Convenant gemeenten en RICK Regionaal Instituut Cultuur- en Kunsteducatie Partijen, ondergetekenden: De Stichting Regionaal Instituut Cultuur- en Kunsteducatie, werknaam: RICK, gevestigd Beekstraat 27, 6001 GG Weert, rechtsgeldig vertegenwoordigd door: de heer J.T.H. van Luytelaar, voorzitter de heer S.E.M. Florack, directeur/bestuurder, verder te noemen: de Stichting De gemeente Asten, gevestigd aan het Koningsplein 3, 5721 GJ te Asten, door de de heer J.C.M. Huijsmans, handelend ter uitvoering van het besluit van burgemeester en s. De gemeente Cranendonck, gevestigd aan het Capucijnerplein 1, 6021 CA Budel, door de heer F.W.P. Strik, handelend ter uitvoering van het besluit van burgemeester en s. De gemeente Heeze-Leende, gevestigd aan de Jan Deckersstraat 2, 5591 HS Heeze, door de de heer P.W.J. Heunen, handelend ter uitvoering van het besluit van burgemeester en s. De gemeente Nederweert, gevestigd aan het Raadhuisplein 1, 6031 VR Nederweert, door de mevrouw M.H.M. Frenken - Ras, handelend ter uitvoering van het besluit van burgemeester en s. De gemeente Someren, gevestigd aan het Wilhelminaplein, 5711 EK te Someren, door de heer G.W.H.L. Schoolmeesters, handelend ter uitvoering van het besluit van burgemeester en s. De gemeente Weert, gevestigd aan de Beekstraat 54, 6001 GJ Weert, door de de heer H.W.J. Coolen, handelend ter uitvoering van het besluit van burgemeester en s. Convenant gemeenten en RICK per 01-01-2013 1
In aanmerking nemende dat: de Stichting Regionaal Instituut Cultuur- en Kunsteducatie zich ten doel stelt: o kunsteducatie bereikbaar en toegankelijk te maken en te houden voor alle inwoners van de participerende gemeenten; o een gevarieerd en vraaggericht aanbod te verzorgen, rekening houdend met het specifieke culturele landschap en de bevolkingssamenstelling in de participerende gemeenten, waarbij samenhang tussen educatie, amateurkunst en professionele kunst uitgangspunt is; o een kunsteducatief aanbod te verzorgen, dat in kwalitatief opzicht voldoet aan de normen van de branchevereniging voor kunsteducatie en kunstbeoefening Kunstconnectie en het landelijk ondersteuningsinstituut voor de amateurkunst Kunstfactor te Utrecht; de gemeenten zich ten volle achter het doel van de stichting stellen en de verwezenlijking daarvan mede mogelijk maken door middel van het verlenen van subsidie aan de Stichting. zijn overeengekomen: Artikel 1: Subsidiering van RICK 1. Door het mede subsidiëren van RICK, dat door de stichting geëxploiteerd wordt, dragen de deelnemende gemeenten bij in de kosten van kwalitatief goede kunsteducatie en de instandhouding daarvan. 2. Voor wat betreft de mate waarin en de wijze waarop de afzonderlijke gemeenten diensten afnemen van de Stichting zal per gemeente onverlet latende de afspraken in dit convenant- met de Stichting een afzonderlijke uitvoerings- / uitwerkingsovereenkomst worden gesloten. Artikel 2: Kostenverdeling 1. Kosten voor de dienstverlening worden als volgt toegerekend aan de betreffende gemeenten: a. De directe of activiteitenkosten, zijnde de docent contacturen dan wel de uren voor overige dienstverlening worden gedragen door de gemeente waar de activiteiten worden uitgevoerd. Een gedeelte van deze kosten wordt opgebracht door het aan de deelnemers in rekening te brengen lesgeld. Een verhoging of verlaging van de lesgeldtarieven anders dan de VNG-index, is slechts mogelijk met instemming van het in artikel 4 genoemde bestuurlijk subsidiëntenoverleg. b. Plaatselijke kosten, zoals huur lesruimtes, schoonmaak en energie, plus dotaties voor voorzieningen (instrumenten, onderhoud), worden gedragen door de betreffende gemeente. Voor 2013 vindt de bepaling van de plaatselijke kosten plaats op basis van de begroting. Voor de jaren erna op basis van de werkelijke kosten in het voorgaande jaar. c. Overheadkosten, zijnde de loonkosten voor administratieve ondersteuning, staffuncties en management, de kosten voor OR, Raad van Toezicht, lidmaatschappen, accountant, kantoormiddelen, meubilair en kantoren, worden verdeeld naar rato van het aandeel dat een gemeente heeft in het totaal van de gemeentelijke subsidies minus de plaatselijke kosten. d. Bijzondere kosten (per gemeente) de kostenonderdelen waarover per gemeente afzonderlijke afspraken gemaakt zijn, zoals de kosten van steunfunctie en beiaardier. Deze kosten, specifiek toe te wijzen aan één bepaalde gemeente, worden ten laste van die gemeente gebracht. 2. Met betrekking tot de ontwikkeling van de bovengenoemde kosten geldt, dat a. De indexering wordt aangehouden zoals deze is opgenomen in de uitvoeringsovereenkomst per gemeente. b. Indien de indexering onvoldoende is voor het behouden van gelijke dienstverlening, wordt de dienstverlening in overleg met en instemming van de betreffende gemeente aangepast. 3. De totale kosten per gemeente zijn de som van de directe productkosten, de plaatselijke kosten en het aandeel in de overheadkosten, verminderd met de lesgeldopbrengsten. Convenant gemeenten en RICK per 01-01-2013 2
Artikel 3: Activiteiten 1. De Stichting biedt activiteiten aan zoals opgenomen in de uitvoerings- / uitwerkingsovereenkomst. Met instemming van de gemeente kan afgeweken worden van deze activiteiten. 2. Door de Stichting mogen, los van dit convenant en de door de gemeenten vastgestelde subsidiebeschikkingen, activiteiten worden uitgevoerd, zolang het betreft activiteiten van algemeen c.q. maatschappelijk belang. Waarbij geldt: a. dat de hiermee gepaard gaande kosten en opbrengsten, alsmede de risico s (rechten en verplichtingen) door de Stichting zelf worden afgedekt en gedragen. b. dat de dekking voor de vaste kosten wordt aangewend voor de verlaging van de overheadkosten als bedoeld in artikel 2 lid 1 onder c. c. dat de Stichting voor deze activiteiten een aparte administratie voert. Artikel 4: Het subsidiëntenoverleg 1. Ter behartiging van de gezamenlijke belangen van de participanten van deze overeenkomst functioneert een gespreks- en overlegplatform, het subsidiëntenoverleg genaamd. 2. Het subsidiëntenoverleg bestaat uit de portefeuillehouders van de deelnemende gemeenten, elk geassisteerd door een ambtenaar, alsmede uit de directeur / bestuurder van de instelling, geassisteerd door de controller. 3. Het subsidiëntenoverleg bespreekt in algemene zin: de jaarrekening, het jaarverslag, de begroting en het werk- en activiteitenplan van het Regionaal Instituut voor Cultuur en Kunsteducatie, alsmede al die onderwerpen, die van belang zijn in relatie tot het bepaalde in dit convenant en de uitvoerings- / uitwerkingsovereenkomst. Het overleg vindt minimaal eenmaal per jaar plaats en voorts telkens als één der deelnemers dit nodig acht. Ter voorbereiding op dit bestuurlijk overleg vindt er minimaal eenmaal per jaar een ambtelijk vooroverleg plaats. Artikel 5: Toetreding- en uittredingsbepalingen 1. Toetreding van andere gemeenten behoeft de goedkeuring van de deelnemende gemeenten. Een voorstel ter zake dient vergezeld te gaan van een aangepast conceptconvenant en een voorstel tot aanpassing van de kostenverdeling op basis van het bepaalde in artikel 2. 2. Het convenant beoogt de structurele instandhouding van kunsteducatie in de betreffende gemeenten. Bovenwettelijke uitkeringen (conform artikel 3.4 van de CAO-KE), ontstaan door het uittreden, dan wel een tussentijdse wijziging van het subsidiecontract door een gemeente, waaronder vermindering van de subsidie, komen dan ook volledig voor rekening van de betreffende gemeente. Een besluit tot beëindiging dan wel wijziging door de gemeente dient minimaal 1 jaar voorafgaande aan het boekjaar plaats te vinden, door middel van schriftelijke opzegging of een schriftelijke mededeling van de betreffende wijziging, aan alle partijen. Convenant gemeenten en RICK per 01-01-2013 3
Artikel 6: Schadevergoeding bij uittreden of subsidievermindering 1. Als basisuitgangspunt voor de schadevergoeding als gevolg van een bewuste beleidskeuze (zijnde subsidiebeëindiging of vermindering) geldt dat de veroorzakende deelnemer gedurende een periode van drie jaar na inwerkingtreding van het opzeggings- dan wel wijzigingsbesluit, een bijdrage betaalt. De afbouwbijdrage bedraagt respectievelijk 75 %, 50 %, 25 % van het bedrag waarop de stichting aanspraak zou kunnen maken, indien niet zou zijn besloten tot opzegging respectievelijk wijziging van de subsidierelatie cq. uitvoeringsovereenkomst. Daarbij geldt als uitgangspunt het kostenniveau zoals opgenomen in de vastgestelde jaarrekening van het jaar voorafgaande van de inwerkingtredingdatum van het besluit tot opzegging respectievelijk wijziging van de subsidierelatie cq. uitvoeringsovereenkomst. De subsidiënt kan er voor kiezen de reserve in te zetten om de afbouwbijdrage uit te bekostigen. 2. De gemeenten en Rick anticiperen in een zo vroeg mogelijk stadium op maatschappelijke ontwikkelingen om kosten te beperken. Aan Rick wordt een inspanningsverplichting opgelegd om: a. in te spelen op de gevolgen van maatschappelijke ontwikkelingen waarbij er voor gekozen kan worden om in overleg met de desbetreffende gemeente een alternatief programma aan te bieden; b. te anticiperen op de hierdoor opkomende wijzigingen, bijvoorbeeld door het afsluiten van flexibele contracten m.b.t. medewerkers. Artikel 7: Geschillen 1. Eventuele geschillen over de strekking en de uitvoering van dit convenant zullen uitsluitend via arbitrage beslecht worden. Het arbitragecollege bestaat uit een commissie, die bestaat uit een door de gezamenlijke gemeenten aan te wijzen lid, een door de Stichting aan te wijzen lid. Deze leden wijzen in overleg een onafhankelijke voorzitter toe. De arbitragecommissie kan zich desgewenst doen adviseren door externe deskundigen en zal een gemotiveerde en voor partijen bindende uitspraak doen binnen een termijn van dertig dagen nadat door één der partijen om arbitrage verzocht is. Artikel 8: Slotbepalingen 1. Dit convenant treedt in werking per 1 januari 2013. Voor de uitwerking van dit convenant wordt met ingang van die datum met de gemeenten nieuwe uitvoerings- / uitwerkingsoverkomsten afgesloten. 2. Dit convenant vervangt de eerder afgesloten versie, die is ingegaan op 1 januari 2008. 3. Ingeval onvoorziene omstandigheden, die invloed hebben op de onderlinge posities van partijen wordt in onderling overleg tussen partijen naar een passende oplossing gezocht. 4. Het convenant wordt tenminste vierjaarlijks geëvalueerd en indien nodig bijgesteld. 5. Voor statutenwijziging van de organisatie (bijv. fusie) dient een akkoord van de subsidiënten te worden verkregen. Convenant gemeenten en RICK per 01-01-2013 4
Aldus overeengekomen in januari 2013, getekend te Weert, d.d. februari 2013 Namens de Stichting, Namens de Stichting, De heer J.T.H. van Luytelaar voorzitter de heer S.E.M. Florack directeur/bestuurder Namens de gemeente Asten, Namens de gemeente Cranendonck, De heer J.C.M. Huijsmans Wethouder De heer F.W.P. Strik Namens de gemeente Heeze-Leende, Namens de gemeente Nederweert, De heer P.W.J. Heunen Wethouder Mevrouw M.H.M. Frenken - Ras namens de gemeente Someren, Namens de gemeente Weert, De heer G.W.H.L. Schoolmeesters De heer H.W.J. Coolen Convenant gemeenten en RICK per 01-01-2013 5