JAARVERSLAG 2014 STICHTING FONDSWERVING VILLA PARDOES
INHOUDSOPGAVE VERSLAG VAN DE RAAD VAN TOEZICHT... 1 VERSLAG VAN DE BESTUURDER... 3 STICHTING EXPLOITATIE VILLA PARDOES... 10 STICHTING FONDSWERVING VILLA PARDOES... 11 Vooruitblik 2015 en nabije toekomst... 15 JAARREKENING 2014 Balans per 31 december 2014... 24 Staat van baten en lasten over 2014... 25 Toelichting op de jaarrekening 2014... 27 Geconsolideerde balans per 31 december 2014... 46 Geconsolideerde staat van baten en lasten over 2014... 47 Toelichting op de geconsolideerde jaarrekening 2014... 49 OVERIGE GEGEVENS Controleverklaring... 76
VERSLAG VAN DE RAAD VAN TOEZICHT Voorwoord Het jaar 2014 heeft volledig in het teken gestaan van de voorbereidingen van de capaciteitsuitbreiding van Villa Pardoes. De verdergaande professionalisering van de Marketing & Communicatie, in combinatie met een intensiever relatiebeheer richting de Universitair Medische Centra, heeft in de afgelopen jaren geleid tot een nog betere naamsbekendheid van Villa Pardoes. Als gevolg hiervan is een wachtlijst ontstaan die was opgelopen tot ruim een half jaar. De Raad van Toezicht van Villa Pardoes vond een dergelijke lange wachttijd voor een gezin om samen met een ernstig ziek kind met vakantie te kunnen gaan, onverantwoord lang. Daarom is aan de Algemeen Directeur het verzoek gedaan om met voorstellen te komen hoe deze wachtlijst kon worden teruggebracht tot een aanvaardbare omvang. De beste oplossing hiervoor bleek een capaciteitsuitbreiding te zijn op de bestaande locatie. Na uitgebreide studies en diverse ontwerpen is de architect van Villa Pardoes, Anoul Bouman, er in geslaagd een ontwerp te presenteren waarbij een groei van 8 naar 12 vakantiewoningen mogelijk bleek. Dit laatste zonder afbreuk te doen aan de intimiteit en veiligheid van de bestaande Villa. Bij de uitwerking van de plannen én de beoordeling van de financiële haalbaarheid heeft Villa Pardoes veel medewerking gehad van de initiatiefnemer én eigenaar van de bestaande voorzieningen van Villa Pardoes Stichting Natuurpark de Efteling (SNE). SNE heeft de mogelijkheid geboden om op hun grond een investering te doen waarbij uit eerder ontvangen sponsorgelden aanvullende nieuwbouw kan worden gerealiseerd welke met de bestaande bouw kan worden verbonden. Hierdoor ontstaat een nieuwe verrassende configuratie tussen een slak en een bloem die jaarlijks accommodatie biedt aan 600 gezinnen. Maar liefst 200 gezinnen meer dan in de huidige Villa kunnen worden ontvangen. De RvT is het Bestuur van SNE erkentelijk voor deze medewerking waardoor invulling kan worden gegeven aan deze noodzaak én ambitie van Villa Pardoes. Behalve de realisatie van uitbreiding is ook de (toekomstige) exploitatie hiervan een belangrijk punt van discussie geweest. Hoewel hiervoor op basis van sponsorgelden en donaties geen zekerheden zijn te geven heeft de RvT er vertrouwen in dat op basis van de positieve reacties van o.a. vrijwilligers en diverse sponsoren het team FW van Villa Pardoes er in zal slagen de vereiste gelden te verwerven. Zonder ambities zijn er géén uitdagingen. Deze laatste zijn nodig om alle mensen die Villa Pardoes een warm hart toedragen scherp te houden om gezamenlijk deze ontwikkeling, ook in financiële zin, te dragen. Van dit alles werden wij als toezichthouders steeds adequaat door de bestuurder op de hoogte gehouden. Daardoor konden wij onze taak als toezichthouder ook in 2014 weer goed uitvoeren. Ons werk als toezichthouder doen wij belangeloos en zonder vergoeding en steeds met grote interesse en betrokkenheid. Vanuit verschillende invalshoeken en specialismen kijken we kritisch naar het werk van Villa Pardoes en naar de kwaliteit en de resultaten ervan. Bewust doen wij dat op afstand opdat we objectief willen blijven in onze mening en ons oordeel. Namens de Raad van Toezicht wil ik al deze mensen succes wensen en hartelijk danken voor hun steun door de jaren heen. Pagina 1
Villa Pardoes is in balans in een zeer dynamische wereld. Er zijn essentiële maatschappelijke en menselijke veranderingen gaande. Het is onze strategische keuze om vanuit de tot nu toe bereikte balans optimaal wendbaar te zijn binnen die veranderende omgeving en om dit te blijven. Met de menselijke maat voorop. Want Villa Pardoes is en blijft van en voor mensen. Kaatsheuvel, 15 mei 2015 Peter Rijken Voorzitter Raad van Toezicht Pagina 2
VERSLAG VAN DE BESTUURDER Over Villa Pardoes Villa Pardoes verzorgt kosteloos een onvergetelijke vakantie voor ernstig zieke kinderen van 4 tot en met 12 jaar uit Nederland en Vlaanderen. Het hele gezin beleeft er een onbezorgde week, want natuurlijk zijn ouders, broers, zussen, opa s en oma s ook van harte welkom. De 8 themahuisjes zijn helemaal ingesteld op de wensen van kinderen en in en rond de Villa is van alles te beleven. Bij Villa Pardoes draait het om plezier! Een week lang doen wat je leuk vindt, ontdekken waar je goed in bent, met het gezin ontspannen en nieuwe vrienden maken. Villa Pardoes, daar vergeet je álles! Villa Pardoes staat sinds 2000 in Kaatsheuvel en is een uniek gebouw. Acht themahuisjes, variërend van Barbie tot Ridder en Safari, vormen samen met de centrale ruimte het slakkenhuis waarin de Villa gebouwd is. Wat Villa Pardoes zo bijzonder maakt, zijn de vrijwilligers, de donateurs en de sponsoren. Dankzij hen is het mogelijk om de gasten een gratis vakantie aan te bieden. Doelstellingen Stichting Exploitatie Villa Pardoes De stichting heeft ten doel: het exploiteren en het beheren van een vakantievilla waar kinderen met een levensbedreigende ziekte en hun gezin een vakantie kunnen doorbrengen en voorts al hetgeen met een en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin van het woord. Stichting Fondswerving Villa Pardoes De stichting heeft ten doel: het werven van fondsen voor de financiering van de Stichting Exploitatie Villa Pardoes, gevestigd te Loon op Zand, kantoorhoudende te 5171 KW Kaatsheuvel, Europalaan 1 en voorts al hetgeen met een en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin van het woord. Pagina 3
De doelstellingen van Villa Pardoes zijn gericht op: Onderwerp Doelstelling Norm Kinderen + Gezinnen 1. Juiste afleiding en ontspanning voor het juiste gezin. 2. Klanttevredenheid hele gezin Organisatie 3. Innovatie en ontwikkeling 4. Samenwerking en cultuur Vrijwilligers 5. Betrokkenheid en ontwikkeling 6. Samenwerking en cultuur Samenleving 7. Sponsors 8. Donateurs 9. Zorginstellingen 10. Algemeen Publiek Financiën 11. Inkomsten 12. Overige financiën (uitgaven en reserve) 1. Toetsing Toelatingscriteria Medische Commissie 2. Tevredenheidsmeting waarderingscijfer 3. Naamsbekendheid en toename aanmeldingen 4. Functioneringsgesprekken. 5. Overleg Vrijwilligersraad 6. Evaluatiegesprekken. 7. Meting klanttevredenheid 8. Meting waardering 9. Meting waardering 10. Brede perceptie 11. Meting Groei 12. Meting CBF-norm Kinderen en Gezinnen Villa Pardoes biedt de juiste afleiding en ontspanning aan het juiste gezin met tevreden gasten als resultaat. Villa Pardoes hanteert toelatingscriteria die door een Medische Commissie getoetst worden. Door een tevredenheidsmeting onder gasten uit te voeren, wordt doorlopend gecontroleerd of alles naar wens is. Organisatie en Vrijwilligers Deel uitmaken van Villa Pardoes betekent deel uitmaken van een organisatie die voortdurend in ontwikkeling is. De naamsbekendheid en het aantal aanmeldingen vormen een graadmeter voor de ontwikkeling van Villa Pardoes. Villa Pardoes heeft samenwerking en een prettige organisatiecultuur hoog in het vaandel staan en biedt de Vaste Staf en vrijwilligers alle ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei. Door functionerings- en evaluatiegesprekken en het overleg met de Vrijwilligersraad ontstaat een goed beeld van de medewerkers- én vrijwilligerstevredenheid. Financiën Villa Pardoes is geheel afhankelijk van sponsoren en donateurs en heeft als doelstelling om genoeg inkomen te verwerven om de exploitatie van de Villa te bekostigen. Pagina 4
Waar staan we in 2014? Wij hebben de pioniersfase achter ons gelaten en zijn een volwassen organisatie geworden. Samen hebben wij teruggekeken op de enorme groei die Villa Pardoes heeft doorgemaakt. 2014 is het jaar geworden waarin we de business case rondom de capaciteitsuitbreiding verder hebben uitgewerkt en hebben omgezet naar plannen voor de concrete realisatie. Hiermee zal begin 2015 een start worden gemaakt. We hebben in 2014 een nieuwe senior Fondsenwerver aangetrokken en hebben een nieuw Fondsenwervingsplan geschreven. Onze Gastencoördinatoren zetten alle stappen die nodig zijn om de aanmeldprocedure te digitaliseren. In 2015 zal de aanmeldprocedure volledig digitaal verlopen. Onze vrijwilligers zijn ons grootste goed, de vaste staf doet er alles aan om hun werkzaamheden goed te faciliteren. We stimuleren op verschillende manieren de dialoog tussen de Vaste Staf en de vrijwilligers om zo de samenwerking te optimaliseren, onze Najaarsbijeenkomst is daar een goed voorbeeld van. Waar willen we naar toe? We willen vanaf 2016 jaarlijks 600 gezinnen in Villa Pardoes kunnen ontvangen. Hiervoor is een extra inzet van enkele tientallen vrijwilligers noodzakelijk. De opgave is om het hele groeiproces van de Villa zodanig door te maken dat het niet ten koste gaat van de sfeer en de persoonlijke aandacht die altijd in de Villa centraal heeft gestaan; zowel naar de gasten als in de onderlinge samenwerking. Bij de uitwerking van het nieuwe ontwerp is hier zoveel als mogelijk al rekening mee gehouden vooral door het creëren van diverse sferen in meerdere kleinschalige ruimten. We besteden extra aandacht aan onze Medische Ambassadeurs door het aanhalen van de bestaande contacten. We stellen gespecialiseerde nieuwsbrieven op en geven daarin onder andere voorlichting over de digitale aanmelding. We richten ons in separate nieuwsbrieven op onze donateurs en gasten en brengen deze 3 á 4 keer per jaar uit. We implementeren de aanbevelingen en adviezen uit onze Risico Inventarisatie en Evaluatie en ons Integraal Veiligheidsplan. Villa Pardoes gaat zorgvuldig met alle betrokkenen om bij het nemen van nieuwe stappen. Grote veranderingen zijn niet per definitie nodig om succesvol te zijn. De slagkracht hebben om onze ambities waar te maken is nog veel belangrijker: voldoende gasten, voldoende financiële middelen om de exploitatie te kunnen betalen en voldoende stevigheid aan de binnenkant: mensen die zelfstandig zijn en dus weten wat ze moeten doen en intern een goede sfeer bevorderen. Organisatiestructuur Villa Pardoes bestaat uit 2 stichtingen: Stichting Exploitatie en Stichting Fondsenwerving Villa Pardoes. De Stichting Fondsenwerving genereert de financiële middelen door het werven van fondsen, sponsoren en donateurs en doneert de opbrengsten rechtstreeks aan de Stichting Exploitatie die de vakantieweek inhoudelijk mogelijk maakt. Beide stichtingen hebben dezelfde Algemeen Directeur/Bestuurder en dezelfde Raad van Toezicht. Conform de norm van het CBF keurmerk houdt de Raad van Toezicht en het Bestuur van Villa Pardoes zich aan de volgende principes: 1. Scheiding der functies tussen besturen, toezichthouden en uitvoeren 2. Een optimale besteding van de middelen, waardoor effectief en doelmatig wordt gewerkt aan het realiseren van de doelstelling 3. Het in stand houden van een optimale relatie met belanghebbenden Pagina 5
1. Scheiding der functies Algemeen Directeur/Bestuurder Het Bestuur van de stichting bestaat uit één natuurlijk persoon, zijnde de Algemeen Directeur. Deze wordt benoemd, geschorst en ontslagen door de Raad van Toezicht. De Algemeen Directeur/Bestuurder heeft de dagelijkse leiding over Villa Pardoes. In overleg met de Vaste Staf en de Vrijwilligersraad stelt hij een meerjarenplan op met daarin een visie op beleid en meerjarendoelstellingen. Hij is verantwoordelijk voor de uitvoering van dit meerjarenplan en draagt zorg voor de evaluatie van de strategie en het gevoerde beleid. Het meerjarenplan vormt de basis voor de jaarplannen. Deze worden jaarlijks in juni geëvalueerd en getoetst aan de doelen van het meerjarenplan. Het Reglement Raad van Toezicht geeft aan welke taken en bevoegdheden de Raad van Toezicht heeft. In het Directiereglement staat voor welke besluiten van de Bestuurder/Algemeen Directeur vooraf instemming nodig is van de Raad van Toezicht. Raad van Toezicht De Raad van Toezicht bestaat uit vijf natuurlijke personen. De leden van de Raad van Toezicht worden benoemd en ontslagen door de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht houdt toezicht op het bestuursbeleid, het beleid van beide stichtingen, op de methoden van fondsenwerving, of de fondsen conform de statuten worden aangewend en of de exploitatie op een transparante en verantwoorde wijze plaatsvindt. De Raad bestaat uit 5 natuurlijke personen die hun werk onbezoldigd uitvoeren, zij bekleden allen een functie of hebben deze bekleed, die relevant is om toe te kunnen treden tot de Raad van Toezicht van Villa Pardoes. De Raad van Toezicht leden worden benoemd voor een termijn van vier jaar en kunnen vervolgens worden herkozen. Naam Functie Zittingstermijn Peter Rijken Voorzitter 31 december 2015 Henri Gadella Secretaris, Vastgoed & Facilitaire zaken 31 december 2014 Leon Verweij Penningmeester 31 december 2016 Miel Bogaerts Juridische zaken en HRM 31 december 2016 Edwin van der Reijden Marketing en Communicatie 31 december 2017 De Raad van Toezicht heeft profielen vastgesteld voor haar leden, zodat gewaarborgd is dat verschillende portefeuilles binnen de Raad zijn vertegenwoordigd. Het gaat hierbij om de volgende functies: Voorzitter: profiel bestuurder, met een goed netwerk. Financiële portefeuillehouder: profiel financieel expert. Juridische portefeuillehouder en HRM: profiel juridisch expert. Secretaris + portefeuillehouder roerend en onroerend goed: profiel generalist. Marketing en communicatie portefeuillehouder: marketing of communicatie expert. Binnen de huidige Raad van Toezicht zijn alle bovenstaande portefeuilles vertegenwoordigd; situatie ultimo 2014. Het Reglement Raad van Toezicht geeft aan welke taken en bevoegdheden de Raad van Toezicht heeft. In het directiereglement staat voor welke besluiten van de Bestuurder/Algemeen Directeur vooraf instemming nodig is van de Raad van Toezicht. Tevens heeft de Raad van Toezicht een klankbordfunctie voor de Algemeen Directeur. Om de afstemming met het Bestuur van Stichting Natuurpark de Efteling (SNE), de initiatiefnemer en eigenaar van de grond en opstallen van Villa Pardoes, zo optimaal Pagina 6
mogelijk te laten verlopen wordt namens SNE aan de vergaderingen van de Raad van Toezicht deelgenomen door een Auditor. Deze heeft geen stemrecht maar draagt wel bij aan een soepele samenwerking tussen de diverse partners. Deze rol wordt al jaren op een plezierige wijze ingevuld door de huidige voorzitter van SNE, de heer Jan Melis. De Raad van Toezicht streeft naar minimaal 6 bijeenkomsten per kalenderjaar waarin de stand van zaken van Villa Pardoes wordt besproken. Input voor deze bijeenkomsten wordt gevormd door: Kwartaalrapportages over de realisatie van de doelstelling, de besteding van middelen, de fondsenwerving en het functioneren van de organisatie Rapportage van de Financiële Auditcommissie Schriftelijke en mondelinge toelichtingen door de Algemeen Directeur; de Algemeen Directeur/Bestuurder neemt deel aan alle vergaderingen van de Raad van Toezicht m.u.v. het deel waarin zijn functioneren wordt besproken. Jaarlijks terugkerende onderwerpen op de agenda van de Raad van Toezicht zijn: Goedkeuring financiële meerjarenraming en begroting Goedkeuring meerjarenplannen en jaarplannen Beoordeling jaarverslag en goedkeuring jaarrekening Evaluatie onderlinge samenwerking leden Raad van Toezicht en evaluatie samenwerking Raad van Toezicht en Algemeen Directeur Bespreking verslag Financiële Auditcommissie Goedkeuring nieuwe ontwikkelingen e.d. De vergaderingen van de Raad van Toezicht worden vastgelegd in notulen. Deze notulen worden toegezonden aan het CBF. Bezoldiging Algemeen Directeur De Raad van Toezicht stelt het bezoldigingsbeleid, de hoogte van de directiebeloning en de hoogte van andere bezoldigingscomponenten vast. Het beleid wordt periodiek geactualiseerd. Bij het bepalen van het bezoldigingsbeleid en het vaststellen van de beloning volgt Villa Pardoes de Adviesregeling Beloning Directeuren van Goede Doelen van de VFI, alsmede de Code Wijffels. De Adviesregeling geeft aan de hand van zwaartecriteria een maximumnorm aan voor het jaarinkomen. Financiële Audit Commissie/Risicobeleid Villa Pardoes kent een actief risicobeleid. Op het gebied van bestuur is er een financiële auditcommissie ingesteld en organisatie-breed wordt jaarlijks een financiële audit uitgevoerd. De Financiële Auditcommissie bestaat uit 2 leden van de Raad van Toezicht van Villa Pardoes. Zij houdt mede toezicht op de geldstromen binnen Villa Pardoes, houdt toezicht op het functioneren van de Beleggings-Adviescommissie (BAC) en rapporteert hierover aan de Raad van Toezicht. Beleggingsbeleid Villa Pardoes belegt haar niet direct benodigde middelen in goed-verhandelbare effecten met een laag risico en voert een defensief beleggingsbeleid. Circa 90% van de middelen is belegd in liquiditeiten of staatsobligaties en circa 10% is belegd in aandelen en/of commodities index-producten met een minimale AA-rating. Pagina 7
Beleggings Adviescommissie (BAC) De BAC vormt het beleid en geeft het vermogen in beheer van een bank met goede naam en faam. De Algemeen directeur stelt in overleg met de Raad van Toezicht een commissie samen die uit 3 adviseurs bestaat. In de BAC hebben ook de twee leden van de Raad van Toezicht zitting die samen de Financiële Audit Commissie vormen. Ook een vertegenwoordiger van de bank die de beleggingsportefeuille beheert neemt deel aan vergaderingen van de BAC 2. Effectiviteit van de bestedingen Villa Pardoes werkt met een meerjarenbeleidsplan waarin visie en doelstellingen zijn vastgelegd. Het jaarplan en de daarin passende projectplannen geven aan op welke wijze Villa Pardoes binnen het meerjarenbeleidskader de beschikbare middelen besteedt. Door middel van kwartaalrapportages meet Villa Pardoes de voortgang van de bestedingen en de bezettingsgraad. De Algemeen Directeur bespreekt deze rapportages met de Vaste Staf, de Financiële Auditcommissie en de Raad van Toezicht. De Medische Commissie adviseert Villa Pardoes en fungeert als klankbord. Deze Commissie bestaat uit 6 kinderartsen en ziet toe op de juiste hantering van toelatingscriteria, verschaft informatie over nieuwe ontwikkelingen in de zorg en de invloed op de toelatingscriteria en denkt mee over informatievoorziening en voorlichting richting de doelgroep. Villa Pardoes streeft naar een zo doelmatig mogelijke inzet van de beschikbare middelen (geld, menskracht en goederen). Wij besteden daarom veel aandacht aan de uitgaven voor onze doelstellingen. De geworven gelden worden, na aftrek van de beheerkosten en de voor de fondsenwerving te maken kosten, steeds aan de doelstelling besteed. Bestuur en Raad van Toezicht hebben vastgelegd dat het percentage Kosten eigen fondsenwerving in principe niet hoger mag zijn dan 25%. Deze eigen norm is gelijk aan de desbetreffende richtlijn van het CBF. Uiteindelijk kwam dit percentage in 2014 met medeweten van de Raad van Toezicht uit op 28,2% (begroot was: 24,3%). De belangrijkste reden hiervoor is dat vanwege de economische situatie de opbrengsten van fondsenwerving enigszins achter zijn gebleven ten opzichte van de prognose. Om dit tij te keren is besloten in 2014 een senior fondsenwerver aan te trekken die met name op de groot-zakelijke markt moet gaan opereren. Deze aanstelling werkt wel door in de kosten van fondsenwerving. Daarnaast is de huur welke in rekening wordt gebracht door Stichting Exploitatie aan Stichting Fondswerving voor het verhuur van de vakantiewoningen naar een markconform niveau verhoogd. Hierdoor betaalde de Stichting Fondswerving meer BTW welke niet aftrekbaar is. Ook voor de kosten van beheer en administratie ten opzichte van de totale exploitatiekosten is door de Raad van Toezicht een norm gesteld. In 2014 was dit: 4,9% (begroot was: 4,1%). In werkelijkheid zijn deze kosten 0,2% lager dan in 2013. Investeringen worden door het Bestuur steeds getoetst aan het meerjarenplan. Investeringen die de (meerjaren)begroting overstijgen legt het Bestuur eerst voor aan de Raad van Toezicht. Pagina 8
3. Optimale relaties met belanghebbenden Villa Pardoes informeert graag alle belanghebbenden op een transparante wijze. Onder belanghebbenden verstaat Villa Pardoes de (potentiële) doelgroep, ziekenhuizen en zorginstellingen, donateurs en sponsoren, alle vrijwilligers en Stichting Natuurpark de Efteling, deze laatste is initiatiefnemer van Villa Pardoes en de eigenaar van de grond en het gebouw Villa Pardoes. Meer informatie over de manier van communiceren is te vinden onder Marketing & Communicatie. Villa Pardoes besteedt in 2014 aandacht aan een formele klachtenprocedure voor gasten, en sponsoren en andere belanghebbenden. Kinderen en Gezinnen Villa Pardoes biedt de juiste afleiding en ontspanning aan het juiste gezin met tevreden gasten als resultaat. Villa Pardoes hanteert toelatingscriteria die door een Medische Commissie getoetst worden. Door een tevredenheidsmeting onder gasten uit te voeren, wordt doorlopend gecontroleerd of alles naar wens is. Organisatie en Vrijwilligers Deel uitmaken van Villa Pardoes betekent deel uitmaken van een organisatie die innovatief en in ontwikkeling is. De naamsbekendheid en het aantal aanmeldingen vormen een graadmeter voor de ontwikkeling van Villa Pardoes. Villa Pardoes heeft samenwerking en een prettige organisatiecultuur hoog in het vaandel staan en biedt de Vaste Staf en vrijwilligers alle ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei. Door functionerings- en evaluatiegesprekken en het overleg met de Vrijwilligersraad ontstaat een goed beeld van de medewerkerstevredenheid. Pagina 9
STICHTING EXPLOITATIE VILLA PARDOES Gastenservice Gastenservice is verantwoordelijk voor de aanmelding van gezinnen en daarmee het eerste aanspreekpunt en de eerste informatiebron voor de gasten. Digitalisering van de aanmeldingsprocedure staat in 2014 centraal: voorheen werd alles handmatig ingevuld en opgeschreven. In 2013 werd een start gemaakt met het professionaliseren van dit proces en in 2014 is dit afgerond. Bezettingsgraad Met een wachttijd van 6 maanden is het noodzaak om alle vakantiewoningen altijd bezet te hebben. Dat doen we door met de gezinnen goed te overleggen welke vakantieweek geschikt is voor het kind en voor de overige gezinsleden. We houden zoveel mogelijk rekening met de wensen van ouders, met het ziektebeeld van het kind, met geplande behandelingen en met de beschikbare (medische) hulpmiddelen binnen de Villa. Per geplande vakantieweek vragen we aan één gezin of ze bereid zijn hun vakantie te verzetten als er een gezin wordt aangemeld waarbij spoed geboden is. Vrijwel alle gezinnen zijn daartoe bereid, waardoor we ook in 2014 een hoge bezettingsgraad hebben kunnen realiseren van ruim 97%. Vanwege de op handen zijnde capaciteitsuitbreiding hopen we op de lengte van de wachtlijst fors in te kunnen lopen. Themaweek In 2014 organiseerde Villa Pardoes een themaweek in samenwerking met Stichting Zeldzame Ziekte Fonds. De gezinnen die in die week welkom waren zijn geselecteerd uit het netwerk van beide organisaties. De afsluiting van deze week bestond uit het bouwen van hutten in de tuin van Villa Pardoes. De ontwerpen hier voor werden aangeleverd door kinderen afkomstig uit het hele land. De realisatie werd mogelijk gemaakt door een sponsorbijdrage van Hornbach Bouwmarkten. Pagina 10
STICHTING FONDSWERVING VILLA PARDOES 2014 1. Fondsenwerving Dankzij de betrokkenheid van onze sponsoren en donateurs en een paar positieve verrassingen in de vorm van nalatenschappen heeft Villa Pardoes het afgelopen jaar wederom een positief resultaat geboekt op het gebied van fondsenwerving. Grote betrokkenheid van velen is een kenmerk waar we al jaren trots op zijn. Enkele trouwe supporters van Villa Pardoes zijn de Efteling, FrieslandCampina, Selecta, GfK, Sligro, ZichtAdviseurs, Lionsclub De Zuidelijke Baronie en de Vrienden van GVV 63 uit Gameren. Dit jaar hebben we Kwetters Eieren uit Veen en FysioCare uit Waalwijk voor drie jaar als sponsor van Villa mogen verwelkomen. Ook hebben Q-promotions en BBA Tours BV in de vorm van sponsoring in natura zich onder dit prachtige rijtje geschaard. Sponsoring in de vorm activiteiten waren er ook dit jaar weer door onder andere Libéma, Attractiepark Toverland, Frietfeest, Willem II, RKC WAALWIJK, Deseo en diverse professionele fotografen. Na bijna vijftien jaar heeft Bakkerij Piekfijn onze gezinnen het afgelopen jaar voor het laatst ontvangen. Samen met Pathé Tilburg hebben we in de herfstvakantie onze 10-jarige samenwerking feestelijk gevierd met een VIP-middag in de bioscoop van Pathé Tilburg. Daarnaast zijn er in het afgelopen jaar door verscheidene sponsoren weer de nodige Pannenkoekfestijnen en Spelletjesbattles georganiseerd. Naast al deze bijzondere activiteiten met en voor de gezinnen, mochten we ook in 2014 weer kosteloos onze advertenties plaatsen in alle TV gidsen van Sanoma Uitgevers. Hierdoor hebben we met ruim 180.000 aan sponsoring een mooi platform gekregen om Villa Pardoes onder de aandacht te brengen bij diverse doelgroepen. 1.1 Capaciteitsuitbreiding In 2014 bedraagt het saldo van baten en lasten uit fondsenwerving 100.612. Bij het sluiten van het verslagjaar had de Stichting Fondswerving Villa Pardoes een totaal reserve van 8.063.661. Dit vermogen moet niet alleen bijdragen aan de gewenste continuïteit in de exploitatie van de Villa, maar zal ook noodzakelijkerwijs worden aangewend voor de capaciteitsuitbreiding van Villa Pardoes in 2015. Omdat gebleken is dat zo n week Villa Pardoes het hele gezin een grote energieboost geeft hebben de kinderartsen in de afgelopen jaren steeds meer gezinnen de weg naar Villa Pardoes gewezen. Het gevolg hiervan is dat er in de loop der tijd een structurele wachtlijst is ontstaan. In de praktijk kan het voorkomen een gezin een half jaar moet wachten tot dat ze op vakantie kunnen naar Villa Pardoes. Reden genoeg voor Villa Pardoes om de capaciteit uit te willen breiden naar twaalf huisjes. Hierdoor kunnen er jaarlijks maar liefst zeshonderd gezinnen worden uitgenodigd. De kracht van Villa Pardoes is ook ouders de mogelijkheid te bieden om elkaar te ontmoeten, zodat ze ervaringen met elkaar kunnen uitwisselen. Dat komt in de huidige Villa niet echt tot z n recht. Je hebt daar een aparte ontmoetingsruimte voor nodig, een intieme plek. Door de verbouwing zijn we in staat een sfeervolle huiskamer te creëren. De oudere kinderen krijgen een eigen chill-ruimte. Er komt een compleet ingerichte knutselruimte en voor kinderen met onder andere een hersenbeschadiging bouwen we een snoezelkamer. Pagina 11
De totale kosten voor de realisatie van al deze plannen bedrage circa drie miljoen euro. De nodige inspanningen worden gedaan om hier sponsoren en fondsen voor te werven, maar een groot deel van deze kosten wordt gefinancierd uit de reserves van Stichting Fondswerving Villa Pardoes. 1.2 MBO (Maatschappelijk Betrokken Ondernemen). Deze vorm van samenwerking spreekt Villa Pardoes erg aan en levert originele win-win situaties op. Samen wordt gezocht naar activiteiten en/of acties die én aandacht én plezier én geld opleveren voor Villa Pardoes. In 2014 is deze manier van samenwerking een speerpunt geworden en is het team Fondsenwerving hier proactief mee aan de slag gegaan. Hiervoor is in het voorjaar van 2014 ook een nieuwe Senior Fondsenwerver aangetrokken. Deze is voornamelijk belast met het leggen en onderhouden van contacten in de grootzakelijke markt. Zijn inschakeling vormt een onderdeel van het Plan van aanpak Fondsenwerving (medio 2014 medio 2016) zoals dat in de loop van 2014 is uitgewerkt en vastgesteld. Voor een korte toelichting zie ook de vooruitblik 2015 en nabije toekomst in dit verslag. 1.3 Team Fondswerving Kijkend naar het financiële resultaat over 2014 verdient het team in deze tijd van financiële krapte een compliment. Het team Fondsenwerving bestaat voorlopig uit vier vaste medewerkers (3,2 fte) met elk hun eigen kerntaken. De samenwerking met de groep vrijwilligers Fondsenwerving, die al jaren aan de Villa verbonden zijn, is op goede wijze voortgezet. In totaal werken ca. 14 actieve vrijwilligers Fondsenwerving het hele jaar door mee aan evenementen, geven ze presentaties op scholen en bij Serviceclubs, ondersteunen ze de medewerkers Fondsenwerving op administratief gebied, nemen ze cheques in ontvangst, helpen ze bij evenementen in/om de Villa. Het werkgebied van deze vrijwilligers beslaat heel Nederland en Vlaanderen. Het verloop in het vrijwilligersbestand is laag. Het profiel van de vrijwilligers is heel divers. Zo heeft de een meer affiniteit met kinderen en scholenprojecten en onderneemt de ander liever activiteiten in het bedrijfsleven. Eén kwaliteit hebben ze allemaal gemeen en dat is dat ze stuk voor stuk het Villa Pardoesverhaal op de juiste wijze, integer én met de gewenste uitstraling over brengen. Zonder de uiterst enthousiaste medewerking van deze 14 vrijwilligers zou het voor de Stichting Fondsenwerving onmogelijk zijn om alle evenementen en acties op een juiste wijze te ondersteunen. 1.4 Helpende Handen Door de jaren heen is gebleken dat de Helpende Handen voor (potentiële) sponsoren een ideale manier vormen om kennis te maken met Villa Pardoes. Er worden in overleg met bedrijven activiteiten in en rondom de Villa georganiseerd om mensen enthousiast te maken voor de Villa en de benodigde financiële steun. Dit kunnen praktische activiteiten zijn in de vorm van bijvoorbeeld tuinonderhoud, snoeien, schilderen en dergelijke. Maar vaak worden ook activiteiten gedaan samen met en voor de gasten zoals een spelletjesmiddag, een speurtocht, een Pannenkoekenfestijn, knutselen etc. Een dergelijke aanpak past vaak prima in een MBO-gedachte. Pagina 12
1.5 Telemarketing/werving nieuwe donateurs Eind 2014 beschikt Villa Pardoes over ca. 1.400 donateurs die jaarlijks naar keuze een bedrag van 25, 35 of 50 euro doneren. Deze groep trouwe donateurs is moeilijk te vergroten, maar het betreft een relatief makkelijk te beheersen geldstroom. Er is ook in 2014 bewust voor gekozen om hierop géén grootse (direct) marketing campagnes in te zetten, passend in de lijn de kosten van fondsenwerving voor Villa Pardoes zo laag mogelijk te houden. Het kostenniveau fondsenwerving ten opzichte van de baten lag in 2014 op 28,2%. Vanuit het CBF (Centraal Bureau Fondsenwerving) is een niveau van 25% is toegestaan. De belangrijkste reden voor het hogere percentage dit jaar is dat vanwege de economische situatie de opbrengsten van fondsenwerving enigszins achter zijn gebleven ten opzichte van de prognose. Om dit tij te keren is besloten in 2014 een senior fondsenwerver aan te trekken die met name op de groot-zakelijke markt moet gaan opereren. Deze aanstelling werkt wel door in de kosten van fondsenwerving. Daarnaast is de huur welke in rekening wordt gebracht door Stichting Exploitatie aan Stichting Fondswerving voor het verhuur van de vakantiewoningen naar een markconform niveau verhoogd. Hierdoor betaalde de Stichting Fondswerving meer BTW ad 16.223 welke niet aftrekbaar is. De totale besteding aan de doelstelling Stichting Exploitatie Villa Pardoes bedraagt 1.164.142. Uitgedrukt in een percentage van de totale baten is dit 71,7% (2013: 76,1%). 2 Vrijwilligersbeleid- en vrijwilligersorganisatie De eindverantwoordelijkheid voor het vrijwilligersbeleid is gekoppeld aan de functie van de huidige Facilitair Coördinator. 2.1 Vrijwilligersbeleid In de afgelopen jaren is het Integrale Vrijwilligersbeleid van Villa Pardoes met goed resultaat geïmplementeerd. Steeds meer maatschappelijke organisaties die veel van Vrijwilligers gebruik maken onderkennen de noodzaak van het voeren van een duidelijk beleid op dit punt en voelen het gemis aan een dergelijk document. De Villa wordt steeds vaker gevraagd naar hun ervaringen op dit terrein. Ook de VFI (Vereniging van Fondsenwervende Instellingen) en de NOV (Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk) worden steeds actiever op dit gebied. Gegeven hun doelstellingen bevorderen en faciliteren zij vrijwilligersorganisaties bij het leren van en aan elkaar o.a. door het organiseren van paneldiscussies en (informatie) bijeenkomsten. Daar waar mogelijk levert Villa Pardoes daar graag een bijdrage aan. Ook de leden van de Vrijwilligersraad worden hierin betrokken. Jaarlijks vinden er overleggen plaats met de desbetreffende functiegroepen van de Villa. Zo blijven alle functiegroepen goed geïnformeerd en is er ruimte om te groeien en te ontwikkelen. 2.2 Vrijwilligersraad In navolging van de interne organisatie van Villa Pardoes zal ook het functioneren van de Vrijwilligersraad verder worden geprofessionaliseerd. Het kader hiervoor wordt gevormd door de samenwerkingsovereenkomst Vrijwilligersraad en Villa Pardoes. In 2015 vinden voor de eerste maal ook scholingsdagen voor de leden van de Vrijwilligersraad plaats die door een externe deskundige zullen worden begeleid. Met het oog op de noodzakelijke continuïteit wordt inmiddels gewerkt met een rooster van aftreden. Pagina 13
2.3 Keurmerk Goed Geregeld De vrijwilligersorganisatie van Villa Pardoes heeft het Keurmerk Goed Geregeld. Dit wordt uitgegeven door de NOV; Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk. Met dit keurmerk wordt aangetoond dat het vrijwilligerswerk in de organisatie goed geregeld is. De evaluatie van de thema s van dit keurmerk is een permanent punt van aandacht en zal ook in 2015 wederom plaatsvinden. 2.4 Computercursus Omdat het gebruik van email, Internet en social media een steeds hogere vlucht neemt wordt er in 2015 wederom een computercursus aangeboden aan de vrijwilligers. Er wordt ook een verdiepingsslag aan dit programma gegeven als het gaat om het gebruik van de social media. Een goed gebruik van social media draagt immers bij aan het vergroten van de naamsbekendheid van de Villa. Wel wordt een protocol inzake juist gebruik wenselijk geacht en zo nodig bijgesteld. 2.5 Handboek Vrijwilligers In de afgelopen tijd is de update en aanpassing van het Handboek Vrijwilligers afgerond. Een digitale versie is in de Vrijwilligersruimte ook op de PC online beschikbaar. In 2015 zullen het gebruik en de compleetheid worden geëvalueerd. 2.6 Digitalisering Logboek In 2015 worden er verdere stappen gezet in het papierloos werken binnen Villa Pardoes. Eén van de onderdelen is het digitaliseren van het Logboek. Het Logboek in papieren vorm is verdwenen. In plaats daarvan wordt er vanaf 2014 gewerkt in een digitale versie. Dit houdt voor de vrijwilligers concreet in dat alle overdrachten naar de collega s ingevoerd moeten worden op de logboekformulieren in de PC in de vrijwilligersruimte. In 2015 zal deze werkwijze worden geëvalueerd. 3. Bedrijfsvoering 3.1 Administratieve Organisatie Op basis van de managementletter 2014 van de accountant is in de bedrijfsvoering van de Villa opnieuw een aantal verbeteringen doorgevoerd op het gebied van de Administratieve Organisatie. Intussen is ook een handboek tot stand gekomen waarin de maatregelen van de Interne Controle en Administratieve Organisatie staan beschreven. Deze processen zullen voortdurend worden gemonitord en zo nodig worden bijgesteld. Pagina 14
Vooruitblik 2015 en nabije toekomst 1. Gastenservice In het voorliggende jaarverslag verantwoordt Villa Pardoes zich voor de behaalde resultaten in het jaar 2014. Op basis hiervan is er, op de capaciteitsuitbreiding na, voor ons geen aanleiding om rigoureus het meerjarenbeleid te veranderen. Ook na deze periode zullen we in grote lijnen ons werk blijven voortzetten. Wel is het aannemelijk dat er andere accenten gelegd zullen gaan worden, zowel inhoudelijk als organisatorisch. 1.1 Gasten Coördinatie In 2014 is de aanmeldprocedure in overleg met de Medische Commissie beter gestroomlijnd en gedigitaliseerd. Deze is inmiddels ook beschikbaar gesteld aan artsen, ziekenhuizen en gezinnen. Speerpunt van de Gasten Coördinatoren zal voorlopig nog liggen op het geven van voorlichting over de digitale aanmelding en actualiseren van de contactgegevens met de Medische Wereld. In 2015 zal de nodige aandacht worden besteed aan de Medische Ambassadeurs. De banden met deze ambassadeurs worden aangehaald en ook de gegevens omtrent de ambassadeurs dienen te worden geactualiseerd en aangevuld. De contacten zullen o.a. worden versterkt door het opstellen van gespecialiseerde nieuwsbrieven. De Coördinatoren van Gastenservice leren ook van collega stichtingen. Gebruik maken van elkaars expertise, doorverwijzen naar elkaar of samenwerken behoren tot de mogelijkheden. In 2015 onderzoeken zij welke aanpak voor de Villa wenselijk en haalbaar is. 1.2 Facilitaire Coördinatie 2015 zal voor en vanuit de Facilitaire Coördinatie voor een belangrijk deel in het teken staan van de nieuwbouw ten behoeve van de capaciteitsuitbreiding van Villa Pardoes. Hopelijk heeft deze ultimo oktober zijn beslag gekregen. Overigens is voorzien dat in combinatie met de nieuwbouw ook een deel van de bestaande voorzieningen zal worden aangepakt zoals de Centrale Ruimte en het Bubbelparadijs. Vanwege de overlast die deze aanpassingen geven is bewust gewacht tot het moment waarop de Villa in de loop van het jaar een korte periode volledig gesloten zal zijn. In 2014 heeft de afronding plaatsgevonden van het Integraal Veiligheidsplan. Hierin zijn alle aspecten op het gebied van veiligheid en bedrijfshygiëne samengevoegd. Te denken valt hierbij aan het bedrijfsnoodplan, het calamiteitenplan, legionellabeheersplan, beschrijving BHV-organisatie en dergelijke. Ook de bedrijfshygiëne op het gebied van onder andere voedsel (HACCP) en de whirlpool maakt deel uit van dit plan. In 2015 vindt de implementatie en verdergaande optimalisatie van een aantal belangrijke onderdelen plaats. Overigens is met het aspect Veiligheid in de nieuwbouwplannen goed op deze ontwikkelingen geanticipeerd. In 2014 werd er vanuit de Efteling een RI/E op de BHV organisatie uitgevoerd. De hieruit voortvloeiende aandachts- c.q. verbeterpunten zullen in 2015 verder geïmplementeerd worden in het BHV plan van Villa Pardoes. Ook hiervoor geldt dat hiermee in de uitwerking van de nieuwbouwplannen rekening is gehouden. Pagina 15
1.3 Activiteiten Coördinatie De wijze waarop in 2014 de Activiteiten Coördinatie heeft plaats gevonden zal in 2015 worden gecontinueerd. Voor de voorbereiding en begeleiding tijdens de uitvoering van diverse activiteiten is een fulltime stagiaire beschikbaar van de opleiding NHTV uit Breda. De Activiteiten Coördinator zal zich blijven inspannen om voortdurend nieuwe en verrassende activiteiten aan het programma toe te kunnen voegen. De uitdaging zit vooral in het feit om in de toekomst ook een passend aanbod te kunnen doen voor ca. 70 gasten. In overleg met de vele vrijwilligers zal hierop in de loop van 2015 worden geanticipeerd. Meerdere kleinschalig activiteiten en differentiatie in het aanbod vormen hierbij de kernbegrippen. 1.4 Verpleegartikelen en hulpmiddelen De Villa biedt de gasten de mogelijkheid tot het gebruiken van verpleegartikelen en andere praktische hulpmiddelen zoals o.a. tilliften, douchebrancards en rolstoelen. Hiervoor is een investeringsplan opgesteld dat inmiddels is ingevoerd. Het beheer van deze hulpmiddelen ligt bij de Facilitair Coördinator. De groei naar 12 woningen zal de vraag naar hulpmiddelen zeker beïnvloeden. 2. Fondsenwerving 2.1 Marketing & Communicatie Intussen is duidelijk geworden dat dit aandachtsgebied nauw verweven is met de ontwikkeling op het terrein van Fondsenwerving. De medewerker in de Villa die het eerste aanspreekpunt vormt voor Communicatie heeft dan ook haar vaste plek binnen het team Fondsenwerving. Over tal van zaken vindt initieel onderlinge afstemming plaats. Dit geldt uiteraard ook voor de potentiële sponsors die door tal van nieuwe initiatieven in beeld van Villa Pardoes komen. In 2014 is een nieuwe website voor Villa Pardoes ontwikkeld en in gebruik genomen. Tijdens de voorbereiding en uitwerking van de website is een aantal zaken op het gebied van Voorlichting en Marketing & Communicatie herijkt en geactualiseerd. In 2015 zal de berichtgeving over de ontwikkelingen in de nieuwbouw een belangrijk punt van aandacht vormen voor de medewerker M&C. Voor 2015 levert dit concreet de volgende acties op: Tegen het einde van het jaar zal weer een gedrukt Jaarboek verschijnen dat het karakter heeft van een Sociaal Jaarverslag van Villa Pardoes; dit zal worden gestuurd naar alle stakeholders van de Villa. In 2015 zal er weer regelmatig (3 á 4 keer per jaar) een digitale Nieuwsbrief verschijnen. Deze zal per doelgroep worden samengesteld. Het zal hierbij om twee versies gaan t.w. één voor de sponsoren en donateurs en één voor de doelgroep Gasten en de Medische Wereld. Inmiddels is de Klaroen (de krant vóór en dóór Vrijwilligers) ook het vaste mededelingenbulletin geworden voor de Vrijwilligersraad. Tevens wordt hierin voorlopig ook veel achtergrondinformatie over de nieuwbouw gecommuniceerd. Bij de ingang van de Villa staat, in combinatie met een Receptie/balie, een digitale Infozuil opgesteld. Deze zal, op onderdelen, dagelijks worden ververst en worden voorzien van actuele berichten o.a. het welkom heten van gasten en bezoekers, bijzondere activiteiten etc. Pagina 16
De website zal regelmatig worden voorzien van actuele berichten en nieuwtjes. Ook zal Villa Pardoes zich via de Social Media presenteren én profileren voornamelijk op Facebook, Twitter en Youtube. De ontwikkeling van de nieuwbouw zal hierin veel aandacht krijgen. 2.2 Plan van aanpak Fondsenwerving (medio 2014 medio 2016) In het laatste kwartaal van 2013 is besloten een nieuwe fulltime Fondsenwerver aan te trekken. Deze komst maakt deel uit van het Plan van aanpak Fondsenwerving. Bij de opstelling van dit plan heeft het team Fondsenwerving de noodzakelijke hulp en begeleiding gehad van Van Spaendonck BrancheAdvies. Op grond van een gesignaleerde systematische terugloop in sponsorbijdragen hebben de Adviseurs van Van Spaendonck op basis van een grondige kwantitatieve én kwalitatieve analyse een aantal wenken gegeven over de nieuwe werkwijze van Fondsenwerving. Het hierop gevolgde Plan van Aanpak heeft de bovenstaande titel meegekregen. De belangrijkste sleutelbegrippen hierbij zijn: Maatschappelijk Betrokken Ondernemen en een proactieve benadering van Sponsoren en Donateurs. In dit plan zijn niet alleen de Bedrijven en Ondernemingen betrokken, maar ook particuliere donateurs, serviceclubs, scholen en verenigingen. Ook een verdergaande taakverdeling tussen de teamleden van Fondsenwering is hierin meegenomen. 2.3 Helpende Handen Er worden in overleg met bedrijven activiteiten in en rondom de Villa georganiseerd om mensen enthousiast te maken voor de Villa en de benodigde financiële steun. In 2015 zullen de teams van Gastenservice en Fondsenwerving in onderlinge samenspraak op zoek gaan naar gerichte activiteiten (lees: organisaties) die ook een toegevoegde waarde hebben voor de gasten én de Villa. 2.4 Relatiegeschenken/Merchandise Villa Pardoes beschikt al sinds vele jaren over een klein en redelijk vast assortiment artikelen dat als relatiegeschenken en merchandise wordt aangeboden. Voor vaste sponsoren en relaties betekent dit dat zij al vaak met alle artikelen zijn verblijd. Het wordt tijd voor verandering en mogelijk meer variatie. In 2015 zal het huidige assortiment nog eens kritisch worden bekeken en waar nodig worden aangepast e/o uitgebreid. Ook zal worden bekeken wat de verhouding is tussen de kosten en de baten. 2.5 Telemarketing/werving nieuwe donateurs Hoewel Villa Pardoes in de afgelopen jaren erg terughoudend is geweest in het colporteren en koude acquisitie breekt nu een fase aan waarin de werving van nieuwe donateurs extra aandacht moet gaan krijgen. Uiteindelijk vormen zij een vaste bron van inkomsten waar verhoudingsgewijs niet veel inspanningen voor nodig zijn. Er zijn meerdere methoden om nieuwe donateurs te werven of te laten werven (zelf doen of uitbesteden). In de loop van 2015 zal kritisch worden bekeken welke methode(n) in deze fase actueel en effectief blijk(t)en te zijn en/of dat dit past bij het imago van Villa Pardoes. 2.6 Vriendenclub Villa Pardoes Over de samenstelling en inschakeling van de Vriendenclub worden in 2015 nieuwe afspraken gemaakt. Door de komst van Gers Pardoel en Robin Martens zijn de inzetmogelijkheden verder verruimd. Gegeven de extra aandacht die uitgaat naar de zorgsector blijft een nieuwe professionele ambassadeur ten behoeve van dat deel van het netwerk een optie. Pagina 17
3. Financieel Toerekening van de kosten Voor het toerekenen van de kosten wordt gekeken of kosten direct of indirect verbonden zijn aan (a) de doelstelling van Villa Pardoes, (b) de fondsenwerving en (c) het beheer en de administratie. Bestedingspercentage ten opzichte van baten Villa Pardoes streeft ernaar zoveel mogelijk van het ontvangen geld te besteden aan de doelstelling. De werkelijke cijfers over 2014 geven aan dat dit percentage in het verslagjaar 71,7% bedroeg. Vermogensbeleid Met een positief advies van de Financiële Auditcommissie stemde de Raad van Toezicht in met het advies om een deel van de overige reserves te laten vervallen en de gelden hiervan onder te brengen bij de andere reserves. Per 31 december 2014 bestond het totaalbedrag aan reserves en fondsen 8.021.289. Dit bedrag is onderverdeeld in: Continuïteitsreserve ad 2.520.000,- Bestemmingsreserve ad 4.745.735,- Overige reserves ad 755.554,- De continuïteitsreserve is bedoeld om risico s op de korte en middellange termijn te dekken. Volgens de VFI-Richtlijn Financieel Beheer Goede Doelen, mag deze reserve 1,5 keer de jaarlijkse kosten van de werkorganisatie zijn. Deze reserve hebben wij eind 2014 bepaald op 2.520.000. De ondergrens ervan is 1,0 keer de begrote kosten van de organisatie voor het volgende boekjaar. De reserve fungeert als een buffer die voor een bepaalde, overzienbare tijd, tegenvallers in de inkomsten kan opvangen en die er tevens voor zorgt dat Villa Pardoes niet op korte termijn haar activiteiten hoeft te beëindigen. Doel van de reserve is dus: het veiligstellen van de continuïteit op korte termijn. Het is denkbaar dat in enig jaar één van de inkomstenbronnen wegvalt of qua opbrengst aanmerkelijk achterblijft bij de verwachting. In dat geval is de continuïteitsreserve toereikend om een dergelijke tegenvaller te kunnen opvangen en op die wijze het voortbestaan van Villa Pardoes te kunnen garanderen. De bestemmingsreserve heeft betrekking op dat deel van het eigen vermogen dat door het bestuur is afgezonderd voor een speciaal doel. In de toelichting op de balans worden de bedragen en de beperkte doelbestemming van iedere bestemmingsreserve vermeld. De overige reserves worden, zoals eerder is vastgelegd in het meerjarenbeleidsplan, gefaseerd gebruikt voor projecten en activiteiten die passen binnen de doelstelling van Villa Pardoes. Deze reserve is vrij besteedbaar binnen het meerjarenbeleid zoals dat is geformuleerd voor de komende jaren. Pagina 18
Risicomanagement In het meerjarenbeleid en in de jaarplannen verwoordt Villa Pardoes wat zij wil bereiken. Deze doelstellingen worden zo concreet mogelijk geformuleerd. Villa Pardoes is zich bewust van het feit dat de Villa in een dynamische omgeving opereert, waarin risico s worden gelopen. Er kunnen altijd zaken gebeuren die Villa Pardoes niet in de hand heeft en die van invloed zijn op de gestelde doelen. Het beleid is er op gericht dat Villa Pardoes zo adequaat mogelijk kan reageren op mogelijke tegenvallers, zodat de continuïteit niet in gevaar komt. De interne organisatie is daar ook op ingesteld. Met behulp van een intensieve planning- en controlecyclus, de periodieke managementrapportages en vastgelegde richtlijnen en procedures is Villa Pardoes ook in 2014 in staat gebleken risico s tijdig te vermijden of te beheersen. Vanwege de financieel economische situatie heeft de hele Goede Doelen wereld last van achterblijvende inkomsten. Zo laat de economische crisis Villa Pardoes ook niet onberoerd. Voor iedereen was het moeilijk om te voorspellen hoe het economisch zou gaan in 2014 en wat daarvan de invloed zou zijn op het geefgedrag van mensen. Dat laat onverlet dat Villa Pardoes het jaar is ingegaan met een zekere ambitie en hetgeen te zien is aan de doelstellingen die vooraf in het jaarplan waren geformuleerd. Al met al kan Villa Pardoes terugkijken op een succesvol jaar. De totale baten zijn in 2014 133.156 hoger uitgevallen dan in 2013 en slechts 3.196 lager dan begroot. De groei ten opzichte van vorig jaar vloeit voornamelijk voort uit de baten van de beleggingen. In tijden van economische crisis is dit een goede prestatie. De inkomsten uit de eigen fondsenwervende acties; zoals de Donaties en Giften bleven achter ten opzichte van voorgaand jaar en bij de verwachting voor 2014. De totale lasten zijn in 2014 74.363 hoger uitgevallen dan in 2013. De kosten zijn echter wel 31.088 lager dan de begrote kosten van 1.555.210. Dit is voor een deel te verklaren vanwege het aantrekken van een senior fondsenwerver. 5.1 Baten eigen fondswerving Deze baten bestaan uit de volgende inkomstensoorten: Donaties en giften Contributies Sponsoring Nalatenschappen Verkoop goederen De doelstelling 2014 In 2014 werd verwacht dat 1.322.930 aan inkomsten uit de eigen fondswerving zou kunnen worden gegenereerd. Realisatie 2014 Er is voor 1.111.998 aan inkomsten gegenereerd in 2014. Dit is circa 210.000 minder dan begroot. De nalatenschappen vallen 60.000 lager uit dan begroot. De sponsoring blijft met 128.000 achter. De doelstelling 2015 Er is in het boekjaar 2014 een senior fondsenwerver aangetrokken met als doel de komende jaren extra sponsorbijdragen te verwerven. Pagina 19