Vergadering van de Ledenraad met het Bestuur van NSIJP 27 maart 2015 1. Opening Afwezig met kennisgeving: Mede door de stroomstoring in Noord-Holland zijn er verschillende afmeldingen: Marjolein Leemhuis, Jacqueline de Jong, Bram van Steen, Tom Buijtelaar, Florian Bakels, Henk Peterse, Niek van Nunen, Maria van Maurik, Toy Merx, Henk Hazelhorst, Marc Dusseau, Roel Wijmenga. Zonder kennisgeving: Nienke Schaafsma Aanwezig: Raadsleden: Bestuur: Overigen: Lily Heijnen, Nanco Lekkerkerker, Aly van der Veen, Marko Mazeland, Gwenda Kroon, Cocky Velu, Sjaak Smeeing, Zwana de Vries, Carla Kemme-Kroonsberg, Thomas Grégoire, Noortje de Laat, Tessa Nederend, Hans Stupers, Jaap Groven, Marian Timmerman, Mark Timmerman, Anne de Lannoy, Peter Kerkhoven, Reina Pasma, Martje Fentener van Vlissingen, Jan van Muyden (voorzitter) Stef van Doesburg, Ingrid Weijers, Eva Beun, Ada Kramer, Lieke van Poucke, Petra Bögemann (tijdelijke jeugd commissaris), Gerda Casimir (notulen) Marij Marsden, Sytske Casimir (nieuw te benoemen in bestuur); Ettje Graafstra (stamboekbureau). 2. Welkom nieuwe Ledenraadsleden Hoewel er nog steeds weinig leden hebben gestemd voor de Ledenraadsleden, was, mede door acties vanuit het Stamboekbureau en Ingrid Weijers, het aantal uitgebrachte stemmen met 164 ongeveer anderhalf maal zo hoog als het vorige jaar. Desondanks is dit nog maar een klein percentage van alle leden. Nieuw in de raad zijn: Marko Mazeland, Maria van Maurik, Marina van de Bunt, Carla Kemme, Cocky Velu, Jacqueline de Jong. Herkozen zijn: Aly van der Veen, Marjolein Leemhuis, Hans Stupers, Martje Fentener van Vlissingen, Gwenda Kroon. Afgetreden en niet teruggekomen: Jamila Brummel, Carolien de Lauwere en (tussentijds) Mike van Engelen. 3. Inventarisatie punten rondvraag Hans Stupers wil het hebben over de agenda van de Ledenraad. 4. Verslag 21 november 2014 Tekst Er zijn wat typefouten. Martje Fentener van Vlissingen geeft die door aan de secretaris. Jaap Groven: bij punt 4b over belangenverstrengeling; dit is bijna onvermijdelijk, er zou moeten staan dat ongewenste belangenverstrengeling vermeden moet worden. Naar aanleiding van Martje Fentener van Vlissingen: bij punt 7 fokkerij wordt verwezen naar de FEIF conferentie. Zij vraagt wat er gebeurd is met het punt sperma-onderzoek. Ingrid Weijers: het is daar wel aangekaart, maar de leden van het Breeding Committee zagen geen aanleiding hier besluiten op te nemen. Peter Kerkhoven vraagt naar de status van punten in de actielijst. Het nagaan of buitenlandse trainers ook verzekerd zijn staat op de agenda (punt 9). Voor een uitgebreidere beschrijving van competenties en profiel voorzitter/secretaris is geen nadere input op geleverd; beschrijvingen zijn gepubliceerd op NSIJP website en in IJslandse Paarden. Beleidsplan recreatie en voorstel voor instelling recreatiecommissie en recreatiecommissaris staat op de agenda. Met het inzichtelijk maken van kosten/opbrengsten per aandachtsgebied is een begin gemaakt; komt terug bij punt 7, Financiën. Voor de uitwerking van procedures dopingcontrole is contact gelegd met de KNHS; zij zullen de dopingcontroles gaan uitvoeren. Onder meer door het Stamboekbureau, via de website, mailings en sociale media zijn meer leden bewogen te stemmen op kandidaten voor de Ledenraad. Het laatste punt, Evaluatie fokkerij WK 2013, staat op de agenda.
Naar aanleiding van het 2 e punt van de rondvraag doet de voorzitter het volgende voorstel: Een Ledenraadslid dat niet in staat is de vergadering bij te wonen, maar wel de vergaderde leden punten ter overweging mee wil geven doet er goed aan deze punten aan de overige leden van de Ledenraad ter beschikking te stellen. Dat kan via de secretaris, met het uitdrukkelijke verzoek dit door te zenden. Het kan ook door direct zelf de Ledenraadsleden te mailen, de e-mailadressen zijn bekend. De secretaris zal als gedragslijn hanteren dat hij tot 24 u voor de vergadering nog stukken doorzendt aan de leden van de Ledenraad. Daarna is dat niet meer mogelijk. In dat geval is het raadzaam zich te beperken tot een enkel hoofdpunt en een ander lid of de secretaris te verzoeken dat ene punt uitdrukkelijk op zijn verzoek naar voren te brengen. De aanwezigen zijn akkoord met dit voorstel en verzoeken de secretaris dit bij het verzenden van de stukken te vermelden. 5. Jaarverslagen/beleidsplannen 5a. Van het bestuur; Reina Pasma wil het bestuur complimenteren met al het werk dat verzet is. 5b. Sport Eva Beun: In het wedstrijdreglement van 2009 t/m 2013 stond dat winnaars van wisselprijzen een aandenken zouden krijgen. Vorig jaar is dat helaas niet gelukt; het streven is nu om het voor 1 mei afgerond te hebben. 5c. Fokkerij Hans Stupers vraagt wat bedoeld wordt met het verder optimaliseren van de informatievoorziening. Ingrid Weijers: het gaat hierbij vooral om het informeren van fokkers; daar zijn nog mogelijkheden niet benut. Martje Fentener van Vlissingen: Wellicht kunnen fokkers bevraagd worden waarom zij hun paarden niet ter keuring hebben aangeboden. Jaap Groven merkt op dat er dit weekend een internationaal fokjury-examen plaatsvindt. Tom Buijtelaar is daar heen. 5d. Educatie Lily Heijnen meent dat de cijfers niet lijken te kloppen. Hoe kunnen vier van de tien geslaagd zijn als er elf kandidaten waren? Ada Kramer: er was iemand niet naar het examen gekomen. Naar aanleiding hiervan wordt gevraagd of je wel tevreden moet zijn als er vier van de tien geslaagd zijn. Marian Timmerman merkt op dat er daarenboven nog drie kandidaten gedeeltelijk zijn geslaagd. Dat is bij elkaar geen slechte score. Hij is verklaarbaar en niet teleurstellend voor de educatiecommissie. 5e. Jeugd Er staat een spelfout in de naam van Anne de Lannoy. 5f. Werkgroep begrazingen Opgemerkt wordt dat dit een echte werkgroep is. Als er droes in één van de gebieden uitbreekt steken de leden de handen uit de mouwen. Jaap Groven maakt zich naar aanleiding van dit verslag zorgen over het feit dat er zo weinig veulens gefokt worden. Is het mogelijk daar positief aan te werken? Martje Fentener van Vlissingen geeft aan dat dit een algemene trend is, ook bij andere paardenrassen. Marko Mazeland weet dat dit ook voor andere FEIFlanden geldt. Hij zou graag willen kijken naar de ambities die nieuwe leden hebben en daar op in willen spelen. 5g. PR Martje Fentener van Vlissingen concludeert op grond van dit verslag dat hier stille krachten aan het werk zijn, die ook nog eens iedereen aan hun jasje moeten trekken om de juiste informatie te krijgen. Zij denkt dat er meer samengewerkt kan worden met anderen, zoals Isibless, stamboekbureau, redactie IJP. Bovendien zou meer structuur gebracht kunnen worden in waar organisatoren en anderen hun informatie kwijt kunnen. Lily Heijnen herkent het probleem. Komt terug bij punt 12, Instellen denktank website. 5h. IJP Geen vragen of opmerkingen De voorzitter bedankt alle werkgroepen en commissies voor hun verslagen en plannen. 6. Evaluatie fokkerij WK 2013 In de vorige Ledenraadsvergadering is om deze evaluatie gevraagd. In aanvulling daarop stellen Sjaak Smeeing en Martje Fentener van Vlissingen voor om als eis op te nemen dat een voor de fokkerij uitgezonden paard voorgebracht wordt door iemand die zich al eens bij een keuring bewezen heeft.
Er ontstaat enige discussie of deze eis al dan niet in de selectieprocedure moet worden opgenomen. De stamboeksecretaris vindt het een sympathiek idee. Het bestuur wordt gevraagd om te kijken hoe dit reglementair geregeld kan worden. 7. Financiën 7a. Jaarrekening 2014 / begroting 2015 7b. Toelichting op balans en resultaten 7c. Verslag kascommissie Penningmeester Lieke van Poucke geeft een korte toelichting op wat voor ligt. Gevraagd wordt of er reden is om al die lege bankrekeningen aan te houden. Enkele zijn inmiddels al opgeheven. Dit is een actiepunt voor dit jaar. Het verslag van de kascommissie is duidelijk en positief. Applaus voor en decharge van de penningmeester. Martje Fentener van Vlissingen vraagt naar aanleiding van het verslag van de kascommissie om een volgende keer met een voorstel te komen voor de wijze waarop omgegaan kan worden met de statiegelden van de afstammingsbewijzen. De leden van de kascommissie worden gevraagd om ook volgend jaar weer zitting te nemen in de kascommissie. Naar aanleiding van de Begroting 2015 vraagt Reina Pasma of er vooruitlopend op een nog te nemen besluit niet al een post Recreatiecommissie opgenomen kan worden. Lieke van Poucke: er is al wel een post recreatie. En er is voldoende ruimte in de begroting om een startende commissie op gang te helpen. Jaap Groven vindt het lastig bij elkaar te zoeken wat bij wat hoort. Als je per activiteit of gebied begroot, dan zou je de uitgaven ook op vergelijkbare wijze moeten administreren. Lieke van Poucke zoekt naar een betere systematiek hiervoor, zodat een en ander inzichtelijker wordt. Zij heeft ervoor gekozen om dat nu nog niet te doen, maar wel te streven om al in november met een nieuwe systematiek te komen. Martje Fentener van Vlissingen merkt op dat er geld begroot was voor kosten Ledenraad, maar dat die post slechts gedeeltelijk benut is. Zij stelt voor om het overschot binnen die post beschikbaar te stellen om interactie met de leden aan te gaan. Het is duidelijk dat niet achteraf gedeclareerd moet worden wat niet van te voren is aangekaart, maar er moet wel lopende het jaar de mogelijkheid bestaan activiteiten te organiseren. Besloten wordt voorstellen dienaangaande vooraf voor te leggen aan de voorzitter en secretaris van de Ledenraad. Die kunnen daar dan over beslissen. Hiermee is de begroting 2015 definitief vastgesteld. 13. Verkiezing bestuur Voorgesteld wordt om eerst agendapunt 13 en 14 te behandelen, zodat intussen de stemmen geteld kunnen worden. Aftredend en niet herkiesbaar: Stef van Doesburg en Gerda Casimir 13a. Voorstel jeugdcommissaris: Marij Marsden. Marij rijdt al heel lang ijslanders, is actiever geworden toen haar zoon actief werd. Zij heeft er lang over nagedacht of zij zich hiervoor beschikbaar wilde stellen, maar zij wil zich graag inzetten voor de jeugd. Zij vindt het, met de jeugdcommissie, van belang dat de vereniging een nieuw fundament krijgt: jonge leden die het van ons kunnen gaan overnemen. 13b/c Omdat het niet mogelijk is gebleken een voorzitter te vinden wordt Sytske Casimir voorgesteld als interim voorzitter. Sjaak Smeeing vraagt zich af of het bestuur verwacht dat er het komende half jaar wel verandering komt in de situatie. Hij stelt voor een groepje te vormen dat gaat helpen om een nieuwe voorzitter te vinden. Het bestuur heeft zelf al aangegeven hiervoor een beroep te doen op de Ledenraad en zal hier zeker gebruik van willen maken. Uitslag Voor Marij Marsen zijn 15 stemmen vóór uitgebracht, 3 tegen en 3 onthoudingen; voor Sytske Casimir 18 stemmen vóór, 3 onthoudingen. 14. Verkiezing redactieleden Aftredend en herkiesbaar zijn Lily Heijnen en Hanny van Geleuken Voor Lily Heijnen zijn 20 stemmen vóór uitgebracht, en 1 onthouding; voor Hanny van Geleuken 19 stemmen vóór, 1 tegen, 1 onthouding.
8. Speakeren tijdens wedstrijden In een vorige vergadering is gesuggereerd een commissie in het leven te roepen die richtlijnen zou opstellen voor speakers tijdens wedstrijden. Dat leek niet nodig. Intussen heeft de FEIF ook het een en ander hierover gepubliceerd. Bij fokkerijkeuringen gebeurt eigenlijk al wat nu voorgesteld wordt, dus keuringen hoefden niet in het verhaal betrokken te worden. Nu de vergadering instemt met het stuk gaat het naar de wedstrijdorganisatoren. Marina van de Bunt wil daarbij een toevoeging doen. In het FEIF-verhaal staat dat het de taak van de speaker is dat de wedstrijd goed, soepel en harmonieus verloopt. Hij of zij is de regisseur van de wedstrijd. Marina zou dit graag bovenaan het stuk willen hebben staan. Het kan niet zo zijn dat de speaker niet adequaat reageert op wat in de baan gebeurt omdat hij of zij bezig is met het voorlezen van te leveren informatie. Dit laat overigens onverlet dat zij de voorstellen in het stuk steunt. Alleen: waar de informatievoorziening en het verloop van de wedstrijd mogelijk conflicteren, gaat het laatst genoemde voor. 9. Relatie VIT NSIJP Ada Kramer licht kort de voorliggende tekst toe. Naar aanleiding daarvan wordt opgemerkt dat deze tekst in feite al een convenant is. Hier zijn verder geen vragen over. 10. Wijziging Nederlands Wedstrijdreglement NWR Eva Beun licht de wijzigingen ten opzichte van 2013 toe. Het gaat om enkele redactionele zaken. Daar waar over sport- en recreatiecommissie wordt gesproken is dit vervangen door sportcommissie. Ook is een aantal jaartallen aangepast. De chef d équipe heet nu chef de mission. Toegevoegd is een paragraaf over de prestatieklasses. Verder is nu duidelijk omschreven hoe het zit met de titel Kampioen jeugd / Kampioen volwassenen. Reina Pasma heeft een aantal formuleringen gevonden die rammelen (redactioneel gezien). Zij geeft deze door aan de sportcommissaris. Martje Fentener van Vlissingen merkt op dat er wel in het reglement staat dat een combinatie maar aan één gangenproef en één töltproef mee mag doen; maar niet dat deze regel ook een paard geldt. Zij doelt hiermee op familiepaarden, die onder verschillende ruiters toch maar één töltproef en één gangenproef mogen doen. Dit punt is in het FIPO geregeld; dat spreekt over paarden en niet over combinaties. En aangezien het internationale reglement FIPO leidend is, hoeft dit niet apart in het Nederlands Wedstrijdreglement geregeld te worden. De raad stemt in met de voorgestelde wijzigingen. Genoemde redactionele opmerkingen worden nog wel meegenomen. 11. Splitsing S&Rcie in Sportcommissie en Recreatiecommissie De voorzitter geeft aan dat er volgens de statuten van het NSIJP in ieder geval een Sport&Recreatiecommissie moet zijn. Het is z.i. in de geest van de statuten als dit in de praktijk wordt uitgewerkt in een commissie voor de sport en een commissie voor de recreatie. De aanwezigen zijn voor het voorstel van het bestuur de Commissie ter bevordering van de Sport en de Recreatie te splitsen in twee afzonderlijke commissies. Martje Fentener van Vlissingen adviseert de Recreatiecommissie om structureel contact te onderhouden met de regionale rijverenigingen. Marina van de Bunt is van mening dat niet zozeer de recreatiecommissie, maar een van de bestuursleden contact dient te onderhouden met de regionale rijverenigingen. Deze verenigingen doen meer dan recreatie. Jan van Muyden vindt het niet nodig om de commissie een uitgebreide taakomschrijving mee te geven; een goede commissie vult die zelf in. De Ledenraad vindt het van belang dat een van de bestuursleden zich specifiek bezighoudt met recreatie. Voorlopig neemt Ada Kramer deze rol op zich. 12. Instellen Denktank Website Bestuursvoorzitter Stef van Doesburg licht toe dat het bestuur al langer worstelt met de afstemming tussen IJP, website en andere communicatiekanalen. Er heeft al wel een aantal malen overleg tussen redactie, bestuur, PR commissie en Stamboekbureau plaatsgevonden, maar dat heeft nooit een structureel karakter gekregen. Het is tijd dat er goed nagedacht wordt over hoe dit verder moet, zowel inhoudelijk, organisatorisch als technisch. De volgende raadsleden melden zich aan voor deze groep: Cocky Velu, Thomas Grégoire en Marko Mazeland. Verder: Ettje Graafstra (stamboekbureau), iemand uit de redactie, iemand uit het bestuur, en gevraagd wordt iemand uit de PR commissie. Hiervoor zal Anja van Nunen worden benaderd.
15. Rondvraag Hans Stupers vraagt of het mogelijk is de agenda meer in balans te krijgen. Momenteel is 80% van de punten ter kennisgeving en slechts een klein deel besluitvormend. Hij zou dat graag anders zien, want wil graag meer besluiten. Niet iedereen heeft er moeite mee. De voorzitter herkent het punt wel. Wellicht is het mogelijk om bij de stukken die ter kennisgeving zijn vooraf aan te geven of je er iets over wilt zeggen of vragen. Op die manier blijft er wellicht meer tijd over om diepgaander of te nemen besluiten te discussiëren. Voorwaarde is dan wel dat de stukken tijdiger worden rondgezonden. 16. Sluiting Volgende vergaderingen: Najaarsvergadering: 20 november 2015 Voorjaarsvergadering: 18 maart 2016 (een week eerder dan gebruikelijk, omdat de 25 e Goede Vrijdag is) Lieke van Poucke wil het afscheid van de scheidende bestuursleden Stef van Doesburg en Gerda Casimir niet ongemerkt voorbij laten gaan. Na 7 jaar onafgebroken dienst, met veel inzet, is het NSIJP veel stabieler dan aan het begin van hun periode. Stef van Doesburg merkt op dat dit bestuur geen enkele motie van wantrouwen tegen zich heeft gehad. Dat wil niet zeggen dat het altijd even gemakkelijk was, maar we hebben veel kunnen doen. Hij dankt het podium dat IJslandse Paarden hem gegeven heeft. Daar staat in feite zijn afscheidsspeech in. Sytske Casimir krijgt van hem een notenhouten hamer. Jan van Muyden dankt Stef voor de wijze waarop wij nu met elkaar vergaderen. Het gaat hem daarbij niet alleen om de structuur (de Ledenraad), maar ook om de cultuur. Stef heeft altijd vastgehouden aan de weg die we ingeslagen zijn. Hij bedankt Gerda Casimir voor haar inzet en betrokkenheid, in vele verschillende functies binnen de vereniging. Om exact 22:30 hamert Sytske Casimir de vergadering af, waarna nog een drankje wordt genuttigd aan de bar.
Actielijst Wat Vermelden dat raadsleden die niet aanwezig kunnen zijn hun standpunten tot 24 uur voorafgaand aan de Ledenraadsvergadering hun standpunten kunnen doorgeven aan de secretaris van de Ledenraad. Daarna via een van de andere leden. Wie verantwoordelijk Secretaris Ledenraad Wanneer Bij eerste convocatie Ledenraadsvergadering Aandenken wisselprijzen Sportcommissaris Voor 1 mei 2015 Stimuleren tot het fokken van meer veulens Fokcommissie Voorstel in Voorbrengen fokkerijpaarden WK door ervaren ruiter Stamboeksecretaris, fokcommissie najaarsvergadering 2015? Bij voorkeur vóór eerstkomende WK, indien niet mogelijk voor WK 2017 Opheffen overbodige bankrekeningen Penningmeester In de loop van 2015 Voorstel gelden afstammingsbewijzen Penningmeester Voor najaarsvergadering 2015 Verzoek leden kascommissie Bestuur NSIJP Zo spoedig mogelijk Nieuwe begrotings- en administratiesystematiek Penningmeester Voor najaarsvergadering 2015 Vormen steungroep teneinde een nieuwe voorzitter te Bestuur NSIJP Zo spoedig mogelijk vinden Stuk Speakeren tijdens wedstrijden naar Sportcommissaris Zo spoedig mogelijk wedstrijdorganisatoren Publiceren nieuw Nederlands WedstrijdReglement (na Sportcommissaris Zo spoedig mogelijk verwerking redactionele opmerkingen) Vormen Recreatiecommissie: oproep voor deelname Bestuur NSIJP Zo spoedig mogelijk Denktank website: benaderen PR commissie en Bestuur NSIJP Zo spoedig mogelijk uitschrijven eerste bijeenkomst Ruimte creëren in agenda voor meer inhoudelijke discussie, onder meer door raadsleden vooraf te vragen commentaar te leveren op stukken die ter kennisgeving zijn. Voorzitter Ledenraad Voor najaarsvergadering 2015 Reserveren ruimte voorjaarsvergadering 2016?