Handleiding autorisatie Zaken Doen DUO.nl Versie voor gebruikers DUO Versie 1.1 13 januari 2016
Inhoud 1. AUTORISATIE 3 2. AANVRAGEN TOEGANG 4 2.1 SCHEMATISCHE WEERGAVE 4 2.2 AANVRAGEN GEBRUIKERSRECHTEN 6 2.3 WIJZIG ACCOUNTGEGEVENS 7 3. AANVRAGEN TOEGANG AK-MEDEWERKER 8 4. BEGRIPPENLIJST 12 5. VEELGESTELDE VRAGEN 13 2
1. Autorisatie DUO levert aan schoolbesturen, scholen en/of samenwerkingsverbanden passend onderwijs informatie die vanwege de privacywetgeving niet openbaar gemaakt mag worden. Een schoolbestuur of school kan ook aanvragen indienen bij DUO die uitsluitend door een of namens een bevoegd persoon mogen worden ingediend. Om deze redenen heeft DUO een afgeschermd deel op haar website duo.nl waar uitsluitend geautoriseerde personen toegang toe hebben. DUO maakt voor de toegang naar dit beveiligde deel gebruik van Entree (gebruikersnaam en wachtwoord). Zo gaat u naar het beveiligde deel: 1. Ga naar www.duo.nl. 2. Kies zakelijk 3. Kies een sector. 4. Kies Inloggen, rechtsboven in de servicebalk. 5. Kies inloggen met Entree onder de kop Zaken doen. Het bevoegd gezag van een schoolbestuur of van een samenwerkingsverband passend onderwijs stelt een persoon aan die verantwoordelijk is voor het beheren van de toegang tot het beveiligde gedeelte: de beheerder. In deze handleiding staat hoe een gebruiker bij de beheerder toegang aanvraagt tot bepaalde producten op het afgeschermde gedeelte. Soms kiest een bevoegd gezag ervoor om werkzaamheden uit te besteden aan een administratiekantoor (ak). Medewerkers van een ak kunnen ook toegangsrechten krijgen. De autorisatie voor ak-medewerkers vindt u in hoofdstuk 3 Let op: Als een medewerker voor meerdere bevoegd gezagen geautoriseerd moet worden, kan dit alleen als deze medewerker voor elk betrokken bevoegd gezag een Entree-account aanvraagt. Let op: Een beheerder die zelf gegevens moet inzien of aanvragen dient geen aanvraag als medewerker in. Hij moet zichzelf de benodigde rechten geven. Zie hiervoor de handleiding voor beheerders. 3
2. Aanvragen toegang 2.1 Schematische weergave In onderstaand schema ziet u welke stappen u moet zetten om toegang te krijgen tot de producten op het beveiligde deel. In het schema staan in de ruitvormen vragen over de status van de aanvraag. Afhankelijk van de uitkomst van een vraag volgt een nieuwe vraag of moet u een proces uitvoeren. Elk proces is aangegeven in een rechthoek. De belangrijkste processen worden hierna per paragraaf verder uitgewerkt. 4
2.2 Registratieproces bij Entree Om toegang te krijgen tot Zaken doen heeft u een werkend Entree-account nodig. Zonder dat account kunt u niet op Zaken doen werken. U maakt op de volgende wijze een account aan: 1. Ga naar www.duo.nl. 2. Kies zakelijk 3. Kies een sector. 4. Kies Inloggen, rechtsboven in de servicebalk. 5. Kies inloggen met Entree onder de kop Zaken doen. 6. Kies de knop Entree-account aanmaken 7. Volg de stappen tot u een bevestigingsmail heeft gekregen dat uw Entree-account is aangemaakt. Voor vragen over het aanmaken en gebruiken van een Entreeaccount neemt u contact op met de helpdesk van Kennisnet 0800-3212233 of stelt u uw vraag op de website van Entree (www.kennisnet.nl/diensten/kennisnet-federatie/entree/) 5
2.2 Aanvragen gebruikersrechten Zodra u het Entree-account heeft, kunt u zich aanmelden als gebruiker van Zaken Doen en uw toegang aanvragen. 1. Ga naar www.duo.nl. 2. Kies zakelijk 3. Kies een sector. 4. Kies Inloggen, rechtsboven in de servicebalk. 5. Kies inloggen met Entree onder de kop Zaken doen. 6. Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in Na inloggen in Entree volgt het scherm Aanvragen gebruikersrechten. Vul dit scherm volledig in. Let op: Vul uw naam en contactgegevens (e-mail en telefoonnummer) altijd in zodat uw beheerder met u contact op kan nemen bij vragen en hij u kan bevestigen als uw aanvraag is verwerkt. Een gebruiker kan op twee niveaus rechten aanvragen. Op het niveau van bevoegd gezag of op instellingsniveau. Als u op het niveau evoegd gezag toegang aanvraagt, vult u in het veld administratienummer een 5-cijferige code in. Daarna kunt u zich registreren als beheerder of als medewerker. Kies hier medewerker. Als u op instellingsniveau toegang aanvraagt, vul dan het BRIN-nummer van uw instelling in. Voor scholen is dit bijvoorbeeld 00XX en voor samenwerkingsverbanden passend onderwijs is dit bijvoorbeeld XX8888. Vul in het tekstveld in tot welke producten u toegang wilt en waarom. Klik na het invullen van het formulier op de knop Bewaren. Nadat u de gebruikersrechten heeft aangevraagd, beoordeelt uw beheerder uw aanvraag en bevestigt via de mail als uw aanvraag is verwerkt. 6
Voorbeeld ingevulde aanvraag 2.3 Wijzig accountgegevens Nadat u toegang heeft gekregen tot de functionaliteit op het beschermde deel krijgt u tevens de beschikking over de functie waarmee u uw accountgegevens voor de autorisatie kunt wijzigen. Hiermee kunt u bijvoorbeeld uw naam, e-mail en telefoonnummer aanpassen. In dit scherm is tevens te zien wie de beheerder is voor uw bevoegd gezag. 7
3. Aanvragen toegang ak-medewerker Soms kiest een bevoegd gezag ervoor om werkzaamheden uit te besteden aan een administratiekantoor (ak). Aan medewerkers van een ak kunnen ook toegangsrechten verleend worden. Dit hoofdstuk behandelt de aanvullingen en afwijkingen in het aanvragen van een autorisatie voor ak-medewerkers. Deze aanvraagprocedure voor is grotendeels gelijk aan de vorige. Alleen het aanvraagscherm voor de gebruikersrechten is anders omdat een administratiekantoor voor meerdere bevoegde gezagen kan werken. In het scherm Aanvragen Gebruikersrechten meldt de ak-medewerker zich aan met het (brin)nummer van het administratiekantoor en niet met het nummer van het bevoegd gezag waarvoor het ak werkt. Hierna geeft de ak-medewerker aan voor welk niveau deze aanvraag bedoeld is. Hij kiest optie Nee voor het niveau schoolbestuur. Hij kiest optie Ja voor het niveau passend onderwijs. Voorbeeld ingevulde aanvraag AK (deel 1) Let op: Werkt een medewerker van een ak voor zowel schoolbesturen als voor bevoegde gezagen van samenwerkingsverbanden passend onderwijs dan kan dit alleen als de betreffende medewerker twee Entree-accounts aanmaakt en daarvoor de rechten aanvraagt. 8
Nadat het scherm volledig is ingevuld, volgt een vervolgscherm waarin de medewerker aangeeft voor welke schoolbesturen en/of bevoegde gezagen hij de autorisatie aanvraagt. Voorbeeld aanvragen gebruikersrechten voor ak (deel 2) Door te klikken op de rode pijl (selecteert automatisch alle voorkomens) of de gele pijl (alleen het geselecteerde bevoegd gezag) plaatst de medewerker de geselecteerde niveaus in het rechter blokje. Nadat alle gewenste niveaus zijn geselecteerd verzendt hij met de knop Bewaren de aanvragen. Afhankelijk van de keuze in het 1 e scherm voor passend onderwijs of niet, worden in dit scherm de bevoegde gezagen van de samenwerkingsverbanden passend onderwijs dan wel schoolbesturen getoond. Let op: Om autorisatie aan te vragen voor een bevoegd gezag moet het ak geregistreerd zijn in BRIN en moet ook het bevoegd gezag in BRIN gekoppeld zijn aan het ak. Op duo.nl/zakelijk kunt u onder instellingsinformatie terugvinden of het ak bekend is, en aan welke bevoegde gezagen deze is gekoppeld. 9
Zoek basisinformatie over het bestuur. 10
Voorbeeld basisinformatie in BRIN over een ak 11
4. Begrippenlijst Administratiekantoor Een kantoor dat in opdracht van een of meerdere bevoegde gezagsorganen een groot aantal administratieve werkzaamheden verricht. Medewerkers van dit kantoor hebben toegang tot de onderdelen waarvoor zij mandaat hebben gekregen van het bevoegd gezag. Entree Via Entree van Kennisnet logt u in op websites van onderwijsinstellingen en organisaties waarvoor u rechten heeft. Entree verzamelt de voor de gebruiker actieve rechten. Gebruiker Een persoon die rechten (nodig) heeft om in een beveiligd gedeelte van de website te kunnen werken. Medewerker bevoegd gezag Een medewerker die op het niveau van bevoegd gezag gebruikersrechten heeft Toegangsrecht Geeft toegang tot Zaken doen via Inloggen Entree. 12
5. Veelgestelde vragen Hoe zie ik dat ik ben ingelogd op Zaken doen? In de navigatiebalk verschijnt het tabblad Zaken doen. De link Inloggen (rechtsboven in de navigatiebalk) verandert in Uitloggen Moet ik mijzelf als beheerder ook gebruikersrechten toekennen? Indien u als beheerder inzage wilt hebben in de onderdelen die beveiligd zijn, moet u uzelf ook gebruikersrechten toekennen. Ik heb vragen over het autorisatiebeheer. Bij wie moet ik zijn? U moet contact opnemen met uw bg-beheerder, als u niet weet wie uw beheerder is. Bel met: Ico/po 079-323 23 33 Ico/vo 079-323 24 44 Ico/bvh 079-323 26 66 E-mail: ico@ocwduo.nl. Ik heb vragen over mijn Entreeaccount. Wie kan ik bellen? Voor vragen over het aanmaken en gebruiken van een Entreeaccount kunt u contact opnemen met de helpdesk van Entree 0800-3212233 of de website www.kennisnet.nl/ bezoeken Waarom krijg ik het scherm aanvragen gebruikersrechten? Dit scherm wordt getoond wanneer u inlogt met een Entree-account waar (nog) geen rechten aan zijn toegekend. Dit is dus bij de eerste keer inloggen. Het kan ook zijn dat de beheerder de rechten heeft verwijderd via account verwijderen. Ook is het mogelijk dat de gebruiker via Entree een nieuw account heeft aangemaakt, Dit gebeurt regelmatig als gebruikers de inloggegevens kwijt zijn. 13