Pagina van 6 Functiebeschrijving Planner HVZ, V&V of Kraamzorg Algemene informatie Organisatie BTKzorg Functie Planner HVZ, V&V of Kraamzorg Datum 05-0-0 Status f vastgesteld FWG-schaal 0 Algemeen BTKzorg is een dynamische organisatie, kleinschalig, met groot enthousiasme en veel ambitie. Als dé aanbieder van verpleging, verzorging, kraamzorg en huishoudelijke hulp biedt BTKzorg thuiszorg en kraamzorg uit het hart, waarbij kernwaarden: aandacht, betrouwbaar en respect hoog in het vaandel staan. Kern/ doel van de functie Het middels het geautomatiseerde planningssysteem koppelen van deskundigheid en beschikbaarheid van medewerkers aan de zorgvraag van cliënten en dit controleren. Situatieschets BTKzorg bestaat uit de organisatieonderdelen BTK Huishoudelijke Verzorging (HVZ), BTK Verpleging & Verzorging (V&V) en BTK Kraamzorg. Ieder organisatieonderdeel heeft beschikking over een of meerdere Planners. De Planner verzorgt de waarneming van een collega-planner, indien nodig. Plaats in de organisatie Ontvangt afhankelijk van het betreffende organisatieonderdeel leiding van respectievelijk de Manager Kraamzorg of de Teamleider V&V / HVZ Contacten Intern: Manager Kraamzorg Teamleider HVZ of V&V Zorgverleners / Wijkverpleegkundigen Medewerkers Staf- en Bedrijfsbureau Key-user Extern: Cliënten, diens familie en/of huisgenoten Collega-organisaties Gemeente Taken/verantwoordelijkheden in hoofdlijnen. Planning zorgverlening. Medewerkerrooster. Administratie. Overige werkzaamheden Uitwerking in activiteiten en te behalen resultaten. Planning zorgverlening Draagt zorg voor een volledige en efficiënte planning van de zorgverlening; Plant aan de hand van zorgaanvragen en indicaties de zorg en wijst medewerkers op basis van deskundigheid en beschikbaarheid toe aan de cliënt; Stelt routes samen op basis van de afgesproken frequentie, duur en benodigde deskundigheid van de zorgverlening; Verwerkt de planning in een rooster in het geautomatiseerde systeem; Voert dagelijks de mutaties in de planning door in het geautomatiseerde systeem; Lost knelpunten in de planning op; Informeert cliënten en medewerkers over de planning en de inzet van zorg; Signaleert mogelijke capaciteitsproblemen en/of knelpunten bij de aanmelding van nieuwe zorgvragen; Signaleert problemen in het zorgrooster en cliënttevredenheid en rapporteert dit aan de Teamleider HVZ of V&V of Manager Kraamzorg.. Medewerkerrooster Stelt het medewerkerrooster vast volgens de geldende afspraken en richtlijnen in het personeelsbeleid; Bewaakt de inzet van medewerkers op basis van hun contracturen; Regelt vervanging bij ziekte en vakantie er verwerkt dit in de planning; Signaleert problemen in de bezetting en medewerkertevredenheid rapporteert dit aan de Teamleider HVZ of V&V of Manager Kraamzorg.
Pagina van 6. Administratie Draagt zorg voor een tijdige en correcte verwerking van cliënt- en medewerkergegevens in het geautomatiseerde systeem; Voert dagelijks mutaties door in het systeem waaronder ziek- en betermeldingen; Draagt (mede) zorg voor het beheer van cliëntdossiers in het (digitaal) archief ; Voert administratieve taken uit die samenhangen met de planning en coördinatie van zorg, zoals het (mede) verzorgen van (her)indicaties bij het CIZ en/of zorgverzekeraar en het (mede) opstellen van zorgovereenkomsten;. Overige werkzaamheden Beantwoordt vragen van medewerkers, cliënten, familierelaties en externe instanties Signaleert systeemknelpunten in de planning sluit dit kort met de key-user; Neemt, desgewenst op afroep, deel aan teamoverleg; Vervult aanvullende rolwerkzaamheden, zoals: - Key-user Bevoegdheden Zelfstandig uitvoren van handelingen die betrekking hebben op de eigen werkzaamheden. Functie-eisen, vaardigheden en verantwoordelijkheden Kennis Kennis op MBO-niveau en uitstekende computervaardigheden. Kennis van en ervaring met Care Assist is een pré. Kennis van relevante wet- en regelgeving zoals arbeidstijdenwet en CAO. Logistiek inzicht en zorginhoudelijke kennis is nodig om medewerkers en cliënten met verschillende functieniveaus efficiënt in te plannen. Zelfstandigheid Werkzaamheden worden zelfstandig uitgevoerd volgens richtlijnen en procedures waarbij voortgangsbewaking en prioriteiten zelf worden bepaald. Controle vindt achteraf plaats. Vindingrijkheid is vereist om in overleg met de Teamleider knelpunten in de personeelsplanning op te lossen. Kan bij problemen Niet van toepassing voor V&V Wijkzorg Niet van toepassing voor V&V Wijkzorg terugvallen op de Teamleider HVZ of V&V of Manager Kraamzorg. Sociale Vaardigheden De interne contacten en de externe contacten en het werken in teamverband stellen eisen aan met name tact en hulpvaardigheid. Tevens zijn sociale vaardigheden en overredingskracht vereist in de contacten met cliënten en medewerkers waarbij weerstanden moeten worden overbrugd bij mutaties in het zorgrooster, de zorgverlening of het medewerkerrooster. Risico s, verantwoordelijkheid en invloed Er bestaat risico op het schaden van het imago van de organisatie bij het plannen van zorg of ten gevolge van het niet tijdig signaleren van knelpunten. Uitdrukkingsvaardigheid Aan mondelinge uitdrukkingsvaardigheid worden eisen gesteld voor het communiceren met zorgverleners en cliënten. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid is vereist voor het opstellen van korte rapportages en administratieve verwerking Bewegingsvaardigheid Bewegingsvaardigheid is nodig bij het werken met de computer. Hierbij is nauwkeurigheid vereist. Oplettendheid Oplettendheid is vereist bij het plannen en controleren van uiteenlopende gegevens en het actueel houden van de planning, waarbij sprake is van veel mutaties en afleidende factoren. Overige functie-eisen Volharding en doorzettingsvermogen zijn nodig bij het zoeken naar oplossingen bij knelpunten in de planning; Eisen worden gesteld aan systematiek en ordelijkheid bij het plannen van de zorgverlening, en het invoeren en verwerken van administratieve gegevens, Aan integriteit en betrouwbaarheid worden eisen gesteld bij het omgaan met persoonlijke en vertrouwelijke gegevens van zorgverleners en cliënten. Inconveniënten Fysieke belasting kan ontstaan door langdurig beeldschermwerk. Psychische belasting kan ontstaan door het werken onder tijdsdruk bij het op- en of bijstellen van de planning.
Pagina van 6 Kernwaarden en BTK-competenties Kernwaarden: Op een goede manier met zichzelf en anderen omgaan. Aandacht, betrouwbaar en respect Behandelt mensen eerlijk, zorgvuldig en met respect. Is toegankelijk, stelt zich dienstverlenend op. Houdt in het eigen gedrag rekening met de ander. Doet niet mee aan wandelgangenpraat. Doet wat hij zegt, komt beloften na. Is open over zelf gemaakte fouten of beslissingen. Houdt rekening met verschillen in cultuur, geaardheid, waarden etc. Voelt aan of anderen contact en gesprek al dan niet op prijs stellen. Heeft respect voor de ander, ongeacht de onredelijkheid van wensen of klachten. Toont de bereidheid om tot een oplossing te komen. Laat merken beweegredenen en belangen van anderen te onderkennen. Is bereikbaar en aanspreekbaar en neemt de tijd om te luisteren. Handelt vakbekwaam, met gebruik van de vereiste kennis en vaardigheden. Vakinhoudelijk handelen Gaat zorgzaam om met (werk)materialen. Voert voorgeschreven instructies foutloos uit. Werkt geconcentreerd, efficiënt, zorgvuldig en netjes. Weet wat er gedaan moet worden en hoe het gedaan moet worden. Is alert op veranderingen. Controleert het eigen werk zorgvuldig en blijft alert op details. Voert werkzaamheden als volleerd uit, resultaten getuigen van vakkennis. Benadert vraagstukken vanuit een methodisch kader of theoretisch oogpunt. Onderscheidt hoofd- en bijzaken, oorzaak en gevolg. Legt verbanden tussen gegevens. Geeft advies op basis van richtlijnen, protocollen en afspraken. Verwerkt nieuwe kennis en ervaringen in het eigen denken en handelen. Kan risico s inschatten, problemen vroegtijdig signaleren, interventies kiezen en uitvoeren, het verloop monitoren en de resultaten evalueren. Mondeling en/of schriftelijk helder overbrengen van informatie, meningen, ideeën, standpunten en/of besluiten. Communicatie Luistert. Stelt (open) vragen. Formuleert in goed lopende, vloeiende zinnen. Spreekt goed verstaanbaar, praat rustig en duidelijk, articuleert goed. Brengt informatie helder over. Beheerst de Nederlandse taal goed. Reageert beheerst in onverwachte situaties. Heeft in het gesprek een heldere opbouw en structuur. Beantwoordt inhoudelijke vragen afdoende. Heeft oog voor non-verbale communicatie en rapporteert indien nodig. Geeft ruimte aan gesprekspartners. Vat het gesprokene to the point samen. Achterhaalt actief de behoeften en verwachtingen van de ander en probeert hier zoveel mogelijk bij aan te sluiten. Vraagt door op standpunten en op emotionele opmerkingen. Hanteert in teksten een heldere opbouw en structuur (verslagen, rapportages). Past de communicatie/schrijfstijl aan de gesprekspartner/lezer aan.
Pagina van 6 Formuleert teksten in correct Nederlands, zonder taalfouten, met juist gebruik van grammatica. Praat in termen van mogelijkheden in plaats van problemen. Vertaalt abstracte informatie naar concrete voorbeelden die iedereen aanspreken. Geeft argumenten extra kracht door ze met beslistheid en enthousiasme naar voren te brengen. Teamspeler, werkt samen naar een gemeenschappelijk doel. Samenwerking Stelt zich collegiaal op. Draagt bij aan een prettige werksfeer Staat open voor meningen, ideeën en feedback. Kijkt over de muren van het eigen team of de eigen afdeling heen. Is proactief, wacht niet af. Zoekt de samenwerking en het overleg op. Signaleert wanneer anderen hulp nodig hebben en neemt taken zo nodig over. Stelt het gemeenschappelijk doel boven het persoonlijk belang als dat nodig is. Neemt zo nodig maatregelen om de situatie niet uit de hand te laten lopen. Spreekt de ander aan op gedrag. Praat in termen van er samen uitkomen. Signaleert afwijkingen, komt uit eigen beweging met (verbeter) voorstellen en gaat over tot actie. Werkt actief aan de eigen ontwikkeling en deskundigheid. Ontwikkelen Staat open voor feedback. Stelt zich vragend op en toont de wil om te leren. Leert van eigen fouten. Vraagt en geeft feedback aan collega s of anderen. Toont zich nieuwsgierig/leergierig om huidige kennis te verbreden en/of te verdiepen. Werkt zich snel in nieuwe materie in. Heeft een kritische blik op het eigen functioneren (zelfreflectie). Toont een realistisch inzicht in de eigen sterke en zwakke punten. Wacht niet af, zoekt en benut kansen voor eigen ontwikkeling. Investeert in de eigen ontwikkeling (scholing, opleiding, training, vakliteratuur, e-learning, intervisie). Integreert nieuwe kennis in bestaande. Stelt zich ook in complexe situaties leergierig en reflecterend op; stelt vragen en toont eigen onzekerheid. Stelt grenzen door aan te geven welke taken/rollen wel en niet aansluiten bij de eigen competenties. Beschikt over een antenne voor ontwikkelingen en gebruikt deze voor het eigen werk of de organisatie. Gedrag met als doel bevorderen van gezondheid, voorlichten, informeren en/of bewustwording. Maatschappelijk handelen en preventie Gedraagt zich volgens de geldende regels, normen en waarden. Is zich bewust van het feit de organisatie te vertegenwoordigen. Praat positief en enthousiast over het werk, de organisatie of het vak. Onderscheidt incidenten van alledaagse vraagstukken, legt verbanden tussen vraagstukken. Voelt aan waar het in de kern omgaat, van daaruit verder denken en zoeken naar oplossingen of toepassingen. Is in staat het gedrag van de ander te beïnvloeden. Weet kritische situaties tijdig te onderkennen en hierop adequaat in te spelen.
Pagina 5 van 6 Voorkomt dat zaken uit de hand lopen door tijdig maatregelen te nemen. Speelt in op ontwikkelingen en benut deze voor het eigen werk. Treedt zelfbewust en vastberaden op ten opzichte van anderen, maar heeft hierbij gevoel voor verhoudingen. Overziet welke doelstellingen behaald moeten worden (door wie, met welke middelen) en wat daarbij prioriteit heeft. Organisatie en financiering Werkt ordelijk en systematisch. Houdt zich aan deadlines en gemaakte afspraken. Verspilt geen goederen/materialen. Belooft geen dingen die niet waargemaakt kunnen worden. Combineert verschillende soorten werkzaamheden op een effectieve en efficiënte manier. Weet optimaal gebruik te maken van de beschikbare middelen. Kan planmatig werken, kijkt vooruit (rekening houdend met pieken en dalen in werkzaamheden, rond vakanties/ziekte/ periodeafsluitingen). Formuleert activiteiten/concrete doelen voor zichzelf of voor anderen. Stelt prioriteiten voor zichzelf. Anticipeert gemakkelijk op wijzigingen en ontwikkelingen. Stelt het nemen van de beslissing niet onnodig uit. Regelt de voor het werk benodigde mensen en middelen. Houdt bij plannen en handelen rekening met consequenties voor andere organisatieonderdelen. Stuurt tijdig bij als de voortgang dreigt af te wijken van de planning. Handelen volgens de geldende regels, normen en waarden. Professionaliteit en kwaliteit Werkt volgens geldende vakkennis, procedures, regels en kwaliteitsafspraken (handboek, gedragcode, etc). Heeft toegang tot en maakt gebruik van relevante vakinhoudelijke informatie. Werkt onder druk kwaliteitsgericht en let op details. Herstelt fouten als deze aan het licht komen. Kent de eigen grenzen, vraagt bij te moeilijke situaties tijdig om hulp. Handelt beheerst en doelmatig onder stressvolle omstandigheden, zoals werk- en tijdsdruk, tegenslag, risico s of emotionele confrontaties, laat geen steken vallen. Stimuleert nauwkeurig werken en wijkt waar nodig af wanneer fouten voorkomen worden of kwaliteit verhoogd. Is zich bewust van ethische, juridische en maatschappelijke kaders en opereert daarbinnen. Behandelt vertrouwelijke informatie met de nodige zorgvuldigheid en geheimhouding. Wijkt beargumenteerd van procedures, regels en richtlijnen af zodat ongewenste resultaten worden voorkomen en kwaliteit wordt verhoogd en maakt hier melding van. Neemt verantwoordelijkheid voor eigen handelen, verschuilt zich niet achter overmacht. Stelt situaties aan de orde waarin behoefte is aan beleid of regels. Zorgt dat anderen op de hoogte zijn van gemaakte kwaliteits-
Pagina 6 van 6 afspraken. Handelt consequent, neemt in gelijksoortige omstandigheden soortgelijke standpunten in en een passende houding aan. Kan omgaan met onduidelijkheid en onzekerheid. Ziet klantgerichtheid in het perspectief van de gehele organisatie en stimuleert anderen om de dienstverlening te optimaliseren.