01 Ondernemerswegwijzer: Een eigen zaak starten Inleiding Deze wegwijzer is uw leidraad bij de start van uw eigen zaak als zelfstandige. In het eerste deel vindt u alle minimale wettelijke verplichtingen. U kan dit deel best, samen met een adviseur, volledig doorlopen. Aan het einde bent u dan wettelijk in orde om uw eigen zaak te starten. Er is bij dit deel ook een apart blad, een checklist, waar u de verschillende stappen op noteert! U kan daar de basisdocumenten van uw dossier in bijhouden. In het tweede deel vindt u beknopte informatie over enkele andere belangrijke thema s waar u als startende ondernemer mee te maken krijgt. Neem deze ondernemerswegwijzer telkens mee als u advies vraagt. U heeft dan alle documenten bij de hand. De consulent kan zo onmiddellijk zien welke stappen u al heeft gezet. Zo vermijdt u dubbel werk. In deze wegwijzer wordt geregeld naar websites verwezen. Internet is een onmisbaar instrument geworden voor de ondernemer. Alle organisaties en overheden maken er gebruik van. Als u geen internetverbinding bij de hand hebt, is er ook een telefoonnummer vermeld waar u dezelfde informatie kan opvragen. In de lijst met belangrijke adressen vindt u deze organisaties ook terug. We hopen dat deze werkmap u in staat zal stellen uw zelfstandige activiteit succesvol uit te bouwen. De Ondernemerswegwijzer is een realisatie van UNIZO in samenwerking met Adviesbureau voor Zelfstandigen Stad Antwerpen, Dienst Economie Stad Gent, UNIZO Regio Vlaams-Brabant & Brussel en STEBO en met de steun van het Europees Sociaal Fonds.
Inhoudstafel 01 Inleiding p.1 DEEL 1 Verplichtingen 02 Mag u een zaak starten? p.7 (startvoorwaarden) 03 Wordt het een handelszaak p.11 of een vennootschap? (vennootschapsvormen) 04 Wat met uw sociale zekerheid? p.13 05 Uw boekhouding is goud waard p.17 06 Welke belastingen en hoeveel? p.19 (Belastingen en BTW) Checklist p.23 DEEL 2 Belangrijke informatie 07 Op zoek naar geld? (financiering) p.29 08 Vergunningen aanvragen p.33 09 Laat u voldoende verzekeren p.37 (verzekeringen) 10 Controles en inspecties p.39 11 Overname en franchising p.43 12 Importeren en exporteren p.45 13 Klantenrelaties en netwerken p.49 Beter zaken doen met UNIZO p.51 Belangrijke adressen
Deel 1 Verplichtingen Deel 2: belangrijke informatie Bijdragen tot de ontwikkeling van de werkgelegenheid door inzetbaarheid, ondernemerschap, aanpasbaarheid, en gelijke kansen te bevorderen, en door te investeren in menselijke hulpbronnen.
02 Om een zaak te mogen starten, moet u aan een aantal voorwaarden voldoen. De meeste van deze voorwaarden gelden voor iedereen. Maar er zijn ook typische voorwaarden voor bepaalde beroepen. Voldoet u aan de voorwaarden om nu al een zaak starten? Of moet u eerst nog een aantal zaken in orde brengen? Aan het einde van deze tekst kent u het antwoord. Mag u een zaak starten? 2A Vraag een ondernemingsnummer aan. Om een zaak te mogen starten, moet u een ondernemingsnummer aanvragen bij een ondernemingsloket. Vul hieronder de gegevens in van het ondernemingsloket in uw buurt. Mijn ondernemingsloket is:............... Adres:............ U vindt het ondernemingsloket in uw buurt op www.kmodirect.be ( locaties ) of bij UNIZO-Startersservice (zie ook lijst belangrijke adressen achteraan). 2B Telefoon:.. Openingsuren:....................... Ik heb meestal contact met:.............. Welke documenten moet u meebrengen? Bij het ondernemingsloket krijgt u informatie over alle startvoorwaarden voor uw eigen zaak. Om een ondernemingsnummer te kunnen aanvragen en een zaak te kunnen starten, moet u volgende documenten meenemen: Een attest van basiskennis bedrijfsbeheer. Dit is meestal uw diploma. Uw diploma moet in België minstens erkend zijn als Hoger Secundair Onderwijs of gelijkwaardig. Dit diploma wordt aanvaard als bewijs voor de basiskennis bedrijfsbeheer. Een Belgische identiteitskaart of ander identiteitsdocument (gele kaart, blauwe kaart, paarse kaart, witte kaart, oranje kaart) met vermelding van het Nationaal Rijksregisternummer (bijvoorbeeld NN 750805 503 45 - beginnend met de omgekeerde geboortedatum). 70 Een bankrekeningnummer. Voor niet-europeanen zonder permanente verblijfsvergunning: een Beroepskaart of PECO-attest. Voor bepaalde beroepen: een bewijs van beroepskennis (zie verder 2 E). Het heeft geen zin naar het ondernemingsloket te stappen zonder één of meer van deze documenten. Heeft u de nodige documenten niet, dan moet u dit VOORAF in orde brengen.
Bepaalde problemen oplossen U heeft geen Belgisch diploma Hoger Secundair Onderwijs. Wat nu? U heeft een buitenlands diploma. Zorg voor een beëdigde vertaling in het Nederlands, Frans, Engels, of Duits van uw diploma! Uw buitenlands diploma is een diploma Hoger onderwijs (universiteit of hogeschool). Vraag de niveaubepaling aan bij het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, NARIC-Vlaanderen, Administratie Hoger Onderwijs. Uw buitenlands diploma is een diploma secundair onderwijs dat u behaald hebt vóór 1/9/2000. Vraag de gelijkwaardigheid aan bij het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Departement Onderwijs, Afdeling Beleidsuitvoering Secundaire Scholen. U heeft geen Belgische identiteitskaart of geen nationaal rijksregisternummer? U heeft een identiteitskaart uit een Europese lidstaat. U schrijft zich in bij de gemeente en ontvangt eerst een paarse kaart (daarna een blauwe kaart). Hiermee kan u een ondernemingsnummer aanvragen bij het ondernemingsloket. U heeft een Roemeense of Bulgaarse identiteitskaart. U vraagt eerst een PECO-attest aan bij de Federale Overheidsdienst (FOD) Economie (zie kader). U heeft een identiteitskaart uit een ander land. U vraagt een beroepskaart aan bij de Belgische ambassade in uw thuisland. Met dit peco-attest of deze beroepskaart vraagt u een Visum D (Machtiging tot voorlopig verblijf) aan bij de Belgische ambassade in uw thuisland om u in België als zelfstandige te vestigen. Met dit Visum D laat u zich via de gemeente inschrijven in het Vreemdelingenregister. U heeft een witte kaart onder voorwaarden van verlenging of een oranje kaart. U kan in België een beroepskaart aanvragen bij de Federale Overheidsdienst (FOD) Economie. U dient daarvoor een aanvraag in via het gemeentebestuur. Met die beroepskaart kan u een ondernemingsnummer aanvragen. 2C Witte kaart of BIVR = Bewijs van Inschrijving in het VreemdelingenRegister (eventueel onder voorwaarden van verlenging zoals bijvoorbeeld student, samenwonend ) Oranje kaart = Attest van Immatriculatie (model A) (voor o.a. asielzoekers) Gele kaart = Identiteitskaart voor Vreemdeling Blauwe kaart: Verblijfskaart van een onderdaan van een lidstaat der EG Paarse kaart: Attest van Immatriculatie (model B) voorbehouden aan de Onderdanen van een lidstaat der Europese Gemeenschappen Achteraan in de bundel vindt u alle belangrijke adressen. Beroepskaart of PECO-attest Dit is de toelating om in België te mogen werken als zelfstandige. U vraagt de beroepskaart aan bij de Federale OverheidsDienst (FOD) Economie, KMO, Middenstand en Energie. In deze aanvraag moet u het economisch nut van uw activiteit aantonen. Onderdanen van Roemenië en Bulgarije kunnen een vrijstelling van deze verplichting (het zogenaamde PECO-attest) rechtstreeks aanvragen bij FOD Economie.
2D Uw diploma voldoet niet. Wat nu? U wil een eigen zaak starten, maar uw diploma wordt niet aanvaard voor de basiskennis van het bedrijfsbeheer. Wat kan u nu doen? U wil een ondernemingsnummer op uw eigen naam U volgt een cursus basiskennis bedrijfsbeheer bij een erkende instelling. Bijvoorbeeld één van de regionale opleidingsinstellingen van SYNTRA ( www.syntra.be of belangrijke adressen achteraan). U legt een examen af bij de Centrale Examencommissie (FOD Economie - Tel: 02 208 52 33). U doet een beroep op uw echtgenoot (M/V), samenwonende partner of een familielid tot de derde graad die wel een attest basiskennis bedrijfsbeheer heeft. U werkt als zelfstandige maar niet met uw eigen ondernemingsnummer. U vervangt of helpt een ondernemer in zijn zaak. U bent zelfstandige helper. 2E Voor U bent (werkende) vennoot in een vennootschap waar een andere vennoot het attest bedrijfsbeheer heeft (zie ook 03 ). Specifieke voorwaarden voor bepaalde beroepen? bepaalde beroepen moet u naast de algemene basiskennis bedrijfsbeheer ook de nodige beroepskennis aan het ondernemingsloket bewijzen. Zonder dit bewijs van beroepskennis mag u deze beroepen niet uitoefenen. We leggen hier uit over welke beroepen het concreet gaat en hoe u de nodige beroepskennis kan bewijzen. 1. vierendertig gereglementeerde beroepen Een opleiding om als zelfstandige te werken is specifiek. U moet daarvoor naar een erkende instelling, waar een officieel erkend diploma wordt afgeleverd. Bijvoorbeeld SYNTRA. De Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling (VDAB) is een erkende instelling voor werknemersopleidingen. Hier leiden sommige opleidingen niet tot een toelating om dit beroep als zelfstandige uit te oefenen. Dit zijn beroepen in de bouwsector (schrijnwerker, loodgieter ), de autosector (garagist, handelaar in tweedehandsvoertuigen ), de voeding (bakker, kok, slager ) en de persoonsverzorging (kapper, schoonheidsspecialist ). Voor een volledige lijst van de gereglementeerde beroepen kan u terecht bij uw ondernemingsloket. U kan de vereiste beroepskennis hier bewijzen door: OF Diploma s en getuigschriften OF Opleiding bij SYNTRA (niet de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling VDAB!) OF Praktijkervaring (minstens 5 jaar gedurende laatste 10 jaar) 2. Vrije en intellectuele beroepen Advocaat, notaris, apotheker, boekhouder, medische beroepen, vastgoedmakelaar, verzekeringsmakelaar Voor elk van deze beroepen worden de toelatingsvoorwaarden apart bepaald door de wet en/of de beroepsorganisatie. Deze voorwaarden kunnen vereiste diploma s zijn of stageverplichtingen. U kan het best informatie vragen bij de betreffende beroepsorganisatie. 3. Er zijn nog beroepen die aan bepaalde voorwaarden onderworpen zijn. Ook voor bepaalde activiteiten moet u vergunningen hebben. Neem daarvoor zeker een kijkje in 08. De Ondernemerswegwijzer is een realisatie van UNIZO in samenwerking met Adviesbureau voor Zelfstandigen Stad Antwerpen, Dienst Economie Stad Gent, UNIZO Regio Vlaams-Brabant & Brussel en STEBO en met de steun van het Europees Sociaal Fonds.
10
03 De zaak die u gaat starten moet een bepaalde juridische ondernemingsvorm aannemen: hetzij een handelszaak (éénmanszaak) of een vennootschap. Wordt het een handelszaak of een vennootschap? 3A Stel Hoe kiezen? u eerst de volgende vragen: Heb ik persoonlijke bezittingen die ik wil beschermen? Moet ik belangrijke investeringen doen (gebouw, machines )? Zal ik personeel aanwerven? Zijn er grote bedragen gemoeid met de aankopen/verkopen in mijn zaak? Doe ik risicovolle activiteiten, aankopen of verkopen? Wil ik beroepen uitoefenen waarvoor ik alleen niet de nodige diploma s heb? Is het antwoord meestal JA, overweeg dan ernstig de oprichting van een vennootschap. JA / NEE JA / NEE JA / NEE JA / NEE JA / NEE JA / NEE Bekijk de volgende elementen : Handelszaak Geen bescherming persoonlijke bezittingen Geen startkapitaal nodig U beslist alles zelf Eenvoudige administratieve en boekhoudkundige verplichtingen Beperkingen bij overname of opvolging Vennootschap (*) Bescherming van persoonlijke bezittingen Minimum startkapitaal nodig ( 18.550 voor een BVBA, 61.500 voor een NV) U moet overleggen met alle vennoten, de Raad van Bestuur, de Algemene Vergadering Dubbele boekhouding, openbaar maken van de jaarrekeningen Eenvoudige procedures bij overname en opvolging * We beschouwen hier uitsluitend de (E)BVBA ((Eénpersoons) Besloten Vennootschap met Beperkte Aansprakelijkheid) en de NV (Naamloze Vennootschap). 11
Laat u adviseren door een boekhouder Samen met een erkend boekhouder of accountant kan u beslissen welke de meest geschikte vorm is voor uw onderneming. Een overzicht van de erkende boekhouders en accountants vindt u bij het beroepsinstituut (zie kader). 3B Voor mijn boekhouding werk ik samen met: naam:............ Adres:............. Telefoon: fax:........ e-mail:................. De lijst met erkende boekhouders en accountants vindt u bij het Beroepsinstituut van Erkende Boekhouders en Fiscalisten ( www.bibf.be Tableau of tel: 02 626 03 80) of bij het Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten ( www.iec-iab.be ledenlijst of tel: 02 543 74 90) U heeft gekozen? 1. Voor een handelszaak (éénmanszaak) Als u kiest voor een handelszaak, neem dan contact op met uw ondernemingsloket. 3C 2. Voor een vennootschap Als u kiest voor de vennootschapsvorm, moet u eerst contact opnemen met een notaris. U vindt de lijst bij de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat ( www.notaris.be Adresboek Notarissen of tel. 02/505.08.52) mijn notaris is:.......... Adres:............. Tel:. BELANGRIJK De meest voorkomende vennootschapsvormen zijn de (E)BVBA (Eénpersoons) Besloten Vennootschap met Beperkte Aansprakelijkheid) en de NV (Naamloze Vennootschap). Er bestaan nog andere vennootschapsvormen. De belangrijkste zijn: VOF: Vennootschap onder firma Voordelen zijn: COMM. V: Gewone Commanditaire Oprichting is soms mogelijk Vennootschap zonder tussenkomst van een notaris COMM. VA: Commanditaire Vennootschap op Inbreng in kapitaal is beperkter Aandelen Administratieve verplichtingen qua CVBA of CVOA: Coöperatieve Vennootschap boekhouding zijn minder zwaar met Beperkte of Onbeperkte Aansprakelijkheid Nadelen zijn: Beperktere bescherming van privé-bezittingen Een VZW is geen geschikte vennootschapsvorm om een commerciële activiteit uit te bouwen. Als uw handelszaak goed draait, kan u nog altijd een vennootschap oprichten. Het belangrijkste nadeel is de belastingen die u moet betalen op de inbreng van natura (reeds aangekochte machines, gebouwen, ander materiaal ) als kapitaal in de vennootschap. Uw boekhouder kan u hierbij advies geven! Ook als handelszaak (eenmanszaak), kan u personeel hebben! U kan samenwerken met een zelfstandige helper of een arbeider of een bediende aanwerven. U kan dus met meerdere personen werken in uw eenmanszaak. Een vennootschap is een samenwerking tussen minstens twee vennoten. U kan ook alleen een éénpersoonsvennootschap oprichten, een EBVBA. De voorwaarden zijn dezelfde als bij een BVBA, alleen het te volstorten minimumkapitaal is hoger (12.400 in plaats van 6.200 )! 12 De Ondernemerswegwijzer is een realisatie van UNIZO in samenwerking met Adviesbureau voor Zelfstandigen Stad Antwerpen, Dienst Economie Stad Gent, UNIZO Regio Vlaams-Brabant & Brussel en STEBO en met de steun van het Europees Sociaal Fonds.
04 In België krijgen werklozen, zieken, gepensioneerden van de overheid een inkomen. Dit inkomen wordt betaald met sociale bijdragen van de werkende bevolking. Wanneer u werkt, ook als zelfstandige, betaalt u sociale bijdragen. Van zodra u niet meer kan werken, krijgt u, dankzij die bijdragen toch nog een inkomen. Er bestaat wel een verschillend systeem voor werknemers enerzijds en zelfstandigen anderzijds. Als zelfstandige bouwt u bijvoorbeeld minder sociale bescherming op dan werknemers. Wat met uw sociale zekerheid? 4A U Wat krijgt u in ruil voor uw bijdragen? heeft recht op: gezinsbijslag: kraamgeld en kinderbijslag een ziekteverzekering: uitkering bij zogenaamde grote risico s (bijvoorbeeld bevalling, opname in ziekenhuis...) en bij arbeidsongeschiktheid pensioenen: het rustpensioen en het overlevingspensioen een faillissementsverzekering De juiste bedragen kan u navragen bij uw sociaal verzekeringsfonds. 4B Als Bijdragen via een sociaal verzekeringsfonds zelfstandige moet u om de drie maanden sociale bijdragen (kwartaalbijdragen) betalen. U doet dat via een sociaal verzekeringsfonds. Bijvoorbeeld het Sociaal Verzekeringsfonds voor Zelfstandigen SVMB ( www.svmb.be of tel: 02 238 04 11). Mijn sociaal verzekeringsfonds is: Adres:............ Telefoon:............ Mijn aansluitingsnummer is:........ Mijn contactpersoon is:............ 13
Hoeveel moet u betalen? 1. Voorlopige minimale bijdragen Wanneer u start, betaalt u de eerste 3 jaar de minimale voorlopige bijdragen. 4C BELANGRIJK : Dit zijn de voorlopige minimale bijdragen. De minimale voorlopige bijdrage voor een zelfstandige in hoofdberoep bedraagt ongeveer 500 per kwartaal. Dit is berekend op een netto jaarinkomen van ongeveer 9.500. VOORLOPIG: U moet rekenen dat u ongeveer 20% aan sociale bijdragen betaalt op uw netto-inkomen. De exacte definitieve bijdrage wordt berekend op basis van het netto-bedrijfsinkomen. Bij een starter is dat nog niet gekend. Daarom moet u een voorlopig wettelijk vastgestelde bijdrage betalen. Na het 3e jaar zal de exacte definitieve bijdrage worden berekend. MINIMAAL: Zelfs al is uw inkomen lager dan voorzien, deze bedragen zal u nooit kunnen terugvorderen. 2. In sommige gevallen kan u minder voorlopige minimale bijdragen betalen. Als u al zeker weet dat uw netto-inkomen hoger zal zijn dan ongeveer 9.500 euro, vraag dan aan uw sociaal verzekeringsfonds om hogere bijdragen te betalen. Zo vermijdt u verrassingen bij de herziening. U betaalt ook minder belastingen! a. Als zelfstandige in bijberoep. U bent werknemer met een halftijds arbeidscontract (50%) Of u werkt in het onderwijs en geeft 6/10-en van een volledig lessenrooster. U mag starten in bijberoep. U heeft een vervangingsinkomen (OCMW, werkzoekende) in sommige uitzonderlijke gevallen én met uitdrukkelijke goedkeuring van de uitbetalingsinstelling kan u starten in bijberoep. De voorlopige minimale bijdrage bedraagt slechts 60 per kwartaal. B. Indien u geniet van sociale rechten via uw echtgenoot/echtgenote (die werknemer is). Of als u student bent (en jonger dan 25 jaar). Of als u een overlevingspensioen hebt. En u verdient minder dan ongeveer 5.600 per jaar. U kan een gelijkstelling met bijberoep aanvragen. U zal dan een verminderde bijdrage betalen (maximum ongeveer 240 per kwartaal). C. Indien uw echtgenoot zelfstandige is in hoofdberoep, u heeft zelf geen andere activiteit of vervangingsinkomen en u helpt uw partner. U bent geboren voor 1/1/1956: U betaalt slechts een verplichte bijdrage voor het mini-statuut (ongeveer 20 per kwartaal). U bent geboren na 1/1/1956: U betaalt een verplichte bijdrage van ongeveer 240 per kwartaal voor het maxi-statuut. D. Familieleden jonger dan 20 jaar of die maar af en toe (minder dan 90 dagen per jaar en niet regelmatig) helpen (bijvoorbeeld de echtgeno(o)t(e)) moeten geen sociale bijdrage betalen. 14
4D U En de mutualiteit? moet u ook aansluiten bij een mutualiteit of ziekenfonds. Zij geven u een SIS-kaart, die nodig is voor de terugbetaling van de geneeskundige uitgaven. Zo kan u ook een tussenkomst krijgen voor de zogenaamde kleine risico s (doktersbezoek, aankoop medicamenten ). In elk geval moet u het ziekenfonds verwittigen wanneer u zelfstandige geworden bent. De verschillende ziekenfondsen vindt u bij het Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering. ( www.riziv.fgov.be Verzekeringsinstellingen contacteer de ziekenfondsen of tel: 02 739 71 11) Start u als zelfstandige na 1 juli 2006 dan is de verzekering voor kleine risico s automatisch inbegrepen in uw sociale bijdragen. Mijn mutaliteit is: Organisatie: Adres:............ Telefoon:............ Mijn aansluitingsnummer is:........ Mijn contactpersoon is:............ 4e Sociale zekerheid en vennootschap Een vennootschap moet zich ook aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds. U betaalt hier een vast bedrag van ongeveer 350. Startende vennootschappen krijgen onder bepaalde voorwaarden vrijstelling van betaling van deze bijdrage (NIET van de aansluiting) gedurende de eerste 3 jaar. EEN VENNOOT IS EEN ZELFSTANDIGE! Een vennoot kan werknemer zijn in de vennootschap. Dan krijgt hij of zij een loon en betaalt de vennootschap de sociale bijdragen voor werknemers. Maar de vennoot kan ook een vergoeding van de vennootschap ontvangen voor het beheer en de geleverde prestaties. Hij of zij is dan werkend vennoot. Als dit voor de vennoot de belangrijkste bron van inkomen is, zal die met deze vergoeding zelf de eigen sociale zekerheid moeten financieren. Onderstaand schema maakt dit duidelijk: actief vennoot vennootschap Ontvangt beheerdersvergoeding Ondernemingsnr. Schrijft facturen Ontvangt betalingen Betaalt BTW Betaalt beheerdersvergoeding actief vennoot Betaalt: - sociale zekerheid - mutualiteit - inkomensbelasting De Ondernemerswegwijzer is een realisatie van UNIZO in samenwerking met Adviesbureau voor Zelfstandigen Stad Antwerpen, Dienst Economie Stad Gent, UNIZO Regio Vlaams-Brabant & Brussel en STEBO en met de steun van het Europees Sociaal Fonds. 15
16
05 Uw boekhouding levert u een schat aan informatie. En kennis is winst! Een goede boekhouding is dus méér dan een wettelijke verplichting. Zelfs wanneer u werkt met een externe boekhouder, kijkt u best zelf ook uw boeken (uw financiële situatie) regelmatig na. Zo kan u elke dag de juiste financiële beslissingen nemen voor uw onderneming. Uw boekhouding is goud waard 5A Een goede boekhouding Elke zelfstandige is wettelijk verplicht een goede boekhouding bij te houden! Dat wil zeggen dat ze: voldoende informatie geeft over alle verrichtingen in uw onderneming gebaseerd moet zijn op de juiste documenten (bijvoorbeeld facturen, rekeninguittreksels, afschrijvingstabellen, enz.) Heeft u een handelszaak (éénmanszaak) en is uw jaarlijkse omzet lager dan 500.000? Heeft u een vennootschap (BVBA, EBVBA, CV, NV) of is uw jaarlijkse omzet hoger dan 500.000? Zo ja: dan volstaat het een vereenvoudigde boekhouding bij te houden. Dit betekent: een aankoop- en verkoopboek bijhouden = map met inkomende facturen (aankoopfacturen) = dagontvangstenboek of een speciaal (genummerd) facturenboek voor uw uitgaande facturen (verkoopfacturen) dagelijks uw kas- en bankboek (financiële dagboeken) invullen = nota s van de betalingen en ontvangsten van geld die u verricht = de bankrekeninguittreksels voor de betalingen via uw bankrekening voor beroepsgebruik (apart van uw privé-bankrekening) Dan moet u een volledige (dubbele) boekhouding bijhouden! Dit betekent dat u dezelfde boeken bijhoudt als bij een éénmanszaak (zie hiernaast) én bovendien: een rekeningstelsel moet gebruiken. een uitgebreide jaarrekening moet neerleggen (bestaande uit een balans, een resultatenrekening en een toelichting). één keer per jaar een inventarisatieboek en de jaarrekening opstellen. 17
Kies een boekhouder Wanneer u zelf de boeken goed bijhoudt, kan u de tussenkomst (en de kosten) van een boekhouder beperken tot de driemaandelijkse BTW-aangiften, de jaarlijkse aangifte van de inkomstenbelastingen of het opstellen van de jaarrekeningen van de vennootschap. 5b Voor vragen over uw boekhouding of de betaling van belastingen (zie 06 ) kan u een beroep doen op een boekhouder of accountant. mijn boekhouder is: naam: Adres:............ Telefoon:......... fax:. e-mail:........... Uw boekhouding : basis voor belastingen Uw boekhouding is ook de basis voor de berekening van uw belastingen. U kan er dus uit aflezen hoeveel belastingen u zal moeten betalen. De lijst met erkende accountants vindt u bij het Beroepsinstituut van Erkende Boekhouders en Fiscalisten ( www.bibf.be Tableau of tel: 02 626 03 80) of bij het Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten ( www.iec-iab.be ledenlijst of tel: 02 543 74 90) 5c Houd ze nauwkeurig bij zodat u de juiste informatie kan geven aan de fiscus, zowel voor de betaling van de inkomstenbelasting, de vennootschapsbelasting als de BTW. 18 De Ondernemerswegwijzer is een realisatie van UNIZO in samenwerking met Adviesbureau voor Zelfstandigen Stad Antwerpen, Dienst Economie Stad Gent, UNIZO Regio Vlaams-Brabant & Brussel en STEBO en met de steun van het Europees Sociaal Fonds.
06 Als zelfstandige moet u rekening houden met twee soorten belastingen: De inkomstenbelasting (personenbelasting): een belasting op uw netto-inkomen als zelfstandige. ( 6A ) De BTW: een belasting op de toegevoegde waarde van uw activiteit. ( 6B ) Voor vennootschappen is er ook nog de vennootschapsbelasting. ( 6C ) Welke belastingen en hoeveel? 6A Belastingen op uw netto-inkomen Eén keer per jaar moet u een aangifte indienen voor 30 juni op de netto-inkomsten van het voorgaande jaar (fiscaal jaar = 1/1 tot 31/12). U moet hier Vak 2 invullen van de personenbelastingsaangifte. 1. berekening van uw netto-inkomen Het bruto inkomen van uw beroepsactiviteit uw bijkomende uitkeringen uw persoonlijke huurinkomsten uit handelshuur de aftrekbare beroepskosten (100% aftrekbaar) gedeeltelijk (geen 100%) of naar verhouding (enkel beroepsgedeelte) aftrekbaar Sociale bijdragen (SVMB ) Mutualiteit Werkkledij materiaal - reclamekosten Lichte vrachtwagen/bestelwagen Personenauto Restaurant GSM Computer Huishuur (gedeelte bureau/atelier) uw netto-inkomen Als zelfstandige moet u voor alle kosten bewijzen (verantwoordingsstukken) uit uw boekhouding kunnen voorleggen (bv. facturen, bonnetjes...). 19
2. Hoeveel belastingen moet u dan betalen? a. Belastingsvrije minimum Op de eerste 5780 (aanslagjaar 2006 - inkomsten 2005) betaalt u geen belasting. Dit is het belastingsvrije minimum. b. Verhoging van het belastingsvrije minimum door gezinslast Heeft u één kind ten laste het belastingsvrije minimum wordt verhoogd met 1.230 tot 7.010 Heeft u 2 kinderen ten laste het belastingsvrije minimum wordt verhoogd met 3.160 tot 8.940 Heeft u 3 kinderen ten laste het belastingsvrije minimum wordt verhoogd met 7.080 tot 12.860 Heeft u 4 kinderen ten laste het belastingsvrije minimum wordt verhoogd met 11.450 tot 17.230 Heeft u meer dan 4 kinderen het belastingsvrije minimum wordt verhoogd van 17.230 met 4.370 per extra kind c. Belasting op uw inkomen boven het belastingsvrije minimum Boven het belastingsvrije minimum betaalt u een verschillend percentage naargelang de inkomensschijf. Dit gaat als volgt: Op de inkomensschijf van 0 tot 7.100,00: 25% Op de schijf van 7.100,00 tot 10.100,00: 30% Op de schijf van 10.100,00 tot 16.830,00: 40% Op de schijf van 16.830,00 tot 30.840,00: 45% voor de schijf boven 30.840,00: 50% d. Gemeentelijke aanvullende belasting Afhankelijk van de gemeente waar u woont, betaalt u ook nog een gemeentelijke aanvullende belasting. Die bedraagt gemiddeld 7%. U kan dit percentage navragen bij uw gemeentebestuur. 3. Voorafbetalingen Als zelfstandige bent u verplicht voorafbetalingen te doen. Dit wil zeggen dat u op voorhand al een deel van de verwachte belastingen betaalt. Dat is voordelig want als u het niet doet, past de fiscus een belastingsvermeerdering toe. De voorafbetalingen moeten vier keer per jaar gebeuren: op 10 april, 10 juli, 10 oktober, en 20 december. In principe betaalt u telkens één vierde van de te verwachten verschuldigde belasting. Een zelfstandige die voor de eerste maal in hoofdberoep start, wordt 3 jaar vrijgesteld van voorafbetalingen. Dit geldt eveneens voor nieuwe vennootschappen. Gedurende die periode zal u van de fiscus geen belastingsvermeerdering krijgen. U kan wel vrijwillig voorafbetalingen doen en zo genieten van belastingsvermindering. Let wel op: vrijstelling van voorafbetalingen is GEEN vrijstelling van belastingen!!! 4. De fiscus U moet zich eerst inschrijven in het repertorium van de Dienst der Voorafbetalingen (Federale Overheidsdienst Financiën http://fiscus.fgov.be voorafbetalingen - tel: 02 336 40 40) De voorafbetaling gebeurt dan op bankrekeningnummer 679-2002340-66 voor natuurlijke personen en rekeningnummer 679-2002330-56 voor vennootschappen. De inkomensbelasting wordt geïnd en gecontroleerd door de Administratie van de Ondernemings- en Inkomensfiscaliteit (AOIF). Het juiste adres van dit kantoor hangt af van uw woonplaats (uw officieel adres in België). 20
Zoek het adres op www.fiscus.fgov.be Adressen van de federale belastingadministraties. Zoeken via bevoegdheden (of tel: 02 336 69 99) en vul het hier in. Mijn belastingskantoor is: Zie ook deel 2 10 6b De BTW (belasting op de toegevoegde waarde) De BTW is een belasting op uw activiteit (het leveren van goederen of diensten). Het percentage hangt af van het soort goederen of diensten dat u levert. Als u geen activiteit heeft, hoeft u geen BTW te betalen. Het is dus een variabele belasting. De meest voorkomende tarieven zijn 6% (voedingsmiddelen) en 21% (persoonsverzorging, bouwactiviteiten, restaurant, telecommunicatie ) 1. Hoe berekent u de BTW? Als leverancier moet u BTW aanrekenen aan uw klanten. Uw klanten betalen BTW aan u. U betaalt BTW aan uw leveranciers. Aan de fiscus betaalt u alleen het verschil. Samen met uw boekhouder vult u de eerste keer het aangifteformulier in. Wellicht kan u het daarna zelf invullen. Er bestaan softwarepakketten die uw BTW-administratie perfect integreren in uw dagelijkse boekhoudkundige verrichtingen. 2. Hoe betaalt u de BTW? De meeste zelfstandigen doen een DRIEMAANDELIJKSE aangifte. Als uw omzet hoger is dan 500.000 (per jaar) moet u MAANDELIJKS een aangifte doen. Tegelijkertijd met uw aangifte, moet u ook de BTW betalen! Dat gebeurt dus minimaal 4 maal per jaar. Tegen 20 april, 20 juli, 20 oktober en 20 januari. Het rekeningnummer is 679-2003000-47. Uw BTW-kantoor hangt af van de maatschappelijke zetel van uw vennootschap of uw éénmanszaak. Zoek het adres op www.fiscus.fgov.be Adressen van de federale belastingadministraties (of tel: 02 33 66 999) en vul het hier in: Mijn btw-aangiftekantoor is:.. 3. Enkele veel voorkomende uitzonderingen Uw omzet is lager dan 5.580 U kan een vrijstelling van BTW krijgen. U moet geen BTW aanrekenen, maar kan ook geen BTW aftrekken. U heeft een winkel (bakkerij, beenhouwerij, groentewinkel, café, kapperszaak ) en u maakt voor 75 % van uw klanten geen factuur. Uw omzet is minder dan 750.000. Dan is er mogelijkheid tot een forfaitaire (vooraf bepaalde) belasting. Vraag hiervoor inlichtingen bij uw BTW-inspecteur. U bent in de bouwsector actief? U kan gebruik maken van twee belangrijke specifieke uitzonderingen: 21
1. 6% in plaats van 21% Normaal gezien bedraagt het BTW-tarief 21%. Voor renovatie- en onderhoudswerken aan privé-woningen ouder dan 5 jaar is het tarief 6% van toepassing. Zorg ervoor dat uw klant een attest tekent waarin hij/zij verklaart dat de woning ouder dan 5 jaar is. 2. BTW te voldoen door medecontractant Een geregistreerd aannemer die werk in onroerende staat uitvoert, moet een factuur zonder BTW opstellen, op voorwaarde dat de klant (ook) BTW-plichtig is zijn BTW-aangiften indient geheel of gedeeltelijk handelt voor zijn beroep Op de factuur moet staan: BTW te voldoen door de medecontractant KB nr.1, art.20 Voor vennootschappen: de vennootschapsbelasting De vennootschap betaalt belastingen op haar winst: de bruto inkomsten (onroerende, roerende, inclusief dividenden, diverse en bedrijfsinkomsten) ACCIJNZEN Verkoopt u producten zoals brandstof, alcohol of tabak? Dan moet u rekening houden met accijnzen. Dit is een belasting op het verbruik of gebruik van deze producten: Er bestaat een aparte reglementering voor de betaling van accijnzen. De controle gebeurt door het Kantoor der Douane en Accijnzen (D & A). De adressen zijn te vinden op www.fiscus.fgov.be Adressen van de federale belastingadministraties of tel: 02 33 66 999 6c de bewezen aftrekbare beroepskosten en bestedingen de winst Het belastingstarief voor vennootschappen bedraagt 33,99% vanaf aanslagjaar 2005 (inclusief 3% crisisbelasting). BELANGRIJK Gemeentelijke en gewestelijke belastingen De gemeenten kunnen ook belastingen heffen op een aantal toestanden, aangelegenheden of feiten die zich voordoen op hun grondgebied. Ondernemingen en zelfstandigen kunnen zo onderworpen worden aan specifieke belastingen van de gemeente of het gewest waar ze gevestigd zijn. Dit kan gaan om belastingen op marktstaanplaatsen, verhuur van kamers, uitstalramen en lichtreclames, computerschermen, huisvuilophaling, het plaatsen van wegwijzers, het openen of uitbaten van een nachtwinkel, enzovoort Vraag hiervoor informatie bij de dienst economie of de gemeentelijke ontvanger van uw gemeente. 22 De Ondernemerswegwijzer is een realisatie van UNIZO in samenwerking met Adviesbureau voor Zelfstandigen Stad Antwerpen, Dienst Economie Stad Gent, UNIZO Regio Vlaams-Brabant & Brussel en STEBO en met de steun van het Europees Sociaal Fonds.
Met deze checklist kan u controleren of u alle noodzakelijke documenten heeft. Als u alles heeft aangekruist, bent u zeker dat u de belangrijkste documenten heeft om correct uw activiteit als zelfstandige uit te oefenen. Stop in deze map een kopie of het origineel van deze documenten. Zo heeft u die altijd bij de hand. Checklist Diploma Kopie van origineel Kopie van vertaling Beslissing Ministerie i.v.m. gelijkschakeling of niveaubepaling Attest ondernemingsloket m.b.t. basiskennis bedrijfsbeheer Kopie identiteitskaart en/of verblijfsvergunning (BIVR) Beroepskaart of PECO-attest Uittreksel Kruispuntbank voor Ondernemingen (via ondernemingsloket) Bewijs van activering van BTW Aansluitingsverklaring van het Sociaal Verzekeringsfonds voor Zelfstandigen Aansluiting mutualiteit Voor een vennootschap statuten bewijs van neerlegging bij registratie en publicatie in Belgisch Staatsblad kopie aandelenregister De Ondernemerswegwijzer is een realisatie van UNIZO in samenwerking met Adviesbureau voor Zelfstandigen Stad Antwerpen, Dienst Economie Stad Gent, UNIZO Regio Vlaams-Brabant & Brussel en STEBO en met de steun van het Europees Sociaal Fonds. 23
24