Handleiding facturering 8 gemeenten Achterhoek Op dit moment ontvangen wij facturen van aanbieders voor geleverde Wmo maatwerkvoorzieningen. Omdat de facturen nog niet voldoen aan de gestelde criteria of omdat de gegevensuitwisseling nog niet volledig is kunnen we een groot deel van deze facturen helaas nog niet betaalbaar stellen. Om de facturering binnen de Wmo goed te laten verlopen geven wij u, als zorgaanbieder, in deze handleiding meer informatie over de manier waarop de facturering bij de 8 gemeenten Achterhoek (Aalten, Berkelland, Bronckhorst, Doetinchem, Montferland, Oost Gelre, Oude IJsselstreek en Winterswijk) dient te verlopen. In deze handleiding wordt informatie gegeven over de volgende onderdelen: Inhoud Handleiding facturering 8 gemeenten Achterhoek... 1 1. Facturering via Vecozo & Gegevensknooppunt... 2 Eisen aan de verzamelfactuur... 2 Tijdelijke oplossing - Berichtenconverter... 3 2. Productcodes... 3 3. Aandachtspunten bij facturering... 4 Tarieven... 4 Hoofdaannemer - Onderaannemer... 5 4. Het CAK... 5 5. Contactpersonen... 6 Gemeente Aalten... 6 Gemeente Berkelland... 6 Gemeente Bronckhorst... 6 Gemeente Doetinchem... 6 Gemeente Montferland... 7 Gemeente Oost Gelre... 7 Gemeente Oude IJsselstreek... 7 Gemeente Winterswijk... 7
1. Facturering via Vecozo & Gegevensknooppunt Zorgaanbieders die aangemeld zijn bij Vecozo kunnen via het Vecozo-knooppunt declaraties indienen. Deze declaraties komen vervolgens in het gegevensknooppunt van gemeenten en kunnen daarna door de gemeente verwerkt worden. Naast de declaratie die bij het Gegevensknooppunt binnenkomt dient er een verzamelfactuur ingediend te worden via het emailadres van de betreffende gemeente (zie hoofdstuk 5). Bij het indienen van de verzamelfactuur via de mail dient aangegeven te worden dat de bijlage via het GGK is aangeleverd. Kunt u de declaratie nog niet via Vecozo aanleveren kijk dan bij paragraaf berichten converter voor een alternatieve oplossing. Eisen aan de verzamelfactuur - Factuurnummer en factuurdatum - Algemene crediteurengegevens (KVK, Iban, adres, naam bedrijf) - Specifieke crediteurengegevens (AGB-code, Let op: het gaat hierbij niet om de WZAcode. De AGB-code is aan te vragen via www.agbcode.nl) - Mogelijk BTW percentage - Geleverde zorg(producten) met verwijzing naar de declaraties. Het gaat hierbij om de totale geleverde zorg(producten) voor alle cliënten samen. (Let op: kies de juiste productcodes. Zie www.sociaaldomeinachterhoek.nl of https://www.istandaarden.nl/istandaarden/modules/verwijsindex-productcodes-wmoen-jeugdwet.html) - Tarieven geleverde zorg(producten) - Periode waarover gedeclareerd wordt, voor de Wmo dient per vier weken gedeclareerd te worden. Let op: periode 1 begint op 29 december 2014, de zorg tot 1 januari 2015 kunt u niet bij de gemeenten declareren. Declaraties van periode 1-2015 beginnen op 1 januari 2015. Een overzicht van de data van de periodes 2015 vind u op https://www.hetcak.nl/portalserver/stream/cak-klanten/2-zorg-thuis/2-12- downloads/cak-periodekalender-2015.pdf - Bedrag (het totaalbedrag van de declaraties) Denk aan: in verband met de privacy is er een verzamelfactuur. Deze is voor de bescherming van de individuele klanten zonder persoonsinformatie. Meer informatie over het Vecozo portaal vindt u via: https://www.vecozo.nl/diensten/administratieve-zaken/wmo-en-jeugdwet-voorzorgaanbieders Wanneer u nog niet in staat bent om als zorgaanbieder op Vecozo aan te sluiten kunt u gebruik maken van de tijdelijke oplossing voor facturering. Let op: Bij declareren via het GGK wordt om een beschikkingsnummer per cliënt gevraagd. Het beschikkingsnummer is een identificerend nummer van een beschikking zoals vastgesteld door de gemeente. Het veld bevat negen cijfers. Als de zorg is toegewezen vóór 1-1-2015 kan het zijn dat er nog geen beschikkingsnummer bekend is. Wanneer dit het geval is kan er als beschikkingsnummer bij cliënten van de 8 gemeenten Achterhoek 9999 ingevuld worden.
Tijdelijke oplossing - Berichtenconverter Zorginstellingen waarvan de software nog niet volledig geschikt is voor het gebruik van de iwmo-standaarden kunnen ervoor kiezen om gebruik te maken van de Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet. Het is een hulpmiddel dat input -uit Excel of handmatig ingebracht- naar een bericht converteert. Daarnaast kunnen zorgaanbieders met de Berichtenconverter ontvangen berichten inzien in een voor hen leesbaar formaat. Tevens is de handleiding opgenomen in de bijlagen. Meer informatie over de Berichtenconverter kunt u vinden op https://www.istandaarden.nl/istandaarden/modules/berichtenconverter-wmo-en- Jeugdwet.html Tot slot: Maak een afspraak met de aanbieder over het moment waarop de aanbieder gaat overstappen naar Vecozo/het GGK. Vraag de aanbieder dit op het moment van de overgang nog te bevestigen naar de gemeenten. 2. Productcodes Zoals aangegeven is moeten de juiste productcodes in de declaraties vermeld worden. Om dit te kunnen verwezenlijken hebben we de productcodes van de 8 gemeenten Achterhoek nog een keer op een rij gezet. Tevens staat in de bijlage de productcodelijst van de 8 gemeenten Achterhoek. Let op: de productcodes van de gemeente Doetinchem wijken af. Producten Individuele Ondersteuning Basis CAK WMO Overgangscodes 2014 iwmo codes 303 300 CAK Wmo codes voor nieuwe cliënten 02100 403 Individuele Ondersteuning Middel 304 02200 404 Individuele Ondersteuning Zwaar Groepsgewijze Ondersteuning Basis Groepsgewijze Ondersteuning Middel Groepsgewijze Ondersteuning Zwaar 306 305 311 314 326 315 318 313 312 319 316 02300 405 07100 411 07200 415 07300 416 Kortdurend Verblijf 04002 428
Producten CAK WMO Overgangscodes 2014 iwmo codes CAK Wmo codes voor nieuwe cliënten Vervoer 08100 429 Vervoer met rolstoel 08200 430 Om te declareren bij de 8 gemeenten Achterhoek dienen de producten uit de eerste kolom aangegeven te worden, daarnaast moeten de productcodes uit de kolom iwmo code vermeld worden. CAK Om als zorgaanbieder gegevens aan te leveren bij het CAK dienen de codes uit de tweede worden gebruikt voor cliënten waarop het overgangsrecht van toepassing is. Voor cliënten 3. Aandachtspunten bij facturering Eenheden Op de declaraties dienen de juiste eenheden ingevoerd te worden. In onderstaand schema is weergegeven in welke eenheid gedeclareerd dient te worden. Individuele ondersteuning basis per uur Individuele ondersteuning middel per uur Individuele ondersteuning zwaar per uur Groepsgewijze ondersteuning basis per dagdeel Groepsgewijze ondersteuning middel per dagdeel Groepsgewijze ondersteuning zwaar per dagdeel Kortdurend verblijf per etmaal Vervoer per cliënt per dag Vervoer met rolstoel per cliënt per dag NB: Groepsgewijze ondersteuning per dagdeel van max. 4 uur Tarieven Gelet dient te worden op het invullen van het juiste tarief op de factuur. De tarieven zijn vastgelegd in de raamovereenkomsten en dienen volgens overeenkomst op de factuur vermeld te worden. In de raamovereenkomst staat vastgelegd voor welk tarief uw organisatie de zorg(producten) verleent. Zorg volgens opdrachtverstrekking Bij de facturering dient gelet te worden op het declareren van de juiste zorg. In de eerder gestuurde opdrachtbevestiging is per cliënt aangegeven welke zorg de cliënt dient te krijgen. Wanneer bijvoorbeeld het product individuele ondersteuning zwaar gedeclareerd wordt bij een cliënt die het product individuele ondersteuning basis dient te krijgen, kan de factuur niet verwerkt worden door de gemeente.
Hoofdaannemer - Onderaannemer De hoofdaannemer moet de opdracht factureren, onderaannemers kunnen geen factuur of declaratie naar de gemeente versturen. Zij moeten hiervoor contact opnemen met de hoofdaannemer. 4. Het CAK Het CAK int de eigen bijdragen van cliënten. Om de eigen bijdrage van cliënten die zorg in natura krijgen te kunnen berekenen en te innen is de levering van gegevens door u, als zorgaanbieder, van groot belang. Zorgaanbieders dienen zorggegevens aan te leveren bij het CAK en op basis daarvan stuurt het CAK een factuur naar de cliënt. De zorg kan bij het CAK aangeleverd worden in uren of dagdelen. Er zijn momenteel twee opties om gegevens aan te leveren, namelijk: 1. Via de Zorgaanbieder standaard (ZA Standaard). 2. Via de applicatie CORFU van het CAK. Aanlevering van gegevens vindt uitsluitend plaats via het Extranet van het CAK (inloggen kan op https://keten.hetcak.nl/). Meer informatie over het aanleveren van gegevens aan het CAK is te vinden op https://www.hetcak.nl/portalserver/portals/cak-portal/pages/z2-2-2-aanleveren-gegevens.
5. Contactpersonen Mocht u naar aanleiding van deze handleiding nog vragen hebben over facturatie, dan kunt u een email sturen naar helpdesk3dachterhoek@gemeenteberkelland.nl. Een aantal gekwalificeerde medewerkers beantwoorden uw vragen binnen twee werkdagen. Voor klantgebonden vragen dient u zich te wenden tot de 8 gemeenten Achterhoek zelf. Gemeente Aalten - crediteuren@aalten.nl - h.pennings@aalten.nl Gemeente Aalten Postbus 119 7120 AC Aalten Bezoekadres: Hofstraat 8 7121 DM Aalten telefoonnummer facturatie administratie: 0543-493333 Gemeente Berkelland - facturenvmk@gemeenteberkelland.nl - g.tebrummelstroete@gemeenteberkelland.nl & b.zuidersma@gemeenteberkelland.nl Gemeente Berkelland Postbus 200 7270 HA Borculo telefoonnummer facturatie administratie: G. te Brummelstroete 0545 250581 & B. Zuidersma 0545 250454 & M. Verhoeven 0545 250 661 Gemeente Bronckhorst - factuur@bronckhorst.nl - d.terbeest@bronckhorst.nl & a.breman@bronckhorst.nl Gemeente Bronckhorst Postbus 200 7255 ZJ Hengelo Gld. telefoonnummer facturatie administratie: 0575-750250 Gemeente Doetinchem - finadm-wmo@doetinchem.nl - b.vandepavert@doetinchem.nl & j.seinhorst@doetinchem.nl Gemeente Doetinchem Postbus 9020 7000 HA DOETINCHEM telefoonnummer facturatie administratie: 0314-377377
Gemeente Montferland - facturen@montferland.info - f.deweerd@montferland.info Gemeente Montferland Bergvredestraat 10 6942 GK Didam telefoonnummer facturatie administratie: 0316 291 391 Gemeente Oost Gelre - facturatie.wmo@oostgelre.nl - r.posthuma@oostgelre.nl & k.tewoerd@oostgelre.nl Gemeente Oost Gelre Varsseveldseweg 2 7131 BJ Lichtenvoorde postadres: Postbus 17, 7130 AA Lichtenvoorde telefoonnummer facturatie administratie: 0544 39 3684 Gemeente Oude IJsselstreek - zorgloket@oude-ijsselstreek.nl - s.kara@oude-ijsselstreek.nl & s.besselink@oude-ijsselstreek.nl Gemeente Oude IJsselstreek Postbus 42 7080 AA Gendringen telefoonnummer facturatie administratie: Songül Kara 0315-299152 & Sandra Besselink 0315-292151 Gemeente Winterswijk - crediteuren@winterswijk.nl - splettenburg@winterswijk.nl & dhoogdorp@winterswijk.nl Gemeente Winterswijk Postbus 101 7100 AC Winterswijk Bezoekadres: Stationsstraat 25 7101 GH Winterswijk telefoonnummer facturatie administratie: 0543-543 543