Instructie GIR Handhaven. Afhandelen postvak Nieuwe locaties. Januari 2016 Versie

Transcriptie

1 Instructie GIR Handhaven Afhandelen postvak Nieuwe locaties Januari 2016 Versie

2 Inhoudsopgave 1 Procesbeschrijving Postvak inspectierapporten Nieuwe locaties Verwerken besluit o.b.v. het inspectierapport Documenten aanmaken en toevoegen Maak nieuwe brief Voeg document toe Verwijderen inspectierapport uit het postvak Nieuwe locaties... 8 Werkinstructie GIR Handhaven: Afhandelen postvak Nieuwe locaties 2

3 1 Procesbeschrijving Nadat een nieuwe aanvraag is verwerkt in het LRKP wordt er door de GGD een onderzoek voor registratie uitgevoerd. Nadat dit inspectieonderzoek in GIR Inspecteren (GIR I) is afgesloten, wordt het inspectierapport getoond in het postvak Nieuwe locaties in GIR Handhaven (GIR HH). Alle kinderopvangvoorzieningen in deze werkvoorraad hebben de status Aangemeld. 1.1 Postvak inspectierapporten Nieuwe locaties In het postvak Nieuwe locaties worden alle afgesloten (=definitieve) inspectierapporten van nieuwe locaties van de GGD zichtbaar. Dit worden de onderzoeken voor registratie genoemd. Tevens wordt de uiterste datum van de 10-wekenbeslistermijn getoond waarbinnen de gemeente een definitief besluit moet nemen (i.v.m. LSP). Veertien dagen voor de uiterste datum wordt de datum rood om de gemeente extra te attenderen op de naderende deadline. Let op: het is belangrijk dat u als gemeente ook altijd zelf de 10-wekentermijn bewaakt. U kunt hiervoor een overzicht uitdraaien uit GIR HH. In het overzicht kunt u zien welke voorzieningen de status Aangemeld hebben en hoe lang deze status al van kracht is. Werkinstructie GIR Handhaven: Afhandelen postvak Nieuwe locaties 3

4 1.2 Verwerken besluit o.b.v. het inspectierapport Op basis van het inspectierapport neemt de gemeente een besluit om de locatie/gastouder wel of niet in het LRKP op te nemen. Verwerk dit besluit zowel in het LRKP als binnen GIR HH. Dit doet u als volgt: Open het inspectierapport in GIR HH Bekijk de beschouwing van de GGD, de zienswijze van de houder en de toelichting op het advies. Maak de beslissing Registreren of Afwijzen GIR HH controleert of de beslissing overeenkomt met de status in het LRKP. Dat is nog niet het geval. De status van de voorziening moet aangepast worden. Verwerk het besluit in het LRKP - Registreren: u wijzigt de status van Aangemeld naar de status Geregistreerd. - Afwijzen: u wijzigt de status van Aangemeld naar de status Afgewezen. Meer over het wijzigen van de status van een voorziening leest u in de instructie Verwerken aanvraag GOB, KDV, BSO, PSZ, de instructie Verwerken aanvraag voorziening gastouderopvang en in de Gebruikershandleiding Overheidsportaal. Werkinstructie GIR Handhaven: Afhandelen postvak Nieuwe locaties 4

5 1.3 Documenten aanmaken en toevoegen Het is in GIR Handhaven mogelijk om standaardbrieven, opgesteld door de VNG, te gebruiken. Deze standaardbrieven vult u aan met de benodigde informatie, wijzigt u in het gebruikelijk format van uw gemeente, en slaat het op op uw lokale schijf Maak nieuwe brief Nadat de beslissing is genomen, moet de houder hiervan op de hoogte worden gebracht. Binnen GIR HH is het mogelijk om standaardbrieven van de VNG te generen. Het gebruik van deze standaardbrieven is niet verplicht. De standaardbrief genereert u met de knop Maak nieuwe brief. Op basis van o.a. het soort onderzoek en de beslissing wordt de standaardbrief in Word geopend. Maak een nieuwe brief De standaardbrief staat nu in Overzicht documenten. Klik op de naam van het document om hem te openen. Werkinstructie GIR Handhaven: Afhandelen postvak Nieuwe locaties 5

6 In deze beschikking is automatisch opgenomen: - Adresgegevens van de houder - Datum waarop de aanvraag is ingediend - Datum waarop de inspectie heeft plaatsgevonden - Datum waarop de registratie van kracht is geworden (= registratiedatum LRKP). Dit is alleen mogelijk als de status in het LRKP is aangepast naar de status Geregistreerd. In de beschikking moet nog een aantal velden handmatig aangevuld worden. Deze velden zijn geel gearceerd. Het gaat dan o.a. om de daadwerkelijke ondertekening van de beschikking en om het adres/de plaatsnaam van de voorzieningenrechter. Verwerk de aanvullingen/aanpassingen in de Word-versie van het gegenereerde document. Sla deze aangepaste document (tijdelijk) op uw lokale schijf op. Maak er eventueel een pdf-bestand van Voeg document toe Nadat de standaardbrief is aangepast tot een definitieve versie, of nadat u zelf een brief heeft geschreven, voegt u toe aan GIR HH. Klik op Voeg document toe Werkinstructie GIR Handhaven: Afhandelen postvak Nieuwe locaties 6

7 Hier vult u in: - Nieuw document: u kunt middels Bladeren de betreffende brief selecteren - Soort document: bijv. registratie, afwijzing, overig (niet verplicht) - Naam document: hier wordt de naam van het toegevoegde document vermeld - Datum verzending - Ontvangers (niet verplicht) - Vrijgeven: zet u Vrijgeven op Ja, dan is de beschikking vervolgens zichtbaar voor de GGD bij Extra gegevens en onder het tabblad Inspectiegegevens - Omschrijving (niet verplicht) Klik daarna op Opslaan De toegevoegde brief vindt u terug bij Overzicht documenten in GIR Handhaven en u kunt het terugvinden bij Extra gegevens, onder het tabblad Inspectiegegevens. Werkinstructie GIR Handhaven: Afhandelen postvak Nieuwe locaties 7

8 1.4 Verwijderen inspectierapport uit het postvak Nieuwe locaties U heeft de brief toegevoegd en vrijgegeven. Daarnaast is de status van de voorziening gewijzigd naar Geregistreerd of Afgewezen. Daarmee is de inspectierapport voor deze nieuwe aanvraag afgehandeld. U kunt het inspectierapport verwijderen uit het postvak Nieuwe locaties. Open het inspectierapport opnieuw. Dat kan via Werkvoorraad handhaving en het postvak Nieuwe locaties of via de linker menubalk Inspectierapporten Verwijder het rapport uit het postvak Nieuwe locaties. Werkinstructie GIR Handhaven: Afhandelen postvak Nieuwe locaties 8

9 Voor het rapport verwijderd uit het postvak, wordt gecontroleerd of de status in het LRKP overeenkomt met de keuze tot registreren of afwijzen. Hierbij wordt gekeken naar de eerste status na de status Aangemeld van de voorziening, zodat bijvoorbeeld ook het rapport van een inmiddels uitgeschreven voorziening of een voorziening met een ingangsdatum in de toekomst (waardoor de status Geregistreerd ook in de toekomst ligt) verwijderd kan worden uit het postvak. Na het verwijderen van het rapport uit het postvak gaat u automatisch naar het voorzieningsscherm. Werkinstructie GIR Handhaven: Afhandelen postvak Nieuwe locaties 9