In deze epaper neem ik je mee door de meeste vragen, die tijdens mijn trainingen Authentiek presenteren met Speaking Circles zijn gesteld. Achtereenvolgens komen de volgende vragen aan bod: Wat is de beste voorbereiding? Zijn er andere voorbereidingen nodig? Wat voor apparatuur heb ik nodig en hoe gebruik ik die het best? Heb ik wat aan een spreekgestoelte? Wanneer heb ik een microfoon nodig? Hoe hou ik contact met een grote zaal met veel mensen? Er wordt wel gezegd dat ik t beste over de hoofden van het publiek heen kan kijken. Hoe zit dat? Hoe krijg ik een drukke zaal stil? Wat doe ik met hinderlijk publiek? Wat doe ik met vragen of opmerkingen uit het publiek? Wat nu als ik de draad van mijn verhaal kwijt ben? Wat doe ik met mijn handen en armen? Moet ik bewegen of stil blijven staan? - - - Wat is de beste voorbereiding? Natuurlijk is enige voorbereiding handig, maar anders dan veelal gedacht wordt. Ga een toespraak vooral niet vooraf uítschrijven. Als je dat wel doet, wat ga je dan met die uitgeschreven toespraak doen? Enerzijds kun je hem voorlezen, maar dat is absoluut niet spontaan en je komt vaak kunstmatig over omdat je door het voorlezen vrijwel geen verbinding met je publiek hebt. Want je spreekt vanaf papier en niet vanuit je hart. Anderzijds zou je de uitgeschreven toespraak uit je hoofd kunnen leren. Dat is eveneens niet erg spontaan en er zitten nadelen aan. Sommige mensen die hun tekst ingestudeerd hebben, raken de kluts kwijt als ze iets vergeten of onderbroken worden. Als je de draad van je verhaal kwijt bent, loop je het risico deze niet meer terug te vinden. Bovendien kun je niet gemakkelijk inspelen op vragen of opmerkingen uit het publiek. De voorbereiding op de wijze van Speaking Circles ziet er heel anders uit. ACCL, Stef de Beurs 1
Ga na wat je al weet over het onderwerp van je toespraak en noteer wat steekwoorden over wat je ter sprake wilt brengen. Verdiep je in de onderwerpen waarover je meer informatie nodig hebt. Van de andere kant is als van je verwacht wordt dat je een toespraak gaat houden, de kans groot dat je al voldoende over het onderwerp weet of de insteek erop. Anders zou je waarschijnlijke niet benaderd zijn voor het houden van een toespraak. De inhoud hoeft er alleen maar op het juiste moment uit te komen. Als je onderwerp bijvoorbeeld bestaat uit zeven items, schrijf dan zeven steekwoorden op een kaartje. Laat in de weken of dagen voorafgaand aan je toespraak nu en dan je gedachten over die items gaan en wat je er allemaal over zou kunnen vertellen. Denk verder eens na over het soort publiek waar je voor komt te staan. Zijn het mededeskundigen ten aanzien van het onderwerp of leken. Zorg dat je een klok, stopwatch of MotivAider (Zie www.motivaider.nl) hebt, zodat je weet wanneer je je toespraak moet afronden. Ga na hoeveel tijd er voor je toespraak beschikbaar is. Heb je twintig minuten beschikbaar en ben je na vijftien minuten klaar, dan is dat prima. Je hoeft niet álle beschikbare tijd te vullen. Als je al ervaring hebt opgedaan met Speaking Circles, dan kun je ervan uitgaan dat je voldoende zelfvertrouwen hebt om je toespraak in het moment zelf te laten ontstaan. Zijn er andere voorbereidingen nodig? Het is erg prettig om vooraf te weten hoe de zaal eruit ziet. Wat zijn de mogelijkheden van een geluidsinstallatie? Is er een microfoon met of zonder draad? Kun je de microfoon meenemen terwijl je voor het publiek beweegt? Allemaal zaken die je vooraf even kunt nagaan. Als alle voorbereidingen praktisch onhaalbaar en de omstandigheden niet optimaal blijken te zijn, dan kun je altijd nog jezelf zijn, zoals Maurits, IT-manager, na één workshop schrijft: Zoals vorige week besproken had ik gisteren de presentatie waar ik tegenop zag. Hoe ik me gisterochtend ook probeerde te ontspannen, echt rustig was ik niet. Ik zou tijdens de presentatie van mijn nieuwe manager een klein stuk (Vijf slides) voor mijn rekening nemen. Die presentatie ging eigenlijk niet zozeer om de inhoud maar om mijzelf te presenteren. Het gebeuren speelde zich af in het Krasnapolsky hotel in een zaal die erg diep was. Omdat er tussen de rijen met stoelen ook nog tafels stonden en de verlichting slecht was, kon je vanaf de derde rij de spreker al niet meer zien. Ik zou geen loopmicrofoon krijgen maar de microfoon achter het spreekgestoelte moeten gebruiken op een plaats waar net geen spot op gericht was... ACCL, Stef de Beurs 2
Even voordat ik aan de beurt kwam, kreeg ik een signaal om op te komen, wel lekker want toen kon ik even rustig de zaal inkijken voordat ik aan het woord was. Op dat moment was ik rustig en had ik er zin in. Toen ik begon, sprak ik uit wat ik voelde, namelijk dat ik mij altijd al had afgevraagd hoe het zou voelen direct na A. (Mijn nieuwe manager en een buitengewoon goede spreker) een presentatie te moeten geven: ik had contact met de zaal. Vervolgens probeerde ik vanachter het spreekgestoelte oogcontact te maken, wat onmogelijk was want 'niemand' kon mij zien. De eerste minuut liep het voor mijn gevoel dan ook niet helemaal lekker; daarna kwam ik goed op gang en kon ik op een plezierige wijze afsluiten. Na afloop kwamen een aantal mensen naar mij toe en lieten me weten dat ik het goed gedaan had en dat hierna alle andere toespraken ( This is really a tough audiance') alleen maar konden meevallen. Mijn baas was happy en ik werd weer rustig...laten we het er maar op houden dat de 'gezonde' spanning eraf was. Wel heb ik een aantal mensen zien presenteren die het zó natuurlijk deden dat ik zelf eigenlijk óók nog een paar stappen vooruit wil maken. Wat voor apparatuur heb ik nodig en hoe gebruik ik die het best? Bij veel lezingen is het gebruikelijk dat je middenin de zaal een scherm aantreft waarop via een beamer een en ander wordt vertoond tijdens de lezing. Dat betekent dat de apparatuur in het middelpunt van de belangstelling staat in plaats van de persoon die de presentatie geeft. In het ergste geval gaat de presentator aan de zijkant staan en leest voor wat er op het scherm verschijnt. Ook bij trainers zien we dit soms gebeuren! Jammer voor het publiek, want er is geen enkele verbinding met de spreker. Hinderlijk voor de spreker, want als het publiek naar het scherm kijkt, ben je zelf ook uit de verbinding met je publiek en dat kan je een ongemakkelijk gevoel geven met alle gevolgen vandien. Bovendien leest het publiek het scherm sneller dan de presentator het kan voorlezen. Mensen kunnen niet zo heel veel dingen tegelijk, dus als ze op het scherm aan het lezen zijn, dan is de kans des te groter dat ze niet meer horen wat jij te zeggen hebt. Het is beter om een en ander om te keren. Jij als spreker staat in het middelpunt van de belangstelling en als je persé apparatuur nodig hebt, zet die dan aan de zijkant en reduceer het aantal beelden tot een absoluut minimum, tot het hóógst noodzakelijke. Zet het scherm uit als je het een tijdje niet nodig hebt. Laat als het even kan iemand anders op jouw commando de apparatuur bedienen. Als het geven van een diapresentatie het hóófddoel van de avond is, dan zijn de apparatuur en het scherm het hoofddoel en is je tekst alleen maar begeleidend of ondersteunend. ACCL, Stef de Beurs 3
Een ervaring van Louise met plaatjes op een scherm: Afgelopen dinsdag heb ik een presentatie gehouden over X. Ik had weinig tekst en veel plaatjes gebruikt op de sheets. Na afloop kreeg ik complimenten dat ik het publiek aankeek (Men zag dit weinig andere mensen doen), dat de verhaallijn duidelijk was en dat ik wat heen en weer gelopen had. Door dit alles was ik dynamisch overgekomen, ondanks de hoeveelheid plaatjes. Ik had veel plezier tijdens het presenteren, ondanks mijn trillende knieën. Als je een zogenaamde flip-over gebruikt, beperk dan de tijd dat je erop schrijft. Je hebt tijdens het schrijven namelijk geen verbinding met je publiek. PowerPoint is soms onvermijdelijk, maar vroeg of laat komt het op jezelf aan, zoals Winkie schrijft: Ik zou je nog mailen hoe mijn presentatie verlopen is. Nou, het ging goed. Ik had natuurlijk wel die powerpoint-presentatie, en dat hielp. Maar na mijn praatje kwamen er onverwacht veel vragen en die kon ik ontspannen beantwoorden. Voor alle apparatuur geldt dat het beter is de apparatuur achterwege te laten als ze geen adequate functie vervult. Want hoe minder apparatuur je gebruikt, hoe beter je toespraak overkomt. Als de apparatuur dient als afleiding van jezelf, zorg dan dat je zelf graag in het middelpunt van de belangstelling staat en laat het niet aan de apparatuur over. Wanneer je niet om beelden en apparatuur heen kunt, zorg er dan voor dat je alle benodigde apparatuur ruim op tijd in de zaal hebt getest. Zo kom je tijdens je presentatie niet voor vervelende verrassingen te staan. Het komt voor dat een lezing opgeschort moet worden en zelfs afgebroken omdat de apparatuur problemen geeft. Als je dan tóch apparatuur gebruikt (Soms ontkom je er natuurlijk niet aan), zorg dan dat je ook altijd zonder apparatuur verder kunt, voor het geval er onverhoopt iets mis gaat. Laat het niet zover komen dat je je als presentator dermate aan de apparatuur opgehangen hebt, dat je zonder de beelden en apparatuur niet verder kunt. Heb ik wat aan een spreekgestoelte? Een spreekgestoelte houdt je vast aan één plaats, is statisch en verbergt een stuk van jezelf. Hetzelfde kan gezegd worden van een tafel, die, meer nog dan een spreekgestoelte, je bewegingsmogelijkheden verder inperkt. Blijf gewoon staan voor je publiek, waarmee je non-verbaal al aangeeft dat je stáát voor je verhaal. ACCL, Stef de Beurs 4
Wanneer heb ik een microfoon nodig? Wanneer je luider moet spreken dan je eigen, natuurlijke stemvolume, gebruik dan een microfoon. Luider spreken dan je natuurlijke stemvolume kan al snel schreeuwerig overkomen en bovendien haalt dat je af van jezelf zijn. Want daar hoort ook je eigen stemvolume bij. De eerste keuze is uiteraard een draadloze, zogenaamde dasspeldmicrofoon. Je hoeft dan niets vast te houden, dus je hebt je handen vrij. Bovendien ben je vrij in al je overige bewegingen. Een goed alternatief is een draadloze handmicrofoon. Je offert er één hand aan op maar je kunt je nog altijd vrij verplaatsen door de zaal. Dezelfde handmicrofoon, maar nu mét draad, is iets beperkter en je moet opletten niet over de draad te struikelen. De minst aantrekkelijke optie is een vaste opstelling van de microfoon op een statief, of nog erger, aan een spreekgestoelte. Hoe hou ik contact met een grote zaal met veel mensen? Je hebt al gelezen of ervaren dat Speaking Circles over de verbinding met je publiek gaat die je onder andere verwezenlijkt door in de ogen van je publiek te kijken, steeds van één persoon tegelijk. Met een grote zaal vol mensen kun je dat niet met iederéén doen. Ook de afstand tot je publiek kan een probleem zijn. Je kunt in die gevallen volstaan met een beperkt aantal mensen uit het publiek. En uiteraard werp je af en toe een blik naar achterin de zaal, waar zich óók mensen bevinden die je aankijken, ook al kun jij dat niet zien. Het zal je gaan opvallen dat er altijd mensen in de zaal zitten die met hun ogen (en hele houding) meer dan gemiddeld beschikbaar voor je zijn. Dat zijn de ogen waar je als vanzelf naartoe getrokken wordt. De mensen die eromheen zitten merken dat ook en zullen wellicht daardoor ook meer betrokken raken. Er wordt wel gezegd dat ik t beste over de hoofden van het publiek heen kan kijken. Hoe zit dat? Wanneer je over de hoofden van je publiek heen kijkt, kun je nauwelijks verbinding ervaren mét je publiek. Je loopt dan ook veel eerder het risico dat je gedachten met je op de loop gaan of dat je zenuwachtig wordt. En natuurlijk mist het publiek ook die nodige verbinding, zodat mensen eerder afhaken. Regelmatig heb ik deze vraag getest door een cursist te vragen dit verschil te ervaren. Telkens werd dan de cursist nerveuzer bij over de hoofden heen kijken en rustiger bij oogcontact. Hoe krijg ik een drukke zaal stil? Als je wilt aansluiten bij je publiek, begin je met luisteren. Het krijgen van aandacht van je publiek begint aldus met het geven van aandacht áán dat publiek. Daarmee kun je gewoon meteen beginnen en in stilte die mensen in de ogen te kijken die daar vanaf het begin al beschikbaar voor zijn. Neem daar gerust de tijd ACCL, Stef de Beurs 5
voor. De stilte zal zich door de zaal verspreiden, ook al omdat je iets doet wat behoorlijk afwijkt van het gangbare. Begin vervolgens niet meteen met de kern van je betoog, maar vertel bijvoorbeeld eerst iets persoonlijks. Stel de mensen in de gelegenheid aan je te wennen, zodat ze hun aandacht kunnen richten, de tijd dus krijgen om aan te komen, om bij je te zijn. Wat doe ik met hinderlijk publiek? Vraag je allereerst af of je waarneming wel correct is of ingekleurd wordt door iets wat in jezelf op dat moment speelt. Wellicht heb je last van een projectie. Wanneer je ziet dat mensen naar buiten kijken of op een andere manier geen aandacht voor je hebben, kun je ze niet in de ogen kijken. Aan die mensen ga je dus voorbij. Zij zullen echter wel iets merken van de verbinding die ontstaat tussen jou en de mensen die wél beschikbaar zijn voor de aandacht die je ze geeft. Na verloop van tijd komen op die manier steeds meer mensen beschikbaar voor jouw ogen. Ook mensen die met een portable computer bezig zijn, staan niet ter beschikking van je ogen en ook aan hen kun je voorbijgaan. Mensen die mobiel zitten te bellen en dus geluid maken, zijn hinderlijk voor de andere toehoorders én voor jou. Hen zou ik simpelweg vragen daarmee te stoppen. Als ze daartoe niet bereid zijn, dan kun je ze nog altijd vragen hun gesprek buiten de zaal voort te zetten. Je kunt je ook tot het publiek richten met de mededeling dat je even wacht tot men klaar is met bellen. Wat doe ik met vragen of opmerkingen uit het publiek? Wanneer je tussen je lezing door juist géén vragen of opmerkingen wilt, vraag het publiek dan vooraf of ze hun vragen willen opsparen tot je ze daar alle gelegenheid voor geeft. Ruim daar dan ook voldoende tijd voor in. Anderzijds kan het je verhaal levendig maken als het publiek tussendoor wél vragen mag stellen. Het geheel wordt dan meer interactief. Wel loop je dan het risico van discussie. Ook wordt het dan mogelijk dat één persoon álles ter discussie stelt en daarmee te ver doorgaat. Dat is erg hinderlijk voor de andere mensen en natuurlijk geen reclame voor jezelf. Het is mij (uiteraard) overkomen en ik heb er veel van geleerd. Met voldoende zelfvertrouwen zul je met discussievraagstukken op een goede manier kunnen omgaan. Wat nu als ik tóch de draad van mijn verhaal kwijt ben? Zoiets kan gebeuren na het beantwoorden van een vraag uit het publiek. Ga dan weer even terug naar de stilte, kijk in de ogen van je publiek, één persoon tegelijk. Neem er even de tijd voor om het onderwerp weer bij je naar boven te laten ACCL, Stef de Beurs 6
komen. Lukt dat niet, dan kun je gerust aan je publiek vragen waar je gebleven bent. Er is altijd wel iemand die je daarbij kan helpen. Wat doe ik met mijn handen en armen? Alles wat je ermee doet, zegt feitelijk iets. Dus als je er niets mee doet, is het neutraal. Doe je je armen over elkaar, dan lijkt het of je je afsluit. Houd je ze op je rug dan kom je wellicht belerend over. Wat je er ook mee doet, in de workshop wordt je niet verteld wat je ermee moet doen. Al doende zul je zelf ervaren wat voor jou het prettigst is, wat het beste bij je past en wat bijdraagt aan jezelf zijn. In het algemeen geldt dat: als je je armen gewoon langs je lichaam laat hangen, je armen en handen dan altijd direct beschikbaar zijn als je ze nodig hebt. De kans is heel groot dat je je armen en handen vervolgens als vanzelf gaat gebruiken. Iets dat veel mensen bijvoorbeeld doen om hun verhaal kracht bij te zetten. Moet ik bewegen of stil blijven staan? Ook hier kun je je de vraag stellen wat aan jezelf zijn bijdraagt, stil staan of bewegen. Als er voldoende ruimte is, kun je natuurlijk bewegen. Belangrijk daarbij is, dat je in de ogen van je publiek kunt blijven kijken terwijl je beweegt. - - - ACCL, Stef de Beurs 7