PROCEDURES ENERGIEZORG MVO Format opgesteld in opdracht van het Productschap MVO door: Hoeks training en advies, ir. C.H. Hoeks A+, ir. R.C.J. Ongenae van commentaar voorzien door: Een werkgroep energiezorg uit de MVO-bedrijven, de Kleijn Energy Consulting, ing. L.A.J. de Kleijn en Kuin Consult, dr.ir. A.J. Kuin 6 september 2002 Kelperheide 50 6037 SZ Kelpen-Oler tel. 0495-652380 fax 0495-652336 www.a-plus.nl R.02.052-BMVO0202 Dit document is een momentopname. Energiezorg is een dynamische activiteit. De meest recente versie kunt u digitaal inzien op de website van het Productschap Margarine Vetten Oliën: www.mvo.nl in de rubriek Energie & Milieu.
2
Format PROCEDURES ENERGIEZORG MVO Van: <<bedrijfsnaam>> Copienummer : Dit procedureboek wordt WEL / NIET onderhouden Niets uit dit procedureboek mag worden vermenigvuldigd door middel van druk, fotokopiëren, microverfilming of enige andere methode, of worden vrijgegeven aan derden voor bestudering zonder uitdrukkelijke toestemming van de Directie van: <<bedrijfsnaam>> Aanwijzingen voor de lezers: in de tekst staat gemarkeerd op welke plaatsen bedrijven hun keuzes dienen te maken, dit heeft met name betrekking op functies van personen en handelingen die periodiek herhaald dienen te worden in een frequentie die nodig is om het systeem goed te laten functioneren. in de tekst staat aangeduid naar welke vraag van de checklist energiezorg bepaalde onderdelen een link hebben, deze verwijzingen zijn weergegeven in de vorm van: <<1.1.A>>. Indien er een * bij is vermeld gaat het om een verplicht onderdeel uit de checklist. 3
4
Inhoudsopgave Rev.nr. Datum 1 PROCEDURE 1: IDENTIFICATIE ENERGIEASPECTEN....9 1.1 Strekking...9 1.2 Referenties...9 1.3 Verantwoordelijkheden...9 1.4 Procedure...9 1.4.1 Selectie van een relevante energieaspecten... 10 1.4.2 Identificatie van de energieprestatieindicatoren.... 10 1.5 Rapportage en archivering... 11 1.6 Gebruikte formulieren en documenten... 11 2 PROCEDURE 2: BEHEERSING VAN DE WERKZAAMHEDEN.... 13 2.1 Strekking... 13 2.2 Referenties... 13 2.3 Verantwoordelijkheden... 13 2.4 Procedure... 13 2.4.1 Beheersing van de werkzaamheden.... 13 2.4.2 Vaststellen en documentatie van de energieaspecten... 14 2.4.3 Ingekochte diensten, goederen en werkzaamheden door derden... 14 2.4.4 Afwijkingen, corrigerende en preventieve maatregelen.... 15 2.4.5 Branchekengetallen en andere referenties... 15 2.4.6 Projectevaluaties... 16 2.5 Rapportage en archivering... 16 2.6 Gebruikte formulieren en documenten... 16 3 PROCEDURE 3: METINGEN, NORM - EN STREEFWAARDEN.... 17 3.1 Strekking... 17 3.2 Referenties... 17 3.3 Verantwoordelijkheden... 17 3.4 Procedure... 17 3.4.1 Beschrijving registratie... 17 3.4.2 Detailmetingen en vaststelling norm- en streefwaarden... 17 3.4.3 Maatregelen bij storingen en afwijkingen... 18 3.4.4 Uitvoering... 18 3.4.5 Meetprogramma's... 19 3.5 Rapportage en archivering... 20 3.6 Gebruikte formulieren en documenten... 20 4 PROCEDURE 4: BEHEERSING MANAGEMENTSYSTEEM... 21 4.1 Strekking... 21 4.2 Referenties... 21 4.3 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden... 21 4.4 Procedure... 22 4.5 Rapportage en archivering... 23 5 PROCEDURE 5: OPSTELLEN PROCEDURES EN INSTRUCTIES... 24 5.1 Strekking... 24 5.2 Referenties... 24 5.3 Verantwoordelijkheden... 24 5.4 Procedure... 25 5.4.1 Het Opstellen... 25 5.4.2 Acceptatie en Gebruik... 26 5.5 Rapportage en archivering... 26 5.6 Gebruikte formulieren en documenten... 26 5
Rev.nr. Datum 6 PROCEDURE 6: BEHEER VAN DOCUMENTEN... 27 6.1 Strekking... 27 6.2 Referenties... 27 6.3 Verantwoordelijkheden... 27 6.4 Procedure... 28 6.4.1 Vergunningen en wettelijke eisen... 28 6.4.2 Computerbestanden en -programma's... 28 6.5 Rapportage en archivering... 29 6.6 Gebruikte formulieren en informatiedragers... 29 7 PROCEDURE 7: ONTWERP EN ONTWIKKELING... 30 7.1 Strekking... 30 7.2 Referenties... 30 7.3 Verantwoordelijkheden... 30 7.4 Procedure... 31 7.5 Rapportage en archivering... 33 7.6 Gebruikte formulieren en informatiedragers... 33 8 PROCEDURE 8: BEHEERSING EN AFHANDELING VAN TEKORTKOMINGEN EN AFWIJKINGEN... 34 8.1 Strekking... 34 8.2 Referenties... 34 8.3 Verantwoordelijkheden... 34 8.4 Procedure... 35 8.5 Rapportage en archivering... 36 8.6 Gebruikte formulieren en informatiedragers... 36 9 PROCEDURE 9: HET INKOOPPROCES... 37 9.1 Strekking... 37 9.2 Referenties... 37 9.3 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden... 37 9.4 Procedure... 38 9.5 Rapportage en archivering... 40 9.6 Gebruikte formulieren en informatiedragers... 40 10 PROCEDURE 10: LEVERANCIERSSELECTIE... 41 10.1 Strekking... 41 10.2 Referenties... 41 10.3 Verantwoordelijkheden... 41 10.4 Procedure... 41 10.5 Rapportage en archivering... 45 10.6 Gebruikte formulieren en informatiedragers... 45 11 PROCEDURE 11: BEHEER MEET- EN CONTROLEMIDDELEN... 46 11.1 Strekking... 46 11.2 Referenties... 46 11.3 Verantwoordelijkheden... 46 11.4 Procedure... 47 11.5 Rapportage en archivering... 47 11.6 Gebruikte formulieren en informatiedragers... 47 12 PROCEDURE 12: PERSONEELSBELEID... 48 12.1 Strekking... 48 12.2 Referenties... 48 12.3 Verantwoordelijkheden... 48 12.4 Procedure... 48 12.5 Rapportage en archivering... 50 12.6 Gebruikte formulieren... 50 6
Rev.nr. Datum 13 PROCEDURE 13: OPLEIDING EN TRAINING... 51 13.1 Strekking... 51 13.2 Referenties... 51 13.3 Verantwoordelijkheden... 51 13.4 Procedure... 52 13.5 Rapportage en archivering... 53 13.6 Gebruikte formulieren... 53 14 PROCEDURE 14: INTERNE AUDITS... 54 14.1 Strekking... 54 14.2 Referenties... 54 14.3 Verantwoordelijkheden... 54 14.4 Procedure... 55 14.4.1 De audit regels... 55 14.4.2 Voorbereiding en uitvoering... 55 14.5 Rapportage en archivering... 56 14.6 Gebruikte formulieren en informatiedragers... 56 15 PROCEDURE 15: PERIODIEKE KEURINGEN EN INSPECTIES... 57 15.1 Strekking... 57 15.2 Referenties... 57 15.3 Verantwoordelijkheden... 57 15.4 Procedure... 57 15.5 Rapportage en archivering... 59 15.6 Gebruikte formulieren en informatiedragers... 59 16 PROCEDURE 16: MAATREGELEN TER VERBETERING... 60 16.1 Strekking... 60 16.2 Referenties... 60 16.3 Verantwoordelijkheden... 61 16.4 Procedure... 62 16.4.1 Verbeteringen op operationeel niveau:... 62 16.4.2 Verbeteringen op bestuurlijk niveau... 62 16.4.3 Verbeteringen op ondernemingsniveau... 63 16.5 Rapportage en archivering... 63 16.6 Gebruikte formulieren en informatiedragers... 63 7
8
1 PROCEDURE 1: IDENTIFICATIE ENERGIEASPECTEN. <<2.1.A*>> 1.1 Strekking Deze procedure beschrijft de wijze waarop de relevante energieaspecten bepaald worden. Onder energieaspecten wordt verstaan de energiegebruikende eenheden die van belang zijn om het energiegebruik te kunnen beïnvloeden. Alle energieaspecten samen dienen een totaalbeeld te geven van de energiesituatie. De mate van detail is afhankelijk van de keuze die het bedrijf daarin maakt. 1.2 Referenties Procedure 2: Beheersing van de werkzaamheden Procedure 3: Metingen, norm- en streefwaarden. 1.3 Verantwoordelijkheden <<2.4.A*, 2.4.C>> De directie is verantwoordelijk voor: het realiseren van het energiebeleid zoals dat in de beleidsverklaring vastgelegd; de beschikbaarheid van mensen en middelen om de energieaspecten vast te leggen; het goedkeuren van de geïdentificeerde energieaspecten. De afdelings hoofden c.q. hoofden productie zijn verantwoordelijk voor: het actief deelnemen aan het energiebeleid; het melden van afwijkingen ten aanzien van het energiebeleid aan de plantmanager/bedrijfsleider en aan de KAM-coördinator. Alle medewerkers zijn verantwoordelijk voor: het actief deelnemen aan het energiebeleid 1.4 Procedure <<2.1.D, 2.1.E, 2.1.G, 2.1.H*, 3.4.A*, 3.6.A*, 4.3.C, 4.3.D, 4.3.E>> De energieaspecten geven weer hoe het totale energiegebruik samenhangt met de activiteiten, producten en diensten van de organisatie. Om de energieaspecten te registreren worden budgetten vrijgemaakt en bewaakt. De met behulp van deze procedure vastgelegde energieaspecten worden in de MJA -monitoring gebruikt voor de onderbouwing van de ontwikkeling van de energie-efficiency-index (EEI). 9
1.4.1 Selectie van een relevante energieaspecten. <<2.1.B>> Een energieaspect kan zijn: een productielijn, een processtap, een product, een afdeling, een gebouw, afvalstromen etc.. Het bedrijf bepaalt zelf welke bedrijfsonderdelen, afdelingen, processen en processtappen als een energiegebruikseenheid onderscheiden dienen te worden. Om vast te stellen welke energieaspecten onderscheiden worden hanteert het bedrijf de volgende criteria het aandeel van het energieaspect op het totale energiegebruik bedraagt minimaal 5% of; het aandeel van het energieaspect op het totale energiegebruik schommelt en varieert met minimaal 2% van het totale energiegebruik. Het totaalverbruik aan ingekochte energie wordt bepaald aan de hand van de eigen totaalmetingen, vervolgens wordt dit gecontroleerd aan de hand van de som van de deelmetingen. Dit zelf bepaalde totaalgebruik aan gas, elektriciteit en dieselolie wordt vergeleken met de in rekening gebrachte hoeveelheden. Indien deze hoeveelheden afwijken van de rekeningen neemt het hoofd inkoop contact op met de leverancier om de aard en oorzaak van het verschil vast te stellen en te verklaren en indien nodig te verrekenen. De afwijking en de verklaring worden door het hoofd inkoop gemeld aan de KAM-coördinator die ervoor zorgt dat de geconstateerde afwijking leidt tot bijstelling van de gemeten waarden indien deze onjuist zijn. 1.4.2 Identificatie van de energieprestatieindicatoren. <<2.4.B, 4.3.B*>> De energiekengetallen dienen per gebruikseenheid te worden vastgesteld. Eerst worden de primaire energiedragers per gebruikseenheid vastgesteld, dit zijn: het elektriciteitsgebruik, het gasgebruik en bijv. het (diesel-)oliegebruik. Dit wordt aangevuld met andere zogenaamde secundaire energiedragers, dit zijn bijv.: stoom, (warm) water, gassen, koude stromen, perslucht. De primaire energiedragers en de secundaire energiedragers worden omgerekend tot voor het bedrijf bruikbare (energie-)eenheden, dit kunnen zijn GJ, kwh, Nm 3 aardgas en m 3 of liters (dieselolie, water). Vervolgens wordt een prestatie vastgesteld per gebruikseenheid; dit is bijv. een hoeveelheid bewerkte grondstof of een hoeveelheid product. Hieruit volgt een prestatiemaat (aantal, volume, gewicht, oppervlak etc.). Aangezien het energiegebruik onderhevig kan zijn aan verschillende invloedsfactoren (zoals bijv. buitentemperatuur, kwaliteit van grondstoffen of verpakkingsvorm) dienen deze invloedsfactoren geïdentificeerd te worden en indien ze een aanmerkelijke invloed hebben op het energiegebruik dienen ze gekwantificeerd te worden. Door de hoeveelheid energie die per gebruikseenheid gebruikt wordt te delen door de prestatiemaat resulteert per gebruikseenheid een energieratio. Deze ratio s worden maandelijks gerapporteerd aan de vestigingsmanager. De ratio's die binnen het bedrijf worden gebruikt worden omgerekend naar GJ primaire energie per prestatiemaat om deze te kunnen gebruiken in de MJA-monitoring. 10
1.5 Rapportage en archivering <<3.1.E*>> In tabelvorm wordt per energieaspect, het gebruik aan energie, de productoutput, de invloedsfactoren en de bijbehorende energiekengetallen vastgelegd en gerapport eerd aan de directie. Deze rapportage vindt minimaal 1 keer per kwartaal plaats. Door het management wordt aan de hand van deze tabellen per processtap het besparingspotentieel en de besparingsnoodzaak vastgesteld. Deze vastlegging vindt minimaal 1 keer per jaar plaats. Van een aantal energieaspecten kunnen de gegevens worden verkregen uit de aanwezige metingen. Niet alle energiegebruikers worden continu gemeten en om deze reden wordt door het bedrijf een energiemeetplan opgesteld en bijgehouden. Het energiemeetplan wordt minimaal jaarlijks gecontroleerd en indien nodig bijgesteld. 1.6 Gebruikte formulieren en documenten Formulier: Energiesapecten overzicht (een voorbeeld is bijgevoegd als bijlage bij deze procedure. Meetplan (per bedrijf op te stellen op basis van de gewenste metingen). 11
Bijlage 1 Energieaspecten overzicht. Voorbeeld. Energiegebruik verantwoordelijke periode wijze van meting of prestatiemaat energie-eenheden energieratio eventuele frequentie en kosten en seenheid waarmee registratie (eenheden energie/ werkinstructie of tijdstip van beschikbare (energieaspect) gegevens worden product, grondstof etc.) prestatieeenheid procedure voor registratie registratie/ meting middelen vergeleken Productie lijn 1 hoofd productie vorige gasmeter A tonnen productie Nm 3 aardgas Nm 3 aardgas/ton verwerking in wekelijks metingen incl. maand aflezingen PLC van van product x kwh elektriciteit kwh/ton spreadsheet volgens vrijdagochtend registratie ca. elektra en stoom draaiurenmeting op ton stoom Nm 3 perslucht GJ/ton /ton instructie: XXXX 10.00 u 15 min/week perslucht GJ /week kantoor hoofd inkoop vorig kwartaal gasmeter B elektriciteitsmeter B m 2 kantooroppervlak Nm 3 aardgas kwh elektriciteit Nm 3 aardgas/m 2 kwh/m 2 gegevens opslaan, worden opgevraagd rond de laatste dag van elk metingen incl. registratie ca. GJ GJ/ m 2 /kwartaal KAM- door coördinator kwartaal (binnen 2 10 minuten/kwarta werkdagen) al 12
2 PROCEDURE 2: BEHEERSING VAN DE WERKZAAMHEDEN. 2.1 Strekking <<4.1.A*>> Deze procedure beschrijft de wijze waarop de energieapsecten worden beheerst om te voldoen aan het energiebeleid en aan de energiedoelstellingen en de energietaakstellingen. 2.2 Referenties Procedure 1: Identificatie energieaspecten Procedure 3: Metingen, norm- en streefwaarden. 2.3 Verantwoordelijkheden De plantmanager/bedrijfsleider is verantwoordelijk voor: het realiseren van het energiebeleid zoals dat in de beleidsverklaring vastgelegd; de beschikbaarheid van mensen en middelen om de energieaspecten te beheersen. De afdelingshoofden c.q. hoofden productie zijn verantwoordelijk voor: het actief deelnemen aan het energiebeleid; het melden van afwijkingen ten aanzien van het energiebeleid aan de plantmanager/bedrijfsleider en aan de KAM-coördinator. Alle medewerkers zijn verantwoordelijk voor: het actief deelnemen aan het energiebeleid 2.4 Procedure <<3.6.A*, 3.6.B, 4.2.B*>> 2.4.1 Beheersing van de werkzaamheden. Aan de hand van de lijst van voor de onderneming relevante energieaspecten wordt er een overzicht gemaakt van controle en toetsingsintervallen van de energieaspecten. Deze lijst wordt opgesteld en beheerd door de KAM-coördinator. Alle personen die binnen de onderneming door uitoefening van hun functie invloed kunnen hebben op een energieaspect worden hierover geïnformeerd. Per energieaspect is een persoon aangewezen die de registratie uitvoert, in het algemeen is dit per afdeling geregeld. De frequentie van registratie wordt per energieaspect vastgelegd en centraal gedocumenteerd op het energieaspectenoverzicht. De resultaten worden gerapporteerd aan de KAM-coördinator. 13
2.4.2 Vaststellen en documentatie van de energieaspecten <<3.4.A*>> Voor de meting van de afzonderlijke energieaspecten worden werkinstructies geschreven, dezen omvatten minimaal de volgende informatie: de omschrijving van het energieaspect; de meters die moeten worden afgelezen; de frequentie van aflezen van de meters; de analyses die verricht dienen te worden; de frequentie waarin de analyses uitgevoerd dienen te worden; aan wie er gerapporteerd wordt; de rapportagefrequentie; de wijze waarop energiekentallen vastgesteld worden. Deze werkinstructies worden minimaal 1 keer per jaar op relevantie gecontroleerd. Energieaspecten die een prominente rol innemen in het energiebeleid van de onderneming dienen een 2 keer per jaar op relevantie gecontroleerd te worden. 2.4.2.1 Geautomatiseerd monitoringsysteem Indien gebruik wordt gemaakt van een geautomatiseerd energiemonitoringsysteem wordt in de beschrijving van het monitoringsysteem een overzicht van de metingen opgenomen die met het monitoringsysteem worden uitgevoerd. De TD is de beheerder van het monitoringsysteem. Ter controle op het monitoringsysteem wordt volgens een vast schema steeksproefsgewijs gecontroleerd of de metingen overeenstemmen met controlemetingen. Indien er een afwijking is wordt door de KAM-coördinator een voorstel tot aanpassing gedaan aan de beheerder van het monitoringsysteem. Het beheer van de data uit het monitoringsysteem wordt gedaan door de systeembeheerder. Hij/zij bewaart de gegevens en maakt hiervan wekelijks back ups. De data en de back ups worden gedurende een periode van vijf jaar opgeslagen. De software van het monitoringsysteem wordt bijgehouden door de systeembeheerder. Voorstellen voor aanpassing van de software en/of datacollectie worden gedaan aan de KAM-coördinator. De KAM-coördinator beoordeelt deze voorstellen en geeft opdracht om aanpassingen aan te brengen. Desgewenst initieert de KAM-coördinator wijzigingen m.b.t. de software en/of de datacollectie 2.4.3 Ingekochte diensten, goederen en werkzaamheden door derden <<2.1.B, 2.1.N>> Energieaspecten die betrekking hebben op ingekochte diensten en goederen worden indien relevant vastgelegd. De KAM-coördinator houdt een overzicht bij van ingekochte diensten en goederen. Voor goederen en diensten die bij meerdere leveranciers kunnen worden verkregen beoordeelt de KAM-coördinator of er relevante verschillen kunnen zijn in het gebruik van energie tussen de verschillende leveranciers. Daarbij wordt gekeken naar het energiegebruik buiten het bedrijf en naar het energiegebruik op de eigen locatie. De KAM-coördinator voert deze controle minimaal jaarlijks uit voor de geleverde diensten en goederen. Indien aanmerkelijke verschillen in energiegebruik worden geconstateerd wordt dit gerapporteerd aan de directie en aan de afdeling inkoop. De directe beoordeelt of dit gevolgen heeft voor de inkoop van diensten of goederen en meldt dit terug aan de afdeling inkoop en aan de KAM-coördinator. 14
Derden die regelmatig werkzaamheden verrichten voor de onderneming krijgen, indien die werkzaamheden van wezenlijke invloed kunnen zijn op het energiegebruik van de onderneming, van de KAM-coördinator een schriftelijke instructie over het energiebeleid van de onderneming en over de voor de toeleverancier van toepassing zijnde energieaspecten. <<3.6.D*, 3.6.E>> 2.4.4 Afwijkingen, corrigerende en preventieve maatregelen. <<4.1.C, 4.1.D*, 4.1.E, 4.2.C*, 4.3.F, 4.3.I>> Afwijkingen m.b.t. het gebruik van energie worden geïdentificeerd aan de hand van de kentallen die per energieaspect geformuleerd zijn. Daarnaast wordt maandelijks door de medewerkers in de productie voor de belangrijkste energiegebruikers nagegaan of er trendmatige veranderingen zijn opgetreden. In het energieaspectenregister is de frequentie van de evaluatie per aspect opgenomen. Een afwijking in het energiegebruik wordt vastgesteld door naast de energiegebruiken en de prestatiemaat rekening te houden met de invloedsfactoren. Om te beoordelen of er sprake is van een afwijking worden de metingen gecorrigeerd voor de bekende invloedsfactoren en vervolgens vergeleken met de streefwaarden en met metingen over vergelijkbare perioden. In het kader van het volgen van de voortgang van de uitvoering van de maatregelen uit het energiebesparingsplan wordt eens per kwartaal de energie-efficiencyindex (EEI) bepaald en wordt deze vergeleken met de doelstelling. Dan wordt tevens de lijst van de energiebesparingsmaatregelen vergeleken met de realisatie van maatregelen. Deze vergelijking met het energiebesparingsplan wordt uitgevoerd door de KAM-coördinator. Indien deze substantiële afwijkingen constateert wordt hierover gerapporteerd aan de afdelingshoofden. De afdelingshoofden besluiten vervolgens of aanpassing in de planning en in de uitvoering worden aangebracht en koppelen dit terug naar de KAM-coördinator. <<2.1.E, 2.4.F*>> Een afwijking wordt altijd aan de directe leidinggevende gerapporteerd. De directe leidinggevende grijpt zo mogelijk in om de afwijking te verhelpen en rapporteert de afwijking, de genomen actie en het resultaat van die actie aan de KAM-coördinator. De KAM-coördinator onderzoekt de oorzaak van de afwijking en formuleert zonodig een werkinstructie om een dergelijke afwijking in de toekomst tegen te gaan. Tevens wordt een actieve controle van de genomen maatregelen ondernomen om herhaling van de afwijking in de toekomst te voorkomen. 2.4.5 Branchekengetallen en andere referenties <<2.1.K*, 2.1.L*, 2.1.M, 4.1.D*, 4.1.E*, 4.3.F, 4.3.G>> In principe stelt <<bedrijfsnaam>> zelf norm- en streefwaarden vast en gebruikt deze ter vergelijking met actuele waarden. Daar waar door de branche of door andere externe kennisbronnen bruikbare referenties worden gepubliceerd worden deze eveneens gebruikt in de vergelijking van de prestatie van het eigen bedrijf. Indien daaruit blijkt dat het bedrijf slechter presteert dan volgens de externe referentie mogelijk zou zijn worden de oorzaken in kaart gebracht. Op basis hiervan wordt nagegaan welke maatregelen tot verbetering genomen kunnen worden. Deze maatregelen worden besproken met de hoofden van de afdelingen. Het opsporen van de externe referenties, het vergelijken met de eigen prestatie en het voorstellen van maatregelen is een taak van degene die het bedrijf bij de brancheverenigingen vertegenwoordigt op het gebied van energie. Deze bedrijfscontactpersoon bespreekt e.e.a. met de KAM-coördinator. 15
2.4.6 Projectevaluaties <<4.3.H>> Bij aanvang van ieder project wordt een tijdspad, een budget en een doelstelling vastgelegd. Indien deze doelstelling leidt tot meetbare resultaten wordt binnen een kwartaal na afronding van het project een evaluatie gehouden waarin wordt nagegaan of het project is gerealiseerd binnen het gestelde tijdspad, binnen het budget en of de doelstellingen en resultaten zijn gerealiseerd. Zowel wanneer e.e.a. gelopen is volgens plan als wanneer er afwijkingen zijn geweest wordt hiervan door de betreffende projectleider een projectevaluatierapport opgemaakt dat door de KAM-coördinator wordt besproken met de directie. 2.5 Rapportage en archivering <<3.1.E*, 3.6.B>> Periodiek worden de energieaspecten vastgesteld en gerapporteerd aan de diverse hoofden van de afdelingen, aan de KAM-coördinator en aan de directie. Het hoofd van de afdeling zorgt ervoor dat deze rapportage wordt opgesteld en verspreid. Per afdeling worden de rapportages gedurende een periode van vijf jaar bewaard. In de rapportage worden per energieaspect de gemeten waarden, de correcties die hierop hebben plaatsgevonden en de daaruit voorkomende resultaten vergeleken met de streefwaarden en kentallen. De KAM-coördinator ontvangt informatie van degene die het bedrijf op energiegebied bij de branche vertegenwoordigt (dit kan de KAM-coördinator zelf zijn) en rapporteert branchekentallen en andere referentiewaarden aan de directie. Het evalueren van de eigen prestatie op basis van externe referenties vindt minimaal eenmaal per jaar plaats, mits bruikbare externe referenties beschikbaar zijn. Projectevaluatierapporten worden gedurende een periode van vijf jaar bewaard door de KAM-coördinator. 2.6 Gebruikte formulieren en documenten Het energiebesparingsplan. Overzicht van energieaspecten. Meetrapporten en meetlijsten. Overzicht van metingen met het geautomatiseerde monitoringsysteem. Overzichten van streefwaarden, invloedsfactoren, kentallen (interne informatie). Overzichten van branchekentallen en andere referentiewaarden (externe informatie). Overzicht van goederen en diensten met een aanmerkelijke invloed op het energiegebruik. Projectevaluatieformulier. 16
3 PROCEDURE 3: METINGEN, NORM- EN STREEFWAARDEN. <<3.6.A*, 3.6.B, 3.6.C>> 3.1 Strekking 3.2 Referenties Deze procedure beschrijft welke informatie verzameld dient te worden om te komen tot het vaststellen van norm- en streefwaarden. Tevens wordt hiermee aangegeven hoe deze informatie verzameld wordt. 3.3 Verantwoordelijkheden 3.4 Procedure Procedure 1: Identificatie energiesapecten Procedure 2: Beheersing van de werkzaamheden De hoofden van de afdelingen zijn verantwoordelijk voor het vaststellen van de norm- en streefwaarden en van de daarop toe te stane afwijkingen. De daartoe aangewezen medewerkers controleren specificaties van energiegebruikende apparatuur en installaties en verrichten naar behoefte controlemetingen. De KAM-coördinator adviseert de hoofden van de afdelingen bij het vaststellen van normen streefwaarden en maakt afspraken met de hoofden van de afdelingen en met de systeembeheerder over de te gebruiken en te verzamelen informatie voor de vaststelling van de norm- en streefwaarden. <<2.1.F*, 2.1.G, 2.3.D*, 4.1.A*, 4.3.I>> 3.4.1 Beschrijving registratie Naast de registratie van de totaalverbruiken is het noodzakelijk om gegevens te verzamelen die <<bedrijfsnaam>> in staat stellen om streefwaarden te bepalen en om afwijkingen te verklaren. Hiertoe behoort de volgende informatie: Meting en registratie van de ingekochte en gebruikte grond- en hulpstoffen: hoeveelheden, vochtgehalte, samenstelling; Registratie van de hoeveelheden geproduceerde producten: indien mogelijk per soort incl. de productspecificaties Meting en registratie van de overige invloedsfactoren: buitentemperatuur, kwaliteit van de grondstoffen, verpakkingen. Registratie van storingen: storingen die van wezenlijke invloed kunnen zijn op het energiegebruik. Om invloed te krijgen op het energiegebruik en om ervoor te zorgen dat de kwaliteitseisen worden gehaald is het van belang om de kwaliteitseisen goed vast te leggen en te controleren en te trachten om vergelijkbare charges te vergelijken voor wat betreft primair energiegebruik (gas, elektriciteit), secundair energiegebruik (watergebruik, stoomgebruik, persluchtverbruik, condensaatproductie, rookgasverliezen etc.) en productiehoeveelheden. Voor de producten die nog een aparte bewerking ondergaan dient ook het energiegebruik van die bewerking te worden bepaald in relevante eenheden. 3.4.2 Detailmetingen en vaststelling norm- en streefwaarden <<4.2.D>> 17
Stel een logboek "afwijkingen, storingen en onderhoud" op waarin afwijkingen, storingen, slijtage, onderhoudswerkzaamheden, onvoorzien afblazen van stoom e.d. worden vastgelegd. (facultatief: het is aan te raden om dit voor iedereen on line beschikbaar te maken en intern een procedure af te spreken over het zorgvuldig bijhouden van dat logboek). Ga periodiek na of er verschillen zijn tussen het energie- en waterverbruik bij charges die grotendeels vergelijkbaar zijn (op basis van grondstofsamenstelling, gerealiseerde kwaliteit en logboek-informatie). Probeer hieruit af te leiden hoeveel energie en water een bepaald type product met een bepaalde kwaliteit nodig heeft (normverbruik). Hiertoe zal een meetprogramma moeten worden uitgewerkt en uitgevoerd. Bij het doorvoeren van (technische) aanpassingen in de installaties of in de bedrijfsvoering dient te worden gecontroleerd of ook het normverbruik aangepast moet worden. Bijvoorbeeld moet bij het uitvoeren van een energiebesparende maatregel in de installatie het normverbruik verlaagd worden. Probeer vast te stellen hoe het energiegebruik per charge verschilt en probeer dit te verklaren. Stel aan de hand van deze analyse streefwaarden op, voer die in in het monitoringsysteem en vergelijk deze met werkelijke verbruiken. De streefwaarden kunnen bepaald worden uit de som van de berekende energiegebruiken per product met daarbij een marge die gebaseerd is op verliezen die regulier optreden: Normverbruik = gebruik per eenheid product = vaste waarde onafhankelijk van de doorzet (basisgebruik) gedeeld door de doorzet + een variabele hoeveelheid per eenheid product Streefwaarde = som (productie per productsoort x normgebruik per productsoort) + toegestane verliezen + correctie voor geconstateerde invloedsfactoren Een streefwaarde dient zodanig te worden vastgesteld dat deze realiseerbaar is. Hiertoe vindt afstemming plaats tussen de hoofden van de afdelingen en de KAM-coördinator. Zorg ervoor dat frequent voorkomende storingen/problemen d.m.v. van een storingssignaal direct kunnen worden ingelezen in het energiemonitoringsysteem of handmatig worden verwerkt (indien er geen geautomatiseerd energiemonitoringsysteem is). Daarbij kan worden aangegeven welke invloed dit heeft op het energiegebruik van de processtap waar de storing of afwijking optreedt (in % of groot, middel of gering effect). Geef een directe melding aan het hoofd van de betreffende afdeling en laat hem/haar bepalen wanneer de storing dient te worden onderzocht en opgelost. Op deze wijze kunnen onderhoudswerkzaamheden worden ingepland zonder dat dit de productie stoort. 3.4.3 Maatregelen bij storingen en afwijkingen <<4.2.C*>> Hoewel iedere storing en afwijking apart bekeken moet worden kan in het logboek ook worden bijgehouden welke maatregel is genomen om een storing te verhelpen en of die maatregel het gewenste effect heeft gehad. Hierdoor kan een lijst worden opgebouwd met daarin vermeld de aard van de storing/afwijking, de vermoedelijke oorzaak (altijd controleren per situatie) en de mogelijke oplossing. Bestaande lijsten kunnen hier al in worden opgenomen. Tevens kan worden aangegeven of snel actie nodig is (risico, effect, kosten) of dat een maatregel kan worden ingepland op de iets langere termijn (rekening houdende met productie, beschikbaarheid personeel e.d.). 3.4.4 Uitvoering 18
Stel in overleg met de medewerkers en de hoofden van de afdelingen vast welke rapportages nodig zijn. Deze inventarisatie wordt uitgevoerd door de KAM-coördinator. Het lijkt verstandig om een logboek op te bouwen uit een verzameling van in te voeren gegevens (database) en een functie om ervaringsgegevens op te slaan en deze te gebruiken d.m.v. een zoekfunctie bij het nagaan van uit te voeren onderzoek/controles (analyse van de storing of afwijking), mogelijke oorzaken en mogelijke oplossingen. Om er zeker van te zijn dat het logboek ook gebruikt gaat worden kan gestart worden met een voorbeeld va n een in te vullen formulier (op PC) en een voorbeeld van een uitdraai. Vervolgens kan begonnen worden met de opzet van het logboek on line. Tot slot dient het monitoringsysteem opgezet te worden en gevoed te worden met informatie uit metingen, berekeningen, schattingen, laboratoriumonderzoeken logboekdata, informatie over storingen, streefwaarden, afwijkingen en analyse van de afwijkingen. 3.4.5 Meetprogramma's Naast het gebruik van geautomatiseerde informatie stelt <<bedrijfsnaam>> vast welke periodieke metingen uitgevoerd dienen te worden in de fabriek, waarbij gebruik gemaakt wordt van deels handmatig te verzamelen informatie en deels via PC's en PLC's beschikbare informatie (on line registraties). Meetprogramma's worden opgesteld voor duidelijk afgebakende delen van de fabriek. Bij de uitvoering van een meetprogramma wordt eerst nagegaan welke informatie samenhangt en vervolgens vastgesteld hoe de metingen dienen te verlopen. Bij continue processen die een stationair verloop kennen zal dit eenvoudiger zijn dan bij batchprocessen. In dat laatste geval is het nodig om de intervallen van de metingen te laten stroken met de duur van een batch. De metingen worden uitgevoerd met gecalibreerde meetinstrumenten. Indien directe metingen niet mogelijk zijn wordt vastgesteld hoe benodigde informatie op indirecte wijze kan worden verzameld. Meetprogramma's worden opgesteld door de hoofden van de betreffende afdelingen in overleg met medewerkers van die afdeling en in afstemming met de KAM-coördinator. 19
3.5 Rapportage en archivering <<3.1.E*, 3.4.A*, 4.3.E>> Rapportage van detailinformatie t.b.v. analyse, beheer en optimalisatie worden door de KAM-coördinator uitgebracht aan: 1. de plantmanager/bedrijfsleider 2. hoofden productie/hoofden van de afdelingen 3. hoofd laboratorium 4. TD, E en Wtb Het verzamelen van detailinformatie is alleen zinvol als er iets mee gedaan kan worden. Er moet een keuze gemaakt worden aan de hand van het belang van de informatie, de frequentie waarin die informatie verzameld wordt en wat er vervolgens mee gedaan gaat worden. Primair moet daarbij gelet worden op de beheersing van de kosten (energie- en waterverbruik zijn daarvan onderdelen). Ook moet bekeken worden of de inspanning (investeringen, uren voor meten, analyseren, rapporteren en bespreken) in verhouding staat tot datgene wat ermee bereikt kan worden. De vastgestelde norm- en streefwaarden, inclusief de toegestane afwijkingen en de invloedsfactoren waarvoor correctie mogelijk is worden per afdeling geregistreerd en de resultaten worden verwerkt in het overzicht van de energieaspecten. 3.6 Gebruikte formulieren en documenten Logboek "afwijkingen, storingen en onderhoud". Lijst met norm- en streefwaarden per afdeling (inclusief de toegestane afwijkingen en de invloedsfactoren waarvoor correctie mogelijk is). Overzicht van energieaspecten. 20