Notulen bestuursvergadering 04 Datum : Locatie: 24 juni, 20.00 uur Nicole (St. Antoniusveldweg 2, Venray) 1. Opening & Mededelingen Anita opent de vergadering. 2. Notulen vorige vergadering, 20-05-2011 Openstaande actiepunten uit de vorige vergadering: - Beweging in het koor, oppakken na de zomervakantie. Evt. 26 oktober, dan missen we geen repetitietijd. Afstemmen met René/Wilmy. Actie Yvonne. - Instuderen van het meerstemmige lang zal ze leven lied. Actie Yvonne. - VGT en VGTJ als vereniging opsplitsen, subsidiemogelijkheden bekijken. Actie Loes. De notulen worden ongewijzigd vastgesteld. 3. Stand van zaken bestuursonderdelen Algemeen (Anita) Anita heeft het repetitieschema voor de rest van het jaar doorgegeven aan de Witte Hoeve. Tevens doorgegeven dat er a.s. woensdag geen repetitie is. Wilmy en René zijn verhinderd i.v.m. de diploma-uitreiking van Wilmy (behalen van de 1 e graads bevoegdheid om les te geven). Het oudste VGTJ lid (Andrea, 19 jaar) is toe aan een nieuwe kooruitdaging en wil zich graag aansluiten bij VGT. Ze blijft ook nog bij VGTJ, omdat ze hier een waardevol koorlid is (en een brugfunctie heeft richting bestuur). René en Wilmy zijn het hier mee eens. Vastgesteld wordt dat VGTJ is voor leden van 11 t/m 18, VGTJ voor 19+. Aanpassen op de site, actie Henriette. Vanwege de brugfunctie hoeft Andrea tot het einde van het jaar geen contributie te betalen voor VGT. Carla zal dit afstemmen met Andrea, actie Carla. Stemsoort wordt met Wilmy afgestemd, voorstel hoge alt. Actie Yvonne. Voor de Floriade zal een groot openlucht theater aan het water gebouwd worden. Verenigingen kunnen zich opgeven om aldaar een uitvoering te geven. Een commissie buigt zich over de aanmeldingen. Voorstel is om VGT aan te melden, samen met het Percussie ensemble. Henriette zal dit opnemen met René en het Percussie ensemble, bij akkoord vervolgens aanmelden. Actie Henriette. We hebben een mail gekregen van Alda Hagens en Jan Hendriks over een kerstgala benefiet op 9 december in de Witte Hoeve. Ze vragen om medewerking van VGT. Op 9 december staat echter de generale repetitie gepland bij het Raayland voor de Feelgood middag.
Yvonne informeert wat er precies gevraagd wordt en of e.e.a. evt. gecombineerd kan worden. Tevens overleggen met René. Actie Yvonne. Financiën (Loes) De kascontrole is uitgevoerd. Er zijn geen oneffenheden geconstateerd. Er is decharge verleend aan de penningmeester. Loes zal de kascommissie vragen om deze decharge verlening te ondertekenen. Actie Loes. De kascommissie heeft vragen gesteld over: - de aanstelling van het aspirant-bestuurslid / penningmeester. Dit is niet goed gecommuniceerd c.q. aangekondigd. Hierover (en over de aanstelling van het aspirantbestuurslid voor VGTJ) zal een mail naar de leden gestuurd worden. Voor beide aspirantleden zal bij de jaarvergadering gestemd worden. Actie Anita. - het geld dat naar de kledingcommissie is gegaan. Hiervoor is echter bij de mini-enquete toestemming gevraagd. 51 leden waren toen voor, 16 tegen. - gelden die rechtstreeks doorgeschoven worden naar de kledingcommissie, zonder ze eerst in de boekhouding te verwerken. Bijv. de gift van de open repetitie voor bejaarde gasten in de Witte Hoeve (25 euro) en de opbrengst van de tassenparty (11 euro). Dit is rechtstreeks doorgeschoven naar de kledingcommissie, om extra boekhoudkundige werkzaamheden (in- en uitboeken) te besparen. Kwaliteit & muziek (Yvonne) Bij de mezzo s zijn enkele wijzigingen doorgevoerd in de kooropstelling. Van een koorlid kwam een verzoek om in de Vocal School aandacht te besteden aan de ademhaling. Dit wordt door de Vocal Coach per groep behandeld. De alten hebben lang geen vocal coaching meer gehad. Yvonne neemt dit op met Wilmy, Actie Yvonne. Vocal School kaarten laten printen, Actie Henriette. Afgelopen woensdag hebben de buddy s gesproken met de Vocal Coach. Onderwerpen waren ademhalingstechnieken, oefeningen, hoe train je je medekoorleden. Bij de sopranen is er geen buddy die buiten de repetitietijd om buddytraining kan geven. Yvonne neemt dit op met de buddy s van de sopranen. Actie Yvonne. Leden (Nicole) Het nieuwe koorlid, Nellie Roelofs, heeft aangegeven toch geen lid te willen worden van VGT. Ze vond het moeilijker dan ze verwacht had. Na de laatste repetitie voor de zomervakantie wordt voorgesteld om de leden 2 gratis consumpties te geven om gezamenlijk te zomervakantie in te luiden. Tevens bitterballen laten rondgaan. Anita neemt dit op met de Witte Hoeve, actie Anita. PR (Henriëtte) Voor Muziek Totaal zullen ca. 250 flyers geprint worden, zodat er goed geflyerd kan worden voor VGTJ (o.a. bij het open jongeren podium). Tevens wat grote posters laten printen om in het centrum op te hangen. Actie Henriette. Het feit dat de website er een tijdje uit heeft gelegen, kwam door hostingproblemen. Deze zijn opgelost. VGT Junior (Carla)
4. Uitvoeringen Een nieuw ledenoverzicht van VGTJ leden zal na het 2 e project opgesteld worden. Actie Carla. Na de laatste repetitie voor de zomervakantie een leuke activiteit organiseren, bijv. bowlen in Oostrum. Carla zal dit organiseren, actie Carla. Henriette zal met Carla en Margret afspreken om PR activiteiten voor VGTJ te bespreken. Met name om ook jongens aan te trekken. Actie Henriette/Carla. Het geld van de Jan Linders Clubactie is ontvangen. Het door VGTJ meegenomen startkapitaal is nog niet gebruikt. Dit komt door de contributie en de Jan Linders Clubactie. Voornemen is om door te gaan met VGTJ, hiervoor zal in de ledenvergadering wel toestemming gevraagd moeten worden. Evaluatie VGT/VGTJ Zondagochtendconcert Schouwburg in Venray, 5 juni Goed verlopen, geëvalueerd door dirigent. Evaluatie VGT bij Natuurbegraafplaats in St. Odiliënberg, 13 juni Goed, wel enigszins rommelig, verlopen. De organisatie heeft gevraagd of we dit jaarlijks willen komen doen. We willen ons echter niet vastleggen, maar per keer kunnen we benaderd worden. Dan kan er per keer naar de mogelijkheden gekeken worden. Voorgesteld wordt of we een schema kunnen opstellen om bij grote afstanden samen te rijden. Dit moeten we echter niet allemaal willen regelen. Het is veel werk, en je kunt het niet voor iedereen goed doen. Mochten mensen willen samen rijden, dan kan iedereen dit zelf regelen. Evt. kan een oproep via de site geplaatst worden. Tijdens de ledenvergadering kunnen we vragen of er behoefte is aan een vervoer- c.q. reiscommissie. Dan kan er ook een persoon aangesteld worden voor het vervoer van de piano. Een onkostennota moet nog opgesteld worden voor de natuurbegraafplaats. Actie Loes. Stand van zaken VGTJ bij Muziek Totaal in Venray, 1 juli Muziek Totaal is een goed PR moment voor VGTJ. VGT zal vanuit het publiek 2 nummers meezingen met VGTJ (This little light en baby just cares for). Stand van zaken VGT/VGTJ Feelgood Middag in Venray, 11 december Peet wordt weer aangesteld als feelgood manager voor de feelgood middag. Ze heeft behoefte aan vaste contactpersoon vanuit het bestuur. Dit wordt neergelegd bij Henriette en Loes voor de financiën. Peet wordt gevraagd om na de zomer een plan voor te leggen. Actie Henriette. 5. Protocollen V.w.b. het programma zullen wij dit zoveel mogelijk zelf gaan vullen (VGT en VGTJ). Geen solisten, evt. wel aangevuld met wat Dizzy danseresjes. Anita koppelt dit ook terug aan Sanne/Berry, actie Anita. Overlijden koorlid Condoleancekaart (Nicole) Contact met familie, bespreken wensen t.a.v. ondersteuning van het koor tijdens de dienst (Anita) Leden op de hoogte stellen via mail (Nicole, Anita achtervang)
Bloemstuk bestellen met lint 75,00 (Yvonne) Vermelding op site (Henriëtte) Advertentie samenstellen (Henriëtte) Op gesloten deel communiceren kan per mail via Nicole. Wie gaat naar de begrafenis van het bestuur (coördinatie Nicole) Eerstvolgende repetitie bij stilstaan, evt. familie uitnodigen (Anita) Besloten wordt geen speciaal uitvaartnummer in te studeren (bijv. In Pardiso). We hebben voldoende nummers in het repertoire die ook in een uitvaartmis gezongen kunnen worden. Concertaanvragen Naar de vereniging toe: Contact leggen met betreffende vereniging (Yvonne - VGT / Carla - VGTJ) Overkoepelende PR (Henriette) Vragen aan vereniging: Hoe is de ruimte, waar? Hoeveel M2 (lengte x breedte minimaal 12 meter breed) wordt er gebruik gemaakt van podiumblokken? Is er een mogelijkheid om in te zingen? Ruimte om onze spullen op te bergen? Hoe is de versterking geregeld? Verlichting? Naar René toe: Waaruit bestaat ons combo? Programma concert Hoeveel tijd per vereniging? Programma concert van iedere deelnemende vereniging? Kleding combo? Bestuur: Uiterlijk 4 weken voor aanvang van het concert flyer aan leden sturen (Henriette) Bloemen (Yvonne) Welkomstwoord (Anita) 6. VGT-Avond Bij de jaarvergadering zal gevraagd worden of hier interesse voor is, actie Yvonne. 7. Nieuw logo Carla heeft een PR-bureau om advies gevraagd over ons logo. Advies was om letters op te vullen. Een nieuw logo ontwerpen is duur. Voorkeur is om terug te gaan naar het reclamebureau die ook ons oude logo heeft ontworpen. Henriette neemt hier contact mee op, actie Henriette. 8. Rondvraag & plannen volgende vergadering Een overzicht opstellen over wat een uitvoering van VGT/VGTJ kost, met/zonder combo. Actie Loes. Mailadressen evt. toch in BCC zetten, zodat leden geen commerciële mails meer kunnen sturen middels allen beantwoorden. Hier wordt niet voor gekozen, want dan vervalt de back-up functie van Anita (bij afwezigheid van Nicole). Afgesproken wordt dat Nicole mails van VGTJ in cc zal gaan ontvangen, zodat zij de back-up wordt voor mails aan VGTJ. Actie Carla.
Anita vindt het vervelend dat ze bij aanvang van de repetitie vaak niet of weinig aandacht krijgt om de VGT berichten door te geven. We zullen bij de ledenvergadering nog eens het verzoek benadrukken om om 19.45 uur aanwezig te zijn, zodat we om 20.00 uur ook echt kunnen beginnen. Transparant berichten zullen, bij wijze van proef, voortaan na het inzingen door Anita gedaan worden. Discipline tijdens de repetitie is van groot belang, ook dit zal tijdens de ledenvergadering benadrukt worden. Het is niet de bedoeling dat buddy s tijdens de repetitie buddytraining geven, want dit leidt af. De volgende vergadering wordt vastgesteld op 19 augustus om 20.00 uur, bij Anita. 9. Sluiting Anita sluit de vergadering. Actiepuntenlijst jaarvergadering (12 oktober) - Jaarvergadering voor VGT leden, VGTJ leden, en VGTJ ouders. - Stemmen voor uitbreiding bestuur (Loek / Margret). - Doorgaan met VGTJ, stemmen. - Is er behoefte aan een vervoer- c.q. reiscommissie? - Is er behoefte aan een VGT Avond? - 19.45 uur aanwezig zijn, 20.00 uur beginnen. - Discipline tijdens de repetitie. - Visiedocument VGT/VGTJ komende 3 jaren opstellen, actie Anita - Ieder bestuurslid bereid voor de jaarvergadering iets voor over haar eigen taakgebied, actie Nicole, Loes, Yvonne, Carla, Henriette.