Handleiding instellen CQ index (MediQuest) Abakus B.V. Zonneoordlaan 17 6718 TK Ede The Netherlands T (0318) 657825 F (0318) 657758 E informatie@abakus.nl W www.abakus.nl
Inhoud Inhoud... 2 Algemeen... 3 Gebruikersnaam en wachtwoord instellen... 3 Praktijkbeheerder... 3 Therapeut... 4 Toestemming patiënt... 5 E-mailadres patiënt... 5 Toestemming gebruik e-mailadres... 5 Datum laatste verzending CQ index... 5 Versturen... 6 Uitnodiging via afsluiten behandelepisode... 6 Chronische patiënt met 22 zittingen of meer... 7 Mislukte poging tot versturen i.v.m. verkeerde gebruikersnaam en/of wachtwoord... 8 Terugkijken uitnodigingen... 9 Colofon De inhoud van Handleiding instellen CQ index is tot stand gekomen onder eindverantwoordelijkheid van het Abakus team. De auteursrechten van Handleiding instellen CQ index berusten bij Abakus B.V. te Ede (KvK nr. 09174040). Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, of op een andere wijze, noch in een gegevens-opzoeksysteem worden opgeslagen, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de houder van de copyrights. Het ter inzage geven van deze uitgave aan directe belanghebbenden is toegestaan. juni 2012 2
Algemeen De CQi Fysiotherapie is een gestandaardiseerde vragenlijst die de kwaliteit van fysiotherapeutische behandelingen vanuit het perspectief van de patiënt meet. De uitkomsten van de meting laten zien op welke punten uw patiënten goede ervaringen hebben en waar verbeteringen mogelijk zijn. Let op: We adviseren de CQ index maar in 1 softwarepakket in te stellen. Wilt u overstappen van uw huidige pakket naar Abakus om de CQ index te versturen, adviseren we u eerst contact op te nemen met MediQuest. Gebruikersnaam en wachtwoord instellen U heeft 2 mogelijkheden om de gebruikersnaam en wachtwoord voor de CQ index in te stellen in Abakus. U kunt deze voor de gehele praktijk invoeren via praktijkbeheerder of per therapeut. Praktijkbeheerder Als praktijkbeheerder heeft u de mogelijkheid de gebruikersnaam en het wachtwoord voor de CQ index in te stellen voor alle therapeuten in de praktijk. U kunt dit doen via het tabblad praktijkbeheerder (zie Figuur 1) door op Bestand > Instellingen te klikken (zie Figuur 2). Figuur 1 Tabblad praktijkbeheerder Figuur 2 instellen account CQ index door praktijkbeheerder 3
Wanneer de therapeuten in de praktijk nog geen gegevens voor de CQ index hebben ingevuld bij Bestand > Instellingen in het tabblad therapeut, zal automatisch de optie Gebruik CQ index gebruikersnaam en wachtwoord van de praktijk zijn aangegeven. Als de therapeut al eerder zelf een gebruikersnaam en wachtwoord voor de CQ index heeft ingevuld, is de optie Gebruik eigen CQ index gebruikersnaam en wachtwoord automatisch actief (zie Figuur 3). Figuur 3 Gebruikersnaam- en wachtwoordselectie Therapeut Via Bestand > Instellingen kunt u per therapeut de gebruikersnaam en wachtwoord voor de CQ index instellen. De praktijkbeheerder zal eerst een keuze moeten maken via welke CQ index aanbieder u de CQ index wilt aanbieden. Vul daarna uw CQ index gebruikersnaam en wachtwoord in (zie Figuur 4) en klik Gebruik eigen CQ index gebruikersnaam en wachtwoord aan. Vervolgens slaat u deze gegevens op. Figuur 4 Gebruikersnaam en wachtwoord CQ index instellen 4
Toestemming patiënt Het is aan u om de patiënt op de hoogte te stellen van de deelname van uw praktijk aan de CQ index en toestemming te vragen voor het gebruik van het e-mailadres van de patiënt voor dat doeleinde. E-mailadres patiënt Bij stap 1 van de persoonlijke gegevens is het mogelijk om een e-mailadres in te vullen. Alleen de velden gebruikersnaam, wachtwoord, herhaal wachtwoord zullen verdwijnen als u de optie Geen patiëntenportaal aanvinkt (zie Figuur 5). Figuur 5 E-mailadres patiënt Toestemming gebruik e-mailadres Bij stap 2 van de persoonlijke gegevens van de patiënt kunt u aangeven of de patiënt toestemming geeft voor het gebruik van het e-mailadres voor het versturen van een uitnodiging voor het invullen van de CQ index (zie Figuur 6). Figuur 6 Toestemming gebruik e-mailadres en datum laatste verzending Datum laatste verzending CQ index In het veld datum laatste verzending CQ index kunt u de datum terugvinden van de laatste verzending (zie Figuur 6). Deze is leeg wanneer de patiënt nog niet is uitgenodigd. 5
Versturen Er zijn een aantal voorwaarden waar de patiënt/behandelepisode aan moet voldoen wil de patiënt een uitnodiging krijgen voor het invullen van de CQ index: - De patiënt heeft toestemming gegeven voor het gebruik van het e-mailadres - De desbetreffende behandelepisode bevat minimaal 2 zittingen - Niet chronische patiënten worden na het afsluiten van de behandelepisode uitgenodigd - Chronische patiënten worden na 22 zittingen of na het afsluiten van de behandelepisode uitgenodigd - De patiënt is in de afgelopen 365 dagen niet eerder benaderd vanuit Abakus (of de ingevulde datum van het veld datum laatste verzending is langer dan 365 dagen geleden) - Patiënten bij wie de afsluitdatum van de behandelepisode langer dan 60 dagen geleden is, krijgen geen uitnodiging. Uitnodiging via afsluiten behandelepisode Indien aan alle voorwaarden is voldaan worden patiënten bij het afsluiten van een behandelepisode automatisch uitgenodigd; de optie Uitnodiging voor het invullen van de CQ vragenlijst versturen staat standaard aangevinkt (zie Figuur 7). Figuur 7 Afsluiten behandelepisode 6
Wanneer de patiënt/behandelepisode niet aan alle voorwaarden voldoet, kan de patiënt niet uitgenodigd worden en kunt u de optie Uitnodiging voor het invullen van de CQ vragenlijst versturen niet aanvinken (deze is grijs; zie Figuur 8). Figuur 8 Afsluiten behandelepisode zonder versturen CQ index Chronische patiënt met 22 zittingen of meer Een chronische patiënt waarbij 22 zittingen of meer staan, kunt u uitnodigen via Fase 3 Therapeutisch proces, tabblad evaluatie. U krijgt hiervan bovenin het scherm een herinnering (zie Figuur 9). In het tabblad evaluatie staat onderaan de optie CQ index. Wanneer u op het icoon klikt (zie Figuur 10), wordt de uitnodiging naar de patiënt gestuurd via Mediquest. Figuur 9 Herinnering 7
Figuur 10 Tabblad evaluatie Mislukte poging tot versturen i.v.m. verkeerde gebruikersnaam en/of wachtwoord Wanneer de poging voor het versturen is mislukt, krijgt u hiervan een melding bij het afsluiten van de behandelepisode of bij het versturen via het tabblad evaluatie (zie Figuur 11). De behandelepisode wordt normaal afgesloten (indien u de behandelepisode heeft afgesloten) en u ziet bovenin het scherm een melding dat u het via tabblad evaluatie nogmaals kunt proberen (zie Figuur 12). U kunt dan bij Bestand > Instellingen uw juiste gebruikersnaam en/of wachtwoord (zie hoofdstuk gebruikersnaam en wachtwoord instellen) invullen en via de lijst mijn patiënten naar het desbetreffende patiëntendossier gaan om de uitnodiging alsnog te versturen. Figuur 11 Melding mislukte poging bij afsluiten behandelepisode of tabblad evaluatie Figuur 12 Melding mislukte poging in EPD 8
Terugkijken uitnodigingen Bij de optie Bestand > Mijn informatie is een extra tabblad CQ index beschikbaar (zie Figuur 13). Hier kunt u terugvinden welke uitnodigingen zijn verstuurd en bij welke patiënten de poging tot versturen, is mislukt. Figuur 13 Terugkijken uitnodigingen 9