Bijzonder bestek betreffende een overheidsopdracht van diensten OPD2015Onderhoud Netapp Hardware Het verlenen van onderhoud voor een periode van 36 maanden op hardwarecomponenten van het merk Netapp met als startdatum 1 november 2015. Opening van de offertes: 09/09/2015 om 14:00 uur Aanbestedende overheid: Vlaamse overheid Afdeling Ellips, 3 de verdiep Koning Albert II-laan 35, bus 40 1030 Brussel Tel. 02 552 74 20 Fax 02 552 75 71
1. INHOUDSOPGAVE 2
2. ALGEMENE BEPALINGEN I. 1. Aanbestedende overheid Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse overheid, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, voor wie optreedt de Vlaamse minister van Economie, Buitenlands beleid, Landbouw en Plattelandsbeleid. De administratieve entiteit die met de opvolging van deze opdracht is belast, is: Afdeling Ellips, 3 de verdiep Koning Albert II-laan 35, bus 40 1030 Brussel Tel. +32 (0)2 552 74 20 Fax +32 (0)2 552 75 71 Leidende ambtenaar: Voor het De heer Jules Van Liefferinge, secretaris-generaal Contactpersoon: Administratieve informatie: Technische informatie: maarten.herremans@lv.vlaanderen.be +32 (0)2 552 75 76 johan.vrijders@lv.vlaanderen.be +32 (0)2 552 75 59 Alle briefwisseling met betrekking tot deze opdracht moet naar die entiteit worden gestuurd. Dit bestek kan op eenvoudige aanvraag onder elektronische vorm verkregen worden. Mail uw aanvraag naar maarten.herremans@lv.vlaanderen.be. I. 2. Voorwerp en classificatie van de opdracht Deze opdracht betreft het verlenen van onderhoud voor een periode van 36 maanden op hardwarecomponenten van het merk Netapp. De technische en functionele bepalingen waaraan dat onderhoud moet voldoen en de lijst van de te onderhouden hardwarecomponenten worden opgesomd in deel III van dit bestek. Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin van art. 3 van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006. CPV-code: 50300000-8 (reparatie, onderhoud en aanverwante diensten in verband met pc s, kantooruitrusting, telecommunicatie- en audiovisuele uitrusting). I. 3. Gunningswijze van de opdracht De gunning van deze opdracht gebeurt via open offerteaanvraag, op basis van de artikelen 23 en 25 van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006. 3
I. 4. Toepasselijke wettelijke bepalingen De opdracht is onderworpen aan de algemene reglementering betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. Door het indienen van een offerte ziet de inschrijver af van zijn voorwaarden die zouden afwijken van deze reglementering of dit bestek. Elke inschrijver wordt geacht de bepalingen opgenomen in de hiernavolgende wettelijke en reglementaire teksten te kennen en te aanvaarden: - Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006; - Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011; - Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013; - Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013. U kunt deze regelgeving terugvinden op: http://www.bestuurszaken.be/regelgevingoverheidsopdrachten I. 5. Bepalingen van de algemene uitvoeringsregels waarvan wordt afgeweken - De regels betreffende de borgtocht: artikelen 25, 28 en 29 van de algemene uitvoeringsregels overheidsopdrachten. Zie ook paragrafen II.B.3, II.B.4 en II.B.5 van dit bestek. - De regels betreffende de uitvoeringstermijnen: artikel 147 van de algemene uitvoeringsregels overheidsopdrachten. Zie ook paragraaf II.B.10 van dit bestek. - De regels betreffende de boetes wegens laattijdige uitvoering: artikels 46 en 154 van de algemene uitvoeringsregels overheidsopdrachten. Zie ook paragraaf II.B.7 van dit bestek. 4
3. II. ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN 1 II. A. Administratieve voorschriften in toepassing van het Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011. II. A. 1. KWALITATIEVE SELECTIE: ARTIKELS 61 TOT EN MET 63. Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 61. Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZ-attest en het attest van fiscale schulden via elektronische weg op conform art. 60, 1. De inschrijver moet zijn technische bekwaamheid aantonen door een lijst met referenties inzake het onderhoud van Netapp componenten bij zijn offerte te voegen. Het is hierbij vereist dat de inschrijver gedurende de laatste drie jaar minimaal drie gelijkaardige infrastructuurparken in onderhoud gehad heeft. Gelieve telkens een korte omschrijving van het onderhoudscontract en een contactpersoon op te geven. Volgende documenten moeten aan de offerte toegevoegd worden: -de Belgische inschrijver: een uittreksel uit het strafregister; -de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie: een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste de uiterste dag bepaald voor de ontvangst van de offerte opgemaakt is, op die datum voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is; -de buitenlandse inschrijver: alle in bovenstaande artikelen vermelde attesten en uittreksels of evenwaardige documenten, uitgereikt door het betrokken land (RSZ-attest, attest fiscale schulden, uittreksel strafregister, attest niet-faling, ). Wanneer een document of attest niet wordt uitgereikt in het betrokken land of dit niet afdoend voor alle uitsluitingsgronden het nodige bewijs levert, kan ter vervanging een verklaring onder eed toegevoegd worden, of indien hierin niet wordt voorzien, een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijk of overheidsinstantie, notaris of bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst. -de Belgische inschrijver die bij de RSZ een bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro in de zin van art. 62, 1 KB Plaatsing, of een achterstallige fiscale schuld heeft van meer dan 3.000 euro in de zin van art. 63, 2 KB Plaatsing: alle inlichtingen waaruit blijkt dat de inschrijver één of meer schuldvorderingen bezit op een aanbestedende overheid of overheidsbedrijf, in de zin van deze artikelen; - Alle inschrijvers: een lijst van referenties inzake het onderhoud van gelijkaardige componenten. Non-discriminatie: Overeenkomstig de Belgische overheidsopdrachtenreglementering heeft de aanbestedende overheid, in elke fase van de gunningsprocedure, de mogelijkheid om de inschrijver uit te sluiten 1 De nummers van de artikels waarnaar wordt verwezen, stemmen overeen met de nummers van de artikels van het Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 en het Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013. 5
die, bij wijze van een in kracht van gewijsde gegane strafrechtelijke uitspraak veroordeeld werd voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. De niet-naleving van strafrechtelijk sanctioneerbare milieu- en sociale wetgeving kan worden geacht een misdrijf te zijn dat de professionele integriteit aantast. Van zodra deze wordt vastgelegd in een in kracht van gewijsde gegaan vonnis of arrest kan deze worden aangewend als uitsluitingsgrond, ongeacht de stand van de procedure. Onder sociale wetgeving wordt onder meer verstaan: - het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, de wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen; - de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. II. A. 2. ONVERENIGBAARHEDEN: ARTIKEL 64. Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden zoals bedoeld in dit artikel. De opdrachtnemer verbindt er zich toe steeds integer te handelen bij de uitvoering van zijn opdracht. Voor meer informatie kan u als onderneming terecht op volgende webpagina die speciaal werd opgericht voor leveranciers en externe partners : http://www.bestuurszaken.be/informatie-voor-bedrijven II. A. 3. VARIANTEN: ARTIKEL 9. Het indienen van vrije varianten is verboden. II. A. 4. OPTIES: ARTIKEL 10. Het indienen van vrije opties is verboden. II. A. 5. PERCELEN: ARTIKEL 11. Deze opdracht bestaat uit één perceel. II. A. 6. PRIJSVASTSTELLING: ARTIKEL 13. Deze opdracht is een opdracht volgens prijslijst. Dit betekent dat enkel de eenheidsprijzen forfaitair zijn. Deze eenheidsprijzen hebben betrekking op het onderhoud van een bepaald Netapp hardwarecomponent gedurende een bepaalde trimester (excl. BTW maar inclusief alle andere kosten). Het per trimester te betalen bedrag wordt bepaald door de eenheidsprijzen van de verschillende Netapp hardwarecomponenten te vermenigvuldigen met het aantal in onderhoud zijnde Netapp hardwarecomponenten. Wijzigingen in het aantal in onderhoud zijnde Netapp hardwarecomponenten worden steeds per e- mail aan de inschrijver gemeld op een door de inschrijver opgegeven e-mailadres en gaan in de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin de bestellingsbrief per e-mail werd ter kennis gebracht. De kennisgevingsdatum wordt bepaald door de verzendingsdatum van de e-mail, tenzij de inschrijver kan bewijzen dat hij pas later heeft kennisgenomen van de bestellingsbrief. Indien dit niet de start van een nieuw trimester is zal de te betalen prijs proportioneel afgeleid worden van de eenheidsprijs. 6
Indien de aanbestedende overheid een bepaald Netapp hardwarecomponent in onderhoud wenst te nemen waarvoor geen eenheidsprijs werd opgegeven, of de configuratie van bepaalde componenten ingrijpend wenst te veranderen, zal deze eenheidsprijs in onderling overleg tussen de aanbestedende overheid en de inschrijver worden bepaald. Indien de aanbestedende overheid en de inschrijver niet tot een akkoord komen zal de aanbestedende overheid van ambtswege een eenheidsprijs bepalen, rekening houdend met de door de inschrijver opgegeven eenheidsprijzen voor gelijkaardige Netapphardwarecomponenten. Er wordt daarnaast ook een forfaitair uurtarief gevraagd voor interventies in regie. Dit voor het uitvoeren van bijkomende interventies op gelijkaardige hardwarecomponenten die niet onder de opgegeven lijst van III. D. Te onderhouden Netapp hardwarecomponenten vallen. Er wordt een uurtarief gevraagd voor interventies binnen de standaard werkuren, evenals buiten de standaard werkuren (bv. in het weekend). Als vermoedelijke hoeveelheden voor het onderdeel interventies worden 16 uren tijdens de standaard werkuren en 8 uren buiten de standaard werkuren voorzien. De opgegeven hoeveelheden worden enkel gegeven ter informatie (zonder verplichting tot afname) teneinde de prijs van de offerte voor dit onderdeel te kunnen bepalen met betrekking tot de gunning van de opdracht. De in dit bestek opgegeven hoeveelheden zijn vermoedelijke hoeveelheden en worden enkel ter informatie gegeven teneinde de prijs van de offerte te kunnen bepalen voor de gunning van de opdracht. De aanbestedende overheid gaat geen enkele verbintenis aan om diensten te verwerven voor de geraamde hoeveelheden en plaatst haar bestellingen in functie van haar behoeften. De aanbestedende overheid is niet verplicht om een minimale hoeveelheid te bestellen. II. A. 7. PRIJSOPGAVE EN INBEGREPEN PRIJSELEMENTEN: ARTIKELS 16 EN 19. De prijzen worden in euro opgegeven. Alle kosten, maatregelen en lasten die inherent zijn aan de uitvoering van de opdracht alsook heffingen welke de opdracht belasten, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde, vallen ten laste van de inschrijver en worden verondersteld te zijn begrepen in de prijs van de opdracht. De inschrijver is verplicht de aanslagvoet van de belasting over de toegevoegde waarde in zijn offerte te vermelden. II. A. 8. PRIJSHERZIENING: ARTIKEL 20. De eenheidsprijzen voor het onderhoud van de componenten die het voorwerp zijn van deze overheidsopdracht kunnen jaarlijks geïndexeerd worden op de eerste dag van de maand volgend op elke verjaardag van de sluiting van de overheidsopdracht met de firma aan wie een bepaald perceel toegewezen is. De firma richt hiertoe een verzoek via mail of post aan de aanbestedende overheid ten laatste een maand voorafgaand aan deze datum. Verzoeken die na deze datum geschieden kunnen niet in aanmerking genomen worden. Als basis wordt het gezondheidsindexcijfer van de maand oktober 2015 genomen op basis 2013. De aanpassing gebeurt volgens de formule : Dagprijs x nieuw indexcijfer. Aanvangsindexcijfer De aangepaste bedragen worden afgerond naar het hogere veelvoud van één euro. II. A. 9. PRIJSONDERZOEK: ARTIKEL 21. Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken. 7
De aanbestedende overheid kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt. II. A. 10. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE: ARTIKEL 80 EN 82. De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte verplicht moet invullen op de bij het bestek behorende formulieren. De offerte moet door de inschrijver of zijn gemachtigde worden ondertekend. II. A. 11. TAALGEBRUIK: ARTIKEL 53. De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met het opdrachtgevend bestuur. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan het opdrachtgevend bestuur een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen. II. A. 12. INDIENING EN OPENING VAN DE OFFERTE: De offertes moeten elektronisch worden overgelegd via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52, 1 van het KB Plaatsing. De opening van de offertes vindt plaats in openbare zitting op woensdag 9 september 2015 om 14 uur op het volgende adres: Vlaamse overheid Afdeling Ellips, 3 de verdiep, lokaal 3.19 Koning Albert II-laan 35, bus 40 1030 Brussel De inschrijver wordt er op gewezen dat zijn offerte, overgelegd via e-tendering, elektronisch ondertekend moet worden met een geldige gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze elektronische handtekening moet uitgaan van een bevoegd persoon. De inschrijver voegt tevens de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te binden (uittreksels van de statuten, volmacht, ). Indien meerdere personen samen moeten optreden (gezamenlijke bevoegdheid, combinatie), moeten zij elk een geldige gekwalificeerde elektronische handtekening plaatsen ofwel moet uit de toegevoegde documenten de machtiging blijken om namens meerdere personen of ondernemingen de offerte elektronisch te ondertekenen. Een gescande handtekening is onvoldoende. Een gekwalificeerde elektronische handtekening kan geplaatst worden door middel van een Belgische eid, of een gekwalificeerd certificaat dat kan aangekocht worden bij private actoren. Voor meer informatie omtrent de aankoop van een gekwalificeerd certificaat, zie: http://www.bestuurszaken.be/gekwalificeerde-certificaten Meer informatie omtrent het gebruik van e-tendering kan worden bekomen op de website 8
http://www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0)2 790 52 00. II. A. 13. VERBINTENISTERMIJN VOOR DE INSCHRIJVERS: ARTIKEL 57. De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 3 maanden, ingaande de dag na de uiterste ontvangstdatum van de offertes. II. A. 14. GUNNINGSCRITERIA: ARTIKEL 107. De gunningscriteria, en hun respectievelijke weging, zijn: - Op 60 van de 100 punten: de prijs. Om de prijs van de opdracht te bepalen met betrekking tot de gunning van de opdracht worden de vermoedelijke hoeveelheden zoals omschreven in deel III van dit bestek vermenigvuldigd met de door de inschrijver opgegeven eenheidsprijzen. Deze eenheidsprijzen hebben betrekking enerzijds op het onderhoud van een bepaald Netapp hardwarecomponent gedurende een bepaald trimester (excl. BTW maar inclusief alle andere kosten) en anderzijds op het forfaitair uurtarief voor interventies in regie vermenigvuldigd met de vermoedelijke hoeveelheden. Voor de bepaling van het aantal punten die behaald worden voor het criterium prijs wordt gebruik gemaakt van onderstaande formule: De score voor de prijs wordt als volgt bepaald: (30+((mediaan van de prijzen - opgegeven prijs)/4.000)), tenzij dit een resultaat geeft groter dan de maximale score, dan wordt de maximale score behaald, of kleiner dan 0, dan wordt de score 0 behaald. Concreet betekent dit dat een offerte die precies op de mediaan van de ontvangen prijzen ligt exact 30 punten behaalt. Per 4.000 inclusief BTW in meer of in min zakt of stijgt de score met 1 punt. Het maximaal te behalen aantal punten is 60, hogere scores worden herleid naar dit getal. Het minimaal te behalen aantal punten is 0, lagere scores worden herleid naar dit getal. Om de mediaan te bepalen wordt enkel rekening gehouden met de offertes die formeel en materieel regelmatig zijn en die na een prijsonderzoek kunnen weerhouden worden. - Op 40 van de 100 punten: de kwaliteit, onderverdeeld als volgt: a) de kwaliteit van de meldings- en opvolgprocedure (10 punten); b) de kwaliteit van het aangeboden onderhoud (15 punten); c) de volledigheid van aanbod componenten in onderhoud (15 punten). De aanbestedende overheid heeft het recht de opdracht niet toe te wijzen en eventueel opnieuw te gunnen op dezelfde of op een andere wijze. 9
II. B. Administratieve voorschriften in toepassing van het Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013. II. B. 1. LIJST VAN DE BEPALINGEN VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS WAARVAN WORDT AFGEWEKEN: - De regels betreffende de borgtocht: artikelen 25, 28 en 29 van de algemene uitvoeringsregels overheidsopdrachten. Zie ook paragrafen II.B.3, II.B.4 en II.B.5 van dit bestek. - De regels betreffende de uitvoeringstermijnen: artikel 147 van de algemene uitvoeringsregels overheidsopdrachten. Zie ook paragraaf II.B.10 van dit bestek. - De regels betreffende de boetes wegens laattijdige uitvoering: artikels 46 en 154 van de algemene uitvoeringsregels overheidsopdrachten. Zie ook paragraaf II.B.7 van dit bestek. II. B. 2. VERTROUWELIJKHEID: ARTIKEL 18. De informatie die de aanbestedende overheid in het raam van de gunning van deze opdracht ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld. De dienstverlener dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter van de beschikbaar gestelde informatie, de gegevens en de onderzoeksresultaten te doen bewaren door hemzelf en door eenieder die er toegang toe heeft. De opdrachtnemer dient in zijn contracten met de onderaannemers eveneens deze verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over te nemen. II. B. 3. BEDRAG VAN DE BORGTOCHT: ARTIKEL 25. Het bedrag van de borgtocht bedraagt 5% van de oorspronkelijke aannemingssom en wordt afgerond naar het hoger tiental in euro. Als berekeningsbasis wordt uitgegaan van het bedrag van het eerste trimester onderhoud vermenigvuldigd met vier. Het bedrag van het eerste trimester onderhoud wordt bekomen door het bestelde onderhoud te vermenigvuldigen met de opgegeven eenheidsprijzen van dit eerste trimester. II. B. 4. AANPASSING VAN DE BORGTOCHT: ARTIKEL 28. In tegenstelling tot artikel 28 van de algemene uitvoeringsregels zal geen aanpassing van de borgtocht geëist worden tijdens de uitvoering van de opdracht. De borgstelling van 5% van de oorspronkelijke aannemingssom (berekend op basis van de onderhoudskost van het eerste trimester vermenigvuldigd met vier) geldt als een forfaitaire borgtocht, ongeacht het aantal Netapp hardwarecomponenten dat in onderhoud genomen worden. Er zal dus geen aanpassing van de borgtocht of nieuwe borgtocht vereist zijn bij een aanpassing van het aantal in onderhoud zijnde Netapp hardwarecomponenten. Er wordt in voorkomend geval afgeweken van de algemene aannemingsvoorwaarden om de administratie van deze opdracht sterk te vereenvoudigen, en dit zowel voor de aanbestedende overheid als voor de inschrijvers. II. B. 5. VERZUIM VAN BORGSTELLING: ARTIKEL 29. Verzuim van borgstelling binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht geeft aanleiding tot een ambtshalve borgstelling via afhoudingen van de op de beschouwde opdracht verschuldigde bedragen. In dat geval wordt een straf opgelegd ten belope van twee procent van de oorspronkelijke aannemingssom zoals berekend overeenkomstig punt II.B.3. 10
II. B. 6. IN GEBREKE BLIJVEN VAN DE OPDRACHTNEMER: ARTIKEL 44. De opdrachtnemer wordt in verband met de uitvoering van de opdracht geacht in gebreke te zijn wanneer de prestaties niet voltooid zijn binnen de uitvoeringstermijn of wanneer de prestaties niet werden uitgevoerd volgens de voorschriften. Al de tekortkomingen op de bepalingen van de opdracht, met uitzondering van de laattijdige uitvoering (zie punt II. B. 7. van dit bijzonder bestek), worden in een proces-verbaal vastgesteld, waarvan een afschrift onmiddellijk bij ter post aangetekende brief aan de opdrachtnemer wordt gezonden. II. B. 7. BOETEN WEGENS LAATTIJDIGE UITVOERING: ARTIKEL 46 EN 154. In geval van niet-naleving van de uitvoeringstermijnen zal een boete wegens laattijdige uitvoering opgelegd worden. Het louter verstrijken van de uitvoeringstermijn stelt de dienstverlener in gebreke. Alle voorschriften betreffend de boeten wegens laattijdige uitvoering treden van rechtswege in werking zonder enige kennisgeving of bericht. Ingeval van niet-naleving van de gestelde uitvoeringstermijnen zullen onderstaande boetes wegens laattijdige uitvoering opgelegd worden: - Het louter verstrijken van de vastgestelde uitvoeringstermijn brengt van rechtswege een forfaitaire sanctie mee van 250,00 en dit cumulatief per hardwarecomponent. - Bovenop deze forfaitaire sanctie wordt per hardwarecomponent (of systeem waar deze component integraal en onlosmakelijk deel van uitmaakt), per kalenderdag vertraging een boete opgelegd gelijk aan 25% van de eenheidsprijs van het betrokken hardwarecomponent (of systeem waar deze component integraal en onlosmakelijk deel van uitmaakt), met een maximum van 200%. De eenheidsprijzen hebben betrekking op het correctief onderhoud van een bepaalde hardwarecomponent (of hardwaresysteem dat niet meer, of niet meer volledig operationeel is waar de component integraal en onlosmakelijk deel van uitmaakt) gedurende een bepaald trimester, excl. BTW maar inclusief alle andere kosten. Of de boete opgelegd wordt op basis van eenheidsprijs van de component of eenheidsprijs van het systeem waar de component onlosmakelijk deel van uitmaakt, wordt overlegd, maar finaal heeft de aanbestedende overheid beslissingsrecht. - Als systeem gebruiken we de kleinste eenheid waarvoor prijs dient opgegeven te worden in dit bestek, en waarbinnen het defect zich voordoet. Vb1 Bij defecte disk zal de eenheidsprijs van de shelf/server in rekening gebracht worden bij berekening van de boete wegens laattijdige uitvoering. Vb2 bij een defecte cachemodule in een opslagsysteem zal de prijs van de controller in rekening gebracht worden bij de berekening van de boete wegens laattijdige uitvoering. II. B. 8. BETALINGSMODALITEITEN EN VOORSCHOTTEN: ARTIKEL 66. De prestaties kunnen per trimester gefactureerd en betaald worden bij de aanvang van het betrokken trimester waarvoor het recht op onderhoud voor de hardwarecomponenten bekomen wordt. Het per trimester te betalen bedrag wordt bepaald door de eenheidsprijzen van de verschillende hardwarecomponenten te vermenigvuldigen met het aantal in onderhoud zijnde hardwarecomponenten. Wijzigingen in het aantal in onderhoud zijnde hardwarecomponenten worden steeds per brief aan de inschrijver gemeld op het door de inschrijver hiertoe opgegeven e-mailadres en gaan in op de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin de bestellingsbrief per e-mail werd ter kennis gebracht. De kennisgevingsdatum wordt bepaald door de verzendingsdatum van de e-mail, tenzij de inschrijver kan bewijzen dat hij pas later heeft kennisgenomen van de bestelbrief. Indien dit niet de start van een nieuw trimester is zal de te betalen prijs proportioneel afgeleid worden van de eenheidsprijs. Dit bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van artikel 1254 van het Burgerlijk Wetboek inzake de toerekening van de betalingen. Elke betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de hoofdsommen en pas daarna op de intresten. 11
II. B. 9. NAZICHT VAN DE DIENSTEN EN BETALINGSPROCEDURE: ARTIKELS 150 EN 160. De factuur geldt als schuldvordering. De betaling vindt plaats binnen een termijn van 30 dagen na de datum van ontvangst van de factuur, of 30 dagen na het beëindigen van de diensten indien de factuur voor het beëindigen wordt ontvangen of de datum van ontvangst van de factuur niet vaststaat. De Vlaamse overheid is sinds 2013 gestart met het digitaal verwerken van inkomende facturen. Uw factuur zal voortaan op een centraal adres gescand worden. U dient daarom uw facturen naar onderstaand adres te sturen: Postkamer Facturatie Koning Albert II-laan 19 bus 8 1210 Brussel U dient steeds op de factuur het inkoopordernummer apart te vermelden. Om de automatische verwerking van de facturen te optimaliseren, vragen we u tevens om de onderstaande richtlijnen te volgen: Bezorg uw facturen in één exemplaar. Gebruik geen nietjes. Als uw factuur uit verschillende pagina s bestaat of bijlagen bevat, voegt u die los toe. Vermijd gekleurde achtergronden. Er is eveneens de mogelijkheid om de facturen als pdf-bestand naar het centraal e-mailadres van de Postkamer Facturatie te versturen: postkamerfacturatie@fb.vlaanderen.be Bovendien mag u ook e-facturen zenden naar entiteiten van de Vlaamse Overheid. a) De elektronische factuur moet u indienen via het platform Mercurius. U kunt ofwel uw factuur gratis invoeren op het Mercuriusplatform, ofwel gebruik maken van een dienstverlener van uw keuze. b) Bijkomende informatie over de e-factuur, het Mercuriusplatform, de dienstverleners en de aangeboden ondersteuning vindt u op www.bestuurszaken.be/e-invoicing c) U kunt gratis deelnemen aan een informatiesessie naar keuze. http://www.bestuurszaken.be/e-invoicing-voor-leveranciers d) Alvorens u start met elektronisch factureren naar een entiteit van de Vlaamse overheid meldt u zich als leverancier eenmalig op e.procurement@vlaanderen.be e) U wordt als leverancier van de Vlaamse overheid ondersteund. Tijdens deze begeleiding ontvangt u alle informatie over de e-factuur en de wijze van verzending. f) De opdrachtnemer waakt erover dat de elektronische factuur vrij is van virussen, macro s of andere schadelijke instructies. Bestanden die aangetast zijn door virussen, macro s of andere schadelijke instructies kunnen als niet ontvangen worden beschouwd. Mede door een intense samenwerking rond e-facturatie tussen het Europese, Belgische en Vlaamse bestuursniveau zal e-facturatie in de komende jaren de standaard worden. De Vlaamse overheid wil tegen 1 januari 2017 nog slechts overwegend e-facturen ontvangen. Het is sterk aanbevolen hiervoor de nodige voorbereidingen te treffen. II. B. 10. UITVOERINGSTERMIJNEN: ARTIKEL 147. De uitvoeringstermijn voor herstellingen wordt in uren bepaald. Onder uitvoeringstermijn voor herstellingen wordt verstaan de vastgestelde termijn om het materiaal te herstellen of te vervangen. Deze termijn wordt nader gespecificeerd onder titel III. C. Herstelling van dit bijzonder bestek. De uitvoeringstermijn voor componentwijzigingen wordt in maanden bepaald. Onder uitvoeringstermijn voor componentwijzigingen wordt verstaan de vastgestelde termijn om materiaal toe te voegen aan of te verwijderen uit het contract. Deze termijn wordt nader gespecificeerd onder 12
titel III.D. Te onderhouden hardwarecomponenten. II. B. 11. MINIMALE HOEVEELHEDEN: ARTIKEL 148. De opgegeven hoeveelheden zijn vermoedelijke hoeveelheden en worden enkel gegeven ter informatie teneinde de prijs van de offerte te kunnen bepalen met betrekking tot de gunning van de opdracht. De aanbestedende overheid gaat echter geen enkele verbintenis aan om diensten te verwerven voor de geraamde hoeveelheden en plaatst haar bestellingen in functie van haar behoeften. De aanbestedende overheid is niet verplicht om een minimale hoeveelheid te bestellen. De dienstverlener is verplicht om gevolg te geven aan alle toevoegingen, weglatingen en wijzigingen van de opdracht, die de aanbestedende overheid in de loop van de uitvoering beveelt en die samenhangen met het voorwerp van de opdracht en binnen de perken ervan blijven. II. B. 12. PLAATS VAN DIENSTVERLENING: ARTIKEL 149. De te onderhouden Netapp hardwarecomponenten kunnen zich op één van onderstaande adressen bevinden: - Vlaamse overheid Ellipsgebouw, verdieping -1 Koning Albert II-laan 35, bus 40 1030 Brussel - Vlaamse overheid Anna Bijns gebouw, 3 de verdieping Lange Kievitstraat 111 2018 Antwerpen II. B. 13. RECHTSVORDERINGEN: ARTIKEL 73. Elke rechtsvordering van de dienstverlener wordt ingesteld bij een Nederlandstalige Belgische rechtbank, behoudens ingeval van een vordering tot tussenkomst in een bestaand geding. Het Belgisch recht is van toepassing op de aangegane verbintenissen. Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de aanbestedende overheid moet worden betekend aan de Kanselarij van de Voorzitter van de Vlaamse Regering, Koolstraat 35 in 1000 Brussel. Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke uitspraak, overdracht van schuldvordering of een ander exploot. Hetzelfde adres geldt ook voor de aangetekende brief waarbij een schuldvordering wordt overgedragen of inpandgegeven. II. B. 14. NON-DISCRIMINATIE. De dienstverlener verbindt zich er toe bij het uitvoeren van deze opdracht niemand te discrimineren op grond van geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschappen, sociale positie, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming of syndicale overtuiging. Hij waarborgt dit zowel ten aanzien van zijn personeelsleden onderling als ten aanzien van derden, zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers, De dienstverlener verbindt zich er toe, voor zo ver redelijk, aanpassingen door te voeren, op vraag van personen met een handicap, die de beperkende invloed van een onaangepaste omgeving op de participatie van een persoon met een handicap neutraliseren (zie artikel 19 van het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid). 13
De dienstverlener verbindt zich ertoe de werknemers en derden zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers, mee te delen dat hij geen rekening zal houden met vragen of wensen van discriminerende aard. Indien een personeelslid van de dienstverlener zich tijdens de uitvoering van de opdracht schuldig maakt aan discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, zal de dienstverlener de nodige maatregelen treffen om een eind te maken aan dit gedrag en waar nodig het slachtoffer in eer herstellen. De werknemers met hiërarchische verantwoordelijkheden zullen toezien op het naleven van dit engagement. Bij elke mogelijke klacht in dit verband tegen de dienstverlener, zal deze zijn volledige medewerking verlenen aan eventueel onderzoek dat in dit verband verricht wordt door een meldpunt discriminatie of een andere organisatie, in dit verband aangesteld door de Vlaamse overheid. De dienstverlener vraagt tevens al zijn personeelsleden alert te zijn voor discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, in die zin dat ze de gevallen waar ze getuige van zijn, onmiddellijk dienen te melden aan een werknemer met hiërarchische verantwoordelijkheid. De dienstverlener verbindt zich ertoe om geen druk uit te oefenen op eigen personeelsleden, die slachtoffer worden van discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag door een klant of een derde, om af te zien van eventuele indiening van een klacht of inleiding van een vordering voor de rechtbank in dit verband. De dienstverlener ziet er op toe dat ook de onderaannemers, die hij eventueel inschakelt voor de opdracht, zich houden aan deze uitvoeringsvoorwaarden. 14
4. III. FUNCTIONELE EN TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN III. A. Omschrijving van de opdracht. Hardwareherstellingen: Deze opdracht betreft het correctief onderhoud van verschillende hardwarecomponenten voor een periode van 36 maanden. Deze periode loopt van 1 november 2015 tot en met 31 oktober 2018. Onder correctief onderhoud dient men te verstaan alle tussenkomsten die noodzakelijk zijn om defecte hardwarecomponenten binnen de gestelde termijnen opnieuw in perfecte staat van werking te stellen. Deze tussenkomsten gebeuren gratis bij de aanbestedende overheid ter plaatse. Installaties worden als defect beschouwd als deze niet meer functioneren conform de specificaties van de fabrikant. Soft- en firmware: de aanbestedende overheid dient, gedurende de looptijd van het onderhoudscontract, onbeperkt en gratis het recht te verkrijgen om alle in onderhoud zijnde Netapp hardwarecomponenten en de daarop aanwezige gelicentiëerde software van firmware upgrades en software updates te voorzien. Indien gevraagd, moet de inschrijver deze kosteloos ter beschikking stellen en kosteloos installeren. Het tijdstip van deze installatie zal in overleg bepaald worden, maar finaal heeft de aanbestedende overheid het beslissingsrecht over het precieze tijdstip van installatie. Dit tijdstip kan zowel binnen als buiten de normale werkuren zijn. Ook hardwarespecifieke software valt indien voorkomend onder deze clausule. Interventies in regie: In uitzonderlijke gevallen kan de aanbestedende overheid verzoeken aan de inschrijver om een interventie uit te voeren met een (reserve)component die niet opgesomd staat in de lijst onder III. D. Te onderhouden Netapp hardwarecomponenten (bv. wanneer de Netapp hardwarecomponent tijdens het contract zou uitvallen en niet op korte termijn kan hersteld worden). Er wordt voor dergelijke interventies in regie een forfaitair uurtarief gevraagd, zowel voor interventies binnen de standaard werkuren, als buiten de standaard werkuren (bv. in het weekend). Als vermoedelijke hoeveelheden voor het onderdeel interventies worden 16 uren tijdens de standaard werkuren en 8 uren buiten de standaard werkuren voorzien. III. B. Meldings- en opvolgprocedure. De inschrijver moet een meldings- en opvolgprocedure voorstellen aan de aanbestedende overheid. Bij de beoordeling van deze procedure zal aandacht geschonken worden aan de traceerbaarheid van de meldingen en het gebruiksgemak van de procedure. Bij die meldingsprocedure moet de mogelijkheid voorzien worden telefonisch contact te hebben met de inschrijver, ook om een defect te melden. Deze melding moet dan, omwille van de traceerbaarheid, bevestigd kunnen worden door een ander, eventueel elektronisch, middel. De defecten moeten 7 dagen op 7 en 24u op 24u gemeld kunnen worden. De opvolgprocedure moet ook voorzien in een periodiek of bij afspraak vastgelegd overleg tussen de aanbestedende overheid en de inschrijver om de tijdens de voorbije periode ingediende meldingen te overlopen en eventuele verbeteringen in de procedures te bespreken. III. C. Herstelling. Bij een defect met dienstverlening hinderende of onderbrekende gevolgen dient de nodige hardware binnen de 4 uur na de melding bij het aanwezig te zijn, net zoals de technieker die de herstelling gaat uitvoeren. Voor dit soort defecten moet de dienstverlening terug operationeel zijn binnen een termijn van 48 uur na de melding, 7 dagen op 7. De dienstverlening wordt als operationeel beschouwd eens het systeem opnieuw functioneert zonder merkelijke hinder in gebruik. Het oordeel hierover wordt overlegd, maar finaal heeft de aanbestedende overheid beslissingsrecht. Bij andere defecten, waarbij de dienstverlening niet in het gedrang komt, zoals bijvoorbeeld het falen van één disk, volstaat dat het stuk de volgende werkdag aanwezig is, net zoals de uitvoerder, indien noodzakelijk voor de herstelling. Dit alles zonder bijkomende kost voor de aanbestedende 15
overheid. De ernst van het defect en dus de termijn waarin de acties horen te gebeuren wordt in onderling overleg bepaald, maar finaal heeft de aanbestedende overheid beslissingsrecht. Onderdelen die nodig zijn teneinde de defecte hardwarecomponent te herstellen worden 7 dagen op 7 gratis door de inschrijver geleverd. De hersteltijd start vanaf het ogenblik van melding door het. Een defect hardwarecomponent is slechts hersteld indien de component weer functioneert conform de specificaties van de fabrikant, hetgeen bevestigd moet worden door de aanbestedende overheid. Indien er voor een herstelling of voor verder gesupporteerde werking volgens de specificaties van de fabrikant, bijkomende software of updates ervan noodzakelijk zijn (bijvoorbeeld firmware, drivers, ) dienen deze eveneens gratis ter beschikking gesteld te worden door de inschrijver. 16
III. D. Te onderhouden Netapp hardwarecomponenten. Onderstaande lijst is een opsomming van de te onderhouden Netapp hardwarecomponenten. De opgegeven componenten en hoeveelheden zijn vermoedelijke hoeveelheden en worden enkel gegeven ter informatie teneinde de prijs van de offerte te kunnen bepalen voor de gunning van de opdracht. De aanbestedende overheid gaat geen enkele verbintenis aan om diensten te verwerven voor de geraamde hoeveelheden en plaatst haar bestellingen in functie van haar behoeften. Wijzigingen in het aantal in onderhoud zijnde Netapp hardwarecomponenten worden steeds per e-mail aan de inschrijver gemeld op een door de inschrijver opgegeven e-mailadres en gaan in de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin de bestellingsbrief per e-mail werd ter kennis gebracht. De kennisgevingsdatum wordt bepaald door de verzendingsdatum van de e-mail, tenzij de inschrijver kan bewijzen dat hij pas later heeft kennisgenomen van de bestelbrief. Indien dit niet de start van een nieuw trimester is zal de te betalen prijs proportioneel afgeleid worden van de eenheidsprijs. Indien de aanbestedende overheid een bepaald Netapp hardwarecomponent in onderhoud wenst te nemen waarvoor geen eenheidsprijs werd opgegeven, of de configuratie van bepaalde componenten ingrijpend wenst te veranderen, zal deze eenheidsprijs in onderling overleg tussen de aanbestedende overheid en de inschrijver worden bepaald. Indien de aanbestedende overheid en de inschrijver niet tot een akkoord komen binnen de 2 maanden na eerste vraag tot toevoeging component, zal de aanbestedende overheid van ambtswege een eenheidsprijs bepalen. Dit rekening houdend met de door de inschrijver opgegeven eenheidsprijzen voor gelijkaardige Netapphardwarecomponenten. De eenheidsprijzen hebben betrekking op het onderhoud van een bepaald Netapp hardwarecomponent gedurende een bepaalde trimester (excl. BTW maar inclusief alle andere kosten). Het is de taak van de inschrijver om te onderzoeken of bepaalde onderdelen onder fabrieksgarantie zijn. De hardwarecomponenten onder fabrieksgarantie vallen integraal onder dit contract en moeten over hetzelfde onderhoud beschikken. Indien voor een component geen of niet gedurende de hele looptijd onderhoud aangeboden kan worden dient de inschrijver dit duidelijk aan te geven in de tabel. naam merk systeem serienummer extrainfo 0050 NetApp fasdra SHX897670024376 14 x HD (1TB, SATA 3.0GB/s) SN FW=OPS8248721C821 0051 NetApp fasdra SHX897670024408 14 x HD (1TB, SATA 3.0GB/s) SN FW=OPS8248721CC3E 0052 NetApp fasdra SHX89767002431A 14 x HD (1TB, SATA 3.0GB/s) SN FW=OPS8248721CC3B 17
0053 NetApp fasdra SHX897670024303 14 x HD (1TB, SATA 3.0GB/s) SN FW=OPS8248721CC3C 0054 NetApp fasdrb SHX8976670023EDM 14 x HD (1TB, SATA 3.0GB/s) SN FW=OPS8248721C882 0055 NetApp fasdrb SHX897670023EBA 14 x HD (1TB, SATA 3.0GB/s) SN FW=OPS8248721C87B 0056 NetApp fasdrb SHX897670023EB2 14 x HD (1TB, SATA 3.0GB/s) SN FW=OPS8248721C882 0057 NetApp fasdrb SHU766030023674 14 x HD (1TB, SATA 3.0GB/s) SN FW=OPS8248721BDBE 0058 NetApp fasdra SXH93631002ABC4 14 x HD (300GB, 15k, 0059 NetApp fasdrb SXH93631002ABC6 14 x HD (300GB, 15k, 0060 NetApp fasdra 200000091706 licenties: A-SIS, CIFS, CLUSTER, FCP, FLEXCLONE, HTTP, ISCSI, LSYNCMR, NEARSTORE, NFS, SNAPMIRROR, SNAPRESTORE, SNAPVALIDATOR 0061 NetApp fasdrb 200000091718 licenties: A-SIS, CIFS, CLUSTER, FCP, FLEXCLONE, HTTP, ISCSI, LSYNCMR, NEARSTORE, NFS, SNAPMIRROR, SNAPRESTORE, SNAPVALIDATOR 0062 NetApp fasdra SHX93631002F97F 14 x HD (300GB, 15k, 0063 NetApp fasdra SHX93631002F983 14 x HD (300GB, 15k, 18
0064 NetApp fasdra SHX93631002F997 14 x HD (300GB, 15k, 0065 NetApp fasdra SHX93631002F9A4 14 x HD (300GB, 15k, 0066 NetApp fasdrb SHX93631002F964 14 x HD (300GB, 15k, 0067 NetApp fasdrb SHX93631002F99E 14 x HD (300GB, 15k, 0068 NetApp fasdrb SHX93631002F959 14 x HD (300GB, 15k, 0069 NetApp fasdrb SHX93631002F9A5 14 x HD (300GB, 15k, 0074 NetApp fasdra SHX936310203578 14 x HD (300GB, 15k, 0075 NetApp fasdra SHX936310203574 14 x HD (300GB, 15k, 0076 NetApp fasdrb SHX936310203575 14 x HD (300GB, 15k, 0077 NetApp fasdrb SHX936310203576 14 x HD (300GB, 15k, 0083 NetApp fas 700002061834 node A (fasc) van 3250HA met licenties: nfs, cifs, iscsi, snaprestore, snapmirror,flexclone (verreken hierin ook onderhoudskost op cluster- en managementswitch) 0084 NetApp fas 700002061846 node B (fasd) van 3250HA met licenties: nfs, cifs, iscsi, snaprestore, snapmirror,flexclone (verreken hierin ook onderhoudskost op cluster- en managementswitch) 19
0085 NetApp fas 6000715837 shelf 10, DSK SHLF,24x600GB,10K 0086 NetApp fas 6000715875 shelf 11, DSK SHLF,24x600GB,10K 0087 NetApp fas 6000732093 shelf 12, DSK SHLF,24x600GB,10K 0088 NetApp fas 6000715708 shelf 13, DSK SHLF,24x600GB,10K 0089 NetApp fas 6000715863 shelf 14, DSK SHLF,24x600GB,10K 0090 NetApp fas 6000715887 shelf 15, DSK SHLF,24x600GB,10K 0091 NetApp fas 6000673625 shelf 20, SSD SHLF,24x200GB 0096 NetApp fas 6000715887 shelf 16, DSK SHLF, 24x600GB, 10K 20