AIIIIULEREN Vul de projectcode of projectnaam in of kies deze uit de lijst. Selecteer daarna ZOEKEN om de kaart met projectgegevens op te halen of ANNULEREN als u zich bedenkt. PROJECTCODE of PROJECTNAAM... - n met projectgegevens:
Colofon Rapporteur: ir. P.F.J.M. Huijbregts, Bouwhulpgroep B.V., Eindhoven Programmeur: F. van Hoof, Copynet, Nuenen Vormgeving: RePro Slotboom, Breda Druk: w.o. Meinema B.V., Delft
stichting bouwresearch Rendement door kwaliteitszorg Een programma voor de bepaling van het verbeterpotentieel van uw bedrijf Rotterdam, februari 2000
DOELSTELLING STICHTING BOUWRESEARCH Stichting Bouwresearch (SBR) verleent de bouwnijverheid hulp bij het voorkomen en het oplossen van knelpunten bij toepassing van nieuwe inzichten en ontwikkelingen gericht op verbetering van kwaliteit, productiviteit, arbeidsomstandigheden en zorg voor de werkgelegenheid. Belangrijke doelstellingen zijn: Het verzamelen van knelpunten en het waarnemen van relevante ontwikkelingen voor de bouwnijverheid. Het stimuleren van de coördinatie van de programmering van onderzoek. Het leidinggeven aan onderzoekprojecten. Het verspreiden en uitdragen van de resultaten naar alle geledingen van de bedrijfstak. De Stichting en degenen die aan dit product hebben meegewerkt hebben een zo groot mogelijke zorgvuldigheid betracht bij het verwerken - naar de laatste inzichten - van de opgenomen gegevens. De mogelijkheid dat zich desondanks toch onjuistheden en/ of onvolkomenheden kunnen voordoen, kan niet worden uitgesloten. De gebruiker van het product aanvaardt daarvoor het risico. De Stichting sluit, mede ten behoeve van degenen die aan dit product hebben meegewerkt, iedere aansprakelijkheid uit voor schade die mocht voortvloeien uit het gebruik van informatie uit dit product. Stichting Bouwresearch Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, getransformeerd tot software, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opname of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voorzover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel16b Auteurswet 1912 in verbinding met het Besluit van 23 augustus 1985, Stb. 471 en artikel 17 Auteurswet 1912, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (Postbus 882, 1180 AW Amstelveen). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet 1912) dient u zich te richten tot: Stichting Bouwresearch, Postbus 1819, 3000 BV Rotterdam. No part of this book may be reproduced in any form by print, photoprint, microfilm, stored in a database or retrieval system, or any other means without written permis sion from the Stichting Bouwresearch.
Inhoud Woord vooraf 1. Inleiding 2. Theoretische achtergrond 2.1. Inleiding 2.2. Het proces 2.3. Financiële analyses 2.4. Analyses prestatie-indicatoren 2.5. Verbeteranalyse 2.6. Verbeterplan 2.7. Computerprogramma IVET 3. Opzet computerprogramma 3.1. Inleiding 3.2. Installatie en configuratie IVET 3.3. Stappen 3.4. Invoer stamgegevens 3.5. Invoer projectgegevens 3.6. Invoer prestatie-indicatoren 3.7. Financiële analyses 3.8. Analyses van prestatie-indicatoren 3.9. Verbeteranalyses 3.10. Het rapport 3.11. Notities 3.12. Help 4. Voorbeelden 4.1. Financiële analyses 4.2. Analyses van prestatie-indicatoren 4.3. Verbeteranalyses 4.4. Rapportage 5. IVET tot in detail - Menu's, kaarten en knoppen 5.1. MENU PROJECTEN 5.1.1. Nieuw 5.1.2. Zoek 5.1.3. Afdrukken 5.1,4. Overzicht 5.1.5. Verwijder 5.1.6. IVET afsluiten 5.2. MENU PRESTATIES 5.2.0. Algemeen 5.2.1. Organisatie 5.2.2. Communicatie 5.2.3. Eisen 5.2.4. Middelen 5.2.5. Inkoop 5.2.6. Tijd 5.2.7. Financiën 5.2.8. Realisatie 5.2.9. Ervaring 5 7 9 9 9 10 11 11 12 12 13 13 13 14 15 16 16 17 18 18 20 21 21 23 23 35 39 45 47 47 47 50 51 51 52 52 52 53 54 55 56 56 58 58 58 59 59 stichting bouwresearch 3
Cl.. 0 5.2.10. Nieuwe periode 59 5.2.11. Zoek periode 60 5.2.12. Afdrukken 61 5.2.13. Overzicht 61 5.2.14. Verwijder periode 61 5.3. MENU ANALYSES 61 N UI 5.3.1.... Financieel 62 ëii 5.3.2. Prestaties 69.t: ca 5.3.3. Rapport 74 3:..lo: 5.4. MENU STAMGEGEVENS 76 0 5.4.1. Projecten 76 0 "C 5.4.2. MKS-matrix 77... s::: 5.5. MENU NOTITIES 78 Q) E 5.6. MENU HELP 78 Q) "C 5.6.1. Handboek 78 s::: Q) 5.6.2. Over IVET 79 I:t: Bijlagen 81 1. MKS-matrix 82 2. Prestatie-i nd icatoren 84 Notities 86 4 stichting bouwresearch
Woord vooraf Bouwbedrijven die weten wat hun sterke en zwakke kanten zijn en die er in slagen hun faalkosten terug te dringen, hebben de toekomst. De sterke kanten kunnen ze benutten, de zwakke kanten kunnen ze verbeteren. Daar ligt hun verbeterpotentieel. Dat verbeterpotentieel is vast te stellen door met behulp van een bepaalde systematiek achterblijvende onderdelen van de bedrijfsvoering te vergelijken met een referentiekader. Hierdoor wordt een beeld verkregen van hoe er wordt gewerkt, wat het kost en hoeveel het opbrengt. Denk bijvoorbeeld aan de calculatie, werkvoorbereiding, inkoop, bouwplaatsinrichting en dergelijke. Het referentiekader dat wordt gehanteerd, stelt het bedrijf zelf vast. Dat kan bijvoorbeeld het marktgemiddelde zijn in de bedrijfstak, dan wel bijzondere resultaten die collegabedrijven behalen, of door het bedrijfsmanagement zelf vastgestelde toekomstdoelen. Omdat voor het vaststellen van het verbeterpotentieel van een bouwbedrijf geen eenduidige systematiek op de markt is, heeft SBR besloten die te ontwikkelen. Het resultaat ligt voor u in de vorm van het computerprogramma IVET. Wat ermee mogelijk is en hoe u het voor uw bedrijfsvoering kunt gebruiken, is in deze handleiding beschreven. De systematiek is gebaseerd op het Model Kwaliteit Systeem (MKS), maar er kan ook mee worden gewerkt op basis van een eigen kwaliteitssysteem. Het vertelt niet welke verbetertrajecten u als ondernemer in moet slaan. Wel geeft het u inzicht in de verbeteringsmogelijkheden van onderdelen van de bedrijfsvoering. Dit worden de prestatie-indicatoren genoemd. Bij inkoop kan het dan bijvoorbeeld gaan om het aantal en de waardering van onderaannemers en leveranciers per project, het inkoopresultaat in relatie tot herstelkosten en! of afwijkingen alsmede de relatie tot inzet eigen personeel ten opzichte van inhuren, het aantal geschillen op jaarbasis etc. Ieder bedrijf stelt uiteindelijk zelf vast welke prestatie-indicatoren worden gehanteerd en wat de na te streven prestatie-eisen worden. Basis hiervoor zijn ervaringen, markteisen, na te streven perfectionisme of benchmarking. Aldus worden kwaliteitsdoelstellingen voor meerdere jaren vastgelegd. Met IVET kunnen die doelstellingen worden getoetst en gestuurd. Met het op deze manier meetbaar maken van vastgestelde kwaliteitsdoelstellingen, en daaraan gekoppelde financiële doelstellingen, hoopt SBR de bouwbedrijven enerzijds verder op weg te helpen om hun bedrijfsvoering te optimaliseren, anderzijds om de markt maximaal met kwaliteitsprodukten op maat te kunnen bedienen. Want het is toch uiteindelijk de markt c.q. de consument die bepalend is voor de continuïteit en daarmee de toekomst van bouwbedrijven. Het uitvoeren van deze SBR studie is mede mogelijk gemaakt door een financiële bijdrage van MVROM directie Coördinatie Bouwbeleid. De studie is uitgevoerd door ir. P.F.J.M. Huijbregts en ir. A.J.P. Staaks van Bouwhulpgroep B.V. uit Eindhoven. Het computerprogramma is ontwikkeld door de heer F. van Hoof van COPYNET te Nuenen. stichting bouwresearch 5
De studie is begeleid door een commissie bestaande uit de volgende personen: Cl... o N VI... ëii.t:: lil 3:..lIi:... o "... c: E " c: a: ir. KJ.M. van Ginderen, MVROM/CB te Den Haag ir. G.J.M. Mars, SBR te Rotterdam, projectmanager c.j. Rood, IMK te Hoofddorp K.D. Bakker, Bruns en Boncke B.V. te Venlo ing. G.T.J.M. Hurks, Hurks Bouwbedrijf B.V. te Eindhoven J. Worst, Verhoeven Bouw Zuid-Nederland B.V. te Venray, voorzitter H.G.J. Sens sen, Wilma Bouw B.V. te Weert 6 stichting bouwresearch
1. Inleiding Het invoeren van een kwaliteitszorgsysteem is een belangrijke stap in het verbeterproces van een bedrijfsorganisatie. Maar ook daarna is voortdurende verbetering van levensbelang. Om dit in gang te zetten en te houden, is het noodzakelijk om te weten waar het 'verbeterpotentieel' van de organisatie zit. Het verbeterpotentieel is het positieve verschil tussen het huidige niveau van winstgevendheid (uit projecten) van een bedrijf en het gewenste of mogelijke niveau van winstgevendheid, de bedrijfsnorm. Daarvoor is systematische kennis van de eigen bedrijfspraktijk noodzakelijk, gekoppeld aan een visie op wat het bedrijf wil bereiken (de 'normstelling'). Want als de praktijk in negatieve zin afwijkt van de gewenste norm, ontstaat een verbeterimpuls. Het op systematische wijze leren kennen van de eigen praktijk kan op veel manieren vorm krijgen. Belangrijke informatiebronnen zijn in- en externe (project)evaluaties, nacalculaties en verzamelingen van prestatie-indicatoren. Het ontdekken wat gewenste 'normen' zijn, kan plaatsvinden door middel van marktonderzoek, benchmarking of vanuit een (historische) trendanal yse. Stichting Bouwresearch (SBR) heeft aan Bouwhulp Management en Techniek de opdracht verstrekt om een methode te ontwikkelen om het verbeterpotentieel van een bouwbedrijf mee te bepalen. Daarmee kunnen de mogelijke opbrengsten van kwaliteitszorg op bedrijfsniveau worden vastgesteld. De motieven van de SBR zijn ontleend aan het volgende: 'Implementatie en toepassing van kwaliteitszorgsystemen, zoals MKS, MKA en het OKS, vraagt om aanzienlijke investeringen in geld alsook in tijd van medewerkers van bedrijven en bureaus. De daarmee te realiseren kwaliteitsverbeteringen en kostenbesparingen (baten), door vermindering van faalkosten, moeten hier tegen opwegen en uiteindelijk tot winst leiden. Er kan nog onvoldoende worden aangetoond dat met de implementatie van kwaliteitszorgsystemen de bouwkosten aanzienlijk worden verlaagd terwijl toch, middels een kwalitatief hoogwaardig proces, het gewenste product wordt opgeleverd. Cijfers die soms genoemd worden, zijn veelal niet-onderbouwde schattingen. Er bestaat daarom twijfel bij bouwpartners om in kwaliteitszorg te investeren. Dit is in het nadeel van de bedrijfstak'. Om integrale kwaliteitszorg in de bouw te realiseren, moeten alle partners meedoen, omdat anders kwaliteitszorg beperkt blijft tot enkele toepassingen door toevallige partners of ontstane samenwerkingsverbanden per project. Voor alle bouwpartners is het dan ook van belang er inzicht in te hebben of de investeringen in kwaliteitszorg renderen, de faalkosten verlagen en om welke onderdelen van het proces en/ of product het dan gaat. Kwa liteitszorgsysteem: De organisatorische structuur waarin verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen voor het ten uitvoer brengen van kwaliteitszorg zijn vastgelegd. Bedrijfsnorm : De visie op de situatie die het bedrijf in de toekomst wil bereiken. Deze visie kan ontleend zijn aan datgene wat in de sector gangbaar is, de historie van het eigen bedrijf, of aan het toekomstbeleid van de bedrijfsleiding. In deze brochure wordt een hiervoor ontwikkelde methode beschreven. Daarmee kan het verbeterpotentieel van bedrijven in de uitvoerende sector van de bouwnijverheid bepaald worden. Het centrale idee is dat de benutting van het verbeterpotentieel de hoofddoelstelling moet zijn van een kwaliteitszorgsysteem. Om dit vorm te geven, is een rekenmodel opgesteld dat het mogelijk maakt het verbeterpotentieel te benaderen. Nagegaan kan worden waar verbeteringen van de kwaliteit van de organisatie benut kunnen worden. stichting bouwresearch 7
.. Cl o... N UI aj. co :=.:.:.. o 'ti... I: E 'ti I: a:: Uitgangspunten bij de ontwikkelde methode zijn geweest: Bedrijven moeten de methode op relatief eenvoudige wijze kunnen gebruiken. De methode moet aansluiten op het gangbare proces van beleidsvorming en -bewaking. Er moet een koppeling mogelijk zijn met de voor kwaliteitszorg ontwikkelde ordeningswijzen (zoals MKS, MKA. OKS). Eerst richten op het uitvoerende bouwbedrijf en bij gebleken succes verbreding van de methode naar andere partners uit de bouwkolom. Het verbeteren van de bedrijfsorganisatie is het centrale doel van de kwaliteitszorg. Deze verbeterde organisatie moet leiden tot een grotere zekerheid voor de klant en een betere concurrentiepositie van het bedrijf. De ontwikkelde methode kan bedrijven een belangrijke impuls geven om te investeren in een kwaliteitszorgsysteem, of om reeds bestaande systemen verder uit te breiden en hun functionaliteit te vergroten. De ontwikkelde methode is vastgelegd in een computerprogramma genaamd 'Inventarisatie Verbeterpotentieel door Empirisch/historische Trendanalyse' (lvetj. De computertoepassing is toegesneden op het gebruik door het uitvoerende bouwbedrijf en kan daarnaast ook worden toegepast op bijvoorbeeld architecten- en adviesbureaus. LEESWIJZER 1. Inleiding 2. Theoretische achtergrond In dit hoofdstuk wordt de theoretische achtergrond van de ontwikkelde methode nader toegelicht. 3. De opzet van het computerprogramma Het computerprogramma IVET, waarin de ontwikkelde methode is vastgelegd, wordt behandeld. Toegelicht wordt welke invoergegevens nodig zijn alvorens de analyses kunnen worden uitgevoerd. Vervolgens wordt toegelicht hoe de ingevoerde gegevens kunnen worden geïnterpreteerd en hoe de uiteindelijke rapportage totstandkomt. 4. Voorbeelden Het maken van de analyses en de rapportage met behulp van IVET wordt aan de hand van een voorbeeld nader toegelicht. 5. IVET tot in detail - menu's, kaarten en knoppen Een gedetailleerde beschrijving van de bedieningsfuncties van het computerprogramma IVET. 8 stichting bouwresearch