GEBRUIKERSHANDLEIDING BESTANDSKOPPELING OVERGANGSRECHT KINDREGELINGEN Versie 1.0 Datum Augustus 2014 Auteur Communicatie Inlichtingenbureau
Inleiding... 4 Bestandskoppeling met het Inlichtingenbureau... 4 Bestand aanmaken in het Uitkeringenpakket... 5 Bestandsnaam... 5 Bestandsextensie... 5 Bestandsformaat... 5 Bestand aanleveren aan het Inlichtingenbureau... 6 Aanleverdatums... 6 Aanleverinformatie... 6 Een bestand aanleveren voor meerdere gemeenten... 7 1. Voor elke gemeente apart... 7 2. In 1 bestand... 7 Verwerkingsverslag... 8 Foutomschrijvingen... 10 Verwerking van persoonsgegevens... 11 Rapport doelgroep kindregelingen... 11 Inhoud rapportage... 11 Contact... 11 Helpfunctionaliteit... 12 Heeft u als gebruiker vragen en/of opmerkingen over ons nieuwe portaal en informatiesysteem of mist u informatie in deze instructie?... 12 2
3
Inleiding Per 1 januari 2015 vervalt voor alleenstaande ouders met een WWB uitkering de aanvulling van 20% van het wettelijk minimumloon. In plaats daarvan ontvangen de alleenstaande ouders met een WWB-uitkering die geen toeslagpartner hebben via de Belastingdienst Toeslagen een zogenoemde alleenstaande-ouderkop (ALO-kop) op het kindgebonden budget. Voor de groep alleenstaande ouders met een WWB-uitkering die geen ALO-kop ontvangen, omdat zij een toeslagpartner (zoals bedoeld in de Algemene wet inkomensafhankelijke regelingen, Awir) hebben, vervalt de aanvulling op de uitkering pas per januari 2016. Bestandskoppeling met het Inlichtingenbureau Zoals aangegeven in het Infoblad Overgangsrecht en bestandskoppeling i.v.m. Wet hervorming kindregelingen, te downloaden via: http://www.gemeenteloket.minszw.nl/dossiers/werk-eninkomen/wwb/nieuwsberichten/overgangsrecht-ivm-kindregelingen.html vindt er een bestandskoppeling met het Inlichtingenbureau plaats ten behoeve van het traceren van de doelgroep waarvoor het overgangsrecht geldt. Een deel van de afgebakende groep alleenstaande ouders krijgt naast het overgangsrecht hervorming kindregelingen ook te maken met het overgangsrecht bij Wet WWB maatregelen v.w.b. kostendelersnorm (KDN) in de bijstand. Het betreft alleenstaande ouders die niet in aanmerking komen voor de alleenstaande-ouderkop én met een of meer (andere) meerderjarige personen in dezelfde woning hun hoofdverblijf hebben. Het Inlichtingenbureau brengt niet apart in beeld voor welke alleenstaande ouders deze verbijzondering geldt. Hiertoe dient de gemeente een eigen onderzoek te starten. De uitwisseling van gegevens tussen gemeenten en het Inlichtingenbureau vindt twee keer plaats. De eerste keer in september en de tweede keer in december. Op basis van de uitkomsten van de bestandskoppeling kan door gemeenten definitief worden bepaald op welke betrokkenen het overgangsrecht van toepassing is. 4
Bestand aanmaken in het Uitkeringenpakket De Softwareleverancier van het systeem waarin u gegevens over alleenstaande ouders met een WWB-uitkering heeft geregistreerd kan u helpen om informatie uit uw registratiesysteem te onttrekken. Neem contact op met uw pakketleverancier als u problemen ervaart met het uit uw systeem halen van de betreffende gegevens. De uit uw systeem te onttrekken gegevens over alleenstaande ouders met een WWB-uitkering exporteert u naar een csv-bestand. Het bestand met alleenstaande ouders met een WWB-uitkering stuurt u naar het informatiesysteem van het Inlichtingenbureau. Het Inlichtingenbureau zal vervolgens alle door gemeenten aangeleverde bestanden bundelen en beschikbaar stellen aan de Belastingdienst Toeslagen. LET OP: Er mogen geen bestanden met privacygevoelige (BSN) informatie per e-mail worden verzonden aan het Inlichtingenbureau. Bestandsnaam De naamgeving van het bestand moet voldoen aan onderstaande structuur: code product_<gsdnaam>.<extensie> Code product: Kindregelingen GSDnaam: naam van de gemeente Bestandsextensie Het bestand wat u aanlevert aan het Inlichtingenbureau heeft de extensie:.csv Bestandsformaat Het bestand dat wordt aangeboden aan het Inlichtingenbureau kent het CSV-formaat. Om onderscheid aan te geven tussen de kolommen (velden), maakt u gebruik van een komma of een puntkomma (afhankelijk van uw voorkeur). Dit geeft u aan bij het opslaan van het bestand. LET OP! In het bestand komen geen kolomkoppen voor. U plaatst direct in de bovenste kolom het BSN en in de kolom ernaast de gemeentecode van het betreffende BSN. De kolom gemeentecode is niet verplicht. Het is verstandig om de kolom wel te vullen als u voor meerdere gemeenten in 1 bestand aanlevert. 153267331 0023 143563695 0023 115347689 0023 144382696 0015 149425533 0015 5
Bestand aanleveren aan het Inlichtingenbureau Met de Belastingdienst Toeslagen is overeengekomen dat er twee uitwisselingen gaan plaatsvinden tussen het Inlichtingenbureau en gemeenten. Zowel in augustus 2014 als in november 2014 leveren gemeenten hun gegevens aan via het informatiesysteem van het Inlichtingenbureau. U levert het bestand aan op het Aanlevertabblad bij het product Overgangsrecht Kindregelingen. Aanleverdatums In de onderstaande tabel zijn de maanden weergegeven waarin moet worden aangeleverd met de daarbij behorende aanleverperiode van die maand. Aanlevermoment Aanleverperiode Augustus 2014 18 t/m 29 augustus 2014 November 2014 17 t/m 28 november 2014 Aanleverinformatie Het verzamelen van de alleenstaande ouders met een WWB-uitkering en het maken van het bestand volgens de vastgestelde selectiecriteria, is een proces dat uitkeringspaketten grotendeels ondersteunen. De Softwareleveranciers hebben hiervoor voorzieningen getroffen in hun pakketten. Onderstaande informatie dient beschikbaar te worden gesteld: Nr Element Omschrijving Gegevenstype en notatie 1. BSN Burger Service nummer van de Numeriek (9) alleenstaande ouder met een WWBuitkering.. 2. Gemeentecode Het 4-cijferige gemeentenummer is Numeriek (4) gebaseerd op de CBS-codelijst Nederlandse Gemeenten. Verplicht / optioneel Verplicht Niet verplicht Uitleg punt 1: Het BSN moet voldoen aan de Elfproef. De Elfproef is een rekensom om te controleren of het Burgerservicenummer geldig is. LET OP! In het bestand komen geen kolomkoppen voor. U plaatst direct in de bovenste kolom het BSN en in de kolom ernaast de gemeentecode van het betreffende BSN. De kolom gemeentecode is niet verplicht. Het is verstandig om de kolom wel te vullen als u voor meerdere gemeenten in 1 bestand aanlevert. 6
Een bestand aanleveren voor meerdere gemeenten Als u een bestand aanlevert voor meerdere gemeenten dan kunt u dat op twee manieren doen: 1. Voor elke gemeente apart Als u voor elke gemeente apart wilt aanleveren dan moet u apart inloggen voor elke gemeente. U heeft dan ook voor elke gemeente een los bestand. 2. In 1 bestand Als u wilt aanleveren voor meerdere gemeenten in 1 bestand dan geeft u dat in het bestand aan door de juiste gemeentecode achter het BSN te plaatsen. U levert vervolgens 1 bestand aan. Onderstaande tabel is een voorbeeld van een gemeente die ook voor een andere gemeente het bestand aanlevert. Het bestand bevat in dit geval 2 gemeentecodes. 153267331 0023 143563695 0023 115347689 0023 144382696 0015 149425533 0015 De kolom gemeentecode is niet verplicht. Het is verstandig om de kolom wel te vullen als u voor meerdere gemeenten in 1 bestand aanlevert. 7
Verwerkingsverslag Het verwerkingsverslag is een rapportage die aangeeft in welke mate de door een gemeente aangeleverde gegevens succesvol zijn verwerkt. De rapportage vermeldt de eventueel niet verwerkte gegevens met daarbij een reden. Het verwerkingsverslag wordt direct getoond na het aanleveren en verwerken van een bestand of is op te halen door op het aanlevertabblad in de kolom Bestandsnaam het bestand aan te klikken (zie figuur 3). Onderstaande figuren zijn een voorbeeld van het product Doelgroepouders, maar gelden ook voor het product Overgangsrecht Kindregelingen. Figuur 3 toont het verwerkingsverslag van een correct aangeleverd bestand met 4 correcte en 2 incorrecte dossiers. Een foutomschrijving voor de incorrecte dossiers wordt in de detailblokken weergegeven. Figuur 1 Verwerkingsverslag product Doelgroepouders 8
Figuur 4 toont een detailblok van het verwerkingsverslag van een correct aangeleverd bestand met 5 incorrecte dossiers. In totaal zijn in figuur 4, 5 dossiers aangeleverd die allemaal incorrect zijn. In de bovenste balk wordt de bestandsnaam, de verzender, de inleverdatum, einde verwerking en de verwerkingsduur van het bestand getoond. Figuur 2 Detailblok verwerkingsverslag Figuur 5 toont een detailblok van het verwerkingsverslag met de velden en de foutomschrijvingen die zich hebben voorgedaan in het dossier zoals aangeleverd in figuur 4. Meer uitleg over de foutomschrijving is te vinden in de paragraaf Foutomschrijvingen in dit document. Figuur 3 Reden incorrect dossier Figuur 6 toont een detailblok van het verwerkingsverslag met de dossiernummers waarin fouten zijn geconstateerd, de foutomschrijving en het aantal keer dat een bepaalde fout voorkomt in de aanlevering. Figuur 4 Overzicht van incorrecte dossiers 9
Figuur 7 toont een detailblok van het verwerkingsverslag met daarin de reactie van het systeem wanneer het door de gemeente aangeboden bestand in zijn geheel niet kan worden ingelezen. De mogelijke redenen hiervan zijn te vinden in de paragraaf Foutomschrijvingen in dit document. De andere blokken, zoals in figuur 3 getoond, worden niet getoond als deze melding zich voordoet. Figuur 5 Detailblok verwerkingsverslag indien het bestand niet verwerkbaar is Foutomschrijvingen Na het aanleveren van het bestand aan het Inlichtingenbureau kunnen de onderstaande foutmeldingen voorkomen. De foutmeldingen zijn opgedeeld in twee categorieën. 1. Het bestand kan in zijn geheel niet worden ingelezen, omdat er een fout is opgetreden in het bestandsformaat. Er wordt geen verwerkingsverslag getoond; 2. Het bestand wordt ingelezen maar de inhoud van het bestand bevat fouten. In het verwerkingsverslag worden de fouten vermeld. Als onderstaande foutmeldingen zich voordoen moet de fout aan het bestand worden hersteld. Vervolgens moet het gehele bestand opnieuw aangeleverd worden aan het Inlichtingenbureau. Zie voor meer informatie over aanleveren het hoofdstuk Bestand aanleveren aan het Inlichtingenbureau in dit document. 1. Het bestand kan in zijn geheel niet worden ingelezen, omdat er een fout is opgetreden in het bestandsformaat. Er wordt geen verwerkingsverslag getoond: Bestand heeft incorrecte extensie (paragraaf bestandsextensie en bestandsformaat). Als onderstaande foutmeldingen zich voordoen moeten de fouten hersteld worden in het eigen pakket. Vervolgens moet het gehele bestand opnieuw aangeleverd worden aan het Inlichtingenbureau.. Zie voor meer informatie over aanleveren het hoofdstuk Bestand aanleveren aan het Inlichtingenbureau in dit document. 2. Het bestand wordt ingelezen maar de inhoud van het bestand bevat fouten. In het verwerkingsverslag worden de fouten vermeld: Het veld is niet numeriek in de correcte grootte ( paragraaf aanleverinformatie). 10
Verwerking van persoonsgegevens Het Inlichtingenbureau verzamelt na de aanleverperiode de gegevens van alle gemeenten die hebben aangeleverd. Vervolgens verzendt het Inlichtingenbureau de gebundelde informatie aan de Belastingdienst Toeslagen. Zeven werkdagen na de laatste dag van de aanleverperiode is de rapportage beschikbaar voor gemeenten in het informatiesysteem van het Inlichtingenbureau. Aanleverperiode Rapportage beschikbaar Augustus 2014 9 september 2014 November 2014 9 december 2014 Rapport doelgroep kindregelingen In de paragraaf Verwerking van persoonsgegevens is aangegeven op welke datum u de rapportage van het Inlichtingenbureau kunt terugverwachten. De rapportage kunt u ophalen in ons informatiesysteem bij het product Overgangsrecht Kindregelingen, tabblad Ophalen. Het rapport heeft de naam: Rapport doelgroep kindregelingen<gsdnaam>.csv Op de plaats <GSDnaam> komt dezelfde naam als de GSD naam die u heeft aangegeven in de naam van het aanleverbestand. Inhoud rapportage De Belastingdienst Toeslagen toetst of de BSN s die u heeft aangeleverd een AWIR- partner i hebben en kindgebonden budget ontvangen. Als in beide gevallen de uitkomst JA is dan leveren we dat terug aan de gemeente. In de rapportage staan alleen de BSN s opgenomen die in aanmerkingen komen voor het overgangsrecht. Deze BSN s hebben dus op beide toetsvragen JA gescoord. Als geen van de door u aangeleverde BSN s in aanmerking komt voor het overgangsrecht dat krijgt u van ons een lege rapportage met daarin de tekst: De door uw organisatie aangeleverde BSN s voor het product Overgangsrecht Kindregelingen zijn bij de Belastingdienst Toeslagen niet bekend met een AWIR-partner en KGB. U ontvangt dus altijd een rapportage van ons terug. Contact Voor vragen over onze dienstverlening in het kader van Overgangsrecht Kindregelingen kunt u terecht bij de Servicedesk van het Inlichtingenbureau via 0800 222 11 22 of via servicedesk@inlichtingenbureau.nl 11
Helpfunctionaliteit Wij introduceren deze nieuwe helpfunctionaliteit in ons besloten informatiesysteem om onze gebruikers goed te kunnen ondersteunen bij het aanleveren en ophalen van bestanden, maar ook bij het wijzigen van product- en/of gebruikersinstellingen. Hoe werkt het? In het besloten gedeelte van ons nieuwe portaal kunnen gebruikers op ieder gewenst moment op de help knop drukken met het pijltje om het helppaneel te raadplegen. De helpfunctie biedt relevante helponderwerpen aan afhankelijk van waar de gebruiker zich bevindt. Een voorbeeld Een gebruiker zit op het aanlevertabblad van product x en gaat een bestand aanleveren. De helpfunctie geeft op die plek ondersteunende informatie over het aanleveren van bestanden, bijvoorbeeld welk bestandformaat het bestand moet hebben of uitleg over de interpretatie van het verwerkingsverslag. Op deze manier proberen we op iedere plek in onze nieuwe informatiesysteem de beste en meest relevante ondersteuning te bieden om zo werken met het Inlichtingenbureau gemakkelijker te maken. Heeft u als gebruiker vragen en/of opmerkingen over ons nieuwe portaal en informatiesysteem of mist u informatie in deze instructie? Neem dan contact op met onze Servicedesk via servicedesk(at)inlichtingenbureau.nl of 0800 222 11 22. Heeft u als gebruiker vragen en/of opmerkingen over ons nieuwe portaal en informatiesysteem of mist u informatie in deze instructie? Neem dan contact op met onze Servicedesk via servicedesk@inlichtingenbureau.nl of 0800 222 11 22. i AWIR: Algemene Wet Inkomensafhankelijke Regelingen. Er is overgangsrecht voor een groep ouders in de WWB, die de alleenstaande oudernorm ontvangt en per 1 januari 2015 géén ALO-kop op het kindgebonden budget van de Belastingdienst Toeslagen krijgen, omdat zij een toeslagpartner hebben als bedoeld in de Awir 12