IP Office (R3.0) Gebruikershandleiding van 5402
Inhoud De 5402-telefoon... 7 Overzicht van de 5402... 7 Gesprekstoetsen... 8 Gesprekstoetspictogrammen... 8 Systeemfuncties... 9 Basisfuncties voor het beheren van gesprekken... 11 Gesprek beantwoorden... 11 Gesprek beantwoorden... 11 Gesprek wissen... 11 Nummerherhaling... 12 Koptelefoon aan... 12 Luidspreker... 12 Conferentie... 13 Mute... 13 Wachtstand... 13 Doorverbinden... 14 Bericht... 14 Functietoets... 15 Zie Overzicht van de functietoets... 15 Beschikbare systeemfuncties... 15 Absnt - Bericht van afwezigheid instellen... 16 Acct - Invoer accountcode... 16 AD - Verkort kiezen... 16 Admin - Self-Administer... 16 Apear - Gesprekstoets... 16 AutCB - Automatisch terugbellen... 16 Busy - Bezet... 16 BusyH - Bezet bij gesprek in wachtstand... 17 CFrwd - Doorschakelen alle gesprekken... 17 ClrCW - Doorschakelen wissen... 17 CnfRV - Conferentie Meet Me... 17 Conf+ - Conferentie toevoegen... 17 CPark - Gesprek parkeren... 18 CPkUp - Wachtend gesprek opnemen... 18 CWOff - Wachtend gesprek uit... 18 CWOn - Wachtend gesprek Aan...18 CWSus - Wachtend gesprek uitstellen... 18 DCW - Wachtend gesprek bellen... 19 Kiezen... 19 Dir - Directory... 19 Dirct - Rechtstreeks bellen... 19 DNDOf - Niet storen uit... 19 DNDOn - Niet storen aan... 19 DNDX- - Uitzondering Niet storen verwijderen... 19 DNDX+ - Uitzondering Niet storen toevoegen... 20 DPkUp - Directe gesprekken aannemen... 20 Drop - Drop... 20 DTone - Secundaire kiestoon... 20 Emrgy - Alarmnummer kiezen... 20 Flash - Flash Hook... 21 FolTo - Follow Me naar... 21 FwBNo - Doorschakelnummer bij bezet... 21 FwBOf - Doorschakelen bij bezet uit... 21 FwBOn - Doorschakelnummer bij bezet aan... 21 Gebruikershandleiding van 5402 Inhoud - Page iii
Gebruikershandleiding van IP Office 5402 FwdH- - Doorschakelen huntgroepgesprekken uit... 21 FwdH+ - Doorschakelen huntgroepgesprekken aan... 21 FwdNo - Doorschakelnummer... 22 FwdOf - Alle doorschakelingen annuleren... 22 FwNOf - Doorschakelen bij niet beantwoorden uit... 22 FwNOn - Doorschakelen bij niet beantwoorden aan... 22 FwUOf - Doorschakelen onvoorwaardelijk uit... 22 FwUOn - Doorschakelen onvoorwaardelijk aan... 22 Groep... 23 GrpPg - Groepsomroepen... 23 HdSet - Wisselen tussen koptelefoon...23 Here- - Follow me hierheen annuleren...23 Here+ - Follow me hierheen... 23 HfAns - Intern automatisch beantwoorden... 23 HGDis - Huntgroep uitgeschakeld... 23 HGEna - Huntgroep inschakelen... 23 HGNS- - Nachtstand huntgroep wissen... 24 HGNS+ - Nachtstand huntgroep instellen... 24 HGOS- - Buiten gebruik huntgroep wissen... 24 HGOS+ - Buiten gebruik huntgroep instellen... 24 Wachtstand - Gesprek in wachtstand plaatsen... 24 HoldCW - Wachtend gesprek in wachtstand plaatsen... 24 IAuto - Automatische intercom... 25 ICSeq - Interne belritme instellen... 25 IDial - Intercom kiezen... 25 Inclu - Dial Inclusion... 25 Intru - Inbreken in gesprekken... 25 Listn - Afluisteren gesprek... 25 Login - Login toestel... 25 Logof - Logout toestel... 25 Muziek - Wachtmuziek... 26 NATim - Niet-beantwoordingstijd instellen door gebruiker... 26 OCSeq - Externe belritme instellen... 26 Page - Oproepen... 26 Parkeren - Gesprek parkeren op ander toestel... 26 Park - Parkeren... 27 PCall - Prioriteitsgesprek... 27 PhyEx - Bel fysiek toestel volgens nummer... 27 PickA - Alle gesprekken aannemen...27 PickG - Gesprekken groep aannemen... 27 PickM - Gesprekken deelnemers aannemen... 28 Prog - Verkort kiesprogramma... 28 Wachtrij - Gesprek in wachtrij... 28 Quota - Quota wissen... 28 RBak- - Terugbellen wanneer vrij annuleren... 28 RBak+ - Terugbellen wanneer vrij... 28 RBSeq - Belritme terugbellen instellen... 29 Recor - Gesprek opnemen... 29 Relay - Relay Puls... 29 Rely- - Relais uit... 29 Rely+ - Relais aan... 29 Resum - Gesprek hervatten... 29 Ride - Gesprek uit parkeerstand halen... 30 RngOf -Belsignaal uit... 30 Rtriv - Gesprek terugnemen... 30 SAC - Versturen van alle gesprekken...30 Spres - AD Suppress... 30 Steal - Gesprek terughalen... 31 Page iv - Inhoud Gebruikershandleiding van 5402
Inhoud SusCW - Wachtend gesprek uitstellen... 31 Suspe - Gesprek uitstellen... 31 Timer - Timer... 31 TmDay - Weergave tijd... 31 Toggl - Schakelen tussen gesprekken... 31 Gebruiker... 32 VMCol - Voicemail ophalen... 32 VMOff - Voicemail uit... 32 VMOn - Voicemail aan... 32 VMRB- - Voicemail terugbellen uit... 32 VMRB+ - Voicemail terugbellen aan...32 WUTim - Wrap-up-tijd instellen door gebruiker... 32 Systeemfuncties... 33 Systeemfuncties Inleiding... 33 Gesprekken beantwoorden... 33 Gesprek doorschakelen... 33 Standaardcodes voor functies... 34 Gesprekken omleiden... 35 Niet storen... 35 Bellen... 35 Voicemail... 36 Index... 37 Gebruikershandleiding van 5402 Inhoud - Page v
De 5402-telefoon Overzicht van de 5402 In deze handleiding wordt het gebruik van de Avaya 5402-telefoon met het Avaya IP Officetelefoonsysteem met Level 3.0 software besproken. Hieronder worden schematisch de belangrijkste telefoonfuncties van de 5402-telefoon besproken. 1. Display-, gespreks- en functietoetsen: Met de twee Gesprekstoetsen kan de gebruiker meerdere gesprekken verwerken terwijl de gespreksinformatie op het display wordt weergegeven. Gegevens over systeemfuncties (toegewezen door uw systeembeheerder) kunnen ook worden weergegeven. Zie Gesprekstoetsen en Functietoets. 2. Waarschuwingslampje - Dit lampje brandt als er voicemailberichten zijn. Het lampje kan ook ingesteld worden om te knipperen als de telefoon gaat. 3. Berichten: Toegang tot de mailbox van de gebruiker. 4. Toetsen voor het regelen van gesprekken: Hold: Plaatst een gesprek in de wachtstand; haalt een gesprek op dat eerder in de wachtstand is geplaatst. Zie Wachtstand. Doorverbinden: Hiermee wordt een gesprek doorverbonden. Zie Doorverbinden. Conferentie: Conferentie met gesprekken in wachtstand. Zie Conferentie. Drop: Drop-gesprek. Zie Gesprek wissen. Laatste nummer herhalen: Laatste nummer herhalen. Zie Redial. 5. Toetsenbord: Standaard toetsenbord met 12 toetsen voor het kiezen van telefoonnummers. 6. Volumeregeling: Regelt de luidspreker, handset, koptelefoon of belvolume, afhankelijk van wat er in gebruik is. 7. Aansluiting handset: De aansluiting voor de handsetkabel bevindt zich aan de zijkant van het toestel. De handset kan vervangen worden door een koptelefoon. 8. Mute: Hiermee wordt alleen de microfoon van de koptelefoon/handset aan/uitgeschakeld; de 2402 heeft geen microfoon. Indien ingeschakeld, brandt het bijbehorende lampje en de beller kan u niet horen. 9. Functietoets: Biedt toegang tot systeemfuncties die door de systeembeheerder kunnen worden toegewezen aan de toetsen op het toetsenblok van de 2402-telefoon. Zie Overzicht van de functietoets. 10. Luidspreker: Geeft toegang tot de luidsprekerfunctie. De bijbehorende LED-lampjes branden onafgebroken als de luidspreker actief is. De Luidsprekerfunctie biedt alleen een controlerende functie en is geen echte luidspreker, bijvoorbeeld de 2402 heeft geen handsfree gespreksfunctie, u kunt wel het gesprek horen, maar u moet de handset opnemen om te spreken. Gebruikershandleiding van 5402 De 5402-telefoon Page 7 Overzicht van de 5402
Gebruikershandleiding van IP Office 5402 Gesprekstoetsen Het hoofdscherm bevat twee toetsen die zijn ingesteld als 'gespreks'toetsen. Voor meer gegevens over de installatie en werking van verbindings- lijn- of dekkingstoetsen, zie de Toets- en lamphandleiding van IP Office. OPGELET: 1. Het is handig om twee Gesprekstoetsen te hebben. Als u een gesprek in de wachtstand hebt, kunt u een ander gesprek beantwoorden/maken en gebruik maken van de gesprekstoetsen om tussen de twee gesprekken te schakelen of deze door te schakelen of een conferentiegesprek op te zetten. Als de indicatie voor een wachtend gesprek is ingesteld, ziet u het wachtende gesprek op de volgende gesprekstoets. 2. Hoewel uw systeembeheerder de gesprekstoetsen / kan wijzigen met: Een gekoppelde toets Een lijntoets Gespreksdekkingstoets Systeemfuncties zou dit het gebruik van de functies zoals conferentie en doorschakelen aanzienlijk beperken. Daarom wordt u dringend aangeraden om van alle Gesprekstoetsen de standaardinstellingen te behouden. 3. Bij oudere modellen van de 5402-telefoon waarbij IP Office R3.0 met Gesprekstoetsen wordt gebruikt, kunt u niet in alle gevallen beschikken over de volledige en juiste displays. Neem voor meer informatie contact op met uw systeembeheerder. Gesprekstoetspictogrammen Met de pictogrammen die worden weergegeven op de gesprekstoetsen kunt u de status van elk gesprek bepalen (bijvoorbeeld, in de wachtstand). De pictogrammen geven ook aan of een functie op een bepaalde toets is geactiveerd. Inkomend gesprek: Een symbool naast een gesprekstoets geeft aan dat er een inkomend gesprek is. Door op de / toets ernaast te drukken wordt het gesprek beantwoord en worden andere huidige gesprekken in de wachtstand geplaatst. Verbonden: Een symbool naast een gesprekstoets geeft aan dat dit het gesprek is dat momenteel verbonden is. Ook het telefoonnummer van de beller (indien beschikbaar) wordt weergegeven. Wachtstand: Door op Wachtstand of de toets ernaast te klikken, wordt het gesprek in de wachtstand geplaatst, een symbool naast een gesprekstoets geeft aan dat een gesprek in de wachtstand staat en tevens wordt een H op het display weergegeven. Door op de toets ernaast te drukken, wordt het gesprek uit de wachtstand gehaald. Page 8 - De 5402-telefoon Gebruikershandleiding van 5402 Gesprekstoetsen
Systeemfuncties De 5402-telefoon Er zijn systeemfuncties die door de systeembeheerder geprogrammeerd kunnen worden op het toetsenblok en waar u toegang toe hebt via de Functietoets. Voor gebruik in toets- en lampmodus, mogen deze Systeemfuncties niet geprogrammeerd zijn op de gesprekstoetsen. Zie de WAARSCHUWINGEN hierboven. Zie het Overzicht van de functietoets voor meer informatie over de systeemfunctie die uitsluitend door de systeembeheerder aan u kan worden toegewezen en zie ook Inleiding tot de systeemfuncties voor meer informatie over de systeemfuncties waartoe u zelf altijd toegang hebt door het bellen van functiecodes, bijv. *17 om uw VoiceMail-berichten af te luisteren. Gebruikershandleiding van 5402 De 5402-telefoon Page 9 Gesprekstoetsen
Basisfuncties voor het beheren van gesprekken Gesprek beantwoorden Als een gesprek op uw 5402-telefoon binnenkomt, hoort u een beltoon en ziet u een knipperend belpictogram ( ) op de bijbehorende gesprekstoets. Hieronder wordt uitgelegd hoe u de telefoon kunt gebruiken om gesprekken te beantwoorden. Als u een gesprek wilt beantwoorden met de koptelefoon, zie Koptelefoon aan. Om een inkomend gesprek te beantwoorden: Voer een van de volgende stappen uit: Als u niet met een ander gesprek bezig bent, kunt u het gesprek beantwoorden door de handset op te nemen. U kunt ook op Luidspreker drukken om naar het inkomende gesprek te luisteren, maar u moet de handset/koptelefoon gebruiken om met de beller te spreken. De 5402 telefoon heeft geen ingebouwde microfoon. of Als u al met een gesprek bezig bent, plaatst u het actieve gesprek in de Wachtstand en beantwoordt u vervolgens het inkomende gesprek (zie Wachtstand). Gesprek beantwoorden Als een gesprek op uw 5402-telefoon binnenkomt, hoort u een beltoon en ziet u een knipperend belpictogram ( ) op de bijbehorende gesprekstoets. Hieronder wordt uitgelegd hoe u de telefoon kunt gebruiken om gesprekken te beantwoorden. Als u een gesprek wilt beantwoorden met de koptelefoon, zie Koptelefoon aan. Om een inkomend gesprek te beantwoorden: Voer een van de volgende stappen uit: Als u niet met een ander gesprek bezig bent, kunt u het gesprek beantwoorden door de handset op te nemen. U kunt ook op Luidspreker drukken om naar het inkomende gesprek te luisteren, maar u moet de handset/koptelefoon gebruiken om met de beller te spreken. De 5402 telefoon heeft geen ingebouwde microfoon. of Als u al met een gesprek bezig bent, plaatst u het actieve gesprek in de Wachtstand en beantwoordt u vervolgens het inkomende gesprek (zie Wachtstand). Gesprek wissen Om een tot stand gebracht gesprek te wissen, kunt u: 1. De handset op het toestel leggen of 2. Op Drop drukken. U hoort de kiestoon, tenzij u in 'call center-modus' werkt, dan hoort u niets. Gebruikershandleiding van 5402 Basisfuncties voor het beheren van gesprekken Page 11 Gesprek beantwoorden
Gebruikershandleiding van IP Office 5402 Nummerherhaling De functie Nummerherhaling (of Laatst gebelde nummer) kiest automatisch het laatste door u gebelde toestel- of externe nummer (tot maximaal 24 cijfers). Om het laatst gebelde nummer te herhalen 1. Druk op Nummerherhaling. Koptelefoon aan Als u met de 5402 een koptelefoon wilt gebruiken, dan moet deze de handset vervangen. Ontkoppel bijvoorbeeld de handset van de aansluiting aan de zijkant van de 5402-telefoon en vervang deze door de kabel van de koptelefoon. De handset heeft u nu niet langer nodig. Om een binnenkomend gesprek te beantwoorden: 1. Druk op de gesprekstoets naast de pictogram van een knipperende bel ( ) en spreek. Gesprek met koptelefoon wissen: 1. Druk op Drop. Handmatig een gesprek tot stand brengen: 1. Toets het gewenste nummer in (vergeet niet de vereiste toegangscode (bijvoorbeeld 9) voor een buitenlijn te gebruiken) en luister naar de voortgang van het gesprek. Automatisch een gesprek tot stand brengen: 1. Druk op Nummerherhaling en een gesprekstoets waarna de 5402-telefoon het laatst gebelde nummer herhaalt. of 2. Bel een vaak gebeld nummer automatisch door op de Functietoets te drukken en het betreffende cijfer op het numerieke toetsenblok. Deze nummers worden aan uw toetsenblok toegewezen door uw systeembeheerder. Zie Overzicht van de Functietoetsen Luidspreker Met de Luidspreker-functie kunt u naar inkomende gesprekken luisteren. U moet echter de handset gebruiken om met de beller te spreken. U kunt ook de Luidspreker gebruiken om een bestaand gesprek te beëindigen. Met de Luidspreker -toets kunt u de luidspreker in/uit schakelen. Het bijbehorende lampje gaat branden als de luidspreker actief is. Page 12 - Basisfuncties voor het beheren van gesprekken Gebruikershandleiding van 5402 Nummerherhaling
Conferentie Basisfuncties voor het beheren van gesprekken Met de functie Conferentie kunt u een conferentiegesprek voeren met andere partijen (uzelf inbegrepen). Opmerkingen: 1. Het aantal partijen dat toegang heeft tot een conferentiegesprek wordt bepaald door uw telefoonsysteem. 2. Voor de Conferentiefunctie zijn twee Gesprekstoetsen nodig. 3. Door op Conferentie te drukken zet u alle gesprekken in de wachtstand in een conferentiegesprek. Een partij toevoegen aan een gesprek: 1. Druk op Conferentie. Het bestaande gesprek wordt in de wachtstand geplaatst. 2. Kies het nummer van de persoon die u aan het gesprek wilt toevoegen. 3. Wacht op antwoord. Als de gebelde partij niet opneemt of niet wil deelnemen aan de conferentie, drukt u op Drop. U kunt weer terugkeren naar het gesprek in de wachtstand door op de gesprekstoets te drukken. 4. Voeg de persoon aan het gesprek toe door nogmaals op te drukken. 5. Herhaal de stappen 1 t/m 4 voor het toevoegen van partijen aan de conferentie. Een gesprek/gesprekken in de wachtstand toevoegen aan een actief gesprek: 1. Druk op Conferentie. 2. Alle gesprekken in de wachtstand worden toegevoegd aan het conferentiegesprek. Mute U kunt tijdens een gesprek met de handset of de koptelefoon ervoor zorgen dat de andere partij u niet hoort. Om de microfoon van uw handset/koptelefoon uit te schakelen: 1. Druk op Mute. Het lampje naast MUTE gaat branden. 2. Druk nogmaals op Mute om deze functie uit te schakelen. Het lampje naast MUTE gaat uit. Wachtstand Als tijdens een gesprek een tweede gesprek binnenkomt, en u ziet het gesprek op een gesprekstoets, dan kunt u het eerste gesprek in de wachtstand zetten en het tweede gesprek beantwoorden. Zo plaatst u een bestaand gesprek in de wachtstand: 1. Druk op Wachtstand of de Gesprekstoets met het symbool. Het symbool verandert in ; waarmee wordt aangegeven dat het gesprek in de wachtstand staat. 2. Beantwoord het tweede gesprek door op de gesprekstoets met het symbool te drukken. Het symbool verandert in ; waarmee wordt aangegeven dat het gesprek is verbonden. Gebruikershandleiding van 5402 Basisfuncties voor het beheren van gesprekken Page 13 Conferentie
Gebruikershandleiding van IP Office 5402 Teruggaan naar het gesprek in de wachtstand: 1. Als u bezig bent met een gesprek, zet dan eerst het gesprek in de wachtstand zoals hierboven aangegeven. 2. Om weer terug te keren naar een gesprek in de wachtstand, drukt u op de gesprekstoets met het symbool. Opmerkingen: 1. Na een vooraf ingestelde tijdsperiode (gedefinieerd door uw systeembeheerder), wordt u eraan herinnerd dat er een gesprek in de wacht staat door het hold-pictogram. Deze verandert gedurende een paar tellen in en de telefoon gaat dan over. 2. Als de systeemfunctie AutoHold is ingeschakeld (raadpleeg uw systeembeheerder) dan kunt u een actief gesprek ( ) in de wachtstand zetten door op de gesprekstoets van het tweede gesprek te drukken ( ). Als AutoHold is uitgeschakeld dan kunt u het eerste gesprek droppen door op de gesprekstoets van het tweede gesprek te drukken ( ). 3. Om een gesprek in wachtstand door te verbinden, zie Doorverbinden. Doorverbinden Met de functie Doorverbinden kunt u een gesprek van uw telefoon naar een ander toestel- of extern nummer doorverbinden. Inkomend gesprek doorschakelen naar een ander toestel: 1. Druk tijdens een gesprek op Doorverbinden. 2. Als u de kiestoon hoort, kiest u het nummer waarmee u het gesprek wilt doorverbinden. 3. Voer een van de volgende stappen uit: Om het gesprek zonder aankondiging door te verbinden, hangt u op of drukt u nogmaals op Doorverbinden. Het doorverbinden is voltooid. Om het gesprek met een aankondiging door te verbinden, wacht u eerst tot de gebelde partij de telefoon beantwoordt. Als de gebelde partij het gesprek wil aannemen, drukt u op Doorverbinden of hangt u op om het doorverbinden te voltooien. Als de gebelde partij het gesprek niet wil aannemen, drukt u nogmaals op Drop. Druk op de gesprekstoets om weer terug te keren naar de oorspronkelijke beller. Als de lijn bezet is of als er niet wordt opgenomen, drukt u op Drop. Druk op de gesprekstoets om weer terug te keren naar de oorspronkelijke beller. Om een nieuw gesprek door te verbinden met een gesprek in wachtstand met behulp van Conferentie: 1. Als u tijdens een gesprek een informatienummer wilt bellen of er komt een ander gesprek binnen, druk op Wachtstand. Bel naar of beantwoordt een tweede gesprek. Het tweede gesprek moet dan worden doorverbonden met het eerste gesprek in wachtstand. 2. Om het nieuwe gesprek door te verbinden naar het gesprek in wachtstand, druk op Conferentie en vervolgens op Drop. Het doorverbinden is voltooid. Bericht Uw Waarschuwingslampje gaat branden als er een bericht voor u is achtergelaten. Druk op de Bericht toets om uw berichten op te halen en volg de aanwijzingen op. Page 14 - Basisfuncties voor het beheren van gesprekken Gebruikershandleiding van 5402 Doorverbinden
Functietoets Zie Overzicht van de functietoets De Functietoets biedt toegang tot systeemfuncties die door de systeembeheerder kunnen worden toegewezen aan de cijfers op het toetsenbord. Bijvoorbeeld, AD (Verkort kiezen) kan toegewezen worden aanhet cijfer 1 op het toetsenbord. Door op de Functietoets te drukken, gevolgd door het cijfer 1, wordt automatisch gebeld naar het vaakgebelde nummer op deze gesprekstoets. Raadpleeg uw systeembeheerder voor een lijst met de systeemfuncties die toegewezen zijn aan de cijfers op het toetsenbord. Beschikbare systeemfuncties De volgende sectie geeft een opsomming van de systeemfuncties die alleen door de systeembeheerder kunnen worden toegewezen aan de twaalf cijfers op het toetsenbord van uw 5402. Voor systeemfuncties waartoe u altijd toegang hebt door gebruik te maken van de functiecodes, zie Inleiding tot de systeemfuncties. Houd rekening met het volgende: De volgende systeemfuncties kunnen uitsluitend door uw systeembeheerder worden toegewezen aan de twaalf cijfers op het toetsenbord van uw 5402. Raadpleeg uw systeembeheerder over welke functies zijn toegewezen aan de cijfers op het toetsenblok. Het is handig om twee Gesprekstoetsen te hebben. Als u een gesprek in de wachtstand hebt, kunt u een ander gesprek beantwoorden/maken en gebruik maken van de gesprekstoetsen om tussen de twee gesprekken te schakelen of deze door te schakelen of een conferentiegesprek op te zetten. Als de indicatie voor een wachtend gesprek is ingesteld, ziet u het wachtende gesprek op de volgende gesprekstoets. Hoewel uw systeembeheerder de / gesprekstoetsen kan vervangen met: Een gekoppelde toets Een lijntoets Gespreksdekkingstoets Systeemfuncties zou dit het gebruik van de functies zoals conferentie en doorschakelen aanzienlijk beperken. Daarom wordt u dringend aangeraden om van alle Gesprekstoetsen de standaardinstellingen te behouden. In de volgende secties wordt de uitdrukking gebruikt door op de Functietoets te drukken en vervolgens op het betreffende cijfer op het numerieke toetsenblok om de functie die is toegewezen aan een cijfer op het toetsenblok in/uit te schakelen. Bij elke toepasbare functie wordt het pad dat uw systeembeheerder zou gebruiken alleen als referentie gegeven. Deze opdrachtspaden hebben geen betrekking op uw eigen telefoon. Overal waar de systeemfuncties niet van toepassing zijn op, of die niet worden ondersteund door de 5402 telefoons, staat er Deze functie wordt momenteel niet ondersteund door de 5402 telefoon. OPGELET: Bij oudere modellen van de 5402-telefoon waarbij IP Office R3.0 met Gesprekstoetsen wordt gebruikt, kunt u niet in alle gevallen beschikken over de volledige en juiste displays. Neem voor meer informatie contact op met uw systeembeheerder. Gebruikershandleiding van 5402 Functietoets Page 15 Zie Overzicht van de functietoets
Gebruikershandleiding van IP Office 5402 Absnt - Bericht van afwezigheid instellen Stel bericht van afwezigheid voor de huidige gebruikers in. Acct - Invoer accountcode Brengt een gesprek tot stand door gebruik te maken van een accountcode of voert tijdens een gesprek een accountcode in. AD - Verkort kiezen Voor het programmeren van deze functie moet het te bellen nummer worden ingevoerd. Wanneer de functie is geactiveerd en het nummer wordt gebeld, ziet u dit nummer op de bijbehorende gesprekstoets. Het nummer hoeft geen compleet nummer te zijn, de gebruiker kan na op de Functietoets en het betreffende cijfer op het numerieke toetsenblok te drukken, extra cijfers invoeren. De * en # kunnen worden ingevoerd in het nummer om overeen te komen met de IP Office-functiecodes. Admin - Self-Administer Toegangsmenu's voor programmeerfuncties naast de displaytoetsen. Apear - Gesprekstoets Voeg hiermee een regel toe aan het display voor gesprekstoetsen met symbolen die Inkomende gesprekken, Verbonden en In de wachtstand weergeven. Zie Gesprekstoetsen. AutCB - Automatisch terugbellen Met deze functie wordt Terugbellen wanneer vrij ingesteld op een bezet toestel en wanneer een niet beantwoord toestel weer wordt gebruikt. Wanneer een toestel dat wordt gebeld niet antwoordt of bezet is, wordt door op de Functietoets te drukken en vervolgens op het betreffende cijfer op het numerieke toetsenblok, op dat toestel terugbellen ingesteld. Als het toestel niet langer bezet is of weer gebruikt wordt, wordt terugbellen weergegeven en ziet u een pictogram van een knipperende bel ( ) op de gesprekstoets. Door op Speaker te drukken, wordt er naar het toestel gebeld. Busy - Bezet Stelt het toestel in als bezet. Deze functie is niet van toepassing als wordt gewerkt met meerdere gesprekslijnen. Door op de Functietoets te drukken en het betreffende cijfer op het numerieke toetsenblok wordt het toestel ingesteld op bezet voor bellers. Dit wordt gevolgd door een eventueel doorschakelnummer bij bezet. In andere gevallen worden gesprekken doorgeschakeld naar de voicemail, indien deze aanstaat, of krijgt u bij nieuwe gesprekken een bezettoon voor interne gesprekken en een belsignaal voor externe gesprekken. Om het toestel weer uit de bezetstand te halen, drukt u op de Functietoets en vervolgens op het betreffende cijfer op het numerieke toetsenblok. Page 16 - Functietoets Gebruikershandleiding van 5402 Zie Overzicht van de functietoets
BusyH - Bezet bij gesprek in wachtstand Functietoets Schakel de status Bezet bij gesprek in de wacht in/uit. Voor het programmeren van deze functie moeten gegevens worden ingevoerd. Voer 0 in voor uit of 1 voor aan. Door op de Functietoets te drukken en het bijbehorende cijfer op het numerieke toetsenblok, wordt de status van de gebruiker 'Bezet bij gesprek in de wacht' in- of uitgeschakeld zoals aangegeven door de waarde van de gegevens Als deze optie is ingeschakeld, wordt als de gebruiker een gesprek in de wachtstand heeft gezet bij nieuwe gesprekken een bezettoon verzonden (belsignaal indien analoog) of worden de nieuwe gesprekken omgeleid naar de Voicemail als deze is ingeschakeld. De telefoon van de gebruiker gaat dan niet over. Dit heeft een hogere prioriteit dan een wachtend gesprek als de gebruiker een gesprek in de wachtstand heeft gezet. CFrwd - Doorschakelen alle gesprekken Schakel Gesprek doorschakelen in/uit en stel het doorschakelnummer in. Deze functie kan met of zonder gegevens betreffende een doorschakelnummer voor het gebelde toestel worden geprogrammeerd. Door op de Functietoets te drukken en het betreffende cijfer op het numerieke toetsenblok wordt doorschakelen naar het geprogrammeerde nummer ingeschakeld. Indien zonder een doorschakelnummer geprogrammeerd, wordt door op de Functietoets en het betreffende cijfer op het numerieke toetsenblok te drukken, het huidige doorschakelnummer van de gebruiker weergegeven. Als Gesprek doorschakelen is ingeschakeld, wordt D weergegeven (Diverted) bovenin het display. Om Gesprek doorschakelen uit te schakelen, drukt u nogmaals op de Functietoets en vervolgens op het betreffende cijfer op het numerieke toetsenblok. ClrCW - Doorschakelen wissen Wist het huidige verbonden gesprek en verbindt een wachtend gesprek. Deze functie is niet van toepassing als wordt gewerkt met meerdere gesprekslijnen. toetsenblok, wordt het huidige gesprek van het toestel verbroken en wordt een wachtend gesprek verbonden. CnfRV - Conferentie Meet Me Hiermee kan een toestel met een bepaalde conferentie worden verbonden. Voor het programmeren van deze functie moet het conferentienummer worden ingevoerd. Door op de Functietoets te drukken en het betreffende cijfer op het numerieke toetsenblok wordt het toestel in de gespecificeerde conferentie geplaatst. Opmerking: Het aantal toegestane conferentiepartijen wordt bepaald door het telefoonssysteem. Conf+ - Conferentie toevoegen Plaatst alle gesprekken die voor het toestel in de wacht staan in een conferentie. Voor het programmeren van deze functie hoeven geen gegevens te worden ingevoerd. Door op de Functietoets te drukken en het betreffende cijfer op het numerieke toetsenblok, worden het toestel en alle gesprekken naar dit toestel in de wacht gezet voor een conferentie. Deze functie kan niet worden geactiveerd als het toestel in gesprek is. Gebruikershandleiding van 5402 Functietoets Page 17 Zie Overzicht van de functietoets
Gebruikershandleiding van IP Office 5402 CPark - Gesprek parkeren Parkeert het huidige gesprek. Deze functie kan met of zonder gegevens worden geprogrammeerd. In beide gevallen, als een gesprek is geparkeerd, wordt er een P weergegeven. Geparkeerde gesprekken worden opgehaald met de Ride-functie (ingesteld onder een andere cijfer op het numerieke toetsenblok). Indien geprogrammeerd met gegevens, wordt het nummer dat is toegewezen aan de geparkeerde gesprekken bij ophalen weergegeven. Indien geprogrammeerd zonder gegevens, krijgen de geparkeerde gesprekken een nummer toegewezen dat is gebaseerd op het nummer van het parkerende toestel. Bijvoorbeeld, het eerste geparkeerde gesprek voor toestel 290 is nummer 2900, en het volgende is 2901 ingeval 2900 nog steeds geparkeerd is, enzovoort. Door nogmaals op de Functietoets te drukken en het betreffende cijfer op het numerieke toetsenblok wordt, worden de geparkeerde gesprekken van de gebruiker weergegeven en kunnen deze opgehaald worden. Indien het geparkeerde gesprek niet elders wordt opgehaald, zal het na verloop van een vooraf ingestelde tijd opnieuw naar het parkerende toestel bellen. CPkUp - Wachtend gesprek opnemen Beantwoord een gesprek dat elders op het telefoonsysteem overgaat. Door op de Functietoets te drukken en het betreffende cijfer op het numerieke toetsenblok, wordt een willekeurig gesprek beantwoordt (pickup) dat op dat moment op het telefoonsysteem overgaat. Opmerking: Wij adviseren om deze functie alleen te gebruiken op systemen met een klein aantal gebruikers in een bepaald gebied. Gebruik van deze functie kan op een groter systeem tot verwarring leiden. CWOff - Wachtend gesprek uit Schakelt een voor dat toestel wachtend gesprek uit. CWOn - Wachtend gesprek Aan Schakelt een voor dat toestel wachtend gesprek in/uit. CWSus - Wachtend gesprek uitstellen Stel het huidige gesprek uit bij de centrale en beantwoord het wachtende gesprek. Deze functie wordt niet ondersteund in de VS. Als er tijdens het programmeren van deze functie geen slotnummer is opgegeven, wordt slot 0 van de centrale gebruikt. CWSus wordt alleen ondersteund als de centrale een Q.931-faciliteit voor het uitstellen van gesprekken heeft. Page 18 - Functietoets Gebruikershandleiding van 5402 Zie Overzicht van de functietoets
DCW - Wachtend gesprek bellen Functietoets Hiermee kan de gebruiker een ander toestel dwingen om voor de duur van een gesprekspoging de modus wachtend gesprek in te schakelen. Voor het programmeren van deze functie moet het gebelde toestelnummer worden ingevoerd. Als bij het toestel dat wordt gebeld wachtend gesprek niet is ingeschakeld, krijgt een nieuw gesprek gewoonlijk de ingesprektoon of wordt er doorgeschakeld naar de voicemail. Door op de Functietoets te drukken, en vervolgens op het betreffende cijfer op het numerieke toetsenblok, krijgt het toestel dat wordt gebeld een indicatie van een wachtend gesprek en hoort de beller het gewone belsignaal totdat het toestel wordt beantwoord. Kiezen Belt automatisch een vooraf ingesteld nummer (intern of extern). Voor het programmeren van deze functie moet het te bellen nummer worden ingevoerd. Door op de Functietoets te drukken en het betreffende cijfer op het numerieke toetsenblok wordt het bijbehorende geprogrammeerde nummer gebeld. Het nummer wordt dan weergegeven naast de / toets. Dir - Directory Geeft toegang tot het telefoonboek van het telefoonsysteem. Dirct - Rechtstreeks bellen Verbindt een gesprek met het toestel dat wordt gebeld zonder over te gaan. Voor het programmeren van deze functie moet het gebelde toestelnummer worden ingevoerd. Het toestel dat wordt gebeld moet de mogelijkheid hebben van automatisch beantwoorden. Door op de Functietoets te drukken en op het betreffende cijfer op het numerieke toetsenblok, wordt een gesprek opgezet met het toestel dat wordt gebeld zonder over te gaan DNDOf - Niet storen uit Schakelt voor dit toestelnummer de modus 'niet storen (geen gesprekken) uit. DNDOn - Niet storen aan Schakelt voor dit toestelnummer de modus 'niet storen' (geen gesprekken) aan. DNDX- - Uitzondering Niet storen verwijderen Verwijdert het specifieke nummer uit de bij dat toestel behorende uitzonderingslijst niet storen. Voor het programmeren van deze functie moet het bellende nummer worden ingevoerd. toetsenblok, wordt het specifieke nummer uit de bij dat toestel behorende uitzonderingslijst gewist. Dat nummer kan het toestel dan niet meer bellen als de status niet storen is geactiveerd. Gebruikershandleiding van 5402 Functietoets Page 19 Zie Overzicht van de functietoets
Gebruikershandleiding van IP Office 5402 DNDX+ - Uitzondering Niet storen toevoegen Voegt het specifieke nummer toe aan de bij dat toestel behorende uitzonderingslijst niet storen. Voor het programmeren van deze functie moet het bellende nummer worden ingevoerd. toetsenblok, wordt het specifieke nummer uit de bij dat toestel behorende uitzonderingslijst toegevoegd. Dat nummer kan het toestel dan niet meer bellen als de status niet storen is geactiveerd. DPkUp - Directe gesprekken aannemen Beantwoord een gesprek dat op dat moment overgaat bij een gespecificeerde gebruiker of groep. Deze functie kan met of zonder gegevens betreffende het doeltoestel of groepsnummer worden geprogrammeerd. Indien geprogrammeerd met gegevens betreffende het gebelde toestel of groepsnummer, dan wordt u door op de Functietoets te drukken en vervolgens op het bijbehorende cijfer op het numerieke toetsenblok, in staat gesteld het gesprek te beantwoorden. Indien geprogrammeerd zonder een doelnummer, dan wordt door op de Functietoets te drukken en vervolgens op het bijbehorende cijfer op het numerieke toetsenblok, DPkUp weergegeven op een gesprekstoets. Door op de toets DPkUp te drukken en het doelnummer in te voeren kan de gebruiker het gesprek opnemen. Drop - Drop Wist een huidige gesprek. Onderbreekt tijdelijk het overgaan van een inkomend gesprek. Wanneer er een inkomend gesprek naar het toestel belt, kunt u op de Functietoets drukken en vervolgens op het betreffende cijfer op het numerieke toetsenblok om het belsignaal gedurende een paar seconden uit te schakelen alvorens het weer begint. Opmerking: Als de timers voor het doorschakelen of voor het omleiden naar de voicemail verlopen gedurende de stille periode, vinden deze acties plaats zonder dat het gesprek weer op het toestel belt. Door tijdens een gesprek op de Functietoets te drukken en vervolgens op het betreffende cijfer op het numerieke toetsenblok, wordt de verbinding verbroken. Als drop wordt gebruikt, krijgt de gebruiker weer stilte i.p.v. een kiestoon. Dit is met opzet gedaan, omdat Drop voornamelijk wordt gebruikt door callcenters waar de gebruikers een koptelefoon hebben. DTone - Secundaire kiestoon Retourneert de secundaire kiestoon naar de gebruiker. toetsenblok, geeft automatisch de kiestoon van de gebruiker. Zij kunnen vervolgens het gewenste telefoonnummer bellen. Deze functie is niet beschikbaar en wordt niet ondersteund op alle telefooncentrales/centrale kantoren. Neem contact op met uw Service Provider. Emrgy - Alarmnummer kiezen Belt een specifiek nummer, ongeacht of er geblokkeerde gesprekken van toepassing zijn op de gebruiker. Page 20 - Functietoets Gebruikershandleiding van 5402 Zie Overzicht van de functietoets