Procuratieregeling. Stichting Woongoed Middelburg

Transcriptie

1 Stichting Woongoed Middelburg Procuratieregeling H. van Zoest Notitienummer; N Versie 1.2 d.d Versie is goedgekeurd in de RvC vergadering d.d Procuratieregeling Woongoed Middelburg versie 1.2 1/12

2 Inhoud 1. Inleiding Algemene bepalingen Delegeren Betalen Plaatsvervanging Bestuur Openbaarheid Slotbepaling... 5 BIJLAGE 1; Bevoegdhedenmatrix... 6 BIJLAGE 2; Gedragsregels budgetoverschrijdingen BIJLAGE 3; Matrix profielen en bevoegdheden betalingen BIJLAGE 4; Handtekeningenlijst Procuratieregeling Woongoed Middelburg versie 1.2 2/12

3 1. Inleiding 1.1. In deze Procuratieregeling is vastgelegd welke bevoegdheden zijn toegekend aan medewerkers van Stichting Woongoed Middelburg (hierna; Woongoed) en onder welke voorwaarden die bevoegdheden gelden. Toekenning vindt plaats op basis van functie en niet op persoonlijke titel De Procuratieregeling is vastgesteld door het Bestuur, die daartoe volgens de Statuten bevoegd is. De regeling wordt jaarlijks getoetst op juistheid en volledigheid. Indien van toepassing neemt het Bestuur naar aanleiding van deze toets een wijzigingsbesluit. 2. Algemene bepalingen 2.1. De toegekende bevoegdheden worden uitgeoefend binnen de statutaire kaders van Woongoed De toegekende bevoegdheden worden uitgeoefend binnen het kader van de taken en verantwoordelijkheden, zoals deze voor de desbetreffende functionaris zijn opgenomen in functiebeschrijvingen De toegekende bevoegdheden worden uitgeoefend binnen de kaders van de door de het Bestuur vastgestelde jaar- en meerjarenplannen, jaarbegroting, ondernemingsplan, regelingen en statuten, alsmede overige door het Bestuur genomen besluiten De toegekende bevoegdheden worden uitgeoefend met inachtneming van de binnen Woongoed geldende afspraken inzake besluitvorming De functionaris aan wie bevoegdheden zijn toegekend, dient op een door Woongoed voorgeschreven wijze verantwoording af te leggen over de uitoefening van de bevoegdheden Alle genoemde bedragen zijn inclusief BTW, tenzij anders aangegeven Transacties met financiële instellingen vallen buiten deze regeling, tenzij de bevoegdheid daartoe voortvloeit uit de onder de punten 2.2 en 2.3 genoemde documenten en besluiten. 3. Delegeren 3.1. Daar het voor het Bestuur onmogelijk en onwenselijk is om alleen verplichtingen aan te gaan en betalingen te verrichten is een deel van deze bevoegdheid waar mogelijk gedelegeerd De goedgekeurde (meerjaren)begroting is de basis voor het handelen van het Bestuur. Door budgethouders aan te wijzen wordt de directe verantwoordelijkheid en bevoegdheid verder gedelegeerd. De budgethouders bestaan uit de individuele leden van het Managementteam. Zij zijn gemachtigd binnen de grenzen van hun budget verplichtingen jegens derden aan te gaan, mits deze verplichtingen de vastgestelde maxima per opdracht niet overschrijden. Bij overschrijden van het maximumbedrag per opdracht tekent de direct leidinggevende. Procuratieregeling Woongoed Middelburg versie 1.2 3/12

4 3.3. De budgethouders hebben hun bevoegdheden in voorkomende gevallen naar medewerkers gedelegeerd De bevoegdheden zijn vastgelegd in de bevoegdhedenmatrix uit bijlage Een toegekende bevoegdheid die leidt tot een overschrijding van de jaarbegroting, mag door een budgethouder worden uitgeoefend, indien en voor zover gehandeld wordt met inachtneming van het bepaalde in bijlage 2 inzake gedragsregels budgetoverschrijdingen De aangegane verplichtingen, en later gerealiseerde kosten, binnen het maximum kader worden achteraf door Planning & Control getoetst in de managementrapportage Voor alle aan medewerkers gedelegeerde bevoegdheden gelden bij het aangaan van verplichtingen de volgende bepalingen: bij het aangaan van de verplichting wordt nadrukkelijk niet alleen gekeken naar het bedrag van de verplichting, maar wordt ook inhoudelijk getoetst of de opdracht past binnen het budgettaire kader. Budge tten mogen slechts worden besteed daar waarvoor deze bestemd zijn. Verplichtingen mogen niet worden gesplitst in meerdere kleinere verplichtingen (opknippen) 3.8. De bevoegdhedenmatrix uit bijlage 1 wordt minimaal 1 maal per jaar op initiatief van de Middelen getoetst door het Managementteam. Indien van toepassing neemt het Bestuur naar aanleiding van deze toets een wijzigingsbesluit De gewijzigde bevoegdhedenmatrix wordt door de Middelen ter kennisname in de auditcommissie geagendeerd. 4. Betalen 4.1. Alle betalingen van Woongoed lopen via het cash managementsysteem van de huisbankier Betalingen worden altijd door 2 verschillende functionarissen ondertekend Bij de betalingen gelden de volgende uitgangspunten (zie matrix profielen en bevoegdheden betalingen in bijlage 3); - Een medewerker die kan muteren mag geen handtekening zetten. - Een medewerker die een handtekening zet kan niet muteren. - Alleen het Bestuur of de functionaris die volgens het uittreksel van de Kamer van Koophandel een volmacht heeft mag een 2 e handtekening zetten Uitzondering op de scheiding tussen muteren en tekenen uit 4.2. is de functie van medewerker Personeel & Organisatie. Dit om de continuïteit van de betalingen te waarborgen. Deze functionaris mag zowel muteren als tekenen. Muteren geldt voor de uitbetalingen van de salarissen. In die situatie is de medewerker Personeel & Organisatie niet tekeningsbevoegd. Daarnaast mag de medewerker Personeel & Organisatie een eerste handtekening zetten in het geval er maar één lid van het Managementteam aanwezig is. Dit wordt achteraf door het Bestuur gefiatteerd De matrix profielen en bevoegdheden betalingen uit bijlage 2 wordt minimaal 1 maal per jaar getoetst door het Managementteam. Indien van toepassing neemt het Bestuur naar aanleiding van deze toets een wijzigingsbesluit. Procuratieregeling Woongoed Middelburg versie 1.2 4/12

5 4.6. De gewijzigde matrix profielen en bevoegdheden betalingen wordt door de Middelen ter kennisname in de auditcommissie geagendeerd Uitzondering op 4.1. zijn betalingen via ideal tot een bedrag van 500 per transactie voor kantoorartikelen en/of eenmalig te bestellen artikelen. De betaling wordt verricht door één van de budgethouders. 5. Plaatsvervanging Bestuur 5.1. De raad van Commissarissen benoemd een plaatsvervangend Bestuur. Alleen functionarissen die onderdeel zijn van het managementteam kunnen worden benoemd tot plaatsvervangend Bestuur 5.2. Indien het Bestuur meer dan twee aangesloten werkdagen niet op kantoor aanwezig is, zal het plaatsvervangend Bestuur verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse gang van zaken binnen Woongoed en draagt zo nodig zorg voor contacten met de Raad van Commissarissen en de Ondernemingsraad Het plaatsvervangend Bestuur legt de genomen besluiten schriftelijk vast en rapporteert deze aan het Bestuur, zodra het Bestuur weer op kantoor aanwezig is. Indien het Bestuur langer dan 4 weken afwezig is rapporteert het plaatsvervangend Bestuur aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen De vervanging is ongeclausuleerd en geldt voor zowel interne als externe rechtshandelingen. Alle bevoegdheden uit dit reglement zijn toepassing op het plaatsvervangend Bestuur. 6. Openbaarheid 6.1. De regeling wordt op intranet geplaatst en maakt onderdeel uit van het informatiepakket voor nieuwe medewerkers. De regeling is door derden via een verwijzing op de website op verzoek op te vragen. 7. Slotbepaling 7.1. Met de vaststelling van deze procuratieregeling komen eerdere regelingen inzake procuratie en/of mandatering te vervallen per Het beheer van deze regeling ligt bij de Middelen Procuratieregeling Woongoed Middelburg versie 1.2 5/12

6 BIJLAGE 1; Bevoegdhedenmatrix Procuratieregeling Woongoed Middelburg versie 1.2 6/12

7 Nr. 6 Opdrachtverstrekking overig Onderwerp RvC RvC Bestuur Budgethouders Middelen Goede Woning Tevreden Klant Personeel en Organisatie I&A en contractbeheer Investeringen exploitatie beleid Bevoegdheid verhuur klantinformatie Medeweker verkoop Overige medewerkers huurdersbegeleiding en huurproblematiek vastgoedadministratie Financiële administratie B inspectie, toezicht en werk voorbereiding onderhoudsprogramma Alle medewerkers Bouwbedrijf Joziasse 1 Opdrachtverstrekking en contract binnen budget < Opdrachtverstrekking en contract binnen budget > Opdrachtverstrekking buiten budget 4 Verhuurbevorderende maatregelen 5 Verkoopbevorderende maatregelen Makelaar, taxatierapport, bouwkundig onderzoek, kadaster en 6 notaris < Makelaar, taxatierapport, bouwkundig onderzoek, kadaster en 7 notaris > Groenonderhoud binnen raamcontract < Aanvragen/wijzigen energielabel, asbestinventarisatie en -sanering 9 binnen raamcontract < Akkorderen facturen ( voornamelijk in eworx) Afhankelijk van budgethouder conform begroting 1 Akkoord 2 Deelakkoord 8 Uitbetaling vorderingen huurders Opdrachtverstrekking intern uitbetaling vorderingen huurders op 1 Woongoed > 100 per vordering Opdrachtverstrekking intern uitbetaling vorderingen huurders op 2 Woongoed < 100 per vordering 9 Afboekingen 1 Afboekingen huur en overige vorderingen < Afboekingen huur en overige vorderingen > Leningen en beleggingen 1 Aangaan en beëindigen contracten met banken en financiers Afsluiten transacties in de geldmarkt (looptijd tot 1 jaar) en in de 2 kapitaalmarkt (looptijd > 1 jaar) o/g en u/g 3 Aantrekken van kasgeld binnen de kredietfaciliteit van de huisbank 11 Belastingen Rijksoverheid via aangifte 1 Vennootschapsbelasting 2 Verhuurderheffing 3 Omzetbelasting 4 Loonbelasting 12 Belastingen Lagere overheden 1 Onroerend Zaakbelasting en rioolrechten / WOZ beschikking 2 Waterschap Akkorderen aanpassing WOZ n.a.v. bezwaren Woongoed en van 3 huurders Procuratieregeling Woongoed Middelburg versie 1.2 7/12

8 Nr. Onderwerp 13 Koop / Verkoop onroerend goed RvC RvC Bestuur Budgethouders Middelen Goede Woning Tevreden Klant Personeel en Organisatie I&A en contractbeheer Investeringen exploitatie beleid Bevoegdheid verhuur klantinformatie Medeweker verkoop Overige medewerkers huurdersbegeleiding en huurproblematiek vastgoedadministratie Financiële administratie B inspectie, toezicht en werk voorbereiding onderhoudsprogramma Alle medewerkers Bouwbedrijf Joziasse Besluit tot voorgenomen koop en verkoop onroerend goed > exclusief BTW per transactie 2 Koop en verkoop van woningen < excl. BTW Koop en verkoop van woningen > excl. BTW na 3 goedkeuring RvC Koop en verkoop bedrijfsonroerend goed, maatschappelijk vastgoed, 4 garages en grond < excl. BTW 5 Koop en verkoop bedrijfsonroerend goed, maatschappelijk vastgoed, garages en grond > excl. BTW na goedkeuring RvC 14 Huuraanpassingen, servicekosten en huurdersonderhoud 1 Vaststellen streefhuurbeleid (incl. nieuwbouw) 2 Aanpassen streefhuren binnnen streefhuurbeleid 3 Vaststellen jaarlijkse huuraanpassing 4 Aanpassen huurprijssamenstelling woningen bij mutatie 5 Ondertekenen huurovereenkomst woningen 6 Ondertekenen huurovereenkomst garages 7 Ondertekenen huurovereenkomst BOG en Maatschappelijk vastgoed 7 Tarieven basis- en pluspakketten 8 Tarieven servicekosten 15 Verening van Eigenaren (VVE) 1 Vaststellen onderhoudsbegroting (dichotoom) 2 Decharge verlenen bestuur 16 Personeel 1 Werving en selectie gebudgetteerd managers 2 Werving en selectie gebudgetteerd medewerkers 3 Werving en selectie niet gebudgetteerd 4 Inhuur extra krachten niet gebudgetteerd 5 Advertentietekst 6 Inschaling cf functieprofiel managers 7 Inschaling cf functieprofiel 8 Inschaling extern 9 Aanstellingsbrief 10 Functionerings- beoordelingsgesprekken 11 Salarisvoorstel a.d.h. uitkomst beoordeling 12 Disciplinaire maatregelen 13 Opleiding/scholing gebudgetteerd 14 Opleiding/scholing niet gebudgetteerd 15 Wijziging uren contract 16 Wijziging arbeidstijden 17 Vervanging bij langdurige afwezigheid manager 18 Vervanging bij afwezigheid directeur-bestuurder 19 Verlenging tijdelijke arbeidsovereenkomst 20 Wijziging functieomschrijving = gelijk aan huidige waardering 21 Wijziging functieomschrijving met een hogere waardering Procuratieregeling Woongoed Middelburg versie 1.2 8/12

9 Nr. Onderwerp RvC Budgethouders Bevoegdheid Overige medewerkers RvC Bestuur Middelen Goede Woning Tevreden Klant Personeel en Organisatie I&A en contractbeheer Investeringen exploitatie beleid verhuur klantinformatie Medeweker verkoop huurdersbegeleiding en huurproblematiek vastgoedadministratie Financiële administratie B inspectie, toezicht en werk voorbereiding onderhoudsprogramma Alle medewerkers Bouwbedrijf Joziasse 17 Correspondentie 1 Met gevoelige of juridische boodschap 18 Cameratoezicht 1 Bekijken camerabeelden toezicht (door 2 functionarissen) Procuratieregeling Woongoed Middelburg versie 1.2 9/12

10 BIJLAGE 2; Gedragsregels budgetoverschrijdingen De budgethouders zijn gebonden aan de door de het Bestuur en Raad van Commissarissen vastgestelde begroting, zowel aan de inkomenskant als aan de uitgavenkant. In de praktijk wordt afgeweken van de begroting. Het is de vraag hoe daar mee om te gaan, zodat een budgethouder enerzijds niet zijn of haar boekje te buiten gaat en anderzijds de verantwoordelijkheid kan nemen om te doen wat de situatie vereist. Uitgangspunt is dat de volgende gedragsregels worden gehanteerd; Extra uitgaven en/of minder inkomsten in de operationele kasstroom meldt de budgethouder in de eerstkomende managementrapportage. Het bestuur kan de budgethouder opdracht geven binnen de operationele kasstroom compensatie te vinden. (Voorziene) extra uitgaven bij projecten meldt de budgethouder in de eerstvolgende Managementteam vergadering. Het Bestuur stemt wel of niet in met de extra uitgaven. Wanneer het Bestuur niet instemt terwijl de verplichting al wel is aangegaan, zoekt de budgethouder naar compensatiemogelijkheden binnen het investeringsprogramma. De budgethouder streeft ernaar om extra uitgaven van meer dan 5% van de laatst vastgestelde projectbegroting bij projecten die niet onvermijdelijk zijn, aan te houden tot de eerstvolgende Managementteamvergadering. Bij twijfel overlegt de budgethouder met het Bestuur. Procuratieregeling Woongoed Middelburg versie /12

11 BIJLAGE 3; Matrix profielen en bevoegdheden betalingen Functie Profiel BNG 2e handtekening Muteren 1e handtekening Raadplegen Downloaden Applicatie beheer Limiet? Bestuur 2 Nee Tevreden Klant / Plaatsvervangend bestuurder 2 Nee Goede Woning 2 Nee Middelen 2 Nee P&O 6 Nee administartie crediteurenbeheer 5 N.v.t. financiële administratie 5 N.v.t. huuradministartie A + B 5 N.v.t. planning & control A + B 5 N.v.t. I&A en contractbeheer 1 N.v.t. Profiel BNG Omschrijving standaard profiel BNG 1 Raadplegen + applicatiebeheer 2 Raadplegen + handtekening 3 Raadplegen + downloaden 4 Raadplegen + muteren 5 Raadplegen + muteren + downloaden 6 Raadplegen + muteren + downloaden + handtekening Procuratieregeling Woongoed Middelburg versie /12

12 BIJLAGE 4; Handtekeningenlijst Voor intern gebruik, niet bestemd voor verstrekking aan derden. Procuratieregeling Woongoed Middelburg versie /12