Werkkostenregeling (WKR) AP middag 31 januari 2013 Rob Kusters Jaap van der Sijs Inhoud AP middag Werkkostenregeling Wat is de WKR eigenlijk? Resultaten enquête en statistiek invoering WKR in Nederland Technische bespreking Werkkostenregeling Formele rol van de medezeggenschap Stappenplan invoering en aanpak medezeggenschap Ideeën voor een optimale benutting vrije ruimte 1 1
Wat is die WKR nou eigenlijk? Er zijn drie redenen om fiscaal vriendelijk secundaire arbeidsvoorwaarden in te vullen: Nodig voor de beroepsuitoefening (werkplek, gereedschap) Verkapt loon (overstijgt wat nodig is voor beroep) Stimuleringsmaatregel (pc privé, fietsenplan, fitness) Overheid maximaliseert gebruik van fiscale vrijstellingen en brengt meer gelijkheid tussen werkgevers Uniform loonbegrip en dus administratieve lastenverlichting Tegelijkertijd: individuele vrijstellingen worden collectief 2 Resultaten vragenlijsten ter voorbereiding deze dag 33 ingezonden lijsten Geen van de inzenders heeft aangegeven dat WKR al is ingevoerd Door 10 van de inzenders is gemeld dat de voorbereidingen zijn gestart Bij slechts 3 gaat dat verder dan voorbereidende besprekingen Door 6 van de inzenders is gemeld dat er nog geen enkele actie is ondernomen Geen enkele OR heeft gemeld dat hij al betrokken is Wel is betrokkenheid bij veel OR-en aangekondigd Door 14 van de inzenders s gemeld dat zij onder een CAO vallen vallen en door 9 dat zij niet onder een CAO vallen 3 Adviesbureau ATIM / 2013 / JV / WKR AP middag 2
Onderzoek Panteia In opdracht MinFin, aug. 2012 Ervaringen van reeds overgestapte werkgevers: 10% werkgevers maakt er reeds gebruik van Bij werkgevers > 50 werkers is dat 25-29%. Hoe groter, hoe hoger het deelname percentage 8 van de 10 deelnemende werkgevers geeft aan geen invoeringsproblemen gehad te hebben Van de deelnemende werkgevers geeft: 78% aan genoeg te hebben aan een forfait WKR van 1,4% en 22% van de werkgevers komt tekort 4 Werkkostenregeling (WKR) hoofdlijnen Maximaal 1,4% van het totale fiscale loon (vrije ruimte) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers. 2013: 1,5 % Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt werkgever loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. 5 3
Het stappenplan voor invoering van de WKR in het kort: Stap 1: Bepaal of de vergoeding of verstrekking loon is. De werkkostenregeling geldt alleen voor loon. Stap 2: Is de vergoeding of verstrekking loon van de werknemer, ga dan na of deze onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen valt. Stap 3: Is de vergoeding of verstrekking geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering, kies dan of u deze als eindheffingsloon behandelt en in uw vrije ruimte onderbrengt of als loon van de werknemer behandelt. Stap 4: Bedenk dat over het bedrag boven de vrije ruimte 80% eindheffing wordt geheven... 6 Veel lastige begrippen en kennis van fiscale zaken vrije ruimte / forfaitaire ruimte / werkkosten forfait 1,5 % (2013) van de totale fiscale loonsom Verplicht individueel loon bijvoorbeeld privégebruik dienstauto en de dienstwoning Gerichte vrijstellingen Wel of geen loon of geen belast loon Vestrekkingen met een nihilwaardering 7 4
Vrije ruimte Ook genoemd forfaitaire ruimte of werkkosten forfait 1,5 % (2013) van de totale fiscale loonsom Vaststelling vooraf welke kostensoorten worden toegewezen aan de vrije ruimte Uiterlijk op het moment van betalen of verstrekken Niet achteraf terug te draaien of achteraf toch toe te wijzen aan de vrije ruimte Niet aangewezen vergoedingen zijn gewoon belast loon De aangewezen vergoedingen zijn geen loon mbt volks- en werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke Zvw Voor alle aangewezen vergoedingen geldt een gebruikelijkheidstoets 8 Gerichte vrijstellingen Vervoer abonnementen en losse kaartjes voor reizen met openbaar vervoer vergoedingen voor reizen met eigen vervoer van maximaal 0,19 per kilometer Kosten voor tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking Cursussen, congressen, seminars, vakliteratuur en dergelijke voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk Studiekosten met het oog op het verwerven van inkomsten (incl. EVC procedures) Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden of dienstreizen Extraterritoriale kosten (30 % regeling) Verhuiskosten 9 5
Geen loon of geen belast loon Persoonlijke attenties zoals fruitmand of rouwkrans gebruikelijke situaties (anderen geven ook iets) geen geld of waardebon factuurwaarde incl. btw is 25,- Kosten die de werknemer voorgeschoten heeft (intermediaire kosten) o.a. bedrijfsmiddelen, kosten diner zakenpartner, onderhoud van de auto van de zaak Vrijgesteld loon o.a. vrijgestelde aanspraken op uitkeringen Bij betaling door werknemer van minimaal de factuurwaarde 10 Nihilwaarderingen De waarde van de verstrekkingen worden op nihil gewaardeerd inrichting van de werkplek (niet elders te gebruiken) voorzieningen op de werkplek zoals bedrijfsfitness, gereedschappen, de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon (buiten werkplek: zakelijk gebruik tenminste 90%) laptop (minimaal 90% zakelijk gebruik); mobiele telefoon, smartphone etc. (minimaal 10% zakelijk gebruik) Arbovoorzieningen 11 6
Nihilwaarderingen (vervolg) consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd ter beschikking gestelde kleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen (uniformen en overalls) openbaar vervoerkaart en voordeelurenkaart die mede zakelijk gebruikt wordt de renteloze personeelslening als een werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter voor woon-werkverkeer koopt (ook binnen cafetariaregelingen) 12 Overgangsperiode werkkostenregeling Werkkostenregeling is op 1 januari 2011 ingevoerd. Overgangsperiode van 3 jaar. Tot en met 2013 kunnen werkgevers jaarlijks kiezen tussen het oude regime van vrije vergoedingen en verstrekkingen en de nieuwe werkkostenregeling. Vanaf 1 januari 2014 geldt de werkkostenregeling voor alle werkgevers. 13 7
Formele rol ondernemingsraad Geen adviesrecht of instemmingsrecht volgens de WOR. Maar wel: Artikel 23 overlegrecht Artikel 23.3 initiatiefrecht Artikel 31 informatierecht Mogelijke gespreksonderwerpen Procesaanpak Uitkomst inventarisatie (compleetheid collectief en individueel, kosten voor organisatie en individuele werknemers) Bepaling omvang vrije ruimte Keuze samenstelling nieuwe mix Ingangsdatum Wat staat er in de CAO? 14 Stappenplan ondernemingsraad Geef vroeg in het proces aan welke criteria de OR hanteert Verkrijg goed inzicht in de materie door heldere informatie vanuit P&O / HR Bepaal het oordeel en standpunt van de medezeggenschap Voer het gesprek (onderhandeling) met de bestuurder vanuit goed overleg Zie toe op duidelijke communicatie naar de medewerkers met uiteindelijk: er verandert voor ons niets omdat. het volgende zal veranderen omdat. mei 2013 juni 2013 sep 2013 okt nov 2013 constant dec 2013 15 8
IJkpunten (criteria) voor de OR Procesmatig: is P&O / HR er al bezig en informeren ze de medezeggenschap? is P&O / HR is staat om het zelfstandig op te pakken? Inhoudelijk: ten minste niet ten nadele van medewerkers eerlijke verdeling van fiscale vrijstellingen (eerlijkheidsprincipe) optimaal (bedrijfskundig) gebruik door de werkgever van de fiscaal vrije ruimte (belastingminimalisatie) 16 Stappenplan invoering: analyse Alle arbeidsvoorwaarden in kaart brengen Totale loonsom bepalen (gemiddeld, vorig jaar, prognose?) Alle gebruik van fiscale vrijstellingen bepalen Bepalen van vrijstellingen, nihilwaarderingen en wat geen loon of geen belast loon is.? Maakt toepassing van de WKR verschil t.o.v. huidige situatie? Blijft alles binnen de 1,5% van de totale loonsom Bij minder dan 1,5%:? Kan je meer gebruik maken van de beschikbare vrije ruimte Bij meer dan 1,5%:? Verschuiving van arbeidsvoorwaarden naar belast loon? Wie betaalt dat 17 9
Ideeën om de vrije ruimte te benutten Korting op het abonnement van de sportclub PC Privé project met gezamenlijke inkoop! Feest! Een (extra) eindejaarsuitkering Cruise voor het hele personeel 18 10