BASISCURSUS LOONADMINISTRATIE Jaargang 2004, Revisie 1 Disclamer: Er kunnen geen rechten worden ontleend aan de inhoud van dit document.
Inhoudsopgave 1. Inleiding...2 2. Wetgeving...3 2.1. Werkloosheidswetgeving (Cessantia)...3 2.2. Loonbelastingwetgeving (LB)...3 2.3. Ziekte Verzekering (ZV)...3 2.4. Ongevallen Verzekering (OV)...3 2.5. Algemene Ouderdoms Verzekering (AOV)...4 2.6. Algemene Weduwen en Wezenverzekering (AWW)...4 2.7. Landsverordening Algemene Bijzondere Ziektekosten (AVBZ)...4 3. Werkzaamheden bij indiensttreding...5 3.1. Arbeidsregister...5 3.2. Werkboek...5 3.3. Loonbelastingverklaring...5 3.4. Loonstaat...5 4. Werkzaamheden aan het begin van ieder jaar...6 4.1. Loonbelastingverklaring...6 4.2. Loonstaten...6 5. Werkzaamheden per loontijdvak...8 5.1. Bepalen van de loonbelasting, premies en het netto loon...8 5.2. Bepalen van de SVB-premies...10 5.3. Bepalen van bijzondere belasting...10 5.4. Uitbetalen lonen...11 5.5. Aangifte en afdracht loonbelast en premies...11 6. Werkzaamheden aan het eind van ieder jaar...12 6.1. Loonbelastingkaarten...12 6.2. Verzamelloonstaat...12 6.3. Personeelsopgave voor de Dienst Arbeidszorg...12 6.4. Artikel 45 kaarten...12 6.5. Aansluiting financiële administratie...12 Bijlage 1: Loonbelastingverklaring...13 Bijlage 2: Loonstaat...14 Bijlage 3: Aangifteformulier Inspectie...15 Bijlage 4: Aangifteformulier SVB...16 Bijlage 5: Loonbelastingkaart...17 Bijlage 6: Verzamelloonstaat...18 Bijlage 7: Personeelsopgave Dienst Arbeidszorg...19 Bijlage 8: Artikel 45 kaart...20 Pagina 1
1. Inleiding Alle ondernemers die werknemers in dienst hebben zijn inhoudingsplichtig. Als iemand in uw onderneming werkt en hij ontvangt daarvoor loon moet u loonbelasting en premies inhouden en afdragen en een loonadministratie bijhouden. Het maakt niet uit of de werknemer in vaste dienst is of niet. Ook bij een losse hulpkracht, vakantiewerker, of zaterdaghulp moet u de loonbelasting- en premieregels toepassen. In de volgende hoofdstukken worden de te ondernemen procedures behandeld voor de inhouding en afdracht van de loonbelasting en premies. Dit houdt onder ander in: Aan het begin van het jaar: Uitreiken van loonbelastingverklaring aan de werknemer Een loonstaat voor elk werknemer aanleggen Maandelijks: Bij iedere loonbetaling de loonbelasting en premies in houden Bijwerken van de loonstaten Uiterlijk voor de 16 e van elk maand moeten de aangifteformulier van de voorafgaande maand, bij de Ontvanger der Belastingen en SVB worden ingediend onder gelijktijdige betaling van de ingehouden loonbelastingen en premies. Aan het eind van het jaar: De loonstaten dienen na afloop van het jaar te worden getotaliseerd De loonbelastingkaarten dienen te worden ingevuld aan de hand van gegevens van de loonstaten De Art. 45 kaarten moeten worden ingevuld aan de hand van gegevens uit de administratie, waarbij met name de naam, het adres en het identiteitsnummer van degene aan wie de werkgever heeft uitbetaald. Invullen van de verzamelloonstaten aan de hand van de loonstaten De verzamelloonstaten, loonbelastingkaarten en Art. 45 kaarten moeten ingeleverd worden bij de Belastingdienst. Alle benodigde formulieren worden door de belastingdienst en de SVB naar u toegestuurd. Het is dan aan te raden om altijd een kopie van alle formulieren achter te houden. Pagina 2
2. Wetgeving Als je personeel in dienst hebt moet je nogal wat regelen. Je moet loon betalen en wordt verplicht om loonbelasting en premies AOV/AWW, AVBZ en SVB in te houden en af te dragen. Daarvoor moet je een goede loonadministratie opzetten. Alhoewel loonadministratie gemakkelijker is dan de financiële administratie, had men in het verleden de tendens om de loonadministratie uit te besteden. Met de recente komst van goede, betaalbare en eenvoudige te bedienen software is dit niet langer nodig. Deze handleiding geeft de hoofdlijnen van wat voor u als inhoudingsplichtige van belang is voor de heffing van Loonbelasting, Premies AOV/AWW/AVBZ en premies SVB. Deze basiscursus bevat niet alle regelingen en richtlijnen die er bestaan op het gebied van loonadministratie. Wel biedt het voldoende mogelijkheden voor elke ondernemer om een correctie loonadministratie te voeren. Zonodig dient de gebruiker zich te laten adviseren door een accountant, belastingadviseur, op het internet via het forum www.loonbelasting.net, of bij de belastingdienst en SVB. 2.1. Werkloosheidswetgeving (Cessantia) Een voorziening als een werkloosheidswet voor werknemers die buiten hun schuld om werkloos worden, kent de Antillen niet. Wel zijn werkgevers jaarlijks verplicht een bij wet vastgesteld bedrag per werknemer te storten in het 'cessantia-fonds' van de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Werknemers die buiten hun schuld om ontslagen worden kunnen in bepaalde gevallen in aanmerking komen voor een uitkering uit dit fonds. Jaarlijks krijgt u een aangifteformulier toegestuurd door de SVB waarop u met aangeven hoeveel werknemers u in dienst heeft. Dit aantal, vermenigvuldigd met fl. 40 is de af te dragen premie. 2.2. Loonbelastingwetgeving (LB) De verschuldigde loonbelasting wordt bepaald aan de hand van loonbelasting tabellen. Door gebruik te maken van deze tabellen kan op de verschuldigde loonbelasting worden bepaald. 2.3. Ziekte Verzekering (ZV) Tot een bepaalde loongrens (fl. 46,113.60 per jaar) zijn werknemers verplicht verzekerd bij de SVB tegen ziektekosten en de financiële gevolgen van arbeidsongeschiktheid. De werkgever betaalt 8.3% en de werknemer 2.1 % van het bruto (SVB-) loon aan de premie ziekteverzekering. In veel gevallen is ook de familie van de werknemer meeverzekerd tegen ziektekosten. 2.4. Ongevallen Verzekering (OV) Een bedrijfsongeval is een ongeval tijdens de uitvoering of in verband met de uitvoering van het werk dat leidt tot arbeidsongeschiktheid of tot medische verzorging. Elke werknemer, ongeacht de hoogte van het loon, moet tegen bedrijfsongevallen verzekerd worden bij de SVB. De premie wordt geheel door de werkgever betaald. De hoogte hangt af van de risicogevoeligheid van de baan en schommelt tussen 0.5% en 5% van ten hoogste Naf. 46,113.60 per jaar. Pagina 3
2.5. Algemene Ouderdoms Verzekering (AOV) Verzekerd ingevolge de AOV/AWW is diegene die in leeftijd tussen 15 jaar en 60 jaar is. De premie bedraagt 10% van het inkomen, met een maximale premie per jaar van Fl. 4,611.36. De werknemer betaalt 4.5% en de werkgever 5.5%. Bij het bereiken van de leeftijd van 60 jaar stopt de premieplicht en ontvangt de werknemer een AOV-pensioen. 2.6. Algemene Weduwen en Wezenverzekering (AWW) Verzekerd ingevolge de AWW is diegene die in leeftijd tussen de 15 jaar en 60 jaar is. De premie bedraagt 1% van het inkomen, met een maximale premie per jaar van Fl. 461.14. De werknemer betaalt 0.5% en de werkgever 0.5%. Bij het bereiken van de leeftijd van 60 jaar stopt de premieplicht. Bij overlijden ontvangen de weduwe en eventueel minderjarige kinderen een AWW-pensioen. 2.7. Landsverordening Algemene Bijzondere Ziektekosten (AVBZ) Verzekerd ingevolge de AVBZ is degene die 15 jaar of ouder is. De premie bedraagt 2% van het inkomen. De werknemer betaalt 1.5% en de werkgever 0.5%. De premieplicht eindigt niet bij het bereiken van de 60 jarige leeftijd. Pagina 4
3. Werkzaamheden bij indiensttreding 3.1. Arbeidsregister Ieder werkgever dient een register bij te houden van alle werknemers die in vaste dienst bij hen zijn. Dit register is in de vorm van een boek die je bij de Dienst voor Arbeidszorg ontvangt. 3.2. Werkboek In het werkboek moet de werkgever informatie over zijn bedrijf invullen. Naast de Arbeidsregister dient de werkgever ook alle werkboeken van de werknemers in bezit te houden en goed bewaren. 3.3. Loonbelastingverklaring Zie: 4.1 3.4. Loonstaat Zie: 4.2 Pagina 5
4. Werkzaamheden aan het begin van ieder jaar 4.1. Loonbelastingverklaring De loonbelastingverklaring dient waarheidsgetrouw te worden ingevuld door de werknemer. Met behulp van dit formulier kan de werkgever de in te houden en af te dragen loonbelasting en premies correct bepalen. De werknemer dient een loonverklaring in te vullen: Bij het aangaan van een dienstverband Aan het begin van elk nieuw kalenderjaar Als er tussentijdse veranderingen zich hebben voorgedaan in de gegevens van de werknemer 4.2. Loonstaten De loonstaat vormt de basis voor het berekenen van de in te houden belasting en premies. De werkgever dient een loonstaat aan te leggen voor elk werknemer. Een deel van de gegevens van de loonstaat worden overgenomen van de loonbelastingverklaring die de werknemer heeft ingevuld. De volgende gegevens op de loonstaat moet u invullen: Loonstaat nummer Werknemernummer Achternaam, voornaam, adres en identiteitsnummer Persoonsinformatie van de werknemer Informatie van de kinderen Voornamen, Achternaam, Geboortedatum, Adres, Opleiding van studerende kinderen, Categorie en Bedrag. In bepaalde gevallen komt een werknemer die kinderen onderhoud in aanmerking voor een belastingvoordeel. Er bestaan 4 categorieën voor kindertoeslag, namelijk: Categorie I (fl. 419) Een kind van 16 tot en met 26 jaar die op een andere eiland van de Nederlandse Antillen of in het buitenland verblijft om een MBO-, HBO-, universitaire of daarmee vergelijkbare opleiding te volgen, of een opleiding die niet aanwezig is op het eiland waar de belastingplichtige woont. Categorie II (fl. 210) Een kind van 16 tot en met 26 jaar die op het eiland verblijft waar de belastingplichtige woont en die een MBO-, HBO-, universitaire of daarmee vergelijkbare opleiding te volgt. Categorie III (fl. 52) Een kind van 16 tot en met 26 jaar die tot het huishouden van de belastingplichtige behoort en die zijn tijd grotendeels besteedt aan onderwijs of beroepsopleiding anders dan die bedoelt in categorieën I en II. Pagina 6
Categorie IV (fl. 42) Een kind jonger dan 16 jaar dat tot het huishouden van de belastingplichtige behoort. Alleenverdienertoeslag Als je gehuwd bent en de huwelijkspartner heeft over het hele kalenderjaar geen inkomsten, dan heeft de werknemer recht op een alleenverdienertoeslag van fl. 786 per jaar. Ouderentoeslag Ieder werknemer die bij aanvang van het kalenderjaar de leeftijd van 60 jaar heeft bereikt, heeft recht op fl. 314 per jaar aan ouderentoeslag. Indien de werknemer gehuwd is en de huwelijkspartner heeft over het hele kalenderjaar geen inkomsten heeft dan heeft de werknemer recht op fl. 524 per jaar als ouderentoeslag Als de kindertoeslag, alleenverdienertoeslag en ouderentoeslag zijn ingevuld wordt het totale bedrag vermenigvuldigd met 1,3 (30% Eilandelijke opcenten Curaçao en St. Maarten) of 1,2 (20% Eilandelijke opcenten Bonaire, St. Eustatius, Saba) en daarna gedeeld door het aantal loontijdvakken (12 maanden, 26 quincena, of 52 weken). Het aldus verkregen bedrag mag per loontijdvak worden afgetrokken van de verschuldigde belasting volgens de loonbelastingtabellen. Pagina 7
5. Werkzaamheden per loontijdvak 5.1. Bepalen van de loonbelasting, premies en het netto loon De loonstaat dient om de gegevens die voor de loonbelasting en premies AOV/AWW/AVBZ van belang zijn te berekenen en vast te leggen. Op de loonstaat wordt (nog) geen rekening gehouden met de in te houden en af te dragen SVB ZV/OV premies. LOONTIJDVAK De maand, quincena, of week waarop de berekening plaats vindt. LOON IN GELD (Kolom 1) Loon is al hetgeen dat de werknemer ontvangt uit zijn arbeidsverhouding. Hierbij gaat het om arbeidsloon, salaris, provisie, gevarengeld, overwerkloon, tantième, gratificaties, fooien, cessantia en alles wat verder onder welke naam ook in geld wordt genoten. LOON IN NATURA (Kolom 2) Natura beloningen worden gewardeerd op de geldswaarde. Voorbeelden hiervan zijn: dienstwoning, telefoon, elektra en water, auto van de zaak, verstrekte lunches en avondmaaltijd. Richtlijnen voor loon in natura zijn: Ontbijt per dag Naf. 2,50 Lunch per dag Naf. 2,50 Avondmaaltijd per dag Naf. 5,00 Vije inwoning per maand Naf. 300,00 Prive gebruik van de auto 15% per jaar van de nieuwwaarde Vrij wonen De huurwaarde in het economische verkeer TOTAAL LOON (Kolom 3) Optellen van kolom 1 (loon in geld) en kolom 2 (loon in natura) VERWERVINGSKOSTEN (Kolom 4) Als verwervingskosten mag voor iedere werknemer fl. 500 per jaar worden afgetrokken. PENSIOENFONDS Werknemersdeel (Kolom 5) Als de werknemer een pensioenfondsregeling heeft via de werkgever dan komt het deel dat de werknemer moet betalen in deze kolom. PREMIE-ZOG S.F./V.F. (Kolom 6) Niet meer van toepassing BESCHIKKING LOONBELASTING VERMINDERING (Kolom 7) Dit is een aftrekpost voor de werknemer als deze persoonlijke lasten heeft (bijvoorbeeld hypotheek rente). Vermindering moet de werknemer aanvragen middels het daarvoor beschikbare formulier bij de belastingdienst. De inspecteur bericht u over de eventueel toegekende vermindering. Pagina 8
GRONDSLAG AOV/AWW/AVBZ (Kolom 8) Kolommen 4, 5, 6, 7 aftrekken van kolom 3 Over dit bedrag worden de volgende premies berekend. WERKNEMERSDEEL AOV/AWW (Kolom 9) 5% van kolom 8, met een maximum van fl. 2305.68 per jaar WERKNEMERSDEEL AVBZ (Kolom 10) 1½ % van kolom 8 PREMIE AOV/AWW af te dragen aan de Ontvanger (Kolom 11) 11% van kolom 8, met een maximum van fl. 5072.50 per jaar PREMIE AVBZ af te dragen aan de Ontvanger (Kolom 12) 2% van kolom 8 GRONDSLAG VAN DE LOONBELASING (Kolom 13) Aftrekken van kolom 9 van kolom 8 Over dit bedrag wordt de belasting geheven. LOONBELASTING volgens de tabellen (Kolom 14) De verschuldigde loonbelasting wordt bepaald aan de hand van loonbelastingtabellen welke voor dat loontijdvak gelden. Zo zijn er o.a. maandtabellen voor maandloners, quincenatabellen voor quinsenaloners en weektabellen voor weekloners. De grondslag voor de loonbelasting moet de werkgever in de juiste loonbelastingtabel opzoeken en vindt u de bijbehorende loonbelasting. KINDER-, ALLEENVERDIENER-, en OUDERENTOESLAG (Kolom 15) De reeds berekende maandelijkse kindertoeslag, alleenverdienertoeslag en ouderentoeslag dienen als belastingaftrek. IN TE HOUDEN LOONBELASTING (Kolom 16) Aftrekken van kolom 15 van kolom 14. Dit kan niet negatief zijn. Als de aftrek groter is dan de belasting volgens de tabellen, dan wordt de in te houden loonbelasting nul. NIET AFTREKBAAR DEEL S.F./V.F. (Kolom 17) Als de werknemer een spaarregeling heeft bij de werkgever dan vult u hier het bedrag in. DIVERSE ONBELASTE VERGOEDINGEN (Kolom 18) Onbelaste vergoedingen zoals telefoonvergoeding, kilometervergoeding, enz. In deze kolom wordt ook de (niet-aftrekbare) werknemersbijdrage van de SVB-premie ingevuld (SVB-ZV werknemersbijdrage, zie 5.2) UIT TE BETALEN LOON (Kolom 19) Kolommen 5, 6, 9, 10, 16 en 17 van kolom 1 aftrekken en kolom 18 bijtellen Pagina 9
5.2. Bepalen van de SVB-premies In tegenstelling tot bij de heffing van loonbelasting en premies AOV/AWW/AVBZ is voor de berekening van de premies SVB niet iedere uitkering die een werknemer als vergoeding voor zijn werk ontvangt loon. De SVB beschouwt onder andere als loon: Basis salaris Vakantietoelage Kerstgratificatie Standby toelage Duister uur vergoeding Loon in natura Provisie en kommissies Fooien De SVB beschouwt niet als loon: Vergoeding voor overwerk Uitbetaalde vakantiedagen Vergoedingen voor het tijdelijk verrichten van werkzaamheden, die niet tot het normale werk behoren. Incidentele vergoeding voor een buitengewone arbeidsprestatie Gratificaties bij verjaardagen of ambtsjubilea Afkoopsommen / Lumpsum Cessantia uitkeringen Kosten vergoedingen Er bestaan geen aftrekposten voor de grondslag van de SVB-premies. De verschuldigde premies bepaalt u als volgt: SVB-OV 0.5% 5% (afhankelijk van gevarenklasse) van het SVB-Loon SVB-ZV Werknemerbijdrage 2.1% van het SVB-Loon Dit bedrag moet u opnemen in kolom 18 van de loonstaat SVB-ZV Werkgeverbijdrage 8.3% van het SVB-Loon 5.3. Bepalen van bijzondere belasting Naast de loontabellen is er ook de tabel bijzondere beloningen. Deze tabel dient te worden toegepast op tantièmes, gratificaties, en andere beloningen welke gewoonlijk slechts éénmaal per jaar worden genoten. Om de tabel bijzondere beloning toe te passen moet men het voljaarsloon bepalen en het bijbehorende percentage opzoeken. Het voljaarsloon is het vorig jaar genoten jaarloon, als de werknemer het gehele voorgaande jaar in dienst was. In de andere gevallen zal u het voljaarsloon moeten herleiden. Pagina 10
Bijzondere beloningen komen op een aparte regel op de loonstaat, net onder het normale loon. Ook over de bijzondere beloning dienen premies te worden afgedragen, als de maxima per premie niet zijn bereikt. Verwervingskosten, kindertoeslag, alleenverdienertoeslag en ouderentoeslag worden bij het bepalene van bijzondere belasting niet afgetrokken. In kolom 15 bepaalt u de belasting aan de hand van het bijzondere belastingpercentage, behorend bij het voljaarsloon van de werknemer, welke u opzoekt in de tabel Bijzonder Beloningen. 5.4. Uitbetalen lonen Nadat u met behulp van de loonstaat de netto lonen heeft bepaald kan u die aan uw werknemers uitbetalen middels cheque, overboeking of cash. Tevens dient u de werknemers een salarisslip te overhandigen met daarop tenminste vermeld wat de bruto en netto lonen zijn, en welke belastingen en premies zijn ingehouden. 5.5. Aangifte en afdracht loonbelast en premies Voor de 16 e van elke maand moet de werkgever de ingehouden belasting en premies afdragen. (Ook als u per quincena of per week de lonen uitbetaald moet u maandelijks de aangifte en afdrachten doen). De totaal af te dragen loonbelasting en premies verkrijgt u door de loonbelastingen en premies voor een bepaalde maand op te tellen. Deze totalen vult u in op het aangifteformulier voor Loonbelasting, AOV/AWW en AVBZ en levert u in bij de afdeling loonbelasting, of geeft u gelijktijdig met de betaling af bij de Eilandontvanger (Loonbelasting) of de Landsontvanger (AVBZ, AOV/AWW, SVB). De totaal af te dragen premies SVB verkrijgt u door de SVB-premies voor een bepaalde maand op te tellen. Deze totalen vult u in op het aangifteformulier voor de SVB en geeft u af bij de SVB of gelijktijdig bij de betaling van de SVB-premies bij de SVB of de Landsontvanger. Als de werkgever niet binnen de voorgeschreven termijn aangifte doet en afdraagt, wordt het bedrag van de premie met ten hoogste 100% verhoogd. Dit is ook het geval als de werkgever het aangifteformulier onjuist of onvolledig invult. Pagina 11
6. Werkzaamheden aan het eind van ieder jaar 6.1. Loonbelastingkaarten Na afloop van het jaar moet u voor iedere werknemer bij de Inspectie der Belastingen een opgaaf doen van het bruto loon, de ingehouden loonbelasting, premie AOV/AWW en enkele andere gegevens. U dient dit te doen middels de gekleurde, voorbedrukte loonbelastingkaarten. Ook na afloop van het kalanderjaar heeft de werknemer recht op een overzicht met de door hem genoten loon en de daarbij behorende inhoudingen. U kan volstaan met een kopie van de loonbelastingkaart of de loonstaat. 6.2. Verzamelloonstaat Na afloop van ieder jaar moet u voor alle werknemers die dat jaar in dienst waren de loongegevens invullen op de verzamelloonstaat en insturen naar de Inspectie der Belastingen. 6.3. Personeelsopgave voor de Dienst Arbeidszorg Na afloop van ieder jaar moet u voor alle werknemers die dat jaar in dienst waren de loongegevens invullen op de Personeelsopgave voor de Dienst Arbeidszorg en indienen bij de Dienst voor Arbeidszorg. 6.4. Artikel 45 kaarten Naast de verplichtingen om jaarlijks een verzamelloonstaat in te leveren, bent u verplicht om jaarlijks aan de Inspecteur der Belastingen een ondertekende opgave te verstrekken van betalingen aan personen en ondernemingen die anders dan in dienstverband werkzaamheden en of diensten voor u hebben verricht. Hieronder worden bijvoorbeeld verstaan accountants, advocaten, autoreparateurs, doktoren, aannemers, schilders en in het algemeen allen die voor eigen rekening werken. 6.5. Aansluiting financiële administratie U heeft aansluiting met uw financiële administratie wanneer de totalen van de verzamelloonstaat overeenkomen met de betalingen die werkelijk hebben plaatsgevonden. Als dit niet het geval is riskeert u een aanmaning. Pagina 12
Bijlage 1: Loonbelastingverklaring Pagina 13
Bijlage 2: Loonstaat Pagina 14
Bijlage 3: Aangifteformulier Inspectie Pagina 15
Bijlage 4: Aangifteformulier SVB Pagina 16
Bijlage 5: Loonbelastingkaart Pagina 17
Bijlage 6: Verzamelloonstaat Pagina 18
Bijlage 7: Personeelsopgave Dienst Arbeidszorg Pagina 19
Bijlage 8: Artikel 45 kaart Pagina 20