Informatieanalyse Sjabloon rapportage

Informatieanalyse Sjabloon rapportage SYSQA B.V. Almere

Organisatie SYSQA B.V. Pagina 2 van 17 Inhoudsopgave 1 INLEIDING...3 1.1 ALGEMEEN...3 1.2 VERSIEBEHEER...3 1.3 VERZENDLIJST...3 2 INLEIDING...4 2.1 DOELSTELLING...4 2.2 MIJLPALEN...4 2.3 DOCUMENTATIE...4 2.4 OVERZICHT...4 3 ANALYSE VAN HUIDIGE EN GEWENSTE INFORMATIEVOORZIENING...5 3.1 BEDRIJFSMODEL...5 3.2 BESTURINGSMODEL...5 3.3 BEDRIJFSINFORMATIEMODEL...5 4 VERANDERINGSBEHOEFTE EN DEFINITIE VAN SYSTEEMEISEN...6 4.1 VERANDERINGSBEHOEFTEN...6 4.2 SYSTEEMEISEN...6 5 KEUZE VALIDATIE VOOR SYSTEEMONTWIKKELING...7 6 HET SYSTEEMCONCEPT...8 6.1 FUNCTIONEEL MODEL...8 7 KEUZE VOOR SYSTEEMOPLOSSING...9 8 DE TOEKOMSTIGE PRODUCTIE- EN ONTWIKKELOMGEVING...10 8.1 PRODUCTIEOMGEVING...10 8.2 ONTWIKKELOMGEVING...10 9 CONSEQUENTIES VOOR DE ORGANISATIE...11 10 ACCEPTATIEPROCEDURE EN INVOERINGSSTRATEGIE...12 10.1 ACCEPTATIEPROCEDURE...12 10.2 GEGEVENSCONVERSIE...12 10.3 INVOERINGSWIJZE...12 11 KWALITEITSPLAN...13 12 LITERATUURVERWIJZINGEN...14 13 CHECKLIST INFORMATIEANALYSE...15

Organisatie SYSQA B.V. Pagina 3 van 17 1 Inleiding 1.1 Algemeen Dit document omvat de rapportage over de uitgevoerde informatieanalyse van <project>. Alle hoofdonderdelen alsmede conclusies en aanbevelingen zijn verwerkt in dit totaaloverzicht, met eventuele verwijzingen naar separate uitgebreide documenten, die gedurende deze fase zijn opgesteld. 1.2 Versiebeheer Versie Status Datum Auteur Opmerkingen 1.3 Verzendlijst Dit document wordt ter beschikking gesteld aan: [naam en functie] Xxx todo xxx Uitwerking kwaliteitsplanopzet (Proqa?) Review JJ Synchroniseren checklist appendix

Organisatie SYSQA B.V. Pagina 4 van 17 2 Inleiding Bij het starten van de informatie analyse behoort in ieder geval een projectplan aanwezig te zijn. Hierin wordt onder meer projectorganisatie (personen en hun verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken), werkwijze en communicatie (procedures) beschreven. Op deze plek wordt verwezen naar dit document. 2.1 Doelstelling De doelstellingen van de informatieanalyse wordt hier omschreven. Deze worden opgesteld in samenspraak met de opdrachtgever. Centraal staan de afspraken over de inhoud en omvang van de op te leveren resultaten en de daarvoor uit te voeren werkzaamheden. 2.2 Mijlpalen Beschrijf hier welke documenten in deze fase worden opgeleverd (voor zover nog niet aangeven in het projectplan), wie hiervoor verantwoordelijk is en door wie ze goedgekeurd dienen te worden alvorens het project voort te zetten. Het gaat hierbij met name om: - Rapport consequenties voor de organisatie; - Specificatie van de systeemeisen; - Globaal functioneel ontwerp; - Gekozen systeemoplossing; - Acceptatieprocedure; - Invoerstrategie; - Rapport van de informatieanalyse; - Kwaliteitsplan. 2.3 Documentatie Deze rapportage bevat een aantal verwijzingen naar andere rapporten die gedurende deze fase zijn opgesteld. De documenten worden geïdentificeerd op basis van versienummer en datum, al dan niet aangevuld met richtlijnen voor versiebeheer van de organisatie. Beschrijf hier de naamgeving en locatie van de documenten waarnaar gerefereerd wordt. Ook worden hier andere documenten vermeld die als input dienen. 2.4 Overzicht Beschrijf hier een overzicht van de rest van dit document.

Organisatie SYSQA B.V. Pagina 5 van 17 3 Analyse van huidige en gewenste informatievoorziening Beschrijf zowel voor de huidige als voor de gewenste situatie het bedrijfsmodel, het besturingsmodel en het bedrijfsinformatiemodel volgens onderstaande termen. Zie [Fokkinga] voor een uitgebreide toelichting en begrippenoverzicht. 3.1 Bedrijfsmodel Beschrijf het huidige en gewenste bedrijfsmodel in termen van: Bedrijfsdoelstellingen - Bedrijfsdoelstellingen op tactisch en operationeel niveau; Bedrijfs-events Bedrijfsfuncties/-processen - hiërarchische verdeling; - relaties met bedrijfsdoelstellingen; - relaties met csf s/kansen/knelpunten; - relaties met organisatorische eenheden; - relaties met bedrijfsobjecten. 3.2 Besturingsmodel Beschrijf het huidige en gewenste besturingsmodel in termen van: Organisatiestructuur - hiërarchische opdeling naar organisatorische eenheden; - beschrijving per organisatorische eenheid; - relaties met bedrijfsdoelstellingen; - relaties met csf s, kansen en knelpunten; Bedrijfsobjecten - naam en/of korte omschrijving; - betekenis voor het bedrijf; - relaties met andere bedrijfsobjecten. 3.3 Bedrijfsinformatiemodel Beschrijf het huidige en gewenste bedrijfsinformatiemodel in termen van: Informatiesysteemarchitectuur Gegevensklassen - Naam en/of korte omschrijving; - Betekenis voor het bedrijf; - Relaties met andere gegevensklassen; - Relaties met bedrijfsobjecten; Bedrijfsinformatiegebieden - hiërarchische verdeling; - relaties met bedrijfsdoelstellingen; - relaties met csf s en knelpunten; - relaties met organisatorische eenheden; - relaties met bedrijfsfuncties/-processen; - relaties met externe organisaties; - relaties met gegevensklassen; Structuur informatievoorzieningsysteem - technische (infra)structuur; - gegevensinfrastructuur; - informatiesystemen; - bedrijfsvoering informatievoorziening.

Organisatie SYSQA B.V. Pagina 6 van 17 4 Veranderingsbehoefte en definitie van systeemeisen Definieer de veranderingsbehoeften ten aanzien van het bedrijfsmodel, het bedrijfsinformatiemodel en het functioneel model aan de hand van de in het vorige hoofdstuk beschreven situaties (huidig en gewenst). Stel vervolgens systeemeisen vast waarmee de aangegeven veranderingen gerealiseerd worden. 4.1 Veranderingsbehoeften Beschrijf de veranderingsaspecten van het bedrijfsmodel in termen van: Cruciale succesfactoren en knelpunten bedrijf(sdeel) - cruciale succesfactoren; - kansen en knelpunten; - relaties met bedrijfsdoelstellingen; Bedrijfscultuur en gebruiksprofiel - ervaring met overlegstructuren en projectmatig werken; - ervaring met veranderingen; - profiel van de gebruikers en hun werkplekken; Gewenste veranderingen bedrijf(sdeel) Beschrijf de veranderingsaspecten van het bedrijfsinformatiemodel in termen van: - Knelpunten en kansen in informatievoorzieningsysteem; - Gewenste veranderingen in informatievoorzieningsysteem. 4.2 Systeemeisen Leid de eisen die aan het nieuwe informatiesysteem worden gesteld worden af uit de analyseresultaten van het bedrijf(sdeel) en het informatievoorzieningsysteem. Beschrijf de veranderings- en controle-aspecten in termen van: Doelstelling informatiesysteem Systeemeisen (meetbaar beschrijven) - functionele eisen - kwaliteitsattributen - kwantitatieve eisen - overige eisen Functioneel gegevensmodel Werk deze aspecten uit naar een globaal functioneel model in hoofdstuk 6.

Organisatie SYSQA B.V. Pagina 7 van 17 5 Validate van keuze voor systeemontwikkeling Geef de bevindingen weer van de evaluatie in hoeverre de vastgestelde knelpunten worden weggenomen en de veranderingen kunnen worden gerealiseerd door het ontwikkelen en invoeren van het systeem. Geef hierbij beperkingen van de oplossing aan en breng hierover advies uit. Geef globaal de risico s aan als input voor de kwaliteitsbewaking (zie hoofdstuk 11).

Organisatie SYSQA B.V. Pagina 8 van 17 6 Het systeemconcept Beschrijf het ontwerp van het logisch systeemconcept aan de hand van de functiestructuur, het functioneel gegevensmodel en externe interfaces van het informatiesysteem. Het systeemconcept geeft op globale wijze invulling aan de gestelde systeemeisen. In het functioneel ontwerp worden de onderdelen van het systeemconcept later verder uitgewerkt. Zie [Fokkinga] voor een uitgebreide toelichting en begrippenoverzicht. 6.1 Functioneel model Informatie-events Functiestructuur - diagram functiestructuur; - globale beschrijving van informatiesysteemfuncties - gegevensverzamelingen o samenstelling, uitgedrukt in kernattributen o relaties met entiteitstypen - gegevensstromen o samenstelling, uitgedrukt in kernattributen Functioneel gegevensmodel - diagram functioneel gegevensmodel - entiteitstypen o identificatie en/of naam; o definitie of omschrijving; o samensteling, uitgedrukt in kernattributen; o omvang, mutatiegraad, groei; o relaties met gegevensverzamelingen. - relaties tussen entiteitstypen o identificatie en/of naam; o verwijzing naar gerelateerde entiteitstypen; o kardinaliteit. - attributen o identificatie en/of naam Interfaces - externe gebruikers-interfaces o algemene zaken; o gegevensdefinitie; o fysieke uitwisseling. - externe machine-interfaces o algemene zaken; o gegevensdefinitie; o fysieke uitwisseling.

Organisatie SYSQA B.V. Pagina 9 van 17 7 Keuze voor systeemoplossing Beschrijf hier een aantal fundamenteel verschillende oplossingen met bijbehorende technische infrastructuur (nieuwbouw of bestaande programmatuur) en ontwikkelmodel. Specificeer voor iedere mogelijke oplossing de voor- en nadelen alsmede de globale kosten en baten. Groepeer de kosten naar: - Organisatieverandering; - Opleidingen; - Ontwikkeling van het informatiesysteem; - Technische (infra)structuur; - Aanschaf componenten; - Licentiekosten; - Conversie; - Invoering; - Gebruik en beheer. Groepeer de baten naar: - materiële baten (meetbaar in geld, winst of anderszins); - immateriële baten (minder meetbare aspecten als plezierig werk, betere service, opgeloste knelpunten). Geef de vastgestelde selectiecriteria en wegingsfactoren weer en licht de keuze voor de oplossing toe die op basis hiervan is gemaakt.

Organisatie SYSQA B.V. Pagina 10 van 17 8 De toekomstige productie- en ontwikkelomgeving Beschrijf hier de uitwerking van de technische infrastructuur voor de gekozen oplossing: productie- en ontwikkelomgeving aan de hand van de vastgestelde systeemeisen. Houd rekening met de gevolgen voor de structuur van het informatievoorzieningsysteem. 8.1 Productieomgeving Technische (infra)structuur: - Computersysteem o apparatuur voor verwerking en opslag; o centrale afdrukapparatuur; o bijzondere apparatuur. - Datacommunicatiesysteem o Eindstations/werkstations; o Apparatuur voor transmissie; o Verbindingen. - Systeemprogrammatuur Beschrijving fysieke productieomgeving 8.2 Ontwikkelomgeving Technische (infra)structuur: - Computersysteem; - Datacommunicatiesysteem; - Systeemprogrammatuur; - Ontwikkelhulpmiddelen. Beschrijving fysieke ontwikkelomgeving.

Organisatie SYSQA B.V. Pagina 11 van 17 9 Consequenties voor de organisatie Beschrijf de omvang van de veranderingen in het bedrijf: - veranderingen in de verantwoordelijkheden (organisatiestructuur) en eventuele risico s; - verandering in de inhoud van uit te voeren werkzaamheden (kwaliteit, verandering in sociale contacten, andere bezettingsgraad); - verandering in huisvesting. Beschrijf welke keuzen te maken zijn in de invoering van de organisatieveranderingen. Denk hierbij aan fasering, begeleiding, voorlichting, opleiding, etcetera. Geef hierbij tevens de gevolgen aan (invloed op kosten, planning, het systeem zelf).

Organisatie SYSQA B.V. Pagina 12 van 17 10 Acceptatieprocedure en invoeringsstrategie 10.1 Acceptatieprocedure Beschrijf de acceptatieprocedure en stel daarbij de acceptatiecriteria samen op basis van de geformuleerde systeemeisen. Beschrijf ze zodanig dat ze meetbaar zijn. Geef aan wie de verantwoordelijkheid dragen voor het aanmaken en aanleveren van de acceptatiegegevens en voor de acceptatie zelf. 10.2 Gegevensconversie Formuleer de volgende aspecten: - Omvang van de gegevensverzameling; - Kwaliteit van de gegevens; - Conversiemogelijkheden en hun gevolgen. Kies een conversiestrategie en motiveer de keuze. 10.3 Invoeringswijze Hier wordt beschreven op welke wijze de organisatieveranderingen worden doorgevoerd (invoer ineens, schaduwdraaien, gefaseerd of een combinatie). Licht de keuze toe op basis van complexiteit van de oplossing, voor- en nadelen en mogelijke risico s. Refereer hierbij aan de analyse uit het vorige hoofdstuk.

Organisatie SYSQA B.V. Pagina 13 van 17 11 Kwaliteitsplan Beschrijf hier de wijze waarop de kwaliteitsbeheersing gedurende het project wordt toegepast. Dit is bijvoorbeeld een parallel traject volgens de PROQA methode. Vanuit de systeemontwikkelingen moeten aandachtspunten ten aanzien van kwaliteit en risico s worden aangereikt. Ook worden hier de afspraken omtrent het toetsen van tussenproducten weergegeven.

Organisatie SYSQA B.V. Pagina 14 van 17 12 Literatuurverwijzingen - Derksen, Th.J.G. en Creens, H.W. (1997), AIV Informatiekunde voor het HBO, 5 e druk, Academic Service, Schoonhoven. - Fokkinga, L., Glastra, M.H. en Huizinga, H. (1996), LAD het lineair ontwikkelen van informatiesystemen, Academic Service, Schoonhoven. - Uijttenbroek, A.A. (ed, 1997). SDM System Development Methodology (Nederlandse samenvatting), Cap Gemini Publishing, Rijswijk. - Vreven, A.A. (1994), Methoden en hulpmiddelen voor de systeemontwikkeling, Academic Service, Schoonhoven. - Yourdon, E. (1991), Modern Structured Analysis, 4e oplage, Academic Service, Schoonhoven.

Organisatie SYSQA B.V. Pagina 15 van 17 13 CHECKLIST INFORMATIEANALYSE ACT.1.1: Leg uitgangspunten vast en stel plan van aanpak op. Als een Informatieplan de basis van de DS is: Zijn doelstelling, probleemformulering, opdracht en planning overeenkomstig de projectbeschrijving uit het Informatieplan Zijn probleemformulering en doelstelling van de informatieanalyse eenduidig beschreven? Zijn uitgangspunten en beperkingen volledig en juist; is er onderscheid gemaakt tussen (DS-)project en het op te leveren systeem? Zijn alle activiteiten benoemd, redenen voor afwijking aangegeven en correct? Zijn strategie en werkwijze vastgesteld? Is de projectorganisatie hiermee in overeenstemming? Is de inplanning van mensen juist? Conform de betrokkenenmatrix? Zijn beschikbaarheid van mensen en middelen vastgelegd? Besteed aandacht aan de afspraken voor interviews van gebruikers en andere bij het project betrokkenen. Zijn verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastgesteld? Zijn mijlpaalproducten en besluitvorming (incl. termijnen) geregeld? Zijn QA en configuratiemanagement geregeld? Zijn evt. opleidingen voor projectdeelnemers geregeld? Zijn technieken voor de fase informatieanalyse bepaald? Zijn technieken in deze activiteit juist toegepast? Bijvoorbeeld: probleemgroepentabellen, planningtechnieken, A-schema, etc. Zijn tijd-, middelen- en kostenschatting opgenomen? Zijn onzekerheden, aannames en mogelijke faalfactoren aangegeven? Is plan geaccordeerd? Is er begonnen met uitvoering na accordering? ACT. 1.2: Verzamel en analyseer gegevens over huidige en gewenste informatievoorziening. Is beschrijving van de huidige organisatie correct, consistent en volledig genoeg en overeenkomend met de omvang van de studie (act. 1.1)? Is de diepgang van de beschrijving overeenstemmend met doel van de DS? Zijn technieken juist toegepast? (TIA/DFD's). Zijn gebruikers akkoord met de beschrijving? Is huidig informatiesysteem beschreven (kosten/ baten, kwaliteit, omvang, groei, knelpunten, wensen, hard- en software)? Zijn de oorzaken achter de knelpunten goed aangegeven? Zijn de veranderingsbehoeften: niet met elkaar in tegenspraak? meetbaar? geprioriteerd? Zijn gebruikers akkoord met beschreven veranderingsbehoeften? ACT. 1.3: Evalueer veranderingsbehoefte en definieer systeemeisen. Zijn de systeemeisen afleidbaar uit de systeemdoelstellingen? Zijn de eisen op gelijk niveau? Zijn de eisen onderling consistent, realistisch en in lijn met de uitgangspunten van de DS (act. 1.1)?

Organisatie SYSQA B.V. Pagina 16 van 17 Zijn de eisen afleidbaar uit de veranderingsbehoeften (act. 1.2)? Zijn de eisen goedgekeurd door de gebruikers? ACT. 1.4: Evalueer organisatorische gevolgen. Zijn de consequenties van de doelstellingen en systeemeisen goed overwogen? Is de gewenste organisatiestructuur in staat om met het nieuwe informatiesysteem de doelstellingen te realiseren? Zijn alle problemen onderkend en daarvoor oplossingen/aanpak vastgesteld? Is gewenste organisatiestructuur geaccordeerd door opdrachtgever en andere verantwoordelijken en betrokkenen? ACT. 1.5: Bepaal systeemconcept, mogelijke oplossingen en gevolgen. Zijn belangrijke functionele systeemeisen (act. 1.3) aanwezig in systeemconcept? Zijn technieken (FA en DM) correct toegepast? Is concept voldoende gedetailleerd om daarop alternatieve oplossingen te baseren en consequenties (omvang, realiseerbaarheid e.d.) te bepalen? Is de beschrijving van het nieuwe systeem volledig begrijpelijk voor de gebruikers; zijn deze akkoord? Is de data-dictionary bijgewerkt? Zijn oplossingen significant verschillend van elkaar en van gelijk niveau? Zijn ze niet strijdig met de uitgangspunten (act. 1.1). Voldoen ze aan de systeemeisen? Is de essentie van elke oplossing duidelijk en worden alle consequenties aangegeven? ACT. 1.6: Bepaal systeemontwikkel- en productieomgeving. Is de beschrijving voldoende om de kosten/baten op te leveren? Vormen de faciliteiten een consistent geheel en passen ze binnen de uitgangspunten (act. 1.1)? Check consequenties van faciliteiten met organisatiestructuur; check eventuele gevolgen (verantwoordelijkheden, opleidingen, etc.). Kunnen faciliteiten de verwachte werkbelasting aan; ook in de piek; ook met meerdere applicaties? Check beschikbaarheid van faciliteiten en aanwezige kennis daarover. ACT. 1.7: Evalueer oplossingen en selecteer. Houden selectiecriteria direct verband met de doelstellingen van het systeem en de systeemeisen? Zijn technieken (MECCA of DELPHI) juist toegepast? Sprong de gekozen oplossing er voldoende duidelijk uit ten opzichte van de anderen? Ondersteunen alle partijen de gekozen oplossing? ACT. 1.8: Bepaal invoeringsproblemen en acceptatieprocedure. Is acceptatieprocedure uitvoerbaar in de organisatie? Zijn taken en bevoegdheden rond acceptatieprocedure, conversie en systeembeheer aangegeven? Check acceptatie- met systeemeisen. Is omvang van de conversie juist ingeschat? Conversiestrategie bepaald? Consequenties voor de organisatie expliciet gemaakt? Opdrachtgever hiermee akkoord? Is gedaan aan voorlichting, training en opleiding?

Organisatie SYSQA B.V. Pagina 17 van 17 ACT. 1.9: Maak totaalplan en kosten/baten overzicht? Check volledigheid en juistheid plannen. Check aanwezigheid risicofactoren. Check beschikbaarheid van mensen, faciliteiten (evt. bestellen en installeren) en overige hulpmiddelen. Check juistheid en haalbaarheid van ontwikkelingsstrategie (b.v. wel of niet uitvoeren fase Basisontwerp; prototyping). Zijn kostenramingen afkomstig van degenen die ook voor de kostensoort verantwoordelijk zijn? Zijn batenramingen afkomstig van opdrachtgever/ gebruiker? ACT. 1.10: Valideer informatieanalyse. Check consistentie producten, waaruit het rapport informatieanalyse is opgebouwd. Check consistentie van naamgeving en definities. Check juistheid, volledigheid en diepgang van de producten aan de hand van de doelstelling en uitgangspunten van de DS (act. 1.1) Leg tegenstrijdigheden en nog te ondernemen acties vast. Check of alle belangrijke betrokkenen achter het rapport staan. ACT. 1.11: Stel rapport Informatieanalyse op. Gebruik checklist uit de rapportagetechniek. Ga na of de onvolkomenheden uit de validatierapportage zijn opgelost. Is er een samenvatting en een verklarende woordenlijst opgenomen? Is het rapport formeel goedgekeurd door de opdrachtgever? Zijn de geleerde lessen opgenomen?