Graydon Whitepaper Te laat betaald krijgen kost geld. Dring uw betalingstermijn terug en bespaar duizenden euro s per jaar.
Inhoudsopgave Inleiding 3 1. Na hoeveel dagen is uw winst verdwenen? 4 2. Wat levert het op als ik mijn DSO terugdring? 5 3. Tips om uw DSO te verlagen 6 4. Uit de betalingspraktijk 10 Colofon GRAYDON NEDERLAND BV Redactie Susanne Klawer, Graydon Nederland BV Met vragen over deze whitepaper kunt u contact opnemen op 020 56 79 952 of via e-mail op s.klawer@graydon.nl Uitgave Graydon Nederland BV 2 Graydon Nederland 2013
Inleiding Het is slecht gesteld met de betalingsmoraal. 57% Van de Nederlandse bedrijven overschrijdt de betaaltermijn (figuur 1). Een serieus probleem waar veel bedrijven, onbewust, grote problemen van ondervinden. Te laat betaald krijgen kost bedrijven namelijk handenvol geld. Iedere euro die vastzit in achterstallige facturen, is een gemiste investering. Dit lijkt om onbenullige bedragen te gaan, maar het tegendeel is waar. Dit artikel laat zien hoe u duizenden euro s per jaar bespaart door uw betalingstermijn terug te dringen. 50% % Bedrijven 43% 36% 15% 6% 0 > 5 6 > 24 25 > 60 61 of meer 40% 30% 20% 10% 0% Overschrijding van de betalingstermijn in dagen Figuur 1: Overschrijding van de wettelijke betalingstermijn in dagen 400% 300% 380 200% Aantal dagen 270 100% 180 90 0% 2% 4% 6% 8% Graydon Nederland 2013 3 Brutomarge (Bij een rente percentage van 8% per jaar)
% Bedrijven dat te laat betaalt 58% 30% 1. Na hoeveel dagen is uw winst verdwenen? 7% 5% 0 1 > 30 31 > 60 61 > 90 Omzet resulteert pas in winst wanneer uw klant de afgenomen dienst of het product volledig heeft betaald. Als een klant later zijn betalingsverplichting Overschrijding nakomt (of nog van erger: de helemaal betalingstermijn niet), dan verdampt uw omzet letterlijk. U wacht op geld wat u normaal gesproken zou kunnen investeren en waarvoor u rente ontvangt. In figuur 2 ziet u na hoeveel dagen winst is verdwenen. Hoe hoger de rente en hoe lager de brutomarge, hoe sneller de winst weg is. Stel u heeft een brutomarge van 4%. Bij een rente van 8% is na 180 dagen de winst geheel verdwenen en is alles voor niets gedaan. Na deze 180 dagen gaat het dus alleen maar geld kósten. 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 400% 300% 380 200% Aantal dagen 270 180 90 2% 4% 6% 8% 100% 0% Brutomarge (bij een rentepercentage van 8% per jaar) Figuur 2: Na hoeveel dagen is uw winst verdwenen? De DSO (Days Sales Outstanding) verwijst naar het gemiddelde aantal dagen dat een bedrijf nodig heeft om een factuur betaald te krijgen na verkoop. Het is een indicator voor hoe effectief een bedrijf zijn geld int. Een DSO van 75 betekent dus dat het bedrijfskapitaal 75 dagen vastzit aan uitstaande facturen. 4 U kunt zelf eenvoudig uitrekenen hoeveel geld het u oplevert wanneer u uw DSO terugdringt 100% met bijvoorbeeld 15 dagen. Ga hiervoor uit van de rente die het u in deze periode oplevert: 88% WINSTBIJDRAGE = VERMINDERING DSO IN DAGEN x DAGOMZET x RENTE % 67% Gemiddelde betalingstermijn 98 50% 63 20% 52 49 48 46 33% 0% Spanje Frankrijk Engeland Duitsland België Nederland Landen Graydon Nederland 2013
2. Wat levert het op als ik mijn DSO terugdring? Op tijd betaald krijgen is dus pure cash en kan u duizenden euro s per jaar opleveren. Stel: u dringt uw betalingstermijn terug van 75 naar 60 dagen. U ziet dat uw uitstaande vorderingen en rentekosten dalen. Dit betekent bij een omzet van 100.000.000 per jaar een winstbijdrage van 500.000. Als u uw DSO terugdringt naar 30 dagen loopt dit bedrag zelfs op tot 1.500.000. Kijk naar onderstaande voorbeelden en zie wat het u oplevert: OMZET PER JAAR: 100.000.000 Betalingstermijn 75 60 45 30 Gem. openstaand saldo 20.833.333 16.666.667 12.328.767 8.219.178 Rentekosten per jaar 2.500.000 2.000.000 1.500.000 1.000.000 Netto resultaat 2.500.000 3.000.000 3.500.000 4.000.000 Winstbijdrage 0 500.000 1.000.000 1.500.000 Bij een brutomarge van 5% en 1% rente per maand OMZET PER JAAR: 50.000.000 Betalingstermijn 75 60 45 30 Gem. openstaand saldo 10.416.666 8.333.333 6.250.000 4.166.666 Rentekosten per jaar 1.250.000 1.000.000 750.000 500.000 Netto resultaat 1.250.000 1.500.000 1.750.000 2.000.000 Winstbijdrage 0 250.000 500.000 750.000 Bij een brutomarge van 5% en 1% rente per maand OMZET PER JAAR: 25.000.000 Betalingstermijn 75 60 45 30 Gem. openstaand saldo 5.208.333 4.166.666 3.125.000 2.083.333 Rentekosten per jaar 625.000 500.000 375.000 250.000 Netto resultaat 625.000 750.0008 75.000 1.000.000 Winstbijdrage 0 125.000 250.000 375.000 Bij een brutomarge van 5% en 1% rente per maand Zelfs als uw omzet niet zo groot is als in deze voorbeelden, levert het al snel duizenden euro s per jaar op. Bereken uw winstbijdrage met de formule op pagina 4. Graydon Nederland 2013 5
3. Tips om uw DSO te verlagen Met de volgende stappen verlaagt u uw DSO, voorkomt u wanbetaling en int u pure cash. 1 2 3 PROSPECTING ACCEPTATIE INNING 6 Graydon Nederland 2013
Stap 1: Prospecting Tips om te zorgen dat u kredietwaardige klanten krijgt. Tip 1: Screen nieuwe klanten Bedrijfsinformatie maakt inzichtelijk tot welk bedrag het verantwoord is om op rekening te leveren. Als dit niet zo is, vraag dan (gedeeltelijk) vooruitbetaling. Zo voorkomt u verrassingen met niet- of slecht betalende klanten. Gaat u in het buitenland zaken doen? Hier is het extra belangrijk om bedrijfsinformatie aan te vragen over uw klanten om verrassingen te voorkomen. Bedrijfsinformatie belangrijker dan ooit Ruim vijftig procent van het MKB controleert momenteel de kredietwaardigheid van (nieuwe) klanten. Dit percentage is de afgelopen jaren sterk toegenomen door het groeiend aantal faillissementen. Op deze manier verkleinen bedrijven het risico van niet of te laat betalen én dragen zij bij aan hun eigen winst. Tip 2: Update uw eigen bedrijfsgegevens Update uw financiële bedrijfsprofiel bij een informatiebureau en verhoog uw kredietscore. Banken, verzekeraars en toeleveranciers laten zich adviseren door beoordelingen van bedrijfsinformatiebureaus. Uw bedrijfsgegevens bepalen voor een groot deel of uw bedrijf in aanmerking komt voor bijvoorbeeld leveranciers- en bankkrediet. Graydon Nederland 2013 7
Stap 2: Acceptatie Tips die horen bij het accepteren van een order om financiële risico s uit te sluiten. Tip 1: Leg afspraken vast Maak de betaling, betaaltermijn en wijze van factureren onderdeel van het gesprek met uw klant en leg dit vast in uw algemene voorwaarden. De betalingstermijn is een belangrijk deel van uw kosten en dus de prijs van uw product. Tip 2: Controleer de beslissingsbevoegdheid Zorg dat degene bij wie u tekent ook de beslissingsbevoegdheid heeft. Verbazingwekkend veel bedrijven gaan aan de slag met een order terwijl er officieel niet getekend mocht worden. Een bedrijfsinformatiebureau kan dit inzicht bieden. Tip 3: Stuur de factuur zo snel mogelijk Deal afgerond? Stuur de factuur zo snel mogelijk. Door heldere communicatie over uw factuur ziet uw klant dat u betalingen serieus neemt. Tip 4: Controleer bestaande klanten Monitor bestaande klanten. Zo kunt u tijdig inspelen wanneer er zich problemen voordoen. Een goed informatiebureau bericht u automatisch wanneer er relevante wijzigingen plaatsvinden. Maar er stond een dure auto voor de deur. Graydon ziet dat bedrijven het grootste risico lopen wanneer zij bestaande klanten en toeleveranciers vergeten te controleren. Stelt u zich voor: u doet al jaren zaken met een klant. Nooit problemen gehad of vermoedens dat het slecht ging. Niets aan de hand, zou u zeggen Totdat uw betalingen ineens uitblijven. Uw klant blijkt failliet en u zit met een serieuze schadepost. Vijf jaar voor niets gewerkt. En dat terwijl u achteraf had kunnen weten dat dit ging gebeuren. Bezuinigen op informatie kan zo een duur grapje worden. 8 Graydon Nederland 2013
Stap 3: Inning Tips om uw klanten te behouden én te realiseren dat zij binnen de afgesproken termijn betalen. Tip 1: Werk samen met verkoop Laat de bonus van uw verkopers nooit alleen afhangen van de omzet, maar wel van de combinatie van gerealiseerde omzet en de cash-in-flow. Tip 2: Stuur herinneringen Zorg direct voor een aanmaning en opvolging als bedrijven zich niet aan de betalingstermijn houden. Tip 3: Schakel een incassobureau in Betaalt een bedrijf na de 1e of 2e aanmaning nog steeds niet? Schakel dan een professioneel incassobureau in dat is aangesloten bij de Nederlandse Vereniging voor Incasso (NVI). Wacht niet te lang: hoe ouder uw vordering, hoe lastiger het is om het geld te incasseren. Een incassobureau kost u niets. Een goed bureau verhaalt de kosten van een minnelijk incasso op de debiteur. Tip 4: Train! U bent nooit uitgeleerd. Als er te weinig vakinhoudelijke kennis in huis is of wanneer u uw competenties als credit manager wilt versterken, kan dat geleerd worden. Trainingen variëren van het maken van debiteurenbeleid op strategisch niveau tot hele praktische sessies waarbij vaardigheden als telefonisch incasseren worden ontwikkeld. Tip 5: Los ondercapaciteit op Los tijdelijke of structurele ondercapaciteit altijd op. Als het debiteurensaldo hoog is en er achterstanden zijn bij het aanmanen of bellen bij openstaande posten, maak dan capaciteit vrij of schakel een professionele gedetacheerde in. Een slecht beheer van de betalingsstroom en -termijn leidt nog steeds tot de ineenstorting van zakelijke ondernemingen, groot en klein, over de hele wereld. Bedrijven die hun betalingsstromen goed beheren, kunnen beter anticiperen op betalingsproblemen bij hun klanten en zo voorkomen dat zij zelf problemen krijgen met hun liquiditeit. Op tijd betaald krijgen en wanbetaling voorkomen, heeft dus alles te maken met risicomanagement. Een slecht beheer van de betalingsstroom en -termijn leidt nog steeds tot de ineenstorting van veel zakelijke ondernemingen, groot en klein, over de hele wereld. Voorkom dat uw klant uw verleende krediet als renteloze eeuwigdurende lening behandelt. En: streef in uw maatregelen altijd om het net even iets eerder en beter te willen doen dan uw concurrenten met de klant als leidend voorwerp. Daarmee creëert u uiteindelijk een duurzame en stabiele basis voor de continuïteit van uw onderneming. Graydon Nederland 2013 9
4. Uit de betalingspraktijk In actie tegen het oprekken van de betalingstermijn. Met ingang van 16 maart 2013 is er op Europees niveau een nieuwe wet van toepassing die betalingsachterstanden bij handelsvorderingen tussen ondernemers moet bestrijden. Hierdoor krijgen schuldeisers uit het MKB meer mogelijkheden om betalingsachterstanden tegen te gaan. Als er contractueel niets wordt vastgelegd, moet de factuur uiterlijk 30 dagen na de dag van de ontvangst van de factuur betaald worden. Voor handelstransacties tussen onderneming geldt een maximale betaaltermijn van 60 dagen. Een betalingstermijn van langer dan 60 dagen is alleen toegestaan als aangetoond kan worden dat dit voor geen van beide partijen nadelig is. Bron: Site Rijksoverheid - Antwoord voor Bedrijven Wat kan ik doen tegen het oprekken van de betalingstermijn? Mijn grote klanten rekken de betalingstermijn op naar 90 dagen. Als MKB-er kan ik dit bijna niet opvangen: mijn personeel moet gewoon elke maand betaald worden. Kan ik iets doen aan deze vorm van liquiditeitsfinanciering van mijn klanten die mij ongevraagd opgelegd wordt? Bron: Financieel Dagblad, rubriek: Ervaren & Deskundig, zaterdag 23 maart 2013 1. Openheid van zaken Communiceer open met uw klant over dit dilemma en maak duidelijk dat later betalen een vorm van korting is. Te veel korting brengt uw continuïteit als leverancier in gevaar en dit is vaak niet in het voordeel van de klant. 2. Train uzelf én uw verkoopteam Zorg dat u niet alleen producten verkoopt, maar hiermee gepaard gaand ook algemene voorwaarden en betalingstermijnen. Te vaak durft men dit niet ter sprake te brengen uit angst de order te verliezen. Nog steeds is een getekende overeenkomst met voorwaarden niet bij elk bedrijf de norm! Dit vaak met allerlei vervelende gevolgen voor de langere termijn. Wees een volwaardige gesprekspartner. 3. Maak exacte afspraken In de praktijk wordt een betalingstermijn van bijvoorbeeld 60 dagen nog steeds tweeledig geïnterpreteerd. In onze ogen is bij een betaaltermijn van 60 afgesproken dat u als leverancier op dag 60 over uw geld kunt beschikken. Het staat dan op uw rekening. Een klant die op de 60e dag gaat betalen, is dus te laat. 4. Probeer zelf niet te laat te betalen Het is verleidelijk om uw leveranciers zelf ook later te gaan betalen, wanneer u zelf uw geld laat ontvangt. Pas hiervoor op, uw bedrijf kan in een negatieve spiraal terechtkomen door het ene gat met het andere te dichten. Straks staan uw leveringen onder druk en kunt u uw afspraken met uw klanten niet meer garanderen. 5. Realiseer groei met meerdere klanten Die giga-order van die megaklant lijkt erg aanlokkelijk, maar denk goed na of u niet té afhankelijk van deze ene relatie wordt. De klant weet dit en kan misbruik maken door de betalingstermijn telkens weer op te rekken. Zorg dus dat u een gezonde verdeling in uw klantenportefeuille heeft. Bedenk dat groei goed is maar niet altijd in het bedrijfsbelang, dat laat de dagelijkse praktijk helaas maar al te vaak zien. Saneringen en inkrimpen zijn aan de orde van de dag. 10 Graydon Nederland 2013
Financiering aanvragen? Zorg dat u eerst uw credit management op orde heeft Bij het verstrekken van krediet kijken banken kritischer dan ooit naar risico s. Dit levert een gevaar op voor ondernemers. Banken zijn namelijk minder snel geneigd om krediet te verlenen. Of zij vragen extra toeslagen op leningen. Als ondernemer is het daarom juist nu extra belangrijk om uw zaken goed op orde te hebben en open te zijn over uw financiën. Marcel van Es, CEO van Graydon, licht toe: Als u als ondernemer openheid van zaken geeft, hebben kredietverstrekkers een beter inzicht in de gang van zaken. Dit maakt de kans op nieuw krediet tegen acceptabele voorwaarden aanzienlijk groter. Snellere financiering door goed credit management Banken in Nederland hebben belang bij goed credit management door ondernemend Nederland. Ondernemers die hun credit management goed regelen, zullen minder bankkrediet nodig hebben. Ook zullen banken bedrijven sneller en makkelijker financieren als het bedrijf een gezond debiteurenbestand heeft. Dit verlaagt de spanning tussen ondernemers en banken. Zo komt er minder druk op de bankfinanciering. Bron: Graydon 2013 Meer informatie? Heeft de whitepaper u aan het denken gezet? Als u meer wilt weten over dit onderwerp of advies wilt over de kredietwaardigheid van uw zakenrelaties, dan kunt u natuurlijk contact met ons opnemen. Ook voor incasso, trainingen en gedetacheerden kunt u bij ons terecht. Wij kijken graag in een vrijblijvend gesprek wat Graydon voor u kan betekenen. U kunt ons bereiken via 020 567 97 50 of per mail via verkoop@graydon.nl Graydon Nederland 2013 11
Graydon Nederland Hullenbergweg 250 1101 BV Amsterdam Telefoon: (020) 567 97 50 E-mail: verkoop@graydon.nl