Dataportabiliteit voor Cloud Computing Versie 1.0 11 januari 2010 SURFnet/Kennisnet Innovatieprogramma
Het SURFnet/ Kennisnet Innovatieprogramma wordt financieel mogelijk gemaakt door het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Voor deze publicatie geldt de Creative Commons Licentie Attribution 3.0 Unported. Meer informatie over deze licentie is te vinden op http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/ 2
Table of Contents 1. Inleiding... 4 2. Noodzaak van dataportabiliteit... 5 3. Voorwaarden voor dataportabiliteit... 6 Eén taal...6 Ondersteuning door aanbieders...7 Open standaarden en open source...7 4. Stand van zaken... 8 E-mail...8 Enterprise Content Management...9 Elektronische leeromgevingen...10 Administratieve systemen...10 Algemeen...10 5. Conclusie... 11 Samenvatting Dit rapport legt uit wat dataportabiliteit is en waarom het belangrijk is om rekening mee te houden, speciaal in combinatie met cloud computing. Het rapport introduceert het begrip dataportabiliteit, verklaart de noodzaak om er aandacht aan te besteden, legt uit aan welke voorwaarden voldaan moet worden om gegevens porteerbaar te maken en geeft advies hoe in de praktijk dit te waarborgen, zodat ook op de lange termijn ICT-functionaliteiten gewaarborgd kunnen worden en vendor lock-in wordt vermeden. 3
1. Inleiding Cloud computing is een recente ontwikkeling die het mogelijk maakt om complexe ICTfunctionaliteiten via het internet af te nemen vergelijkbaar met software die tot kort geleden op de eigen machine geïnstalleerd was. In de SURFnet/Kennisnet-publicatie Cloud computing in het onderwijs i wordt cloud computing als volgt gedefinieerd: Cloud computing is het leveren/gebruiken van schaalbare en elastische diensten die via internet worden aangeboden. Het betreft standaard diensten, die door de gebruiker zelf in te richten zijn en waarvoor wordt betaald naar gebruik. Met het verplaatsen van de applicatie van de eigen machine naar die van de aanbieder gaan meestal de gegevens waar men mee werkt ook mee. Dit kan grote voordelen bieden voor de gebruiker: zowel de software als de gegevens zijn hiermee overal en altijd beschikbaar zolang de gebruiker maar toegang heeft tot het internet. Daarnaast is een gebruiker niet meer zelf verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de software en zorgt de cloudaanbieder vaak voor professionele backupfaciliteiten van gegevens. In dit opzicht is cloud computing een grote stap in gebruiksgemak. Er is echter ook een sluimerend risico: de gebruiker dreigt een deel van de zeggenschap over zijn of haar data te verliezen. Het argument van de goed geregelde backups gaat in de meeste gevallen wel op, maar het is voor een gebruiker vaak niet transparant hoe de backup verzorgd is en of deze voldoet aan de eisen van de gebruiker als hij of zij daar wel een eigen idee over heeft. Een mogelijk punt zou kunnen zijn of de backup beschikbaar is binnen de tijd die de gebruiker acceptabel vindt. Extra eisen stellen is vaak niet mogelijk. Ook is het lang niet altijd zo dat een gebruiker de data die in de cloud opgeslagen staat gemakkelijk ergens anders kan plaatsen, bijvoorbeeld toch weer offline of bij een concurrerende aanbieder. Dit betekent dat de gebruiker voor het behoud van zijn data vast zit aan die ene aanbieder. Maar wat gebeurt er als de gebruiker niet meer tevreden is over de aanbieder of de aanbieder stopt met zijn dienstverlening? Dan wil de gebruiker toch dat het mogelijk is om de data op te pakken en ergens anders weer mee verder te werken, zonder verlies van functionaliteit of (delen van) gegevens. Dit kunnen verplaatsen van gegevens noemen we dataportabiliteit. In dit rapport wordt uitgelegd waarom dataportabiliteit belangrijk is voor de continuïteit van ICT in het onderwijs. Aan de hand van voorbeeldtoepassingen wordt de materie tastbaar gemaakt en wordt de lezer verteld waar meer informatie kan worden ingewonnen. De conclusie vat de belangrijkste punten uit het rapport samen tot een kern die bij elk besluit rondom de inzet van cloud computing belangrijk zou moeten zijn: het gemakkelijk kunnen meenemen van data is cruciaal voor een duurzame inzet van ICT in de organisatie. Dit rapport is het resultaat van desk research en de bestaande expertise van medewerkers van SURFnet. Waar mogelijk is geprobeerd de informatie te ondersteunen met verwijzingen naar andere publicaties en internetpagina s. Deze publicatie is onderdeel van het SURFnet/Kennisnet Innovatieprogramma. Met het SURFnet/Kennisnet Innovatieprogramma geven SURFnet en Kennisnet een gezamenlijke impuls aan ICT-vernieuwing in het gehele onderwijs. 4
2. Noodzaak van dataportabiliteit Zoals hierboven beschreven zijn er risico's verbonden aan het in de cloud plaatsen van gegevens. Al deze risico's hebben te maken met het feit dat de primaire controle over de data uit handen wordt gegeven en wordt overgedragen aan de aanbieder van de cloud waar de data in komt te staan. Het is vaak onduidelijk op welke manier de gegevens die in de cloud gestopt zijn, terug te halen zijn naar de eigen computer. Met één druk op de knop gegevens van de ene cloudaanbieder naar de andere kunnen verplaatsen is zeldzaam. Zelfs als het al mogelijk is om gegevens die in de cloud zitten te downloaden hoeft het niet zo te zijn dat die gegevens zomaar geschikt zijn voor offline gebruik of bij een andere cloudaanbieder. Een populaire tool om online documentatie aan te maken is bijvoorbeeld een zogeheten Wiki. Een van de bekendste wiki s ter wereld is WikiPedia ii, de online encyclopedie waar de hele wereld aan kan bijdragen, maar wiki s worden ook in kleinere groepen gebruikt. Veel online services zoals Sharepoint Online, Google Apps en Alfresco bieden wiki-functionaliteit. In veel gevallen is het ook nog wel mogelijk om de individuele HTML-pagina's van de wiki te downloaden, maar alle informatie over de samenhang tussen de pagina's gaat daarbij verloren. Juist die samenhang is een cruciaal onderdeel van een wiki. Dit is een voorbeeld voor een specifieke toepassing, namelijk een wiki, maar bij andere toepassingen kunnen op dezelfde wijze problemen optreden met het porteren van data. In gevallen waar er wel technische faciliteiten zijn voor het porteren van data, is het ook belangrijk om te kijken naar de praktische haalbaarheid van het porteren van grote hoeveelheden gegevens. Met e-mail in de cloud zoals Gmail en Windows Live Mail is het voor een individuele gebruiker relatief eenvoudig om alle e-mails te downloaden in een e- mailprogramma om zo een lokale kopie van alle e-mail te kunnen hebben. De situatie is anders bekeken vanuit een organisatie die de verantwoordelijkheid heeft voor zijn gebruikers. Het is vaak onmogelijk om vanuit de organisatie rechtstreeks de e-mail van een individuele gebruiker te benaderen zonder aan de gebruiker het wachtwoord te vragen. Die oplossing is vanuit beveiligingsoogpunt ontoelaatbaar. Daarnaast is het voor een organisatie met duizenden gebruikers praktisch niet haalbaar om alle e-mail één voor één op te halen, dat zou veel te lang duren. Als noodoplossing kan de organisatie alle gebruikers vragen om zelf hun data te migreren maar dit is vanuit serviceoogpunt geen optie. Om in een onderwijssituatie te kunnen spreken van afdoende dataportabiliteit is het dus belangrijk dat een cloudaanbieder ook functionaliteit aanbiedt om de gegevens van een organisatie (een groep gebruikers) op een praktische manier (en batchwise) te kunnen verplaatsen. Het niet of niet effectief kunnen porteren van gegevens betekent in de praktijk dat gebruikers, als ze eenmaal begonnen zijn, vastzitten aan een cloudaanbieder. In een dergelijke situatie betekent afscheid nemen van de cloudaanbieder ook afscheid nemen van de data die de gebruikers daar hebben geplaatst, of een tijdrovend traject om de gegevens met kleine beetjes tegelijk over te zetten. Hetzelfde geldt als een organisatie voor zijn gebruikers kiest om een bepaalde functionaliteit in de cloud af te nemen. Voor de meeste toepassingen is het onacceptabel om data kwijt te moeten raken. Alleen als data zeer vluchtig van aard is en niet langdurig bewaard hoeft te blijven, kunnen zulke voorwaarden werkbaar zijn. In alle andere situaties is het belangrijk om goed te kijken naar dataportabiliteit, omdat anders het risico 5
bestaat sterk afhankelijk te zijn van een aanbieder. Hiermee gaat flexibiliteit verloren en is het moeilijker om een sterke positie in te nemen bij onderhandelingen over bijvoorbeeld verlenging van de dienstovereenkomst, wat weer negatieve financiële gevolgen kan hebben. Overigens geldt het belang van dataportabiliteit ook voor klassieke, niet cloudgebonden ICT-toepassingen, maar speelt het probleem bij de cloud sterker doordat de cloudaanbieder ook fysiek de data van de gebruikers beheert. Nu het belang van dataportabiliteit uitgelegd is gaat het rapport verder met de voorwaarden die van belang zijn voor het kunnen porteren van data zodat duidelijk is waar op gelet moet worden bij het kiezen van een toepassing of aanbieder. 3. Voorwaarden voor dataportabiliteit Eén taal De belangrijkste voorwaarde om data te kunnen uitwisselen tussen twee ICT-applicaties is dat beide applicaties dezelfde 'taal' kunnen spreken. Hiermee wordt bedoeld dat beide applicaties hun data beschikbaar kunnen stellen in een formaat dat de andere applicatie begrijpt. Als er een formaat is waar meerdere toepassingen mee overweg kunnen, spreekt men vaak van een standaard. Of er een standaard is en welke te kiezen, dat verschilt per toepassing. Voor tekstdocumenten wordt bijvoorbeeld het Microsoft Word-formaat zeer veel gebruikt. Dit bestandsformaat werd vroeger alleen door Microsoft gebruikt, maar wordt, doordat het gebruik van Word zo populair was, ook ondersteund door gelijksoortige programma's zoals OpenOffice.org en Google Documents. Het originele Microsoft Word formaat is nooit onafhankelijk vastgelegd en openbaar gemaakt, maar zelfstandig uitgezocht door de andere partijen die er ook mee wilden werken. In dit geval spreken we van een de facto standaard. Het grote nadeel van een de facto standaard is dat hier meestal maar één partij zeggenschap heeft over de standaard. Kiest deze partij ervoor de standaard aan te passen dan kan dat gevolgen hebben voor de mate waarin andere partijen goed met de (nieuwe) standaard om kunnen gaan. Ook kunnen deze standaarden belast zijn met patenten of copyright, waardoor de eigenaar ervan andere partijen zou kunnen verbieden er ook mee te werken. 6
Een flexibeler alternatief is als er standaarden in gebruik zijn die door een onafhankelijke partij of door een consortium van partijen zijn vastgelegd. Deze organisaties hebben vaak goed geborgde procedures die ervoor zorgen dat alle betrokkenen inspraak hebben op het vastleggen en veranderen van standaarden. Sommige van deze standaarden zijn vrij beschikbaar voor iedereen (zogeheten open standaarden), andere kunnen met voorwaarden (zoals een financiële vergoeding) belast zijn, maar het hebben van een vastgelegde standaard is bijna altijd beter dan een de facto standaard. Ondersteuning door aanbieders Als er inderdaad een geschikt formaat is waarin de data van een clouddienst gerepresenteerd zou kunnen worden, dan is het belangrijk dat de aanbieder van de betreffende dienst ook bereid is om dat formaat te ondersteunen. Let er daarbij op dat er een verschil kan zijn tussen een formaat kunnen begrijpen en een formaat ook weer kunnen aanbieden: een online documentendienst zou best ondersteuning kunnen bieden voor het importeren van Worddocumenten, maar niet voor het weer exporteren ervan. Dat zou betekenen dat het wel mogelijk is om van een offline Microsoft Office-omgeving over te gaan naar een dergelijke dienst maar niet meer terug. Een tweede vereiste aan de cloudaanbieder is dat het ook praktisch haalbaar moet zijn om data op te halen bij de aanbieder. Na bijvoorbeeld 3 jaar werken met een online officepakket zullen de meeste gebruikers toch wel enkele honderden documenten geproduceerd hebben, sommige zelfs meer. Als de enige optie om deze documenten op te halen is ze stuk voor stuk aan te klikken, dan zal het een zeer tijdrovende en bovendien vervelende klus worden om alles op te halen. Voor een organisatie kostbaar om dat al zijn Open standaarden en open source In discussies rondom dataportabiliteit worden vaak open standaarden en/of open source als oplossing genoemd. Hieronder staan deze twee termen verklaard en wordt uitgelegd dat het woord open nog niet synoniem is met dataportabiliteit. Een open standaard is een standaard die vrij toegankelijk is voor iedereen en meestal gemakkelijk te vinden is op het internet. Een open standaard is dus door iedereen te lezen maar op delen ervan kunnen nog licentieverschuldigde patenten rusten wat het gebruik ervan soms problematisch maakt. Sommige standaardisatieorganisaties, zoals de W3C, vereisen dat bijdragen aan een standaard niet met licentierechten zijn belast om te voorkomen dat standaarden maar beperkt bruikbaar zijn. Soms wordt de broncode van software vrijgegeven door de auteur(s) ervan. In dat geval spreken we van open source software. Open source software en open standaarden gaan vaak samen in de praktijk maar zijn beslist niet synoniem. Het is mogelijk om een gesloten implementatie van een open standaard te maken en evengoed kunnen niet-open standaarden een open source-implementatie kennen. Het potentiële voordeel van een open source implementatie van een open standaard is dat dit de mogelijkheid biedt om zelfstandig software door te ontwikkelen die gebruik maakt van het open formaat. Dit biedt een mate van zekerheid dat gegevens niet onbruikbaar worden als de dienstenleverancier wegvalt. Let er echter wel op dat softwareontwikkeling een tijdrovende en prijzige activiteit kan zijn. Deze kosten moeten meegewogen worden bij besluitvorming. medewerkers te laten doen en voor de medewerkers uitermate vervelend om mee belast te worden. Een optie om alle gegevens van een gebruiker in één actie te downloaden is eigenlijk 7
een must. Vanuit een organisatie bezien is het daarnaast een groot voordeel als er ook een mogelijkheid is om namens de organisatie de gegevens van een hele groep gebruikers te verhuizen. Dit betekent dat de organisatie voor zijn gebruikers de vereiste stappen kan zetten wat uiteindelijk efficiënter kan zijn dan iedere gebruiker zelf zijn gegevens te laten overzetten. In de praktijk geldt dat de mogelijkheden voor dataportabiliteit beïnvloed worden door een aantal factoren. Naarmate er meer spelers op dezelfde markt zijn, zijn de hoeveelheid opties om data over te zetten van de ene naar de andere aanbieder meestal ook groter. Voor aanbieders is het namelijk aantrekkelijk om gebruikers van de concurrent over te kunnen laten stappen, dus dan moet dat wel zo makkelijk mogelijk zijn. Naarmate de markt van clouddiensten volwassener wordt zal functionaliteit om te kunnen switchen van aanbieder ook steeds meer een verkoopargument worden. Vice versa geldt dat voor zeer specifieke toepassingen, waar er in het onderwijs veel van voorkomen, de opties vaak beperkter zijn. Deze (wereldwijd gezien) kleinere markt wordt bediend door een kleine groep aanbieders die zelf ook niet over zoveel resources beschikken als giganten zoals Google en Microsoft. De beperkte resources van deze kleinere partijen zullen eerder ingezet worden om nieuwe functionaliteiten te ontwikkelen om zich te onderscheiden van de concurrent. Pas als dataportabiliteit een eis wordt vanuit de klant of groep klanten (bijvoorbeeld door vraagbundeling via SURF) zal dit op de roadmaps van alle aanbieders verschijnen. Ook geldt dat de mogelijkheden voor portabiliteit uitgebreider zijn bij volwassener toepassingen die historisch gezien al offline bestonden en pas recent online zijn gegaan, zoals documenten bewerken, spreadsheets, agenda s en e-mail. De bestandsformaten hiervoor bestaan al jaren wat betekent dat die niet meer ontwikkeld hoeven te worden. Voor toepassingen die inherent online zijn zoals wiki s en sociale netwerken geldt meestal dat elke aanbieder daarvan een eigen, intern te gebruiken formaat gebruikt en dat portabiliteit pas in een later stadium of zelfs (nog) helemaal niet aan bod komt. Dit betekent dat per toepassing bekeken moet worden wat de mogelijkheden zijn voor dataportabiliteit. In de volgende paragraaf wordt bij een aantal toepassingen de huidige praktijk beschreven. Dit geeft een idee van wat voor scenario s er aan de orde kunnen zijn en kan gebruikt worden als input voor de eigen besluitvorming. 4. Stand van zaken Met het volwassener worden van cloud computing begint dataportabiliteit steeds meer een veelvoorkomende functionaliteit te worden van veel clouddiensten. Eigenlijk zou het zelfs een conditio sine qua non moeten zijn, maar zover is het nog niet in alle gevallen. Hieronder volgt een aantal voorbeelden. E-mail Bij een volwassen en inmiddels bedrijfskritische toepassing zoals e-mail zijn de mogelijkheden om data te porteren doorgaans uitstekend. Bijvoorbeeld: e-mailgiganten Google en Microsoft bieden voor hun mailproducten Gmail iii en Windows Live Mail iv functionaliteit om bestaande e- mail te importeren, evenals contactgegevens en agenda-afspraken. Exporteren is bij Microsoft ook een optie, bij Google is hetzelfde effect te behalen door alle mail op te halen met een desktopmailapplicatie, zoals Outlook, via het POP3-protocol. POP3 is een voorbeeld van een 8
goed gedocumenteerde en veel gebruikte standaard en wordt ondersteund door de meeste online e-maildiensten. Bij bijvoorbeeld Gmail is het zelfs mogelijk om, via POP3, alle e-mail rechtstreeks bij een andere aanbieder op te halen waardoor de export- en importstap zelfs samengevoegd kunnen worden tot één handeling. Dit is een voorbeeld van dataportabiliteit die dus al goed werkt. Wel is het zo dat het voor een organisatie belangrijk is om te beoordelen of het ook mogelijk is om als organisatie de import of export uit te voeren, zodat gebruikers dit niet allemaal zelf hoeven te doen, De educatieve variant van Gmail biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om e-mail te importeren vanaf een bestaande Exchange- of IMAP-server v maar voor export is er geen standaardfunctionaliteit, wat betekent dat daarvoor de volgende (potentiële) aanbieder verantwoordelijk is. Wel is het bijvoorbeeld zo dat Google de grootte van e-mailberichten limiteert tot 25MB per stuk. Organisaties waarin grotere bestanden de norm zijn kunnen daarmee dus niet bij Google terecht, en zal terecht moeten bij een kleinere, flexibelere partij. Hier geldt wel dat de kleinere schaal en het maatwerk hogere kosten met zich mee kunnen brengen dan aansluiten op een gigant. Het is hier helaas lastig om een concrete indicatie te geven van de kosten van een migratie en het afnemen van een e-mailvoorziening: dit hangt namelijk sterk af van de huidige en gewenste situatie, waarbij onder meer de hoeveelheid opslagruimte en het gewenste serviceniveau meespelen. In elk beslistraject is het dus belangrijk om ook de kosten van een overgang helder in kaart te brengen. Enterprise Content Management Een jongere toepassing dan e-mail is het zogeheten Enterprise Content Management (ECM). ECM is een parapluterm voor het beheren van verschillende informatiebronnen binnen de organisatie, zoals documenten, spreadsheets, afbeeldingen, video s en web content. Samenvattend helpt een ECM-systeem met het samenwerken binnen een organisatie door mensen een platform te geven waarop ze allerlei informatie, in de vorm van bijvoorbeeld documenten en afbeeldingen, kwijt kunnen, kunnen delen met collega s en opmerkingen over kunnen uitwisselen. ECM-systemen bevatten vaak functionaliteit voor het groeperen van gebruikers in samenwerkingsverbanden, wiki s, bestandsopslag, versiebeheer en groepscommunicatie. Voorbeelden van ECM-pakketten zijn Microsoft Sharepoint, Alfresco en Liferay Social Office. ECM is een voorbeeld van een toepassing die zich tegenwoordig hoofdzakelijk online afspeelt. Verschillende aanbieders hebben altijd hun eigen ECM-systeem gehad en dat is te merken aan de opties voor dataportabiliteit. Microsoft Sharepoint wordt bijvoorbeeld op veel plekken gebruikt maar het is al erg lastig om data uit te wisselen tussen twee Sharepoint-installaties, laat staan van een Sharepoint-installatie naar een ander ECM-systeem. Dit betekent dat er bij een overgang naar een ander ECM-systeem soms niets anders opzit dan met de hand bestanden te downloaden, aantekeningen te kopiëren en andere informatie mee te nemen, óf ervoor te kiezen deze achter te laten en dus kwijt te raken. Volgens het principe van vraag en aanbod staan er wel derde partijen op die oplossingen bieden zoals Metalogix SharePoint Site Migration Manager vi en de migratie tool van entropy software, maar dat soort oplossingen zijn vaak erg prijzig en worden niet of niet volledig ondersteund door 9
de fabrikant van het ECM-systeem, wat ondersteuning voor de toekomst onzeker maakt. Dit hiaat is inmiddels door fabrikanten ook onderkend wat in mei 2010 heeft geleid tot de gedeelde standaard Content Management Interoperability Services vii (CMIS), wat onder andere vanaf Sharepoint 2010 en Alfresco 3.3 wordt ondersteund. Het feit dat dergelijke interoperabiliteit pas nu wordt ondersteund terwijl Sharepoint al bijna 10 jaar bestaat, is een voorbeeld van de lage prioriteit die dataportabiliteit soms krijgt. Elektronische leeromgevingen Een belangrijke toepassing in het onderwijs is de elektronische leeromgeving (ELO). Hiermee beheren veel onderwijsinstellingen informatie over vakken en de opleiding en kunnen studenten en docenten met elkaar communiceren. Een ELO lijkt in sommige opzichten op een ECM, maar de opzet is specifiek gericht op het onderwijs. Hierdoor zijn functionaliteiten met betrekking tot vakken, roosters, inleveren van opdrachten, cursusmateriaal aanbieden, inschrijven en allerlei andere onderwijstoepassingen standaard inbegrepen. In een ECM-systeem moet dit soort functionaliteit of als maatwerk worden toegevoegd of worden ondervangen met bestaande functionaliteit. Wat betreft dataportabiliteit geldt voor ELO s in zekere zin hetzelfde als voor ECMs, met de volgende kanttekening: de markt voor ELO s is kleiner dan voor ECMs wat betekent dat er minder aanbieders zijn van volwassen producten. Dit heeft als nadeel dat er minder afspraken zijn op het gebied van standaarden, wat betekent dat er meer behoefte is aan maatwerkondersteuning door de leveranciers of derde partijen bij migraties. Om hier zekerheid over te hebben en financiële verrassingen te voorkomen geldt hier dat het belangrijk is om al bij het aangaan van de overeenkomst met de cloudaanbieder afspraken over te maken of anders bij lopende overeenkomsten hier goed naar te kijken en wellicht aanvullende afspraken over te maken. Vraagbundeling is mogelijk een belangrijke succesfactor bij het overtuigen van dienstaanbieders om functionaliteiten voor dataportabiliteit en open standaarden te implementeren. Administratieve systemen Voor een onderwijsinstelling is administratie van inschrijvingen, vorderingen, medewerkers, vakken en meer zaken van groot belang. Hier zijn vaak al vele jaren systemen voor in gebruik en ook hier komen steeds meer oplossingen voor beschikbaar in de cloud, ook van aanbieders die op deze markt begonnen zijn met offline oplossingen. Weinig van deze systemen voldoen aan standaarden, maar het voordeel van dergelijke systemen is dat de informatie in hoge mate gestructureerd is en dat er vaak mogelijkheden zijn om gegevens naar grote tabelbestanden te exporteren. Bij het importeren in een nieuw systeem zal dat altijd een stukje maatwerk betekenen maar doorgaans zijn de kosten en doorlooptijd daarvan goed in te schatten. Ook hier geldt wel weer dat de daadwerkelijke kosten per situatie kunnen verschillen en dat een onderbouwde inschatting van de verwachte kosten van een migratie van groot belang is. Algemeen De mogelijkheden om e-mail te importeren en exporteren en het feit dat aanbieders daar ook heldere documentatie voor aanbieden toont aan dat dataportabiliteit in ieder geval bij sommige aanbieders aandacht krijgt, zoals Google en Microsoft. Aan de andere kant toont het ECMverhaal aan dat dataportabiliteit nog niet altijd vanaf de start meegenomen wordt in de 10
functionele eisen. Wel toont bijvoorbeeld de deelname van Microsoft en andere grote spelers in de ontwikkeling van de CMIS standaard aan dat ook grote aanbieders bereid zijn mee te werken, ook in combinatie met kleinere partijen zoals Alfresco, Liferay en Drupal. Een mooi voorbeeld van een grote speler die dataportabiliteit op de agenda heeft staan is Google, die dat door middel van het ludiek genaamde Data Liberation Front viii (DLF) uiten. Het DLF is een team van Google dat zich specifiek bezig houdt met het kunnen importeren en exporteren van informatie in Google s diensten. Op de site van het DLF staan (links naar) instructies hoe data in en uit de verschillende Google-diensten te krijgen, waaronder Gmail, Picasa, YouTube en Google Apps. Wat wel weer blijkt op deze pagina is dat de mogelijkheden bij Google erg gericht zijn op de individuele gebruiker en dat de mogelijkheden nog wel eens kunnen verschillen van dienst tot dienst. Bij het al eerder genoemde Gmail en ook bij Picasa zijn er prima opties om alle e-mails of afbeeldingen in één handeling op te halen, maar bij YouTube zit er op dit moment niets anders op dan elke video afzonderlijk te downloaden. Bovendien houdt de portabiliteit vaak op bij de deur : het is mogelijk om data te downloaden maar dat betekent nog niet altijd dat je er gemakkelijk mee naar een andere (cloud)aanbieder kunt. Een aantal aanbieders van clouddiensten, waaronder Facebook, Google, Microsoft en een groep kleinere partijen waaronder Infrae, ekaabo, Foodtree en Lightboard ix hebben zich aangesloten bij DataPortability.org x, een groep bedrijven en individuen die zich op vrijwillige basis inzetten voor meer en betere integratie tussen online diensten. De groep bestaat nog niet lang en het is onduidelijk hoeveel invloed deze in de praktijk kan uitoefenen, maar de officiële steun van een aantal grote spelers geeft aan dat het punt wel op de agenda staat. Andere partijen zoals Yahoo! hebben zich hier echter (nog) niet bij aangesloten wat niet wil zeggen dat ze niet ook bezig zijn met dataportabiliteit. In de regel geldt op dit moment dat per situatie en dienst bekeken moet worden wat de mogelijkheden zijn, want ook partijen die in principe achter portabiliteit staan leveren op dit moment nog diensten waar het met de portabiliteit nog niet goed gesteld is. 5. Conclusie Overzetten van ICT-functionaliteit naar de cloud kan voor veel organisaties een aantrekkelijke besparing bieden of het makkelijk maken om nieuwe ICT-functionaliteit te introduceren, zonder daar zelf veel tijd en geld in te hoeven investeren. Bij het afnemen van de dienst zit ook de daarbij behorende expertise inbegrepen en als de dienst niet meer nodig is kan het contract ook weer beëindigd worden. De leverancier is degene die hardware inkoopt en onderhoud wat voor de afnemer een zorg minder betekent. Dit model klinkt aantrekkelijk maar het is belangrijk om te beseffen dat men hiermee het risico loopt een deel van de controle over de gegevens te verliezen die in de cloud staan. Het is belangrijk om bij het nemen van zo n beslissing niet alleen te kijken naar het entryproces, maar ook alvast na te denken over een exitstrategie. Hoe moeilijk of makkelijk het is om weg te gaan bij de gekozen cloudaanbieder, maar wel alle data die tijdens het gebruik van de dienst verzameld is mee te nemen? Als er rechtstreeks contact is met de leverancier is het altijd van belang die vraag te stellen. 11
Daarnaast is het inwinnen van onafhankelijk advies of het doen van eigen onderzoek ook aan te raden. Voor sommige diensten, zoals de voorbeelden die eerder in dit stuk genoemd zijn, is dataportabiliteit al goed geregeld en gedocumenteerd. Voor andere diensten kan dat minder zijn, bijvoorbeeld doordat de dienst nog erg nieuw is en er nog geen aandacht aan is besteed, of doordat het een zeer specifieke dienst is waar maar weinig aanbieders van zijn. Soms kan het mogelijk zijn om portabiliteit af te dwingen door het als voorwaarde te stellen in de overeenkomst maar dat hangt ook van de aanbieder af. DataPortability.org werkt aan een vergelijkend overzicht xi van aanbieders maar dat is bij het schrijven van dit stuk helaas nog niet beschikbaar. De beweging in de markt is op dit moment dat dataportabiliteit door steeds meer spelers belangrijk wordt geacht. Grote spelers maken uitdrukkelijk bekend dat ze er aandacht aan besteden door deel te nemen aan belangengroepen of door interne activiteiten te hebben die zich specifiek richten op dataportabiliteit. Aan de andere kant leert een blik op de daadwerkelijk aanwezige functionaliteit ons dat er op veel vlakken toch nog wel een lange weg te gaan is. Bij het kiezen van een ICT-toepassing in de cloud is het dus van belang om te bekijken: - Is het mogelijk om data te importeren in de toepassing? (entryproces) - Sluit de importfunctionaliteit aan bij wat er nu in de organisatie wordt gebruikt? (entryproces) - Biedt de toepassing exportfunctionaliteit in een gestandaardiseerd formaat? (exitstrategie) - Is het mogelijk om, als organisatie, voor de gebruikers import en export te doen of moeten gebruikers dat zelf doen? (exitstrategie) - Elke migratie, zowel instappen als uitstappen, kost tijd en geld. Zorg altijd voor een onderbouwde inschatting van de specifieke situatie. Als instelling kan er de mogelijkheid zijn om met de leverancier afspraken hierover te maken en meestal is dat ook een goed idee. De individuele gebruiker is doorgaans aangewezen op wat de cloudaanbieder biedt. i Beschikbaar via http://www.surfnetkennisnetproject.nl/innovatie/cloudcomputing ii http://www.wikipedia.org iii http://mail.google.com/support/bin/answer.py?answer=153980 iv http://help.live.com/help.aspx?project=wl_mailv2&market=nlnl&querytype=topic&query=outlookexpresslivev1_proc_importmessages.htm v http://www.google.com/support/a/bin/answer.py?hl=en&answer=57920 vi http://www.metalogix.net/products/sharepoint-site-migration-manager/ vii http://docs.oasis-open.org/cmis/cmis/v1.0/cmis-spec-v1.0.html viii http://www.dataliberation.org/ ix http://www.dataportability.org/dpmembers.htm x http://dataportability.org/ xi http://wiki.dataportability.org/display/work/service+provider+grid+task+force 12