Model procedure registratie & documentatie Proceseigenaar: Hoofd collectie Akkoord door: Functie: Datum: <Naam ondertekenaar> 101125 DEF Qmus Model PRO Registratie en Documentatie.doc Pagina 1
1. Doel van het proces Op grond van het beleid van het museum en professionele richtlijnen een accurate en gedetailleerde registratie en documentatie van een object of objectgroep uitvoeren. 2. Definities Algemeen beleidsplan Collectie jaarplan Collectie Informatie Systeem (CIS) Document waarin op basis van de visie van het bestuur en de directie van het museum de missie en beleidsdoelen voor een meerjarenperiode uiteen worden gezet. Document waarin op basis van het algemeen beleid, de beleidsdoelen ten aanzien van het beheer en behoud van de collectie van het museum en de consequenties daarvan voor de uitvoering voor een meerjarenperiode zijn beschreven. Dit kan een apart document zijn of een onderdeel van het algemeen beleidsplan. Document waarin op basis van het algemeen beleid van de organisatie, de beleidsdoelen ten aanzien van het beheer en behoud van de collectie van het museum en de activiteiten daarvan voor de uitvoering voor een jaar zijn beschreven. Document waarin op basis van het algemeen beleid, de beleidsdoelen ten aanzien van de benadering van doelgroepen voor een meerjaren periode zijn omschreven. Document waarin op basis van het collectieplan de uitgangspunten, keuzes en instructies voor de objectregistratie zijn opgenomen, Systeem waarin de registratie en documentatie van objectinformatie is opgenomen. (De minimale registratie bestaat uit het invullen van: naam instelling, uniek inventarisnummer, objectbenaming, verwervingsgegevens, standplaats. ) Niet hier, maar in de toelichting. 3. Functies, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Functie Verantwoordelijkheden Bevoegdheden Conservator Status en waarde object vaststellen Veranderen status en waarde Hoofd registratie Vaststellen status object Aanpassen registratiesysteem Toezien op registratie Hoofd collectie Registratiesysteem vaststellen Reikwijdte interne evaluatie vaststellen Interne evaluatie laten uitvoeren Opdracht geven tot aanpassingen Hoofd communicatie Reikwijdte externe evaluatie vaststellen Externe evaluatie laten uitvoeren Aanpassingen in het CIS adviseren Systeembeheerder Beoordelen functioneren CIS Uitvoeren back-ups Aanpassingen in het CIS adviseren Registrator Registratie in CIS Adviseren over aanpassingen in het systeem Communicatie medewerker Externe evaluatie uitvoeren 101125 DEF Qmus Model PRO Registratie en Documentatie.doc Pagina 2
4. Overzicht documenten Algemeen beleidsplan Collectie beleidsplan Collectie jaarplan Ontvangstbewijs Verwervingsbewijs/aankoopbewijs Schenkings-/bruikleenformulier Formulier Informatie gegeven door aanbieder Waardebepaling/taxatierapport Tabbladen Collectie Informatie Systeem ICT-beleid Protocol back-ups Evaluatieformulier intern gebruik Werkinstructie evaluatie registratie Rapport interne evaluatie Werkinstructie ICT Evaluatieformulier extern gebruik Werkinstructie evaluatie website Rapport externe evaluatie 101125 DEF Qmus Model PRO Registratie en Documentatie.doc Pagina 3
5. Stroomschema registratie & documentatie 1. Vaststellen status object: (tijdelijke) bruikleen/vaste collectie 2. Vaststellen cultuurhistorische waarde 3. Aanmaken nieuw record 4. Invullen basisinformatie 5. Beeldmateriaal in record plaatsen/koppelen 6. Aanvullingen verwerken in record 7. Back-up 8. Evaluatie intern gebruik 9. Verbeteringen intern gebruik doorvoeren 10. Beschikbaar maken voor publiek 11. Evaluatie extern gebruik 12. Verbeteringen extern gebruik doorvoeren 101125 DEF Qmus Model PRO Registratie en Documentatie.doc Pagina 4
6. Toelichting stroomschema 1. Vaststellen status object: (tijdelijke) bruikleen/ collectie in eigendom. Algemeen beleidsplan Collectie jaarplan Ontvangstbewijs Verwervingsbewijs/aankoopbewijs Schenkings-/bruikleenformulier Formulier Informatie gegeven door aanbieder Objectinformatie De conservator/het hoofd registratie stelt de status van het object vast (wel/geen tijdelijke bruikleen/eigendom). Waardebepaling/taxatierapport object Object met bijbehorende werkinstructie registratie 2. Vaststellen cultuurhistorische waarde Ontvanstbewijs Schenkings-/bruikleenformulier Formulier Informatie gegeven door aanbieder Waardebepaling/taxatierapport Het hoofd collectie/conservator stelt de cultuurhistorische waarde van het object vast. Cultuurhistorische waarde bepaald 3. Aanmaken nieuw record De registrator stelt vast welke informatiegroepen en/of velden worden gebruikt en maakt een nieuw record aan. Objectrecord 101125 DEF Qmus Model PRO Registratie en Documentatie.doc Pagina 5
4. Invullen basisinformatie Objectinformatie De registrator vult de verplichte velden in mbv de werkinstructie collectieregsitratie en conform de richtlijnen van het registratieplan en draagt zorg voor een zo volledig mogelijke registratie. Objectrecord met verplichte basisinformatie 5. Beeldmateriaal in record plaatsen/koppelen Digitaal beeldmateriaal De registrator draagt zorg voor een koppeling van het beeldmateriaal van het object en de objectinformatie in het systeem. Objectrecord met beeld 6. Aanvullingen verwerken in record Aanvullende objectinformatie De registrator draagt zorg voor het verwerken van aanvullende objectinformatie in het systeem. Aangevuld objectrecord 7. Back-up ICT-beleid Protocol back-ups 101125 DEF Qmus Model PRO Registratie en Documentatie.doc Pagina 6
De systeembeheerder/registrator draagt zorg voor een regelmatige externe opslag van de collectiegegevens in een back-up systeem. Beveiligde informatie 8. Evaluatie intern gebruik Evaluatieformulier intern gebruik Werkinstructie evaluatie registratie Het hoofd collectie/hoofd registratie laat regelmatig een evaluatie uitvoeren over de registratie van de collectie. Hierbij zijn het collectie beleidsplan en het registratieplan leidend. Suggesties voor verbeteren 9. Verbeteringen intern gebruik doorvoeren Rapport interne evaluatie Werkinstructie ICT Activiteiten: Op basis van de evaluatie wordt door het hoofd collectie/hoofd registratie de voorgestelde bijstellingen in het systeem beoordeeld. Zo nodig wordt opdracht gegeven tot het wijzigen/bijstellen van het systeem. Optimaal intern functionerend CIS 10. Beschikbaar maken voor publiek Algemeen beleidsplan Werkinstructie ICT Activiteiten: Het hoofd collectie/ hoofd registratie en het hoofd communicatie stellen de reikwijdte van de beschikbare informatie voor het publiek vast. Het hoofd collectie stelt een budget vast en geeft opdracht tot het regelmatig evalueren van de gebruiksvriendelijkheid van de website. Intern en extern functionerend CIS 11. Evaluatie extern gebruik 101125 DEF Qmus Model PRO Registratie en Documentatie.doc Pagina 7
Evaluatieformulier extern gebruik Werkinstructie evaluatie website Aan de hand van een (digitaal) evaluatieformulier wordt de waardering van het publiek gemeten. Het hoofd collectie/hoofd registratie en het hoofd communicatie stellen vast of de publiekstevredenheid voldoende is of dat de website dient te worden aangepast. Hiertoe geeft het hoofd collectie de registrator/systeembeheerder opdracht. Suggesties voor verbeteren 12. Verbeteringen extern gebruik doorvoeren Rapport externe evaluatie Werkinstructie ICT Op basis van de evaluatie van de website stelt het hoofd collectiebeheer/hoofd registratie de benodigde wijzigingen van de website vast. Optimaal intern en extern functionerend CIS 101125 DEF Qmus Model PRO Registratie en Documentatie.doc Pagina 8