Rapport Een exploitatieprognose voor het nieuwe Openluchttheater in Ede

Rapport Een exploitatieprognose voor het nieuwe Openluchttheater in Ede Gemeente Ede 7 april 2015 2015-010 rp 06 lagroup www.lagroup.nl Postbus 1558 consult@lagroup.nl 1000 bn Amsterdam + 31 (0)20-550 20 20

Een exploitatieprognose voor het nieuwe Openluchttheater in Ede (rapport, 7 april 2015) 2 Inhoud 1 Inleiding 3 1.1 Aanleiding 3 1.2 Vraagstelling 3 1.3 Uitvoering van het onderzoek 3 1.4 Risico s en verantwoordelijkheden 3 2 Concept van het nieuwe OLT 4 2.1 Inleiding 4 2.2 Randvoorwaarden voor het nieuwe OLT 4 2.3 Het complex, de faciliteiten en de verkoopkracht van het nieuwe OLT 5 2.4 Het inhoudelijk programmaconcept 7 2.5 Horeca 10 2.6 Verhuur 12 2.7 Uitvoerende (personele) organisatie 12 3 De exploitatieprognose 14 3.1 Inleiding 14 3.1 Uitgangspunten exploitatieprognose 14 3.2 Het activiteitenoverzicht van toekomstvariant 1 15 3.3 De exploitatieprognose van de toekomstvariant 1 16 3.4 Toelichting op de exploitatieprognose toekomstvariant 1 17 3.5 Aanloopverliezen 23 3.6 Risico s en reserves 24 3.7 Consequenties 0-variant 2: huidige exploitatiesubsidie 25 b1 Geraadpleegde personen 28 b2 Uitgangspunten, onderbouwingen en berekeningen exploitatieprognose (toekomstvariant 1) 29 b3 Over lagroup en de adviseur 33

1 Inleiding Een exploitatieprognose voor het nieuwe Openluchttheater in Ede (rapport, 7 april 2015) 3 1.1 Aanleiding De gemeente Ede en de Stichting Openluchttheater Ede (OLT) hebben de ambitie om de programmering en het publieksbereik van het te restaureren Rijksmonumentale openluchttheater (OLT) te intensiveren. In het najaar van 2014 is de gemeente een nieuw proces begonnen om voor het nieuwe OLT een evenwicht te zoeken dat op draagvlak kan rekenen van de diverse (groepen) betrokkenen. Daartoe is een Kerngroep Participatieproces OLT geformeerd met onder meer (vertegenwoordigers van) de gemeente, het OLT, direct omwonenden, het verenigingsleven, de jongerenraad en cultureel Ede. Door de Kerngroep is een activiteitenoverzicht opgesteld (onderdeel van het visiedocument van de kerngroep) waarin de beoogde toekomstige programmering en het publieksbereik van het OLT per soort activiteit/genre in beeld zijn gebracht. De gemeente Ede heeft aan lagroup gevraagd om het concept voor het nieuwe OLT op te stellen en het activiteitenoverzicht te vertalen in een exploitatieprognose. 1.2 Vraagstelling Vertaal het door de kerngroep opgestelde activiteitenoverzicht in een exploitatieprognose in twee varianten: 1) de toekomstvariant waarbij het activiteitenoverzicht een-op-een wordt vertaald, en 2) een 0-variant met aanpassingen op toekomstvariant 1 om uit te komen op de huidige 28.000 exploitatiesubsidie. Stel daartoe eerst een concept op voor het nieuwe OLT waarbinnen het activiteitenoverzicht en de exploitatieprognose van de toekomstvariant 1 past. 1.3 Uitvoering van het onderzoek Het onderzoek is op zich uitgevoerd conform het overeengekomen plan van aanpak, waarbij aanvullend tijdens het proces ook verschillende andere varianten van het activiteitenoverzicht financieel zijn uitgewerkt in exploitatieprognoses. 1.4 Risico s en verantwoordelijkheden Het onderzoek is uitgevoerd door en onder verantwoordelijkheid van lagroup. Het rapport en de bijlagen vormen een geheel. Indien het rapport ter beschikking wordt gesteld aan derden, dient dat in zijn geheel te geschieden. Bij het onderzoek en de samenstelling van dit rapport is uiterste zorgvuldigheid betracht. Daarbij is uitgegaan van de waarheidsgetrouwheid van door de opdrachtgever en door derden verstrekte informatie. De financiële verkenningen zijn naar beste kennis en inzicht tot stand gekomen. De uiteindelijke financiële resultaten zijn sterk afhankelijk van de in het rapport gepresenteerde factoren, zoals onder andere de aard en omvang van het culturele en commerciële aanbod, de kwaliteit van het horeca-aanbod en onzekerheden in de prijsontwikkeling. Er kunnen zich ontwikkelingen voordoen die wij op dit moment niet kunnen voorzien en/of thans nog niet bekend zijn. lagroup kan logischerwijze niet garanderen dat de geprojecteerde resultaten daadwerkelijk worden gerealiseerd.

2 Concept Een exploitatieprognose voor het nieuwe Openluchttheater in Ede (rapport, 7 april 2015) 4 van het nieuwe OLT 2.1 Inleiding Het concept van het nieuwe OLT is het uitgangspunt voor de activiteiten en voor de op te stellen exploitatieprognose. In dit hoofdstuk beschrijven we daarom het ontwikkelde concept van het nieuwe OLT, waarbij achtereenvolgens aan de orde komen: 2.2 randvoorwaarden; 2.3 het complex, de faciliteiten en de verkoopkracht; 2.4 het inhoudelijk programmaconcept met de culturele functies, programmaprofiel, programmagenres, financieel kader, werkgebied en doelgroepen en samenwerkingsverbanden programmering en marketing; 2.5 horeca; 2.6 verhuur; 2.7 uitvoerende (personele) organisatie) 2.2 Randvoorwaarden voor het nieuwe OLT Hieronder geven wij enkele randvoorwaarden weer die belangrijk zijn voor de realisatie van het programmaconcept, en dus ook voor de realisatie van de uit het programmaconcept voortkomende exploitatieprognose (die aan de orde komt in het volgende hoofdstuk). Afwijkingen van deze randvoorwaarden kunnen (financiële) gevolgen hebben. Een gerenoveerd openluchttheater, dat aan de eisen van deze tijd voldoet en de (ruimtelijke) faciliteiten biedt om de (professionele) podiumkunst- en de bijbehorende horecafunctie te kunnen uitoefenen. De investeringen en daaruit voortkomende lasten komen voor rekening van de gemeente. Het OLT krijgt alle benodigde vergunningen die passen bij het toekomstige concept en de activiteiten. In de volgende paragrafen komen wij hier waar relevant op terug. De exploitatie van het nieuwe OLT moet flexibel en slagvaardig kunnen zijn om het concept en de activiteiten als cultureel ondernemer te kunnen uitvoeren. Beperkingen in de vergunningen of bij af te spreken procedures/protocollen werken belemmerend, maken soms de uitvoering op onderdelen niet goed of niet mogelijk, en zijn daarmee mogelijk kostenverhogend. Het OLT zou, binnen kaders, zoveel mogelijk zelf moeten kunnen inrichten en uitvoeren als zelfstandig cultureel ondernemer. Een toereikende subsidiëring, die voortvloeit uit de exploitatieprognose, om het programmaconcept te kunnen uitvoeren. De kosten van het onderhoud van gebouwen, groen en infrastructuur komen voor rekening van de gemeente. Stichting Domus (eigenaar OLT) is akkoord met de renovatie door de gemeente Ede als huurder en met het toekomstige concept van het OLT. De huidige overeenkomst die het OLT heeft met ECC, behoeft mogelijk aanpassing hieraan (zie verder pagina 11). OLT kan het complex langjarig huren van de gemeente Ede met een vrije, permanente en volledige beschikking over het complex.

Een exploitatieprognose voor het nieuwe Openluchttheater in Ede (rapport, 7 april 2015) 5 2.3 Het complex, de faciliteiten en de verkoopkracht van het nieuwe OLT Het huidige complex (en de grootte ervan) is een gegeven Het rijksmonumentale openluchttheater is groot met een capaciteit van effectief 1.750 zitplaatsen. Maar biedt toch kansen, voor grote en kleine(re) activiteiten. Bekende artiesten kunnen worden geboekt die een groter publieksbereik hebben, waarmee ook betere financiële resultaten bereikt kunnen worden. Een goede neus voor populair aanbod en daarbij een goed netwerk met impresariaten en boekers is hierbij onontbeerlijk om de hand te kunnen leggen op het schaarse aanbod in dit grotere segment. Ook kleine en kleinere gezelschappen en bands een beperkt publieksbereik (150 à 200 bezoekers) kunnen goed terecht: het grasveld kan zowel als speelvlak/podium als voor zit- of staruimte voor het publiek worden gebruikt (waarbij de tribune dus niet wordt gebruikt). Maar vooral zal er geprogrammeerd moeten worden in het grotere segment. Al met al is een effectieve capaciteit van 1.750 stoelen groot, maar een gegeven. Functionaliteit complex Van belang zijn onder meer de volgende zaken. Het speelvlak is nu een grasveld van zo n 40 bij 50 meter onderaan de tribune. Dat is eveneens groot voor alleen een speelvlak of podium, maar zoals hiervoor al genoemd, wel goed te gebruiken bij kleine(re) activiteiten met zowel de act als het publiek op het grasveld. Wij vinden een overkapping op het speelveld en een speelvloer daaronder (zonder verhoging, dus direct op de grond) noodzakelijk, niet te ver af van de publiekstribune. Een dergelijk overkapte speelvloer zou qua grootte en faciliteiten moeten passen bij de beoogde professionele programmering. Dat podium moet tevens zodanig flexibel aanwendbaar zijn dat het publiek ook op het grasveld kan zitten in het geval van de hiervoor al genoemde activiteiten met een beperkt publieksbereik. De zitplaatsen voor het publiek bevinden zich in die situatie bijvoorbeeld aan de andere kant van het overkapte podium, waarmee het podium dus zowel vanaf de voor- als de achterkant moet kunnen worden gebruikt. Verder beoogt een dergelijk overkapt podium ook om samen met andere voorzieningen het te grote speelveld voor de zichtbaarheid vanaf de publiekstribune kleiner en daarmee intiemer te maken. Ook moet de overkapping en de speelvloer demontabel zijn om het gehele grasveld vrij te maken als speelvlak. Wij gaan ervan uit dat een dergelijke speelvloer met overkapping gerealiseerd gaat worden en is begrepen in de investering. Het huidige uitgiftepunt voor horeca bevindt zich in het ECC-gebouw (twee buffetten aan de tribunekant). Voor het nieuwe OLT lijkt dit ontoereikend, zowel wat de capaciteit als de (horeca)faciliteiten betreft. Gewenst is dat er op de programmering en het verwachte publieksbereik afgestemde horecavoorzieningen komen. Professioneel gefaciliteerde vaste en overdekte horeca-uitgiftepunten van voldoende omvang en capaciteit aan de bovenzijde van de tribune lijken ons niet alleen inhoudelijk gewenst, maar ook nodig om de geraamde horecaomzetten te kunnen halen. Deze vaste horecacapaciteit hoeft niet te worden afgestemd op het beperkte aantal activiteiten

Een exploitatieprognose voor het nieuwe Openluchttheater in Ede (rapport, 7 april 2015) 6 met de hoogste aantallen bezoekers. Hiervoor zou bijvoorbeeld mobiele (huur)capaciteit kunnen worden bijgezet. Horeca-punten ergens aan de benedenzijde van de tribune is logistiek niet handig. Bij kleine(re) optredens en publiek beide op het grasveld, zou dit wel kunnen. Over de beoogde functionaliteit van het complex merken wij verder het volgende op. De meest geschikte plek voor de artiestenbackstage lijkt ons de open plek achter het grote speelveld waar nu de gebouwen (en toekomstige kleedkamers) en toiletten zijn. Dit backstage-gebied moet privacy bieden aan de artiesten en niet toegankelijk zijn voor publiek. De artiesten zijn gast van het OLT, dus sfeervolle kleedkamers en een dito backstage-gebied waar de artiesten zich thuis voelen, is gewenst. De kleedkamers bieden faciliteiten die horen bij professionele podiumkunsten. Wij denken dat voor het gehele complex één publieksingang het meest duidelijk, effectief en efficiënt is. De bestaande ingang aan de straatzijde aan de bovenkant van de publiekstribune lijkt ons daartoe het meest geschikt. Het publiek komt dan binnen (en gaat weg) bovenaan de tribune en, ook belangrijk, langs de daar te situeren horeca. Op deze wijze wordt logistiek tegelijk een scheiding aangebracht tussen publieke delen en backstage-ruimten. Als mogelijk, meerdere horecapunten realiseren om drukte en pieken beter te kunnen afhandelen. Wij adviseren dit alles (ook de onderwerpen die nu niet zijn genoemd in de notitie van de gemeente) in een functioneel programma van eisen op te nemen. Unique selling point Het openluchttheater is op zich een unique selling point, voor artiesten en publiek. Het hele jaar door treden artiesten op in het reguliere theater- en podiumcircuit. Daarmee vergeleken is een openluchttheater een bijzondere beleving, ook voor de artiest. Het ligt in een bosrijke omgeving, in de open lucht, en bij aangename temperaturen en ondergaande zon is het een feest daar op te treden. En dat wordt gedaan voor een publiek dat zich daardoor meestal ook anders gedraagt dan in een binnenpodium. Verder speelt het tijdstip ook mee; het is zomerseizoen, de binnenpodia zijn dicht, (buitenslandse) artiesten zijn dan op tour voor festivals en in de slipstream daarvan zijn er kansen om de hand te leggen op het grotere aanbod. Dat alles biedt extra kansen om bekendere artiesten te kunnen boeken en geeft een positieve onderhandelingspositie ten aanzien van de financiën. Aan de andere kant moet niet direct de verwachting worden gewekt dat daarmee alle artiesten die het OLT zou willen boeken, ook geboekt kunnen worden. En ook niet dat hierdoor relevant betere financiële deals gesloten kunnen worden. Verder zijn er ook artiesten die per definitie niet willen optreden in een openluchttheater. Juist op dit aspect is een goede relatie met boekers en impresariaten essentieel. Reden temeer om de programmering te laten verzorgen door de professionele podia in Ede of omgeving, zoals we bepleiten in de paragraaf over samenwerking verderop in dit hoofdstuk.

Een exploitatieprognose voor het nieuwe Openluchttheater in Ede (rapport, 7 april 2015) 7 2.4 Het inhoudelijk programmaconcept Het inhoudelijk programmaconcept van het nieuwe OLT dat we in dit hoofdstuk beschrijven, bestaat uit de volgende onderdelen: 2.4.1 culturele functies; 2.4.2 programmaprofiel; 2.4.3 programmagenres; 2.4.4 financieel kader; 2.4.5 werkgebied en doelgroepen; 2.4.6 samenwerking/organisatie programmering en promotie; Hierna komt ieder onderdeel aan de orde. 2.4.1 Culturele functies De keten van een cultureel proces kan schematisch en samenvattend als volgt worden uitgebeeld: Oriëntatie Inspiratie Educatie Creatie Presentatie Ontspanning Ontmoeting Ontmoeting Ontmoeting Ontmoeting Het nieuwe OLT in Ede zal vooral en primair de presentatiefunctie (het podium) gaan uitvoeren. Verder kunnen de bezoekers van de activiteiten zich oriënteren en laten inspireren. De presentatiefunctie zorgt verder voor ontspanning van en ontmoeting tussen de bezoekers. Het nieuwe OLT zal de volgende culturele functies uitoefenen: (professionele) concerten en voorstellingen; jeugdvoorstellingen, voorstellingen door scholen; culturele en maatschappelijke activiteiten; inhoudelijk gerelateerde nog te ontwikkelen andere activiteiten (themaprogrammering, zomerbioscoop); 2.4.2 Profiel publiek en programma Het OLT wil een breed en groter publiek bereiken uit de meeste lagen van de bevolking, primair uit de gemeente Ede, maar ook uit de regio daaromheen. Daartoe wil het enerzijds een brede, toegankelijke en diverse eigen professionele programmering bieden met bekende(re) namen, met de focus op populair en aandacht voor kwaliteit. Anderzijds wil het OLT zich profileren als het openluchttheater en huis voor amateurgezelschappen, scholen en andere culturele en maatschappelijke activiteiten en festivals. 2.4.3 Programmagenres Op basis van het hiervoor genoemde profiel van publiek en programmering, en ervan uitgaande dat deze programmering moet passen bij de entourage (van openluchttheater), worden de navolgende programmagenres geboden.

Een exploitatieprognose voor het nieuwe Openluchttheater in Ede (rapport, 7 april 2015) 8 Professioneel De professionele programmering strekt zich uit tot de volgende genres: (pop)concerten versterkte muziek (geen dance); voorstellingen van cabaret, (muziek)theater, jeugdvoorstellingen en andersoortige (theater)genres die geschikt zijn voor openluchtvoorstellingen; klassieke muziek. Bij deze professionele genres richt het OLT zich op programma s met nationale bekendheid, en op een groter publieksbereik. De focus wordt jaarlijks gelegd op de genres die op basis van actuele ontwikkelingen populair zijn dan wel om inhoudelijke of financiële overwegingen extra aandacht verdienen. Amateurs Bij de amateurs gaat het met name om lokale en regionale koren, muziekkorpsen/ harmonie en toneelgezelschappen met een groter publieksbereik. Overige programmagenres Het OLT wil het openluchttheater ook gaan gebruiken/verhuren voor culturele en maatschappelijke activiteiten en thematische (amateur)festivals die meestal in meer of mindere mate in het verlengde liggen van de eigen programmering. Voorbeelden zijn voorstellingen door scholen, de Taptoe en Cultureel Café Dante. Verder denkt het OLT aan een zomerbuitenbioscoop en sportactiviteiten, en, zeer beperkt, activiteiten van/door bedrijven. Naast de genoemde reguliere en basisprogrammering denkt men op termijn aan een jaarlijks terugkerende themaprogrammering. Daarmee wil het OLT zijn openluchttheater (landelijk) profileren à la de openluchttheaters in Diever met Shakespeare, en Tegelen met de Passiespelen. Omdat het OLT deze ambitie mogelijk op termijn wil oppakken en zich de eerste jaren concentreert op de hierboven genoemde reguliere programmering, zijn de kosten en baten hiervan nu niet in de exploitatieprognose opgenomen. Omdat een dergelijke themaprogrammering heel specifieke en meestal hogere financiële lasten kent, zeker wanneer het een eigen of coproductie betreft, is te zijner tijd het opstellen van een aanvullende projectbegroting nodig om de (financiële) haalbaarheid te toetsen. Een compensatie van de meestal hogere lasten is dat er voor een dergelijke bijzondere programmering goede kansen zijn voor projectsubsidies bij de fondsen. 2.4.4 Financieel kader culturele eigen programmering Bij voorkeur, en als mogelijk en gewenst, worden met de professionele gezelschappen/impresariaten en boekingskantoren zogenaamde partageovereenkomsten gesloten. Met een dergelijke overeenkomst wordt het financieel risico verdeeld tussen het OLT en de artiesten. De ontvangen recette wordt verdeeld onder het gezelschap en het OLT, waarbij het OLT meestal een bepaalde (minimum) gage moet garanderen. Veel voorkomend is 80% à 90% van de recette voor het gezelschap, de rest voor het OLT. De daadwerkelijke verdeling van de recette bij een individueel optreden is vooral afhankelijk

Een exploitatieprognose voor het nieuwe Openluchttheater in Ede (rapport, 7 april 2015) 9 van de mate van zekerheid dat een gezelschap een voorgecalculeerd publieksbereik zal genereren, waarop de financiële deal is gebaseerd (en de inkomsten van het gezelschap en OLT min of meer van tevoren vaststaat ). Soms kan het echter interessanter zijn een zogenaamde uitkoopovereenkomst te sluiten (een vast bedrag aan gage voor het gezelschap). In hoeverre het de gezelschappen/de impresariaten/boekingskantoren bereid zijn om partageovereenkomsten te sluiten, hangt af van wie de sterkste positie heeft. Bijvoorbeeld bij een heel bekend gezelschap zullen zíj de voorwaarden kunnen dirigeren en in principe het liefst een vast bedrag overeenkomen (waardoor ze niet het risico lopen van tegenvallend publieksbereik). Het OLT zal zijn onderhandelingspositie kunnen versterken als de programmering wordt verzorgd door middel van de samenwerking met andere podia die we verderop in deze paragraaf zullen behandelen. (Pop)concerten (versterkte muziek) met een groot publieksbereik genereren in principe een positief direct financieel resultaat (recette of aandeel daarin minus directe programmakosten, exclusief kosten direct personeel). Voor de acts daaronder wordt het directe financieel resultaat kleiner naarmate de acts kleiner worden (in casu een kleiner publiek bereiken). Bij de genres cabaret, (muziek)theater, jeugdvoorstellingen en andere voor een openluchttheater geschikte (theater-) genres, zal het directe financiële resultaat doorgaans lager zijn, gemiddeld waarschijnlijk negatief. Aan de onderkant van de aanbodmarkt, de vernieuwende en beginnende acts, zou het nieuwe OLT zich een investeringsfunctie kunnen aanmeten. Daar mag het financiële resultaat negatief zijn, uiteraard mits er financiële compensatie is. 2.4.5 Werkgebied en doelgroepen programmering Werkgebied en concurrentie Er worden ook grote(re) en bekende(re) namen geprogrammeerd. Voor deze acts is de reisbereidheid van bezoekers relatief groter. Het werkgebied van het nieuwe OLT kan daardoor primair worden ingesteld op de gemeente Ede met zo n 110.000 inwoners, en de grotere regio daaromheen. Voor het nieuwe OLT zal de concurrentie beperkt zijn; het is zomerperiode en de reguliere (binnen)podia zijn gesloten. Daarnaast zijn er in de directe omgeving en in Nederland geen respectievelijk weinig (soortgelijke) openluchttheaters. Wel is concurrentie te verwachten van de (nog steeds in aantal toenemende) zomerfestivals in Nederland, waar een deel van het aanbod van het nieuwe OLT ook staat. Doelgroepen Door de beoogde laagdrempelige, brede en toegankelijke professionele programmering, ook met bekende(re) namen, bestaat de doelgroep uit een breed en groot publiek uit de meeste lagen van de bevolking, en primair afkomstig uit de gemeente Ede, de regio daaromheen en soms verderweg. In welke mate deze doelgroep wordt bereikt en (daardoor) het OLT zal bezoeken, hangt af van de programmering en met name ook van

Een exploitatieprognose voor het nieuwe Openluchttheater in Ede (rapport, 7 april 2015) 10 (de kwaliteit en het bereik van) de marketing en promotie. Voor de andere pijler die zich richt op amateurgezelschappen, scholen en culturele en maatschappelijke organisaties, zal het publiek vooral bestaan uit Edenaren die direct of indirect betrokken zijn bij de betreffende organisaties, en minder toegankelijk voor andere Edenaren: een minder breed maar wel gerichter publiek. 2.4.6 Samenwerking/organisatie programmering en promotie Het OLT heeft aangegeven meer te willen samenwerken met de andere podia en culturele instellingen in Ede, vanuit de gedachte dat zij kunnen helpen bij het omvormen van de zwakke profilering en het ontbreken van het juiste imago van het huidige openluchttheater. Dat vinden wij een goede zaak. Net zo belangrijk vinden wij het dat OLT de programmering en de promotie laat verzorgen door gespecialiseerde podia in Ede en/of omstreken. Die podia weten immers wat er speelt binnen de segmenten en genres waarin het OLT gaat programmeren, en kennen de populariteit van programma s en het (potentiële) publiekbereik. En nog belangrijker, zij hebben de netwerken om bij de impresariaten en boekers in het land de juiste en gewenste artiesten te kunnen boeken. Dat het OLT gebruik maakt van deze netwerken is onontbeerlijk om het beoogde programmaconcept (waaronder de bij de capaciteit van het OLT passende grotere en bekendere artiesten) te kunnen realiseren, en om de financiële taakstellingen te kunnen halen. Verder hebben deze podia een marketing- en promotieapparaat dat is opgezet om het potentiële publiek te (kunnen) bereiken, en dat (tegen vergoeding) ingezet kan worden voor de programmering in het OLT. De hiervoor geschetste positie en kracht van de beoogde samenwerkingspartners kan het OLT op eigen kracht nooit bereiken met de voorgenomen organisatie en de beschikbare middelen. Een samenwerking als hiervoor geschetst, vinden wij daarom cruciaal, ook om de beoogde (financiële) resultaten te kunnen behalen. Een dergelijke samenwerking met uitbesteding van functies en taken aan de samenwerkingspartners gebeurt uiteraard in nauw overleg met en op basis van het (op te stellen) beleid van OLT. Wij denken voor de programmering en promotie, anders dan het popaanbod, aan De Reehorst en/of Cultura. Cultura, waarmee nu al wordt samengewerkt, is gespecialiseerd en heeft een netwerk in het kleine(re) theateraanbod. Voor het grotere (theater)aanbod zou bijvoorbeeld assistentie gezocht kunnen worden bij Theater De Lampegiet in Veenendaal. Voor het (vooral grotere) popmuziekaanbod zou een groot/ groter poppodium in een nabijgelegen grote stad, bijvoorbeeld LuxorLive! in Arnhem, als partners kunnen worden aangezocht. Voor de zomerbioscoop ligt samenwerking met of exploitatie door Cinemec voor de hand. 2.5 Horeca Goede horecavoorzieningen bij culturele functies worden steeds meer van belang omdat de (moderne) consument daar in toenemende mate behoefte aan heeft. Naast het financiële belang van horeca is er dus ook een inhoudelijk belang, waarmee goede horeca

Een exploitatieprognose voor het nieuwe Openluchttheater in Ede (rapport, 7 april 2015) 11 essentieel is voor de primaire activiteiten. Als er geen goede horecavoorzieningen zijn, dan kan dat ten koste gaan van het publieksbereik (en daarmee ten koste van het rendement van de activiteiten en de horeca). Er is in het nieuwe OLT een adequate en bij de toekomstige exploitatie en bij deze tijd passende professionele horecavoorziening nodig voor de ondersteuning van de culturele, maatschappelijke en commerciële functies. Professioneel niet alleen wat betreft de vormgeving, concept, faciliteiten en het assortiment, maar zeker ook bij de organisatiegraad en het personeel. Dat houdt in dat deskundig betaald personeel nodig is. In de hiervoor behandelde paragraaf 2.3 over de functionaliteit van het complex hebben we al het een en ander vermeld over de ruimtelijke positionering van de horeca. Daar is vermeld dat een strategische en prominente positionering van de horeca-uitgiftepunten op het complex belangrijk is. Op plekken waar het publiek altijd langskomt, die hen uitnodigen en die gemakkelijk bereikbaar zijn (ook tijdens de optredens). De horeca is in principe open voor publiek direct vóór, tijdens en direct na de activiteiten. Als de aard van een concert/voorstelling daarom vraagt, is de horeca tijdens het optreden dicht. Het assortiment in de horeca-uitgiftepunten bestaat uit een basispakket van niet-alcoholische en alcoholische dranken, waaronder een keuze uit verschillende bieren en goede koffie. De prijzen zijn marktconform. Horeca is thans geen core business van het OLT, waardoor uitbesteding aan een professionele en ervaren horecaondernemer voor de hand ligt. Als het OLT de horeca in eigen beheer willen gaan exploiteren, dan zal het daarvoor een professionele horecaorganisatie moeten opzetten. In de exploitatieprognose hebben wij een horecaexploitatie opgenomen als ware het eigen beheer, om te laten zien welke omzetten, kosten (waaronder betaald personeel) en winst te verwachten zijn bij uitvoering van het activiteitenoverzicht. Op basis hiervan zou bij eventuele uitbesteding de pachtprijs kunnen worden berekend. Het OLT heeft een volledige horecavergunning nodig om de hier bedoelde exploitatie optimaal en vrij te kunnen uitvoeren. Beperkingen in de vergunning kunnen negatieve financiële consequenties hebben voor het OLT. In een overeenkomst die het OLT heeft met ECC is het huidige gebruik door OLT van horecafaciliteiten van ECC geregeld. Verder zou het in de huidige praktijk gebruik zijn dat het OLT een afkoopsom betaalt aan ECC wanneer het OLT zelf de horeca-exploitatie verzorgt. Deze clausule is in onze ogen ongewenst. Het nieuwe OLT heeft (eigen) horecavoorzieningen en -faciliteiten nodig die altijd beschikbaar zijn bij eigen activiteiten of verhuren en die door OLT zelf geëxploiteerd (of verpacht) kunnen worden zonder afkoopsom aan ECC. Het handhaven van een dergelijke afkoopsom heeft negatieve financiële consequenties voor OLT.

Een exploitatieprognose voor het nieuwe Openluchttheater in Ede (rapport, 7 april 2015) 12 2.6 Verhuur Een openluchttheater is een bijzondere en unieke accommodatie die daarmee ook aantrekkelijk is voor culturele/maatschappelijke en commerciële verhuur. De aard van het complex een theater in de openlucht betekent echter tegelijk dat het alleen voor een beperkt aantal mogelijkheden te gebruiken en te verhuren is, namelijk voor openbare of besloten activiteiten/optredens met publiek. Bij culturele en maatschappelijke verhuur is de doelstelling een ideële, en denken we aan amateurvoorstellingen, voorstellingen door scholen en andere culturele of sportactiviteiten die door derden worden georganiseerd. Het OLT verhuurt de accommodatie en faciliteiten (inclusief theatertechnicus als nodig, personeel kaartverkoop etc.) aan de amateurinstelling, de horeca blijft in beheer van het OLT dan wel van de pachter. De amateurinstelling betaalt huur aan het OLT, het amateurgezelschap krijgt de recette. De huur is volgens een cultureel tarief: dat is lager dan het commerciële huurtarief, maar met maatwerk wel afgestemd op de verdiencapaciteit (recette) van het amateurgezelschap op die activiteit. Financieel uitgangspunt is dat het OLT inclusief de horeca-exploitatie wel een positief financieel resultaat behaalt. Onder commerciële verhuur verstaan wij alle verhuren anders dan de voornoemde culturele en maatschappelijke verhuur. Gezien de aard van het complex lijken de verhuurmogelijkheden beperkt tot besloten presentaties of (culturele) voorstellingen die een bedrijf voor zijn personeel organiseert/laat organiseren. De doelstelling van de commerciële verhuur is het genereren van (zo veel mogelijk) winst om de eigen culturele doelstelling van het nieuwe OLT te ondersteunen. Voor de verhuurfunctie is een goed voorcalculatiesysteem (om de juiste kosten door te berekenen en een bij de soort verhuur passende huur te kunnen vragen) belangrijk. Ook van belang is een goede organisatie en medewerkers die de acquisitie en uitvoering met de voor verhuur vereiste professionaliteit kunnen uitvoeren. Een professionele horeca is, zeker voor de commerciële verhuur, een vereiste. De verhuurfunctie moet nauw gelieerd zijn met de horeca. Als de horeca wordt uitbesteed, dan moeten goede afspraken worden gemaakt met de horecahuurder over beleid, wie welke taken uitvoert, en vooral dat de revenuen in passende mate via de pachtsom ook bij het OLT terecht komen. 2.7 Uitvoerende (personele) organisatie Met het nieuwe concept is niet alleen sprake van een schaalsprong in aantallen activiteiten en publiek, maar ook in de mate van professionalisering om de gewenste en door het publiek en de artiesten gevraagde kwaliteit en kwantiteit te kunnen leveren. Dit betekent dat de organisatie van het OLT, het bestuur, betaald personeel en vrijwilligers, een dergelijke schaalspong (in kwaliteit en kwantiteit) waar nodig ook moet maken. Het bestuur van het nieuwe OLT heeft alleen bestuurlijke, en geen uitvoerende taken. Een bestuur benoemd vanuit bloedgroepen zoals nu geval is, is voor het nieuwe OLT niet

Een exploitatieprognose voor het nieuwe Openluchttheater in Ede (rapport, 7 april 2015) 13 passend en niet gewenst. Bestuursleden van het nieuwe OLT zouden moeten bestaan uit personen met bestuurlijke ervaring, en kennis en ervaring op de verschillende vakgebieden waarmee het OLT te maken heeft (zoals programmering, marketing, financiën en organisatie). OLT beoogt voor de uitvoering een kleine professionele (= betaalde) kernformatie op te zetten, en alle andere (vooral uitvoerende en anders dan horeca)taken te laten verrichten door vrijwillige medewerkers (zoals kassa, kaartcontrole, gastheer/-vrouw artiesten, productievoorbereiding, parkeerzaken en verkeersgeleiding, ondersteuning theatertechniek, schoonmaak, ondersteuning/distributie promotie, et cetera). Als de horeca in eigen beheer wordt gevoerd, dan wordt professioneel betaald personeel aangetrokken op oproepbasis en met tijdelijke (seizoen)contracten. Een professionele (= betaalde) kernformatie passende bij het beoogde concept van het nieuwe OLT bestaat uit een algemeen coördinator of producent en een theatertechnicus, als constante factoren die voor continuïteit zorgen. De algemeen coördinator of producent voert (in opdracht van en als nodig/gewenst samen met het bestuur) alle voorbereidende en afhandelende taken uit, en is het jaar rond beschikbaar (buiten het seizoen met weinig uren, in het zomerseizoen meer). Daarnaast een betaalde theatertechnicus als professionele en constante factor voor de voorbereiding en bediening van de theatertechniek op de activiteiten (en het onderhoud van die apparatuur buiten de activiteiten om). Deze betaalde functies kunnen worden ingevuld met freelancers, waardoor OLT geen personeelsrisico s loopt. De hier geschetste betaalde personeelsformatie is het minimum dat noodzakelijk is. OLT zal zijn nu beperkte vrijwilligersbestand moeten uitbreiden. Wij gaan ervan uit dat het voldoende nieuwe vrijwilligers aan zich kan binden en als gewenst/nodig ook de bestaande vrijwilligers meer kan laten werken om de activiteiten te bemensen.

3 De Een exploitatieprognose voor het nieuwe Openluchttheater in Ede (rapport, 7 april 2015) 14 exploitatieprognose 3.1 Inleiding In dit hoofdstuk tonen we de financiële vertaling van het concept van het nieuwe OLT voor de twee varianten uit de vraagstelling, te weten: 1. de toekomstvariant : conform het activiteitenoverzicht van de kerngroep; 2. de 0-variant : uitgaande van de huidige exploitatiesubsidie van 28.000; We maken eerst de exploitatieprognose op uitgaande van het activiteitenoverzicht waarover in de kerngroep consensus is bereikt, ofwel voor de toekomstvariant 1. Daarna geven we voor de 0-variant aan wat mutaties in de verschillende uitgangspunten bij de prognose -nodig om het hoofddoel van de 0-variant te bereiken- voor financieel effect hebben op het exploitatieresultaat en daarmee op de exploitatiesubsidie van de gemeente. 3.1 Uitgangspunten exploitatieprognose Bij het opstellen van de exploitatieprognose hebben wij de volgende uitgangspunten en voorwaarden gehanteerd: Het opgestelde activiteitenoverzicht uit het visiedocument van de kerngroep is voor lagroup een gegeven, en daarmee uitgangspunt voor de exploitatieprognose. Vertrekpunt bij het bepalen van het profiel van de genres uit het activiteitenoverzicht is wat daarover staat vermeld in het concept van het nieuwe OLT (zie vorige hoofdstuk). De aspecten rond de investeringen voor de beoogde restauratie van het complex, de aanvangsinvestering in roerende zaken, en de financiering van dit alles behoren niet tot de opdracht. Met de daaruit voortvloeiende kapitaallasten houden wij daarom geen rekening bij het opstellen van de exploitatieprognose. Ook alle onderhoudskosten van het complex/de gebouwen en de groenvoorzieningen zijn niet opgenomen in de exploitatieprognose. Al deze kosten worden door de gemeente apart geraamd en apart gefinancierd. Voor zover (een deel) van deze kosten voor rekening komt van het OLT, gaan wij ervan uit dat deze kosten een-op-een bijgesubsidieerd worden, dan wel er een andere dekking zonder extra lasten voor het OLT voor wordt gevonden. Er is geen sectorale benchmarkinformatie van de Nederlandse openluchttheaters. We hebben, naast onze expertise van de sectoren waarin OLT opereert, mede gebruik gemaakt van branche-informatie van de podiumkunsten in Nederland. Veel onderdelen van de exploitatie van een openluchttheater zijn immers vergelijkbaar met die van een theater en een poppodium. De opgestelde exploitatieprognose gaat over het einddoel -jaar, het jaar waarin het programmaconcept/het activiteitenoverzicht dat aan de basis ligt van deze exploitatieprognose volledig gerealiseerd is. Met eventuele aanloopverliezen naar dat doeljaar toe is geen rekening gehouden. Aan het einde van dit hoofdstuk besteden wij nadere aandacht aan de aanloopverliezen. Het OLT is volledig btw-plichtig en daarmee zijn alle bedragen in de exploitatieprognose exclusief btw.

Een exploitatieprognose voor het nieuwe Openluchttheater in Ede (rapport, 7 april 2015) 15 3.2 Het activiteitenoverzicht van toekomstvariant 1 Het door de kerngroep ontwikkelde activiteitenoverzicht waarover consensus is bereikt (actuele versie in het visiedocument) is uitgangspunt voor de exploitatieprognose. De soorten/genres, aantallen activiteiten en het verwachte publieksbereik uit het activiteitenoverzicht die expliciet in de exploitatieprognose zijn opgenomen, hebben wij in de volgende tabel vermeld. Openluchttheater Ede Uitgangspunten exploitatieprognose toekomstvariant 1 Nieuwe OLT Professionele concerten/voorstellingen: Aantal (pop)concerten (versterkte muziek, geen dance) 3 Aantal voorstellingen cabaret/(muziek)theater, jeugd, overigen 3 Aantal concerten klassieke muziek 5 Totaal aantal professionele culturele activiteiten (exclusief educatie) 11 Bezoekers professionele concerten/voorstellingen: Gemiddeld aantal bezoekers per (pop)concert 750 Gemiddeld aantal bezoekers cabaret/(muziek)muziektheater/jeugd/overigen 350 Gemiddeld aantal bezoekers concerten klassieke muziek 250 Totaal aantal bezoeken culturele activiteiten 4.550 Culturele en maatschappelijke verhuren: Aantal voorstellingen door scholen 2 Gemiddeld aantal bezoekers per voorstelling door scholen 500 Aantal thematische (amateur) activiteiten/festivals 6 Gemiddeld aantal bezoekers per thematisch (amateur) activiteit/festival 375 Aantal sportevenementen 0 Gemiddeld aantal bezoeken sportevenementen (geen huur, wel horeca) 200 Totaal aantal culturele/maatschappelijke verhuren 8 Totaal aantal bezoeken culturele/maatschappelijke verhuren 3.250 Commerciële verhuren: Aantal commerciële verhuren theater 0 Gemiddeld aantal bezoekers per commerciële verhuur theater 400 Totaal aantal bezoeken commerciële verhuur 0 Aantal commerciële verhuren 'Eten op rolletjes' 1 Totaal aantal bezoeken 'Eten op rolletjes' (geen horeca voor OLT) 8.000 Overige activiteiten (zomerbioscoop, ijsbaan, taptoe, oecumenische dienst) Aantal overige programma-activiteiten 4 Totaal aantal bezoeken overige programma-activiteiten p.m. Huuropbrengst, horeca en kosten overige programma-activiteiten p.m. Totaal aantal activiteiten 24 Totaal aantal bezoeken professionele activiteiten 4.550 Totaal aantal bezoeken culturele/maatschappelijke verhuren 3.250 Totaal aantal bezoeken commerciële verhuren 8.000 Totaal aantal bezoeken overige programma-activiteiten p.m. Totaal aantal gasten 500 Totaal aantal bezoeken OLT (inclusief gasten) 16.300 Bron: Activiteitenoverzicht uit visiedocument kerngroep. Financi ële ramingen van la group, maart 2015. In de exploitatieprognose hierna vertalen wij dit activiteitenoverzicht in financiële baten en lasten.

Een exploitatieprognose voor het nieuwe Openluchttheater in Ede (rapport, 7 april 2015) 16 3.3 De exploitatieprognose van de toekomstvariant 1 De tabel hierna toont de toekomstvariant van de exploitatieprognose van het nieuwe OLT. Deze prognose is een financiële vertaling van het activiteitenoverzicht uit het visiedocument van de kerngroep. Als achtergrond is rekening gehouden met het in het vorige hoofdstuk beschreven concept van het nieuwe OLT. De exploitatieprognose geeft de financiële exploitatie weer zoals die uiteindelijk, na een aanloopperiode van gesteld twee jaar, in het doeljaar tot stand kan komen. In de paragraaf daarna volgt een nadere toelichting op de exploitatieprognose. Openluchttheater Ede Exploitatieprognose toekomstvariant 1 bedragen x Baten nieuwe OLT Recettes profesionele activiteiten 73.000 Horeca-omzet professionele activiteiten en culturele/ maatschappelijke verhuren 33.000 Horeca-omzet commerciële verhuren 0 Verhuuropbrengst (cultureel, maatschappelijk en commercieel) 10.000 Programmasubsidies Overige baten: sponsoring en vriendenpassen 16.000 Exploitatiesubsidie 61.000 Exploitatiesubsidie onderhoud gebouwen en park/groen p.m. 1) Exploitatiesubsidie reservering vervangingsinvesteringen roerende zaken 57.000 Exploitatiesubsidie huur complex p.m. 1) Totaal baten 250.000 p.m. Lasten Directe programmakosten professionele activiteiten 77.000 Overige programmakosten professionele activiteiten 6.000 Programma-/verliesbudget thematische (amateur) activiteiten/festivals 8.000 Inkoop horeca 10.000 Overige kosten horeca 3.000 Personeelskosten horeca 13.000 Personeelskosten 32.000 Overige personeelskosten 2.000 Kosten marketing en publiciteit 16.000 Huisvestingskosten: energie, schoonmaak, kleine aanschaf 6.000 Onderhoud gebouwen en park/groen p.m. 1) Reservering vervangingsinvesteringen roerende zaken 57.000 Huur complex p.m. 1) Kosten vrijwillige medewerkers 6.000 Kantoor- en overige kosten 9.000 Onvoorzien 5.000 Totaal lasten 250.000 Exploitatieresultaat 0 Bron: Activiteitenoverzicht uit visiedocument kerngroep, prognose opgesteld door la group maart 2015 1) deze onderdelen van de huisvestingskosten komen voor rekening van de gemeente. Mocht besloten worden dat ze ten laste komen van OLT, dan worden die kosten een-op-een extra gesubsidieerd door de gemeente.

Een exploitatieprognose voor het nieuwe Openluchttheater in Ede (rapport, 7 april 2015) 17 3.4 Toelichting op de exploitatieprognose toekomstvariant 1 Hierna volgt waar relevant een toelichting op onderdelen van de exploitatieprognose van toekomstvariant 1. Voor nadere informatie en cijfers over de uitgangspunten, onderbouwingen en berekeningen van de exploitatieprognose verwijzen wij naar bijlage 2 van dit rapport. Professionele activiteiten De volgende uitgangspunten liggen ten grondslag aan de recettes en de directe programmakosten van de professionele concerten en voorstellingen: Ticketprijs/recette professionele concerten/voorstellingen: Gemiddelde ticketprijs/recette per bezoeker (pop)concerten (inclusief 6% btw) 18,00 Gemiddelde ticketprijs/recette per bezoeker cabaret/(muziek)theater/jeugd/overigen (inclusief 6% btw) 16,00 Gemiddelde ticketprijs/recette per bezoeker klassieke muziek (inclusief 6% btw) 16,00 Dekkingsresultaat professionele concerten/voorstellingen 1) : Gemiddeld (pop)concerten 110% Gemiddeld cabaret/(muziek)theater/jeugd/overigen 90% Gemiddeld klassieke muziek 75% Bron: ramingen door lagroup, maart 2015. 1) Het dekkingsresultaat van een activiteit (in%) geeft aan in hoeverre de directe programmakosten worden gedekt door de recette. Een dekkingsresultaat van 90% betekent dat de ontvangen recette 90% van de gemaakte directe programmakosten dekt (en er dus een direct verlies is van 10%). Een dekkingsresultaat van 110% betekent dat de ontvangen recette 10% meer is dan de gemaakte directe programmakosten. Wij zijn er bij het bepalen van de programmakosten van professionele concerten/ voorstellingen van uit gegaan, dat het OLT erin slaagt om met de gezelschappen/hun impresariaten zogenaamde partageovereenkomsten te sluiten, waarbij het financiële risico van de publieksopkomst worden gedeeld tussen het gezelschap en het OLT (zie paragraaf 2.4.4). Mocht dit niet in alle gevallen of helemaal niet lukken, dan zullen uitkoopsommen moeten worden betaald, waarbij het financiële risico van de publieksopkomst bij OLT ligt. Er zal dan mogelijk een lager financieel programmaresultaat worden geboekt, en dus ook een lager exploitatieresultaat. Bij het lage aantal van (maximaal) elf professionele concerten/voorstellingen per seizoen dat in deze toekomstvariant 1 mag worden geboekt, is het aannemelijk dat de gezelschappen zullen kiezen voor de voor hun veilige uitkoopsommen. Het OLT kan immers bij een dergelijk gering aantal professionele concerten/voorstellingen niet voldoende het profiel en de bekendheid bereiken van een podium met professionele voorstellingen, en daardoor waarschijnlijk minder publiek trekken, met lagere financiële resultaten tot gevolg. Horecaopbrengsten en -kosten In de exploitatieprognose hebben wij een horecaexploitatie opgenomen als ware het eigen beheer, om te laten zien welke omzetten, kosten (waaronder betaald personeel) en winst te verwachten zijn bij het beoogde activiteitenoverzicht van de kerngroep. Het directe resultaat op de horeca wordt geraamd op circa 6.000. Daarbij is gerekend met 5 à 10 procentpunt (van de omzet) meer personeelskosten dan het branchegemiddelde, omdat

Een exploitatieprognose voor het nieuwe Openluchttheater in Ede (rapport, 7 april 2015) 18 de personele inzet gebaseerd moet zijn op onvermijdelijke vraagpieken bij bepaalde activiteiten, waardoor het horecapersoneel tijdens de voorstellingstijden geen werk heeft maar wel betaald wordt. De volgende uitgangspunten zijn gehanteerd voor de horeca: Horecabesteding professionele concerten/voorstellingen: Gemiddelde horecabesteding per bezoeker (pop)concerten (inclusief 6% of 21% btw, gemiddeld 17%) 7,50 Gemiddelde horecabesteding cabaret/(muziek)theater/jeugd/overigen (inclusief 6% of 21% btw, gemiddeld 17%) 3,50 Gemiddelde horecabesteding per bezoeker klassieke muziek (inclusief 6% of 21% btw, gemiddeld 17%) 3,00 Culturele en maatschappelijke verhuren: Gemiddelde horecabesteding per bezoeker culturele/maatschappelijke verhuren (inclusief 6% of 21% btw, gemiddeld 17%) 4,00 Commerciële verhuren: Gemiddelde horecabesteding per bezoeker commerciële verhuur theater, exclusief 'Eten op rolletjes' waar horeca niet voor OLT is (inclusief 6% of 21% btw, gemiddeld 17%) 6,00 Overige activiteiten (zomerbioscoop, ijsbaan, taptoe, oecumenische dienst) Huuropbrengst, horeca en kosten overige programma-activiteiten Bruto-winst horeca in % van verkoop 70% Personeelskosten horeca, branchekengetal van de omzet +5% à 10% 40% Gemiddelde horecabesteding per bezoeker professionele activiteiten en verhuur 4,70 cultureel/maatschappelijk (incl.gem.17%btw) Direct resultaat horeca 6.675 Bron: ramingen en berekeningen door la group, maart 2015 p.m. Als ervoor wordt gekozen om de horeca te verpachten, dan moet rekening worden gehouden met een lagere pachtsom dan de nu in de exploitatieprognose geraamde winst uit horeca. Over het algemeen kan voor de pachtsom als globale indicatie 5% à 15% van de mogelijke omzet worden aangehouden (afhankelijk van vele aspecten). Als ervan wordt uitgegaan dat een ervaren horecaondernemer mogelijk een hogere omzet zou kunnen realiseren dan het OLT, dan zou de pachtsom meer in de buurt van de geraamde winst kunnen komen. Met de thans beoogde exploitatie van het OLT is de potentiële winst uit de horeca dermate laag door met name het beperkte aantal activiteiten, dat het de vraag is of een horecaondernemer gevonden zal kunnen worden die een pachtsom wil betalen. Huuropbrengst commerciële, en culturele en maatschappelijke verhuur Commerciële verhuur In de exploitatieprognose is onder deze noemer opgenomen de verhuur van de accommodatie voor het evenement Eten op rolletjes. Daarvoor ontvangt het OLT alleen een huursom, de horeca wordt gezien de aard van het evenement onvermijdelijk geëxploiteerd door de huurder. Onder commerciële verhuur is bijvoorbeeld ook te verstaan de verhuur van de theateraccommodatie aan bedrijven die hun personeel een besloten muziek- of theatervoorstelling, of anderszins vermaak (al dan niet in combinatie met presentatieachtige werkzaken) willen aanbieden. In de kerngroep is er voor gekozen dergelijke commerciële verhuren van het theateraccommodatie niet toe te staan. Daarmee loopt het OLT inkomsten mis. Mocht dergelijke verhuur toch in het activiteitenpakket worden opgenomen, dan zou er bij de exploitatie voor de huurprijzen van uit kunnen worden gegaan dat het OLT de coördinator en eventueel de theatertechnicus als betaald personeel levert (binnen de basis

Een exploitatieprognose voor het nieuwe Openluchttheater in Ede (rapport, 7 april 2015) 19 huurprijs). Het betaalde horecapersoneel wordt betaald uit de horeca-omzet. Ander beschikbaar te stellen personeel, kosten van in te huren apparatuur of andere faciliteiten, de kosten van een eventueel door OLT te verzorgen programma bij de commerciële verhuur, worden apart doorberekend aan de huurder (en dat is niet in de prognose opgenomen, want budgetneutraal voor het OLT, tenzij OLT een percentage in rekening brengt voor handling). De accommodatie van het openluchttheater is een unique selling point, waardoor het OLT het zich kan permitteren om, als nodig, hoge(re) verhuurtarieven te hanteren. Culturele en maatschappelijke verhuur Bij de culturele en maatschappelijke verhuren ontvangen de huurders de eventuele entreegelden. Het uitgangspunt voor deze categorie verhuren is dat het OLT in principe, op de horeca na, geen of een beperkte winst maakt, maar ingeval de huurder een hoge recette kan realiseren en lage kosten heeft, kan het OLT de huurprijs hieraan enigszins aanpassen. De in principe kostendekkende huur staat dus enerzijds in relatie staat tot de kosten die OLT maakt (personeel coördinatie en theatertechniek), en wordt anderzijds vastgesteld aan de hand van het verwachte resultaat bij de huurder. Huurprijzen De volgende gemiddelde bedragen zijn gehanteerd als huurprijzen: Culturele en maatschappelijke verhuren: Gemiddelde huuropbrengst per culturele/maatschappelijke verhuur (exclusief btw) 1.000 Commerciële verhuren: Gemiddelde huuropbrengst per commerciële verhuur theater (exclusief btw) 2.000 Huuropbrengst 'Eten op rolletjes' (2014 1.250). Geen horeca voor OLT 2.000 Bron: ramingen door lagroup, maart 2015. Aantal overige activiteiten zijn niet vertaald in de exploitatieprognose In de exploitatieprognose hebben wij de volgende verhuren die onder de overige activiteiten zijn ingedeeld, niet meegenomen in casu als p.m. opgenomen omdat de netto inkomsten voor het OLT bij deze activiteiten beperkt zijn, dan wel de verhuur onzeker is: De jaarlijkse Taptoe: de huur is min of meer historisch bepaald en (daardoor) beperkt. Bovendien wordt de horeca niet door OLT verzorgd (wat naar onze mening wel zou moeten). De jaarlijkse Oecumenische Dienst: beperkte huur en geen horeca voor OLT. De ijsbaan in de winter: het is onzeker of die terugkeert in het OLT (de huur was zo n 3.000, de horeca werd door de exploitant van de ijsbaan verzorgd). Programmasubsidies Op de reguliere programmering zullen, mede gezien het profiel, geen programmasubsidies van fondsen mogelijk zijn. Dergelijke programmasubsidies liggen meer binnen bereik als het gaat om projecten met een inhoudelijk gehalte, bijvoorbeeld de beoogde verhuren voor thematische (amateur-) activiteiten/festivals, die buiten de prognose om (bij huurders of in samenwerking) worden begroot en gefinancierd. Daarom zijn de programmasubsidies als p.m. in de exploitatieprognose opgenomen. Wel hebben we voor

Een exploitatieprognose voor het nieuwe Openluchttheater in Ede (rapport, 7 april 2015) 20 (dergelijke) projecten een programma- of verliesbudget opgenomen in de exploitatieprognose als bijdrage van het OLT aan dergelijke activiteiten/festivals. Zie verder bij de toelichting van dit programma- of verliesbudget hierna. Overige baten: sponsoring Er is een bedrag van 12.500 per jaar geraamd als opbrengst. Dat is netto; de kosten voor tegenprestaties zijn daar al vanaf. Wij kennen de sponsormarkt in Ede niet, maar expertmatig gedacht lijkt een dergelijk bedrag haalbaar, mede omdat het openluchttheater een unieke (non-profit cultuur)organisatie is, waaraan bedrijven naar verwachting meer dan gemiddeld hun naam zouden willen verbinden. Overige baten: vrienden van het OLT Er is een opbrengst geraamd van 3.750. Ook hier is dit netto; de kosten voor tegenprestaties zijn er al af. OLT wil zich hier richten op zowel particulieren als bedrijven. Die laatste hebben dan een alternatief voor de hiervoor genoemde (duurdere) sponsoring. Er is uitgegaan van een vriendenprijs van 25, waarvan het OLT door de kosten van tegenprestaties netto 15 over zou kunnen houden. Dat betekent dat er 250 vrienden moeten inschrijven. Dat lijkt ons ondanks het lage aantal professionele activiteiten (die de meeste vrienden trekken) als maximum nog wel haalbaar bij de profilering en het imago dat het openluchttheater beoogt. Aan de andere kant vissen tegenwoordig vele culturele en andere non-profit instellingen in deze vijver, waardoor de spoeling dun wordt. Programmakosten en -opbrengsten thematische (amateur) activiteiten/festivals Inhoudelijk is nog in te vullen wat onder deze projecten wordt verstaan. O.a. valt hier Cultureel Café Dante onder (in de huidige situatie geen huuropbrengst of entreeinkomsten). De kosten en baten van dit genre zijn niet specifiek opgenomen bij de diverse kosten- en batenposten van de exploitatieprognose, omdat deze zonder verdere invulling wat deze projecten inhouden niet te ramen zijn. Festivalachtige activiteiten genereren doorgaans hogere kosten en zijn meestal (zonder projectsubsidies) verlieslatend. Daarom is per activiteit/festival een programma- of verliesbudget in de exploitatieprognose opgenomen om een eventueel verlies per project mee te dekken. Dit programmabudget is dus inclusief alle directe kosten en baten van het project (programmakosten, projectpersoneelskosten, projectmarketingkosten, eventuele recette, horeca en projectsubsidies). Personeelskosten Het betreft de andere personeelskosten dan die van de horeca (die bij de horeca-exploitatie zijn opgenomen). In het vorige hoofdstuk is bij paragraaf 2.7 over de uitvoerende personele organisatie, gesteld dat een professionele/ betaalde algemeen coördinator/producent en een theatertechnicus als freelancers en als constante factor nodig zijn. De personeelskosten van deze (freelance in te huren) functies die wij in de exploitatieprognose hebben opgenomen zijn recht evenredig met het aantal activiteiten (hoe meer activiteiten hoe meer uren nodig zijn en omgekeerd). Bij het in de