Rechtmatigheidsfouten Europese aanbestedingen hoorn.nl
Aanleiding Op verzoek van de Auditcommissie uitleg geven over: wat rechtmatigheidsfouten zijn, waarom ze er zijn op het gebied van Europese aanbestedingen, wat we eraan doen om ze te voorkomen, het herontwerp inkoop, opdracht en contractbeheer
Wat zijn financiële rechtmatigheidsfouten? Fouten en onzekerheden ontstaan door het niet naleven van wet- en regelgeving bij financiële beheershandelingen. De financiële gevolgen beïnvloeden de baten, lasten en/ of balansmutaties in de jaarrekening. In geval van een onzekerheid is er geen zekerheid over de rechtmatige totstandkoming van de baten of lasten. Het gaat hier alleen om bepalingen in wet- en regelgeving die betrekking hebben op: Recht Hoogte Duur Bij financiële rechtmatigheidsfouten veroorzaakt door het niet Europees aanbesteden: is wetgeving (Europese aanbestedingswet) niet nageleefd; heeft het invloed op de lasten in de jaarrekening; staat recht (wie heeft recht op de opdracht/het contract), hoogte (het bedrag dat betaald wordt voor de opdracht/het contract) en duur (van de opdracht/het contract) ter discussie.
Rechtmatigheidsfouten de afgelopen jaren 176 leveranciers zijn beoordeeld in 2014 met een totaal inkoopvolume 63.500.000 Boekjaar Nieuw Doorloop RM-fout Omschrijving opdrachten 2010 1 0 151.061,00 Postbezorging 2011 4 0 1.327.360,00 Hardware Benzine Verkeersregelinstallaties Afvalverwerking 2012 3 3 865.810,00 Drukwerk Printen en versturen belastingaanslagen Dataverbindingen Levering van gas Benzine Verkeersregelinstallaties Afvalverwerking 2013 3 5 1.324.618,00 Levering koude en warmte oostereiland Lease van netwerk apparatuur Netwerk: hardware en ondersteuning netwerkapparatuur Drukwerk Dataverbindingen Levering gas Benzine Verkeersregelinstallaties 2014 3 4 824.882,00 Reinigen riolen, gemalen en kolken Chemische onkruidbestrijding Kofax scanner Levering koude en warmte oostereiland Netwerk: hardware en ondersteuning netwerkapparatuur Drukwerk (minimaal) Dataverbindingen
Oorzaken rechtmatigheidsfouten: onbekendheid Oorzaak niet EU-aanbesteden RM-fout Niet realiseren dat er sprake is van 1 opdracht met een waarde boven de Europese aanbestedingsgrens. Bijvb. door inkoop bij meerdere leveranciers en/of door meerdere afdelingen. Verkeerde aanbestedingsprocedure gekozen. Niet realiseren dat het een opdracht betreft met een waarde boven de Europese aanbestedingsgrens of onjuiste berekening van de opdrachtwaarde. Er is een contract afgesloten voor 15 jaar waarvan het de bedoeling was deze over te dragen aan de vereniging van eigenaren. Dit is nog niet gebeurt waardoor de opdrachtwaarde de EU-grens is overschreden. De leverancier is failliet gegaan waarna enkelvoudig, onder dezelfde voorwaarden, is gegund aan een partij die is voorgedragen door de failliete partij. De afdeling verlengde jaarlijks mondeling een contract. Verlengingen waren echter uitgesloten in het toenmalige contract, waardoor er feitelijk geen contract meer was. Het is een 2B-dienst. Na openstelling van de markt niet realiseren dat dit Europees aanbesteed moet worden. De toen lopende contracten werden voorgezet. Hardware Benzine Drukwerk Dataverbindingen Verkeersregelinstallaties Printen en versturen belastingaanslagen Lease van netwerk apparatuur Netwerk: hardware en ondersteuning netwerkapparatuur Kofax scanner Levering koude en warmte oostereiland Reinigen riolen, gemalen en kolken Chemische onkruidbestrijding Postbezorging Levering van gas In verband met een risico op extra arbeids- en vervoerskosten had de afdeling niet Europees aanbesteed. Afvalverwerking van veegvuil
Goedkeuringstolerantie Door de Raad is de volgende goedkeuringstolerantie vastgesteld: - 1% voor fouten - 3% voor onzekerheden van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves. Dit betekent dat de Raad fouten en onzekerheden binnen deze goedkeuringstoleranties acceptabel vindt. Met de geconstateerde rechtmatigheidsfouten is binnen deze goedkeuringstolerantie gebleven. De afgelopen jaren is altijd een goedkeurende verklaring ontvangen. 98% is wel goed gegaan. 3 nieuwe afwijkingen van de 176 leveranciers Rechtmatigheidsfout 824.882 van een totaal inkoopvolume van 63.500.000
Strikter borgen? Advies van de accountant: proces van Europese aanbesteding van diensten en leveringen strikter borgen. Aanbesteden en inkopen is mensen werk, vraagt veel aandacht en is niet eenvoudig. Hierdoor worden er fouten gemaakt. Is volledig voorkomen en/of het proces strikter borgen de oplossing? Nee, want daarmee wordt een log, kostbaar en bureaucratisch proces gecreëerd. Nee, de fouten zitten aan de voorkant niet tijdens het proces (bewustzijn, kiezen van de juiste procedure). Nee, want het komt de doelmatigheid niet ten goede (bewegingsvrijheid om in te kunnen kopen wat men wil tegen de beste prijs, kwaliteit verhouding). Wel rechtmatigheidsfouten beperken binnen de door de Raad gestelde tolerantie.
Wat doen we al en waar zijn we nog mee bezig? Het is een risicovol proces (hoge bedragen over een periode van vier jaar). Daarom is het belangrijk om zaken zo goed mogelijk te blijven organiseren en bewustzijn te creëren: Er zijn inkoopadviseurs die afdelingen kunnen adviseren Controle 2013 en 2014 van de grootste leveranciers op besparingspotentieel (aanbesteden, minder facturen, uitnutting contract) Inkoopjaarplan en halfjaarlijkse voortgangsrapportage Kennis vergroten door presentaties Aanbestedingsstrategie (Hoornse 5) en andere formats Informatievoorziening op intranet 2 jaarlijks integraal onderzoek naar Europese aanbestedingen, op basis waarvan herstel kan plaatsvinden Waar zijn we nog mee bezig? Onderzoek naar hoe de inkooporganisatie anders ingericht zou kunnen worden om de inkoopprofessionaliteit te laten groeien Verdere implementatie herontwerp Inkoop, opdracht en contractbeheer
Herontwerp Inkoop, opdracht en contractbeheer Beoogde doelstellingen: een professionele en transparante inkooporganisatie en proces; inzicht in verplichtingen en resterende budgeten; efficiënter werken; beter (financieel) in control komen; betalen van facturen binnen de betaaltermijn. Gestelde kaders: Zaakgericht werken; Vastleggen van verplichtingen; Vastleggen van contractgegevens ten behoeve van contractbeheer; Facturen betalen binnen 30 dagen (motie van de Raad). Resultaat tot nu toe: Er is een zaak ontwikkeld waarin men de inkopen, opdrachten, contractbeheer en verplichtingen vastlegt. Gefaseerde implementatie, tot nu toe 2 afdelingen en 1 onderdeel. Eind 2015 volledig geïmplementeerd. Vanaf 2016 worden de resultaten i.r.t. de doelstellingen pas echt zichtbaar.
Vragen?