gemeente Haarlemmermeer Nota van B&W onderwerp Overeenkomst voor uitvoering van bewegwijzeringsplannen Portefeuilehouder dr. Derk Reneman Collegevergadering 1 2 juli 2016 inlichtingen Femke Veerman Registratienummer 2016.0035088 Inleiding De Nationale Bewegwijzeringsdienst (hierna; de NBd) voert vanaf 2015 namens de minister van Infrastructuur en Milieu voor alle wegbeheerders de wettelijke taken ten aanzien van wegbewijzering uit. Deze taken zijn: het opstellen en vaststellen van bewegwijzeringsplannen voor alle wegbeheerders; een afstemmende en coördinerende rol tussen de verschillende wegbeheerders; het opstellen en beheren van de database voor bewijzering in Nederland. De uitvoering van deze bewegwijzeringsplannen is een taak voor ons als wegbeheerder. Dit betreft een specialistische taak die in nauwe samenwerking met andere betrokken wegbeheerders dient plaats te vinden. Vanuit het oogpunt van effectiviteit, zorgvuldigheid en efficiëntie willen wij de uitvoering van bewegwijzeringplannen bij één partij onderbrengen. De meest voor de hand liggende partij hiervoor is de NBd die ook is belast met het opstellen van de plannen en tevens zorgdraagt voor het beheer van de landelijke database van bewegwijzeringsgegevens. Context In de afgelopen jaren hebben wij als wegbeheerder knelpunten ervaren in de uitvoering van bewegwijzeringsplannen die veelal terug te voeren zijn op het ontbreken van een landelijke/ regionale regie. Denk hierbij aan de vertraging van de bewegwijzering in het project A4/ Kruisweg. Door het ontbreken van samenhang in de bewegwijzering ontstaat afbreuk aan de doorstroming van het verkeer en een optimale benutting van infrastructuur. Doelstelling Om bovengenoemde knelpunten te voorkomen en de uitvoering van bewegwijzeringsplannen efficiënt te laten plaatsvinden, willen wij ervoor zorgen dat in onze regio één gespecialiseerde uitvoeringspartij voor alle wegbeheerders de uitvoering van de plannen op zich neemt. Eén partij die voor alle wegbeheerders in die regio de werkzaamheden uitvoert is effectiever en efficiënter in plaats van verschillende aannemers per wegbeheerder. Oplossingen De NBd biedt ons de mogelijkheid om een dienstverleningsovereenkomst voor de uitvoering van bewegwijzeringsplannen te sluiten. Door het sluiten van deze overeenkomst draagt -onder verantwoordelijkheid van de NBd- één aannemer dan zorg voor uitvoering van de bewegwijzeringsplannen. Inmiddels heeft zo'n 80% van de wegbeheerders in Nederland een
onderwerp Volgvel 2 Overeenkomst voor uitvoering van bewegwijzeringsplannen overeenkomst met de NBd gesloten om deze werkzaamheden uit te voeren. Onze omliggende gemeenten hebben ook reeds een overeenkomst met de NBd gesloten, waardoor regionale samenwerking voor de hand ligt. Bijkomend voordeel hiervan is dat de NBd dan ook de gegevens van de bewegwijzering aanlevert voor de landelijke database. De overeenkomst geldt voor onbepaalde tijd. Effecten Door het sluiten van een dienstverleningsovereenkomst met de NBd wordt de uitvoering van bewegwijzeringsplannen op een zorgvuldige, effectieve en efficiënte wijze verzorgd. Middelen Voor het beheer van bewegwijzering op gemeentelijke wegen zijn middelen beschikbaar binnen het programma Kwaliteit fysieke leefomgeving, product wegen, straten, pleinen (210). Kosten die samenhangen met het aanbrengen van bewegwijzering en het verwerken van gegevens in de landelijke database komen ten laste van het desbetreffende project. Personele gevolgen Voor het adequaat uitvoeren van de bewegwijzeringsplannen zouden wij in de toekomst meer ambtelijke capaciteit moeten inzetten. Door de uitvoering neer te leggen bij de NBd wordt de inzet van extra personele capaciteit op dit onderdeel voorkomen. Uitbesteding van het werk past in de keuze voor een gemeentelijke regierol voor het beheer van de openbare ruimte. Juridische aspecten De gemeente mag aanbestedingsrechtelijk gezien de uitvoering van bewegwijzeringsplannen inbesteden (onderhands opdrachten verlenen) bij de NBd. Volgens de NBd voldoet zij aan de twee criteria voor inbesteding, namelijk dat de wegbeheerders (bijvoorbeeld de gemeente Haarlemmermeer) de strategische besluiten van de NBd nemen en dat de NBd alleen voor de wegbeheerders werkt. De algemene voorwaarden van de NBd zijn van toepassing op de overeenkomst. In de overeenkomst is opgenomen dat de aansprakelijkheid van de NBd wordt beperkt tot een bedrag van ten hoogste 250.000 bij een toerekenbare tekortkoming. De gemeente heeft een aansprakelijkheidsverzekering die dekt tot een maximaal bedrag van 10 miljoen euro. Risico's zijn hiermee voldoende afgedekt.
onderwerp Volgvel 3 Overeenkomst voor uitvoering van bewegwijzeringsplannen Besluit Op grond van het voorgaande hebben wij besloten om: 1. in te stemmen met de Dienstverleningsovereenkomst voor het uitvoeren van bewegwijzeringsplannen en voor het aanleveren van gegevens voor de landelijke database met de Nationale Bewegwijzeringsdienst (NBd); 2. deze nota ter informatie te zenden aan de raad. Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, namens dezen, de portefeuillehouder, dr. Derk Reneman Bijlage(n) Dienstverleningsovereenkomst met de Nationale Bewegwijzeringsdienst (NBd) uitvoering bewegwijzeringsplannen
Klantnummer: 11511 Dienstverleningsovereenkomst DE ONDERGETEKENDEN: De gemeente Haarlemmermeer, op grond van het mandaat-, machtiging- en volmachtbesluit 2016, nummer 2015.0058870 d.d. 15 december 2015, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer drs. R.A.J.H. van Daal en handelend ter uitvoering van het besluit van het college van Burgemeester en Wethouders d.d.. hierna te noemen: Wegbeheerder, en De Staat der Nederlanden, waarvan de zetel is gevestigd te Den Haag, te dezen vertegenwoordigd door de Minister van Infrastructuur en Milieu, de directeur Nationale Bewegwijzeringsdienst de heer ir. B.L.M. van den Berg hierna te noemen: NBd OVERWEGENDE DAT: a. Wegbeheerder behoefte heeft aan realisatie, beheer en onderhoud van bewegwijzering op wegvakken in zijn beheersgebied; b. Wegbeheerder NBd als aankoopcentrale kan vragen hiervoor offerte uit te brengen; c. partijen de uit de aanvaarding door Wegbeheerder van dergelijke offertes voortvloeiende rechtsverhouding in basis schriftelijk wensen vast te leggen in een overeenkomst; KOMEN OVEREEN: 1. Voorwerp van de overeenkomst 1.1 Deze overeenkomst betreft het integraal verrichten van de volgende activiteiten: a. maken engineeringsplan (de uitwerking van het bewegwijzeringsplan) bevattende alle exacte bordontwerpen (lay-out conform de CROW-richtlijnen, Autocad tekening inclusief snijlijnen), exacte locaties en ontwerpen van ondersteuningsconstructies inclusief materiaal- en plaatsingsspecificaties; b. maken kostenbegroting van de realisatie (materiaal en plaatsing, projectbegeleiding, vergunningaanvragen, Klic-meldingen, verkeersmaatregelen, dag/ nacht-/ weekend werk, oplevering, nazorg); c. namens Wegbeheerders sluiten van nadere overeenkomsten voor geïntegreerde engineering, levering van materialen, plaatsing en onderhoud van bewegwijzering op grond van voor wegbeheerders aanbestede raamovereenkomsten; d. toezicht op de uitvoering van nadere overeenkomsten door raamcontractanten; e. na oplevering as built gegevens opnemen in de landelijke database; f. toezicht op instandhouding (o.a. schadeherstel) van bewegwijzering door raamcontractanten conform de wettelijke eisen en richtlijnen; h. in overleg met Wegbeheerder aan de hand van database en de theoretische beheerkaders, een beheerplanning opstellen voor de Wegbeheerder die desgewenst en waar mogelijk- past in de integrale planning van de Wegbeheerder.
2 2. Duur van de overeenkomst Deze overeenkomst gaat in op 1 juli 2016 en geldt voor onbepaalde tijd. Opzegging kan eenzijdig plaatsvinden, mits schriftelijk en met inachtneming van een opzegtermijn van tenminste één jaar. 3. Financiële bepalingen 3.1 De in rekening te brengen tarieven voor de werkzaamheden van NBd genoemd onder 1.1., worden door de stuurgroep NBd vastgesteld en als besluit van de stuurgroep NBd gecommuniceerd naar alle wegbeheerders. 3.2 Indien het totaalbedrag opgenomen in de door Wegbeheerder aanvaarde projectofferte dat gemoeid is met de dienstverlening van NBd en de prestaties van raamcontractanten niet meer dan 25.000,- excl. BTW bedraagt, factureert NBd het betreffende bedrag na afronding van de laatste activiteit van NBd casu quo oplevering van de laatste prestatie van een raamcontractant. Indien bedoeld bedrag groter is dan 25.000,- excl. BTW factureert NBd 50% daarvan kort na aanvaarding van de projectofferte door Wegbeheerder en 50% na na afronding van de laatste activiteit van NBd casu quo oplevering van de laatste prestatie van een raamcontractant. Betalingstermijn is dertig dagen. 3.3 Indien door aanvullende wensen of gewijzigde inzichten van Wegbeheerder of door wijziging van voor de te verrichten prestaties van NBd of raamcontractant relevante wettelijke voorschriften aantoonbaar worden verzwaard dan wel uitgebreid, is er sprake van meerwerk dat voor vergoeding in aanmerking komt. Indien door gewijzigde inzichten van Wegbeheerder of door wijziging van voor de te verrichten prestaties van NBd of raamcontractant relevante wettelijke voorschriften aantoonbaar worden verlicht dan wel verminderd, is er sprake van minderwerk, dat voor verrekening in aanmerking komt. 4. Aansprakelijkheid Indien NBd toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van NBd s verplichtingen, is NBd tegenover Wegbeheerder aansprakelijk voor de door Wegbeheerder geleden dan wel te lijden schade tot een bedrag van ten hoogste 250.000,- per gebeurtenis. 5. Slotbepaling 5.1 Afwijkingen van deze overeenkomst zijn slechts bindend voor zover zij uitdrukkelijk tussen partijen schriftelijk zijn overeengekomen. 5.2 Door ondertekening van deze overeenkomst vervallen alle eventueel eerder door partijen gemaakte mondelinge en schriftelijke afspraken omtrent hetgeen in deze overeenkomst is vastgelegd. 6. Geschillen en toepasselijk recht Ieder geschil tussen partijen ter zake van de overeenkomst wordt bij uitsluiting voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter in het arrondissement Den Haag. Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Aldus op de laatste van de twee hierna genoemde data overeengekomen en ondertekend, (plaats/datum) Gemeente Haarlemmermeer Utrecht, 16 juni 2016 de Minister van Infrastructuur en Milieu, de directeur Nationale Bewegwijzeringsdienst drs. R.A.J.H. van Daal ir. B.L.M. van den Berg