Voorstel aan de raad Aan de gemeenteraad Gemeente Steenwijkerland Vendelweg 1 8331 XE Steenwijk Steenwijk, 3-4-2012 Nummer voorstel: 2012/35 Voor raadsvergadering d.d.: 03-04-2012 Agendapunt: 3 Onderwerp: Beschikbaarstelling van een extra uitvoeringskrediet van 500.000,00, voor de aanpassing van De Meenthe tot regionaal theater- en cultuurcentrum Aan de raad van de gemeente Steenwijkerland wordt voorgesteld te besluiten: Conceptbesluit: Een extra uitvoeringskrediet van 500.000 beschikbaar te stellen voor de aanpassing van De Meenthe tot regionaal theater- en cultuurcentrum te dekken uit de Algemene Reserve vrij besteedbaar. Inleiding Op 27 september 2011 heeft de Raad ingestemd met de aanpassing van Rabo Theater De Meenthe tot regionaal theater- en cultuurcentrum en het benodigde uitvoeringskrediet beschikbaar gesteld. Tegelijkertijd heeft de Raad ingestemd met de verdere uitwerking van de plannen om tot aanbesteding te komen. Rabo Theater De Meenthe als regionaal theater- en cultuurcentrum Rabo Theater De Meenthe (vanaf nu: De Meenthe) is ontstaan uit een burgerinitiatief om theater, evenementen en sport te faciliteren. De Meenthe biedt ruimte aan theatervoorstellingen, evenementen, beurzen en markten, vergaderfaciliteiten, amateurvoorstellingen en de verenigingssport. Het bezoekersaantal ligt jaarlijks op ca. 175.000 personen. Een kleine 50% van de bezoekers komt uit de gemeente Steenwijkerland, de overige bezoekers komen veelal uit de regio. Naast incidentele bezoekers zijn er ca. 1.200 wekelijkse gebruikers. Dit zijn onder andere de sportverenigingen, bridgeverenigingen, koren, plattelandsvrouwen, historische vereniging en enkele politieke partijen. Dichtstbijzijnde podia in de regio zijn Ogterop (Meppel) en t Voorhuys (Emmeloord). De Meenthe zorgt in Steenwijkerland en in de regio voor woongenot en leefkwaliteit, levert een impuls aan de economie, geeft het stationsgebied een gezicht en is van groot belang voor de culturele rol van Steenwijk e.o. 1
Ontwerp, proces en aanbesteding Het project kenmerkt zich door een krappe planning omdat door de bijdrage van de IMG-gelden de realisatie van het project voor 1 juli 2012 gestart moet worden. Daarnaast is realisatie gepland in het laagseizoen van het theater om exploitatieverlies te minimaliseren. Voor de planning betekent voorgaande dat korte doorlooptijden zijn gehanteerd. In onderstaande tabel wordt kort het proces weergegeven. Tabel 1: Tijdslijn project Omschrijving/actie Datum Beschikbaar stellen voorbereidingskrediet door gemeenteraad 16 november 2010 Selectie architect 22 juli 2011 Beschikbaar stellen uitvoeringskrediet door gemeenteraad 27 september 2011 Vaststellen ruimtelijk en functioneel definitief ontwerp door stuurgroep 3 oktober 2011 (incl. sluitende raming) Gunning meervoudig onderhandse aanbesteding elektrotechnische en 4 november 2011 werktuigbouwkundige installateur Publicatie selectie Europese aanbesteding verbouw 16 november 2011 Indienen aanvraag omgevingsvergunning elektrotechnische en 12 december 2011 werktuigbouwkundige werkzaamheden Start onderhoudswerkzaamheden 12 december 2011 Indiening aanvraag omgevingsvergunning verbouw De Meenthe 16 december 2011 Onvoorziene zaken dakconstructie n.a.v. constructieve berekening 20 december 2011 bespreken in ontwerpteam Concept raming DO gereed 10 januari 2012 (sluitende raming) Oplevering bestek voor Europese aanbesteding 12 januari 2012 Uitnodiging tot inschrijving geselecteerde aannemers Europese 13 januari 2012 aanbesteding Herberekening constructieve toets vloer theaterzaal 20 januari 2012 Toetsing DO-raming door adviseurs op basis van uitwerking bestek 30 januari 2012 (geschatte overschrijding van 895.000 op krediet) Omgevingsvergunning elektrotechnische en werktuigbouwkundige 6 februari 2012 werkzaamheden verleend Start elektrotechnische en werktuigbouwkundige werkzaamheden 20 februari 2012 Op 3 oktober 2011 is door de stuurgroep het ruimtelijk en functioneel definitief ontwerp (DO) van Jonkman Klinkhamer architecten vastgesteld. De raming voor het DO past binnen het beschikbaar gestelde budget. Het ruimtelijk functioneel definitief ontwerp van de architect is met een ontwerpteam uitgewerkt voor de aanvraag van de omgevingsvergunning. De Europese aanbesteding is 16 november 2011 gestart. Belangrijke voorwaarde aan de bijdrage uit de IMG-gelden was de start van het project in 2011. Daarom is ervoor gekozen om de aanbesteding van de elektrotechnische en werktuigbouwkundige installateur in oktober-november 2011 te houden. Binnen de regels van een Europese aanbesteding kan een deel van het werk onderhands aanbesteed worden, mits dit deel niet meer dan 20% van de opdrachtsom betreft (met een maximum van 1.000.000).
Het werk is gegund aan De Groot Installatiegroep uit Emmen. Deze installateur voert samen met de bouwkundig aannemer het werk uit. De omgevingsvergunning voor deze werkzaamheden is verleend. De aanvraag voor de tweede omgevingsvergunning voor de verbouw is op 16 december ingediend. Een constructieve doorrekening van het ontwerp maakt deel uit van de omgevingsvergunning. Deze berekening liet zien dat de bestaande situatie niet voldoet aan de gestelde eisen. Op 20 december zijn in het ontwerpteam de onvoorziene problemen betreffende de constructie besproken. Naar aanleiding van toetsing van het constructief rapport heeft de gemeente (als vergunning-verlener) een extra doorrekening van de bestaande situatie gevraagd (kortom: voldoet het huidige gebouw aan de eisen). De onderbouwing van de constructieve veiligheid van de vloer van de theaterzaal is op 20 januari 2012 ingediend. De toetsing van de omgevingsvergunning voor de verbouw loopt. Voor de verbouwing heeft het college voor brandveiligheid een ontheffing van de nieuwbouweisen van het bouwbesluit tot niveau bestaande bouw verleend. De vervolgstap is het aanpassen van de ingediende stukken. Op basis van deze stukken wordt de vergunning verleend. De geselecteerde aannemers zijn op 13 januari 2012 uitgenodigd voor inschrijving. Op basis van de ingediende aanvraag voor de omgevingsvergunning is een raming opgesteld. De totale raming van investeringskosten kwamen 30 januari 2012 uit op een bedrag van 7.658.000. Dit is een overschrijding van 895.000 op het beschikbare krediet. Met de huidige markt was de verwachting dat marktwerking in de aanbesteding de overschrijding zou minimaliseren. Eventuele restoverschrijding zou met bijstelling van het plan opgelost moeten worden. De inschrijving van de aannemers heeft op 8 maart 2012 plaatsgevonden. Hieruit is gebleken dat het aanbestedingsresultaat negatief is ten opzichte van het beschikbare krediet. Financiën Inschrijvingen zijn beoordeeld op basis van Economisch Meest Voordelige Inschrijving, waarbij kwaliteit en prijs gelijk zijn gewogen. De laagste inschrijving is niet de geselecteerde partij. Na indiening van de inschrijvingen, blijkt de overschrijding groter dan verwacht op basis van de raming. In tabel 2 is de overschrijding na aanbesteding toegelicht. Tabel 2: Toelichting overschrijding Items Complexe constructie De Meenthe en onvoorziene zaken Marktwerking Toelichting Hoge kosten constructieve aanpassingen bij verbouwing i.v.m. complexe constructie door uitbreiding&aanpassing en n.a.v. onvoorziene zaken uit het verleden. In de huidige markt verlopen aanbestedingen gunstig t.a.v. gerekende percentages voor Algemene Kosten, Winst&Risico en Algemene Bouwplaatskosten. Vanwege het hoge risico i.v.m. de korte bouwtijd is hier geen korting gegeven, maar zijn percentages verhoogd. 3
Een grote overschrijding is terug te vinden in de constructieve aanpassing bij verbouwing en in de onvoorziene zaken uit het verleden. Deze onvoorziene zaken zijn pas bij de doorrekening van het definitief ontwerp aan het licht gekomen. Onderstaand worden deze items toegelicht: 1. Complexiteit van de constructie Het gebouw is in 1969 gebouwd. In de loop der jaren is het gebouw acht maal verbouwd of uitgebreid. Alle nieuwe bouwdelen blijken constructief verbonden met het oorspronkelijke gebouw. De bouwdelen ontlenen hun stabiliteit in belangrijke mate aan het bestaande gebouw. Wijzigingen in het oorspronkelijke gebouw en doorbrekingen tussen het oorspronkelijke gebouw en latere uitbreidingen hebben hierdoor grote constructieve implicaties. Ook blijkt dat veel wanden, die als inbouwpakket werden gezien, een dragende functie te hebben (oorspronkelijke gebouw) of een bijdrage te leveren aan de stabiliteit van het gebouw (latere uitbreidingen). 2. De theatervloer voldoet niet aan gestelde eisen De theaterzaal is van oorsprong een vlakke zaal. Kort na realisatie is in de zaal een tribune gemetseld. Later zijn hier vaste stoelen op geplaatst. De gemetselde tribune neemt een groot deel van de constructieve marge op. Daar de tribune op de beschikbare tekeningen in de laatste vergunningaanvragen staat, is het een aannemelijk uitgangspunt dat de constructie voldoet. De gemeentelijke constructeur heeft, bij toetsing van het constructieve rapport ingediend ten behoeve van de omgevingsvergunning, een extra doorrekening van de constructie gevraagd om zeker te zijn dat de openstelling van het theater tot de verbouwing verantwoord is. Deze doorrekening voor de referentieperiode van één jaar heeft uitgewezen dat de openstelling verantwoord is en voldoet aan gevraagde constructieve veiligheidseisen. 3. De dakconstructie voldoet niet aan gestelde eisen De dakconstructie van de sporthal en theaterzaal zijn voor de vergunningsaanvraag in 1968 berekend zonder ballastlaag. De daken zijn destijds echter uitgevoerd met ballastlaag (er is grind aangebracht). De ballastlaag neemt een groot deel van de constructieve marge op. Ook zijn door (landelijke) incidenten (instortingen van grote daken bij sterke regenval en smeltwater na sneeuwval) in de tachtiger jaren de constructieve eisen aangescherpt. Dit betekent dat de dakconstructie en afwatering moeten worden aangepast. In de loop van de jaren is, naar aanleiding van technologische ontwikkelingen, de theatertechniek aangepast. Het is gebleken dat de trekken (voor ophanging decorstukken) hoofdzakelijk aan één spant hangen. De trekken moeten verdeeld worden zodat belasting op meerdere spanten wordt afgedragen en het dak bij zware decorstukken niet overbelast kan worden. Er mag worden aangenomen dat het dak destijds voldeed aan de geldende eisen. Vervolg Om de ontstane situatie op te lossen zijn er verschillende scenario s mogelijk. Scenario 1: Scenario 2: Scenario 3: Uitvoering aanbesteed ontwerp Stopzetten project Opnieuw beginnen (ontwerp aanpassen en realisering binnen beschikbaar krediet) 4
Scenario 1: Uitvoeren aanbesteed ontwerp Het ontwerp is conform de uitgangspunten van het programma van eisen, zijnde: - Constructieve veiligheid gebouw op orde - Verbeteren van interne logistieke stromen - Uitbreiding van de theaterzaal - Inrichten sporthal als evenementenhal - Realiseren vestzaktheater - Uitstraling richting Stationsgebied verbeteren Planning Het project kenmerkt zich door een strakke planning. Voor de uitvoering zijn 6 maanden beschikbaar, waarin het theater gesloten is. Tot op heden zijn alle gestelde termijnen gehaald. De start van de bouwkundige werkzaamheden is gepland op 1 mei 2012. De oplevering van het nieuwe theater- en cultuurcentrum is gepland op 31 oktober 2012. Financiën Om de begroting sluitend te krijgen moeten de volgende stappen in gang worden gesteld: - Bijstelling met inachtneming uitgangspunten programma van eisen - Extra financiële bijdrage van De Meenthe - Extra uitvoeringskrediet van 500.000 voor de onvoorziene zaken als de vloer van de theaterzaal en het dak Scenario 2: Stopzetten project Als het project wordt stopgezet heeft dit verschillende consequenties. Reeds gemaakte ontwerp- en investeringskosten moeten worden afgerekend. Het gebouw moet dit jaar alsnog worden aangepast om te voldoen aan de gestelde constructieve eisen. Dit betekent dat de vloer en het dak van de theaterzaal en het dak van de sporthal worden aangepast. Het project verbouwing van De Meenthe hangt samen met: 1. De bouw van sporthal De Waterwyck aan de Gagelsweg. De aanbesteding van dit project heeft plaats gevonden. De start bouw van de sporthal staat gepland op 2 juli 2012. 2. De planontwikkeling van het Stationsgebied. Het concept ontwerp voor het Stationsgebied is 22 maart 2012 besproken in de raadscommissie. In verband met de aanvraag van convenant-gelden moet het definitieve plan 1 juni 2012 zijn ingediend bij de provincie. Planning Omdat de vloer en het dak van de theaterzaal moeten worden aangepast, moet een nieuw (constructief) ontwerp worden gemaakt. Voor dit ontwerp moet opnieuw een omgevingsvergunning worden aangevraagd. Ook moet het project (meervoudig onderhands) worden aanbesteed. De totale doorlooptijd van aanpassing van de vloer en het dak is ongeveer 42 weken. Dit heeft gevolgen voor de openstelling van De Meenthe. Bij start project in april 2012, worden de werkzaamheden uitgevoerd van november 2012 tot februari 2013. Dit betekent dat het theater moet sluiten. Alle geboekte voorstellingen moeten worden geannuleerd.
Financiën Alle reeds aangegane verplichtingen ten aanzien van adviseurs en installateur moeten worden afgerekend. Er is een investering noodzakelijk om de bestaande constructie alsnog aan te passen. De sponsoring van de Rabobank voor Rabo Theater De Meenthe staat onder druk. De bijdrage van de provincie op basis van de aangevraagde IMG-gelden van 2.416.680 vervalt. Tabel 3: kosten stopzetten project Afrekening huidig project Kosten Ontwikkelkosten ontwerp 800.000 Engineering en aangegane verplichtingen installateur 200.000 Afrekening investering De Meenthe 80.000 Nieuw project Investering aanpassen bestaande constructie theaterzaal en dak 500.000 Inkomstenderving De Meenthe (afkoop voorstellingen seizoen 2012-2013, derving inkomsten 1.240.000 voorstellingen&verhuring&horeca, personeelskosten, verlies o.b.v. reguliere programmering mei-oktober 2012) Totale kosten scenario 2 2.820.000 De Raad heeft 27 september 2011 ten behoeve van het beschikbaar stellen van het uitvoeringskrediet een totaal gemeentelijke aandeel van 2.731.320, zijnde 689.000 voorbereidingskrediet en 2.042.320 uitvoeringskrediet, vastgesteld. Scenario 3: Opnieuw beginnen (ontwerp aanpassen en realisering binnen beschikbaar krediet) Het ontwerp moet essentieel gewijzigd worden. Dit betekent dat het project opnieuw aanbesteed moet worden. Het programma van eisen moet vereenvoudigd, waarna een nieuw ontwerp opgesteld moet worden. De totale doorlooptijd is langer dan bij stopzetten van het project. Het gebouw moet dit jaar alsnog aangepast worden om te voldoen aan gestelde constructieve eisen. Planning De doorlooptijden voor uitwerking van het ontwerp en uiteindelijke realisatie zullen langer zijn dan bij scenario 2. Omdat het gebouw dit jaar aangepast moet worden om te voldoen aan gestelde constructieve eisen, is het niet mogelijk realisatie een jaar uit te stellen en wederom in het laagseizoen (mei-oktober) te laten plaatsvinden. Bij dit scenario zal realisatie ca. 1 maand later starten en oplevering rond 1 mei 2013 plaatsvinden. Het theater is gesloten van 1 december 2012 tot 1 mei 2013. Financiën Als het project later word uitgevoerd vervalt de bijdrage van de provincie. Dit betekent dat alleen het gemeentelijke aandeel van 2.731.320 beschikbaar blijft. Conclusie Het voorstel van het college is om de extra kosten in verband met de onvoorziene items en de constructieve veiligheid (scenario 1), zijnde 500.000, ten laste te brengen van de Algemene Reserve vrij besteedbaar. De huidige stand van de Algemene Reserve vrij besteedbaar is 5.763.185. Momenteel wordt in overleg met de provincie bekeken of de IMG-bijdrage voor dit project verhoogd kan worden. 6
Bijlagen bij het voorstel - Ondertekening De waarnemend secretaris De burgemeester D.L.W. Zielhuis M.A.J. van der Tas Betrokken partijen afdeling adviseur behandeld in raadscommissie OW Janneke Kamstra, tel.:, email: janneke.kamstra@steenwijkerland.nl ja, nl. X nee 7
Raadsbesluit Steenwijk, 3-4-2012 Nummer: 2012/35 De raad van de gemeente Steenwijkerland; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 3-4-2012, nummer 2012/35; b e s l u i t : een extra uitvoeringskrediet van 500.000 beschikbaar te stellen voor de aanpassing van De Meenthe tot regionaal theater- en cultuurcentrum te dekken uit de Algemene Reserve vrij besteedbaar. De raad voornoemd, de griffier, de voorzitter, A. ten Hoff M.A.J. van der Tas 1