Energiezorg in relatie tot uw zorgsysteem

Transcriptie

1 Energiezorg in relatie tot uw zorgsysteem Linkinglists tussen de Referentie Energiezorg en ISO Versie december 2002 Zowel voor de industrie als voor profit- en non-profitorganisaties

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 Energiezorg invoeren 3 De Referentie Energiezorg en het ISO systeem 4 Linkinglist voor het ISO systeem 6 Colofon Energiezorg in relatie tot uw zorgsysteem is een uitgave van Novem en hoort bij de Referentie Energiezorg met Leidraad en de Checklist Energiezorg. De linkinglist in deze brochure is in opdracht van Novem opgesteld door LLOYD S REGISTER MANAGEMENT SERVICES, Rotterdam. Eindredactie: Videm Communicatie, Utrecht Ontwerp en drukwerk: Drost, creatief in communicatie, De Meern 2

3 Energiezorg invoeren Als u energiezorg integreert in de dagelijkse praktijk van uw organisatie, beschikt u over een instrument voor voortdurende verbetering van de energie-efficiency. De integratie van dit instrument in de dagelijkse praktijk verloopt het best als u daarbij uitgaat van de Referentie Energiezorg met Leidraad en de Checklist Energiezorg. Dit energiezorgsysteem is de invulling van het aspect energie in het ISO milieuzorgsysteem. Voor bedrijven en organisaties die meedoen aan de tweede ronde meerjarenafspraken (MJA s) is ingebruikname van een dergelijk energiezorgsysteem verplicht. Na twee jaar moeten zij bovendien aan enkele minimale eisen voldoen. Andere zorgsystemen Bij instellingen en bedrijven zijn diverse zorgsystemen in gebruik. Het is zinvol om energiezorg - waar mogelijk - in een dergelijk bestaand systeem op te nemen. Meerdere zorgsystemen naast elkaar in stand houden is minder efficiënt dan de systemen integreren tot één systeem. Novem heeft daarom voor haar Referentie Energiezorg de link laten uitwerken naar drie van de meest vóórkomende systemen: milieuzorg volgens ISO 14001, het kwaliteitszorgsysteem ISO 9001, 2000 en het voedselveiligheidssysteem HACCP (Hazard Analysis Critical Control Points). Hieruit zijn drie tabellen voortgekomen, die aangeven welke verbanden er zijn tussen elk van deze zorgsystemen en de Referentie Energiezorg en hoe u energiezorg kunt integreren in elk van deze systemen. Deze tabellen worden aangeduid als linkinglists en u kunt ze gebruiken als hulpmiddel bij het integreren van energiezorg in uw eigen zorgsysteem. Gebruik van linkinglists Kies de linkinglist van de norm waarin u energiezorg wilt integreren. Indien u reeds een zorgsysteem heeft geïntegreerd, kies dan de linkinglist van de norm die als basis is gebruikt voor dat zorg- of managementsysteem. In veel gevallen zal dit de ISO of de ISO 9001, 2000 zijn, maar het is ook mogelijk vanuit HACCP te werken. U vindt een van de drie bijbehorende linkinglists in de volgende hoofdstukken. Hanteer voor eventuele onderdelen die niet zijn ingevuld door uw basisnorm steeds de Referentie Energiezorg met Leidraad. Als u nog geen zorg- of managementsysteem heeft, kunt u het best rechtstreeks volgens de Referentie Energiezorg werken. EEI in % geen energiezorg = verlies energiezorg = winst Jaren 3

4 De Referentie Energiezorg en het ISO systeem In dit hoofdstuk vindt u de linking list tussen de Referentie Energiezorg en het ISO milieuzorgsysteem. Bedrijven en organisaties die werken met dit systeem kunnen energiezorg betrekkelijk eenvoudig opnemen in hun zorgsysteem omdat de Referentie invulling geeft aan ISO voor het milieuaspect energie. De linking list geeft aan welke verbanden er zijn tussen de Referentie en het ISO systeem. Voor de tweede-generatie-mja-bedrijven geldt nadrukkelijk dat hun energiezorgsysteem moet voldoen aan de Referentie Energiezorg van Novem. De basisdocumenten voor de invoering van energiezorg blijven daarom te allen tijde de Referentie Energiezorg met Leidraad en de Checklist Energiezorg. Houdt deze documenten (op papier of elektronisch) tijdens het gebruik van deze linking list daarom steeds bij de hand! U kunt ze bestellen bij het publicatiecentrum van Novem ( publicatiecentrum@novem.nl, tel. (046) ). U kunt ze ook als PDF downloaden van de internetsite: Indeling van de tabel In de eerste kolom van de lijst ( Referentie Energiezorg ) vindt u steeds de letterlijke tekst van de Referentie Energiezorg weergegeven, die de basis moet vormen van uw energiezorgsysteem. Er is een onderscheid gemaakt tussen voor het systeem noodzakelijke ( verplichte ) onderdelen en voor het systeem wenselijke ( vrijwillige ) onderdelen. De wenselijke elementen zijn facultatief en daarom cursief weergegeven. Kolom twee ( Overeenkomstige paragraaf ISO ) geeft aan welke paragraaf van ISO een vergelijkbare eis behandelt of het beste bij de referentie aansluit. Tussen haakjes vindt u steeds een verwijzing naar het resultaat dat u krijgt als u voldoet aan deze ISO paragraaf. Kolom drie ( Minimale eisen na twee jaar (Checklist Energiezorg) ) beschrijft de minimale eisen (niveau C) waaraan uw organisatie volgens de meerjarenafspraken uiterlijk twee jaar na toetreding moet voldoen. De lijst vermeldt letterlijk de vragen in de Checklist waarvoor op dat tijdstip minstens één punt moet worden gescoord. Voldoen aan deze minimale eisen is overigens niet genoeg om van een volledig operationeel energiezorg- 4

5 systeem te kunnen spreken - en profiteren! Een goed energiezorgsysteem scoort punten bij elk onderdeel van de Checklist. De minimale eisen van niveau C zijn slechts vastgelegd als een meetbare tussenstap richting een goed (compleet) energiezorgsysteem. Voor meer informatie verwijzen wij naar de Checklist. In de vierde en laatste kolom ( Aanpassingsadvies ISO ) staat een advies hoe u uw ISO zorgsysteem kunt aanpassen zodat het voldoet aan de Referentie Energiezorg. Gebruik van de linkinglist: - Loop de tabel punt voor punt door. - In de eerste kolom vindt u wat de Referentie Energiezorg van u vraagt. Raadpleeg zo nodig de Referentie Energiezorg met leidraad voor verduidelijking. - Lees de tweede kolom en zoek het daar genoemde betrokken document in uw eigen managementsysteem erbij. Bij de eerste vermelding van een ISO paragraaf in de tabel vindt u steeds een korte omschrijving van de inhoud. - Lees de derde kolom met de minimale eisen voor energiezorg na twee jaar. Treft u hier geen beschrijving aan, dan is dat element voor het energiezorgsysteem niet verplicht. - Wijzig uw systeem volgens de aanwijzingen in de vierde kolom en integreer deze aanpassing in uw bedrijfsvoering. Het is sterk aan te bevelen niet alleen de aanwijzingen voor de verplichte elementen door te voeren, maar ook de niet-verplichte. Let wel: Indien u zich beperkt tot de verplichte elementen, heeft u daarmee nog geen volledig energiezorgsysteem ingevoerd. U voldoet dan slechts aan de minimale eisen die gelden twee jaar na toetreding tot de MJA2! Voor een volledig en goed werkend energiezorgsysteem moet u alle onderdelen van de Referentie Energiezorg doorvoeren. Heeft u een gecertificeerd ISO systeem, dan zult u in het kader van de certificatie alle elementen van de Referentie moeten implementeren. Indien energie in uw ISO systeem als relevant milieuaspect is aangemerkt, zal het systeem in principe voldoen aan de Referentie Energiezorg. 5

6 6 Linkinglist voor het ISO systeem Referentie Energiezorg Overeenkomstige paragraaf ISO Minimale eisen na twee jaar (Checklist Energiezorg) Aanpassingsadvies ISO Energiebeleid 4.2 Milieubeleid Deze paragraaf van ISO stelt dat uw organisatie een milieubeleid moet definiëren en aan welke eisen dit moet voldoen. 1.1 Energiebeleidsverklaring 4.2 Milieubeleid De organisatie heeft energie expliciet genoemd als belangrijk onderdeel van het (milieu)beleid. Het energiebeleid past bij de milieueffecten van het bedrijf. 4.2.a) Milieubeleid (milieubeleid) Heeft de onderneming energiebeleid dat wordt onderschreven door het hoogste leidinggevende niveau? Noem in deze paragraaf energiezorg als onderdeel van het bedrijfsbeleid. Geef daarbij de relatie weer tussen de bedrijfsactiviteiten en het energiegebruik De organisatie heeft expliciet vastgelegd dat wet- en regelgeving, een eventuele MJA of de energieaspecten van een milieuconvenant zullen worden nagekomen. 4.2.c en d) Milieubeleid (milieubeleid) Wordt in dit beleid verklaard dat de onderneming/organisatie voldoet aan de relevante wetten, regels en andere onderschreven eisen? Neem de in kolom drie beschreven verklaring op in de beleidsverklaring De organisatie heeft haar commitment tot continue verbetering van de energieefficiency en preventie van onnodig energiegebruik vastgelegd. 4.2.b) Milieubeleid (milieubeleid) Wordt in dit beleid verklaard dat de onderneming/organisatie continue verbetering en preventie van onnodig energiegebruik nastreeft? Neem ook een verklaring met deze inhoud op in de beleidsverklaring Het energiebeleid is bekend gemaakt bij alle medewerkers. 4.2.e) Milieubeleid (communicatiemiddel) Zorg dat de medewerkers bekend zijn met de energie-uitgangspunten van de organisatie Het energiebeleid is beschikbaar voor het publiek. 4.2.f) Milieubeleid (gedocumenteerde beslissing) Bepaal hoe en bij wie het (energie)beleid aangevraagd kan worden en leg dit vast. 2 Planning 3 Planning 2.1 Energieaspecten Milieuaspecten Deze paragraaf van ISO meldt dat uw organisatie een procedure voor het identificeren van milieuaspecten moet hebben en aan welke eisen deze procedure moet voldoen. Een energieaspect is een aspect dat betrekking heeft op een element van een activiteit, product of dienst van een organisatie dat een voor- of nadelig effect kan hebben op het energieverbruik.

7 2.1.1 De belangrijkste energieaspecten van de organisatie zijn geïnventariseerd en worden regelmatig geactualiseerd Milieuaspecten (procedure en registratie) Heeft de onderneming de belangrijke energieaspecten van de bedrijfsprocessen geïdentificeerd? Wordt het overzicht van energieaspecten regelmatig geactualiseerd? Neem energieverbruik op in het toepassingsgebied van de aspectenprocedure. Zorg dat de hiernaast genoemde zaken aan de orde komen als energieaspecten. Zijn in deze identificatie betrokken: Alle bedrijfsprocessen? Een energieconsumptieanalyse? De relatie meter/energieverbruikers/ processen? Alle belangrijke energiedragers? Zorg dat bij nieuwe activiteiten, producten en diensten een beoordeling op energieaspecten plaatsvindt conform de procedure Er is een duidelijke relatie tussen de geïnventariseerde energieaspecten en de energiedoelstellingen Milieuaspecten (procedure en registratie) De binnen de MJA omschreven energieaspecten moeten in het milieuaspectenregister worden opgenomen. Zie verder van de Referentie Energiezorg. 2.2 Wettelijke en andere eisen Wettelijke en andere eisen Deze paragraaf van ISO meldt dat uw organisatie een procedure moet vaststellen en bijhouden om eisen van o.a. wet- en regelgeving te identificeren Relevante wettelijke en overige eisen die betrekking hebben op de processen, producten en diensten van de organisatie zijn geïdentificeerd (o.a. Wm en MJA/milieuconvenanten) Wettelijke en andere eisen (procedure en registratie) Heeft de onderneming gedocumenteerd aan welke wettelijke en andere eisen (MJA) ze moet voldoen? Neem alle relevante regelgeving op in het register van wet- en regelgeving en andere eisen. Beschouw daarbij energieaspecten als milieuaspecten. 7

8 8 Vervolg Linking list voor het ISO systeem Referentie Energiezorg Overeenkomstige paragraaf ISO Minimale eisen na twee jaar (Checklist Energiezorg) Aanpassingsadvies ISO Doel- en taakstellingen Doel- en taakstellingen Deze paragraaf van ISO beschrijft hoe uw organisatie doel- en taakstellingen moet vastleggen en bijhouden De organisatie heeft energiedoelstellingen geformuleerd voor de middellange termijn (bijv. 4 jaar of de duur van een vergunning of MJA) en energietaakstellingen voor de korte termijn (kleiner of gelijk aan 1 jaar) Doel- en taakstellingen en Milieuprogramma: Hierin staat vermeld aan welke eisen het milieuzorgprogramma van uw organisatie moet voldoen. (gedocumenteerde doelstellingen) Stelt de organisatie een EBP (EnergieBesparingsPlan) op, in het kader van afgesloten convenanten? Stel energiedoelstellingen en daaruit voortvloeiende taakstellingen op. De genoemde termijnen kunnen in het milieuprogramma worden opgenomen De organisatie heeft bij het vaststellen van de doelstellingen rekening gehouden met: wettelijke en overige regelgeving; significante energieaspecten; stand der techniek; financiële, zakelijke en operationele vereisten; visie van belanghebbende derden Doel- en taakstellingen (herleidbaar) Worden bij het vaststellen en beoordelen van de doelstellingen de volgende zaken in acht genomen: De wettelijke eisen? De belangrijkste energieaspecten? De stand der techniek (volgens b.v. Novem)? De financiële, operationele en zakelijke behoeften? Wensen van belanghebbende derden (externe partijen)? Toets de doelstellingen op de hiernaast genoemde aspecten en pas ze zo nodig aan De doelstellingen van de organisatie zijn in overeenstemming met het geformuleerde energiebeleid (o.a. continue verbetering) Doel- en taakstellingen (herleidbaar) Zijn de doel- en taakstellingen in overeenstemming met energiebeleid, inclusief de preventie van onnodig energieverbruik? Zorg dat de doelstellingen in overeenstemming zijn met het geformuleerde energiebeleid; verwoord in de doelstellingen ook intenties tot verbetering. 2.4 Energiezorgprogramma Milieuprogramma Deze paragraaf van ISO beschrijft de eisen aan het milieuzorgprogramma dat uw organisatie moet instellen en bijhouden De verantwoordelijkheden inzake het bereiken van de energiedoelstellingen en energietaakstellingen zijn vastgelegd Milieuprogramma (gedocumenteerd) Zijn er programma s om de doelen te bereiken en omvatten deze: De verantwoordelijkheden voor het bereiken van de energiedoel- en taakstellingen? Vermeld bij de doelstellingen de verantwoordelijke medewerkers.

9 2.4.2 De organisatie beschikt over een overzicht van activiteiten uitgezet in de tijd om de energiedoelstellingen en energietaakstellingen te verwezenlijken Milieuprogramma (gedocumenteerd) Zijn er programma s om de doelen te bereiken en omvatten deze ook: Het tijdspad waarbinnen een en ander gerealiseerd moet worden? Stel een planning op voor de realisatie van de doel- en taakstellingen (projectplanning) Energieaspecten worden bij belangrijke beslissingen zoals investeringen en productontwikkeling meegenomen Milieuprogramma (gedocumenteerd) Wordt het programma waar nodig aangepast, zodat bij een nieuwe beslissing m.b.t. nieuwe of aangepaste ontwikkelingen, activiteiten, producten of diensten wordt voldaan aan het energiezorgsysteem? Zorg dat is vastgelegd dat bij investeringsvoorstellen energieverbruik een criterium is dat wordt meegewogen De voortgang van activiteiten wordt bewaakt Monitoring en metingen Deze paragraaf van ISO stelt eisen aan de procedures voor het monitoren en meten van de belangrijkste kenmerken van de werkzaamheden en activiteiten die een belangrijk effect kunnen hebben op het milieu. (procedure) Wordt de voortgang van de activiteiten aantoonbaar bewaakt? Neem energieaspecten op in de monitoring van de milieuprestaties. 3 Implementatie en uitvoering 4.4 Implementatie en uitvoering 3.1 Structuur en verantwoordelijkheid Structuur en verantwoordelijkheid Deze paragraaf van ISO geeft aan hoe uw organisatie taakverdeling, verantwoordelijkheden en bevoegdheden ter bevordering van doeltreffende milieuzorg moet vastleggen Op verschillende niveaus in de organisatie zijn de taken en verantwoordelijkheden zodanig vastgelegd dat de doel- en taakstellingen op het terrein van energie kunnen worden gerealiseerd. Een directievertegenwoordiger is aangewezen als eindverantwoordelijke Structuur en verantwoordelijkheid (gedocumenteerd) Zijn taakverdeling, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB) op verschillende niveaus gedefinieerd en vastgelegd? Is er een directievertegenwoordiger benoemd? Wordt regelmatig aan het management gerapporteerd over de voortgang en de presentaties van het (energiezorg)systeem? Zorg dat de verantwoordelijkheid voor energieaspecten en energiezorg is geïdentificeerd als onderdeel van de lijnverantwoordelijkheden. Zorg dat de verantwoordelijkheid van de directievertegenwoordiger milieumanagement wordt uitgebreid met energiezorg. Leg deze rapportageverantwoordelijkheid vast in de procedures voor de interne communicatie of de rapportage over de monitoring Er zijn voldoende middelen beschikbaar gesteld voor invoering en onderhoud van het energiezorgsysteem (zoals competent personeel, technische en financiële middelen) Structuur en verantwoordelijkheid (herleidbaar) Worden afdoende middelen ter beschikking gesteld, zoals specifieke opleidingen, financiële middelen en investeringen in technologie? De middelen moeten de medewerkers in staat stellen de taken uit te voeren. 9

10 10 Vervolg Linking list voor het ISO systeem Referentie Energiezorg Overeenkomstige paragraaf ISO Minimale eisen na twee jaar (Checklist Energiezorg) Aanpassingsadvies ISO Opleiding en bewustwording Opleiding, bewustwording en vakbekwaamheid Deze paragraaf van ISO stelt eisen aan de opleiding van het personeel De opleidingsbehoefte is geïnventariseerd van de werknemers waarvan de werkzaamheden een belangrijk effect op het energieverbruik kunnen hebben Opleiding, bewustwording en vakbekwaamheid (gedocumenteerd) Heeft de onderneming opleidings-, scholingsen/of voorlichtingsbehoeften bepaald? Zijn hierbij in het bijzonder die functionarissen meegenomen waarvan de werkzaamheden een effect kunnen hebben op het energieverbruik? Bepaal of specifieke taken in de organisatie opleiding vragen en documenteer dit. Meer algemene kennis kan worden gecommuniceerd via intern overleg, intranet of nieuwsbrief Er is een overzicht van de relevante kennis en ervaring van individuele werknemers Opleiding, bewustwording en vakbekwaamheid (registraties) Neem kwalificaties van medewerkers op in een overzicht of in het dossier van de medewerker Er wordt regelmatig aandacht besteed aan de bewustwording van de werknemers Opleiding, bewustwording en vakbekwaamheid (aantoonbaar) Communiceer via intern overleg, intranet of nieuwsbrief over beleid, de uitvoering en de resultaten van energiezorg. 3.3 Communicatie Communicatie Deze paragraaf van ISO zegt dat de organisatie procedures moet vaststellen en bijhouden voor interne en externe communicatie Intern wordt regelmatig over de voortgang van het energiezorgprogramma gecommuniceerd Communicatie (gedocumenteerd) Is vastgelegd en wordt bijgehouden hoe de interne communicatie plaatsvindt binnen de verschillende niveaus en functies? Communiceer via intern overleg, intranet of nieuwsbrief over de uitvoering en de resultaten van energiezorg. Leg hiervoor een procedure vast Extern wordt, indien gewenst of verplicht, regelmatig over de voortgang van het energiebeleid en/of het energiezorgprogramma gecommuniceerd Communicatie (procedure en registratie) Neem communicatie over energie op in procedures voor externe communicatie; onderwerp, frequentie en verantwoordelijkheden.

11 3.4 Documentatie energiezorgsysteem Documentatie van het milieuzorgsysteem Deze paragraaf van ISO beschrijft hoe de organisatie informatie moet bijhouden over het zorgsysteem en verwante documentatie De elementen van het energiezorgsysteem zijn beschreven evenals de relatie met andere documentatie Documentatie van het milieuzorgsysteem (gedocumenteerd) Liggen de belangrijkste elementen van het energiezorgsysteem schriftelijk of elektronisch vast? (Te weten de energiebeleidsverklaring, het overzicht energieaspecten, het overzicht wettelijke en andere eisen, het energieprogramma, het documentbeheer, het meet- en registratieprogramma, de energieregistraties, de rapportages energiezorgaudits en de directiebeoordeling). Leg in de documentatie van het milieuzorgsysteem vast dat energiezorg onderdeel is van milieumanagement en dat ook wat betreft energieaspecten volgens dit managementsysteem wordt gewerkt. 3.5 Documentenbeheer Documentenbeheer Deze paragraaf in ISO beschrijft hoe uw organisatie documenten moet beheren De gebruikte wijze van documentenbeheer ligt procedureel vast Documentenbeheer (procedure) Is er een procedure voor de beheersing van documenten? Zorg dat de (algemene) procedure ook geldt voor energie Alle aan het zorgsysteem verbonden documenten worden ordelijk en toegankelijk bewaard Documentenbeheer (volgens procedure aantoonbaar) Zorg dat de (algemene) procedure ook geldt voor energie Alle aan het zorgsysteem verbonden documenten worden periodiek beoordeeld, eventueel herzien en goedgekeurd door bevoegde medewerkers Documentenbeheer (volgens procedure aantoonbaar) Heeft deze procedure ook betrekking op periodieke beoordeling, wijziging en goedkeuring, of bevat een andere procedure dit? Zorg dat de (algemene) procedure ook geldt voor energie. 3.6 Beheersing van de werkzaamheden Beheersing van de werkzaamheden Deze paragraaf van ISO stelt eisen aan de beheersing en uitvoering van alle werkzaamheden die samenhangen met belangrijke milieuaspecten Er bestaat aantoonbaar inzicht in het energieverbruik van de belangrijkste energieverbruikers alsmede de mechanismen, organisatie, gedrag en/of techniek met welke zij worden beheerst Beheersing van de werkzaamheden, specifiek a en b (gedocumenteerde planning) Bestaat er aantoonbaar inzicht in de uitvoering van activiteiten die samenhangen met de belangrijkste energieverbruikers (energieaspecten), alsmede de mechanismen (organisatie, gedrag en/of techniek) met welke ze worden beheerst? Plan de activiteiten met energieaspecten zodat voldaan wordt aan beleid, wet en MJA. Vertaal deze eisen naar de afdelingen en verantwoordelijkheden als onderdeel van de uitvoering van de werkzaamheden.

12 4.2 Afwijkingen corrigerende en preventieve maatregelen Afwijkingen corrigerende en preventieve maatregelen 12 Vervolg Linking list voor het ISO systeem Referentie Energiezorg Overeenkomstige paragraaf ISO Minimale eisen na twee jaar (Checklist Energiezorg) Aanpassingsadvies ISO Significante energieaspecten van ingekochte diensten en goederen worden beoordeeld c) Beheersing van de werkzaamheden (procedure en registraties) Is aantoonbaar dat energieaspecten van ingekochte diensten en goederen worden beheerst? Neem bepalingen op over energie bij ingekochte diensten en goederen die belangrijke energieaspecten met zich mee brengen Derden worden geïnstrueerd en voorgelicht (o.a. toeleveranciers en aannemers) c) Beheersing van de werkzaamheden (registratie en aantoonbaar) Bepaal wie verantwoordelijk is voor instructie, voorlichting en opnemen van contractuele eisen aan genoemde zaken. 4 Controle en corrigerende maatregelen 4.5 Controle en corrigerende maatregelen 4.1 Controle en meting Monitoring en metingen Het energiegebruik van relevante bedrijfsactiviteiten wordt regelmatig gemeten, geregistreerd, geanalyseerd en gerapporteerd Monitoring en metingen (procedure en registraties) Wordt het energieverbruik van relevante bedrijfsactiviteiten regelmatig gemeten, geregistreerd, geanalyseerd en gerapporteerd? Neem energieaspecten op in de monitoring van de milieuprestaties. Worden metingen en registraties vergeleken met en getoetst aan branche/proceskengetallen en/of ratio s (benchmarking)? Zorg dat deze getallen worden gerelateerd aan branchegegevens of andere informatie. Leg vast wie deze taak moet uitvoeren De organisatie beschikt over een voortgangsrapportage en evaluatie met betrekking tot de energiedoel- en taakstellingen Monitoring en metingen (registraties) Worden de resultaten van de metingen minimaal eens per jaar geëvalueerd om de performance te beoordelen in relatie tot de beheersingsmechanismen en de energiedoelen -taakstellingen? Rapporteer conform de monitoring- of communicatieprocedure over energieprestaties, zowel over beheersing van de betrokken werkzaamheden als over de mate waarin doelstellingen worden gehaald Periodiek wordt geëvalueerd of eisen met betrekking tot energie in wettelijke en overige regelgeving worden nageleefd Monitoring en metingen (procedure en registraties) Wordt minimaal één keer per jaar geëvalueerd of wettelijke en andere eisen (MJA) met betrekking tot energie worden nageleefd? Neem evaluatie van energie-eisen op in de procedure evaluatie naleving wetgeving en andere eisen, die in deze paragraaf van ISO wordt aangeduid Meet- en registratieapparatuur worden regelmatig onderhouden en gekalibreerd Monitoring en metingen (procedure en registraties) Bepaal behoefte en uitvoering van onderhoud en kalibratie van apparatuur die betrokken is bij energiezorg en leg dit vast.

13 Deze paragraaf beschrijft hoe uw organisatie procedures moet vaststellen en bijhouden voor o.a. de afhandeling van corrigerende en preventieve maatregelen De verantwoordelijkheid voor het onderzoeken en behandelen van afwijkingen en het nemen van maatregelen om afwijkingen in het gebruik van energie te corrigeren en te voorkomen is vastgelegd Afwijkingen corrigerende en preventieve maatregelen (procedure en registraties) Zijn de verantwoordelijkheden en bevoegdheden aantoonbaar geregeld voor het behandelen en beoordelen van afwijkingen en het nemen van correctieve en preventieve maatregelen? Wordt bij afwijkingen: De oorzaak onderzocht en correctieve actie ondernomen? Zorg dat de (algemene) procedure van toepassing is op energieaspecten en energiezorg De uitvoering, juistheid en effectiviteit van de getroffen maatregelen wordt regelmatig gecontroleerd Afwijkingen corrigerende en preventieve maatregelen (procedure en registraties) Wordt bij afwijkingen: Beoordeeld of passende corrigerende en/of preventieve maatregelen zijn ingevoerd om herhaling te voorkomen? Zorg dat de (algemene) procedure van toepassing is op energieaspecten en energiezorg. 4.3 Registraties Registratie Deze paragraaf regelt procedures voor identificeren, bijhouden en verwijderen van milieuregistraties Registraties van het energiezorgsysteem worden geïdentificeerd, vastgelegd, opgeslagen en indien nodig verwijderd uit een (energie)register Registratie (procedure en registraties) Heeft de organisatie aantoonbaar de identificatie, het onderhoud en de verwijdering van relevante registraties van het energiezorgsysteem geregeld? Zorg dat de (algemene) procedure ook van toepassing is op energieaspecten. Stel eventueel een index op met de energieregistraties. Zijn de betreffende bewaartermijnen bepaald? Leg vast hoe lang registraties moeten worden bewaard De registraties zijn leesbaar, identificeer- en herleidbaar tot de betrokken activiteit, product of dienst Registratie (aantoonbaar) Zijn de registraties herleidbaar, leesbaar en identificeerbaar in relatie tot object, activiteit, product of dienst? Zorg dat de (algemene) procedure van toepassing is op energieaspecten. 13

14 14 Vervolg Linking list voor het ISO systeem Referentie Energiezorg Overeenkomstige paragraaf ISO Minimale eisen na twee jaar (Checklist Energiezorg) Aanpassingsadvies ISO Energiezorgaudits Milieuzorgsysteemaudits Deze paragraaf van ISO regelt o.a. de procedures voor audits van het milieuzorgsysteem Er worden regelmatig, maar minimaal eens per jaar, interne audits uitgevoerd met betrekking tot het aspect energie zoals verwoord in deze specificatie (kan onderdeel zijn van andere zorgsystemen) om de werking van het systeem te controleren Milieuzorgsysteemaudits (procedure, planning en registraties) Vindt minimaal één keer per jaar een interne audit op het gebied van energiezorg plaats? Wordt er in de energiezorgaudits aandacht besteed aan: Doeltreffende uitvoering van het energiezorgsysteem (programma, procedures en instructies)? Het volgen van vastgestelde werkwijzen en verantwoordelijkheden in verband met energieaspecten voor de beheersing van de werkzaamheden en de werking van registratie- en beoordelingsmechanismen? Informatievoorziening over audits aan het management? De vraag of de activiteiten op het gebied van beheersing van energieverbruik voldoen aan het energiezorgprogramma van de onderneming? Zorg dat de (algemene) procedure van toepassing is op energieaspecten. Leg in de procedures voor milieuzorgaudits ook vast dat op de energiereferentie moet worden geaudit. Pas het auditprogramma aan zodat de tijdsbesteding ook gebaseerd is op de belangrijke energieaspecten De resultaten van de audit worden gerapporteerd aan het management. Milieuzorgsysteemaudits (registraties) Leg vast dat de rapportage aan het management over de audit ook de energieaspecten behandelt. 5 Betrokkenheid directie 4.6 Beoordeling door de directie Deze paragraaf van ISO stelt eisen aan de manier waarop het hoogste leidinggevende niveau het milieuzorgsysteem regelmatig moet beoordelen. 5.1 Evaluatie 4.6 Beoordeling door de directie

15 5.1.1 Het energiezorgsysteem of het energieaspect binnen een ander zorgsysteem wordt periodiek, maar minimaal jaarlijks, beoordeeld door de directie op toepasselijkheid, adequaatheid en effectiviteit. 4.6 Beoordeling door de directie (registratie, eventueel een procedure) Wordt minimaal eens per jaar het energiezorgsysteem beoordeeld door het management? Wordt hierin aandacht besteed aan de doeltreffendheid van het systeem en het beleid? Bepaal of het energie- en milieumanagementsysteem in staat is het beleid te realiseren, stuur eventueel bij. Leg de uitkomst vast. Wordt er voldoende informatie verzameld om het energiezorgsysteem te kunnen beoordelen? 15

16 Meer weten over energiezorg? Deze brochure maakt onderdeel uit van een serie brochures over energiezorg: 1. Referentie Energiezorg (met Leidraad) 2. Checklist Energiezorg 3. Energiezorg in relatie tot uw energiezorgsysteem (Linkinglists) 4. Energiezorg: de weg naar continue verbetering van de energie-efficiency 5. Energiezorg: blijvende winst! De brochures zijn te bestellen bij het Novempublicatiecentrum, tel. (046) of MJA2 en energiezorg U kunt ze ook downloaden van de Novem-internetsite: Meer informatie over energiezorg en de verschillende instrumenten is te verkrijgen bij Novem, tel. (030) (MJA helpdesk), of op internet: Hier vindt u ook een instrumentendatabase. Ministerie van Economische Zaken Energiezorg is een garantie voor een blijvende verlaging van het energiegebruik, en daarmee voor een beperking van de CO 2 -uitstoot. Een beperking die noodzakelijk is voor het behalen van de klimaatdoelstellingen. De geschiedenis leert dat zonder structurele aandacht voor energiegebruik, de effecten van besparingsmaatregelen na verloop van tijd wegebben. Dat is de reden dat energiezorg een verplicht onderdeel is van de tweede generatie meerjarenafspraken. Voor bedrijven en organisaties is energiezorg een geschikt instrument om invulling te geven aan hun maatschappelijke verantwoordelijkheid. Naast kostenbesparing en een verhoging van de doelmatigheid, draagt energiezorg als vorm van maatschappelijk ondernemen bij aan een beter imago. Daarmee vergroten bedrijven en organisaties de continuïteit en zekerheid van hun bedrijfsvoering. L V N Voor vragen en advies over MJA2 kunt u terecht bij Novem: Internet: info@novem.nl MJA-infolijn: Deze brochure is geproduceerd in het kader van het programma MJA-facilitering 2001, dat Novem uitvoert in opdracht van de ministeries van Economische Zaken en Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit. Swentiboldstraat 21 Postbus AA Sittard Tel.: Fax: Catharijnesingel 59 Postbus RE Utrecht Tel.: Fax: Novem op internet: 3MJAF04.03 Aan deze brochure kunnen geen rechten worden ontleend. Ofschoon deze brochure met de grootst mogelijke zorg is samengesteld, kan Novem geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele fouten.