Procuratieregeling versie: 2015 Procuratieregeling 2015 Pagina 1
Procuratieregeling versie 2015 Uitgangspunt van De Kombinatie is een vergaande delegatie van verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Dat betekent dat duidelijk moet zijn wie voor welke bedragen verplichtingen namens De Kombinatie kan aangaan. De bevoegdheden zijn gekoppeld aan het budgetbeheer c.q. budgethouderschap. Het uitgangspunt bij deze bevoegdhedenregeling is het creëren van een overzichtelijke, praktisch werkbare organisatie waarbij recht wordt gedaan aan de redelijke eisen van interne controle. Een goede bevoegdhedenregeling wordt niet alleen opgezet om bevoegdheden te beperken maar ook om medewerkers van de organisatie te beschermen. De bevoegdhedenregeling en de statuten mogen niet met elkaar in strijd zijn. De verdeling van de bevoegdheden c.q. procuratie tussen de Raad van Toezicht en de directeur/bestuurder wordt in de beschrijving niet opgenomen. De directeur/bestuurder vertegenwoordigt de vereniging en is in principe bevoegd tot het verrichten van alle handelingen in het kader van de goedgekeurde begroting. In artikel 13 en 14 van de statuten is de bevoegdheid en verantwoordelijkheid van het bestuur beschreven.dit is verder uitgewerkt in het Bestuursreglement. De directeur/bestuurder is als enige over het functioneren van de organisatie verantwoording verschuldigd aan de Raad van Toezicht. Voor delegatie van bevoegdheden komen de volgende functies in aanmerking: Directeur-bestuurder Teamleider Service Centrum Adviseur Strategie en Beleid Adviseur Communicatie Adviseur Personeelszaken Adviseur ICT Directiesecretaresse Medewerker Ondersteuning Secretariaat Manager Maatschappij en Wonen Senior consulent sociaal beheer Consulent sociaal beheer Huismeester/ complexbeheerder Medewerker KCC Manager Vermogen Manager Vastgoed Projectmanager (ontwikkelaar) Projectopzichter Senior consulent technisch beheer Consulent technisch beheer Technisch beheerder Procuratieregeling 2015 Pagina 2
De regeling is in twee delen opgesplitst. Het eerste deel (A) betreft handelingen met een financiële consequentie; het tweede deel (B) betreft het aspect Communicatie, waaronder ook correspondentie begrepen wordt. A: Financiele verplichtingen 1 Het aangaan van verplichtingen binnen de begroting De Kombinatie werkt met een ondernemingsplan, (afdelings)jaarplannen en een integrale (meerjaren) begroting. Voor de aanvang van een boekjaar gaat de Raad van Toezicht akkoord met het beleid en de voorgenomen activiteiten met de daarbij behorende financiële consequenties. De jaarbegroting geeft het financiële kader aan waarbinnen kan worden gehandeld; daarbij kan door het bestuur een marge worden gesteld. De bevoegdheden voor het aangaan van verplichtingen waarbij overigens de geldende procedures gevolgd dienen te worden- binnen de vastgestelde begroting zijn hieronder weergegeven. Bij het verstrekken van opdrachten voor techniek en projecten dient de Aanbestedingsprocedure te worden gevolgd. Op bijlage 1 is de budgetverantwoordelijkheid op hoofdlijnen weergegeven. Voor het tekenen van opdrachten zonder limiet -directeur/bestuurder -bij afwezigheid van de directeur/bestuurder: manager Vermogen 1: Opdrachten Reparatieverzoeken ( accordering achteraf toegestaan via controle rapportage) -Nivo 1: <5.000 Technisch beheerder -Nivo 2: <10.000 Senior consulent technisch beheer -Nivo 3: < 25.000 Manager Vastgoed -Nivo 4: =>25.000 Directeur/bestuurder 2: Opdrachten Mutatieonderhoud/geriefsverbeteringen -Nivo 1: <5.000 Technisch beheerder -Nivo 2: <10.000 Senior consulent technisch beheer -Nivo 3: < 50.000 Manager Vastgoed -Nivo 4: =>50.000 Directeur/bestuurder 3: Opdrachten Planmatig Onderhoud/contractonderhoud -Nivo 1: < 10.000 Consulent technisch beheer -Nivo 2: < 50.000 Senior consulent technisch beheer -Nivo 3: <150.000 Manager Vastgoed -Nivo 4: =>150.000 Directeur/bestuurder Onvoorzien (opdrachten buiten begroting, zie hieronder) -Nivo 3: < 50.000 Manager Vastgoed -Nivo 4: => 50.000 Directeur/bestuurder Procuratieregeling 2015 Pagina 3
4: Opdrachten t.b.v. Projecten -Nivo 1: <10.000 Projectopzichter -Nivo 2: <50.000 Projectmanager -Nivo 3: <500.000 Manager Vastgoed -Nivo 4: =>500.000 Directeur/bestuurder 5: Opdrachten Leefbaarheid -Nivo 1: <5.000 Consulent sociaal beheer -Nivo 2: <10.000 Senior consulent sociaal beheer -Nivo 3: <25.000 Manager Maatschappij en Wonen -Nivo 4: =>25.000 Directeur/bestuurder 6: Opdrachten Wonen en Zorg -Nivo 1: <5.000 Consulent sociaal beheer -Nivo 2: <10.000 Senior consulent sociaal beheer -Nivo 3: <25.000 Manager Maatschappij en Wonen -Nivo 4: =>25.000 Directeur/bestuurder 7: Opdrachten onderhoud kantoorpand: -Nivo 1: < 5.000 Consulent technisch beheer -Nivo 2: < 50.000 Senior consulent technisch beheer -Nivo 3: <150.000 Manager Vastgoed -Nivo 4: =>150.000 Directeur/bestuurder 8: Dagelijkse/ diverse zaken zoals kantoorartikelen, kantine etc. -Nivo 1: -<5.000 Medew ondersteuning secr. -Nivo 2: -<10.000 Directiesecretaresse -Nivo 3: -<25.000,- Directeur-bestuurder -Nivo 4: =>25.000,- Directeur-bestuurder 9: Bestellingen activa ten dienste van de exploitatie (inventaris, ICT, vervoermiddelen, machines etc.) -Nivo 1: -<5.000 Adviseur ICT/ Medew ondersteuning secr. -Nivo 2: -<10.000 Adviseur ICT/ Directiesecretaresse -Nivo 3: -<25.000,- Directeur-bestuurder -Nivo 4: =>25.000,- Directeur-bestuurder 10: Communicatie/ Beleid/ P&O (staf) -Nivo 1: -<5.000 Adviseur -Nivo 2: -<10.000 Adviseur -Nivo 3: -<25.000,- Directeur-bestuurder -Nivo 4: =>25.000,- Directeur-bestuurder Voor alle opdrachten en/of contracten van 100.000,- of meer (excl BTW) geldt dat voordat een verplichting wordt aangegaan eerst een financiële betrouwbaarheidstoets wordt uitgevoerd. Deze toets wordt uitgevoerd door het Service Centrum na aangeven door de in eerste instantie verantwoordelijke medewerker. Procuratieregeling 2015 Pagina 4
2 Opdrachten niet passend binnen de begroting Voor alle opdrachten die niet binnen de begroting (met een marge van 5%) passen moet vooraf toestemming verkregen worden van de directeur/bestuurder. Vervolgens kan verstrekking van de opdracht volgens bovenstaande beschrijving plaatsvinden. Bij de beoordeling of opdrachten buiten de begroting vallen is niet alleen de hoogte van het bedrag een toetsingscriterium, ook de aard van de opdracht is bepalend. Het opdragen van bijvoorbeeld planmatig onderhoudswerk, dat als zodanig niet is begroot, dient te worden gezien als niet passend binnen de begroting, ook al is er financieel gezien ruimte om het werk in de begroting onder te brengen. Toegestaan is dat door de budgethouder onderhoudswerk tot een bedrag van 50.000,- (per werk) buiten de begroting mag worden opgedragen mits voor dekking van het bedrag ruimte in zijn/haar totale budget is gevonden. In artikel 9 van het Bestuursreglement wbv de Kombinatie is m.b.t. begrotingsafwijkingen het volgende bepaald: "Onder- en overschrijdingen van de begroting die meer bedragen dan onderstaande waarden, behoeven voorafgaande goedkeuring van de Raad van Toezicht: a voor investeringen: 10% van het totale investeringsbedrag volgens het goedgekeurde investeringsbegroting dan wel de afzonderlijke besluiten van de Raad van Toezicht; b voor planmatig onderhoud: 10% van het totale planmatig onderhoud volgens het goedgekeurde planmatig onderhoudsplan; c voor financieringen en beleggingen: 10% van het totale financierings- c.q. beleggingsbedrag volgens het goedgekeurde financierings- en beleggingsjaarplan; d voor bedrijfskosten: 10% van de totale bedrijfskosten volgens de goedgekeurde begroting." Overschrijding van de begroting op bovenvermelde onderdelen (a t/m d) wordt vooraf door de directeur/bestuurder gemeld aan de Raad van Toezicht. 3 Beschikken over geldmiddelen Aan alle betalingsopdrachten dienen deugdelijke goedgekeurde stukken ten grondslag te liggen (contracten, offertes, opdrachten, e.d.). Betalingsopdrachten worden aangemaakt door het Service Centrum en als zodanig door de Teamleider Service Centrum geparafeerd. Binnen de vereniging zijn vier personen bevoegd om over de girale geldmiddelen te beschikken: - de directeur/bestuurder - de manager Vastgoed, - de manager Maatschappij en Wonen, - de manager Vermogen. Procuratieregeling 2015 Pagina 5
Voor alle betaalopdrachten zijn twee (elektronische) handtekeningen vereist. Kasgeld: Als uitgangspunt wordt aangehouden dat het geldverkeer in de kas zoveel mogelijk wordt beperkt. Uitgaven uit de kas dienen gedekt te zijn door een kasstuk, voorzien van de paraaf van de betreffende budgethouder. Het aanwezige kasgeld bedraagt maximaal 2.500,-. Telefonische overboekingen: Telefonische overboekingen tussen ten name van de corporatie gestelde bankrekeningen kunnen worden verricht door de Teamleider Service Centrum. Telefonische overboekingen naar niet ten name van de corporatie gestelde bankrekeningen dienen zoveel mogelijk te worden vermeden. Indien dit toch nodig blijkt kunnen opdrachten daartoe worden verstrekt door de Teamleider Service Centrum, waarna de financiële instelling de verplichting heeft voordat de overboeking wordt uitgevoerd de juistheid en rechtmatigheid ervan te verifiëren bij de directeur/bestuurder (bij diens afwezigheid: manager Vermogen. Beleggingen van gelden: Beleggingen die plaatsvinden op ten name van de corporatie gestelde beleggingsrekeningen kunnen worden gedaan door de manager Vermogen, dit zowel schriftelijk als telefonisch. De richtlijnen voor beleggingen zijn vastgelegd in het treasury-statuut. 4 Besluiten van aanmerkelijk belang Overeenkomsten tot verkrijgen, vervreemden of bezwaren van registergoederen kunnen worden gesloten door de directeur/bestuurder; bij afwezigheid van de directeur/bestuurder door de voorzitter van de Raad van Toezicht. Overeenkomsten van geldleningen worden afgesloten door de directeur/bestuurder. Bij afwezigheid van de directeur/bestuurder door de voorzitter of plaatsvervangende voorzitter van de Raad van toezicht. B: Communicatie: 1 Correspondentie Voor zover het voeren van correspondentie het karakter heeft van het aangaan van verplichtingen wordt ook verwezen naar onderdeel A. Overige correspondentie (m.n. dus gericht op de standaard-bedrijfsprocessen, inklusief overlast enz.) kan worden afgehandeld volgens het navolgende principe: Degene, die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de taak stelt de brief op en ondertekent zelf. Brieven van medewerkers en senior medewerkers en teamleider worden 1 niveau hoger (functioneel leidinggevende) gecontroleerd (dus niet getekend, dat doet de opsteller zelf). Een MT-lid kan zelf brieven opstellen, tekenen Procuratieregeling 2015 Pagina 6
en verzenden of laat de brief nog ter controle langs de directie gaan (keuze afhankelijk van de aard/inhoud van de brief). Directiebrieven gaan uiteraard direct uit. Binnen DisKis zijn de werkstromen (route van een document) ingericht overeenkomstig deze regeling. Opdrachtbrieven zijn beschikbaar in DisKis en in Projex (opdrachten m.b.t. projecten) en kennen een werkstroom, die afhankelijk is van de bevoegdheid (nivo 1 t/m 4) (m.u.v. dagelijks onderhoud). In alle gevallen wordt de fysieke afhandeling van de brief uitprinten, envelopperen en verzenden- verzorgd door de opsteller van de brief. Binnen Dis/Kis (inkl. Documentspooler) zijn standaardbrieven beschikbaar. De teksten zijn/worden vastgesteld door de medewerker, die verantwoordelijk is voor het betreffende proces. De ondertekening van deze brieven is als volgt geregeld: Standaardbrieven: Bevestiging huuropzeggingen Overige brieven i.h.k.v. huuropzegging Overlast Woningtoewijzingen Bijzondere toestemmingen (medeh.schap, inwoning enz.) Correspondentie deurwaarder Huurcontracten Bijzondere huurcontracten Huurverhoging Handtekening / Medewerker KCC (Sen.) consulent sociaal beheer, na check manager Maatschappij en Wonen Manager Maatschappij en Wonen Afrekening onderhoud voor rekening bewoner Medewerker administratie Afrekeningen servicekosten Medewerker administratie Aanmaningen (gehele traject, t/m deurwaarder) Opdrachtbrieven ZAV-aangelegenheden Geriefsaanvragen Toestemming aanpassing woning Conform procuratieregeling Complexbeheerder/Huismeester Technisch Beheerder Technisch Beheerder Overige brieven: Bewonerscommissie/wijkvereniging Algemene informatie aan huurders Algemene informatie inzake beleidslijnen Klachten over de organisatie Verbetercontract (projm.go/herstruct.) Algemene relatiebrief (Sen.) Consulent Sociaal Beheer Manager Maatschappij en Wonen Directeur-bestuurder Directeur-bestuurder Manager Vastgoed Opsteller Procuratieregeling 2015 Pagina 7
2 Overige bevoegdheden Binnen de Kombinatie zijn de overige bevoegdheden als volgt verdeeld: Externe (formele) communicatie, inclusief alle perscontacten Urenverantwoording medewerker Declaratie directeur-bestuurder Personeels-declaratie Aanstelling- en ontslagbrief Ziekmelding aan Arbodienst Vaststellen procedure Vertegenwoordiging buiten de organisatie Contracten met leveranciers met een looptijd van maximaal 1 jaar: Contracten met looptijd > 1 jaar: Communicatieadviseur Hiërarchisch leidinggevende Voorzitter RvT Hiërarchisch leidinggevende Directeur-bestuurder Adviseur personeelszaken MT Directeur-bestuurder, MT-lid (in overleg met Directeur-Bestuurder) Conform procuratieschema (A-1) Directeur-bestuurder Procuratieregeling 2015 Pagina 8
BIJLAGE 1: Budgetverantwoordelijkheid Budget Directeur/Bestuurder: 1: Afdelingsbeheer 2: InternToezicht/ accountant 3: Externe relaties/pr 4: Personeelsbeheer 5: ICT/telefonie 6: Facilitaire zaken (inkl inrichting, meubilair enz) 7: Servicekosten huurders (SC) 8: Dienstverlening aan derden (SC) Budget Manager Vermogen: 1: Afdelingsbeheer 2: Treasury 3: Verzekeringen 4: Bank Budget Manager Vastgoed: 1: Afdelingsbeheer 2: Planmatig Onderhoud en Contractonderhoud 3: Beheer kantoorpand en terrein (technisch) 4: Reparatieverzoeken en Mutatieonderhoud 5: Geriefsverbetering 6: In en Verkopen bestaand bezit 7: Projectontwikkeling (investeringen/opbrengsten) per project te budgetteren 8: Verhuur/huuromzet commercieel Budget Manager Maatschappij en Wonen: 1: Afdelingsbeheer 2: Verhuur/huuromzet sociaal 3: Participatie 4: Leefbaarheid 5: Wonen & Zorg 6: ZAV aanvragen en uitgaven in het kader van de WMO 7: Klanttevredenheid Algemeen: Budgetten kunnen binnen afdelingen worden door-gedelegeerd waarbij de manager te allen tijde verantwoordelijk blijft. Opdrachtverlening dient altijd conform deze procuratieregeling te geschieden. Procuratieregeling 2015 Pagina 9
Organogram DKM Procuratieregeling 2015 Pagina 10
Versie: 22-08-06/MT-concept) Aangepast: 11-10-2006, 23-10-2006 11-12-2006 11-12-2006 versie 2: tabel bijlage 2 verwijderd 2010 1-8-2010, vastgesteld Dir-Best d.d. 17-8-2010 2011 9-3-2011 functieomschrijvingen aangepast 11-10-2011 aanpassing opdrachtverstrekking tbv projecten en overgang Wonen/Zorg naar Wonen 2015 09-09-2014 aanpassing n.a.v. invoering DKM, vastgesteld MT 28-04-2015 Procuratieregeling 2015 Pagina 11