Marketingplan 2017 Stichting StadsMarketing Delfzijl 1
Voorwoord Na een jaar van verkenning kan StadsMarketing Delfzijl (hierna SMD) de komende periode haar strategie actief uitdragen. Van belang daarbij is te constateren dat alleen een bundeling van krachten kan leiden tot een grote dynamiek en een impuls voor een vernieuwd imago. Uiteindelijk heeft niet alleen de gemeente, maar hebben ook de organisaties en personen met een promotionele of marketingdoelstelling, bedrijven en culturele - en kennisinstellingen gewin bij deze nieuwe aanpak. Iedereen draagt vanuit welbegrepen eigenbelang een steentje bij. Het gezamenlijk doel is om het centrum van Delfzijl en de regio te profileren bij bezoekers, bedrijven en bewoners aan wie Delfzijl veel te bieden heeft, zodat zij bewust zullen kiezen voor Delfzijl. In dit plan vindt u de uitwerking van beleid en communicatie, in producten, activiteiten en promotie. SMD heeft gekozen voor een aanpak die enerzijds de inhoudelijke dimensies van Delfzijl belicht en anderzijds de kernwaarden en kansen van Delfzijl benoemt. De eerste steentjes zijn gelegd, laat SMD nu met het goede cement werken aan de opbouw van een Delfzijl waar een ieder trots op kan zijn. We gaan de komende jaren met vertrouwen tegemoet! Bestuur Stichting StadsMarketing Delfzijl Mei 2016 2
Inhoudsopgave 1. Inleiding... 4 1.1 Positionering centrum Delfzijl... 5 1.2 Kansen voor Delfzijl... 5 2. Marketingstrategie 2.1 Missie... 6 2.2 Doelgroepen... 6 2.2.1 Interne doelgroepen... 6 2.2.2 Externe doelgroepen... 6 2.3 Doelstellingen... 6 2.4 Draagvlak... 6 2.5 Middelen... 6 3. Marketingactiviteiten 3.1 Beeldmerk en slogan... 7 3.2 Productontwikkeling, promotie en communicatie... 7 3.2.1 Website delfzijl.groningen.nl... 7 3.2.2 Websites eemsdelta.groningen.nl en toerisme.groningen.nl... 8 3.2.3 Sociale Media... 8 3.2.4 Nieuwsbrieven... 8 3.2.5 Brochure... 8 3.2.6 Promotiemateriaal... 8 3.2.7 Evenementenkalender... 8 3.2.8 Gratis publiciteit... 8 3.2.9 Overige... 8 4. Financiering evenementen en initiatieven 4.1 Voorwaarden indienen aanvraag... 9 4.2 Tijdstip indienen aanvraag... 9 4.3 Traject beoordeling aanvraag... 9 5. Organisatie SMD 5.1 Organogram SMD... 10 5.2 Adviescommissie... 10 5.3 ZZP... 10 6. Begroting... 11 7. Slot... 11 Bijlage 1 Reglement Adviescommissie StadsMarketing Delfzijl... 12 3
1. Inleiding SMD heeft in 2015 de eerste stappen gezet om haar visie en missie uit te dragen en toe te werken naar een concrete en uitvoerende fase van 'gewoon doen'. In het vorige marketingplan heeft SMD gewerkt volgens de analyse en indeling van de positionering van Delfzijl zoals Bureau EZ die beschreven heeft (water, vestingstad, cultuur, historie), het zogenaamde 'DNA van Delfzijl'. SMD is tot inzicht gekomen dat deze visie bijgesteld dient te worden. De gesprekken met de ondernemers, stakeholders en partners, de invoering van de reclamebelasting en het bijstellen van het 'DNA', maken dat SMD de komende tijd gerichte keuzes maakt in haar marketingstrategie. Voor de toekomst wil SMD zich voor wat betreft de PR-strategie voornamelijk richten op de externe doelgroepen met als beleidslijn het door Bureau EZ beschreven 'DNA'. Mede door de ervaringen van het afgelopen jaar heeft SMD voor haar andere taak, het meefinancieren van evenementen, de keuze gemaakt het 'DNA' los te laten en nieuwe omschrijving te maken met elementen, die leidend zijn bij het aanvragen van een financiële bijdrage voor een evenement [zie 1.2 Kansen voor Delfzijl]. De aanwezigheid van SMD op het Nieuwjaarsfeest 'Nait soezen, moar broezen' bood een prachtige gelegenheid om inwoners, ondernemers, B&W en raad van de gemeente Delfzijl, activiteitenclubs en verenigingen en andere belangstellenden kennis te laten maken met SMD. Inmiddels heeft SMD in goede relatie en sfeer regelmatig overleg en contact met ondernemers en bewoners van het centrum, de gemeente Delfzijl en Marketing Groningen. Immers, juiste en volledige informatie en communicatie is van belang voor het promoten en het creëren van draagvlak van de doelen van SMD. Ondernemers weten SMD te vinden, de eerste aanvragen voor een financiële bijdrage heeft SMD inmiddels ontvangen. Tot genoegen van SMD heeft dat geleid tot het initiatief van een aantal actieve ondernemers om Stichting STAD op te richten: afstemming en samenwerking in het aanbod van promodagen en activiteiten. Gekke zaterdag was de eerste succesvolle actie van STAD in het centrum van Delfzijl. Via de website delfzijl.groningen.nl houden ondernemers kosteloos via een eigen inlog hun gegevens upto-date en promoten op dezen manier hun onderneming. Daarnaast biedt de website informatie over SMD en informatie over de voorwaarden en de wijze waarop een financiële ondersteuning aangevraagd kan worden. Vanzelfsprekend toont de website ook een evenementenkalender. Tot slot vindt SMD het van belang erop te wijzen dat het soms noodzakelijk kan zijn afspraken te wijzigen of bij te stellen. SMD behoudt zich dan ook het recht voor om dat geval een separate brief op te stellen die als zogenaamde side letter toegevoegd wordt aan het marketingplan. De side-letters die na realisatie van het nu voorliggende marketingplan als aanvulling hierop zijn opgemaakt, worden geacht deel uit te maken van dit plan. Deze side-letters worden in een reguliere bestuursvergadering als zodanig behandeld en vastgesteld. Verwijzend naar het eerste marketingplan gaat goede marketing gepaard met vallen en opstaan. Bijsturen, veranderen en aanpassen is dan ook vanzelfsprekend onderdeel van de strategie van SMD. 4
1.1 Positionering centrum Delfzijl Vanaf het begin af aan is gewerkt vanuit het idee dat stadsmarketing meer is dan een nieuw woord voor stadspromotie. De marketing van de stad is ingrijpender dan dat: het gaat om beleid én communicatie, product én promotie. Dat betekent dat het werken aan een onderscheidend profiel van het centrum van Delfzijl meer inhoudt dan een nieuwe slogan en een nieuw beeldmerk. Het is daarbij van belang om de bestaande kwaliteiten van het centrum van Delfzijl als uitgangspunt te nemen. In de profilering kunnen en moeten enerzijds de sterke kanten van Delfzijl beter voor het voetlicht gebracht worden en anderzijds zijn het behouden van bestaande en het aantrekken van nieuwe bewoners, bedrijven en bezoekers blijvend aandachtspunten. 1.2 Kansen voor Delfzijl Delfzijl heeft heel wat in huis. De hierna genoemde kernwaarden vormen een unieke mix en spelen een belangrijke rol bij het verkopen van en toekomstkansen voor de stad. Met het specifieke karakter en aanbod van Delfzijl, in de breedste zin van het woord en gedragen door de kernwaarden, beoogt SMD stadsmarketing als instrument in te zetten met als doel het aantrekken én behouden van bewoners, bezoekers en bedrijven, zowel voor de inwoners die daarmee trots worden op hun stad, als ook voor binnenen buitenlandse bezoekers en investeerders en bedrijven die zich wellicht In Delfzijl willen vestigen. De kernwaarden en dimensies vormen de basis voor de thematisering in het evenementenaanbod en zijn leidend bij de aanvragen voor een financiële bijdrage van een evenement. Kernwaarden Creativiteit ; Technologie en Innovatie ; Historie ; Innovatie ; Rust en ruimte Dimensies Algemeen Winkelstad Architectuurstad Uitgaansstad Kunstzinnige stad Vestingstad Havenstad Woonstad Innovatieve stad Recreatiestad Festivalstad Ondernemende stad Zakenstad Leefbare stad Ontmoetingsstad Regionaal Kansen het water en de zee; de dijk en het strand; de haven(s); historisch erfgoed; vestingstad kwaliteit en aanbod, variatie, markt, website promoten, ondernemers koesteren Amsterdamse School, oude panden, historisch erfgoed, kerken, de molen theater, buurtkroegen, hippe festivals en muziek, flaneren/paraderen musea, HOP, kunstenaarsverenigingen, Maigret, galerieën, molen Michiel de Ruyter, het verhaal van de historie vesting Delfzijl, behoud erfgoed boulevard, Michiel de Ruyter, loodskotter, Eemshotel, dijk, strand, Chiliboten herstructurering centrum, verbindingen nieuwbouw Plan Marconi, industrie, unieke opleidingen NPC/zeevaartschool strand, Damsterhaven, jachthaven, boulevard, haven het Dok Havendagen, Pinksterfeesten, Delfpop, Delfsail steeds vernieuwende activiteiten, door ondernemers georganiseerd rederijen en aanverwante maritieme bedrijven, industriepark, samenwerking en combinatie van maatschappij met kennis, cultuur en creatieve industrieën gastvrijheid, sfeer, uitdagende omgeving, investeren in groen, overzichtelijk en toegankelijk sociale en culturele netwerken, combinatie van 'high en lowculture', informele ontmoetingen VVV arrangementen, B&B, rondleidingen, rust en ruimte, Wereld Waddenerfgoed 5
2. Marketingstrategie 2.1 Missie SMD streeft ernaar om het centrum van Delfzijl te profileren als aantrekkelijke plaats om te bezoeken en verblijven, te wonen en te werken. 2.2 Doelgroepen De doelgroepen voor stadsmarketing zijn in eerste instantie heel algemeen gesteld: bedrijven, bezoekers en bewoners, zowel de bestaande als de potentiële, zowel nationale als internationale. Zij kijken vanuit een eigen perspectief naar Delfzijl. Het gaat bij stadsmarketing niet alleen om de huidige afnemers, maar ook om de nieuwe: de groei moet daar immers vandaan komen. SMD richt zich bij de interne doelgroepen vooral op draagvlak en informatievoorziening, bij de externe doelgroepen met name op het genereren van bekendheid van het merk Delfzijl. 2.2.1 Interne doelgroepen Personen of groepen die in het centrum van Delfzijl wonen, werken of hun professie uitoefenen. - inwoners - bedrijven - (non- en profit) organisaties en instellingen 2.2.2 Externe doelgroepen Personen of groepen die niet in het centrum van Delfzijl wonen, werken of hun professie uitoefenen. - winkelend publiek - toeristen (dagjesmensen, recreanten, meerdaags) - culturele-, festival- en evenementbezoekers - (non- en profit) instellingen en organisaties 2.3 Doelstellingen - zo breed mogelijk het profiel van Delfzijl versterken bij 'huidige' en 'toekomstige' bezoekers, bewoners, bedrijven en werknemers. Daardoor neemt de bekendheid en de motivatie van deze groepen om te kiezen voor Delfzijl toe. - het versterken van de binding met, en trots van de inwoners op Delfzijl. Concreet houdt dit in dat activiteiten van SMD afgestemd zijn op bovengenoemde doelstellingen: - het ondersteunen, initiëren en begeleiden van ideeën en initiatieven. - het maken van een afwegingskader voor financiële ondersteuning voor evenementen, die voldoen aan het gewenste profiel van Delfzijl. - het aanbrengen van een duidelijke lijn in de promotie van Delfzijl: wie vertelt wat aan wie, waar en op welke manier. - invulling geven aan de eerder genoemde kernwaarden. 2.4 Draagvlak Voor SMD is draagvlak van bedrijven, inwoners en instellingen in het centrum van primair belang. Zij zijn belangrijke ambassadeurs om de invulling van het merk Delfzijl intern breed te dragen ('internal branding'). In haar PR strategie maakt SMD de keuze zich te richten op het creëren van draagvlak bij externe doelgroepen, zonder de interne te verwaarlozen. 2.5 Middelen Op dit moment is de inning van reclamebelasting het middel van waaruit de financiële ondersteuning voor evenementen betaald wordt. Aanvullend gaat SMD actief op zoek naar aanvullende financiële middelen (sponsoring, fondsen). 6
3. Marketingactiviteiten Het is de taak van SMD om ideeën, initiatieven en aanmeldingen te begeleiden, ondersteunen, initiëren en enthousiasmeren. Om de eerder genoemde doelstellingen en keuzes vorm en inhoud te geven, zijn deze vertaald naar een praktisch activiteitenplan. Er wordt naar gestreefd om initiatieven in soort, tijd en locatie over het seizoen te spreiden. 3.1 Beeldmerk en slogan Het beeldmerk en de slogan worden structureel bij alle marketinguitingen gebruikt. Het effect van consequent gebruik zal leiden tot herkenbaarheid bij iedereen: "Hé, het gaat over Delfzijl!". Herhaling is de kracht en tevens een instrument om die herkenbaarheid te versterken, men moet er vertrouwd mee raken. Ook van stakeholders en personen of groepen die een financiële ondersteuning ontvangen wordt verwacht dat zij het beeldmerk en logo, waar mogelijk, zichtbaar gebruiken in hun PR-uitingen. 3.2 Productontwikkeling, promotie en communicatie De planning en uitvoering van de taken van SMD worden in een activiteitenkalender weergegeven, bijgewerkt en geactualiseerd (zie voorbeeld schema werkwijze). Per maand in chronologische volgorde: WAT (benaming activiteit), INTERN/EXTERN (welke doelgroep willen we bereiken, met wie willen we communiceren?)), WIE (wie doet het), RESULTAAT (wat zou het resultaat moeten zijn), FINANCIËN (wat kost het) en OPMERKINGEN. 3.2.1 Website delfzijl.groningen.nl Via de website www.stadsmarketingdelfzijl.nl worden bezoekers doorverwezen naar de website delfzijl.groningen.nl. Deze laatste wordt in alle uitingen van SMD vermeld. Via een eigen CMS wordt de site beheerd en geactualiseerd door een webredacteur van SMD. De website delfzijl.groningen.nl: - biedt ondernemers en instellingen van het centrum de mogelijkheid hun bedrijf of onderneming te promoten. Men kan gegevens toevoegen een aanpassen via een eigen inlogaccount. - biedt bezoekers de mogelijkheid informatie te vinden over de thema's shoppen, zien-doen-beleven, eten-drinken en overnachten. - is voorzien van een actuele evenementenkalender. - toont informatie over de Stichting StadsMarketing Delfzijl. - toont informatie op welke wijze een financiële ondersteuning voor een activiteit kan worden aangevraagd. - biedt via de 'denktank' personen/groepen de mogelijkheid ideeën/initiatieven uit te wisselen. - biedt via de 'denktank' een overzicht van in behandeling zijnde en reeds gehonoreerde aanvragen. 7
3.2.2 Websites eemsdelta.groningen.nl en toerisme.groningen.nl In de regio Eemsdelta (eemsdelta.groningen.nl) worden vijf submerken onderscheiden: Maritiem Delfzijl, historische stad Appingedam, het waddenerfgoed, het cultuurlandschap en Energyport Eemshaven. Deze submerken zijn in feite de belangrijkste redenen om de regio DEAL te bezoeken. Het merk Delfzijl, waar SMD mee bezig is, past binnen het overkoepelende regiomarketingplan van Marketing Groningen (toerisme.groningen.nl). 3.2.3 Sociale Media SMD is actief via Twitter. Structureel worden evenementen, activiteiten en bijzonderheden en relevante informatie over het centrum van Delfzijl vermeld. Specifiek doel hierbij is om ook jongeren te bereiken. Twitter kan ook 'verrassend' ingezet worden om promotiematerialen, een stadswandeling, e.d. te verloten onder de volgers. 3.2.4 Nieuwsbrieven Stakeholders en belangstellenden ontvangen regelmatig een digitale nieuwsbrief. 3.2.5 Brochure SMD ontwikkelt een 'glossy' brochure waarin het verhaal van Delfzijl wordt verteld aan de hand van eerdergenoemde kernwaarden. De brochure wordt ingezet als promotiemateriaal voor en door de stakeholders, VVV's en externe partners. 3.2.6 Promotiemateriaal SMD ontwikkelt en verspreidt promotiematerialen onder bezoekers in het centrum van Delfzijl. Te denken valt aan gadgets, folders, etc. 3.2.7 Evenementenkalender SMD draagt bij aan het opstellen, coördineren, beheren en verspreiden van een evenementen-kalender, zowel digitaal als gedrukt. Dit gebeurt in overleg met organisatoren, met als doel om samenwerkingsverbanden tot stand te brengen en tot afstemming te komen in de planning van evenementen in naburige gebieden. 3.2.8 Gratis publiciteit SMD genereert proactief gratis publiciteit door middel van interviews, redactionele publicaties, advertenties en presentaties bij lokale en regionale media. 3.2.9 Overige SMD initieert, adviseert en ondersteunt initiatieven die de aantrekkelijkheid van het centrum van Delfzijl versterken, met steeds de eerdergenoemde kernwaarden en dimensies als uitgangspunt. Hierbij valt te denken aan: - stadswandelingen onder leiding van gidsen. - gratis wifi in het centrum van Delfzijl (bv app stadswandeling). - het aanbieden van arrangementen, bv. in het kader van culturele initiatieven. - het ontwikkelen van wandel- en fietsroutes in combinatie met de ontwikkeling van een app (benoemd in het gemeentelijke beleid over toerisme en recreatie). - een actuele routeverwijzing tussen het centrum van Delfzijl, de jachthaven en de vesting. - het stimuleren van onderlinge promotie tussen bedrijven, personen en (culturele) instellingen. Dit levert een bijdrage aan de verbetering van de sociaal-maatschappelijke verhoudingen in het centrum. 8
4. Financiering evenementen en initiatieven Eén van de marketingactiviteiten van SMD bestaat uit het meefinancieren van evenementen die in het centrum van Delfzijl plaatsvinden en die het merk Delfzijl versterken volgens de in dit marketingplan beschreven kernwaarden. Indien er sprake is van een evenement in het centrum van Delfzijl waarbij bovenregionale en/of landelijke aandacht van de media verwacht wordt, dan zal SMD ook daarbij haar financiële ondersteuning aanbieden. 4.1 Voorwaarden indienen aanvraag Een persoon, groep of organisatie dient een aanvraag voor financiële ondersteuning in met inachtneming van onderstaande elementen. De spelregels en het aanvraagformulier zijn te vinden via de website delfzijl.groningen.nl Vooraf Een aanvraag is altijd voorzien van een aanvraagformulier, een publiciteits- of projectplan, een begroting en indien nodig een evenementenvergunning. Het publiciteits- of projectplan bevat in ieder geval de volgende onderdelen: - omschrijving van het evenement, met datum, tijdstip, locatie, programmering en toegangsprijs. - naam aanvrager en gegevens van de organisatie. - doelgroepen, tijdpad, aantal bezoekers en verdere praktische en relevante informatie over het evenement. - vermelding inspanningen overige inkomsten via sponsoring of fondsenwerving. - motivatie op welke wijze het evenement bijdraagt aan het vermarkten van Delfzijl. - benoemen samenwerking andere organisaties, indien van toepassing. - promotieactiviteiten. - het logo van SMD is zichtbaar aanwezig in alle PR-uitingen (na honorering aanvraag, anders eigen risico). Na afloop van het evenement verwacht SMD van de aanvrager: - een schriftelijk evaluatieverslag. - een verantwoording van de begrote kosten, inclusief kopieën facturen en nota's. Een financiële bijdrage wordt voor maximaal 80% van de ingediende begroting toegekend, met een maximum van 10% van de voor SMD beschikbare gelden voor evenementen. Na honorering van de aanvraag ontvangt de aanvrager vooraf eerst 80% van het geaccordeerde bedrag. Na afloop van het evenement en de daarbij behorende verantwoording ontvangt de aanvrager de resterende 20% van het geaccordeerde bedrag. SMD behoudt zich het recht voor om in uitzonderlijke gevallen van bovenstaande af te wijken. Aanvragen tot en met 500,- zal SMD voor 100% financieren, mits ze het traject van beoordeling goed hebben doorstaan. 4.2 Tijdstip indienen aanvraag Aanvragen voor een financiele bijdrage dienen uiterlijk in de maand december, voorafgaande aan het jaar waarin het evenement wordt georganiseerd, door SMD te zijn ontvangen. Aanvragen die in de loop van het onderhavige jaar worden ingediend, dienen maximaal 4 weken voor aanvang van het evenement bij SMD binnen te zijn. De aanvragen worden in volgorde van ontvangst behandeld. Wanneer voor enig jaar het maximaal beschikbaar te stellen bedrag is bereikt, kan SMD besluiten om de de dan nog voorliggende en/of daarna nog ontvangen aanvragen niet meer of gedeeltelijk te honoreren. Te laat ingediende en/of onvolledig ingevulde aanvragen worden niet in behandeling genomen. 4.3 Traject beoordeling aanvraag Het traject van de beoordeling van een aanvraag staat deels beschreven in bijlage 1. Na overleg met de adviescommissie is SMD eindverantwoordelijke in het besluit al dan niet een aanvraag te honoreren. SMD maakt dat in een gemotiveerd besluit aan de aanvrager kenbaar. De aanvragen (in behandeling, gehonoreerd, afgekeurd) zijn terug te vinden via de website. SMD beoordeelt de aanvragen tijdens haar vergaderingen via een vaste beslisstructuur. Indien SMD een aanvraag ontvangt van een organisatie die zelf deel uitmaakt van SMD, dan zal deze geen deel uitmaken van de beraadslagingen. 9
5. Organisatie SMD 5.1 Organogram SMD Toelichting organogram SMD bestaat onder andere uit een aantal leden dat in 2013 het initiatief genomen heeft om cultuur en economie met elkaar te verbinden. Om continuïteit te waarborgen is afgesproken dat lidmaatschap van het bestuur van SMD onlosmakelijk verbonden is met de functie binnen de eigen organisatie. De bestuursleden hebben mandaat van hun achterban om besluiten te nemen binnen SMD. De voorzitter van het bestuur is onafhankelijk en is het 'gezicht' van SMD. Lidmaatschap van SMD is onbezoldigd. 5.2 Adviescommissie Om in de beoordeling en het honoreren van aanvragen belangenverstrengeling en daarmee oneigenlijke beïnvloeding te voorkomen én om de deskundigheid te bevorderen, het draagvlak te vergroten en de doelstellingen te toetsen, heeft SMD een adviescommissie ingesteld. De adviescommissie zal gevraagd en ongevraagd advies geven aan SMD. Twee keer per jaar zal plenair vergaderd worden. De leden van de adviescommissie hebben een adviserende taak, de leden van SMD hebben uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor het toekennen van gelden. Het reglement van de adviescommissie is toegevoegd als bijlage 1. 5.3 ZZP Voor de uitvoerende taken die in dit plan genoemd worden heeft SMD een betaalde kracht ingeschakeld, in de vorm van een zzp'er. Daarmee wordt de professionaliteit en de continuïteit van SMD versterkt en gewaarborgd. 10
6. Begroting 7. Slot Tot slot veel dank aan de diverse personen, ondernemers, organisaties, stakeholders, bedrijven, etc. voor de gesprekken, input, discussies en creativiteit. Het heeft ertoe geleid dat het bestuur van SMD verder vorm kan geven aan de taken die er van haar verwacht worden. 11
Bijlage 1 Reglement Adviescommissie StadsMarketing Delfzijl Artikel 1 Taken en werkzaamheden 1. De adviescommissie is belast met het adviseren van het bestuur van SMD met betrekking tot het verlenen van subsidies voor evenementen in het centrum van Delfzijl. 2. De adviescommissie is belast met het adviseren van het bestuur van SMD over (het behalen van) doelstellingen en uitkomsten van het beleid van SMD (klankbordfunctie). Artikel 2 Samenstelling en benoeming 1. De adviescommissie bestaat altijd uit een oneven aantal leden, maximaal vijf, minimaal drie. 2. De adviescommissie kiest uit haar midden een voorzitter. Deze is aanspreekpunt voor de bestuursleden van SMD. 3. De adviescommissie zorgt zelf voor het gewenste aantal leden en is zelfstandig bevoegd leden te ontslaan of te benoemen. Artikel 3 Ondersteuning 1. Het secretariaat van SMD zal, daar waar nodig, de adviescommissie ondersteunen. Artikel 4 Behandeling aanvragen evenementen 1. Het bestuur van SMD stuurt binnen twee weken na binnenkomst van een subsidieaanvraag voor een evenement deze aanvraag (inclusief alle bescheiden) door aan de voorzitter van de adviescommissie. 2. Na ontvangst van de aanvraag bepaalt de adviescommissie binnen twee weken haar standpunt (per telefoon, e-mail of vergadering). 3. De voorzitter van de adviescommissie brengt het advies van de commissie uit aan het bestuur van SMD (per telefoon, e-mail of vergadering). Artikel 5 Klankbordfunctie 1. De adviescommissie kan het bestuur gevraagd en ongevraagd van advies voorzien over zaken als: draagvlak, beleid, financiën en andere relevante aangelegenheden. 2. De voltallige adviescommissie vergadert twee per jaar met het voltallige bestuur van SMD over de stand van zaken betreffende stadsmarketing Delfzijl. Van deze overleggen wordt verslag gedaan. Artikel 6 Bevoegdheden 1. De adviescommissie kan het bestuur van SMD en derden om nadere informatie of stukken vragen indien zij dat nodig acht voor een goede in- en vervulling van haar taken. Artikel 7 Verantwoordelijkheid 1. Het advies van de adviescommissie is zwaarwegend, echter niet bindend. De uiteindelijke beleids- en financiële verantwoordelijkheid ligt bij het bestuur van SMD. Het eventueel niet opvolgen van een advies wordt door het bestuur van SMD gemotiveerd toegelicht aan de adviescommissie. 12