memo Startnotitie inrichten serviceorganisatie Achtergrond en aanleiding De gemeenten in de Regio Zuid-Holland Zuidhebben de intentie uitgesprokenin gezamenlijkheid werk te gaan maken van de inbedding van nieuwe taken die op de gemeenten afkomen uit de Jeugdzorg. Om de gemeenten in de regio Zuid-Holland Zuid maximaal te ondersteunen in de uitvoering van taken op het gebied van Jeugdhulpwordt daarom een serviceorganisatie ingericht. De serviceorganisatie zorgt voor goede stroomlijning van zorgvraag, zorgaanbod en beheersing van budgetten. De serviceorganisatie is de luchtverkeersleiding die kan zorgen dat nieuwe taken op het gebied van jeugdhulp in de regio Zuid- Holland Zuid goed gaan landen. De serviceorganisatie wordt een apart organisatieonderdeel van de gemeenschappelijke regeling Publieke Gezondheid & Jeugd. De decentralisatie van de taken uit de Jeugdzorg naar gemeenten vraagt vanaf 1 januari 2015 om een adequate uitvoering van ondersteunende taken en processen. Het gaat op hoofdlijnen om de volgende taken en processen: inkoop/contractering financieel-administratieve processen monitoring/verantwoording/rapportage Deze taken organiseren we in de serviceorganisatie. Goede uitvoering van deze ondersteunende taken en processen stelt hoge eisen aan de manier waarop we de samenwerking, inhoudelijke expertise en budgetbeheersing organiseren. Om dit goed te beleggen starten we per 1 januari 2014 met de voorbereiding van de bovengenoemde taken in de gemeenschappelijke regeling Publieke Gezondheid & Jeugd als een apart organisatieonderdeel. In deze notitie beschrijven we de aanpak om de voorbereiding van de serviceorganisatie vorm te geven met als resultaat het realiseren van de transitie en een definitief inrichtingsplan voor de serviceorganisatie op te leveren in mei 2014 aan de colleges. Doel van de startnotitie Deze startnotitie heeft twee doelen: 1. informeren over de planning en aanpak om de inbedding van de taken van de jeugdhulp voor te bereiden in de gemeenschappelijke regeling Publieke Gezondheid & Jeugd. De startnotitie geeft een doorkijk in aanpak, gewenste resultaten, projectorganisatie, planning en financiële consequenties (voor zowel de inrichting als een doorkijk naar de financiën voor de verrichting). 2. het formuleren van een aantal, in deze notitie genoemde besluitenom de in deze startnotitie genoemde aanpak en planning uit te voeren. Doel serviceorganisatie Het doel van de serviceorganisatie is om de gemeenten in de regio Zuid-Holland Zuid maximaal te ondersteunen in de uitvoering van taken op het gebied van Jeugdhulp. De hiermee verbonden opgaven zijn groot, inhoudelijk complex en financieel risicovol. Samenwerking in de serviceorganisatie moet voor de deelnemende gemeenten voordelen opleveren op de volgende onderdelen: kosten: samenwerking moet leiden tot de juiste financiële sturing en beheersing en kostenvoordelen, door bundeling van budgetten en risico s en gezamenlijke inkoop en uitvoering van gestandaardiseerde processen en producten kwaliteit: samenwerking betekent een bundeling van kennis. Deze bundeling is noodzakelijke om de kwaliteit van alle nieuwe zorgtaken op bovenregionaal te garanderen. Bundeling van kennis leidt daarnaast tot hoogwaardige dienstverlening en een juiste afweging van belangen op bovenlokaal niveau.
vergroten slagkracht: gemeenten kunnen onmogelijk voldoende slagkracht ontwikkelen om zelfstandig de benodigde (complexe) expertise en deskundigheid te organiseren. Samenwerking biedt de mogelijkheid om de benodigde expertise in gezamenlijkheid te organiseren, waardoor je meer slagkracht kan bewerkstelligen. Resultaat opdracht Als resultaat leveren we een inrichtingsplan op voor de serviceorganisatie, waarin we aandacht hebben voor: algemene kaders/uitgangspunten voor de sturing op en de inrichting van de serviceorganisatie; Beschrijving lokale en over tedragen bevoegdheden (mandaat of delegatie); Beschrijving van het sturingsmodel, de inrichtingsprincipes en de juridische positionering van de nieuwe organisatie; Beschrijving van de bijbehorende processen (procesontwerp administratieve organisatie); organisatieontwerp (bezetting, aantal teams/afdelingen); ICT en systeeminrichting; Aanpak en resultaten Onze aanpak is er op gericht om de gemaakte inrichtingskeuzes voor de serviceorganisatie (schaalkeuze en inbedding in gemeenschappelijke regeling Publieke Gezondheid & Jeugd) te vertalen naar de praktijk. Dat betekent vertalen naar (bedrijfs)processen om te zorgen dat duidelijk is wat er gedaan moet worden, tot welke besluiten dat leidt en welke (stuur, beleids, verantwoordings- en bedrijfsvoerings)informatie moet worden opgeleverd. Een duidelijke verdeling naar de verschillende schaalniveaus en helderheid over de relatie tussen gemeenten regio serviceorganisatie is nodig om te zorgen dat werkprocessen soepel lopen, gemeenten regie kunnen voeren op hun wettelijke taak en kunnen sturen op omvang/volumes. Hieronder werken we pertaak/procesuit welke resultaten we in 2014 willen bereiken. Inkoop en contractering: Het gewenste resultaat voor 2014 is ten eerste het doorzetten van de contractvormen zoals die nu ook door de huidige financiers worden gehanteerd. Voor de voormalig provinciale aanbieders betekent dit dat de serviceorganisatie subsidie als contractvorm hanteert. Dit geldt ook voor de taken die het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport nu uitvoert in het kader van de JeugdzorgPlus. Voor de aanbieders die nu worden ingekocht door zorgkantoor zullen we in het eerste jaar ook inzetten op het doorzetten van de huidige contractvormen. Hierbij geldt dat er een ondersteuningsdeal wordt gesloten met VGZ om kennis, advies en systemen naar de serviceorganisatie te halen. Voor de aanbieders en zorgvormen die vanuit de zorgverzekering over komen is van toepassing dat landelijk de zorgverzekeraars nog voor de gemeenten zullen blijven inkopen. Hierover lopen nu landelijk en regionaal de eerste gesprekken met de vier grote verzekeraars. Informatiebehoefte en ICT Het gewenste resultaat in 2014 is dat we het kort cyclisch monitoren mogelijk maken. De grootste ICT opgave in dit jaar (2014) is het verbinden van de ICT systemen van de aanbieders om op die manier tot gezamenlijke managementinformatie van het hele veld te komen. In de transitiefase (een fase waarin de huidige taken en verantwoordelijkheden worden overgenomen) zullen er nagenoeg geen aanpassingen worden gemaakt in de infrastructuur en systemen. Er wordt zoveel mogelijk gebruikgemaakt van bestaande systemen waar de serviceorganisatie overkoepelend haar informatie uit haalt. Het betreft hier de infrastructuur en systemen die nu al operationeel zijn binnen instellingen. Mogelijke kosten op infrastructuur en systemen kunnen in de transitiefase ontstaan 2
als gevolg van aanpassingen van contracten met derden zoals bijvoorbeeld de (extra) aanschaf van licenties als gevolg van benodigde lees/schrijfrechten in systemen. Administratieve organisatie Het gewenste resultaat is dat we in 2014 scherp hebben welke werkprocessen beschreven moeten worden. Daarbij kijken we kritisch welke administratieve werkprocessen door de serviceorganisatie gedaan moeten worden en wat efficiënter is om uit te besteden. Omvang organisatie Op basis van de huidige situatie bij de financiers, ervaringen en een analyse van de nieuwe taken is een inschatting gemaakt van de benodigde formatie: Taak Functies Formatie Contractering en inkoop budget toekenner inkoop 2 fte contractbeheer Administratieve organisatie informatie vz financieel beheer 3 fte 3 fte Juridische zaken Management en 2 fte ondersteuning Communicatie Faciliteren budget bewaking Adviseringsopgave 17 gemeenten 2 fte Dit komt op 16 fte. Gezien het feit dat dit voor gemeenten nieuwe taken zijn en het feit dat de gemeenten een kleiner gebied bedienen dan de huidige financiers is deze inschatting voorzichtig. Om deze reden schatten we in dat zeker in de beginperiode extra capaciteit nodig is: voorlopig wordt uitgegaan dat het geheel met 15 20 fte moet kunnen worden gerealiseerd. Nog niet opgenomen zijn de extra taken (toezicht, controle op indicaties etc.) omdat dit ook deels nog afhankelijk is van (bestuurlijke) keuzen en helderheid. Planning Het recentelijk opgeleverde beleidsplanis richtinggevend voor het jeugdhulpbeleid in 2015-2018. In mei 2014 worden aan de gemeenteraad nader uitgewerkte beleidskaders ter vaststelling aangeboden. Deze bestaan uit het beleidsrijke transitiearrangement en het inrichtingsplan voor de serviceorganisatie. In bijlage 1 zijn zowel de bestuurlijk als ambtelijk mijlpalen weergegeven. Financiën In bijlage 2 is een eerste grove indicatie van de benodigde (financiële) middelen opgenomen. Daarbij gelden de volgende uitgangspunten: De informatie is gebaseerd op de nu beschikbare informatie, maar deze zijn nog aan veranderingen onderhevig; Essentie van de ramingen is: wat is er nodig om voor de nieuwe overgekomen taken de winkel op tijd open te krijgen (incidenteel) en ook voor de nieuwe taken open te houden (structureel). De ramingen beperken zich dan ook (nog) tot de transitiefase. 3
Onderstaand overzicht bevat nog niet de inspanningen die geleverd worden ten aanzien van de beleidsontwikkeling, maar alleen om de serviceorganisatie in detransitiefase vorm te geven. Het kostenplaatje is een raming tot 2016, maar kan wijzigen op het moment dat de transformatie ter hand zal worden genomen en een rationalisatie/optimalisatie zal moeten worden doorgevoerd 9.Projectstructuur en samenstelling De projectstructuur (bijlage 3) is een tijdelijke structuur, bedoeld om het definitieveinrichtingsplan op te kunnen leveren. Dat betekent dat deze structuur in principe na de vaststelling van het transitieplan (voorjaar 2014) herijkt zal worden. De structuur en samenstelling van groepen zal dan gaan wijzigen. In bijlage 3 is schematisch weergegeven op welke wijze de samenhang tussen de verschillende onderdelen en taakgebieden momenteel is belegd. Gevraagde besluiten Hoewel we met deze operationele aanpak een eerste stap hebben gezet, is er nog veel werk te verzetten. Om die voorbereidingen verder vorm te kunnen geven is het van belang dat een aantal besluiten nu al wordt genomen op basis van de nu beschikbare informatie. De volgende besluiten zijn nodig en zijn voor besluitvorming opgenomen in het collegevoorstel: 1. instemmen met het beschikbaar stellen van een eerste tranche aan de Dienst Gezondheid en Jeugd van totaal 500.000 voor het opstellen van het inrichtingsplan 2. In te stemmen met het per 1 januari 2014 het voorbereiden van de serviceorganisatie binnen de gemeenschappelijke regeling Publieke Gezondheid en Jeugd en het dagelijks bestuur van deze regeling opdracht te geven om: a. het inrichtingsplan van de serviceorganisatie op te stellen en deze in het 2 e kwartaal 2014 op te leveren en voor te leggen aan de colleges van Zuid Holland Zuid; b. een onderzoek te doen naar de meest effectieve wijze (afweging op kwaliteit en kosten) van facilitaire ondersteuning bij de bedrijfsvoering van de serviceorganisatie en dit ter besluitvorming voor te leggen aan het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling; c. het inkoopproces te mogen voorbereiden bij aanbieders conform eerste kaders uit het beleidsplan Jeugd ZHZ en het Transitiearrangement (exclusief het aangaan van contracten met aanbieders) en onder de ontbindende voorwaarde van bestuurlijke goedkeuring; d. over te gaan tot tijdelijke bemensing van de serviceorganisatie binnen de kaders van het plan van aanpak en het in besluit punt 4 opgenomen krediet. e. de stuurgroep Jeugdzorg Zuid Holland Zuid ten alle tijden te consulteren voordat besluitvorming over besluitpunten 2a t/m d plaats vindt (het advies van de stuurgroep wordt in alle voor te leggen besluiten over de serviceorganisatie aan het Algemeen Bestuur opgenomen); 4
Bijlage 1: ambtelijke en bestuurlijke planning 2014 5
Bijlage 2: Financiën Incidenteel Structureel Projectorganisatie Plan van aanpak 50.000 - Transitieplan 100.000 - Transitiekosten 150.000 - Transformatieplan 36.000 Kwartiermaker 66.667 - Subtotaal 402.667 - Bedrijfsvoering Bedrijfsprocessen 500.000 - communicatie 56.500 40.000 Juridische ondersteuning 20.000 31.000 Inkoop 133.000 370.000 Financiën 33.000 136.000 Governance - 15.000 Organisatie en formatie - 1.000.000 Werving en selectie 30.000 - Huisvesting en werkplekken - 90.000 Competenties, opleidingen en trainingen 50.000 - Subtotaal 822.500 1.682.000 Informatisering Gegevenskwaliteit en beschikbaarheid 200.000 - Ketenanalyse PM - Subtotaal 200.000 - Infrastructuur en systemen Contract met VGZ - 200.000 Contract met CZ - PM Contract met software leverancier - - Systeemaanpassingen 50.000 - Migraties PM - Implementaties 130.000 PM Beheerorganisatie PM PM Subtotaal 180.000 200.000 Onvoorzien 160.517 188.200 Totaal 1.765.684 2.070.200 6
Bijlage 3: Projectorganisatie Structuur tijdens opstellen definitief inrichtingsplannen 01-2014 t/m 06-2014 SG Jeugd ZHZ Bestuurlijk Opdrachtgever Michiel van der Vlies DB/AB DG&J Voorzitter Harry Wagemakers Ambtelijk Opdrachtgever Ambtelijke Stuurgroep Service Organisatie Jeugd Directeur regeling G&J Nico van der Poel Stuurgroep Samenwerke nde aanbieders JZ- ZHZ Opdrachttea m ZHZ FransiscaRoza (AV) Andre Struijs (AV) Margriet Rietveld (HW) Anja Monster (HW) Programmamanag er JZ ZHZ Evert Peereboom Producten 1. Def. Beleidsrijk TA (0413) 2. Beleidskader (JZ 0613) 3. Verordening (JZ 0613) Kwartiermaker SO ZHZ Vacature Def. Inrichtingsplan SO Processen; Administratie; ICT; P&O Etc; Toelichting: Oranje: betreft alle beleidsrijke activiteiten Blauw: de feitelijke inrichting van de serviceorganisatie. Tussen blauw en oranje bestaat een continu proces van afstemming. Oranje stelt beleidskaders. Blauw toetst actief of deze realiseerbaar zijn. Roze: twee blokken waar er ingezet wordt op afstemming en overeenstemming met aanbieders en de ambtelijke collega s uit de subregio. 7