Personeelsdossiers Auteur Jeroen van Engelen 2014
Wet Bescherming persoonsgegevens (WBP) Vrijstellingsbesluit (WBP) De Archiefwet Zie ook het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) www.cbpweb.nl Inhoud personeelsdossiers Het personeelsdossier is een middel om een effectief, efficiënt en sociaal verantwoord te kunnen voeren van een personeelsbeleid en -beheer, evenals het kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen. De wettelijke grondslag zijn hierbij de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) Vrijstellingsbesluit WBP en De Archiefwet. Een personeelsdossier bevat alle gegevens op basis waarvan de stand van zaken kan worden geanalyseerd en waarbij de arbeidsgeschiedenis van medewerkers wordt bijgehouden. Naast de verplichting van de overheid en rechtbanken kan een dossier ook intern gebruikt worden. Bijv. onderhandelingen van een beïndigingsovereenkomst Inleiding Het opbouwen van een personeelsdossier kan als een van de grootste opstakels gezien worden voor het MKB. Veel voorkomende vragen zijn hierbij; wat moet maar ook mag er wel en niet in zo n dossier, hoe kan ik deze gebruiken voor een ontslagzaak en hoe kunnen deze gegevens het beste bewaard blijven (digitalisering)? Er zijn veel grote organisatie die nog altijd worstelen met deze vraagstukken en er zijn zelfs gevallen bekend waarin een organisatie over de kop is gegaan voor het niet correct beheren van personeelsdossiers. Zaak is het dan ook deze gelijk goed en professioneel op te zetten. Het personeelsdossier is ontwikkeld van een gewone hardcopy map per personeelslid met wat basis informatie tot een verplicht middel van de Nederlandse wetgeving en het enige middel in rechtelijke zaken. Bijna altijd wordt er gebruik gemaakt van drie soorten dossiers: een individueel-, salaris-, en een collectief personeelsdossier. Om meer inhoud te geven geeft het volgende hoofdstuk een samenvatting van onderdelen die, soms verplicht, soms handig, opgenomen worden in een individueel personeelsdossier. De daarop volgenden hoofdstukken geven inzicht het salaris- en het collectieve personeelsdossier, in de wettelijke bewaartermijn of de verplichten aanwezigheid van iets, de methode van opslaan en do s en dont s. 1 P a g i n a
Samenvatting Individueel Personeelsdossier Inhoudelijke samenvatting van een individueel personeelsdossier omvat onder andere: I. Personalia a. sollicitatiegegevens b. persoonlijke gegevens (stamkaart) c. akten van bekwaamheid/diploma s (kopiën van) d. functiebeschrijving/competentieprofiel e. bewijs van gedrag f. psychologisch rapport II. Aanstelling en ontslag a. akten van aanstelling b. akten van ontslag (beïndigingsovereenkomst) c. afspraken wijziging arbeidsovereenkomst III. Correspondentie werkgever-werknemer a. Concurrentiebeding b. Geheimhoudingsverklaring c. Verklaring ontvangst huisregelement d. Disciplinaire waarschuwingen IV. Financiële gegevens a. Bijzondere individuele afspraken b. Toekenning gratificaties c. Eventuele verzoeken loonbeslag d. Deelname levensloopregeling e. Eventuele arbeidsvoorwaarden V. Beoordeling a. Beoordeling einde proeftijd b. Beoordelingsformulieren VI. Verzuim en arbeidsongeschiktheid a. Verzuimgegevens, spreekuurrapportages etc. b. WIA-procedure c. UWV procedure VII. Verlof a. ouderschapsverlof b. buitengewoon verlof c. zwangerschaps- en bevallingsverlof VIII. Loopbaan en mobiliteit a. verzoeken om overplaatsing b. loopbaanoriëntatie c. studiefaciliteiten d. studieafspraken e. pop/ opleidingsplan 2 P a g i n a
Inhoud individueel personeelsdossier Veel van de in de samenvatting genoemde onderdelen zullen goed bekend overkomen, de overige of onderwerpen waar speciale aandacht aan verdient, zijn nader beschreven. Bewaren van personeelsdossiers Het bewaren van personeelsdossiers klinkt heel simpel, gooi alles wanneer het hardcopy is in een kast of map. Deze personeelsdossier bevatte echter soms gevoelige informatie, en liggen in de praktijk bij een medewerker, leidinggevende of zelfs bij HR gewoon op het bureau of in een lade. Wanneer gevoelige informatie naar buiten lekt via bronnen waar deze niet hoort, is er zelfs reden om de werkgever nalatigheid van persoonlijke gegevens te verwijten. Zorg er dus altijd voor dat de dossiers aan het einde van een opdracht, project of dag weer netjes in een gesloten kast zit. Houd kort aan: Als werkgever bent u verantwoordelijkheid van de juistheid van de gegevens in de personeelsadministratie; U bent verplicht de gegevens in het dossier te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Dat betekent: kasten op slot en het gebruik van wachtwoorden bij het opslaan van digitale gegevens; Sommige zaken moeten juist wel en andere mogen absoluut niet in het personeelsdossier worden bewaard; Ook gelden er bewaartermijnen voor de diverse soorten informatie. Verderop in dit artikel staat een overzicht; Uw werknemer mag te allen tijde zijn of haar dossier inzien. Wanneer de werknemer feitelijke onjuistheden aantreft en dit wil laten wijzigen of zaken wil toevoegen, dan hebt u de plicht om dit verzoek te honoreren. Fisucs: Voor de fiscus is het zelfs na 7 jaar na uitdienst treding belangrijk om te bewaren. Indentiteitsbewijs: Alleen een paspoort of ID-kaart zijn geldig. Buitenlands? Ook een kopie van het verblijfsvergunning. Personalia Aan de hand van een stamkaart met persoonlijke gegevens kun je alle door de fiscus, de arbeidsinspectie, de bedrijfsarts etc in een oogopslag bij de hand hebben. Deze informatie is dus verplicht om binnen de organisatie te hebben (hiermee ook een kopie van het identiteitsbewijs). Deze kunnen vaak op 1 A4 samengevat worden en is meestal de eerste bladzijde van het personeelsdossier. Pas deze gegevens dan ook aan wanneer een medewerker verhuist of wijzigingen aan wil brengen op deze kaart. sollicitatiegegevens omvatten alles van de cv en/of sollicitatie brief van een medewerker tot de selectieformulieren die gebruikt zijn bij de selectie van de medewerker. Vaak kan het handig zijn om deze laatste te bewaren om te kunnen laten zien waar de medewerker op geselecteerd is. Ook kan het gebruikt worden om naar te kijken waar de medewerker op enkele punten mogelijk niet volledig voldeed en waar hij/zij dan via een loopbaanpad verder in kan ontwikkelen. Deze hebben echter wel een maximale bewaartermijn van 12 maanden voor het cv en de sollicitatiebrief mits er toestemming is van de sollicitant, anders is het 4 weken. De selectieformulieren mogen bewaard worden tot het moment van uitstroom. 3 P a g i n a
Voor diploma s (kopiën van), het bewijs van gedrag (VoG), psychologische rapporten gelden de zelfde regels als voor de sollicitatie gegevens. Maximaal een jaar met toestemming van de medewerker. Vaak worden deze ook gebruikt bij de sollicitatie procedure om te kijken of iemand wel voldoet aan bepaalde eisen. Daarna zijn ze niet meer relevant en vallen ze onder de zelfde regels als sollcitatiegegevens. De werkzaamheden van medewerkers worden vaak vastgelegd in een functiebeschrijving. Om conflicten te voorkomen wordt deze functiebeschrijvingen vastgelegd in het personeelsdossier. Zo kan er nooit onenigheid zijn over de inhoud van de werkzaamheden. Aanstelling en ontslag De akten van aanstelling en ontslag (ook wel de arbeids- of beeindigingsovereenkomst) zijn erg handig maar niet verplicht tot op zekere hoogte. Het is echter handig deze afspraken vast te leggen en te archiveren. Hierin staan niet alleen de hoogte van het salaris, maar ook de andere arbeidsvoorwaarden, werktijden, rechten en plichten van beide partijen en ook de looptijd van de overeenkomst. Naast deze aktes zijn er ook regelmatig wijzigingen over bijvoorbeeld salaris na promotie, een andere functie, andere arbeidsvoorwaarden etc. Om te voorkomen dat er elke keer een nieuwe overeenkomst opgesteld moet worden kan er ook gebruik gemaakt worden van wijzingen. Dit is heel simpel een kleine overeenkomst waarop de wijzigingen van de eerdere overeenkomst veranderd wordt in wat er op dat moment getekend wordt. Wanneer een overeenkomst over de jaren zo erg veranderd is, kan er soms beter gekozen worden voor een nieuwe arbeidsovereenkomst. Al deze afspraken zijn belangrijk om schriftelijk vast te leggen, en zelfs te bewaren na het uitdiensttreden van de medewerker. Dit mag tot 24 maanden na uitdienst datum (zo kan achteraf juridische correctheid van bijvoorbeeld uitstroom aangetoond worden). Correspondentie werkgever-werknemer Het concurrentiebeding/ geheimhoudingsverklaring is afhankelijk van de functie soms erg zwaar wegend, soms loopt deze nog jaren door na beëindigen van het dienstverband. Deze mag dan ook bewaard blijven tot het einde van de verklaring. Deze kan voor zowel interne informatie zijn die gebruikt moet worden voor het uitvoeren van de functie (zoals HR met personeelsgegevens) tot informatie naar buiten toe zoals technische of financiële gegevens. Een verklaring voor ontvangst van het huisregelement is vaak gebruikelijk bij organisatie met veel klantcontact of bij organisatie waar een veel met waardevolle voorraad omgegaan wordt. Op basis van dit regelement kan afhankelijk van de zwaarte van de overtreding zelfs ontslag op stande voet volgen. Disciplinaire waarschuwingen zijn waarschuwingen afgegeven door de organisatie wanneer een huisregel o.d. overtreden wordt, maar niet voldoende zwaarte of de bedoeling is iemand op staande voet te ontslaan. Deze waarschuwingen kunnen echter opgebouwd worden in een dossier en komen vaak voor bij extreem gevaarlijke werkzaamheden als met chemicaliën, elektra of wapens. Disciplinaire waarschuwingen zijn 12 maanden na datum uitgiften bewaarbaar. 4 P a g i n a
Financiële gegevens Afspraken over loon, arbeidsvoorwaarde, of bijzondere individuele afspraken zijn verplichte onderwerpen die zelfs na uitdienst treden van een medewerker nog informatie over beschikbaar moet zijn. De wettelijke bewaartermijn voor deze gegevens voor de fiscus is jaar. Daarbij is het belangrijk ook de burgelijke staat van de medewerk genoteerd te houden. Naast de gegevens over salaris en arbeidsvoorwaarden en loon zijn daarnaast ook de toekenning van gratificaties (maar ook aandelen van de organisatie) van belang om te melden in het personeelsdossier. Naast het salaris doet een medewerker soms mee aan een VUT of levenloopsregeling, hoewel deze afgeschaft zijn in bepaalde vormen, geldt er voor sommige medewerkers nog een overgangsregeling waarmee rekening gehouden moet worden. Beoordeling Bij het aannemen van een personeelslid volgt meestal een proeftijd. Aan het einde van deze proeftijd moet er een beoordeling komen of het personeelslid door zijn proeftijd gekomen is of niet. Deze beoordeling is vaak de eerste in een reeks beoordelingen die in het personeelsdossier wordt opgenomen. Al deze beoordelingen worden gearchiveerd op een beoordelingsformulier, getekend door de manager en het personeelslid voor gezien. Deze formulieren mogen oneindig bewaard blijven, maar de relevantie van deze formulieren worden vaak na 5 jaar in twijfel genomen en wordt daaarom aanbevolen deze na ongeveer 5 jaar te verwijderen om het dossier op te schonen. Verzuim en arbeidsongeschiktheid Het kan eens voorkomen dat binnen een organisatie er contact gelegd moet worden met een bedrijfsarts of medische instelling vanwege de ziekte of mogelijke (gedeeltelijke) arbeidsongeschiktheid van een medewerker. Verzuimgegevens, spreekuurrapportages en aanhangende procedures als WIA-procedure of UWV procedures worden hierbij individueel per medewerker in het personeelsdossier gestopt. Is de meeste gevallen zijn deze verplicht in het dossier te hebben met een maximale bewaartermijn van 2 jaar na uit dienst treden van een medewerker. Verlof Naast vakantieverlof, krijgen organisaties vroeg of laat eens te maken met zaken als ouderschapsverlof, buitengewoon verlof en zwangerschaps- en bevallingsverlof. Deze moeten binnen organisatie vaak schriftelijk aangevraagd worden en worden opgeslagen in het personeelsdossier. Deze mogen tot het einde van het dienstverband bewaard te blijven, er kan echter getwijfeld worden over het nut nadat het verlof is verstrekken. Aan te raden is deze na de verval van de wettelijke vakantiedagen (6 maanden na het betreffende jaar) ook te verwijderen aangezien een medewerker dan geen recht meer heeft op de vakantiedagen (uitzonderingen daargelaten). 5 P a g i n a
Loopbaan en mobiliteit Het verschilt binnen organisatie hoe en of deze gebruik maakt van loopbaan of mobiliteitsbeleid. Onder deze systemen kan alles vallen van functioneringsgesprekken, persoonlijk ontwikkelingsplannen (POP) en andere loopbaan georiënteerde systemen. Veel van deze systemen zijn ter bevordering van de productiviteit, inzetbaarheid en motivatie van medewerkers en leidinggevende. De bewaartermijn van deze gegevens kan daarmee ook verschillen afhankelijk van het doel van het systeem. Alle specifiek op de opleidingsgerichte onderdelen hebben een bewaartermijn van tot het einde van het dienstverband. Andere zaken zoals het functioneren van de medewerker in functioneringsgesprekken mogen tot 2 jaar na uitdienst treden van de werknemer bewaard blijven. Een uitzondering is echter de betalingsregeling van opleiding. Het komt vaak genoeg voor dat wanneer een medewerker op de kosten van een organisatie een opleiding, cursus of training heeft gevolgd, deze uit dienst treedt. Vaak wordt hierbij een afspraak gemaakt waarin staat dat de werknemer een gedeelte van zijn opleiding terug moet betalen afhankelijk van een terugbetaalplan. De informatie hierover, ook de correspondentie met de werknemer, mogen tot het einde van de terugbetaling worden bewaard. Daarna moet deze uit het dossier verwijderd worden. 6 P a g i n a
Vuistregel: Bewaar alleen wanneer het nog enig nut dient voor later of niet opnieuw op te vragen is; bijvoorbeeld voor de fiscus. Verwijder overbodig dingen, in sommige gevallen is het bezit zelfs verboden! Checklist Wettelijke Bewaartermijn In deze lijst wordt onderscheid gemaakt tussen verplicht aanwezig ja/nee, de verplichte bewaartermijn daar dan van, en de maximale bewaartermijn van de niet verplichte onderwerpen. Personalia Sollicitatiegegevens/ psychologisch rapport/ bewijs van gedrag/ akten van bekwaamheid/ diploma s Verplicht aanwezig Verplichte bewaartermijn Maximale bewaartermijn Nee - Tot 4 weken zonder toestemming, 1 jaar met toestemming persoonlijke gegevens (stamkaart) Ja Einde dienst - functiebeschrijving/competentieprofiel Ja Einde dienst - Aanstelling en ontslag akten van aanstelling Ja - Tot 24 maanden akten van ontslag Ja - na uitdienst afspraken wijziging arbeidsovereenkomst Ja - datum Correspondentie werkgever-werknemer Concurrentiebeding Nee - Tot einddatum Geheimhoudingsverklaring Nee - verklaring of einde dienst Verklaring ontvangst huisregelement Nee - Einde dienst Disciplinaire waarschuwingen Ja - Tot 12 maanden na uitgifte Financiële gegevens Bijzondere individuele afspraken Ja Tot 7 jaar na - Toekenning gratificaties Ja uitdienst treden - Eventuele verzoeken loonbeslag Ja - Deelname levensloopregeling Ja - Eventuele extra arbeidsvoorwaarden Ja - Beoordeling Beoordeling einde proeftijd Nee Tot 2 jaar na Beoordelingsformulieren Verzuim en arbeidsongeschiktheid Verzuimgegevens, spreekuurrapportages etc. Nee uitdienst treden Ja Tot 2 jaar na - uitdienst treden WIA-procedure Ja - UWV procedure Ja - Verlof ouderschapsverlof Nee - Einde dienst buitengewoon verlof Nee - Einde dienst zwangerschaps- en bevallingsverlof Nee - Einde dienst Loopbaan en mobiliteit verzoeken om overplaatsing Nee - Einde dienst Loopbaanoriëntatie/ POP Nee - Einde dienst studieafspraken Nee - Einde dienst Functioneringsgesprekken Nee - Tot 2 jaar na uit dienst 7 P a g i n a
Salarisdossier Het salarisdossier is een verzamel dossier vaak aanwezig bij de gene die de salarissen van de medewerkers betaald, maar ook alle andere financieel gerelateerde zaken omtrent personeel beheerd. Bij grotere organisaties is dit vaak binnen de HR Salarisadministratie, bij kleinere organisaties is dit vaak de afdeling Financiën of een directeur. In dit dossier zit doorgaans: I. Gegevens m.b.t. salaris, toeslagen, subsidies, uitkeringen etc. II. Werknemersverklaring, loonbelasting III. Loonbeslagen IV. Autoregeling: inhoudingen en fiscale bijtelling V. Bedrijfsleningen VI. Pensioengegevens VII. Verzekeringen VIII. Kopieën salarisstroken, jaaropgaven Alles in dit dossier en de voorgenoemde samenvatting heeft een bewaartermijn van 7 jaar na uitdienst treden van een medewerker. Dit is voor de fiscus die tot 7 jaar terug kunnen vragen tijdens een controle. 8 P a g i n a
Grotere organisaties hebben per afdeling een dergelijk dossier, bij kleinere organsaties ligt deze vaak bij HR of de directie. Sla nooit medische gegevens op! Deze horen bij een arts of medische dienst. De reden van ziekte is ook nooit van toepassing voor een organisatie. Vertrouw je de ziektemelding van een medewerker niet? Schakel de bedrijfsarts in! Collectieve personeelsdossier Het collectieve personeelsdossier heeft meerdere gebruiken, de voornaamste is simpelweg het maken van een grote overzicht van alle dossiers waarin meestal alle verzuim, ziekte registratie staat en vakantie-/ verlofkaarten zitten. Deze vorm van personeelsdossiers zorgen vaak voor een eenvoudigere vorm van dossiersopbouw zonder per medewerker in zijn of haar eigen dossier verzuim of vakantie te registreren. In dit dossier zit doorgaans: I. Kopiën van de stamkaarten II. ziek- en herstelmeldingen III. Correspondentie omtrent de ziekte (of verwijzing naar email tijdstip) IV. Vakantiekaarten per medewerker V. Algemene kalender waarop ziekte, vakantie en verlofdagen genoteerd staan. Ziek- en herstelmeldingen worden doorgaans gegeven via de telefoon, deze worden daarom vaak handmatig bijgehouden op een lijst (automatische programma, excel, kalander). Aan de hand van deze gegevens kan er gezien worden hoevaak iemand ziek is in een bepaalde periode maar ook afleesbaar op de dag. Zo zijn de meeste ziek meldingen vaak op maandag, dagen met mooi weer of juist heel slecht weer. Op basis van deze meldingen kan een aangepast verzuimbeleid opgesteld worden. Correspondentie omtrent de ziekte omvat alle correspondentie over een medewerker waarin de ziekte zelf niet genoemd wordt. Hieronder vallen ook alle medische gegevens. Wat er wel in kan zijn de verwijzingen naar een individueel dossier waarin deze gegevens in een gesloten enevelop zit, emailcontact met een instelling of arts en een eventuele stappenplan/ voortgangsrapport. Elke medewerker vraagt wel eens de vakantie dagen aan, deze worden in één overzicht verzameld op de vakantiekaart. Deze kan per medewerker zijn, waarin een overzicht staat op welke dagen een medewerker verlof aangevraagd heeft of een algemene kalender per team/ afdeling. Meestal gaan deze gepaard, is er per medewerker een eigen vakantie/ verlofkaart met daarop de aanvraag, toekenning en data. Daarna wordt er per maand een algemene kalender gemaakt met de gegeven verlofoverzichten. Deze heeft vooral het voordeel voor het management om een goede personeelsbezetting te creeëren. medewerker 1 medewerker 2 medewerker 3 medewerker 4 medewerker 5 medewerker 6 medewerker 7 medewerker 8 Ziekmelding Verlof 1-mei 2-mei 3-mei 4-mei 5-mei 8-mei 9-mei 10-mei 11-mei 12-mei Figuur 1: Voorbeeld algemene kalender 9 P a g i n a
Auteur: Naam: Jeroen van Engelen Mail: jeroen.v.engelen@gmail.com LinkedIn: nl.linkedin.com/pub/jeroenvan-engelen/3b/534/7b7/ Bibliografie Boeije, H. (2012). Analyseren in kwalitatief onderzoek: denken en doen. Den haag: Boom Lemma. Dorrepaal, I., & Weima-Oberink, M. (2010). De wereld van arbeidsbemiddeling. Bussum: Coutinho. Kluytmans, F. (2010). Leerboek Human Resource Management. Groningen/ Houten: Noordhoff Uitgevers. Kluytmans, P. (2001). Leerboek Personeelsmanagement. Groningen: Wolters Noordhoff. Manders, F., & Biemans, P. (2010). HRM voor managers. Groning: Noordhoff. Schoemakers, I., & Koopmans, F. (2007). Operationeel Personeelsmanagement. Groningen Houten: Noordhoff Uitgevers. 10 P a g i n a