het verantwoordingsdeel uit de P&C-cyclus aan bij het Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording Zorginstellingen dat door het ministerie van VWS is ontwikkeld. Verantwoording over alle door DForZo gefinancierde zorg verloopt via het Jaardocument. In het jaarverslag wordt over verslagjaar 2012 gerapporteerd conform de Jaarverantwoording Zorginstellingen. U dient uw gegevens aan te leveren aan het CIBG. De prestatie-indicatoren van DJI zoals genoemd in hoofdstuk 2.4 dient u ook in het jaardocument maatschappelijke verantwoording op te nemen. Deze vindt u onder aanvullende kerngegevens justitiële FPC s en TBS-plaatsen in FPK s en Hoeve Boschoord. Bijlage jaarverslag: renovatie- en bouwplannen Evenals bij het jaarplan dient u bij het jaarverslag een bijlage te voegen met betrekking tot de renovatie- en bouwplannen. Hierin dient u de reeds uitgevoerde en nog in uitvoering zijnde huisvestingsprojecten te beschrijven. Tevens dient u hierin de stand van zaken met betrekking tot de gebruiksvergunningen op te nemen. Uw jaarverslag dient uiterlijk 1 juni 2013 in vijfvoud bij de directeur Forensische Zorg ingediend te zijn. 4.2 Jaarrekening Naast het jaarverslag dient u ook de jaarrekening over het afgeronde jaar in te dienen. De basisrichtlijnen voor het opstellen van de jaarrekening zijn opgenomen in de budgetteringsovereenkomst. Indien met u aanvullende specifieke afspraken zijn gemaakt over het verantwoorden van bepaalde gelden (bijvoorbeeld BONO s3) dient u dit ook in de jaarrekening herkenbaar op te nemen. Uw jaarrekening dient uiterlijk 1 juni 2013 in vijfvoud bij de directeur Forensische Zorg ingediend te zijn. 3 BONO: Bovennormatieve bijdrage Pagina 23 van 26

24

25 Bijlage 1 Checklist DB(B)C U dient dit formulier digitaal in te vullen, uit te printen en mee te sturen met uw jaarplan. Naam zorginstelling: 1. Heeft u naast de offerte in budgetparameters ook de offerte ingediend in DB(B)C s? ja nee 2. Heeft u de DB(B)C-offerte voorzien van een inhoudelijke onderbouwing van een van de twee hoofddiagnosegroepen en onderbouwing van de behandeltrajecten van maximaal 5 cliënten (paragraaf 2.6.1)? ja nee 3. Bent u in staat om te factureren in DB(B)C s? ja nee, toelichting: 4. Wenst u een voorschot te ontvangen in 2012 (maximaal 50% van de DB(B)C afspraak)? ja, geef aan welk percentage % (in tientallen procenten tot max 50%) nee Pagina 25 van 26

26 Bijlage 2 Informatienummers Voor inlichtingen over deze handleiding kunt u terecht bij: Directie Forensische Zorg Zorginkoop Jelle Idenburg Mirjam Galema Marieke Schellart Esther Balledunks Financieel accountbeheer Kees Dankelman Rudela Marcos Iwan Lo Fo Wong Informatiseringmanagement Peter van Engelen Als u suggesties heeft voor de verbetering van de handleiding dan verneemt de directie Forensische Zorg dit graag van u. Uw schriftelijke reactie kunt u sturen naar: Dienst Justitiële Inrichtingen Directie Forensische Zorg Postbus GC Den Haag Pagina 26 van 26