Aanbestedingsnummer : 15522

Europese aanbesteding volgens de openbare procedure voor Printservices ten behoeve van Samenwerkingsverband Vastgoedinformatie Heffing en Waardebepaling (SVHW) Aanbestedingsnummer : 15522 Versie : 2.1 Datum : 22 april 2013

Inhoudsopgave BEGRIPPEN EN ALGEMENE BEPALINGEN... 5 1. INLEIDING... 8 1.1 Algemeen... 8 1.2 Opdrachtgever en Aanbesteder... 8 1.3 Beschrijving van de Aanbesteder en verzorgingsgebied... 8 1.4 Beschrijving van de Aanbesteding... 8 1.5 Doel van de aanbestedingsprocedure... 8 1.5.1 Planning... 9 1.5.2 Uitvoering... 10 1.5.3 Ontwikkeling volume... 10 1.6 Huidige situatie... 10 1.6.1 Huidige verwerkingsproces... 10 1.6.2 Databestanden... 10 1.6.3 Documenten... 11 1.7 Gewenste situatie... 11 2. AANBESTEDINGSPROCEDURE... 13 2.1 Algemeen... 13 2.2 Aankondiging... 13 2.3 Communicatie en contactpersoon... 13 2.4 Contactpersoon Inschrijver... 13 2.5 Planning van de aanbesteding... 14 2.6 Opvragen Bestek, vragen, onduidelijkheden... 15 2.6.1 Opvragen Bestek... 15 2.6.2 Vragen... 15 2.6.3 Onduidelijkheden/Onvolkomenheden/Tegenstrijdigheden... 16 2.7 Overige voorwaarden... 16 2.8 Financiële voorwaarden... 18 2.8.1 Geldigheidsduur inschrijving... 18 2.8.2 Prijsniveau en -wijzigingen... 18 2.8.3 Betaling... 18 2.9 Aanleveren van de Inschrijving... 18 2.9.1 Inleververplichtingen... 18 2.10 Uitsluitingsgronden... 19 2.11 Overeenkomst... 20 2.12 Inkoopvoorwaarden... 20 2.13 Voorbehoud... 20 2.14 Terugtrekking... 20 2.15 Rechtsgeldige ondertekening... 20 2.16 Kostenvergoeding... 21 Aanbestedingsdocument SVHW Printservices v 2.1 2 van 85

3. GESCHIKTHEIDSEISEN EN UITSLUITINGSGRONDEN... 22 3.1 Algemeen... 22 3.2 Continuïteit, draagkracht en capaciteit... 22 3.3 Beroeps- en technische bekwaamheid... 22 3.4 Kwaliteitsborging... 23 3.5 Model K... 23 3.6 Gedraging in strijd met Nederlands of Europees mededingingsrecht... 24 4. VOORSCHRIFTEN EN OVERIGE EISEN VOOR DEELNAME... 25 4.1 Vormvereisten... 25 4.2 Algemene bedrijfsinformatie... 25 4.3 Samenwerkingsverband... 25 4.4 Indeling Inschrijving... 25 4.5 Varianten... 26 5. BEOORDELING EN GUNNING... 27 5.1 Algemeen... 27 5.2 Realistische prijzen en kosten... 27 5.3 Beoordelingscommissie... 27 5.4 Procedure... 28 5.5 Nadere uitwerking... 28 5.5.1 Opening van de Inschrijvingen... 28 5.5.2 Controle van de Inschrijvingen... 28 5.5.3 Controle Inschrijver op uitsluitingsgronden... 28 5.5.4 Beoordeling Inschrijver op de geschiktheidseisen... 29 5.5.5 Beoordeling Inschrijvingen aan de hand van de Primaire Eisen... 29 5.5.6 Beoordeling Inschrijvingen aan de hand van de Aanvullende Eisen... 29 5.5.7 Beoordelingscriteria... 29 5.5.8 Beoordeling Inschrijvingen... 30 5.5.9 Beoordeling Inschrijvingen op Prijs... 30 5.5.10 Beoordeling Inschrijvingen op Kwaliteit... 31 5.5.11 Voorgenomen gunningsbesluit... 31 5.5.12 Proof of Concept (PoC) en beoordeling daarvan... 32 5.5.13 Besluit tot definitieve gunning... 32 5.6 Gunning... 32 5.7 Geschillen... 33 6. PROGRAMMA VAN PRIMAIRE EISEN EN AANVULLENDE EISEN... 34 6.1 Gebruik formulieren... 34 6.2 Toelichting... 34 6.3 Overzicht processen... 34 6.4 Primaire eisen en Aanvullende eisen behorende bij het gunningscriterium kwaliteit... 35 6.4.1 Eisen en aanvullende eisen behorende bij het subgunningscriterium 1A... 35 6.4.2 Overige Eisen en Aanvullende eisen behorende bij het subgunningscriterium 1B... 41 Aanbestedingsdocument SVHW Printservices v 2.1 3 van 85

7. BIJLAGEN... 47 Bijlage 0: Inschrijvingsbiljet... 48 Bijlage 1: Bedrijfsgegevens Inschrijver... 49 Bijlage 2: Model eigen verklaring... 50 Bijlage 3: Verklaring bestuurder omtrent rechtmatigheid inschrijving... 51 Bijlage 4: Prijstabel... 52 Bijlage 5: Model holdingverklaring... 53 Bijlage 6: Verklaring financiële draagkracht... 55 Bijlage 7: Ervaring met soortgelijke opdrachten (referenties)... 56 Bijlage 8: Model K... 60 Bijlage 9: Format Vragenformulier Nota van Inlichtingen... 61 Bijlage 10: Akkoordverklaring Procedure... 62 Bijlage 11: Invulformulier Primaire Eisen... 63 Bijlage 12: Invulformulier II.B Lijst van Aanvullende Eisen... 65 Bijlage 13: Belastingsoorten... 66 Bijlage 14: Typen documenten... 67 Bijlage 15: Diakritische tekens... 69 Bijlage 16: Bewaartermijnen persoonsgegevens... 70 Bijlage 17: Inkoopvoorwaarden... 71 Bijlage 18: Concept Overeenkomst... 80 Aanbestedingsdocument SVHW Printservices v 2.1 4 van 85

BEGRIPPEN EN ALGEMENE BEPALINGEN Aanbesteder Samenwerkingsverband Vastgoedinformatie Heffing en Waardebepaling (SVHW) Acceptatie De goedkeuring door Opdrachtgever van (onderdelen van) de Prestatie Algemene Voorwaarden De Algemene Rijksvoorwaarden bij IT-Overeenkomsten, versie 2010 met inbegrip van de bijzondere bepalingen die betrekking hebben op Gebruiksrechten en op Onderhoud. Bestek Het onderhavige document, inclusief standaardformulieren, appendices en bijlagen, nadere toelichting en wijzigingen waarin de Opdrachtgever de Prestatie en het door Opdrachtgever beoogde gebruik daarvan alsmede de aanbestedingsprocedure heeft beschreven. Bijlage Een bijvoegsel bij het Bestek. Brongegevens De gegevens die minimaal nodig zijn voor het uitvoeren van de processen, zoals benoemd in het Bestek. Contract De Overeenkomst tussen de Opdrachtgever en Wederpartij waarin de afspraken ten aanzien van de Opdracht zijn vastgelegd. Derde De onderneming op wiens financieel economische draagkracht of technische bekwaamheid de Inschrijver zich beroept. Dienstverlener De organisatie of onderneming aan wie de Opdracht tot het verlenen van de in dit Bestek genoemde diensten wordt verstrekt door Aanbesteder. Eigen Verklaring De verklaring die als Bijlage bij dit Bestek is gevoegd en die de Inschrijver volledig en naar waarheid ingevuld en rechtsgeldig ondertekend bij zijn Inschrijving moet voegen. Implementatie Het geheel van handelingen en maatregelen die nodig zijn om de organisatie van Opdrachtgever geschikt het maken voor het overeengekomen gebruik van de printservices. 2013 SVHW Aanbestedingsdocument Printservices v 2.1 5 van 85

Implementatieplan De gedetailleerde beschrijving en uitwerking van alle handelingen die nodig zijn om de organisatie van Opdrachtgever geschikt het maken voor het overeengekomen gebruik van de printservices Inschrijver De onderneming (of een combinaties van ondernemingen) die door Opdrachtgever op basis van de uitkomst van de beoordeling van de selectiefase als omschreven in de Selectieleidraad is uitgenodigd tot het doen van een Inschrijving en deze daadwerkelijk uitbrengt aan Opdrachtgever. Inschrijving De door de Inschrijver op basis van het Bestek ingediende offerte, inclusief bijlagen. Kandidaat Inschrijver De belangstellende ondernemer/onderneming die na registratie op www.aanbestedingskalender.nl resp. www.tenderned.nl het Bestek heeft gedownload. Leverancier Zie Dienstverlener Opdracht De door Wederpartij ten behoeve van Opdrachtgever te verrichten werkzaamheden zoals omschreven in dit Bestek. Opdrachtgever Samenwerkingsverband Vastgoedinformatie Heffing en Waardebepaling (SVHW). Opdrachtnemer De ondernemer aan wie door de Opdrachtgever de Opdracht als gevolg van deze aanbesteding is gegund. Offerte De inschrijving als antwoord op de in dit Bestek verwoorde aanvraag. Opdracht De door Inschrijver ten behoeve van Opdrachtgever te verrichten werkzaamheden zoals omschreven in dit Bestek. Prestatie De door Inschrijver te leveren producten of diensten, de door te voeren Opdracht en/of het te verstrekken gebruiksrecht dan wel een daarvan, waaronder begrepen de levering van materialen, software en documentatie, in overeenstemming met de aanvullende eisen, eisen en voorwaarden zoals vastgelegd en geaccordeerd in dit Bestek en de daarbij behorende documenten. 2013 SVHW Aanbestedingsdocument Printservices v 2.1 6 van 85

Printservices Alle Print-, Mail-, Couverteer- en Verzendwerkzaamheden die door Inschrijver worden uitgevoerd ten behoeve van en/of in opdracht van Aanbesteder. Onder Printservices is mede begrepen alle voorbereidende en ondersteunende handelingen die noodzakelijk zijn om de hiervoor bedoelde werkzaamheden verantwoord en conform het in dit Bestek aangegeven eisen en voorwaarden te realiseren. 2013 SVHW Aanbestedingsdocument Printservices v 2.1 7 van 85

1. INLEIDING 1.1 Algemeen Voor u ligt het bestek behorende bij de openbare Europese aanbesteding voor de uitvoering van Print-, Mail-, Couverteer- en Verzendwerkzaamheden van waterschapsaanslagen, gemeentelijke aanslagen en overige voorkomende documenten aan te bieden door het Samenwerkingsverband Vastgoedinformatie Heffing en Waardebepaling (SVHW), hierna te noemen Aanbesteder, met aanbestedingsnummer 15522 (Tenderned). Het Bestek bevat de regels met betrekking tot het opstellen van een offerte en de gunning enerzijds en de belangrijkste voorwaarden en condities van de overeenkomst die SVHW wil aangaan anderzijds. 1.2 Opdrachtgever en Aanbesteder Opdrachtgever voor deze aanbesteding is de directie van SVHW. 1.3 Beschrijving van de Aanbesteder en verzorgingsgebied Het SVHW is een openbaar lichaam op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Deze organisatie treedt op als Aanbesteder, respectievelijk Opdrachtgever. De belangrijkste taak van SVHW is het heffen en innen van de belastingen ten behoeve 26 gemeenten in Zuid-Holland en Noord-Brabant, het waterschap Hollandse Delta en de Regionale Afvalstoffen Dienst Hoeksche Waard. Daarnaast is SVHW verantwoordelijk voor de uitvoering van de Wet Waardering Onroerende Zaken (WOZ). Dit betekent dat SVHW de WOZ-waarde van alle onroerende zaken in de aangesloten gemeenten vaststelt. 1.4 Beschrijving van de Aanbesteding Het SVHW heeft de diensten voor printwerkzaamheden in de afgelopen jaren grotendeels uitbesteed. Met deze aanbesteding wil SVHW bereiken dat de genoemde diensten volledig en voor een langere periode worden vervuld. Dit houdt onder meer in dat Inschrijver alle voornoemde aanslagdocumenten kan verwerken en verzenden. Tevens wordt verwacht dat hij alle documenten kan verzorgen ten behoeve van het invorderingsproces. Hieronder worden o.a. verstaan de maandelijkse herinneringen, aanmaningen, dwangbevelen enz. 1.5 Doel van de aanbestedingsprocedure Aanbesteder is voornemens één Dienstverlener te contracteren, die de Opdracht op basis van het gunningcriterium economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) kan realiseren. Deze is verantwoordelijk voor de uitvoering conform Primaire eisen, Aanvullende eisen en voorwaarden van dit Bestek van print-, mail-, couverteer-, verzend- en archiveringswerkzaamheden met betrekking tot de waterschapsheffingen, gemeentelijke heffingen en overige door Aanbesteder aan te bieden documenten. Het gaat hierbij totaal om ongeveer 1,1 miljoen documenten per jaar voor de Aanbesteder. Opdrachtgever en Opdrachtnemer sluiten hiertoe een afzonderlijke Overeenkomst met één Leverancier worden gesloten, voor de initiële duur van drie (3) jaar, ingaande 1 januari 2014, met een eenzijdige optie voor de Opdrachtgever tot verlenging van tweemaal een (1) jaar. In de Overeenkomst is opgenomen dat bij het aangaan van een samenwerking van SVHW met andere overheden de Overeenkomst zal worden beëindigd op de datum dat de samenwerking formeel begint. 2013 SVHW Aanbestedingsdocument Printservices v 2.1 8 van 85

Alle Opdrachten waarvan vóór 1 januari 2014 al Opdracht is gegeven aan de huidige leverancier zullen door de huidige leverancier worden uitgevoerd en vallen buiten deze aanbesteding. Opdrachten vallen binnen de af te sluiten Overeenkomst naarmate de Opdrachten voor de einddatum van de af te sluiten Overeenkomst worden geplaatst (zelfs indien de uiteindelijke datum van uitvoering van de Opdrachten na de einddatum van de af te sluiten Overeenkomst valt). In onderstaande tabel worden de aantallen documenten nader weergegeven. Rubriek Aantal Aantal aanslag(regels) 3.100.000 Aantal aanslagbiljetten 900.000 Aantal aanmaningen in 2012 100.000 Aantal dwangbevelen in 2012 50.000 Totaal aantal documenten in 2012 1.050.000 Bovenstaande aantallen en planning zijn/is indicatief; hieraan kunnen geen rechten worden ontleend! 1.5.1 Planning De bulk van de werkzaamheden vindt jaarlijks plaats in de maanden januari tot en met mei. Daarnaast kunnen er maandelijks kleine runs (bestaande uit een beperkt aantal documenten) worden vervaardigd. Documenten kunnen in hoeveelheden van enkele tientallen tot tienduizenden verspreid in de maand op verschillende dagen ongesorteerd worden aangeboden, rekening houdend met de verwerkingstijd. Sortering van de aangeboden documenten past niet in het verwerkingsproces van Opdrachtgever. De aangeboden documenten kunnen binnen een Opdracht van verschillende aard zijn en de hoeveelheden zijn per Opdracht ook zeer verschillend. Per dag kunnen meerdere Opdrachten worden aangeboden waarbij adressering in geheel Nederland en het buitenland kan plaats vinden. Gezien de procedures van de Opdrachtgever, waarbij de termijnbewaking volgens de fiscale wetgeving moet plaatsvinden, is het niet mogelijk om de frequentie van het aanbieden van Opdrachten aan te passen aan de postverwerking. Dagelijkse postbezorging is noodzakelijk in verband met dagtekeningen van de diverse documenten en de daarmee samenhangende bezwaartermijnen. De postverwerker moet de frequentie (o.a. dagelijkse bezorging) en grootte (ongesorteerd) van de Opdracht kunnen garanderen. De bulk is als volgt verdeeld: 1. In de maand januari moeten binnen drie weken te rekenen vanaf de eerste aanbieding van documenten ongeveer 150.000 aanslagen zuiveringsheffing/watersysteemheffing ingezetenen ter post worden aangeboden. 2. In de maand februari worden binnen 3 weken te rekenen vanaf de eerste aanbieding van documenten ongeveer 680.000 aanslagen zuiveringsheffing/watersysteemheffing ingezetenen/ gemeentelijke heffingen ter post aangeboden. 3. In de maand mei worden in totaal 140.000 aanslagen watersysteemheffing gebouwd en/of ongebouwd en herinneringen ter post aangeboden. 4. De rest van het jaar zullen verschillende kleine runs voor herinneringen, aanmaningen, dwangbevelen e.a. worden aangeboden. Totaal betreft dit enige tienduizenden stuks. 2013 SVHW Aanbestedingsdocument Printservices v 2.1 9 van 85

De hiervoor genoemde aantallen en planning zijn/is indicatief; hieraan kunnen geen rechten worden ontleend! 1.5.2 Uitvoering De bulk van de werkzaamheden vindt jaarlijks plaats in de maanden februari, mei, juli en augustus. Daarom zullen Opdrachtgever en Inschrijver het concept Implementatieplan zo spoedig mogelijk na gunning van de Opdracht en ondertekening van de Overeenkomst nader op elkaar afstemmen zodat Inschrijver per 1 januari 2014 in staat is om de dienstverlening op een juiste en adequate manier te starten. 1.5.3 Ontwikkeling volume Aanbesteder gaat ervan uit dat de komende jaren het aantal gedrukte documenten verder zal worden beïnvloed door de toenemende digitalisering. Tegelijkertijd bestaat de mogelijkheid dat één of meer nieuwe deelnemers zullen toetreden, terwijl mogelijk bestaande deelnemers uittreden, dan wel wijzigingen doorvoeren in de aard en omvang van de door hen aan SVHW op te dragen werkzaamheden. Deze ontwikkeling kan ook effect hebben op het volume van het aantal te drukken en te verwerken documenten. Op grond daarvan moet onder rekening worden gehouden met een jaarlijkse fluctuatie van ± 15 % ten opzicht van het paragraaf 1.5 aangegeven totaal aantal documenten. 1.6 Huidige situatie SVHW maakt gebruik van de belastingapplicatie van Centric (Key2GH). Voor het opmaken van documenten wordt gebruik gemaakt van het programma KVReport (voor opmaak standaard documenten) en Ascii, PDF, Microsoft Word en Microsoft Excel. 1.6.1 Huidige verwerkingsproces Uitgangspunt is dat de bezorging van de documenten vóór de dagtekening van deze documenten plaats vindt. De verwerkingstermijn is afhankelijk van de grootte van de printopdracht. Er wordt een jaarplanning opgesteld waarin benoemd wordt wanneer welke en hoeveel documenten geprint en gemaild dienen te worden. (zie paragraaf 1.5). In verband met dagtekening en de daaraan gekoppelde bezwaartermijn moet postbezorging plaats kunnen vinden op alle dagen van de week met uitzondering van erkende zon- en feestdagen. 1.6.2 Databestanden SVHW werkt op dit moment met verschillende lay outs. Zodra de Opdracht is gegund zal in afstemming met Opdrachtnemer worden bepaald op welke wijze de bestaande set documenten qua lay out en indeling kan worden gestroomlijnd. Van Opdrachtnemer wordt in dat proces een adviserende bijdrage gevraagd. Inschrijver dient er rekening mee te houden dat SVHW voor ieder van de deelnemende partijen (gemeenten en waterschappen) op de uit te sturen documenten zowel het eigen logo als het logo van de betreffende deelnemer in kleur moet afdrukken. Voor deze logo s worden PMS kleuren gehanteerd. 2013 SVHW Aanbestedingsdocument Printservices v 2.1 10 van 85

1.6.3 Documenten SVHW onderscheidt op dit moment ca. 10 formuliertypen voor Belastingen. Elk van deze formulieren heeft een eigen bewerkingsopdracht. De Aanbesteder onderscheidt op dit moment de volgende (basis)formulieren voor Belastingen, te weten: A4 formaat 90 grams met accept giro en logo; A4 80 grams zonder acceptgiro met logo (automatische incasso); A4 80 grams zonder acceptgiro zonder logo (vervolgvellen). Met betrekking tot de te gebruiken enveloppen worden twee soorten enveloppen C5 gebruikt: de standaardenvelop met logo; de envelop voorzien van een speciale tekst ten behoeve van dwangbevelen. Voorlichtingsdrukwerk kan eventuele worden toegevoegd. Dit kan zowel worden toegevoegd na aanlevering van Aanbesteder als door zorg van Inschrijver (na levering van ontwerp door Aanbesteder) Bij alle documenten die van een logo moeten worden voorzien moet het logo van SVHW en het logo van de betreffende deelnemer worden opgedrukt in full color. 1.7 Gewenste situatie Het onderwerp van de aanbestedingsprocedure omvat het verrichten van print-, mail-, couverteer-, verzend- en archiveringswerkzaamheden voor Samenwerkingsverband Vastgoedinformatie Heffing en Waardebepaling (SVHW) ten behoeve van heffings- en invorderingsactiviteiten van de diverse belastingen. Deze activiteit bestaat uit de volgende delen: 1. Het werken volgens de door de Opdrachtgever opgestelde planning; 2. Het uitprinten van formulieren, zoals aanslagen, beschikkingen, standaardbrieven; 3. Het couverteren van de documenten; 4. Het meecouverteren van de bijsluiters die door de Aanbesteder separaat worden aangeleverd, of in overleg bij Leverancier of elders worden geproduceerd; 5. Het snijden, vouwen van prints en toevoegen van één of meerdere bijsluiters; 6. Het apart frankeren van aanslagen met één of meerdere vervolgvellen en aanslagen die naar buitenlandse adressen worden verzonden. De buitenlandse adressen moeten worden voorzien van een priority sticker; 7. Het aanleveren van de gecouverteerde en indien noodzakelijk gefrankeerde documenten bij het postbedrijf; 8. Het bestellen, op voorraad houden en bewaken van de voorraden formulieren en enveloppen; 9. Het op verzoek niet ter post bezorgen van runs, maar naar het betreffende Opdrachtgever sturen; 10. Het leveren van periodieke management informatie, zoals verwerkingsverslagen van aantallen, per frankering groep en voorraadverslagen; 11. Het realiseren van de beveiligde communicatie (data)verbinding tussen het netwerk van Inschrijver en dat van Aanbesteder; 12. Het archiveren en digitaal ontsluiten van de geproduceerde documenten en van de door Opdrachtgever aangeleverde documenten. 2013 SVHW Aanbestedingsdocument Printservices v 2.1 11 van 85

Gedurende de looptijd van de Overeenkomst is het niet ondenkbaar dat er nieuwe documenten aan het huidige assortiment worden toegevoegd. De invoering van deze documenten zal in samenspraak tussen de Aanbesteder en de Opdrachtnemer worden doorgevoerd. In hoofdstuk 6 van dit bestek zijn de Primaire eisen en Aanvullende eisen opgenomen van de totale Opdracht. 2013 SVHW Aanbestedingsdocument Printservices v 2.1 12 van 85

2. AANBESTEDINGSPROCEDURE 2.1 Algemeen Op deze openbare aanbestedingsprocedure is de Aanbestedingswet 2012 van toepassing. In deze wet zijn de Europese Richtlijnen nr. 2004/18/EG en 2004/17/EG verwerkt. Dat geldt ook voor het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) en het Besluit aanbestedingen speciale sectoren (Bass). Het betreft hier een 2b dienst en de te volgen openbare aanbesteding zal hieraan voldoen. 2.2 Aankondiging In het kader van de aanbesteding heeft de Aanbesteder op 18 maart 2013 een officiële vooraankondiging gepubliceerd op aanbestedingskalender.nl. Daarnaast heeft Aanbesteder op 16 april 2013 aanvullend een vooraankondiging gedaan op Tenderned, e.e.a. in verband met de vanaf 1 april 2013 geldende nieuwe wettelijke verplichtingen t.a.v. openbare aanbestedingen. Het Bestek zal worden gepubliceerd op Tenderned (www.tenderned.nl) en de internetsite van SVHW: http://www.svhw.nl/index.php?option=com_content&view=article&id=531&itemid=241 2.3 Communicatie en contactpersoon Binnen het aanbestedingsteam is de adjunct directeur SVHW de contactpersoon voor potentiële Inschrijvers. Alle communicatie dient te worden gericht aan het volgende emailadres: aanbesteding@svhw.nl. Met betrekking tot deze aanbesteding houdt dit in dat alle communicatie via het e-mailadres van de contactpersoon dient te verlopen. Het is niet toegestaan op straffe van uitsluiting van verdere deelname aan deze aanbestedingsprocedure andere medewerkers van SVHW over deze aanbesteding direct of indirect te benaderen. Postadres Aanbesteder: TASCLINX Aanbesteding Printservices SVHW 2013 Postbus 77 5240 AB Rosmalen Bezoekadres Aanbesteder: SVHW Rijksstraatweg 3b 3286 LS Klaaswaal E-mailadres Aanbesteder: aanbesteding@svhw.nl 2.4 Contactpersoon Inschrijver De Opdrachtgever wenst het contact met Inschrijver te laten verlopen via één contactpersoon en één plaatsvervanger van deze contactpersoon. De namen, adressen en telefoonnummers van de contactpersoon en zijn plaatsvervanger dienen in uw inschrijving te worden vermeld. Beide personen dienen gemachtigd te zijn om namens organisatie van Inschrijver op te treden. De contactpersoon van de Inschrijver en diens plaatsvervanger 2013 SVHW Aanbestedingsdocument Printservices v 2.1 13 van 85

dienen de Nederlandse taal in woord en geschrift in voldoende mate te beheersen. De gegevens van beide functionarissen dienen vermeld te worden op het formulier in bijlage 1 2.5 Planning van de aanbesteding Bij de aanbesteding wordt de hierna volgende fasering en planning gehanteerd. Alle data zijn, voor zover geen wettelijke, onder voorbehoud waarbij de grootste mogelijke zorg in acht genomen zal worden om de aanbestedingsdatum te realiseren. De aangegeven data en tijdstippen zijn indicatief. Aan deze planning kunnen geen rechten worden ontleend. Datum Actie 18 maart 2013 Versturen vooraankondiging 23 april 2013 Publicatie Bestek 13 mei 2013 voor 12.00 uur Uiterste datum voor het stellen van vragen door Inschrijvers over het Bestek 16 mei 2013 Verzenden 1 e Nota van Inlichtingen 23 mei 2013 Verzenden laatste Nota van Inlichtingen 30 mei 2013 voor 12.00 uur Uiterste datum en tijdstip van ontvangst van inschrijvingen (fatale termijn) 30 mei 2013 14.00 uur Opening Inschrijvingen en start Beoordeling inschrijvingen 13 juni 2013 Verzending voornemen tot gunning 13 juni 28 juni 2013 Stand still periode 1 juli 12 juli 2013 Proof of concept 17 juli 2013 Definitieve gunning 1 januari 2014 Ingangsdatum overeenkomst Aan het bovenstaande overzicht van data en tijdstippen kunnen geen rechten worden ontleend. 2013 SVHW Aanbestedingsdocument Printservices v 2.1 14 van 85

Vanaf de datum van verzending van de voorlopige gunningsbeslissing is er gedurende 7 kalenderdagen gelegenheid tot het stellen van vragen en gedurende 20 kalenderdagen gelegenheid uw bezwaren ten aanzien van deze voorlopige gunningsbeslissing schriftelijk (per brief of per e-mail) kenbaar te maken. Indien binnen 20 dagen na verzending van de gunningsbeslissing een kort geding aanhangig is gemaakt tegen de gunningsbeslissing van de Aanbesteder, zal de Aanbesteder niet overgaan tot gunning van de Opdracht voordat in kort geding vonnis is gewezen, tenzij een zwaarwegend belang onverwijlde gunning gebiedt. Een Inschrijver of Inschrijver aan wie de voorlopige gunning niet is toegewezen dient indien gewenst binnen de eerder genoemde termijn van 20 dagen een kort geding aanhangig te maken op straffe van verval van het recht. Voorts zijn de volgende bepalingen van kracht: De Aanbesteder zal de Inschrijving, alle bijlagen, verklaringen, documentatie en dergelijke die Inschrijver in het kader van de Aanbesteding toezendt, afgeeft of laat afgeven vertrouwelijk behandelen; De door Inschrijver verstrekte informatie wordt na afloop niet geretourneerd, tenzij deze te laat is ontvangen; Het risico van het ontbreken van informatie en / of antwoorden door onjuiste of onvolledige overname van overzichten, gegevens en verklaringen, berust bij Inschrijver en kan leiden tot puntenverlies. 2.6 Opvragen Bestek, vragen, onduidelijkheden 2.6.1 Opvragen Bestek Het Bestek kan door geïnteresseerden worden opgevraagd bij Tenderned (www.tenderned.nl) en bij SVHW via de internetsite op http://www.svhw.nl/index.php?option=com_content&view=article&id=531&itemid=241. 2.6.2 Vragen Een (kandidaat) Inschrijver kan vragen en/of op- en aanmerkingen naar aanleiding van dit Bestek en de overige aanbestedingsdocumenten uitsluitend per e-mail aan de Aanbesteder kenbaar maken. De vragen, op- en aanmerkingen dienen, gesteld in het Nederlands, te worden gericht aan het in dit Bestek genoemde e-mailadres van aanbesteding@svhw.nl. in het formaat dat is bijgevoegd in Bijlage 9. De (kandidaat) Inschrijver dient zichzelf ervan te vergewissen dat zijn/haar bericht de Aanbesteder heeft bereikt (bijvoorbeeld door gebruik te maken van een ontvangstbevestiging). Door of namens de Aanbesteder verstrekte inlichtingen zijn alleen bindend voor zover deze schriftelijk in de vorm van een Nota van Inlichtingen zijn vastgelegd. De vragen of op- en aanmerkingen dienen te worden gericht aan de in paragraaf 2.3 genoemde contactpersoon. Vragen die tijdig binnen de vragenronde zijn ingediend, worden geanonimiseerd en schriftelijk opgenomen in de vorm van een Nota van Inlichtingen voorzien van de bijbehorende antwoorden. De vragen worden beantwoord in een of meer Nota( s) van Inlichtingen. De laatste Nota van Inlichtingen wordt verzonden uiterlijk 6 dagen voor de uiterste datum voor het indienen van de Inschrijvingen (23 mei 2013). 2013 SVHW Aanbestedingsdocument Printservices v 2.1 15 van 85

Indien de (kandidaat) Inschrijver zich als belangstellende heeft geregistreerd op de website van de Aanbestedingskalender.nl ontvangt hij automatisch een e-mailbericht dat de Nota van Inlichtingen gepubliceerd is. De planning voor het verschijnen van de Nota van Inlichtingen is vermeld in paragraaf 2.4. 2.6.3 Onduidelijkheden/Onvolkomenheden/Tegenstrijdigheden Dit document is met grote zorg samengesteld. De Aanbesteder verwacht een proactieve houding van de (kandidaat) Inschrijvers. Mocht u onvolkomenheden, procedurefouten en/of tegenstrijdigheden constateren, dan dient u deze zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 9 kalenderdagen vóór de sluitingsdatum 30 mei 2013, dus uiterlijk 21 mei 2013, voor het indienen van de Inschrijving, aan de onder paragraaf 2.3. genoemde contactpersoon per e- mail kenbaar te maken met opgave van de eventuele consequenties en/of correctievoorstellen. Na het verstrijken van de uiterste termijn (zie voorgaande alinea en paragraaf 2.5) waarbinnen de Inschrijvingen moeten zijn ingediend kunnen de (kandidaat) Inschrijvers geen bezwaar meer maken tegen eventuele onduidelijkheden/onvolkomenheden/ tegenstrijdigheden in de aanbestedingsdocumenten. Derhalve verliezen de (kandidaat) Inschrijvers hun recht om na de aanbesteding alsnog bezwaar te maken tegen (de gevolgen van) eventuele schendingen van het (aanbestedings)recht, voor zover daarvan sprake zou zijn in de aanbestedingsdocumenten. De Aanbesteder is op geen enkele wijze aansprakelijk voor de gevolgen van eventuele onduidelijkheden/onvolkomenheden/tegenstrijdigheden in de aanbestedingsdocumenten. Indien naderhand blijkt dat er onvolkomenheden of tegenstrijdigheden in dit Bestek zitten en deze niet door Inschrijver zijn gemeld, zal dit in het voordeel van de Aanbesteder worden uitgelegd. 2.7 Overige voorwaarden De Aanbesteder hanteert de onderstaande overige voorwaarden voor deelname aan de inschrijving: 1. Door het doen van een Inschrijving verklaart (kandidaat) Inschrijver zich akkoord met het voorbehoud en het daaromtrent gestelde; 2. De Aanbesteder heeft geen verplichting tot gunning. De Aanbesteder behoudt zich het recht voor om tot het moment van ondertekening van de beoogde overeenkomst de gehele of een gedeelte van de aanbestedingsprocedure tijdelijk of definitief te stoppen; 3. Door het indienen van een Inschrijving wordt de Inschrijver geacht onverkort en onvoorwaardelijk met de inhoud en bepalingen van de aanbestedingsdocumenten te hebben ingestemd; 4. De (kandidaat) Inschrijver dient de inschrijving geheel in overeenstemming met dit Bestek en bijbehorende documenten aan te leveren; 2013 SVHW Aanbestedingsdocument Printservices v 2.1 16 van 85

5. De (kandidaat) Inschrijver dient door een daartoe rechtsgeldig bevoegd persoon te worden ondertekend; 6. De inschrijving dient voor de Aanbesteder geheel kosteloos te zijn; 7. Een eventuele opdracht zal gebaseerd zijn op de overeenkomst, die in aansluiting op de definitieve Gunning zal worden opgesteld; 8. De eventuele algemene verkoopvoorwaarden, branchevoorwaarden of andere voorwaarden van de (kandidaat) Inschrijver worden uitdrukkelijk uitgesloten; 9. De Inschrijving dient gesteld te zijn in de Nederlandse taal. Correspondentie, contacten en overeenkomsten zullen eveneens in de Nederlandse taal geschieden; 10. De (kandidaat) Inschrijver mag de gegevens, die de Aanbesteder in verband met deze procedure ter beschikking stelt, alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt; 11. Intellectueel eigendom. Dit Bestek en de bijbehorende eventuele toelichting en bijlagen mogen uitsluitend worden gebruikt voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Het is niet toegestaan het Bestek en bijbehorende documenten aan derden ter beschikking te stellen of voor een ander doel dan waarvoor deze zijn verstrekt te verveelvoudigen; 12. Het is Inschrijver niet toegestaan medewerk(st)ers van de Aanbesteder tijdens de procedure rechtstreeks te benaderen, anders dan verwoord in dit document; 13. Indien zich wijzigingen voordoen of dreigen voor te doen in de organisatie en/of bedrijfsvoering van de (kandidaat) Inschrijver die van invloed zijn op de voortgang en afhandeling van de aanbesteding, resp. de aanbieding die door de (kandidaat) Inschrijver is gedaan, dan dient de (kandidaat) Inschrijver dit zo spoedig mogelijk kenbaar te maken aan de contactpersoon als vermeld onder paragraaf 2.3 resp. de Opdrachtgever; 14. Indien de (kandidaat) Inschrijver gedurende de aanbestedingsprocedure aangeeft dat hij voor de aanbesteding relevante bedrijfsactiviteiten staakt, dan behoudt de Aanbesteder zich het recht voor de inschrijving van de betreffende (kandidaat) Inschrijver om die reden terzijde te leggen en niet verder in de beoordeling mee te nemen; 15. De (kandidaat) Inschrijver heeft in bovenstaande situaties geen recht op vergoeding van enigerlei kosten, schade en / of anderszins; 16. De Aanbesteder zal de inschrijving, alle bijlagen, verklaringen, documentatie en dergelijke die door de (kandidaat) Inschrijver in het kader van de aanbesteding worden ingediend, afgeeft of laat afgeven vertrouwelijk behandelen; 17. De door de (kandidaat) Inschrijver verstrekte informatie wordt na afloop niet geretourneerd, tenzij deze te laat is ontvangen; 18. Het risico van het ontbreken van informatie en / of antwoorden door onjuiste of onvolledige overname van overzichten, gegevens en verklaringen, berust nadrukkelijk bij de (kandidaat) 2013 SVHW Aanbestedingsdocument Printservices v 2.1 17 van 85

Inschrijver en kan leiden tot puntenverlies. 19. Nadere inlichtingen als bedoeld in artikel 41 lid 5 Bao per Inschrijver, worden alleen verstrekt indien de Inschrijver daar gemotiveerd en op schrift om verzoekt. Het is aan de Aanbesteder of dit verzoek wordt gehonoreerd. Indien de Aanbesteder het verzoek niet honoreert wordt de (kandidaat) Inschrijver geïnformeerd en zijn vraag ter zijde gelegd. 20. Ingeval van tegenstrijdigheden tussen de Nota van Inlichtingen en dit Bestek prevaleert het bepaalde in de Nota van Inlichtingen. 2.8 Financiële voorwaarden 2.8.1 Geldigheidsduur inschrijving De inschrijving dient een geldigheidsduur te hebben van 120 kalenderdagen gerekend vanaf de uiterste datum van ontvangst van de inschrijvingen (zie paragraaf 2.5). 2.8.2 Prijsniveau en -wijzigingen De overeengekomen Prijzen zijn geldig voor het gehele jaar 2014 en kunnen derhalve niet tussentijds aangepast worden. Vervolgens zullen prijzen jaarlijks per 1 januari, dus voor het eerst per 1 januari 2015, aangepast (kunnen) worden. Daar waar indexering wordt overeengekomen (die overigens zowel positief als negatief kan uitvallen) zal deze te allen tijde gelimiteerd zijn tot de hoogte van de CBS-index, zakelijke dienstverlening. Alle vermelde prijzen en tarieven dienen gesteld te zijn in hele Euro s, exclusief BTW. Eventuele betalingskortingen dienen duidelijk te worden vermeld. De door de (kandidaat) Inschrijver aangeboden prijzen en tarieven dienen inclusief overige belastingen en / of heffingen te zijn. 2.8.3 Betaling De betaling van verschuldigde kosten voor door leverancier (na sluiten van de Overeenkomst) geleverde producten of diensten, vindt plaats conform de afspraken die worden vastgelegd in de Overeenkomst, op te stellen na de definitieve Gunning en gebaseerd op dit Bestek. Het concept van deze Overeenkomst is bijgevoegd in bijlage 18. 2.9 Aanleveren van de Inschrijving 2.9.1 Inleververplichtingen De uiterste inleverdatum van de Inschrijving is vastgesteld op 30 mei 2013 te 12.00 uur. De hiervoor genoemde datum en het hiervoor genoemde tijdstip hebben een fataal karakter: Inschrijvingen die niet tijdig zijn ingediend, worden niet in behandeling genomen en zullen ongeopend worden geretourneerd. De (Kandidaat) Inschrijver draagt het risico en de bewijslast van de juiste, volledige en tijdige indiening van zijn Inschrijving. Een met strafport bezwaarde Inschrijving zal worden geweigerd. 2013 SVHW Aanbestedingsdocument Printservices v 2.1 18 van 85

De Inschrijving en de bijbehorende bijlagen dienen in een gesloten blanco enveloppe of doos aangeboden te worden, waarbij op de enveloppe of doos linksboven de volgende tekst dient te worden vermeld: NIET OPENEN/VERTROUWELIJK Aanbesteding Printservices SVHW 2013 Aanbieding kan als volgt geschieden: In persoon: of Aanbieding bij de receptie van SVHW, Rijksstraatweg 3a te Klaaswaal Per post, onder gebruik van de volgende adressering: TASCLINX BV Aanbesteding Printservices SVHW 2013 Postbus 77 5240 AB Rosmalen LET OP! Inschrijving per fax, e-mail, alsmede Inschrijvingen geadresseerd aan het postbusadres of het antwoordnummer van SVHW, alsmede met strafport bezwaarde inzendingen worden niet geaccepteerd. Te late of onjuiste indiening komt voor rekening van de Inschrijver. Inschrijvingen die na de sluitingstermijn worden ontvangen, zullen niet in behandeling worden genomen. 2.10 Uitsluitingsgronden De volgende uitsluitingsgronden worden gehanteerd. 1. Inschrijvers die in één of meer van de omstandigheden verkeren als bedoeld in artikel 45 van de Richtlijn 2004/18/EG, 2. Inschrijvers die de Inschrijving niet op uiterlijk 30 mei 2013 voor 12:00 uur hebben ingeleverd, 3. Inschrijvers die niet alle gevraagde verklaringen, bijlagen en informatie volledig ingevuld en ondertekend hebben overgelegd. Voor de Opdracht komen alleen Inschrijvers in aanmerking die zowel op het tijdstip van Inschrijving als op het moment van gunning voldoen aan de eisen die in de Aanbestedingsdocumenten zijn vermeld. De Inschrijving dient volledig en consistent te zijn. Mocht blijken dat informatie ontbreekt, of dat verstrekte informatie niet consistent is met de corresponderende documentatie of bijlagen, dan wel afwijkt van nadere informatie die ingewonnen wordt bij de Inschrijver of van algemeen bekende marktinformatie, dan behoudt de Aanbesteder zich het recht voor om een Inschrijver uit te sluiten van verdere deelname aan de procedure. Inschrijvingen worden eveneens buiten beschouwing gelaten indien zij onregelmatig of niet aanvaardbaar zijn, respectievelijk niet passend zijn. 2013 SVHW Aanbestedingsdocument Printservices v 2.1 19 van 85

2.11 Overeenkomst De inhoud van de Overeenkomst wordt na gunning opgesteld op basis van het Bestek en de Nota van Inlichtingen. De initiële looptijd van de Overeenkomst bedraagt drie (3) jaar met een eenzijdige optie voor de Aanbesteder tot verlenging met tweemaal één (1) jaar. De beoogde ingangsdatum van de initiële contractperiode is 1 januari 2014. De beoogde einddatum is 31 december 2016 of per direct, en dit ook na het lichten van de 1e en/of 2e optionele verlenging of de datum dat SVHW een samenwerkingsverband is aangegaan met een of meer andere partijen waarbij Printservices onderdeel uitmaakt van het pakket diensten dat worden verleend. 2.12 Inkoopvoorwaarden De Inkoopvoorwaarden van diensten van SVHW maken samen met de Overeenkomst en nadere overeenkomsten onlosmakelijk onderdeel uit van dit Bestek. Deze voorwaarden zijn als bijlage 17 bij dit bestek opgenomen. 2.13 Voorbehoud (Kandidaat) Inschrijvers conformeren zich door deelname aan deze aanbestedingsprocedure respectievelijk door het indienen van een Inschrijving, volledig en onvoorwaardelijk aan de eisen, voorwaarden, criteria en overige verplichtingen die in dit Bestek inclusief Bijlagen worden genoemd. De Inschrijving bevat, behoudens waar dat uitdrukkelijk wordt gevraagd/toegestaan, dus ook geen voorbehoud ter zake van toekomstige ontwikkelingen. U voegt tevens een verklaring toe waarin u aangeeft akkoord te gaan met de onderhavige aanbestedingsprocedure en verklaart tevens dat alle vragen en door u verstrekte verklaringen naar waarheid zijn beantwoord en dat de Inschrijving volledig is. Hiervoor gebruikt u bijlage 0 2.14 Terugtrekking De Inschrijvers kunnen hun Inschrijving terugtrekken tot de datum en het tijdstip waarop de Inschrijvingen uiterlijk moeten zijn ingediend (30 mei 2013). Terugtrekking van de Inschrijving dient tijdig te geschieden door middel van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring die rechtsgeldig ondertekend is. 2.15 Rechtsgeldige ondertekening Onder rechtsgeldige ondertekening wordt bedoeld dat de Inschrijving en alle volgens het Bestek gevraagde en noodzakelijke bijbehorende documenten en verklaringen moeten worden ondertekend door het hoogste management van de onderneming van de Inschrijver (bij een BV/NV: de statutair bestuurder(s)). Deze natuurlijke persoon/personen moet/moeten (tezamen) bevoegd zijn om de Inschrijver rechtsgeldig te vertegenwoordigen. Om de vertegenwoordigingsbevoegdheid te kunnen vaststellen, is het noodzakelijk dat er bij de Inschrijving een recent (maximaal 6 maanden oud, te rekenen vanaf de uiterste inschrijftermijn) uittreksel wordt gevoegd uit het handelsregister. 2013 SVHW Aanbestedingsdocument Printservices v 2.1 20 van 85