VOOR EN NADELEN VAN DE CLOUD
VOOR EN NADELEN VAN DE CLOUD Cloud storage. Back-up in de cloud. Er zijn verschillende benamingen voor diensten die computergebruikers in staat stellen om hun documenten en bedrijfsgegevens online op te slaan. Met ruim 100 miljoen gebruikers wereldwijd is Dropbox voor particulier of kleinzakelijk gebruik de meest bekende naam voor 'data in de cloud'. Het standaardaanbod van 2Gb per account is voor de meesten van ons voldoende voor de opslag van foto's en documenten, waarbij die capaciteit nog verder kan worden verhoogd door het aanmelden van nieuwe Dropbox gebruikers. Bovendien stelt een dienst als Dropbox ons in staat om mappen te delen met anderen waardoor het heen en weer mailen van documenten tot nul kan worden beperkt. Overigens geldt dit ook voor andere clouddiensten zoals Google Drive. Met data in de cloud hebben we altijd toegang tot onze gegevens vanaf verschillende apparaten, en tegelijkertijd wordt de data veilig opgeslagen op de dataservers van de leverancier van clouddiensten. Dat is wel zo'n veilig gevoel want 'het opslaan van belangrijke gegevens in de cloud biedt bescherming tegen onheil' is de mening van veel gebruikers. Inmiddels staat de cloud dan ook bij vrijwel elke organisatie op de agenda. In het bedrijfsleven wordt cloud storage nu gezien als een volwassen technologie en is de oriëntatie verschoven van een technische naar een meer bedrijfskundige aanpak. Wel is het zo dat de verwachtingen die organisaties hebben van clouddiensten veranderen naarmate ze er langer mee werken. Organisaties die drie jaar of langer met clouddiensten werken noemen snelle innovatie en flexibiliteit als belangrijkste voordelen. Bedrijven die er net mee beginnen zien het verlagen van de IT-kosten als belangrijkste reden. En zo zijn er nog veel meer aandachtspunten waarover goed met worden nagedacht alvorens er beslissingen worden genomen omtrent de keuze voor data in de cloud. De meest voorkomende overwegingspunten om wel of niet voor clouddiensten te kiezen hebben we voor u geselecteerd.
NADELEN PRIVACY Waar diensten als Google Drive en Dropbox een prima oplossing bieden voor kleine gebruikers is opslaan van bedrijfsgegevens in de cloud een ander verhaal. Er zijn verschillende aanbieders actief die vaak afkomstig zijn uit het buitenland. En dat is waar de schoen begint te wringen, want de belangrijkste vraag die afnemers van clouddiensten vaak hebben is wat de aanbieder van de dienst met de gegevens kan doen. Het grootste wantrouwen bestaat richting Amerikaanse aanbieders van clouddiensten, omdat zij onder de Patriot Act vallen. Dit houdt in dat in extreme gevallen de Amerikaanse overheid in het bezit kan komen van bedrijfsgeheimen, klantendatabases en andere informatie die binnen de bedrijfsmuren moet blijven. Dit probleem is overigens goed te omzeilen door een leverancier van clouddiensten te kiezen die gebruik maakt van Nederlandse servers. Deze vallen niet onder de Patriot Act en zijn zodoende onbereikbaar voor nieuwsgierige ogen. ONGESTRUCTUREERD GEBRUIK Er zijn met cloudoplossingen substantiële kostenbesparingen te realiseren. Maar voordat het zover is dient er goed te worden nagedacht over de inrichting van deze oplossingen. Gebeurt dit niet, en wordt er bijvoorbeeld ad-hoc gebruik gemaakt van publieke clouddiensten dan kan dit juist geld kosten in plaats van besparen. In dit geval gebruiken werknemers openbare applicaties die niet worden beheerd door de IT-afdeling. Ook zijn die applicaties niet geïntegreerd in de IT-infrastructuur, met alle (financiële) gevolgen van dien. Als een bedrijf namelijk gegevens online opslaat dan is extra toezicht nodig om te voorkomen dat er vertrouwelijke gegevens in verkeerde handen vallen. Maar als medewerkers buiten de IT-afdeling zelf hun online oplossingen gaan gebruiken dan is zo'n bescherming er niet. Vanwege de veiligheidsissues die dit met zich meebrengt is het oneigenlijke gebruik van online applicaties één van de grootste veroorzakers van extra IT beheerskosten. Tocht komt het verrassend genoeg nog heel vaak voor, waarbij opvalt dat medewerkers van grote organisaties zich vaker bezondigen dan in het mkb.
RECOVERYPROBLEMEN Om teleurstellingen te voorkomen dient het verschil duidelijk te zijn tussen cloudstorage en back-up. Een back-updienst houdt alle databasewijzigingen bij die in een bepaalde periode, meestal 30 tot 90 dagen, worden gedaan. Op deze manier is het mogelijk om terug te gaan in de tijd en om vanaf dat moment verder te werken in een document. Met alleen online opslag is dit echter niet mogelijk. Als een cloud alleen maar wordt gebruikt om gegevens op te slaan dan hoeft een bedrijf slechts bang te zijn voor het verlies van die gegevens. Maar wanneer de cloud het middel is om back-ups op te slaan dan kunnen de problemen vele malen groter zijn. In theorie is een back-up weliswaar zeer handig, want als een gebruiker van een online back-updienst een calamiteit heeft gehad, is het zaak dat de gegevens zo snel mogelijk weer hersteld worden. Uit onderzoek blijkt echter dat de opslagstructuren vaak zo ingewikkeld zijn dat niemand precies weet waar welke gegevens zijn opgeslagen. Het resultaat is in die gevallen meestal complete chaos als er een recovery moet plaatsvinden. ALLES AAN ELKAAR KNOPEN Elke organisatie heeft al een bestaande IT infrastructuur die werkt. Tegelijkertijd is iedereen op zoek naar manieren om bedrijfsprocessen te optimaliseren met behulp van IT, waarbij cloudoplossingen een middel zijn om dit doel te bereiken. De overstap naar de cloud is echter een van de grootste uitdagingen van dit moment, met name vanwege de veelal complexe bestaande structuren. Er is sprake van Windows computers met daar bovenop applicaties voor cruciale bedrijfsprocessen. In de loop van de tijd zijn er applicaties bijgekomen (CRM, financiën, enz.) ter ondersteuning van die bedrijfsprocessen. En dan staan er ook nog servers met allerlei applicaties en databases. Het koppelen van al die applicaties in de cloud staan nog in de kinderschoenen. Als de cloudleverancier iets aan de software verandert, dan kan hierdoor de communicatie met een gekoppeld softwarepakket van een andere leverancier verstoord raken.
VOORDELEN KOSTEN Back-up in de cloud is vooral voor kleine bedrijven een uitkomst, onder andere omdat er geen dure softwarelicenties hoeven te worden aangeschaft. Maar er zijn meer kostenvoordelen. Het potje voor onderhoudskosten kan bijvoorbeeld (bijna) leeg blijven en u hoeft niet meer te investeren in kostbare nieuwe hardware, want computers hoeven niet meer elke paar jaar vervangen te worden. Ook hoeft u zich geen zorgen meer te maken over implementaties en migraties van software, dat regelt de leverancier van clouddiensten. De belangrijkste argumenten om te kiezen voor de cloud zijn echter het snel kunnen uitrollen van nieuwe innovatieve toepassingen en het besparen op personeelskosten. Wat kost werken in de cloud dan wel? Veel aanbieders hanteren een prijs per gebruiker zodat er alleen betaald wordt als dat nodig is. Zo weet u altijd wat u kwijt bent aan automatiseringsdiensten en komt u nooit voor verrassingen en te staan. Bovendien kunt u zowel de IT vernieuwen als besparen op de vervangings- en onderhoudskosten van bestaande infrastructuur. MOBILITEIT Medewerkers met een online werkplek zijn niet gebonden aan een locatie maar hebben wel behoefte aan een systeem om hun data veilig te stellen. Als er iets gebeurt, willen zij zo snel mogelijk weer door kunnen werken en via de cloud krijgen ze hun gegevens weer snel in bezit. Het maakt niet uit waar ze zich op dat moment bevinden, want als je in de cloud werkt heb je overal toegang tot je bestanden via PC, laptop of tablet. Thuis of op locatie werken wordt zo heel eenvoudig en is nauwelijks anders dan op kantoor. Deze flexibiliteit bevalt de meesten mensen over het algemeen goed en geeft menigeen meer plezier in het werk. Het grote voordeel is daarnaast dat je met de cloud documenten en informatie kan delen en daarmee slimmer kan werken. Immers, je hebt alleen nog maar een inlog en WiFi nodig om wereldwijd overal in te loggen. VEILIGHEID Het opslaan van belangrijke gegevens in de cloud biedt bescherming tegen onheil zoals diefstal van hardware maar ook stroomuitval, brand en andere oorzaken waardoor servers gegevens kunnen verliezen. Met goede cloudoplossingen zijn we bovendien beschermd tegen de gevolgen van onze eigen onvoorzichtigheid. Niet iedereen die aan de knoppen zit is ook een IT-expert en kan fouten maken met het zelf beheren van backups. Eén foutje en alle gegevens zijn verdwenen, met alle gevolgen van dien. Online opslag en de mogelijkheid om deze gegevens uit de cloud terug te halen is dan van onschatbare waarde.
SCHAALBAARHEID Een van de grootste voordelen van clouddiensten is de schaalbaarheid. Als de organisatie groeit en er komen mensen bij dan is bij wijze van spreken een telefoontje naar de cloudleverancier voldoende om snel een functionerende, nieuwe werkplek in te richten. Met clouddiensten kunt u eenvoudig nieuwe medewerkers toevoegen, zonder grote investeringen of lange wachttijd. Andersom geldt dat als de organisatie krimpt en er minder werkplekken nodig zijn het aantal licenties en daarmee de kosten kunnen afnemen. Veel cloud services werken met abonnementen op maandbasis zodat u zelfs aan tijdelijke krachten snel alle functionaliteiten kan bieden. Omdat per gebruiker wordt betaald, betaalt de organisatie in ieder geval nooit te veel. Dezelfde kostenstructuur geldt voor de hardware. Als er meer meer serverruimte of opslagcapaciteit nodig is dan kan dit worden bijgeschakeld zonder op de bedrijfslocatie aanpassingen te doen. Er hoeven geen extra servers gekocht te worden en de IT-beheerder hoeft niet alles in te stellen.