ERA Contour B.V. 1e Stationsstraat 185 2712 HG Zoetermeer Postbus 62 2700 AB Zoetermeer Telefoon 079-31 70 170 Fax 079-31 65 800 info@eracontour.nl www.eracontour.nl Communicatieplan CO2 prestatieladder Auteur(s) R.S. Specken 13 september 2010 Definitief 1
2 Inhoud 1 Inleiding 3 1.1 Uitgangspunten 3 1.1.1 Eisen uit CO 2 --Prestatieladder 3 2 Communicatiedoelstellingen 4 3 Doelgroepen 5 3.1 Intern 5 3.2 Extern 5 4 Kernboodschappen 6 5 Communicatiemiddelen 7 5.1 Intern 7 5.1.1 Intranet 7 5.1.2 Huiskrant: 7 5.1.3 Medewerkersbijeenkomsten 7 5.1.4 Afdelingshoofdenoverleg 7 5.1.5 Afdelingsoverleg 7 5.1.6 Overleg Team Green 7 5.1.7 Forum 360 0 Duurzaam 7 5.1.8 E-mailadres duurzaam@eracontour.nl 7 5.2 Extern 8 5.2.1 Website 8 5.2.2 TBI Duurzaam jaarverslag 8 5.2.3 Folders, relatiekaarten etc. 8 5.2.4 Bijeenkomsten, gesprekken, presentaties 8 5.2.5 Persberichten 8 5.3 CO 2 -Prestatieladder communicatietabel 9 6 Taken en verantwoordelijkheden 10
3 1 Inleiding In dit communicatieplan wordt beschreven hoe ERA Contour intern en extern gaat communiceren over haar energiebeleid (onderdeel van het KAM- beleid), CO 2 -voetafdruk, reductiedoelstellingen en aanverwante zaken. Effectieve interne en externe communicatie is essentieel en verplicht voor een succesvolle implementatie van het energiemanagementprogramma alsmede van de CO 2 -uitstoot reducerende maatregelen. ERA Contour streeft naar het actief betrekken van haar medewerkers bij het milieuvraagstuk. Door effectieve en gerichte communicatie naar haar medewerkers wil ERA Contour bewustzijn creëren en haar medewerkers stimuleren om te participeren in het reduceren van de energiebehoefte. ERA Contour wil daartoe haar medewerkers stimuleren om met ideeën en voorstellen te komen om het energieverbruik verder te reduceren. Het kan hierbij zowel gaan om mogelijkheden voor persoonlijke bijdrages als optimalisaties binnen het bedrijf. 1.1 Uitgangspunten In deze paragraaf worden de achtergronden voor het communicatieplan beschreven. Dit plan geeft invulling aan de interne en extern communicatie voor de CO 2 -Prestatieladder en het energiemanagement en beleid van ERA Contour. 1.1.1 Eisen uit CO 2--Prestatieladder Vanuit de invalshoek transparantie worden eisen gesteld aan de interne en extern communicatie van ERA Contour in het kader van de CO 2 - Prestatieladder van ProRail. Met name vanaf niveau 3 is het extern communiceren een vereiste en nodig voor een doeltreffende werking van de CO 2 -Prestatieladder binnen de sector en daarbuiten. In het CO 2 - Prestatieladder handboek van ProRail wordt extern communiceren nader gespecificeerd. Onderdeel hiervan is het opstellen van een specifiek op CO 2 toegespitste website.
4 2 Communicatiedoelstellingen Specifiek voor het programma 360 0 duurzaam is het doel de organisatie te ondersteunen bij het behalen van de doelstelling: Binnen ERA Contour gaan wij tot 2013 46% beperken op CO 2 -uitstoot. Dit realiseren wij door een optimale afstemming tussen product, proces en organisatie. De bovenstaand doelstelling is aangepast nadat de voorgaande doelstelling van 15% CO 2 reductie in 2011 reeds behaald was. De communicatiedoelstellingen voor 2011, 2012 en 2013zijn: Minimaal één keer per jaar de in- en externe doelgroepen informeren over het energiebeleid, de reductiedoelstellingen en de CO 2- voetafdruk van ERA Contour. Minimaal twee keer per jaar de in- en externe doelgroepen informeren over de voortgang van de emissie-inventaris en reductiedoelstellingen. Zowel eigen medewerkers als die van derden actief betrekken bij en bewust maken van het belang van CO 2 -reductie en hen stimuleren zich maximaal in te zetten om het elektra- en brandstofverbruik waar mogelijk te reduceren en daarmee de genoemde reductiedoelstelling te halen.
5 3 Doelgroepen 3.1 Intern Staf: hoofden van afdelingen en andere eindverantwoordelijken (circa 30 personen). Hun rol is ook om hun medewerkers te informeren over CO 2 - reductie en bij te dragen aan gedragsverandering binnen het bedrijf. Overige medewerkers van ERA Contour 3.2 Extern Opdrachtgevers: ontwikkelaars, woningcorporaties, etc. Partners van ERA Contour: bedrijven waarmee ERA Contour langdurige samenwerkt volgens de principes van Co-creatie. Leveranciers en onderaannemers: levering van materiaal, materieel en diensten. Eindconsumenten: de bewoners van de woningen die ERA Contour realiseert. NGO s die actief zijn op het gebied van CO 2 -reductie. De initiator van de CO 2 prestatieladder, ProRail, alsmede de volgers van dit initiatief (o.a. Rijkswaterstaat en de Rijksgebouwendienst) Overheden die betrokken zijn bij CO 2 -reductie.
6 4 Kernboodschappen De kernboodschappen ten aanzien van CO2-reductie zijn: De energiedoelstellingen van ERA Contour staan verwoord in het Kwaliteit-, Arbo- en Milieubeleid (KAM) en worden intern en extern bekend gemaakt. De CO 2 -voetafdruk van ERA Contour in ton/ CO 2 (incl. toelichting op de cijfers) ERA Contour streeft naar een reductie van haar CO 2 -uitstoot (gerelateerd aan de omzet) van 46% in de periode 2011 tot 2013. De reductiemaatregelen van ERA Contour zijn verwerkt in het operationele plan 360 0 duurzaam 2012/ 2013. Alle medewerkers kunnen/iedereen kan door concrete maatregelen en gedragsverandering bijdragen aan CO 2 -reductie. ERA Contour neemt deel aan en initieert diverse initiatieven op het gebied van CO 2 -reductie.
7 5 Communicatiemiddelen 5.1 Intern 5.1.1 Intranet Op het Intranet is een speciaal deel ingericht om medewerkers (UTA en CAO) te informeren over ons beleid en de resultaten ten aanzien van CO 2 -reductie: Intranet/ KAM/ 360gradenduurzaam/ CO2prestatieladder. Tevens wordt er geregeld een nieuwsbericht op de homepage geplaatst. 5.1.2 Huiskrant: Dit personeelsblad gaat naar alle medewerkers en gepensioneerden van ERA Contour. Ook hierin zal regelmatig over dit onderwerp worden gecommuniceerd. 5.1.3 Medewerkersbijeenkomsten Belangrijke thema s op dit gebied komen indien daarvoor aanleiding is aan bod in centrale bijeenkomsten voor medewerkers. 5.1.4 Afdelingshoofdenoverleg Specifiek voor de afdelingshoofden wordt regelmatig een sessie gehouden. Hierin zal CO 2 -reductie soms een onderwerp zijn. 5.1.5 Afdelingsoverleg Afdelingen hebben regelmatig overleg. Hier kan aangeschoven worden om thema s toe te lichten. 5.1.6 Overleg Team Green Een vertegenwoordiging van het primair proces overlegt tweewekelijks over acties en besluiten aangaande 360 0 Duurzaam. Wanneer nodig wordt informatie teruggekoppeld naar de afdelingen. Team Green is verantwoordelijk voor het uitvoeren van het OP 360 0 Duurzaam. 5.1.7 Forum 360 0 Duurzaam Hier kunnen we ideeën en meningen uitwisselen over allerlei aan het werk gerelateerde thema s zoals Duurzaamheid. Elke categorie heeft een beheerder, die de rubriek up to date houdt. Iedereen kan binnen een rubriek nieuwe onderwerpen starten of deelnemen aan bestaande discussies. 5.1.8 E-mailadres duurzaam@eracontour.nl ERA Contour hecht grote waarde aan de individuele bijdrage door medewerkers of relaties en wil de inbreng van initiatieven stimuleren en waar mogelijk steunen. Daarom is een e-mailadres aangemaakt waar medewerkers ideeën naar kunnen sturen.
8 5.2 Extern 5.2.1 Website De website van ERA Contour is zowel intern als extern toegankelijk en daarom uitermate geschikt om het beleid van ERA Contour op het onderwerp milieu uit te dragen. ERA Contour zal heeft speciaal voor het onderwerp milieu (waarvan onder meer de CO 2 -Prestatieladder onderdeel is) een deel van haar website ingericht. De website is altijd te raadplegen en kan daarom goed dienen als communicatiemiddel. De website kan zowel statische als dynamische informatie bevatten. Dit instrument is een massamediaal communicatiemiddel. 5.2.2 TBI Duurzaam jaarverslag Dit verslag bevat uitgebreide verantwoordingsinformatie over de duurzaamheidsprestaties van alle TBI-bedrijven op sociaal, milieu- en economisch gebied. TBI rapporteert in dit verslag over onze duurzaamheidsprestaties, als onderdeel van de strategie voor duurzaam ondernemen. 5.2.3 Folders, relatiekaarten etc. ERA Contour maakt enkele keren per jaar relatiekaarten die naar ruim 2000 zakelijke relaties worden gestuurd. Verder ontwikkelt zij af en toe folders en boekjes over specifieke onderwerpen. Ook het thema CO 2 -reductie kan in deze uitingen een keer aan bod komen. Het overkoepelende speerpunt (360 0 Duurzaam) wordt altijd genoemd. 5.2.4 Bijeenkomsten, gesprekken, presentaties Directie- en stafleden houden regelmatig presentaties bij opdrachtgevers, netwerkbijeenkomsten etc. Hierin is dit onderwerp opgenomen. 5.2.5 Persberichten Door middel van de media kan een breed publiek waaronder diverse commerciële en maatschappelijke organisaties worden bereikt. Bij belangrijke mijlpalen wordt van dit medium gebruik gemaakt.
9 5.3 CO 2 -Prestatieladder communicatietabel In de onderstaande tabel is te zien welke boodschap met welk communicatiemiddel intern of extern gecommuniceerd zal worden. Milieubeleid CO 2 voetafdruk Communicatie Intern Reductiedoelstellingen en maatregelen Eigen bijdrage medewerkers Deelname initiatieven Intranet X X X X X Huiskrant X X X X X Medewerkersbijeenkomsten X X X X Afdelingshoofdenoverleg X X X X Afdelingsoverleg X X X X X Overleg Team Green X X X X X Forum 360 0 Duurzaam E-mailadres duurzaam Communicatie Extern Website X X X X X TBI Duurzaam Jaarverslag Invullen naargelang behoefte: X X X Folders, relatiekaarten, etc Bijeenkomsten, gesprekken en presentaties Persberichten
10 6 Taken en verantwoordelijkheden De directie van ERA Contour is eindverantwoordelijk voor de communicatie zoals omschreven in dit communicatieplan. De communicatieadviseur verzorgt jaarlijks de interne en externe communicatie over het energiebeleid, het milieumanagement en de reductiedoelstellingen van ERA Contour. Dit gebeurt in samenwerking met andere betrokken afdelingen. De afdeling KAM en Team Green zorgen ervoor dat de communicatieadviseur alle relevante informatie ontvangt.