Inhoudsopgave Ms Access 2010-1 INHOUDSOPGAVE Ms Access 2010 Woord vooraf... 11 Inleiding... 12 1 Een inleiding tot databanken... 12 2 Een databank ontwerpen... 13 3 Wat is Microsoft Access?... 16 DEEL 1 Een relationele databank opstellen... 17 1 Ms Access starten... 17 2 De schermonderdelen... 19 3 Opdrachten geven... 23 3.1 Het lint gebruiken... 23 3.2 Een snelmenu gebruiken... 24 3.3 De werkbalk Snelle toegang gebruiken... 25 3.4 Het toetsenbord gebruiken... 25 4 De helpfunctie... 25 4.1 Zoeken met trefwoorden... 25 4.2 De inhoudsopgave raadplegen... 28 4.3 Online- of offline-hulp gebruiken... 28 4.4 De website Office.com gebruiken... 29 4.5 Controleren op updates... 30 5 Een databank met meer tabellen maken... 32 5.1 Inleiding... 32 5.2 Een databank maken... 33 5.3 De tabellen maken... 34 5.3.1 Een tabel opstellen vanuit de ontwerpweergave... 34 5.3.2 Een tabel opstellen door gegevens in te typen... 38 5.4 Tabellen hernoemen, kopiëren of verwijderen... 39 5.4.1 Een tabel hernoemen... 39 5.4.2 Een tabel kopiëren... 39 5.4.3 Een tabel verwijderen... 40 5.5 Relaties maken, bekijken, wijzigen en verwijderen... 40 5.5.1 Relaties tussen tabellen leggen... 40 5.5.2 De relaties bekijken... 42 5.5.3 Een relatie wijzigen... 42 5.5.4 Een relatie verwijderen... 43 5.5.5 Een relatierapport maken... 43 5.6 Beveiligingswaarschuwing... 44 5.7 Een databank afsluiten... 45 5.8 Een databank openen... 45 5.9 Een databank verwijderen... 46 6 Gegevens invoeren, wijzigen en verwijderen... 47 6.1 Gegevens invoeren... 47
Inhoudsopgave Ms Access 2010-2 6.2 Verplaatsingen tussen records... 49 6.3 De ingevoerde gegevens wijzigen... 50 6.4 Records selecteren... 51 6.5 Records verwijderen... 51 6.6 Records toevoegen... 52 7 Subgegevensbladen... 52 8 De schermopmaak instellen... 55 8.1 De opmaak van kolommen en rijen... 55 8.1.1 De kolombreedte wijzigen... 55 8.1.2 De rijhoogte wijzigen... 56 8.1.3 Een kolom verplaatsen... 56 8.1.4 Een kolom verbergen... 57 8.1.5 Een kolom vastzetten... 57 8.1.6 Een kolom toevoegen... 57 8.1.7 Een kolom hernoemen... 58 8.1.8 Een kolom verwijderen... 58 8.2 Overige opmaakmogelijkheden... 58 8.2.1 Het lint gebruiken... 58 8.2.2 Het dialoogvenster gebruiken... 59 9 Gegevens zoeken en vervangen in een tabel... 61 9.1 Gegevens opzoeken... 61 9.2 Jokertekens gebruiken... 63 9.3 Gegevens zoeken en vervangen... 63 10 Gegevens selecteren... 64 10.1 De algemeen filter... 64 10.2 De formulierfilter... 67 10.3 De selectiefilter... 68 11 Gegevens sorteren... 68 12 Afdrukken... 69 12.1 De gegevens afdrukken... 69 12.2 De tabelstructuur afdrukken... 70 13 De tabeldefinitie verfijnen... 71 13.1 De veldeigenschappen wijzigen... 71 13.1.1 De veldlengte instellen... 71 13.1.2 De weergave van de gegevens instellen... 72 13.1.3 De vormvereiste van de invoer bepalen... 77 13.1.4 Een bijschrift opgeven... 79 13.1.5 Een standaardwaarde opgeven... 79 13.1.6 Controle van de invoer... 80 13.1.7 Verplichte invoer van gegevens... 81 13.1.8 Instellen of lege invoer toegelaten is... 82 13.1.9 Unicode-compressie... 82 13.1.10 Infolabels gebruiken... 82 13.1.11 Tekst met opmaak bij een Memo-veld... 83 13.1.12 De uitlijning van het veld instellen... 83 13.1.13 De geschiedenis van de veldwaarde bijhouden... 83 13.1.14 De datumkiezer weergeven of verbergen... 83 13.1.15 De weergave van het veld instellen... 84 13.2 Indexen gebruiken... 85 13.2.1 Wat is een index?... 85
Inhoudsopgave Ms Access 2010-3 13.2.2 Een enkelvoudige index maken... 86 13.2.3 Een meervoudige index maken... 86 13.3 De tabeleigenschappen instellen... 87 DEEL 2 Een databank raadplegen: query s... 93 1 Hoe werkt een query?... 93 2 Een query maken... 93 2.1 Velden aan het query-raster toevoegen... 95 2.2 Velden uit het query-raster verwijderen... 95 2.3 De volgorde van de velden wijzigen... 96 2.4 Tabellen toevoegen en verwijderen... 96 2.5 Het ontwerpscherm aanpassen... 96 3 Een query uitvoeren... 97 4 Een query bewaren... 97 5 Een opgeslagen query gebruiken... 98 6 Kolomtotalen toevoegen... 98 7 Gegevens sorteren... 98 8 Selectiecriteria gebruiken... 99 8.1 Een enkelvoudig selectiecriterium invoeren... 99 8.1.1 Algemene werkwijze... 100 8.1.2 Zoeken naar lege velden... 101 8.1.3 Zoeken naar opgevulde velden... 101 8.2 Een meervoudig selectiecriterium invoeren... 102 8.2.1 Algemene werkwijze... 102 8.2.2 De operatoren... 103 8.3 Het belang van de joineigenschappen... 104 8.4 Topwaarden opzoeken... 106 8.5 Unieke waarden opvragen... 106 8.6 Dubbele veldwaarden zoeken... 107 8.7 Niet gekoppelde records zoeken... 109 8.8 De Opbouwfunctie voor expressies... 111 9 Geavanceerde query s... 114 9.1 Een veld als criterium gebruiken (velden vergelijken)... 114 9.2 Berekeningen maken... 115 9.3 Functies in query s gebruiken... 117 9.3.1 Tekstfuncties... 117 9.3.2 Datum- en tijdfuncties... 117 9.3.3 Wiskundige functies... 118 9.3.4 Functies met voorwaarden... 119 9.3.5 De Format-functie... 120 9.4 Parameters gebruiken... 121 9.4.1 De parameters definiëren... 122 9.4.2 De volgorde van de parameters instellen... 123 9.5 Totalen en statistische gegevens opstellen... 124 10 Kruistabellen maken... 130
Inhoudsopgave Ms Access 2010-4 11 Actiequery's... 133 11.1 Tabelmaakquery... 134 11.2 Bijwerkquery... 135 11.3 Toevoegquery... 137 11.4 Verwijderquery... 138 12 Een tabel normaliseren met actiequery's... 141 DEEL 3 Formulieren... 143 1 Een voorgedefinieerd formulier maken... 143 1.1 De functie Formulier gebruiken... 143 1.2 De functie Gesplitst formulier gebruiken... 144 1.3 De functie Meerdere items gebruiken... 145 2 De Wizard Formulier gebruiken... 146 3 De mogelijke weergaven bij formulieren... 148 3.1 De formulierweergave... 148 3.2 De indelingsweergave... 148 3.3 De ontwerpweergave... 149 4 Het formulier aanpassen... 150 4.1 Soorten besturingselementen... 150 4.2 Besturingselementen selecteren... 150 4.3 Besturingselementen verplaatsen en kopiëren... 151 4.3.1 Besturingselementen die tot een indeling horen... 152 4.3.2 Besturingselementen die niet tot een indeling horen... 153 4.4 Het formaat van besturingselementen wijzigen... 154 4.5 Het formulier aanpassen met de tab Ontwerp... 154 4.6 Het formulier aanpassen met de tab Schikken... 156 4.7 Het formulier aanpassen met de tab Opmaak... 158 4.8 De bijschriften aanpassen... 160 5 Objecten uit het ontwerpscherm verwijderen... 160 6 Zelf een formulier ontwerpen... 160 7 De eigenschappen instellen... 161 7.1 De eigenschappen van een besturingselement... 161 7.2 De eigenschappen van het formulier... 165 8 Besturingselementen toevoegen... 166 8.1 Een tekstlabel maken... 169 8.2 Een berekend tekstvak toevoegen... 169 8.3 Een wisselknop invoegen... 170 8.4 Een groepsvak maken... 170 8.5 Een keuzelijst maken... 172 8.6 Opdrachtknoppen toevoegen... 176 8.7 Grafische elementen invoegen... 178 8.8 Tabbladen invoegen... 179 8.9 Een hoofd- met een subformulier maken... 180 8.9.1 De Wizard Formulier gebruiken... 180 8.9.2 Het hoofd- en subformulier zelf ontwerpen... 181 9 Gegevens voor een formulier selecteren... 182
Inhoudsopgave Ms Access 2010-5 10 Een formulier verwijderen... 182 DEEL 4 Rapporten... 186 1 Een voorgedefinieerd rapport maken... 186 2 De Wizard Rapport gebruiken... 187 3 De mogelijke weergaven bij rapporten... 190 3.1 De rapportweergave... 190 3.2 Het afdrukvoorbeeld... 191 3.3 De indelingsweergave... 191 3.4 De ontwerpweergave... 192 4 Het rapport aanpassen... 192 5 Een paginanummer invoegen... 192 6 De huidige datum en/of tijd invoegen... 193 7 Zelf een rapport ontwerpen... 193 8 Rapporten afdrukken... 194 8.1 Pagina-instellingen maken... 194 8.2 Het rapport afdrukken... 195 9 Etiketten maken... 196 9.1 Een bestaand etiketformaat gebruiken... 196 9.2 Een eigen etiketformaat opstellen... 197 10 Bijzondere mogelijkheden... 200 11 Het deelvenster Groeperen, sorteren en totaal berekenen... 204 12 De eigenschappen van een sectie aanpassen... 207 13 Een rapport verwijderen... 208 DEEL 5 Draaitabellen en -grafieken... 211 1 Een draaitabel maken... 211 2 Een draaigrafiek maken... 213 3 Een draaitabel wijzigen... 214 4 Rekenen in een draaitabel... 216 5 Gegevens verbergen... 216 6 Sorteren in een draaitabel... 217 7 De eigenschappen van een draaitabel instellen... 218
Inhoudsopgave Ms Access 2010-6 DEEL 6 Een navigatieformulier gebruiken... 223 1 Een navigatieformulier maken... 223 2 Het navigatieformulier aanpassen... 225 3 Het navigatieformulier automatisch openen... 225 4 Een knop op het navigatieformulier verwijderen... 226 DEEL 7 Integratie met Ms Word en Ms Excel... 227 1 Overdracht van Ms Access naar Ms Word... 227 1.1 Gegevensoverdracht via het klembord... 227 1.2 Exporteren naar een.rtf bestand... 228 1.3 Gegevens samenvoegen met een hoofddocument... 229 2 Overdracht van Ms Access naar Ms Excel... 232 2.1 Gegevensoverdracht via het klembord... 232 2.2 Exporteren naar Ms Excel... 234 2.3 Een databank delen met Ms Excel... 234 3 Overdracht van Ms Excel naar Ms Access... 236 3.1 Een lijst uit Ms Excel importeren... 236 3.2 Een lijst uit Ms Excel koppelen... 238 DEEL 8 De koppeling met het internet... 241 1 Wat is internet?... 241 2 Verbinding maken via het lint... 241 3 Een databaseobject als bijlage bij een e-mail versturen... 242