Bolsward, 27 januari 2015 Aan de leden van de IFKS Beste leden, Twee werkgroepen gaan de veranderingen in onze vereniging, zoals wij die aan onze ledenvergadering willen voorleggen voorbereiden. In het, aan onze leden voorgelegde, Plan Van Aanpak wordt de werkgroep Structuur gevormd door Rob Koekoek, Jan Wybe Marra en Linda van der Veen. Vanuit ons bestuur nemen Bert Kuiken en Pieter Jansma aan deze werkgroep deel. De werkgroep Communicatie wordt gevormd door Tom Coehoorn, Annet Koopmans en Mirjam Wesselius. Vanuit ons bestuur zijn dat Jesca Lootsma-Terpstra en Sipke Deelstra. Wij zijn verheugd dat Wietse Bandstra bereid is gevonden de werkgroep Structuur te versterken. De deelname van schippers aan deze werkgroepen vinden wij belangrijk. Wij roepen onze schippers dan ook op om (althans één) zich beschikbaar te stellen voor de andere werkgroep: Communicatie. Deze werkgroep ontbeert nu nog een schipper. Met vriendelijke groet, Bestuur IFKS Jesca Lootsma-Terpstra (Secretaris)
Bolsward, 20 december 2015 Aan de leden van de IFKS Beste leden, afgelopen zomer hebben wij u laten weten dat wij voor de uitwerking van de aanbevelingen van het rapport IFKS troch de wyn een plan van aanpak opstellen. Ook hebben wij toen leden gevraagd of zij aan werkgroepen, die de aanbevelingen uitwerken in voorstellen voor onze ledenvergadering, willen deelnemen. Dat plan van aanpak en een voorstel voor de bemensing van twee werkgroepen sturen wij u hierbij toe. Uiteraard ontvangen wij graag reacties. Als er leden zijn die vinden dat dit plan eerst door onze ledenvergadering dient te worden vastgesteld, kunnen ze contact met ons bestuur zoeken. Veranderingsvoorstellen, die te zijner tijd door de werkgroepen worden voorgesteld, worden altijd eerst door onze ledenvergadering besproken en vastgesteld. Om die reden stellen wij u voor nu kennis te nemen van dit plan van aanpak en de leden, die wij voorstellen ermee aan het werk te laten gaan. Wij zijn als bestuur de leden, die met deze forse klus aan de gang gaan, erkentelijk dat zij aan de toekomst van onze vereniging willen meewerken. Met vriendelijke groet, Bestuur IFKS Jesca Lootsma-Terpstra (Secretaris)
Voorstel aanpak discussie met de leden over de toekomst van onze vereniging, de IFKS In maart 2015 verscheen het onderzoeksrapport "IFKS troch de wyn" (zie IFKS site www.ifks.frl, onder downloads). Een commissie van betrokken deskundigen (Oebele Brouwer, Sippy Tichelaar, Tom Wiersma en Joke Wittenberg) lichtte onze organisatie door en gaf advies voor de toekomst van onze vereniging. Het levert ons een goed beeld op van het functioneren van onze vereniging. In zowel de structuur als de cultuur zijn knelpunten benoemd, die ons hinderen of kunnen gaan hinderen. Binnen de vereniging functioneren organen soms anders dan statutair bedoeld. Het bestuur acht zichzelf soms niet verantwoordelijk voor onderdelen van de organisatie, waar ze dat formeel wel zijn. De commissie doet meerdere aanbevelingen voor veranderingen, waarmee onze organisatie aan de slag moet. Zij constateert dat de leden van de IFKS zich zeer betrokken voelen bij onze vereniging. Maar ook, dat er veel zorg en onvrede is over het gebrekkig functioneren van de verschillende verenigingsorganen. Ook geeft de commissie in aan "dat uitvoering van hun aanbevelingen een cultuuromslag vraagt waarvoor een breed draagvlak een absolute voorwaarde is". Met sommige aanbevelingen kan ons een bestuur al aan het werk, zoals: - het op orde brengen en actualiseren van archieven, - aanpassen website en ledenadministratie, waarbij we meer gebruik kunnen maken van digitale mogelijkheden.
PLAN VAN AANPAK In dit plan van aanpak stellen wij onze leden voor, om de structuur en communicatie van onze organisatie nader uit te werken. Een tweetal werkgroepen gaan de analyse en aanbevelingen van de commissie uitwerken in voorstellen. De werkgroepen worden gevormd door drie leden en twee bestuursleden. Ons bestuur blijft verantwoordelijk voor datgene wat we aan de ledenvergadering gaan voorstellen. Over de voorstellen voor verandering en/of verbetering van onze organisatie spreekt en besluit onze ledenvergadering. Pas daarna wordt dit vertaald in wijzigingsvoorstellen van statuten en huishoudelijk reglementen. De werkgroepen moeten zich er wel van vergewissen dat hun voorstellen ook zijn te vertalen in wijzigingen van statuten en huishoudelijke reglementen. De werkgroepen gebruiken analyse en aanbevelingen van de commissie als vertrekpunt, maar hoeven deze niet klakkeloos over te nemen. De werkgroepen dienen intensief met de organen en geledingen in onze vereniging te overleggen om ideeën en gevoelens goed te peilen. Draagvlak voor de voorgestelde veranderingen achten wij heel belangrijk. We moeten een aantal zaken in onze organisatie veranderen om deze (ook formeel) beter bestuurbaar te maken. We gaan echter niet veranderen om het veranderen. Sommige veranderingsvoorstellen kunnen ook met meer varianten aan onze ledenvergadering worden voorgelegd, zodat de vergadering daar een keuze in kan maken. 1. Werkgroep STRUCTUUR Deze werkgroep wordt gevormd door Rob Koekkoek, de Steeg (Gld), rentmeester/taxateur (Rob heeft vanaf 1994 tot 2007 als bemanningslid op verschillende IFKS skûtsjes gevaren). Jan Wybe Marra, Noordwijk (Gn), organisatieadviseur (Jan Wybe heeft 17 jaar als bemanningslid meegevaren met verschillende IFKS skûtsjes). Linda van der Veen, Leeuwarden, manager Hago Rail Services (Linda haar vader - Douwe de Bruin - was bemanningslid op SKS en IFKS skûtsjes. Haar echtgenoot is schipper op een IFKS skûtsje).
Wietse Bandstra, Amsterdam. MSc Business Administration. Werkzaam als Marketing Manager bij scheepsontwerpbureau C-Job Naval Architects. Schipper sinds 2011 (Yde, Singelier en Redbad). Vanuit ons bestuur nemen aan deze werkgroep deel: Beert Kuiken, penningmeester en Pieter Jansma, bestuurslid en secretaris van de Schippers Vergadering Deze werkgroep doet voorstellen voor veranderingen in de structuur van de IFKS. Hierbij speelt de vraag over de verhouding tussen schippers en leden. Over de toekomstige rol, positie en vormgeving van - de schippersvergadering, - de ledenvergadering, - technisch commissie en wedstrijdcomité doet zij voorstellen voor verbetering en formalisering. 2. Werkgroep COMMUNICATIE Deze werkgroep wordt gevormd door Tom Coehoorn, Sneek, marketingdeskundige en fotograaf (Tom heeft 10 jaar als schotenman op IFKS skûtsjes gevaren). Annet Koopmans, Leeuwarden, communicatieadviseur (Annet vaart sinds 1995 als bemanningslid op de Engelina Smeltekop in de kleine A. Mirjam Wesselius, Leeuwarden, P&O adviseur Veiligheidsregio Fryslân (vaart sinds 2010 als bemanningslid op skûtsjes in de kleine A). Vanuit ons bestuur nemen aan deze werkgroep deel: Sipke Deelstra, vice-voorzitter en Jesca Lootsma-Terpstra, secretaris. Deze werkgroep stelt een Communicatiebeleidsplan op en doet voorstellen voor de toekomstige rol, positie en vormgeving van de Businessclub. De nieuwe plek van de Businessclub binnen onze organisatie (wat nu formeel binnen onze vereniging niet is geregeld) moet binnen ons totale nieuwe organisatieplaatje passen. Dat vraagt een goede afstemming met de werkgroep Structuur. Vanwege de sterke relatie van de Businessclub met ons nieuwe communicatiebeleid hebben wij die vraag bij deze werkgroep neergelegd.
Wij vragen hun ook in het bijzonder te overleggen met het huidige "dagelijks bestuur" van de Businessclub, ons bestuurslid communicatie, Michel Welsing en onze online redacteur, Björn Sinnema. PLANNING Als de leden deze aanpak delen en het niet nodig vinden om hier in een ledenvergadering over te besluiten, dan kunnen de beide werkgroepen begin 2016 met hun werk beginnen. Ons bestuur organiseert daartoe een startbijeenkomst. Hier wordt alle benodigde informatie, achtergronden en ideeën over de aanpak vanuit ons bestuur met de werkgroepen gedeeld. Vervolgens verdelen de werkgroepen de taken zoals het secretariaat en voorzitterschap en maken zij hun eigen werkplan. Zij gaan met intern en extern betrokkenen communiceren. Als de werkgroepen najaar 2016 hun voorstellen voor de ledenvergadering klaar hebben dan kunnen we nog in 2016 een extra ledenvergadering organiseren, of deze voorstellen behandelen in de Algemene Ledenvergadering, begin 2017. ----------------------------