Expositiereglement HET Instrument 2010 Expositiereglement voor wie deelneemt aan HET Instrument 2010 in Amsterdam RAI. In de volgende tekst wordt bedoeld met: Organisator FHI, federatie van technologiebranches Gebouw het Amsterdam RAI-tentoonstellingsgebouw; hal 1 6 Exposant de onderneming, organisatie of instelling die standruimte op HET Instrument 2010 zal innemen Expositie de beurs HET Instrument 2010 waarop dit reglement betrekking heeft. INHOUD 1. Deelnamekosten 2. Opbouw/demontage van de stands / Vuilafvoer en transport 3. Standbouw 4. Standinrichting 5. Technische aansluitingen 6. Toegangsbewijzen en parkeerabonnementen 7. Bezoekersregistratie 8. Algemene voorzieningen 9. Brandweervoorschriften 1
1. Deelnamekosten 1.1 Standhuur De tarieven voor deelname en standhuur zijn vermeld op het inschrijfformulier. De voorwaarden worden beschreven in de deelnamevoorwaarden van HET Instrument 2010 (onder punt 16, te vinden op www.hetinstrument.nl). Uw deelnamekosten voor HET Instrument worden begin mei 2010 aan u gefactureerd, tenzij anders met u overeengekomen. Bij het in gebreke blijven van betaling van de standhuur vóór 27 september 2010 kan het bestuur de deelname conform het bepaalde in de deelnamevoorwaarden annuleren. 1.2 N200 bezoekersregistratiesysteem De kosten verbonden aan het tijdens de beurs te gebruiken N200 bezoekersregistratiesysteem bedragen voor de exposanten 205,- per stand + 6,70 per m² exclusief BTW. Deze kosten worden gelijktijdig met de standhuur in rekening gebracht. 1.3 Bijkomende kosten De kosten van publiciteitsmateriaal en Instrumentengidsen worden u voorafgaand aan de beurs in rekening gebracht. Kosten voor technische voorzieningen zoals elektrische aansluiting, water, perslucht evenals kosten ten aanzien van catering, fotografie en groenvoorziening worden u rechtstreeks berekend door de betreffende leveranciers. 1.4 BTW Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, zijn alle genoemde prijzen exclusief BTW. Terug naar boven 2
2. Opbouw en demontage van de stands / Vuilafvoer en transport 2.1 Opbouw De periode voor de standopbouw is vermeld bij de Beursgegevens. Het plaatsen van grote en/of zware goederen op stands is, ter voorkoming van overlast voor andere exposanten, alleen mogelijk tijdens de eerste twee opbouwdagen; het gebouw is in de regel de laatste drie opbouwdagen niet meer toegankelijk voor (vracht)auto's. CEVA Showfreight heeft voor exposanten en standbouwers plateauwagentjes en heftrucks met chauffeur beschikbaar tegen een uurtarief. De exposant dient zo tijdig mogelijk te beginnen met de opbouw van de stand. De organisator kan, zonder enige aansprakelijkheid, bij overschrijding van de opbouwtermijn expositiegoederen weigeren. In verband met het leggen van het tapijt en het aanbrengen van de groenvoorzieningen moet op maandag 27 september om 18.00 uur alle emballage afgevoerd zijn. De exposanten en/of de door hen ingeschakelde dienstverleners en leveranciers worden dan verzocht het gebouw te verlaten ten behoeve van de algemene schoonmaak en het leggen van tapijt in de gangpaden. De organisator kan in bepaalde gevallen zonder nadere sommatie of ingebrekestelling over de standruimte beschikken wanneer: de exposant twee werkdagen voordat de expositie opengaat geen gebruik heeft gemaakt van de voor hem gereserveerde ruimte; al eerder vaststaat dat hij daar geen gebruik van zal maken; hij niet tijdig aan zijn betalingsverplichtingen ten opzichte van de organisator heeft voldaan. 2.2 Vuilafvoer De standbouwer/exposant is verplicht om het afval, dat ontstaan is tijdens de opbouw- en demontageperiode, bij voorkeur gescheiden af te (laten) voeren. Indien u dit via Amsterdam RAI wenst te regelen dient u hiervoor bij de afdeling Exhibitor Services van Amsterdam RAI extra ICOVAcontainers bij de stand te bestellen met de producten 'Vuilcontainers'. De tarieven staan op deze kaart en zijn aan eventuele wettelijke prijsverhogingen onderhevig. De exposant blijft verantwoordelijk voor de betaling. U kunt ook op locatie 240 liter afvalzakken bestellen, deze zijn bedoeld voor de kleinere hoeveelheden. Zowel de containers als de zakken mogen geen chemisch afval bevatten. Ter wille van een goede logistiek worden geen andere dan RAI-ICOVA-containers rond en in het gebouw toegelaten. Het afval dat de exposant op locatie achterlaat wordt aan de exposant doorberekend. De exposant is verplicht het afval dat ontstaan is tijdens een HET Instrument 2010 bij voorkeur gescheiden af te (laten) voeren. Indien u dit via Amsterdam RAI wenst te regelen dient u gebruik te maken van de producten 'Afvalzakken/Standaards'. De tarieven zijn aan eventuele wettelijke prijsverhogingen onderhevig. Vuilniszakken die niet zijn betrokken van Amsterdam RAI zullen niet door de schoonmaakdienst meegenomen worden. 2.3 Gevaarlijk afval Dit afval dient, na aanmelding bij de afdeling Milieubeheer, liefst in de originele verpakking en tenminste met productvermelding in de speciaal daarvoor bestemde rode containers geplaatst te worden. N.B. Lege verfblikken, kwasten, kitspuiten enzovoorts dienen ook in de daarvoor bestemde rode containers gedeponeerd te worden. 2.4 Demontage Ontruiming van stands en afvoer van goederen uit het gebouw zijn mogelijk op vrijdag 1 oktober 2010 tussen 16.00 uur en 17.30 uur, zie Beursgegevens. 3
Deze periode na de sluiting van de beurs is nodig voor het vrijmaken van de gangpaden en andere werkzaamheden ten behoeve van een snelle afvoer. Exposanten met een stand nabij de goedering ingang kunnen worden gevraagd eerder te starten. Het is aan te bevelen kleine en waardevolle goederen niet op een onbeheerde stand achter te laten. De standruimte moet na de demontageperiode, uiterlijk zondag 3 oktober om 23.30 uur schoon en vrij van plakband worden opgeleverd. Goederen, standbouwmaterialen en afval die na deze periode nog in het gebouw of op de terreinen aanwezig zijn kunnen naar goeddunken van Amsterdam RAI voor rekening en risico van de exposant worden opgeslagen of weggegooid. 2.5 Expediteur / douane CEVA Showfreight wordt door de organisator aanbevolen als expediteur ter plaatse. Voor meer informatie over de aan- en afvoer van uw goederen neem contact op met: CEVA Showfreight Volkerakstraat 61a 1078 XP AMSTERDAM T +31 (0)20 5874466 F +31 (0)20 5874477 W www.cevashowfreight.com CEVA neemt u de gehele logistieke afhandeling van de beurs uit handen. Of het nu gaat om fysiek transport over land, water of via de lucht, of om het verzorgen van douaneformaliteiten. Voor CEVA is geen opdracht te moeilijk. CEVA vestigt zich tijdens de beursperiode op het terrein van Amsterdam RAI. Modern materiaal zoals heftrucks staan garant voor een snelle en efficiënte afhandeling van het totale interne transport. In verband met het leggen van het tapijt en het aanbrengen van de groenvoorzieningen is het beslist noodzakelijk dat de emballage op maandag 27 september om 18.00 uur van alle stands is afgevoerd. De emballage kan opgeslagen worden door CEVA Showfreight. Hiervoor kunt u speciale etiketten bij CEVA Showfreight aanvragen. Deze etiketten geven aan dat een kist leeg is en opgeslagen moet worden. Ook de douane is in Amsterdam RAI aanwezig. Deze heeft twee kantoren in het gebouw. 2.6 Veiligheidsvoorschriften 1. Alle uitgangen, doorgangen, gangpaden, nooduitgangen, trappen en dergelijke mogen op geen enkele wijze geheel of gedeeltelijk worden versperd. 2. Alle brandblusmiddelen, brandkranen, afsluitputten en dergelijke moeten steeds herkenbaar en direct bereikbaar blijven. Bij omtimmering moet een deur/luik ingebouwd worden, voorzien van een duidelijk waarneembare sticker. 3. Voor de bouw en de bekleding van de stand alsmede voor decoratiemateriaal mogen geen licht brandbare stoffen worden gebruikt. Als zodanige stoffen worden onder meer beschouwd: jute, geribd papier, crêpepapier, karton, golfkarton, rieten matten, niet-vlamdovende kunststoffen. 4. Bij de toepassing van brandbare weefsels voor de bekleding van de stand dienen deze afdoende brandwerend te zijn geïmpregneerd (bijvoorbeeld met een oplossing van 750 gram boorzuur plus 900 gram borax op 10 liter water). Men is verplicht op verzoek van de brandweer aan te tonen dat de aanwezige brandbare weefsels zijn geïmpregneerd. 5. Het is verboden om zonder toestemming van FHI in of op de gehuurde ruimte licht ontvlambare emballage te bewaren. Indien nodig voor demonstratiedoeleinden dient deze voorraad tot een minimum beperkt te worden. 4
6. Het is verboden om zonder voorafgaande toestemming van FHI instrumenten, apparatuur en dergelijke met open vuur te demonstreren. Aan het verlenen van een ontheffing kunnen door FHI op last van de brandweer bepaalde voorwaarden verbonden worden. 7. Het voorradig hebben en het gebruik van flessen met vloeibaar gas is binnen de gebouwen en in tijdelijke onderkomens op het terrein niet toegestaan, behoudens de aangegeven dagvoorraad. Deze flessen dienen buiten te worden opgesteld met een beveiligde aansluiting. Op een desbetreffend verzoek kunnen Amsterdam RAI en de brandweer voor demonstratiedoeleinden ontheffing van dit verbod verlenen. Gasflessen met een inhoud van > 50 liter (ook lege gasflessen) dienen geplaatst te worden op een verrijdbaar karretje. Dummy s die geëxposeerd worden, moeten leeg zijn. Bij demonstraties met open vuur, dient er op de stand een bluspoederapparaat aanwezig te zijn met een capaciteit van 6 kilo. 8. Het is verboden in de gebouwen motorvoertuigen te exposeren, tenzij de brandstoftank geheel of vrijwel leeg en op slot is en de accuklemmen niet aan de accu verbonden zijn. 9. Indien in de stand geen of nauwelijks verlichting van de hal kan toetreden, dan dient de stand voorzien te zijn van nood- en transparantverlichting. 10. Er dient te allen tijde te worden voldaan aan de wettelijke voorschriften in de Arbeidsomstandighedenwet en de daaraan gekoppelde besluiten. 11. De deelnemer is verplicht alle aanwijzingen door de organisator en/of Amsterdan RAI en/of de brandweer gegeven inzake gebruik van toestellen, demonstraties, opslag en dergelijke onverwijld op te volgen. 2.7 Verzekering Gedurende de beursperiode en gedurende de periode van op- en afbouw van de beurs is de exposant gehouden zijn eigendommen en bezittingen te verzekeren tegen schade in welke vorm dan ook als gevolg van onder andere brand, water en diefstal. De exposant vrijwaart FHI zonder enig voorbehoud voor alle aanspraken op vergoeding van schade, evenals de gevolgen van enig rechtsgeding, welke door het niet of niet voldoende verzekeren van een dergelijk risico zou ontstaan. De exposant dient hiervoor zelf zorg te dragen, desgewenst in overleg met: HBR Brancheverzekeringen Korte Kleverlaan 34 2061 EE BLOEMENDAAL Postbus 54 2060 AB BLOEMENDAAL T +31 (0)23 5260768 F +31 (0)23 5277723 FHI behoudt zich het recht voor de naleving van deze verplichting steekproefsgewijs te controleren. naar boven terug 5
3. Standbouw 3.1 Algemeen De kosten van standbouw en -inrichting, technische aansluitingen en het verbruik van deze aansluitingen zijn voor rekening van de exposant, tenzij anders is aangegeven bij de Beursgegevens. Opbouw en inrichting kunnen plaatsvinden na goedkeuring van het standontwerp door FHI, federatie van technologiebranches en de afdeling Duty Management van Amsterdam RAI. Bovendien moet rekening worden gehouden met de voorschriften van de brandweer (zie hoofdstuk 7, Brandweervoorschriften). Het kan noodzakelijk zijn dat bepaalde stands aan speciale eisen voldoen, waarover de desbetreffende exposanten uiteraard worden geïnformeerd. De organisator kan geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventueel daaruit voortvloeiende kosten. Vloeren, wanden, daken en andere delen van het gebouw mogen niet worden beschadigd door het boren van gaten of met spijkers, verf, lijm enz. Markeringen op de vloer geven de plaats van de stands aan; in geval van twijfel is het raadzaam te informeren bij FHI. De gangpaden worden voorzien van tapijt 3.2 Standbouwreglement vrije standbouw De hoogte van uw stand en indeling van uw standruimte is gebonden aan maxima en aan regels. a. De adviesbouwhoogte is 2,75 m. b. De maximaal toegestane bouwhoogte bedraagt inclusief eventuele vlonder/verhoogde vloer 3,00 m. c. Voor ieder standontwerp met een bouwhoogte van meer dan 3,00 m. dient een dispensatie van de bouwhoogte van het tentoonstellingsreglement aangevraagd te worden. Verzoeken om dispensatie hiervan dienen gelijktijdig met het standontwerp te worden ingediend bij FHI, federatie van technologiebranches. Na goedkeuring van deze partij is tevens goedkeuring van de afdeling Duty Management van Amsterdam RAI noodzakelijk. Het is zaak dit zo tijdig mogelijk te doen, doch uiterlijk 6 weken voor de opbouwperiode, daar anders voor standbouwers weinig tijd meer over is om eventuele (noodzakelijke) wijzigingen door te voeren. U ontvangt dan zo spoedig mogelijk na ontvangst van de aanvraag schriftelijk antwoord op uw verzoek. De stand kan pas gebouwd worden na schriftelijke goedkeuring van FHI en Amsterdam RAI. d. Dispensatie kan worden verleend voor standbouw tot een maximumhoogte tot 5,50 m., echter alleen daar waar: deze bebouwing tenminste 1,00 m. verwijderd is van een buurstand het grondoppervlak van deze hoge bebouwing niet meer bedraagt dan 20 procent van het totale standoppervlak het verhoogde deel niet gebruikt wordt als verdiepingsvloer/etage (verdiepingsvloeren/etagebouw zijn in het geheel niet toegestaan). de hoogte van de hal een dergelijke bouwhoogte mogelijk maakt (zie beursplattegrond). Een eventueel hogere bouw dan 2,75 m. dient voor het hogere gedeelte aan alle zijden te worden afgewerkt. e. Het is niet toegestaan een gangpadzijde van een stand met een gesloten wand dicht te bouwen. Maximaal 50% van een open gangpadzijde mag worden dichtgebouwd. f. Bij het plaatsen van plafonds dient ook de bovenkant van de standplafond op nette wijze te worden afgewerkt. Vrijhangende plafonds (uitsluitend verbonden met de dakconstructie van het gebouw) zijn toegestaan ná goedkeuring door FHI en de firma Spieker Rigging B.V., die de ophangdraden moet aanbrengen (zie Ophangdraden). Indien stands worden voorzien van plafonds, kan de koeling van het gebouw niet optimaal functioneren. De gekoelde lucht wordt namelijk hoog in de hallen ingeblazen en dwarrelt vervolgens naar beneden. g. In situaties waarin deze regelgeving niet voorziet, beslist het bestuur van FHI. Exposanten welke gebruik maken van een systeemstand (vaak van een moederbedrijf in het buitenland) dienen rekening te houden met het feit dat deze systemen gebaseerd zijn op één meter stramien hart op hart, zodat de buitenmaten van die stands dan het aantal stramienen zijn, vermeerderd met de dikte van het systeem. 6
In de praktijk betekent dit meestal dat de buitenmaten van zo'n stand 3 cm groter zijn dan uw toewijzing. Zoals reeds vermeld zijn de netto binnenmaten veelal kleiner dan de toewijzing. Een systeemstand moet daarop dus worden aangepast. Dit houdt in dat veelal het buitenste stramien kleiner gemaakt moet worden. Inpassen van een systeemstand door veranderingen aan te brengen aan een buurstand is niet toegestaan. 3.3 Standaard standbouw In samenwerking met Arti '70 Standbouw B.V. biedt FHI standaardstandbouw aan tegen aantrekkelijke tarieven. De standaardstandbouw wordt door Arti '70 verzorgd en bestaat uit vloerhuur, standbouw, berging, spotjes, elektra, frieslijst, tapijttegels en een registratiesysteem. Er zijn twee opties: a. Standtype 'Professional Sec' houtbouw Deze standbouw heeft diverse keuzemogelijkheden en bevat naast de bovengenoemde items ook een blikvangwand voor vermelding van firmanaam, twee keer een nis op de hoeken van de stand en kooflijsten tegen de achterwand (en zijwand(en). De 'Professional Sec' is uit te breiden met diverse mogelijkheden aan meubilair en een keukenblok. Door de combinatie van diverse variaties, mogelijkheden en de houtbouw, heeft deze standbouw een luxe uitstraling. De standbouw wordt aangeboden in standaardformaten vanaf vijfentwintig vierkante meter. b. Standtype 'Basic Standard' System De 'Basic Standard' standbouw wordt geleverd in systeembouw en bevat een berging, spotjes, elektra, frieslijst met vermelding van uw firmanaam en tapijttegels. Voor de aankleding van de stand wordt één optie met meubels aangeboden. De stand heeft door zijn eenvoud een professionele uitstraling. De standbouw wordt aangeboden in standaardformaten vanaf zestien vierkante meter. Nadere informatie over standaard standbouw kunt u opvragen bij: Arti 70 Exhibitions Postbus 8500 3503 RM UTRECHT T +31 30 29 41 777 F +31 30 296 71 95 W www.arti70.nl E arti70.utrecht@planet.nl 3.4 Standtypen Voor elk standtype gelden afzonderlijke regels, die hierna worden aangegeven. De exposant dient de organisator vooraf te raadplegen of er van de regels kan worden afgeweken. a. Eilandstands Eilandstands zijn in de regel minimaal 100m² groot en aan alle zijden begrensd door gangpaden. De maximale bouwhoogte, inclusief eventuele verhoogde vloer, bedraagt 2.75 m. Verzoeken om ontheffing hiervan dienen gelijktijdig met het standontwerp te worden ingediend bij FHI waarna tevens goedkeuring van de afdeling Duty Management van Amsterdam RAI noodzakelijk is. b. Kopstands Kopstands liggen aan drie zijden aan gangpaden; er dient een achterwand te worden geplaatst. De maximale bouwhoogte, inclusief eventuele verhoogde vloer, bedraagt 2.75 m. Verzoeken om ontheffing hiervan dienen gelijktijdig met het standontwerp te worden ingediend bij FHI waarna tevens goedkeuring van de afdeling Duty Management van Amsterdam RAI noodzakelijk is. 7
c. Hoekstands Hoekstands liggen aan twee zijden aan gangpaden. Er dienen een achterwand en een zijwand te worden geplaatst. De maximale bouwhoogte, inclusief eventuele verhoogde vloer, bedraagt 2.75 m. Verzoeken om ontheffing hiervan dienen gelijktijdig met het standontwerp te worden ingediend bij FHI waarna tevens goedkeuring van de afdeling Duty Management van Amsterdam RAI noodzakelijk is. d. Stand in rij Stands in rij liggen aan één zijde aan een gangpad. Hier dienen een achterwand en twee zijwanden worden geplaatst. De maximale bouwhoogte, inclusief eventuele verhoogde vloer, bedraagt 2.75 m. Verzoeken om ontheffing hiervan dienen gelijktijdig met het standontwerp te worden ingediend bij FHI waarna tevens goedkeuring van de afdeling Duty Management van Amsterdam RAI noodzakelijk is. e. Stands onder de balkons van hal 1 (Europahal) De wanden van stands onder de balkons naast de trappenhuizen mogen niet hoger zijn dan 2,75 m, omdat zich daarboven ventilatieroosters bevinden. 3.5 Ophangdraden In het gebouw is het op de meeste plaatsen mogelijk aan het dak standbouwonderdelen op te hangen; Expotech Rigging is als enige aangewezen om deze werkzaamheden uit te mogen voeren. Expotech Rigging p/a Amsterdam RAI Postbus 77777 1070 MS Amsterdam T + 31 (0)20 549 13 59 F + 31 (0)20 642 59 49. 3.6 Etagebouw Etagebouw is niet toegestaan. 3.7 Vloerbelasting / vloeren De toegestane belasting op de vloeren van het gebouw bedraagt maximaal ca. 3.000 kg/m², de maximaal toegestane wieldruk 5.000 kg. Uitzonderingen hierop vormen de vloeren van hal 7 (Amstelhal), hal 6 (Verbindingshal) en onder de balkons van hal 1 (Europahal), met maxima van 1.000 kg/m² resp. 2.000 kg; de balkonvloeren mogen met maximaal 500 kg/m² worden belast. De vloeren van de hallen zijn afgewerkt met een asfaltlaag van ca. 5 cm. Puntbelasting is niet toegestaan; de krachten moeten altijd gespreid zijn. Door zettingsverschillen kan het voorkomen dat de vloeren van de hallen 1 tot en met 5 niet geheel vlak zijn. De standbouwers zijn over het algemeen bekend met deze situatie. Bij twijfel kunt u de afdeling Duty Management raadplegen. Problemen tijdens de opbouw dient u direct te melden bij de dienstdoende Dutymanager. Regelmatig worden er werkzaamheden uitgevoerd om te grote verschillen op te heffen. 3.8 Verhoogde vloer / vlonders Het gebruik van een verhoogde vloer / vlonders wordt aangeraden bij stands met water- en gasleidingen en/of veel elektrische bedrading; de standbouwer kan hierbij adviseren. Bij het gebruik van een verhoogde vloer / vlonders in de stand moet rekening worden gehouden met het volgende: maximale hoogte 10 cm, gemeten vanuit de vloer van het gebouw tot en met de bovenzijde van de vlonder; de zijkanten moeten zijn gesloten en op nette wijze worden afgewerkt; zij dienen binnen de rooilijnen van de stand te worden gelegd; de hoogte van de wanden, incl. de verhoogde vloer / vlonders, dient 2.75 m te zijn. 8
Deelnemers die hun stand van een verhoogde vloer voorzien wordt verzocht rekening te houden met de toegankelijkheid van hun presentatie voor gehandicapten door bijv. de toepassing van afgeschuinde zijkanten of het maken van opritten (die dan wel voldoende breed moeten zijn en geen scherpe kanten hebben), bij voorkeur herkenbaar voor deze bezoekers. 3.9 Kolommen (obstakels) in de hallen In sommige hallen van het gebouw komt een aantal kolommen voor. De kans dat u een kolom in uw stand heeft, is aanwezig. Op de aan u toegezonden beursplattegrond zijn de kolommen (obstakels) nauwkeurig aangegeven en via een codering wordt voor de maatvoering van het betreffende obstakel verwezen naar een aparte schets. Voor zover de regels voor de bereikbaarheid van brandslanghaspels, kranen en dergelijke het toelaten, mag u deze kolommen aftimmeren en als zodanig opnemen in uw standontwerp. naar boven terug 9
4. Standinrichting 4.1 Standinrichting a. Algemene bepalingen Tentoongestelde goederen dienen het doorzicht door de expositieruimte en het zicht op de omliggende stands zo weinig mogelijk te belemmeren en moeten binnen de rooilijnen van de standruimte worden gehouden. Ook beweegbare delen ervan mogen, bijvoorbeeld bij demonstratie, daar niet buiten komen. Delen die gevaar opleveren, zoals scherpe, uitstekende delen, moeten doeltreffend worden afgeschermd. Verder mogen de goederen tijdens de openingsuren niet worden afgedekt; de organisator kan een eventuele bedekking verwijderen zonder enige aansprakelijkheid. Zichtbaar ontsierende zaken op de stands zijn niet toegestaan. De exposant mag, anders dan met schriftelijke ontheffing, tijdens de expositie geen tentoongestelde goederen van de stand weghalen. Moeten kleine delen van de standinventaris buiten het gebouw worden gebracht, bijvoorbeeld voor dringende reparatie, dan is hiervoor bij de Expo Services een 'Kan medenemen' kaart verkrijgbaar. b. Begrenzing van de stand Het is niet toegestaan enige ruimte buiten de officiële toegewezen stand te gebruiken. U mag dus geen decoratiemateriaal of andere zaken in de gangpaden plaatsen. Ook het verspreiden van folders of andere activiteiten buiten uw stand op de beursvloer is niet toegestaan. c. Dieren op de stand Indien een exposant dieren op zijn stand aanwezig wil hebben of tentoonstellen dan is het noodzakelijk dat hij - in verband met eventueel aan te vragen vergunningen van het Ministerie van Landbouw en Visserij - de organisator minimaal zeven weken voor de opening volledig en schriftelijk informeert over zijn wensen. d. Verhogingen Voorwerpen kunnen op verhogingen worden geplaatst, mits de verhogingen de 60 cm, gemeten vanuit de vloer van het gebouw, niet te boven gaan. e. Vloerbedekking De vloer van de stand moet op goede wijze worden afgewerkt door het aanbrengen van vloerbedekking zoals tapijt of tapijttegels (bij standaard standbouw is dit in de prijs inbegrepen). Voor onverhoopt na de expositie op de halvloer achtergelaten plakband van tapijttegels e.d. ontvangt de exposant een rekening voor de kosten van het verwijderen. Voor gebruik van een speciale vloerbedekking (betontegels, zand, grind e.d.) is schriftelijk toestemming van de organisator nodig, die bij het indienen van het standontwerp moet worden aangevraagd. Vóórdat dergelijke materialen worden aangevoerd, dient een plastic afdekking op de vloer te worden aangebracht. Het schilderen van vloeren is niet toegestaan. 4.2 Projectie en geluid / rookmachines / looplicht / reclame-uitingen / muziekgebruik Voor het gebruik van geluids-, beeld- en belichtingsapparatuur (ook lichtkranten), levende muziek en het optreden van artiesten is schriftelijke toestemming van de organisator nodig. Het is verboden muziek of geluidsversterking voor 16.30 uur te gebruiken. Gebruik van zogenaamd looplicht (hinderlijk voor naburige stands), rookmachines en laserprojectie is niet toegestaan. Voor projectie in de gangpaden of op wanden en plafonds van de hallen wordt geen toestemming verleend. Voor wat betreft muziekgebruik op beursstand, zowel live, alsook mechanisch, versterkt of onversterkt dient altijd van te voren toestemming te worden gevraagd bij de vereniging Buma/Stemra. In vrijwel alle gevallen krijgt men tegen betaling van een bepaald bedrag per dag toestemming tot het gebruik van het door Buma/Stemra beheerde wereldmuziekrepertoire. Buma keert de auteursrechten weer uit aan de componist/tekstschrijver. 10
Voor informatie: Buma/Stemra Siriusdreef 22-28 Postbus 3080 2130 KB Hoofddorp T +31 (0)23 799 79 99 W www.bumastemra.nl Verder dient u voor muziekgebruik tijdens de beurs ook toestemming aan te vragen. U kunt hiervoor terecht bij: SENA Catharina van Renneslaan 8 1217 CX Hilversum T +31 (0)35 625 17 00 E www.sena.nl Via SENA betaalt u een vergoeding aan de uitvoerend kunstenaar(s) en de platenproducenten. 4.3 Verhuur van standmateriaal Voor verhuur van standmateriaal kunt u contact opnemen met: Arti 70 Exhibitions Postbus 8500 3503 RM UTRECHT T +31 30 29 41 777 F +31 30 296 71 95 W www.arti70.nl E arti70.utrecht@planet.nl 4.4 Schoonmaak van de stands De gangpaden worden regelmatig schoongemaakt. Het schoonmaken van de stands is een zaak van de exposanten zelf. Daarvoor kunnen desgewenst gespecialiseerde bedrijven worden ingeschakeld. Het schoonmaakbedrijf ISS - Dick van Troost is gehuisvest in de RAI: T +31 (0)20 549 19 96 F +31 (0)20 644 25 99. Opdrachten dienen minimaal 1 week voor de opening van de beurs binnen te zijn. Na dit tijdstip zullen de tarieven met 20 procent worden verhoogd. De exposant, die nadere informatie wenst over standschoonmaak, kan deze vinden in de producten van 'Standschoonmaak'. 4.5 Groenvoorziening Voor de verhuur van groenvoorziening op uw stand kunt u contact opnemen met: Groenvoorziening (Expoflora) Expoflora Harmelen b.v. Dorpeldijk 4A 3481 GW HARMELEN T +31 (0)348 40 05 59 F +31 (0)348 44 52 09 11
4.6 Verhuur van meubilair en tapijt Perfecte aankleding van uw stand! Met representatief meubilair zorgt u voor de perfecte aankleding van uw stand en evenement. Passend bij de aard van uw bedrijf en met aandacht voor het kleinste detail. Bij Van Geelen kunt u uit een breed assortiment kiezen, alles is er: van kasten tot tafels. In vele stijlen. Van eenvoudig tot luxueus. Duurzaam en comfortabel. Vast tapijt en praktische tapijttegels maken het verhuurprogramma compleet. Van Geelen b.v. Postbus 1178 3600 BD MAARSSEN T +31 (0)346 55 71 90 F +31 (0)346 55 71 99 U vindt op de beurssite een Beursshop waar u het totaalaanbod van Van Geelen kunt vinden. Het meubilair kunt u direct online bestellen. 4.7 Audiovisuele apparatuur Met het gebruik van audiovisuele apparatuur kunt u een extra dimensie toevoegen aan uw presentatie. Het verhoogt de aandacht voor uw product omdat de boodschap tot leven komt. De firma s Hulskamp en Heuvelman bieden verschillende faciliteiten aan. Naast verhuur van een groot aanbod audiovisuele apparatuur bieden zij ook videoproductiefaciliteiten, zoals video-opnamen en - montage, DVD, ondertiteling en kopiëren van beeldmateriaal. Voor meer informatie over en bestelling van audiovisuele apparatuur kunt u terecht bij: Hulskamp Audiovisueel Proostwetering 31 3543 AB Utrecht T +31 (0)30 600 52 52 F +31 (0)30 600 52 53 W www.hulskamp.nl E info@hulskamp.nl Heuvelman Sound & Vision Postbus 453 4100 AL CULEMBORG T +31 (0)345 712 900 F +31 (0)345 712 999 W www.heuvelman.nl E info@heuvelman.nl Een overzicht van de mogelijke apparatuur en de bijbehorende tarieven zijn rechtstreeks bij deze partijen op te vragen. 4.8 Computerapparatuur Vaak is het noodzakelijk om met gebruik van computerapparatuur uw bedrijfsactiviteiten professioneel te presenteren. Livingston Computerverhuur verzorgt uw complete ICT-behoefte op de beurs, inclusief het afleveren op de door u gewenste bestemming tot en met het compleet installeren en professioneel wegwerken van kabels in uw stand. Van een eenvoudig presentatiepackage tot en met een compleet internetcafé (inclusief internetaccounts). Op het speciaal voor exposanten ingerichte deel van onze beurssite vindt u een Beursshop waar u een beursspecial van de firma Livingston vindt. U kunt direct online uw bestelling plaatsen. 12
Livingston B.V. Nijverheidslaan 41 3903 AN VEENENDAAL Postbus 663 3900 AR VEENENDAAL T +31 (0)318 588688 F +31 (0)318 588689 W www.livingston.nl E info@livingston.nl terug naar boven 13
5. Technische aansluitingen In de vloer van het gebouw bevinden zich putten voor alle technische aansluitingen. De putten zijn op de plattegrond aangegeven. 5.1 Elektra Beschikbare spanningen De spanning tussen de fasen is 230 / 400 V met nulleider. De spanningsafwijking kan plus of min 5 procent bedragen. 5.2 Continustroom (24 uur) Ten behoeve van apparatuur die ook 's nachts onder spanning dient te blijven staan, dient u continustroom aan te vragen. Deze kunt u bestellen in de webwinkel. Bij gebruik van een koelkast en/of beveiligingsapparatuur in stands is het aan te bevelen continustroom (24 uur) aan te vragen. Dat geldt ook voor stands met werkende computerapparatuur, in verband met opstartproblemen. De standverlichting mag beslist niet op het continustroomnet worden aangesloten! Om veiligheidsredenen wordt op de laatste dag de stroomtoevoer direct na sluiting van beurs/evenement afgesloten. 5.3 Dagstroom Dagstroom is verplicht wanneer u verlichting op uw stand heeft. Dagstroom is ingeschakeld een half uur vóór tot 1 uur ná de openingstijd. 5.4 Inzenddatum De exposant dient Amsterdam RAI uiterlijk vier weken vóór aanvang van beurs opgave te doen van het benodigde vermogen en eventuele voorzieningen, met daarbij een schets van de stand. Voor hoofdaansluitingen die niet tijdig zijn opgegeven, dus na vier weken vóór aanvang van de beurs, wordt een toeslag in rekening gebracht van 25 procent. 5.5 Voorschriften In principe is de beurs een industriële werkomgeving, dus dienen alle materialen aan deze kwaliteitseisen te voldoen. Voor elektrotechnische installaties zijn van toepassing de daarop betrekking hebbende voorschriften conform nationale en internationale wetgeving en normen. De elektrotechnische installatie mag uitsluitend door bevoegde elektrotechnische installateurs worden uitgevoerd, die overeenkomstig NEN 1010 de installatie oplevert. Keuring van deze installaties wordt standaard uitgevoerd door Expotech B.V. Indien de standinstallatie niet voldoet aan de gestelde eisen én onderstaande algemene opmerkingen kan niet tot aansluiting op het elektriciteitsnet binnen het RAI gebouw worden overgegaan. Herkeuring van installaties als gevolg van het niet voldoen aan de gestelde eisen én onderstaande algemene opmerkingen, wordt door Expotech B.V. afzonderlijk in rekening gebracht bij de opdrachtgever. Een stroomtoevoerleiding moet per stand aangevraagd worden. Het is niet toegestaan om stroomtoevoerleidingen tussen stands te combineren. 14
5.6 Algemene opmerkingen elektrotechnische standinstallaties: a. Standinstallaties dienen te worden uitgevoerd in mantelleidingen met een minimale aderdoorsnede van 2,5 mm² of gelijkwaardig. Het gebruik van dunnere draden voor stroomtoevoerleidingen naar wandcontactdozen is streng verboden. b. Uitzonderingen zijn de stroomtoevoerleidingen voor verlichting, deze mogen in 1,5 mm² worden uitgevoerd, mits het vermogen niet meer bedraagt dan 2 kw en deze eindgroepen dienen overeenkomstig te zijn beveiligd. Kabels onder vloeren dienen minimaal 2,5 mm² te zijn en mogen niet worden onderbroken. c. De installatie dient over voldoende groepen en evenredig over de fasen te zijn verdeeld. Elke groep behoort van de juiste veiligheden te worden voorzien en eindgroepen dienen te zijn voorzien van een 30mA aardlekschakelaar. d. Bij hoofdaansluitingen met vermogens boven de 10kW dient u zelf zorg te dragen voor een juiste vermogensverdeling en aardlekschakelaar(s). Lasverbindingen moeten worden gemaakt door middel van lasdoppen of industriële aansluitklemmen en moeten extra worden beschermd door middel van een lasdoos. Het wegwerken van lasverbindingen achter wanden, onder vloeren of in plafonds is NIET TOEGESTAAN. e. Elektrische leidingen moeten op voldoende afstand van stoom-, water- of gasleidingen zijn aangebracht. Leidingen, welke aan beschadiging worden blootgesteld, moeten deugdelijk zijn beschermd. Metalen delen welke bij een mogelijk elektrisch defect onder spanning kunnen komen te staan, dienen deugdelijk te zijn geaard. Elektrische leidingen en materialen moeten afdoende en met de juiste industriële hulpmiddelen worden bevestigd. f. Motoren moeten zijn voorzien van een schakelaar met thermische beveiliging. Motoren met een vermogen groter dan 3 kw dienen tevens van een aanzetinrichting te zijn voorzien, waarbij de aanloopstroom niet boven driemaal de nominaal stroom komt tot een maximum van 180 Amp. g. De elektrische standinstallatie moet dusdanig uitgevoerd worden dat storingen als gevolg van hogere harmonischen geen invloed hebben op het elektriciteitsnet binnen het RAI gebouw. De volgende grenswaarden gelden: Harmonische vervormingen (THD)<5 procent Percentage van de 3e in relatie tot de 1e harmonische <3 procent Cosinus phi >0,9. 5.7 Algemene voorwaarden Op alle offertes, overeenkomsten en uitvoering zijn de Algemene voorwaarden van Expotech B.V. van kracht, zoals gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam onder nummer 33150092. Afwijkingen hiervan dienen schriftelijk met Expotech te zijn overeengekomen. Een kopie van de Algemene voorwaarden is op aanvraag beschikbaar. 5.8 Aandachtspunten Elektrotechnische Installaties Truss dient voorzien te zijn van aanvullende potentiaalvereffening (aarding), indien elektrotechnische installatie (-deel) (armatuur, wandcontactdoos, kabel, ed.) in directe nabijheid (erop / eraan / eronder / erdoorheen) aanwezig is. Aluminium systeemstand dient voorzien te zijn van aanvullende potentiaalvereffening (aarding). Maximaal 4 aluminium systeemstands per aanvullende vereffeningsleiding (aarding) (afhankelijk van situatie 5 stands). 15
Stalen constructie dient voorzien te zijn van aanvullende potentiaalvereffening (aarding), indien elektrotechnische installatie (-deel) (armatuur, wandcontactdoos, kabel, ed.) in directe nabijheid (erop/ eraan/ eronder/ erdoorheen) aanwezig is. Potentiaalvereffening (aarding) vindt plaats middels een separate leiding, aangesloten zo dicht mogelijk bij/ op aardingspunt schakel- en verdeelkast (afhankelijk van situatie middels "stekker in wandcontactdoos" {is noodoplossing}). Lasverbinding kan uitgevoerd zijn met lasdop, indien deze is afgestemd op de betreffende (soepele) kabel. Lasverbinding (binnen en buiten handbereik) dient beschermd te zijn door middel van een lasdoos. Aardlekschakelaar dient klasse-aanduiding A te hebben (AC is niet toegestaan). Splitter is niet toegestaan Iedere eindgroep dient voorzien te zijn van een 30 ma aardlekschakelaar. Uitgaande groep >25 A van schakel- en verdeelkast kan uitgevoerd zijn zonder aardlekschakelaar, waarbij voorgaand aandachtspunt onverminderd geldt voor daarop aangesloten installatie. Iedere schakel- en verdeelkast dient voorzien te zijn van hoofdschakelaar om in / uit te schakelen. Steken / trekken van stekker >3 kw is geen oplossing om schakel- en verdeelkast in / uit te schakelen. Standinstallatie dient uitgevoerd te zijn in mantelleiding. Stroomtoevoerleiding voor verlichting <2 kw dient te worden uitgevoerd met een minimale aderdoorsnede van 1,5 mm² (muv. fabrieksmatig aangebrachte / originele bekabeling armatuur met aderdoorsnede van 1 mm2). Bekabeling onder verhoogde vloer dient zonder onderbreking te zijn aangelegd. Bekabeling onder verhoogde vloer dient te zijn uitgevoerd met minimale aderdoorsnede van 3 x 2,5 mm² (afhankelijk van situatie aderdoorsnede van 3 x 1,5 mm² in combinatie met 10 A automaat {is noodoplossing}). Verlichting kan uitgevoerd zijn met zogeheten prikkabel, indien correct geïnstalleerd en fittingen voorzien van ongebroken lampen. Tijd tussen twee opeenvolgende NEN 3140 keuringen van schakel- en verdeelkast is maximaal 1 jaar. Deze frequentie volgt uit bijlage T (elektrische arbeidsmiddelen) van NEN 3140: A1(10) + B2(10) + C2(10) + D2(10) = 40 punten. Indien frequentie van gebruik laag is (<5 x per jaar), dan is tijd tussen twee opeenvolgende keuringen van schakel- en verdeelkast maximaal 2 jaar (uit praktische overweging veelal 1 jaar). Schakel- en verdeelkast is voorzien van kenmerk (sticker) waaruit blijkt wie de NEN 3140 keuring heeft uitgevoerd en wat de verloop-/ geldigheidsdatum is. Standinstallatie wordt voor ingebruikname geïnspecteerd volgens NEN 1010-6. Resultaat is aantoonbaar weergegeven op betreffend opleveringsrapport. Bij minder omvangrijke (uniforme) stands is 'standinstallatie' mogelijkerwijs verdeeld over meerdere stands (schakel- en verdeelkast is bepalend). Bekabeling, verdeelblokken, ed. worden steekproefsgewijs geïnspecteerd. Vermogenskabels (veelal >6 mm²) zijn aantoonbaar geïnspecteerd. 5.9 Veteranenziekte/Legionella bacterie Naar aanleiding van de uitbraak van de Veteranenziekte in Noord Nederland in het voorjaar van 1999, heeft de RAI maatregelen gedefinieerd teneinde de veroorzaker van deze ziekte, de legionellabacterie, krachtig te bestrijden. In dit verband de volgende bepaling: Het is de exposant ZONDER VOORAFGAANDE SCHRIFTELIJKE TOESTEMMING van of namens de organisator niet toegestaan tijdens de beurs op of rond de stand te exposeren met dan wel anderszins gebruik te maken van open, stromende, sproeiende en/of vernevelende vloeistoffen. Hiervan kan bijvoorbeeld sprake zijn bij losse aircosystemen, fonteinen, hogedrukreinigingssystemen, luchtbevochtigers, douche-apparatuur, sauna s en/of whirlpools. 16
Het (functioneel) gebruik van lopend water / vloeistoffen, kan onder bepaalde voorwaarden door de organisator worden toegestaan. Water moet alsdan worden betrokken uit een wateraansluiting, aangebracht door Van der Wal Installatieservice en voorzien van een door de KIWA afgegeven 'legionellavrij-certificaat'. De RAI behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om een gecertificeerde keuringsinstantie in te schakelen om de naleving van de gestelde voorwaarden te toetsen. De daaraan verbonden kosten komen voor rekening van de exposant. Aanvragen dienen - via het handboek - ingediend te worden bij de organisator, met een duidelijke omschrijving van het beoogde vloeistofgebruik. 5.10 Wateraan- en afvoer Aansluitingen hiervoor kunnen uitsluitend worden verzorgd door Van der Wal Installatie Service bv, T +31 (0)20 642 73 26 F +31 (0)20 661 11 26 zie de producten 'Water'. In de hallen zijn géén vaste gasaansluitingen beschikbaar. Belangrijk: als gevolg van de gemeentelijke verordeningen kan alleen zogenaamd sanitair afvalwater worden geloosd. Wil de exposant ander afvalwater lozen, dan moet Van der Wal Installatie Service hiervan op de hoogte worden gebracht. Voor het gebruik van rookgas-afvoerpijpen bestaan voorschriften van de brandweer en de Technische Dienst van Amsterdam RAI. Unica kan hierover nadere informatie verstrekken. 5.11 Perslucht Voor het demonstreren van machines is perslucht beschikbaar met een maximum werkdruk van 6 Bar en een luchtdrukverbruik van ca. 700 ltr/min; zie de producten van Unica. Voor hogere druk respectievelijk grotere afname kan de exposant gebruik maken van een eigen compressor. Het is aan te bevelen hierover tijdig, maar niet later dan twee weken vóór de opbouwperiode, contact op te nemen met de Technische Dienst van Amsterdam RAI. 5.12 Telefoon in de stands Voor het aanvragen van één of meer telefoonaansluiting(en) dient u de producten in 'Telecommunicatie' volledig in te vullen en vóór de op deze kaart vermelde datum in te zenden. In bijzondere gevallen kunnen extra kabelkosten ontstaan. De exposant ontvangt van Amsterdam RAI een bevestiging met daarin het telefoonnummer van de stand. In deze bevestiging is vermeld vanaf welke dag de stand telefonisch bereikbaar is; als regel vanaf de laatste opbouwdag van de expositie. Op de laatste expositiedag wordt de telefoon 10 minuten na sluitingstijd afgesloten. Vanaf het moment dat de apparatuur in uw stand wordt geplaatst tot het moment dat de apparatuur weer is ingeleverd bent u verantwoordelijk voor de apparatuur. Vermiste en/of ernstig beschadigde apparatuur wordt de exposant in rekening gebracht. Het is niet toegestaan telefoondiensten te exploiteren, dan wel ter beschikking te stellen van anderen, tenzij hierover met Amsterdam RAI een uitkoopregeling is getroffen. 5.13 Fax Een faxapparaat en de benodigde telefoonaansluiting vraagt u aan met de producten in 'Telecommunicatie'. 5.14 Kabel-TV-netwerk ACS Amsterdam, Audiovisual Conference Service, kan uw stand aansluiten op het Kabel-TV-netwerk van het gebouw, zie desbetreffende product 'Kabel TV aansluiting'. 17
5.15 Internet en andere ICT diensten Het RAI ICT Net is een ATM-Fast Ethernet fiber backbone inclusief netwerk management met een centrale internet connectie. Het RAI ICT Net maakt het mogelijk op willekeurige plaatsen verspreid in het Amsterdam RAI complex aan te sluiten op het Internet met de bandbreedte die u wenst, van 64 Kb/s tot 155 Mb/s. Tevens kunt u onderling werkstations (PC s) of servers met elkaar laten communiceren (LAN-services) binnen speciaal voor u geconfigureerde, beveiligde en beheerde virtuele netwerken. Desgewenst kunt u speciale Service Level Agreements en totaaloplossingen inclusief randapparatuur afspreken RAI Exhibitor Services ondersteunt drie ICT-diensten: RAI Internet connectivity Dedicated internet access service met gewenste capaciteit; verkrijgbaar van 64 Kb/s tot 155 Mb/s. Deze service is betrouwbaarder en sneller dan de traditionele ISDN-inbelverbindingen en wordt geleverd tegen een vast bedrag per event. RAI LAN connectivity De koppeling van werkstation(s) en/of servers van exposanten aan andere (groepen) werkstations, verspreid over het RAI complex. Dit maakt het snel transport (10 of 100 mb/s) van hoge volumes van multi-mediale informatie mogelijk. RAI Lease Workstations Verhuur van werkstations inclusief Ethernet kaarten, hubs en printers en de benodigde bekabeling (UTP of Fiber). Inclusief installatie en configuratie. Voor prijsinformatie, bestellingen en algemene voorwaarden kunt u terecht op http://ictnet.rai.nl terug naar boven 18
6. Toegangsbewijzen standpersoneel / Parkeerabonnementen 6.1 Toegangsbewijzen standpersoneel De exposant kan via de website van N200 het standpersoneel registreren. Na registratie ontvangt men een barcode waarmee de exposantenbadge kan worden afgehaald bij de entree van de beurs. Deze badges zijn ook geldig tijdens opbouw- en demontagetijden. Wil de exposant badges voor eigen standbouw- en schoonmaakmedewerkers (niet geldig tijdens de expositie), dan kan men de Dienstkaart gebruiken. Iedere exposant ontvangt twee weken voor aanvang van de beurs een set van 5 dienstkaarten. Meer dienstkaarten kunnen worden besteld bij de organisator. Iedereen dient bij binnenkomst een geldig toegangsbewijs bij zich te hebben. Buiten de openingstijden van de beurs en met name tijdens de opbouw- en demontageperiode is het zichtbaar dragen van de badge / dienstkaart verplicht. Dit bespoedigt de controle bij de ingang! Ervaring heeft geleerd dat het systeem van badges een goede hulp is bij de beveiliging. Het verdient aanbeveling uw standbemanning op de hoogte te brengen van het juiste gebruik van deze badges. Uitsluitend de door de organisator uitgegeven toegangsbewijzen en uitnodigingskaarten geven toegang tot de expositie. Door derden uitgegeven toegangsbewijzen, reductie- en tegoedbonnen worden niet geaccepteerd. NB.: Tijdens opbouw en afbraak geen toegang voor personen <16 jaar. 6.2 Parkeren Het parkeertarief bedraagt 15,- (prijswijziging voorbehouden) per uitrijkaart, waarbij maximaal 24 uur geparkeerd mag worden. De tarieven zijn inclusief het hoge BTW-tarief. De openingstijden van de parkeergarages en -terreinen, doorgaans van 8 uur 's ochtends tot twee uur na de sluitingstijd van de expositie, zijn ter plaatse aangegeven. 6.3 Parkeerabonnementen Er zijn speciale parkeerkaarten tegen gereduceerd tarief voor standmedewerkers beschikbaar. Overtreft het aantal aanvragen het beschikbare aantal parkeerplaatsen, dan vindt naar redelijkheid verdeling plaats. Besteld kunnen worden: Uitrij-abonnementen voor de garages P2 en P3 (zie menu Over de RAI) en de naast de RAI gelegen terreinen. Deze geven geen recht op een parkeerplaats; ook voor de houders hiervan geldt vol is vol. De geldigheidsduur is als regel enkele dagen extra en wel vanaf twee dagen voor aanvang tot en met één dag na de expositie. Deze data staan op de kaart vermeld. Eén speciale parkeerkaart per stand (bij de meeste tentoonstellingen kunnen grote stands meer dan één gereserveerde parkeerplaats aanvragen, dit is van toepassing op de P7, P7A, P10 en P11) voor een gereserveerde parkeerplaats; de locatie wordt op de parkeerkaart aangegeven. Deze plaats is de laatste expositiedag op bepaalde terreinen niet beschikbaar voor de houder, in verband met het opstellen van vracht- en bestelauto's voor de standdemontage. Als alternatief wordt men dan naar één van de garages of andere terreinen verwezen en kan er gebruik gemaakt worden van de aangehechte uitrijkaart. Abonnementhouders en houders van speciale kaarten kunnen hun auto tijdens de expositie 's nachts laten overstaan zonder extra kosten, mits het abonnement c.q. de speciale kaart duidelijk zichtbaar in de auto is aangebracht. Bestellingen kunnen alleen worden behandeld indien de producten in 'Parkeerabonnementen' vóór het einde van de inzendingstermijn wordt ingezonden! Verder zijn vanaf de eerste opbouwdag - indien nog beschikbaar en bij voorkeur tegen contante betaling - abonnementen verkrijgbaar bij de Expo Services. Voor de goede orde zij vermeld, dat geen restitutie voor betaalde abonnementen plaatsvindt. terug naar boven 19
7. Bezoekersregistratie Tijdens HET Instrument 2010 wordt gebruik gemaakt van het bezoekersregistratiesysteem van N200. Dit betekent dat u, als exposant, de beschikking heeft over een uitleesstation op uw stand. 7.1 Doel Het systeem van N200 levert u informatie over de bezoeker op. Met dit systeem kunt u bij het vastleggen van de bezoekersgegevens op uw stand veel tijd besparen. Ook kunt u sneller en meer gestructureerd de nazorg van uw beurscontacten ter hand nemen. U heeft gelijk een compleet profiel van uw standbezoekers. Het bespaart ook tijd, waarin u meer interessante prospects kunt benaderen en snel en gestructureerd de daaruit resulterende activiteiten kunt uitvoeren. 7.2 Werking van het systeem Elke bezoeker ontvangt na inschrijving (dit kan zowel vóór als tijdens de beurs via de registratielink op www.hetinstrument.nl) een barcode met firmanaam en persoonsnaam ter herkenning. In de barcode zijn de complete NAW-gegevens, het e-mailadres, telefoon- en telefaxnummer opgeslagen. Ook belangrijke antwoorden die u meer inzicht kunnen geven in de bezoeker worden in de barcode opgeslagen. Wanneer u de barcode met de RedBox scant, wordt de informatie direct opgeslagen in het geheugen van de RedBox (bij de RedBox Go kunt u ook een print maken). Hieronder treft u de omschrijving van de verschillende RedBox types die aangeboden worden. RedBox Go Een prachtige all-in-one redbox waarmee u de gegevens van uw bezoeker kunt registreren en printen: snel en gemakkelijk. In 1 seconde scant u de bezoekersbadge met de bijgeleverde handscanner. U beschikt direct over alle relevante gegevens van de bezoeker. Desgewenst kunt u het bezoekersprofiel aanvullen met standaard actiecodes voor een correcte follow-up. Met de ingebouwde printer kunt u de gegevens ook meteen uitprinten. Op de print is een ruimte vrijgelaten voor uw persoonlijke notities. De N200 RedBox Go functioneert geheel zelfstandig; het enige wat u nodig heeft, is een 220 volt elektra aansluiting. U kunt de verzamelde gegevens op ieder moment opslaan op een USB-stick (niet bijgeleverd). RedBox scanner (wired / wireless) Met de N200 RedBox scanner kunt u de gegevens van uw bezoekers heel eenvoudig en snel registreren. In 1 seconde scant u de bezoekersbadge met de bijgeleverde handscanner. U beschikt meteen over alle relevante gegevens van de bezoeker. Desgewenst kunt u het bezoekersprofiel aanvullen met andere informatie voor een correcte follow-up. De bijgeleverde software helpt u bij de opvolging van de leads en het analyseren van de bezoekersgegevens. De N200 RedBox Scanner wireless-uitvoering (hiervoor geldt een toeslag van 99,-) kunt u overal op uw stand gebruiken (tot 12 meter van zendstation). Met de Wired versie kunt u scannen in de buurt van uw PC of laptop (snoer is 2 meter lang). U heeft nodig: een PC of laptop met CD-Rom speler en minimaal 2 USB-poorten. De bijgeleverde software werkt onder Windows (2000/XP/Vista). U beschikt op ieder moment over alle gegevens van de bezoekers van uw stand. Zo start u tijdens of direct na de beurs een gerichte follow-up. N200 biedt tevens verschillende optionele producten en diensten die u kunnen helpen bij het effectief verwerken van beurscontacten. Zie voor meer informatie www.n200.nl. U ontvangt bij het afhalen van uw RedBox bij de N200-exposantenhelpdesk in Amsterdam RAI een gebruiksaanwijzing en een eventuele demonstratie betreffende de werking van het apparaat. Over de juiste plaats en het tijdstip daarvan ontvangt u voordien bericht. 20
7.3 Bezoekersbestand U dient uw uitleesstation direct na sluiting van de beurs op vrijdag 1 oktober 2010 in te leveren bij de exposantenhelpdesk N200. Na afloop van HET Instrument 2010 is een geschoond (digitaal) bestand van de beursbezoekers beschikbaar. De opschoning betreft de selectie van de bezoekers die hebben aangegeven geen bezwaar te hebben tegen commercieel gebruik van hun gegevens door exposanten. E-mailadressen worden niet verstrekt. 7.4 Voorregistratie De bezoeker kan zich vooraf inschrijven en bespaart hiermee tijd en geld. Het is een comfortabele mogelijkheid om zonder verdere procedures direct toegang tot de beurs te hebben. GRATIS TOEGANG BIJ VOORREGISTRATIE VIA WWW.HETINSTRUMENT.NL Als exposant heeft u de mogelijkheid om een relatie / klant gratis toegang te bieden tot HET Instrument 2010. Dit kunt u doen door het logo van HET Instrument op uw website te plaatsen met een door u te ontvangen persoonlijke link naar de inschrijfmodule op de beurssite. Van elke bezoeker die zich via die link aanmeldt, kan FHI zien dat die bezoeker via uw site binnenkomt. U kunt op ieder moment in het N200 systeem inloggen en een overzicht downloaden van de bezoekers die zich via uw site hebben aangemeld. Hiermee hebt u de mogelijkheid om deze bezoekers al voor de beurs te benaderen. De exposant die de meeste bezoekers, in verhouding tot het aantal afgenomen m², naar de beurs trekt, wint de Marketing Communicatie Cup. U krijgt dan op HET Instrument 2012 een gratis stand (grondhuur) voor het aantal meters waarmee u deze editie deelneemt. 7.5 Kosten De kosten voor dit voor de exposanten verplicht gestelde systeem bedragen 205,- per stand plus 6,70 per m² exclusief BTW. Wanneer u een stand van 100 m² of meer afneemt, heeft u recht op een tweede apparaat kosteloos. Voor iedere volgend apparaat betaalt u 99,-. Standhouders met een stand kleiner dat 100m² betalen voor ieder apparaat een bedrag van 205,-. Voor de RedBox Wireless is een toeslag van 99,- van toepassing. Deze kosten worden gelijktijdig met de standhuur gefactureerd (mei 2010). Voor meer informatie kunt u contact opnemen met: N200.com BV Donkere Spaarne 24zw 2011 JG HAARLEM T +31 (0)23 51 20 160 F +31 (0)23 51 20 161 W www.n200.com E info@n200.com Terug naar boven 21