De evenementen checklist #iedereenflyer FLYER.BE Drukwerk voor iedereen!
Evenementen doe je zo! Of het nu de eerste of de honderdste keer is dat je een evenement organiseert, je wil steeds dat het resultaat perfect is en dat er zo weinig mogelijk verrassingen zijn. Daarom stelden we deze evenementen checklist op. Print ze snel af en je kan meteen starten met plannen en verantwoordelijken aanduiden. De evenementen checklist 2
01 Start Vul hieronder algemene informatie in over het evenement. Wees kort en bondig zodat iedereen die betrokken is bij het evenement snel deze informatie kan opvragen. 1.1 CONCEPT Beschrijf hier kort het evenement. 1.2 DATUM Op welke datum gaat het evenement door? 1.3 LOCATIE Waar gaat het evenement door? 1.4 BUDGET Wat is het totale budget beschikbaar voor dit evenement? De evenementen checklist 3
1.5 HOOFDSPONSORS Zijn er grote sponsors beschikbaar? Wie? 1.6 EINDVERANTWOORDELIJKE Wie is de organisatieverantwoordelijke? De evenementen checklist 4
02 3-4 maanden voor het evenement Deze zaken moeten zo snel mogelijk besproken worden. Vaak duren ze wat langer om in orde te brengen dan je verwacht. Vul ook steeds een verantwoordelijke en deadline in. 2.1 DJ OF BANDS VASTLEGGEN Moet er een DJ of bands gevonden worden, welke stijl? 2.2 INRICHTING Zoek een partij/partijen voor de inrichting zoals verlichting, tenten, decoratie, computers, projectors, geluid, podia, 2.3 SPONSORS ZOEKEN Maak een plan op om lokale sponsors aan te trekken. De evenementen checklist 5
2.4 PUBLICITEIT Maak een gedetailleerd plan op om het evenement bekend te maken bij de doelgroep. Inclusief flyers, affiches, panelen, 2.5 GRAFISCHE BENODIGDHEDEN INPLANNEN Toegangstickets, drankbonnen, programmaboekje en bewegwijzering. 2.6 VERKOOPPUNTEN Bepaal op welke manier er tickets verkocht zullen worden. De evenementen checklist 6
2.7 REGISTRATIEFORMALITEITEN Onderzoek welke administratieve formaliteiten er geregeld moeten worden op de locatie. 2.8 VERVOER VAN EN NAAR LOCATIE Bied je bustransport aan? Neem dan nu reeds contact op met een busdienst. De evenementen checklist 7
03 2-3 maanden voor het evenement Nu is het tijd om de grote lijnen volledig af te werken. Het evenement begint dichterbij te komen, het aftellen is begonnen. 3.1 DRUKWERK BESTELLEN Bestel nu je flyers, affiches, boekjes en ander promotiemateriaal. 3.2 BRANDVEILIGHEID EN ANDERE VERZEKERINGEN Brandveiligheid, burgerlijke aansprakelijkheid en verzekering: alle risico s nakijken en eventueel vernieuwen. 3.3 TAPINSTALLATIE EN DRANK Contact opnemen met de leverancier voor een tapinstallatie en drank. De evenementen checklist 8
3.4 MATERIAAL AANVRAGEN Als je de inrichting zelf doet, moet deze nu zo snel mogelijk besteld/ gehuurd worden. 3.5 CATERINGBEDRIJF CONTACTEREN Indien nodig, ga op zoek naar een cateringbedrijf. 3.6 FOTOGRAAF Kiezen van en contact opnemen met een fotograaf. De evenementen checklist 9
3.7 VERSPREIDING AFFICHES Eerste ronde voor het verspreiden van affiches. 3.8 SECURITY CONTACTEREN Veiligheidsmensen boeken. De evenementen checklist 10
04 1-2 maanden voor het evenement Nu zou het evenement bijna volledig georganiseerd moeten zijn. Tijd om de puntjes op de i te plaatsen. 4.1 DRAAIBOEK VOOR DE DAG ZELF OPMAKEN Plan het verloop van het volledige evenement nauwkeurig in zodat er geen verrassingen zijn op de dag zelf. 4.2 ONLINE PROMOTIE MAKEN Facebook, LinkedIn, Twitter, aanmelden op evenementenkalender, persbericht uitsturen, uitnodigingen via e-mail uitsturen, 4.3 PLAKPLAATSEN Plakplaatsen uitzoeken en plakroutes opstellen. De evenementen checklist 11
4.4 FLYERPLAATSEN Flyerplaatsen uitzoeken. 4.5 VERDELING VAN VOORVERKOOPKAARTEN Zorg dat voor alle verkooppunten de kaarten beschikbaar zijn. 4.6 VERSPREIDING AFFICHES Tweede ronde voor het verspreiden van affiches. 4.7 SERVICE DIENSTEN CONTACTEREN Schoonmaakbedrijf en afvalorganisatie contacteren voor na het evenement. De evenementen checklist 12
05 3-4 weken voor het evenement Zorg dat alles tot in de kleinste details voorbereid wordt. Over minder dan 1 maand start het evenement. 5.1 SABAM EN BILLIJKE VERGOEDING IN ORDE BRENGEN Breng beide vergoedingen in orde zodat je muziek van auteurs en artiesten mag gebruiken. 5.2 PERSCONFERENTIE ORGANISEREN Tijd om je contacten bij de pers aan te spreken en hen te informeren over het evenement. 5.3 EERSTE TAAKVERDELING Maak een eerste gedetailleerde taakverdeling voor alle medewerkers. De evenementen checklist 13
06 1-3 weken voor het evenement Focus nu vooral op bezoekers! De belangrijkste zaken moeten nu afgerond zijn. 6.1 DEFINITIEVE TAAKVERDELING OPSTELLEN Opstellen van de definitieve taakverdeling voor alle medewerkers. 6.2 TOELATING PUBLICITEITSWAGEN Toelating aanvragen om met een publiciteitswagen rond te rijden. 6.3 RECLAME MAKEN Affiches, internet, flyers, direct mailing, De evenementen checklist 14
6.4 DRUKKEN VAN MENU S, BADGES, NAAMKAARTJES Drukken van badges voor Vips, bezoekers, security. Ook menu s en eventueel naamkaartjes. De evenementen checklist 15
07 1-3 dagen voor het evenement Controleer of alles 100% in orde is. Nu wordt het druk en spannend! 7.1 RECLAME BLIJVEN MAKEN Rondrijden bv. met de publiciteitswagen. 7.2 BEWEGWIJZERING Ophangen bewegwijzering. 7.3 LOCATIE KLAAR MAKEN De volledige zaal in orde brengen. Ook ophalen van al het nodig materiaal. De evenementen checklist 16
7.4 BERICHT BUURTBEWONERS Maak een berichtje voor de buurtbewoners met meer informatie over het evenement. 7.5 VOORVERKOOP OPHALEN EN AFREKENEN Ophalen en afrekenen van alle voorverkochte tickets. 7.6 NUTTIGE TELEFOONNUMMERS Lijst met nuttige telefoonnummers opmaken. De evenementen checklist 17
7.7 WISSELGELD HALEN Voorzie, indien nodig, voldoende wisselgeld voor de bar en de inkom. 7.8 KLEIN BARMATERIAAL VOORZIEN Flessenopeners, handdoeken, afwasmiddel, plateaus,... 7.9 BRIEFING Briefing aan alle medewerkers, een goeie groepssfeer zorgt voor een aangename ervaring voor de medewerkers. De evenementen checklist 18
08 24 uur voor het evenement Toch nog eens goed controleren. De laatste loodjes, nu zou alles in orde moeten zijn. 8.1 BEVESTIGING VEILIGHEIDSMENSEN Bevestig dat de veiligheidsmensen aanwezig zullen zijn. 8.2 BEVESTIG CATERINGDIENSTEN Check bij de cateringdiensten of alle afspraken zullen nagekomen worden. 8.3 BEVESTIGEN MUZIKANTEN Neem contact op met de geboekte muzikanten en ga na of alle afspraken zullen nagekomen worden. De evenementen checklist 19
8.4 CONTROLE ZAAL Controleer alle inrichting van de zaal. Test ook muziek, verlichting, decoraties, airco, 8.5 BEWEGWIJZERING Check de bewegwijzering. De evenementen checklist 20
09 Tot 5 dagen na het evenement Ok, nu zijn er nog een aantal zaken die opvolging nodig hebben. Een goeie nazorg en evaluatie verzekeren een succesvol volgend evenement. 9.1 BEDANKINGSKAARTJES Bedankingskaartjes drukken en versturen naar alle medewerkers. 9.2 EVALUATIE SCHRIJVEN Gedetailleerd evaluatierapport schrijven, met suggesties voor toekomstige evenementen. 9.3 DEELNEMERSLIJST UPDATEN Deelnemerslijst aanvullen en gegevens bewaren voor komende evenementen. De evenementen checklist 21
9.4 REKENINGEN BETALEN DJ, schoonmaakploeg, catering, drukwerk, huur, SABAM, podium, zaaldecoratie, eventuele schade, drank, tapinstallatie, 9.5 FINANCIEEL VERSLAG MAKEN Maak een gedetailleerd verslag van de kosten en inkomsten. De evenementen checklist 22
NOG VRAGEN? CONTACTEER ONS Na het lezen van deze gids ben je ongetwijfeld klaar om van je evenement een succes te maken. Heb je toch nog vragen of opmerkingen? Aarzel dan niet om ons te contacteren: info@flyer.be Korte Gotevlietstraat 9, 8000 Brugge, België 070 222 309 ( 0,30/min) Ons contactformulier FLYER.BE Drukwerk voor iedereen!